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Ihr Datensatz-to-Report – Period Close & AbstimmungsDaten-Template

Workiva

Datensatz-to-Report – Period Close & Abstimmungsattribute (18) Datensatz-to-Report – Period Close & Abstimmungsaktivitäten (14) Extraktionsanleitungen (3)

Ihr Datensatz-to-Report – Period Close & AbstimmungsDaten-Template

Dieses Template provides a Clear Leitfaden for Collecting the Essential Daten needed to Analyze your Datensatz-to-Report – Period Close & Reconciliation Process. It outlines the Crucial Attributes to Gather, the Key Aktivitäten to Track, and Practical Guidance for Extracting this Information from Workiva. Use this Resource to ensure your Daten is Ready for Insightful Prozessanalyse and Optimization.

Empfohlene Attribute zur Erfassung
Wichtige Aktivitäten für das Tracking
Extraktionsanleitung für Workiva

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Datensatz-to-Report – Period Close & Abstimmungsattribute

These are the Recommended Daten Fields to Include in your Event Log for Comprehensive Analysis of your Datensatz-to-Report – Period Close and Reconciliation Process.

5 Erforderlich 6 Empfohlen 7 Optional

	Name	Beschreibung
	Aktivitätsname ActivityName	Der Name der spezifischen Aufgabe oder den Antrag bearbeitet.es Event, das innerhalb des Periodenabschluss-Prozesses aufgetreten ist.
Beschreibung Der `Aktivitätsname` beschreibt einen Step im Datensatz-to-Report-Workflow, wie z.B. „Source Daten Imported“ oder „Reconciliation Submitted for Review“. Diese Aktivitäten sind die Building Blocks der Prozessdarstellung (Process Map) und sind mit `Zeitstempel` versehen, um die Sequence of Ereignisse zu zeigen. Analyzing Aktivitäten ist wesentlich für Process Mining. Es hilft, den Prozessfluss zu visualisieren, die Sequence of Aufgaben zu identifizieren, Deviations vom Standard Procedure aufzudecken und die Frequency und Dauer jedes Steps zu messen. Dies ist crucial für Pinpointing Engpässe, Rework Loops und Potenziale for Automatisierung. Bedeutung Dieses Attribut forms the Core of the Prozessdarstellung (Process Map), enabling the Visualization and Analysis of the Sequence of Steps in the Closing Cycle. Datenquelle This is typically Captured in the Audit-Trail, Aufgabe Management, or Workflow Logs within Workiva, Associated with Specific Close or Reconciliation Aufgaben. Beispiele Periodenabschluss initiiertAbstimmung zur Überprüfung eingereichtKorrekturbuchung gebuchtFinanzberichte erstellt
	Ereignis-Zeitstempel EventTimestamp	Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der eine bestimmte Aktivität oder ein Ereignis erfasst wurde.
Beschreibung Der `Event Zeitstempel` marks the Point in Time that an Activity occurred. It is essential for Sequencing Ereignisse correctly and Calculating the Dauer between them. A Complete Event Log will have a Zeitstempel for every Activity, from 'Period Close Initiated' to 'Period Close Completed'. This Zeitstempel is the Foundation for all Time-based Analysis in Process Mining. It is used to Calculate Durchlaufzeits, Wartezeits, and Bearbeitungszeiten, which are Critical for Dashboards like 'Period Close End-to-End Durchlaufzeit' and 'Reconciliation Bottleneck Analysis'. Accurate Zeitstempels are Non-Negotiable for a Meaningful Prozessanalyse. Bedeutung Es bietet die chronologische `Order` von `Ereignisse`, was wesentlich ist, um alle `Time-based Metrics` wie `Durchlaufzeits` zu berechnen und `Process Verzögerungen` zu identifizieren. Datenquelle Gefunden in `Event-Logs`, `Audit-Trails` oder `Transaction Datensatzs` innerhalb von Workiva, entsprechend der `Creation` oder `Completion Time` einer `Aufgabe`. Beispiele 2024-04-01T09:00:00Z2024-04-05T14:32:15Z2024-04-10T11:05:00Z
	Finanzperiode FinancialPeriod	Die eindeutige Kennung für einen spezifischen Finanzberichtszyklus (z. B. Monat oder Quartal), der als „Case“ (Fall) für den Periodenabschlussprozess dient.
Beschreibung Die `Financial Period` ist der Primary Case-ID, der all Aktivitäten related to Closing the Books for a Specific Time Frame groups. For Example, '2024-Q1' or '2024-03' would represent a Single Case. In Process Mining, analyzing by Financial Period allows for a Comprehensive View of the Entire Datensatz-to-Report Cycle. It enables the Comparison of Closing Processes across Different Periods to Identify Trends, Measure Durchlaufzeit Improvements, and Pinpoint Recurring Engpässe. By treating each Period as a Case, Organizations can analyze Prozessvarianten and Conformance to Standard Procedures over Time. Bedeutung Es ist der wesentliche `Case-ID`, der den Antrag bearbeitet.ie `Analysis` `rahmt` und eine `End-to-End Measurement` und den `Vergleich` jedes `Period Close Cycle` ermöglicht. Datenquelle This is typically Derived from the Reporting Period Context within Workiva's Financial Reporting or Close Management Modules. Consult Workiva Documentation for Specific Field Names. Beispiele 2024-032024-Q1FY2023-P12Apr 2024
	Letzte Datenaktualisierung LastDataUpdate	Der Zeitstempel indicating the Last Time the Daten for the Process was refreshed.
Beschreibung Dieses Attribut records when the Datenset was last updated from the Quellsystem. It is a Metadatenfeld applied to the Entire Datenset during each Refresh. Displaying the Last Daten Update Zeitstempel in a Dashboard is a Best Practice that Hinweisrms Nutzer about the Freshness of the Daten they are Analyzing. It helps Manage Expectations about the Currency of the Erkenntnisse and is Crucial for Operational Monitoring. Bedeutung Informiert `Nutzer` über die `Timeliness` der `Daten` und stellt sicher, dass sie den `Context` der `Analysis` verstehen und wissen, wann die `Information` zuletzt `refreshed` wurde. Datenquelle This is Generated and Stored by the Daten Pipeline or ETL Tool at the Time of Daten Extraktion. Beispiele 2024-05-10T08:00:00Z2024-05-09T08:00:00Z
	Quellsystem SourceSystem	Das System from which the Event-Daten was originally Sourced.
Beschreibung Dieses Attribut identifies the Application or Platform that generated the Daten. For this Analysis, it will primarily be 'Workiva', but it can also be used to distinguish Daten that may have been imported from other Systems like an ERP. In a Multi-System Landscape, knowing the Quellsystem is Key to understanding Daten Lineage and Assessing Daten Quality. It helps in Ursachenanalyse when Daten Inconsistencies are found and provides Context about how an Activity was performed. Bedeutung Es bietet wichtigen `Context` über `Daten Origin`, was wichtig für `Daten Validierung` und das `Verständnis` der `Technological Landscape` des `Process` ist. Datenquelle This Value is typically Set during the Daten Extraktion and Transformation Process to Label the Origin of the Datensatzs. Beispiele WorkivaSAP S/4HANAOracle NetSuite
	Abstimmungskategorie ReconciliationCategory	Die Category oder Typ des Account being reconciled, such as Bank Account or Intercompany.
Beschreibung Dieses Attribut groups GL Accounts into Logical Categories for Higher-Level Analysis. Examples include 'Cash', 'Fixed Assets', 'Accruals', and 'Intercompany'. This Classification helps in Understanding Process Leistungsfähigkeit for Different Typs of Reconciliations. For the 'Reconciliation Bottleneck Analysis', Filterung by Reconciliation Category is crucial. It helps determine if Verzögerungen are concentrated in specific Areas, for instance, if Intercompany Reconciliations consistently take Longer than Bank Reconciliations. This Insight guides Targeted Process Improvements tailored to the Specific Challenges of each Category. Bedeutung Es ermöglicht die `Aggregation` und den `Vergleich` der `Reconciliation Leistungsfähigkeit` über verschiedene `Typs` von `Accounts` hinweg, wodurch `Category-specific Engpässe` aufgedeckt werden. Datenquelle This may be Part of the Chart of Accounts Master Daten, which could be Managed in Workiva or Inherited from an ERP. Beispiele BankkontenIntercompanyAnlagevermögenAbgrenzungenVorauszahlungen
	Abstimmungsstatus ReconciliationStatus	Der Current Status eines Account Reconciliation.
Beschreibung Dieses Attribut tracks the State of a Reconciliation as it moves through its Workflow, for example, 'Open', 'In Progress', 'Pending Approval', or 'Approved'. It provides a Momentaufnahme of the Current Progress of Reconciliation Aktivitäten. This is the Key Attribute for the 'Reconciliation Status and Ageing' Dashboard. It allows Managers to Monitor Open and In-Progress Items, identify Stalled Reconciliations, and Prioritize Work to ensure Deadlines are Met. Tracking Status Changes over Time also helps to Highlight Engpässe where Items wait for Long Periods before moving to the next State. Bedeutung Es ermöglicht das `Real-time Monitoring` des `Reconciliation Progress` und hilft, `stalled Items` zu identifizieren und zu `adressieren`, um den `Close` auf `Track` zu halten. Datenquelle This is a Core Attribute within Workiva's Reconciliation or Close Management Modules. Beispiele OffenVorbereitetZur Überprüfung eingereichtGenehmigtAbgelehnt
	Abteilung Department	Die Abteilung oder den Antrag bearbeitet.as Funktionsteam, das für die Aktivität verantwortlich ist.
Beschreibung Dieses Attribut indicates the Business Unit or Department, such as 'Corporate Accounting' or 'Internal Audit', associated with the Benutzer or the Activity itself. It allows for a Higher-Level Aggregation of Process Daten. Analyzing the Process by Department is essential for the 'Period Close Workload Distribution' Dashboard and for Comparing Process Leistungsfähigkeit across different Parts of the Organization. It helps identify Systemic Issues within a Department, Compare Efficiency between Teams, and Understand how Inter-Department Übergaben impact Overall Durchlaufzeits. Bedeutung Es ermöglicht die `Prozessanalyse` nach `Business Area` zu segmentieren, was hilft, die `Leistungsfähigkeit` zu vergleichen und `Department-specific Issues` zu identifizieren. Datenquelle This Information may be Stored as Part of the Benutzer's Profile in Workiva or Associated with the Aufgabe's Metadata. Beispiele NA Corporate AccountingEMEA Shared DiensteInterne RevisionFP&A
	Buchungskreis CompanyCode	Ein eindeutiger `Identifikator` für die juristische `Entität`, für die der Finanzabschluss durchgeführt wird.
Beschreibung Der `Company Code` repräsentiert eine spezifische Legal Entity innerhalb der Organization. Financial Closing Processes werden often separat für jeden Company Code before Consolidation performed. This Attribute is crucial for Filterung and Comparing Processes across Different Legal Entities. It supports the 'Reconciliation Status and Ageing' Dashboard by allowing Analysis to be drilled down to a Specific Company. It helps identify if Certain Entities consistently face Verzögerungen or have Higher Rates of Adjustments, pointing to Entity-Specific Process or Daten Issues. Bedeutung Es ermöglicht den `Vergleich` der `Close Process Efficiency` und `Compliance` über verschiedene `Legal Entities` innerhalb der `Organization` hinweg. Datenquelle Verbunden mit Finanz`Daten`, `Konten` und `Transaktionen` innerhalb von Workiva, wahrscheinlich aus dem `Quell-ERP-System` übernommen. Beispiele 1000US01DE015400
	Hauptbuchkonto GLAccount	Die General Ledger Account Number being reconciled or adjusted.
Beschreibung Dieses Attribut specifies the GL Account involved in a Reconciliation or Journal Entry. It provides a Granular Level of Detail for Analyzing the Close Process. Analyzing by GL Account is essential for the 'Reconciliation Bottleneck Analysis' and 'Reconciliation Status and Ageing' Dashboards. It helps identify which specific Accounts are most Problematic, taking the longest to Reconcile or requiring the most Adjustments. This Insight allows Teams to focus their Improvement Efforts on the Highest-Impact Areas, such as Complex Accounts or those with Poor Daten Quality. Bedeutung Es bietet eine `granular View` in die `Reconciliation Leistungsfähigkeit` und hilft, problematische `Accounts` zu identifizieren, die `Verzögerungen` verursachen oder häufige `Adjustments` erfordern. Datenquelle This will be a Key Field in any Reconciliation or Journaleintragsdaten within Workiva. Beispiele 11010012105003410000012300-001
	Verantwortlicher Benutzer ResponsibleUser	Die Benutzer-ID oder den Antrag bearbeitet.er Name der Person, die die Aktivität durchgeführt hat oder ihr zugewiesen ist.
Beschreibung Dieses Attribut identifies the Individual Accountable for a Specific Aufgabe in the Period Close Process, such as the Person who prepared a Reconciliation or the Manager who approved it. It is wesentlich for Analyzing Workload and Leistungsfähigkeit. The Responsible Benutzer is critical for the 'Period Close Workload Distribution' Dashboard. It helps Managers understand how Aufgaben are distributed among Team Members, identify Potential Burnout Risks, and ensure Balanced Resource Allocation. It can also be used to Pinpoint Schulungsbedarf if specific Nutzer are consistently involved in Rework Loops or Process Deviations. Bedeutung This enables Analysis of Workload Distribution, Benutzer Leistungsfähigkeit, and Resource Allocation, which is Key to Managing Team Efficiency. Datenquelle Typically found in Workiva's Aufgabe Management or Workflow Logs, often labeled as 'Assigned To', 'Owner', or 'Completed By'. Beispiele j.doeasmithRobert.Paulsonuser123
	Ablehnungsgrund RejectionReason	Der Reason Provided when a Reconciliation or Financial Statement is Rejected during Review.
Beschreibung When an Item is Rejected, the Reviewer typically provides a Reason. This Attribute captures that Text or Code, explaining why the Item did not meet Approval Criteria, such as 'Incorrect Supporting Documentation' or 'Calculation Fehler'. Analyzing Rejection Reasons helps Identify Common Sources of Fehlers and Rework. By Categorizing and Counting these Reasons, Management can Pinpoint Areas needing Process Improvement, Better Training for Preparers, or Clearer Instructions. This Daten is valuable for Reducing Rework Loops and Improving the First-Time Approval Rate. Bedeutung Es bietet direkten `Insight` in die `Root Causes` von `Rework` und `Quality Issues`, leitet gezielte `Training` und `Process Improvement Efforts` an. Datenquelle This Information is likely Captured in a Comment Field or a Predefined Liste when a Benutzer executes a 'Reject' Action in a Workiva Workflow. Beispiele Fehlende BelegeBerechnungsfehlerFalsche PeriodeRichtlinienverstoß
	Anpassungsbetrag AdjustmentAmount	Der Monetary Value eines Adjusting Journal Entry.
Beschreibung Dieses Attribut records the Financial Amount of an Adjustment. It can be used to understand the Materiality of Changes being made during the Close Process. Analyzing the Adjustment Amount helps to Prioritize the Investigation of Post-Reconciliation Adjustments. High-Value Adjustments may indicate Significant Issues in Underlying Daten or Processes, warranting Immediate Attention. This Attribute supports the 'Manual Adjustment Ratio' KPI by allowing for a Value-based, rather than purely Volume-based, Analysis of Adjustments. Bedeutung Es hilft, den `Financial Impact` von `Adjustments` zu `quantifizieren`, wodurch `Teams` `Investigations` basierend auf `Materiality` priorisieren können. Datenquelle This would be a Standard Field in any Journaleintragsdaten Table within Workiva or a Connected ERP. Beispiele 15250.75-500.00120000.00
	Ist automatisiert IsAutomated	Eine `Kennzeichnung`, die angibt, ob die `Activity` von einem automatisierten System oder einem menschlichen Benutzer durchgeführt wurde.
Beschreibung Dieses Boolean Attribute distinguishes between Aufgaben executed Automatically by the System, such as Daten Imports or System-Generated Reports, and those Performed Manually by a Benutzer. This Attribute is Critical for Identifying Potenziale to Increase Automatisierung. By Analyzing the Ratio of Manual to Automated Aufgaben and their Associated Bearbeitungszeiten, Organizations can build a Business-Case for Automating Repetitive, Time-Consuming Steps. It also helps in Accurately Measuring the Efficiency of Human-Led Aktivitäten versus System-Driven Ones. Bedeutung Unterscheidet zwischen menschlichen und `System Aktivitäten`, was wichtig ist, um `Automatisierung Potenziale` zu identifizieren und den `Impact` bestehender `Automatisierung` zu messen. Datenquelle This can be Derived from the Benutzer ID Associated with an Activity (e.g., a 'System' or 'Bot' Benutzer) or from a Specific Flag on the Activity Typ itself. Beispiele JaNein
	Journalbuchungs-ID JournalEntryId	Der Unique Identifikator für einen Adjusting Journal Entry.
Beschreibung Dieses Attribut provides a Unique ID for each Journal Entry Posted during the Close Process, particularly for Adjustments made after Reconciliations. It allows for Tracing Specific Adjustments back to their Source Aktivitäten. Tracking the Journaleintrags-ID is important for the 'Post-Reconciliation Adjustment Trends' Dashboard. It helps to Quantify the Volume of Manual Adjustments and provides a Way to Investigate Specific Entries that were made Late in the Process. This Rückverfolgbarkeit is Key to Understanding the Root Causes of Adjustments and Improving Initial Daten Quality. Bedeutung Es bietet eine einzigartige `Reference` für jede `Financial Adjustment` und ermöglicht eine detaillierte `Analysis` des `Volumens`, des `Timings` und der `Reasons` für `Manual Entries`. Datenquelle This would be a Key Field in any Journaleintragsdaten within Workiva or the Source ERP. Beispiele JE202404-00123ADJ-593029100004567
	Korrektur nach Genehmigung IsPostApprovalAdjustment	Eine berechnete `Kennzeichnung`, die `Ja` ist, wenn eine Anpassungsbuchung nach Genehmigung der entsprechenden Abstimmung gebucht wurde.
Beschreibung Dieses Boolean Flag is derived by Analyzing the Sequence of Ereignisse. For a given Account and Financial Period, if an 'Adjusting Journal Entry Posted' Activity occurs after a 'Reconciliation Reviewed and Approved' Activity, this Flag is set to True. Otherwise, it is False. This Attribute is crucial for the 'Post-Reconciliation Adjustment Trends' Dashboard and the 'Post-Reconciliation Adjustment Rate' KPI. A high Number of these Ereignisse indicates a Lack of Control, Poor Daten Quality from Upstream Systems, or a Breakdown in the Process, as it generates Significant Rework and increases Compliance Risk. Bedeutung Es identifiziert spezifisch `High-risk Adjustments`, die nach `Approvals` vorgenommen wurden, hilft, `Process Control` und `Daten Quality Issues` zu messen. Datenquelle This is not a Source Field. It is Derived using Logic within the Process-Mining-Tool by Comparing Zeitstempels of Related Aktivitäten. Beispiele JaNein
	Periodenabschluss-Durchlaufzeit PeriodCloseCycleTime	Die Total Time from the Initiation to the Completion of the Period Close for a Single Financial Period.
Beschreibung Diese Calculated Metric represents the End-to-End Dauer of the Entire Period Close Case. It is Calculated as the Time Difference between the First Activity ('Period Close Initiated') and the Last Activity ('Period Close Completed') for a given Financial Period. This Attribute is the Primary Measure for the 'Period Close End-to-End Durchlaufzeit' Dashboard and the corresponding KPI. Tracking this over Time allows Leadership to see the Impact of Process Improvements and to Compare Closing Efficiency across different Business Units or Timeframes. It is one of the Most Important High-Level Indicators of Process Leistungsfähigkeit. Bedeutung This is a Key Leistungsfähigkeit Indicator that measures the Overall Efficiency and Speed of the Entire Period Close Process from Start to Finish. Datenquelle This is Calculated at the Case Level in the Process-Mining-Tool by Subtracting the Earliest Start Time from the Latest End Time for each Case. Beispiele P10DT5HP8DT12HP12D
	Ziel-Abschlussdatum TargetCompletionDate	Das Planned or Deadline Date for Completing the Period Close.
Beschreibung Das `Target Completion Date` ist die Internal or External Deadline by which the Period Close Process must be Finalized. It serves as a Benchmark against which Actual Leistungsfähigkeit is Measured. This Date is essential for Calculating the 'On-Time Period Close Rate' KPI. By Comparing the Actual Completion Zeitstempel of the 'Period Close Completed' Activity with this Target Date, the Analysis can Determine if the Close was On Time, Early, or Late. This is a Critical Measure of Process Reliability and Adherence to Financial Reporting Timelines. Bedeutung Es dient als `Baseline` für die `Messung` der `On-time Leistungsfähigkeit`, ein `Key Indicator` der `Reliability` und `Predictability` des `Close Process`. Datenquelle This Date is likely Set within the Close Management or Planning Module of Workiva for each Financial Period. Beispiele 2024-04-102024-01-152023-10-12

Erforderlich Empfohlen Optional

Datensatz-to-Report – Period Close & Abstimmungsaktivitäten

These are the Key Process Steps and Milestones to Capture in your Event Log for Accurate Discovery and Optimization of your Financial Close.

7 Empfohlen 7 Optional

	Aktivität	Beschreibung
	Abstimmung überprüft und genehmigt	Ein wichtiger `Meilenstein`, bei dem ein `Manager` oder `Prüfer` die vorbereitete Abstimmung formell genehmigt und deren Richtigkeit bestätigt. Dies wird in der Regel erfasst, wenn eine `Aufgabe` in den `Status` 'Genehmigt' oder 'Abgeschlossen' verschoben wird.
Bedeutung This Activity is critical for Calculating Average Reconciliation Durchlaufzeit and Average Review and Approval Durchlaufzeit. It confirms the Completion of a Quality Check within the Process. Datenquelle This is likely Inferred from a Status Change on the Reconciliation Aufgabe or an Explicit Approval Event in the Aufgabe's Audit-Trail within Workiva. Erfassen Erfassen Sie den `Zeitstempel` der `Statusänderung` auf 'Genehmigt' oder 'Zertifiziert'. Ereignistyp inferred
	Bilanz vorbereitet	Dieser Milestone marks the Point where the Trial Balance is considered Final and Ready for Use in Generating Financial Statements. This may be Inferred when a Specific Aufgabe is Completed or a Report is Generated.
Bedeutung This is a Critical Prerequisite for Financial Statement Generation. Measuring the Time from this Point Forward helps Analyze the Efficiency of the Final Reporting Stages. Datenquelle This is likely Inferred from the Completion of a 'Finalize Trial Balance' Aufgabe in a Workiva Checklist or the Generation Zeitstempel of a Final TB Report. Erfassen Zeitstempel of a 'Prepare Trial Balance' Aufgabe Completion or Final TB Report Generation. Ereignistyp inferred
	Finanzberichte erstellt	Represents the Creation of the Draft Financial Statements, such as the Balance Sheet, Income Statement, and Cash Flow Statement. This is captured when the Report Documents are generated in Workiva.
Bedeutung Das Timing dieser Activity is crucial for the FS Generation Lag Time KPI. It marks the Transition from Daten Aggregation to Final Report Production. Datenquelle This can be Inferred from the Creation or Last Major Update Zeitstempel of the Financial Statement Documents or Reports within the Workiva Platform for that Period. Erfassen Use the Creation or 'Last Updated' Zeitstempel of the Primary Financial Statement Documents. Ereignistyp inferred
	Finanzberichte genehmigt	Die Final Approval der Financial Statements by Senior Management oder the Audit Committee. This represents the Last Major Sign-off before the Period is officially closed.
Bedeutung This is a Critical Milestone that Signifies the Reports are Finalized. It is Essential for Measuring the Average Review and Approval Durchlaufzeit for the Statements themselves. Datenquelle Wahrscheinlich erfasst über eine elektronische `Signatur`, einen `Zertifizierungsprozess` oder eine finale `Statusänderung` auf 'Genehmigt' am `Main Reporting Document` oder den Antrag bearbeitet.er `Aufgabe` in Workiva. Erfassen Zeitstempel of the Final Approval Status Change or Certification Event for the Financial Statements. Ereignistyp inferred
	Korrekturbuchung gebucht	Represents the Action of Creating and Posting a Correcting Entry based on Findings during the Reconciliation Process. Workiva can track Journal Entries und their Status.
Bedeutung This Activity is vital for the Post-Reconciliation Adjustment Rate KPI. A high Volume of Adjustments after Reconciliation Approval may indicate Issues with Source Daten Quality or Process Controls. Datenquelle This is likely an Explicit Event Captured in Workiva's Journal Entry Module, with a Creation Zeitstempel and a Status indicating it has been Posted. Erfassen Use the Zeitstempel when a Journal Entry's Status is set to 'Posted'. Ereignistyp explicit
	Periodenabschluss abgeschlossen	Diese Activity marks the Formal Completion of the Entire Datensatz-to-Report Process for the Financial Period. It is the Final Step in the Workiva Process Workflow.
Bedeutung This is the Primary End Event for the Process. It allows for Accurate Measurement of the Total Period Close End-to-End Durchlaufzeit and the On-Time Period Close Rate. Datenquelle Abgeleitet vom `Completion Zeitstempel` des `Parent Period Close Process`, der `Checklist` oder den Antrag bearbeitet.es `Workflows` in Workiva. Es könnte auch eine manuelle `Statusänderung` sein. Erfassen Use the Completion Zeitstempel of the Parent Process or the Final Aufgabe in the Close Checklist. Ereignistyp inferred
	Periodenabschluss initiiert	Diese Activity marks the Official Start of the Financial Close Process for a Specific Period. It is typically triggered when a Benutzer creates or starts the Period Close Checklist or Process Workflow within Workiva.
Bedeutung This is the Primary Start Event for the End-to-End Process. It allows for Accurate Measurement of the Total Period Close End-to-End Durchlaufzeit and Identifies when the Process Officially Kicks Off. Datenquelle This Event is likely Inferred from the Creation Zeitstempel of the Primary Period Close Process Object, Aufgabe Liste, or Workflow in Workiva for the Specific Financial Period. Erfassen Use the Creation Zeitstempel of the Parent Process or Checklist for the Financial Period. Ereignistyp inferred
	Abstimmung abgelehnt	Tritt auf, wenn ein `Reviewer` ein `Issue` mit einer `Submitted Reconciliation` findet und diese zur `Correction` an den `Preparer` zurücksendet. Dies wird durch eine `Statusänderung` auf 'Rejected' oder 'Needs Rework' erfasst.
Bedeutung Tracking Rejections is essential for Identifying Rework Loops, Measuring First-Time-Right Rates, and Pinpointing Accounts or Preparers with Recurring Quality Issues. Datenquelle Abgeleitet vom `Zeitstempel`, wenn der `Status` einer `Reconciliation Aufgabe` auf 'Rejected', 'Sent Back' oder einen ähnlichen `State` geändert wird, der `Rework` anzeigt. Erfassen Erfassen Sie den `Zeitstempel` der `Statusänderung` auf 'Abgelehnt' oder Ähnliches. Ereignistyp inferred
	Abstimmung zur Überprüfung eingereicht	This Event occurs when a Preparer completes their Reconciliation Work and Formally Submits it for Approval. In Workiva, this is often Represented by a Status Change on the Aufgabe, such as moving to 'Pending Review'.
Bedeutung This marks the Handoff from Preparer to Reviewer, allowing for the Measurement of Review Queue Times. It is a Key Milestone for Analyzing the Efficiency of the Review and Approval Workflow. Datenquelle Abgeleitet vom `Zeitstempel`, wenn sich der `Status` einer `Reconciliation Aufgabe` von einem 'In `Progress`'-`Zustand` in einen '`Pending Review`' oder '`Submitted`'-`Zustand` ändert. Erfassen Erfassen Sie den `Zeitstempel` der `Statusänderung` auf 'Zur Überprüfung ausstehende Zahlungen identifizieren.end' oder Ähnliches. Ereignistyp inferred
	Finanzberichte überprüft	Diese Activity occurs when a Benutzer or Group of Nutzer reviews the Generated Financial Statements for Accuracy and Completeness. It may be captured by a Status Update on a Review Aufgabe.
Bedeutung Tracking the Review Cycle is Key to Understanding Verzögerungen in the Final Approval Stages. Long Dauers here can Significantly Impact the Overall Close Timeline. Datenquelle This can be Inferred from Status Changes on a Review Aufgabe in a Workiva Process, moving from 'Pending Review' to a State like 'Review Complete' or 'Approved'. Erfassen Zeitstempel of a Status Change indicating a Review Cycle for the Financial Statements has been Completed. Ereignistyp inferred
	Intercompany-Abstimmung gestartet	Markiert den `Start` des spezifischen und oft komplexen `Processes` der `Reconciliation` von `Intercompany Transactions`. Dies wird erfasst, wenn das `Intercompany Reconciliation Module` oder spezifische `Aufgaben` initiiert werden.
Bedeutung `Intercompany Reconciliation` ist eine häufige `Source` von `Verzögerungen`. Die `Isolation` dieser `Activity` hilft, ihre spezifische `Dauer` zu messen und `Engpässe` zu identifizieren, die für diese `Transactions` einzigartig sind. Datenquelle This can be Inferred from the Status Change of Aufgaben specifically designated for Intercompany Accounts within a Workiva Process Workflow. Erfassen Zeitstempel when Aufgaben categorized as 'Intercompany' move to an 'In Progress' Status. Ereignistyp inferred
	Kontenabstimmung begonnen	Diese Activity signifies that a Preparer has begun working on a Specific Account Reconciliation. This is typically captured when a Benutzer first opens or claims a Reconciliation Aufgabe within a Workiva Process.
Bedeutung Tracking the Start of Reconciliation Work is crucial for Measuring Preparer Durchlaufzeit and Identifying Verzögerungen between Aufgabe Assignment and the Beginning of Actual Work. Datenquelle Abgeleitet von der ersten `Statusänderung` einer `Reconciliation Aufgabe` von 'Not Started' zu 'In `Progress`' oder einem ähnlichen `Status` innerhalb einer Workiva `Checklist` oder eines `Workflows`. Erfassen Den ersten `Zeitstempel` erkennen, wenn sich der `Status` einer `Abstimmungsaufgabe` in einen aktiven `Zustand` wie 'In `Progress`' ändert. Ereignistyp inferred
	Periode wiedereröffnet	Eine Ausnahme-`Activity`, bei der eine zuvor geschlossene `Periode` wieder geöffnet wird, um späte `Anpassungen` oder `Korrekturen` vorzunehmen. Dies würde durch eine `Statusänderung` von 'Geschlossen' in einen aktiven `Zustand` erfasst werden.
Bedeutung This indicates a Significant Process Exception and Rework. Tracking its Frequency helps Identify Underlying Issues with Process Control and Finality. Datenquelle This would be Inferred from a Status Change on the Parent Period Close Process Object, moving from a Completed or Closed Status back to an Open or In-Progress Status. Erfassen `Statusänderung` von 'Geschlossen' zu 'Offen' am `Periodenobjekt` erkennen. Ereignistyp inferred
	QuellDaten importiert	Represents the Completion of Daten Loading from Source ERP Systems into the Workiva Platform. This could involve Trial Balance Daten, Transaction Details und Other Supporting Schedules needed for Reconciliation.
Bedeutung `Verzögerungen` bei der `Datenverfügbarkeit` sind ein häufiges `Bottleneck`. Die Verfolgung dieser `Activity` hilft, `Datenintegrationsprobleme` von der nachfolgenden `Abstimmungs-` und `Reporting-Arbeit` zu isolieren. Datenquelle This may be an Explicit Event in Workiva's Daten Integration Logs or Audit-Trail. It could also be Inferred from the Zeitstempel of the Last Daten Update for the Period before Reconciliation Aufgaben begin. Erfassen Zeitstempel of the Successful Completion of a Daten Import or ERP Connection Refresh for the Period. Ereignistyp inferred

Extraktionsanleitungen

So erhalten Sie Ihre Daten aus Workiva

Schritte

Melden Sie sich bei Ihrer Workiva-Instanz an und bewältigen Sie über den Hauptanwendungswechsler zum Abschnitt Prozesse.
Klicken Sie im Dashboard der Prozesse auf die Registerkarte Berichte, um auf die Berichtsoberfläche zuzugreifen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen und wählen Sie Prozessbericht, um einen neuen Bericht zu erstellen.
Wählen Sie in der Berichtseinrichtung den spezifischen Periodenabschluss-Prozess aus der Listee der verfügbaren Prozesse aus, den Sie analysierenn möchten. Wählen Sie beispielsweise 'Q3 2023 Finanzabschluss'.
Navigieren Sie zum Abschnitt Spalten oder Daten des Berichtsgenerators. Fügen Sie Spalten hinzu, die die notwendigen Daten für das Event Log liefern. Sie müssen Felder wie: Aufgabenname, Status, Datum der letzten Statusänderung, Zugewiesener Benutzer, Abgeschlossen von Benutzer und alle benutzerdefinierten MetaDatenfelder hinzufügen, die Ihre Organisation für Company Code, GL Account oder Department verwendet.
Konfigurieren Sie die Filter des Berichts. Legen Sie einen Datumsbereich fest, der den Antrag bearbeitet.ie Finanzperioden abdeckt, die Sie analysierenn möchten, in der Regel mindestens 3 bis 6 Monate. Fügen Sie alle anderen relevanten Filter hinzu, z. B. für spezifische Company Codes oder Prozesstypen.
Führen Sie den Bericht aus, um eine Einblicke der Daten zu generieren. Überprüfen Sie, ob die Spalten und Zeilen wie erwartet erscheinen.
Sobald die Einblicke bestätigt ist, exportieren Sie den Bericht. Wählen Sie CSV als Exportformat. Downloaden Sie die Datei auf Ihren lokalen Rechner.
Öffnen Sie die exportierte CSV-Datei in einer Tabellenkalkulationsanwendung. Die Daten werden wahrscheinlich als eine Zeile pro aktuellem Aufgabenstatus oder pro Statusänderung strukturiert sein. Sie müssen diese Daten in ein gültiges Event Log-Format modernisieren.
Erstellen Sie neue Spalten für ActivityName, EventZeitstempel und FinancialPeriod. Ordnen Sie die Daten aus dem Workiva-Export diesen Spalten zu. Zum Beispiel wird eine Aufgabe namens 'Kassenkonto abstimmen' mit einem Status von 'Zur Überprüfung eingereicht' zur Reconciliation Submitted for Review Activity. Das 'Datum der letzten Statusänderung' wird zum EventZeitstempel.
Sie müssen für jede der 14 erforderlichen Aktivitäten eine separate Zeile erstellen, basierend auf den Aufgabennamen und Statusänderungen im Bericht. Dies kann die Erstellung mehrerer Zeilen aus der Historie einer einzigen Aufgabe erfordern.
Speichern Sie die vollständig transformierte Datei als CSV. Stellen Sie sicher, dass die endgültigen Spaltenüberschriften den erforderlichen Attributen für den Upload in das Process Mining-Tool entsprechen.

Konfiguration

Prozessauswahl: Sie müssen den spezifischen Finanzabschlussprozess, wie 'Monatliche Abschluss-Checkliste' oder 'Quartalsreporting-Prozess', auswählen, der den Antrag bearbeitet.ie zu analysierennden Aufgaben enthält.
Berichtstyp: Wählen Sie einen Berichtstyp, der historische AufgabenDaten liefert, wie einen 'Prozess-Audit-Trail' oder 'Aufgabendetailbericht', der den Antrag bearbeitet.ie Historie der Statusänderungen umfasst. Ein einfacher Zusammenfassungsbericht wird nicht ausreichen.
Datumsbereich: Für eine aussagekräftige Analyse konfigurieren Sie den Bericht so, dass er Daten für mindestens 3 bis 6 volle Finanzperioden extrahiert. Dies stellt sicher, dass Sie Zyklen vergleichen und Trends identifizieren können.
Berichtsspalten: Es ist maßgeblich, Spalten einzuschließen, die die Event Details erfassen. Stellen Sie sicher, dass Sie Felder für Aufgabenname, Aufgabenstatus, Startdatum, Fälligkeitsdatum, Abschlussdatum, Zugewiesener Benutzer, Abschließender Benutzer und den Zeitstempel der letzten Statusänderung hinzufügen. Fügen Sie auch alle benutzerdefinierten Felder hinzu, die CompanyCode, Department oder GLAccount zugeordnet sind.
Filter: Verwenden Sie Filter, um den Umfang der Extraktion einzugrenzen. Sie können nach einem spezifischen Bereich von FinancialPeriod-Namen, CompanyCode oder Aufgabenstatus filtern, um die Größe des Exports zu steuern und sich auf relevante Daten zu konzentrieren.
Voraussetzungen: Der Benutzer, der den Antrag bearbeitet.ie Extraktion durchführt, muss innerhalb von Workiva mindestens Lesezugriffsrechte für die spezifischen Prozesse, über die berichtet wird, sowie Berechtigungen zum Erstellen und Ausführen von Berichten besitzen.

a Beispielabfrage config

// Workiva Process Report Configuration
// This is not an executable script, but a representation of the settings to be configured in the Workiva UI.

ReportType: "Process Task Detail" or "Process Audit Trail"

// Select the primary process to report on
ProcessFilter: "[Your Period Close Process Name]"

// Define the time frame for the data export
DateRange: {
  StartDate: "[YYYY-MM-DD]",
  EndDate: "[YYYY-MM-DD]"
}

// Columns to include in the exported report
// These fields will be mapped to the event log attributes during data transformation
Columns: [
  "Process Name",         // Maps to FinancialPeriod
  "Task Name",            // Used to derive ActivityName
  "Current Status",       // Used to derive ActivityName
  "Status Change Date",   // Maps to EventTimestamp
  "Assigned To User",     // Maps to ResponsibleUser
  "Completed By User",    // Maps to ResponsibleUser
  "Start Date",           // Potential timestamp for 'Started' activities
  "Completion Date",      // Potential timestamp for 'Completed' activities

  // Add custom metadata fields configured in your Workiva process
  "[Custom Field for Company Code]", // Maps to CompanyCode
  "[Custom Field for Department]",   // Maps to Department
  "[Custom Field for GL Account]",   // Maps to GLAccount
  "[Custom Field for Reconciliation Category]" // Maps to ReconciliationCategory
]

// Filters to apply to the dataset
Filters: {
  // Add any specific filters if needed, for example, by company code
  "[Custom Field for Company Code]": "[Filter by specific company codes]"
}

// Export Format
Format: "CSV"

Schritte

Melden Sie sich bei Ihrer Workiva-Instanz an und bewältigen Sie über den Hauptanwendungswechsler zum Abschnitt Prozesse.
Klicken Sie im Dashboard der Prozesse auf die Registerkarte Berichte, um auf die Berichtsoberfläche zuzugreifen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen und wählen Sie Prozessbericht, um einen neuen Bericht zu erstellen.
Wählen Sie in der Berichtseinrichtung den spezifischen Periodenabschluss-Prozess aus der Listee der verfügbaren Prozesse aus, den Sie analysierenn möchten. Wählen Sie beispielsweise 'Q3 2023 Finanzabschluss'.
Navigieren Sie zum Abschnitt Spalten oder Daten des Berichtsgenerators. Fügen Sie Spalten hinzu, die die notwendigen Daten für das Event Log liefern. Sie müssen Felder wie: Aufgabenname, Status, Datum der letzten Statusänderung, Zugewiesener Benutzer, Abgeschlossen von Benutzer und alle benutzerdefinierten MetaDatenfelder hinzufügen, die Ihre Organisation für Company Code, GL Account oder Department verwendet.
Konfigurieren Sie die Filter des Berichts. Legen Sie einen Datumsbereich fest, der den Antrag bearbeitet.ie Finanzperioden abdeckt, die Sie analysierenn möchten, in der Regel mindestens 3 bis 6 Monate. Fügen Sie alle anderen relevanten Filter hinzu, z. B. für spezifische Company Codes oder Prozesstypen.
Führen Sie den Bericht aus, um eine Einblicke der Daten zu generieren. Überprüfen Sie, ob die Spalten und Zeilen wie erwartet erscheinen.
Sobald die Einblicke bestätigt ist, exportieren Sie den Bericht. Wählen Sie CSV als Exportformat. Downloaden Sie die Datei auf Ihren lokalen Rechner.
Öffnen Sie die exportierte CSV-Datei in einer Tabellenkalkulationsanwendung. Die Daten werden wahrscheinlich als eine Zeile pro aktuellem Aufgabenstatus oder pro Statusänderung strukturiert sein. Sie müssen diese Daten in ein gültiges Event Log-Format modernisieren.
Erstellen Sie neue Spalten für ActivityName, EventZeitstempel und FinancialPeriod. Ordnen Sie die Daten aus dem Workiva-Export diesen Spalten zu. Zum Beispiel wird eine Aufgabe namens 'Kassenkonto abstimmen' mit einem Status von 'Zur Überprüfung eingereicht' zur Reconciliation Submitted for Review Activity. Das 'Datum der letzten Statusänderung' wird zum EventZeitstempel.
Sie müssen für jede der 14 erforderlichen Aktivitäten eine separate Zeile erstellen, basierend auf den Aufgabennamen und Statusänderungen im Bericht. Dies kann die Erstellung mehrerer Zeilen aus der Historie einer einzigen Aufgabe erfordern.
Speichern Sie die vollständig transformierte Datei als CSV. Stellen Sie sicher, dass die endgültigen Spaltenüberschriften den erforderlichen Attributen für den Upload in das Process Mining-Tool entsprechen.

Konfiguration

Prozessauswahl: Sie müssen den spezifischen Finanzabschlussprozess, wie 'Monatliche Abschluss-Checkliste' oder 'Quartalsreporting-Prozess', auswählen, der den Antrag bearbeitet.ie zu analysierennden Aufgaben enthält.
Berichtstyp: Wählen Sie einen Berichtstyp, der historische AufgabenDaten liefert, wie einen 'Prozess-Audit-Trail' oder 'Aufgabendetailbericht', der den Antrag bearbeitet.ie Historie der Statusänderungen umfasst. Ein einfacher Zusammenfassungsbericht wird nicht ausreichen.
Datumsbereich: Für eine aussagekräftige Analyse konfigurieren Sie den Bericht so, dass er Daten für mindestens 3 bis 6 volle Finanzperioden extrahiert. Dies stellt sicher, dass Sie Zyklen vergleichen und Trends identifizieren können.
Berichtsspalten: Es ist maßgeblich, Spalten einzuschließen, die die Event Details erfassen. Stellen Sie sicher, dass Sie Felder für Aufgabenname, Aufgabenstatus, Startdatum, Fälligkeitsdatum, Abschlussdatum, Zugewiesener Benutzer, Abschließender Benutzer und den Zeitstempel der letzten Statusänderung hinzufügen. Fügen Sie auch alle benutzerdefinierten Felder hinzu, die CompanyCode, Department oder GLAccount zugeordnet sind.
Filter: Verwenden Sie Filter, um den Umfang der Extraktion einzugrenzen. Sie können nach einem spezifischen Bereich von FinancialPeriod-Namen, CompanyCode oder Aufgabenstatus filtern, um die Größe des Exports zu steuern und sich auf relevante Daten zu konzentrieren.
Voraussetzungen: Der Benutzer, der den Antrag bearbeitet.ie Extraktion durchführt, muss innerhalb von Workiva mindestens Lesezugriffsrechte für die spezifischen Prozesse, über die berichtet wird, sowie Berechtigungen zum Erstellen und Ausführen von Berichten besitzen.

a Beispielabfrage config

// Workiva Process Report Configuration
// This is not an executable script, but a representation of the settings to be configured in the Workiva UI.

ReportType: "Process Task Detail" or "Process Audit Trail"

// Select the primary process to report on
ProcessFilter: "[Your Period Close Process Name]"

// Define the time frame for the data export
DateRange: {
  StartDate: "[YYYY-MM-DD]",
  EndDate: "[YYYY-MM-DD]"
}

// Columns to include in the exported report
// These fields will be mapped to the event log attributes during data transformation
Columns: [
  "Process Name",         // Maps to FinancialPeriod
  "Task Name",            // Used to derive ActivityName
  "Current Status",       // Used to derive ActivityName
  "Status Change Date",   // Maps to EventTimestamp
  "Assigned To User",     // Maps to ResponsibleUser
  "Completed By User",    // Maps to ResponsibleUser
  "Start Date",           // Potential timestamp for 'Started' activities
  "Completion Date",      // Potential timestamp for 'Completed' activities

  // Add custom metadata fields configured in your Workiva process
  "[Custom Field for Company Code]", // Maps to CompanyCode
  "[Custom Field for Department]",   // Maps to Department
  "[Custom Field for GL Account]",   // Maps to GLAccount
  "[Custom Field for Reconciliation Category]" // Maps to ReconciliationCategory
]

// Filters to apply to the dataset
Filters: {
  // Add any specific filters if needed, for example, by company code
  "[Custom Field for Company Code]": "[Filter by specific company codes]"
}

// Export Format
Format: "CSV"

Schritte

Voraussetzungen: API-ZugangsDaten in Workiva generieren
- Melden Sie sich bei Workiva mit einem Konto an, das über OAuth2 Grant Management-Berechtigungen verfügt.
- Navigieren Sie zur Workiva Admin-Konsole und wählen Sie den OAuth2 Grants-Bereich.
- Erstellen Sie einen neuen Grant für das Extraktionsskript. Wählen Sie die entsprechenden Scopes aus, die zum Lesen von Prozess-, Aufgaben- und BenutzerDaten erforderlich sind. Gängige Scopes sind processes:read, tasks:read und users:read.
- Kopieren Sie die generierte Client ID und das Client Secret sicher. Diese werden vom Python-Skript zur Authentifizierung verwendet.
Python-Umgebung einrichten
- Stellen Sie sicher, dass Python 3.6 oder neuer auf dem Rechner installiert ist, auf dem das Skript ausgeführt wird.
- Installieren Sie die erforderlichen Python-Bibliotheken mit pip. Die primären Bibliotheken sind requests für HTTP Requests an die API und pandas für Datenmanipulation und CSV Export.
- Öffnen Sie eine Command Prompt oder ein Terminal und führen Sie aus: pip install requests pandas
Python-Skript konfigurieren
- Kopieren Sie das bereitgestellte Python-Skript in eine Datei, zum Beispiel extract_workiva_log.py.
- Ersetzen Sie die Platzhalterwerte am Anfang des Skripts. Dazu gehören CLIENT_ID, CLIENT_SECRET, START_DATE, END_DATE und PROCESS_TEMPLATE_IDS.
- Die PROCESS_TEMPLATE_IDS sollte eine Listee der eindeutigen Identifikator für die Datensatz-to-Report-Prozess-Templates sein, die Sie analysierenn möchten.
Skriptlogik verstehen
- Das Skript authentifiziert sich zuerst bei der Workiva-API mit den bereitgestellten ZugangsDaten, um ein Access Token zu erhalten.
- Anschließend fragt es den /processes-Endpoint ab, um alle Prozessinstanzen (die jeden FinancialPeriod Case repräsentieren) zu finden, die innerhalb des angegebenen Datumsbereichs erstellt wurden und den Template-IDs entsprechen.
- Für jede Prozessinstanz ruft das Skript alle zugehörigen Aufgaben vom /tasks-Endpoint ab.
- Das Skript iteriert durch die Aufgaben und deren Historie oder Statusänderungen, um Event Log-Zeilen zu generieren. Es ordnet Aufgabennamen und Statusaktualisierungen der vordefinierten Listee von 14 Aktivitäten zu.
Extraktionsskript ausführen
- Führen Sie das Skript über Ihre Command Line oder Ihr Terminal mit dem Befehl aus: python extract_workiva_log.py
- Das Skript gibt Progress Updates auf der Konsole aus, während es Daten von der API abruft.
- Haben Sie Geduld, da das Abrufen von Daten über einen längeren Zeitraum aufgrund von API-Pagination und Rate Limits mehrere Minuten dauern kann.
AusgabeDaten überprüfen
- Sobald das Skript erfolgreich abgeschlossen ist, wird eine Datei mit dem Namen workiva_Event_log.csv im selben Verzeichnis generiert.
- Öffnen Sie die CSV-Datei in einer Tabellenkalkulationsanwendung, um die Daten zu überprüfen. Vergewissern Sie sich, dass die Spalten FinancialPeriod, ActivityName, EventZeitstempel, (SourceSystem) und LastDatenUpdate korrekt ausgefüllt sind.
Für den ProcessMind Upload vorbereiten
- Die generierte CSV-Datei ist so strukturiert, dass sie direkt mit ProcessMind kompatibel ist. In der Regel ist keine weitere Formatierung erforderlich. Stellen Sie sicher, dass die Spaltenüberschriften dem ZielDatenmodell in Ihrer ProcessMind-Instanz entsprechen.

Konfiguration

API-ZugangsDaten: Eine Client ID und ein Client Secret sind für die Authentifizierung erforderlich. Diese müssen in der Workiva Admin-Konsole mit Scopes generiert werden, die das Lesen von Prozess- und AufgabenDaten ermöglichen.
Prozess-Template-IDs: Sie müssen die eindeutigen Identifikator für die Periodenabschluss-Prozess-Templates angeben, für die Sie Daten extrahieren möchten. Dies stellt sicher, dass Sie nur relevante Prozesse abrufen.
Datumsbereich: Die Variablen START_DATE und END_DATE im Skript definieren das Zeitfenster für die Extraktion. Es wird empfohlen, mit einem kleineren Bereich, z. B. 3-6 Monate, zu beginnen, um das Datenvolumen und die API-Aufrufe zu verwalten.
API Endpoint URLs: Das Skript verwendet die v1 API Endpoints von Workiva. Stellen Sie sicher, dass diese für Ihre Workiva-Instanzregion korrekt sind, falls sie vom Default abweicht.
Benutzerberechtigungen: Das Benutzerkonto, das mit den API-ZugangsDaten verknüpft ist, benötigt mindestens Lesezugriff auf die zu extrahierenden Prozesse und Aufgaben. Unzureichende Berechtigungen führen zu Fehlern oder unvollständigen Daten.
Umgebungsvariablen: Zur besseren Sicherheit wird dringend empfohlen, die Client ID und das Client Secret als Umgebungsvariablen zu speichern, anstatt sie direkt im Skript fest zu codieren.

a Beispielabfrage python

import requests
import pandas as pd
import datetime
import time

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Workiva API credentials
CLIENT_ID = class="hl-string">'YOUR_CLIENT_ID'
CLIENT_SECRET = class="hl-string">'YOUR_CLIENT_SECRET'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the date range for the extraction
START_DATE = class="hl-string">'YYYY-MM-DD'
END_DATE = class="hl-string">'YYYY-MM-DD'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the Process Template IDs for your Record to Report processes
PROCESS_TEMPLATE_IDS = [class="hl-string">'YOUR_PROCESS_TEMPLATE_ID_1', class="hl-string">'YOUR_PROCESS_TEMPLATE_ID_2']

class=class="hl-string">"hl-comment"># API Base URL
BASE_URL = class="hl-string">'https://api.workiva.com/v1'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Function to get an OAuth2 Token --- #
def get_access_token():
    url = fclass="hl-string">'{BASE_URL}/oauth2/token'
    payload = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'client_id': CLIENT_ID,
        class="hl-string">'client_secret': CLIENT_SECRET
    }
    response = requests.post(url, data=payload)
    response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an exception for bad status codes
    return response.json()[class="hl-string">'access_token']

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Function to handle paginated API calls --- #
def get_all_pages(url, headers, params):
    all_items = []
    while url:
        response = requests.get(url, headers=headers, params=params)
        response.raise_for_status()
        data = response.json()
        all_items.extend(data[class="hl-string">'data'])
        url = data.get(class="hl-string">'metadata', {}).get(class="hl-string">'nextPageUrl')
        params = None class=class="hl-string">"hl-comment"># Subsequent requests use the full nextPageUrl
        if url:
            print(fclass="hl-string">'Fetching next page: {url}')
            time.sleep(0.5) class=class="hl-string">"hl-comment"># Be respectful of API rate limits
    return all_items

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Extraction Logic --- #
def main():
    print(class="hl-string">'Starting Workiva data extraction...')
    access_token = get_access_token()
    headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {access_token}'}
    event_log = []
    last_data_update = datetime.datetime.utcnow().isoformat() + class="hl-string">'Z'

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch relevant processes (our cases)
    print(class="hl-string">'Fetching processes...')
    process_params = {
        class="hl-string">'filter[templateId]': class="hl-string">','.join(PROCESS_TEMPLATE_IDS),
        class="hl-string">'filter[created]': fclass="hl-string">'ge({START_DATE});lt({END_DATE})'
    }
    processes = get_all_pages(fclass="hl-string">'{BASE_URL}/processes', headers, process_params)
    print(fclass="hl-string">'Found {len(processes)} processes to analyze.')

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Iterate through each process to fetch tasks and create events
    for process in processes:
        financial_period = process.get(class="hl-string">'name', process[class="hl-string">'id'])
        process_id = process[class="hl-string">'id']
        process_owner_id = process.get(class="hl-string">'owner', {}).get(class="hl-string">'id')

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Period Close Initiated
        event_log.append({
            class="hl-string">'FinancialPeriod': financial_period,
            class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Period Close Initiated',
            class="hl-string">'EventTimestamp': process[class="hl-string">'created'],
            class="hl-string">'ResponsibleUser': process_owner_id,
            class="hl-string">'CompanyCode': process.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'CompanyCode'),
            class="hl-string">'Department': None,
            class="hl-string">'GLAccount': None,
            class="hl-string">'ReconciliationStatus': None,
            class="hl-string">'ReconciliationCategory': None
        })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch all tasks for the current process
        print(fclass="hl-string">'Fetching tasks for process: {financial_period}')
        tasks = get_all_pages(fclass="hl-string">'{BASE_URL}/tasks?filter[processId]={process_id}', headers, None)

        for task in tasks:
            task_name = task.get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'').lower()
            task_assignee_id = task.get(class="hl-string">'assignee', {}).get(class="hl-string">'id')
            task_status = task.get(class="hl-string">'status', {}).get(class="hl-string">'value', class="hl-string">'').lower()
            reconciliation_category = task.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'ReconciliationCategory')
            gl_account = task.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'GLAccount')

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Map task creation to class="hl-string">'Started' activities
            activity_map_start = {
                class="hl-string">'import source data': class="hl-string">'Source Data Imported',
                class="hl-string">'reconcile account': class="hl-string">'Account Reconciliation Started',
                class="hl-string">'intercompany reconciliation': class="hl-string">'Intercompany Reconciliation Started',
                class="hl-string">'prepare trial balance': class="hl-string">'Trial Balance Prepared',
                class="hl-string">'generate financial statements': class="hl-string">'Financial Statements Generated',
                class="hl-string">'review financial statements': class="hl-string">'Financial Statements Reviewed',
                class="hl-string">'post adjusting journal entry': class="hl-string">'Adjusting Journal Entry Posted'
            }
            for key, activity in activity_map_start.items():
                if key in task_name:
                    event_log.append({
                        class="hl-string">'FinancialPeriod': financial_period,
                        class="hl-string">'ActivityName': activity,
                        class="hl-string">'EventTimestamp': task[class="hl-string">'created'],
                        class="hl-string">'ResponsibleUser': task_assignee_id,
                        class="hl-string">'CompanyCode': process.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'CompanyCode'),
                        class="hl-string">'Department': task.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'Department'),
                        class="hl-string">'GLAccount': gl_account,
                        class="hl-string">'ReconciliationStatus': class="hl-string">'In Progress',
                        class="hl-string">'ReconciliationCategory': reconciliation_category
                    })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Map task status changes and completion to other activities
            if task.get(class="hl-string">'completed'):
                activity_map_completed = {
                    class="hl-string">'reconcile account': class="hl-string">'Reconciliation Submitted for Review',
                    class="hl-string">'intercompany reconciliation': class="hl-string">'Reconciliation Submitted for Review',
                    class="hl-string">'approve reconciliation': class="hl-string">'Reconciliation Reviewed and Approved',
                    class="hl-string">'approve financial statements': class="hl-string">'Financial Statements Approved',
                    class="hl-string">'close period': class="hl-string">'Period Close Completed'
                }
                for key, activity in activity_map_completed.items():
                    if key in task_name:
                         event_log.append({
                            class="hl-string">'FinancialPeriod': financial_period,
                            class="hl-string">'ActivityName': activity,
                            class="hl-string">'EventTimestamp': task[class="hl-string">'completed'],
                            class="hl-string">'ResponsibleUser': task.get(class="hl-string">'completedBy',{}).get(class="hl-string">'id'),
                            class="hl-string">'CompanyCode': process.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'CompanyCode'),
                            class="hl-string">'Department': task.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'Department'),
                            class="hl-string">'GLAccount': gl_account,
                            class="hl-string">'ReconciliationStatus': class="hl-string">'Approved' if class="hl-string">'approve' in key else class="hl-string">'Submitted',
                            class="hl-string">'ReconciliationCategory': reconciliation_category
                        })

            if task_status == class="hl-string">'rejected':
                 event_log.append({
                    class="hl-string">'FinancialPeriod': financial_period,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reconciliation Rejected',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': task.get(class="hl-string">'updated'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Use last updated time for rejection event
                    class="hl-string">'ResponsibleUser': task_assignee_id,
                    class="hl-string">'CompanyCode': process.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'CompanyCode'),
                    class="hl-string">'Department': task.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'Department'),
                    class="hl-string">'GLAccount': gl_account,
                    class="hl-string">'ReconciliationStatus': class="hl-string">'Rejected',
                    class="hl-string">'ReconciliationCategory': reconciliation_category
                })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Period Re-Opened (Example logic, assumes a status on the process itself)
        if process.get(class="hl-string">'status', {}).get(class="hl-string">'value') == class="hl-string">'re-opened':
            event_log.append({
                class="hl-string">'FinancialPeriod': financial_period,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Period Re-Opened',
                class="hl-string">'EventTimestamp': process[class="hl-string">'updated'],
                class="hl-string">'ResponsibleUser': process_owner_id,
                class="hl-string">'CompanyCode': process.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'CompanyCode'),
                class="hl-string">'Department': None,
                class="hl-string">'GLAccount': None,
                class="hl-string">'ReconciliationStatus': None,
                class="hl-string">'ReconciliationCategory': None
            })

    if not event_log:
        print(class="hl-string">'No events found for the given criteria.')
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Create and save the DataFrame
    print(class="hl-string">'Creating DataFrame and saving to CSV...')
    df = pd.DataFrame(event_log)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Add static columns
    df[class="hl-string">'SourceSystem'] = class="hl-string">'Workiva'
    df[class="hl-string">'LastDataUpdate'] = last_data_update

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns to a logical format
    final_columns = [
        class="hl-string">'FinancialPeriod', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTimestamp', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate',
        class="hl-string">'ResponsibleUser', class="hl-string">'Department', class="hl-string">'CompanyCode', class="hl-string">'GLAccount', class="hl-string">'ReconciliationStatus', class="hl-string">'ReconciliationCategory'
    ]
    df = df[final_columns]

    df.to_csv(class="hl-string">'workiva_event_log.csv', index=False)
    print(class="hl-string">'Extraction complete. Output saved to workiva_event_log.csv')

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Ihr Datensatz-to-Report – Period Close & AbstimmungsDaten-Template

Ihr Datensatz-to-Report – Period Close & AbstimmungsDaten-Template

Datensatz-to-Report – Period Close & Abstimmungsattribute

Datensatz-to-Report – Period Close & Abstimmungsaktivitäten

Extraktionsanleitungen

Workiva Prozessbericht und Tabellenexport

Schritte

Konfiguration

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Workiva Wdata Chains Automatisierte Datenextraktion

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Konfiguration

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Python-Skript-Extraktion über Workiva REST API

Schritte

Konfiguration

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Ihr Datensatz-to-Report – Period Close & AbstimmungsDaten-Template

Ihr Datensatz-to-Report – Period Close & AbstimmungsDaten-Template

Datensatz-to-Report – Period Close & Abstimmungsattribute

Datensatz-to-Report – Period Close & Abstimmungsaktivitäten

Extraktionsanleitungen

Workiva Prozessbericht und Tabellenexport

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Workiva Wdata Chains Automatisierte Datenextraktion

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Python-Skript-Extraktion über Workiva REST API

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