Uw Record to Report - Periodeafsluiting & Afstemming Data Template

De Activity Name beschrijft een stap in de record-to-report workflow, zoals 'Bron Data Geïmporteerd' of 'Reconciliatie Ingediend ter Review'. Deze activiteiten zijn de bouwstenen van de proceskaart en zijn voorzien van een timestamp om de volgorde van gebeurtenissen te tonen.

Activiteiten analyseren is fundamenteel voor process mining. Het helpt de procesflow te visualiseren, de volgorde van taken te identificeren, afwijkingen van de standaardprocedure te ontdekken en de frequentie en duur van elke stap te meten. Dit is cruciaal voor het opsporen van knelpunten, herwerklussen en mogelijkheden voor automatisering.

Dit attribuut vormt de kern van de proceskaart, waardoor de visualisatie en analyse van de sequentie van stappen in de afsluitingscyclus mogelijk wordt.

Dit wordt doorgaans vastgelegd in de audit trail, taak management of workflow logs binnen Workiva, geassocieerd met specifieke afsluitings- of reconciliatietaken.

De Financial Period is de primaire case identifier die alle activiteiten groepeert met betrekking tot het afsluiten van de boeken voor een specifiek tijdsbestek. Bijvoorbeeld, '2024-Q1' of '2024-03' zou een enkele case vertegenwoordigen.

In process mining maakt analyse per Financial Period een uitgebreid beeld van de gehele record-to-report cyclus mogelijk. Het maakt de vergelijking van afsluitingsprocessen over verschillende perioden mogelijk om trends te identificeren, cycle time verbeteringen te meten en terugkerende knelpunten op te sporen. Door elke periode als een case te behandelen, kunnen organisaties procesvarianten en conformiteit met standaardprocedures over tijd analyseren.

Het is de essentiële case identifier die de analyse kadert, en maakt de end-to-end meting en vergelijking van elke periodeafsluitingscyclus mogelijk.

Dit wordt doorgaans afgeleid uit de rapportageperiode context binnen Workiva's financiële rapportage- of close management modules. Raadpleeg de Workiva documentatie voor specifieke field names.

De Event Timestamp markeert het tijdstip waarop een activiteit plaatsvond. Het is essentieel voor het correct sequentieel plaatsen van gebeurtenissen en het berekenen van de duur ertussen. Een compleet event log zal een timestamp hebben voor elke activiteit, van 'Periodeafsluiting Gestart' tot 'Periodeafsluiting Voltooid'.

Deze timestamp is de basis voor alle tijdsgebonden analyses in process mining. Het wordt gebruikt om cycle times, wachttijden en verwerkingstijden te berekenen, die cruciaal zijn voor dashboards zoals 'Period Close End-to-End Cycle Time' en 'Reconciliation Bottleneck Analysis'. Nauwkeurige timestamps zijn onmisbaar voor een zinvolle procesanalyse.

Het biedt de chronologische volgorde van events, wat essentieel is voor het berekenen van alle tijdsgebonden metrics zoals doorlooptijden en het identificeren van procesvertragingen.

Te vinden in event logs, audit trails of transactierecords binnen Workiva, overeenkomend met de aanmaak- of voltooiingstijd van een taak.

Dit attribuut identificeert de applicatie of het platform dat de data heeft gegenereerd. Voor deze analyse zal dit voornamelijk 'Workiva' zijn, maar het kan ook worden gebruikt om data te onderscheiden die mogelijk is geïmporteerd uit andere systemen zoals een ERP.

In een multi-systeemlandschap is het kennen van het bronsysteem essentieel om de data lineage te begrijpen en de data kwaliteit te beoordelen. Het helpt bij root cause analysis wanneer data-inconsistenties worden gevonden en biedt context over hoe een activiteit werd uitgevoerd.

Het biedt cruciale context over de data-oorsprong, wat belangrijk is voor datavalidatie en het begrijpen van het technologische landschap van het proces.

Deze waarde wordt doorgaans ingesteld tijdens het data-extractie- en transformatieproces om de oorsprong van de records te labelen.

Dit attribuut registreert wanneer de dataset voor het laatst is bijgewerkt vanuit het bronsysteem. Het is een metadata field dat bij elke refresh op de gehele dataset wordt toegepast.

Het tonen van de Laatste Data Update timestamp in een dashboard is een best practice die gebruikers informeert over de actualiteit van de data die ze analyseren. Het helpt verwachtingen te managen over de recentheid van de inzichten en is cruciaal voor operationele monitoring.

Informeert gebruikers over de actualiteit van de data, zodat zij de context van de analyse begrijpen en weten wanneer de informatie voor het laatst is ververst.

Dit wordt gegenereerd en opgeslagen door de data pipeline of ETL tool op het moment van data-extractie.

Dit attribuut geeft de business unit of afdeling aan, zoals 'Corporate Accounting' of 'Internal Audit', die geassocieerd is met de gebruiker of de activiteit zelf. Het maakt een aggregatie van procesdata op een hoger niveau mogelijk.

Analyse van het proces per Afdeling is essentieel voor het 'Period Close Workload Distribution' dashboard en voor het vergelijken van procesprestaties over verschillende delen van de organisatie. Het helpt bij het identificeren van systemische problemen binnen een afdeling, het vergelijken van efficiëntie tussen teams en het begrijpen hoe inter-departmentale handoffs de totale cycle times beïnvloeden.

Het maakt procesanalyse mogelijk die gesegmenteerd is per bedrijfsonderdeel, wat helpt bij het vergelijken van prestaties en het identificeren van afdelingsspecifieke problemen.

Deze informatie kan worden opgeslagen als onderdeel van het user profile in Workiva of gekoppeld zijn aan de metadata van de taak.

Dit attribuut volgt de staat van een reconciliatie terwijl deze door de workflow beweegt, bijvoorbeeld 'Open', 'In Progress', 'Pending Approval' of 'Approved'. Het biedt een snapshot van de huidige voortgang van reconciliatieactiviteiten.

Dit is het belangrijkste attribuut voor het 'Reconciliation Status and Ageing' dashboard. Het stelt managers in staat om openstaande en lopende items te monitoren, vastgelopen reconciliaties te identificeren en werk te prioriteren om ervoor te zorgen dat deadlines worden gehaald. Het volgen van statuswijzigingen in de loop van de tijd helpt ook om knelpunten te belichten waar items lange perioden wachten voordat ze naar de volgende staat overgaan.

Het maakt real-time monitoring van de reconciliatievoortgang mogelijk, wat helpt bij het identificeren en aanpakken van vastgelopen items om de afsluiting op schema te houden.

Dit is een kern attribuut binnen Workiva's reconciliatie- of close management modules.

De Company Code vertegenwoordigt een specifieke juridische entiteit binnen de organisatie. Financiële afsluitingsprocessen worden vaak afzonderlijk uitgevoerd voor elke company code vóór consolidatie.

Dit attribuut is cruciaal voor het filteren en vergelijken van processen over verschillende juridische entiteiten heen. Het ondersteunt het 'Reconciliation Status and Ageing' dashboard door analyse tot op het niveau van een specifiek bedrijf mogelijk te maken. Het helpt te identificeren of bepaalde entiteiten consequent vertragingen ondervinden of hogere correctiepercentages hebben, wat wijst op entiteitsspecifieke proces- of data-issues.

Het maakt vergelijking mogelijk van de efficiëntie en compliance van het afsluitingsproces over verschillende juridische entiteiten binnen de organisatie.

Geassocieerd met financiële data, rekeningen en transacties binnen Workiva, waarschijnlijk overgenomen uit het bronsysteem (ERP).

Dit attribuut specificeert het GL-account dat betrokken is bij een reconciliatie of journaalboeking. Het biedt een gedetailleerd niveau van detail voor het analyseren van het afsluitingsproces.

Analyse per GL-account is essentieel voor de 'Reconciliation Bottleneck Analysis' en 'Reconciliation Status and Ageing' dashboards. Het helpt te identificeren welke specifieke accounts het meest problematisch zijn, het langst duren om te reconciliëren of de meeste correcties vereisen. Dit inzicht stelt teams in staat hun verbeterinspanningen te richten op de gebieden met de grootste impact, zoals complexe accounts of accounts met slechte data kwaliteit.

Het biedt een gedetailleerd inzicht in reconciliatieprestaties, wat helpt bij het identificeren van problematische rekeningen die vertragingen veroorzaken of frequente aanpassingen vereisen.

Dit zal een key field zijn in elke reconciliatie- of journaalboekingsdata binnen Workiva.

Dit attribuut groepeert GL-accounts in logische categorieën voor analyse op een hoger niveau. Voorbeelden zijn 'Cash', 'Fixed Assets', 'Accruals' en 'Intercompany'. Deze classificatie helpt bij het begrijpen van de procesprestaties voor verschillende typen reconciliaties.

Voor de 'Reconciliation Bottleneck Analysis' is filteren op Reconciliatie Categorie cruciaal. Het helpt te bepalen of vertragingen geconcentreerd zijn in specifieke gebieden, bijvoorbeeld of intercompany reconciliaties consequent langer duren dan bankreconciliaties. Dit inzicht stuurt gerichte procesverbeteringen die zijn afgestemd op de specifieke uitdagingen van elke categorie.

Het maakt de aggregatie en vergelijking van reconciliatieprestaties over verschillende typen rekeningen mogelijk, wat categoriespecifieke knelpunten onthult.

Dit kan onderdeel zijn van de Chart of Accounts master data, die in Workiva kan worden beheerd of geërfd van een ERP.

Dit attribuut identificeert de individuele verantwoordelijke voor een specifieke taak in het periodeafsluitingsproces, zoals de persoon die een reconciliatie heeft opgesteld of de manager die deze heeft goedgekeurd. Het is fundamenteel voor het analyseren van workload en prestaties.

De Responsible User is cruciaal voor het 'Period Close Workload Distribution' dashboard. Het helpt managers te begrijpen hoe taken zijn verdeeld onder teamleden, potentiële burnout-risico's te identificeren en een evenwichtige resource-allocatie te waarborgen. Het kan ook worden gebruikt om trainingsbehoeften vast te stellen als specifieke gebruikers consequent betrokken zijn bij herwerklussen of procesafwijkingen.

Dit maakt analyse van workloadverdeling, gebruikersprestaties en resource-allocatie mogelijk, wat essentieel is voor het beheren van team efficiëntie.

Doorgaans te vinden in Workiva's task management of workflow logs, vaak gelabeld als 'Assigned To', 'Owner' of 'Completed By'.

Deze boolean flag wordt afgeleid door de sequentie van events te analyseren. Voor een gegeven account en financiële periode, als een 'Correctie Journaalboeking Geboekt' activiteit plaatsvindt na een 'Reconciliatie Gecontroleerd en Goedgekeurd' activiteit, wordt deze flag ingesteld op true. Anders is het false.

Dit attribuut is cruciaal voor het 'Post-Reconciliation Adjustment Trends' dashboard en de 'Post-Reconciliation Adjustment Rate' KPI. Een hoog aantal van deze events duidt op een gebrek aan controle, slechte data kwaliteit van upstream systemen, of een storing in het proces, aangezien het aanzienlijk herwerk genereert en het compliance risico verhoogt.

Het identificeert specifiek aanpassingen met een hoog risico die na goedkeuringen zijn gedaan, wat helpt bij het meten van procescontrole en datakwaliteitsproblemen.

Dit is geen bron field. Het wordt afgeleid met behulp van logica binnen de process mining tool door timestamps van gerelateerde activiteiten te vergelijken.

Dit attribuut registreert het financiële bedrag van een correctie. Het kan worden gebruikt om de materialiteit van de wijzigingen die tijdens het afsluitingsproces worden aangebracht, te begrijpen.

Het analyseren van het Correctiebedrag helpt bij het prioriteren van het onderzoek naar correcties na reconciliatie. Correcties met een hoge waarde kunnen duiden op significante problemen in onderliggende data of processen, wat onmiddellijke aandacht rechtvaardigt. Dit attribuut ondersteunt de 'Manual Adjustment Ratio' KPI door een waardegedreven, in plaats van puur volumegedreven, analyse van correcties mogelijk te maken.

Het helpt de financiële impact van aanpassingen te kwantificeren, waardoor teams onderzoek kunnen prioriteren op basis van materialiteit.

Dit zou een standaard field zijn in elke journaalboekingsdata tabel binnen Workiva of een gekoppeld ERP.

Dit is een berekende metric die de verwerkingstijd voor een enkele activiteit meet. Het wordt doorgaans afgeleid door de start timestamp van een activiteit af te trekken van de start timestamp van de daaropvolgende activiteit.

Activiteitsduur is een fundamentele metric in process mining, direct gebruikt in de 'Reconciliatie Knelpunt Analyse' en 'Review- en Goedkeuring Cycle Times' dashboards. Het helpt precies aan te wijzen welke specifieke stappen in het proces de meeste tijd verbruiken, wat gerichte optimalisatie-inspanningen mogelijk maakt. Het is de basis voor het berekenen van vele KPI's, inclusief gemiddelde cycle times.

Het kwantificeert de verwerkingstijd van individuele stappen, waardoor het mogelijk wordt om de meest tijdrovende activiteiten en knelpunten te identificeren en te analyseren.

Dit is geen bron systeem field. Het wordt berekend tijdens process mining data transformatie met behulp van event timestamps.

De Target Completion Date is de interne of externe deadline waarop het periodeafsluitingsproces moet zijn afgerond. Het dient als een benchmark waartegen de feitelijke prestaties worden gemeten.

Deze datum is essentieel voor het berekenen van de 'On-Time Period Close Rate' KPI. Door de feitelijke voltooiing timestamp van de 'Periodeafsluiting Voltooid' activiteit te vergelijken met deze streefdatum, kan de analyse bepalen of de afsluiting op tijd, te vroeg of te laat was. Dit is een kritieke maatstaf voor procesbetrouwbaarheid en naleving van financiële rapportagetermijnen.

Het dient als de basislijn voor het meten van on-time prestaties, een belangrijke indicator van de betrouwbaarheid en voorspelbaarheid van het afsluitingsproces.

Deze datum wordt waarschijnlijk ingesteld binnen de close management of planning module van Workiva voor elke financiële periode.

Deze berekende metric vertegenwoordigt de end-to-end duur van de gehele periodeafsluiting case. Het wordt berekend als het tijdsverschil tussen de eerste activiteit ('Periodeafsluiting Gestart') en de laatste activiteit ('Periodeafsluiting Voltooid') voor een gegeven Financial Period.

Dit attribuut is de primaire maatstaf voor het 'Period Close End-to-End Cycle Time' dashboard en de corresponderende KPI. Het volgen hiervan over tijd stelt leiderschap in staat de impact van procesverbeteringen te zien en de afsluitingsefficiëntie te vergelijken tussen verschillende business units of tijdsperioden. Het is een van de belangrijkste high-level indicatoren van procesprestaties.

Dit is een key performance indicator die de algehele efficiëntie en snelheid van het gehele periodeafsluitingsproces van begin tot eind meet.

Dit wordt berekend op case niveau in de process mining tool door de vroegste starttijd af te trekken van de laatste eindtijd voor elke case.

Dit boolean attribuut onderscheidt tussen taken die automatisch door het systeem worden uitgevoerd, zoals data imports of systeem-gegenereerde rapporten, en taken die handmatig door een gebruiker worden uitgevoerd.

Dit attribuut is cruciaal voor het identificeren van mogelijkheden om automatisering te vergroten. Door de verhouding van handmatige tot geautomatiseerde taken en hun bijbehorende verwerkingstijden te analyseren, kunnen organisaties een business case opbouwen voor het automatiseren van repetitieve, tijdrovende stappen. Het helpt ook bij het nauwkeurig meten van de efficiëntie van mensgestuurde versus systeemgestuurde activiteiten.

Maakt onderscheid tussen menselijke en systeemactiviteiten, wat cruciaal is voor het identificeren van automatiseringsmogelijkheden en het meten van de impact van bestaande automatisering.

Dit kan worden afgeleid van de user ID die gekoppeld is aan een activiteit (bijv. een 'systeem' of 'bot' gebruiker) of van een specifieke flag op het activiteitstype zelf.

Dit attribuut biedt een unieke ID voor elke journaalboeking die tijdens het afsluitingsproces is geboekt, met name voor correcties die na reconciliaties zijn uitgevoerd. Het maakt het mogelijk om specifieke correcties terug te traceren naar hun bronactiviteiten.

Het bijhouden van de Journal Entry ID is belangrijk voor het 'Post-Reconciliation Adjustment Trends' dashboard. Het helpt bij het kwantificeren van het volume aan handmatige correcties en biedt een manier om specifieke boekingen te onderzoeken die laat in het proces zijn uitgevoerd. Deze traceerbaarheid is essentieel om de diepere oorzaken van correcties te begrijpen en de initiële data kwaliteit te verbeteren.

Het biedt een unieke referentie voor elke financiële aanpassing, wat gedetailleerde analyse mogelijk maakt van het volume, de timing en de redenen voor handmatige boekingen.

Dit zou een key field zijn in elke journaalboekingsdata binnen Workiva of het bron-ERP.

Wanneer een item wordt afgewezen, geeft de reviewer doorgaans een reden op. Dit attribuut legt die tekst of code vast, uitleggend waarom het item niet voldeed aan de goedkeuringscriteria, zoals 'Incorrecte ondersteunende documentatie' of 'Berekeningsfout'.

Het analyseren van afwijzingsredenen helpt bij het identificeren van veelvoorkomende oorzaken van fouten en herwerk. Door deze redenen te categoriseren en te tellen, kan het management gebieden aanwijzen die procesverbetering, betere training voor opstellers of duidelijkere instructies nodig hebben. Deze data is waardevol voor het verminderen van herwerklussen en het verbeteren van de first-time approval rate.

Het biedt direct inzicht in de hoofdoorzaken van herwerk en kwaliteitsproblemen, wat gerichte training en procesverbeteringsinspanningen stuurt.

Deze informatie wordt waarschijnlijk vastgelegd in een comment field of een vooraf gedefinieerde lijst wanneer een gebruiker een 'Afwijzen' actie uitvoert in een Workiva workflow.