Uw Record to report - Periodeafsluiting & Reconciliatie datatemplate

De activiteitsnaam beschrijft een stap in de record-to-report workflow, zoals 'Bron Data Geïmporteerd' of 'Reconciliatie Ingediend ter Review'. Deze activiteiten zijn de bouwstenen van de proceskaart en zijn voorzien van een timestamp om de volgorde van gebeurtenissen te tonen.

Activiteiten analyseren vormt de basis voor process mining. Het helpt de processtroom te visualiseren, de volgorde van taken te vinden, afwijkingen van de standaardprocedure te bekijken en de frequentie en duur van elke stap te meten. Dit is belangrijk voor het opsporen van knelpunten, herstelwerk-loops en mogelijkheden voor automatisering.

Dit attribuut vormt de kern van de proceskaart, waardoor de visualisatie en analyse van de volgorde van stappen in de afsluitingscyclus mogelijk worden.

Dit wordt doorgaans vastgelegd in de audit trail, taakbeheer of workflow logs binnen Workiva, geassocieerd met specifieke afsluitings- of reconciliatietaken.

De Financial Period is de belangrijkste case-kenmerk die alle activiteiten groepeert voor het afsluiten van de boeken voor een specifiek tijdsbestek. Bijvoorbeeld, '2024-Q1' of '2024-03' zou een enkele case vertegenwoordigen.

In process mining maakt analyse per Financial Period een uitgebreid beeld van de gehele record-to-report cyclus mogelijk. Het maakt de vergelijking van afsluitingsprocessen over verschillende perioden mogelijk om trends te vinden, doorlooptijd verbeteringen te meten en terugkerende knelpunten op te sporen. Door elke periode als een case te behandelen, kunnen organisaties procesvarianten en conformiteit met standaardprocedures over tijd analyseren.

Het is de essentiële case kenmerk die de analyse kadert, en maakt de end-to-end meting en vergelijking van elke periodeafsluitingscyclus mogelijk.

Dit wordt doorgaans afgeleid uit de rapportageperiode context binnen Workiva's financiële rapportage- of close management modules. Raadpleeg de Workiva documentatie voor specifieke veldnamen.

De Event Timestamp markeert het tijdsTip waarop een activiteit plaatsvond. Het is belangrijk voor het correct volgordeel plaatsen van gebeurtenissen en het berekenen van de duur ertussen. Een compleet event log zal een timestamp hebben voor elke activiteit, van 'Periodeafsluiting Gestart' tot 'Periodeafsluiting Voltooid'.

Deze timestamp is de basis voor alle tijdsgebonden analyses in process mining. Het wordt gebruikt om doorlooptijden, wachttijden en verwerkingstijden te berekenen, die belangrijk zijn voor dashboards zoals 'Period Close End-to-End Cycle Time' en 'Reconciliation Bottleneck Analysis'. Nauwkeurige tijdstempels zijn onmisbaar voor een zinvolle procesanalyse.

Het biedt de chronologische volgorde van gebeurtenissen, wat belangrijk is voor het berekenen van alle tijdsgebonden meetwaarden zoals doorlooptijden en het vinden van procesvertragingen.

Te vinden in event logs, audit trails of transacpakketecords binnen Workiva, overeenkomend met de aanmaak- of voltooiingstijd van een taak.

Dit attribuut identificeert de applicatie of het platform dat de data heeft gegenereerd. Voor deze analyse zal dit voornamelijk 'Workiva' zijn, maar het kan ook worden gebruikt om data te onderscheiden die mogelijk is geïmporteerd uit andere systemen zoals een ERP.

In een multi-systeemlandschap is het kennen van het bronsysteem belangrijk om de data lineage te begrijpen en de datakwaliteit te beoordelen. Het helpt bij oorzaakanalyse wanneer data-inconsistenties worden gevonden en biedt context over hoe een activiteit werd uitgevoerd.

Het biedt belangrijke context over de herkomst van de data, wat belangrijk is voor datavalidatie en het begrijpen van het technische omgeving van het proces.

Deze waarde wordt doorgaans ingesteld tijdens het data-extractie- en transformatieproces om de oorsprong van het records te labelen.

Dit attribuut registreert wanneer de dataset voor het laatst is bijgewerkt vanuit het bronsysteem. Het is een metadataveld dat bij elke refresh op de gehele dataset wordt toegepast.

Het tonen van de Laatste Data Update timestamp in een dashboard is een best practice die gebruikers Informapakketmeert over de relevantie van de data die ze analyseren. Het helpt verwachtingen te managen over de recentheid van de inzichten en is belangrijk voor operationele monitoring.

Informeert gebruikers over de relevantie van de data, zodat zij de context van de analyse begrijpen en weten wanneer de Informatie voor het voor het laatst is bijgewerkt.

Dit wordt gegenereerd en opgeslagen door de data pijplijn of ETL tool op het moment van data-extractie.

Dit attribuut geeft de businessunit of afdeling aan, zoals 'Corporate Boekhouding' of 'Internal Audit', die geassocieerd is met de gebruiker of de activiteit zelf. Het maakt een aggregatie van procesdata op een hoger niveau mogelijk.

Analyse van het proces per Afdeling is belangrijk voor het 'Period Close Workload Distribution' dashboard en voor het vergelijken van procesprestaties over verschillende delen van de organisatie. Het helpt bij het vinden van systemische problemen binnen een afdeling, het vergelijken van efficiëntie tussen teams en het begrijpen hoe inter-departmentale overdrachten de totale doorlooptijden beïnvloeden.

Het maakt procesanalyse mogelijk die gesegmenteerd is per bedrijfsonderdeel, wat helpt bij het vergelijken van prestaties en het vinden van afdelingsspecifieke problemen.

Deze Informatie kan worden opgeslagen als onderdeel van het gebruikersprofiel in Workiva of gekoppeld zijn aan de metadata van de taak.

Dit attribuut groepeert GL-accounts in logische categorieën voor analyse op een hoger niveau. Voorbeelden zijn 'Cash', 'Fixed Assets', 'Accruals' en 'Intercompany'. Deze classificatie helpt bij het begrijpen van de procesprestaties voor verschillende typen reconciliaties.

Voor de 'Reconciliation Bottleneck Analysis' is filteren op Reconciliatie Categorie belangrijk. Het helpt te bepalen of vertragingen geconcentreerd zijn in specifieke gebieden, bijvoorbeeld of intercompany reconciliaties consequent langer duren dan bankreconciliaties. Dit inzicht stuurt gerichte procesverbeteringen die zijn afgestemd op de specifieke uitdagingen van elke categorie.

Het maakt de aggregatie en vergelijking van reconciliatieprestaties over verschillende typen rekeningen mogelijk, wat categoriespecifieke knelpunten onthult.

Dit kan onderdeel zijn van de Chart of Accounts stamdata, die in Workiva kan worden beheerd of geërfd van een ERP.

De Company Code vertegenwoordigt een specifieke juridische entiteit binnen de organisatie. Financiële afsluitingsprocessen worden vaak afzonderlijk uitgevoerd voor elke company code vóór consolidatie.

Dit attribuut is belangrijk voor het filteren en vergelijken van processen over verschillende juridische entiteiten heen. Het ondersteunt het 'Reconciliation Status and Ageing' dashboard door analyse tot op het niveau van een specifiek bedrijf mogelijk te maken. Het helpt te vinden of bepaalde entiteiten consequent vertragingen ondervinden of hogere correctiepercentages hebben, wat wijst op entiteitsspecifieke proces- of data-issues.

Het maakt vergelijking mogelijk van de efficiëntie en compliance van het afsluitingsproces over verschillende juridische entiteiten binnen de organisatie.

Geassocieerd met financiële data, rekeningen en transacties binnen Workiva, waarschijnlijk overgenomen uit het bronsysteem (ERP).

Dit attribuut specificeert het GL-account dat betrokken is bij een reconciliatie of journaalboeking. Het biedt een gedetailleerd niveau van detail voor het analyseren van het afsluitingsproces.

Analyse per GL-account is belangrijk voor de 'Reconciliation Bottleneck Analysis' en 'Reconciliation Status and Ageing' dashboards. Het helpt te vinden welke specifieke accounts het meest problematisch zijn, het langst duren om te reconciliëren of de meeste correcties vereisen. Dit inzicht stelt teams in staat hun verbeterinspanningen te richten op de gebieden met de grootste impact, zoals complexe accounts of accounts met slechte datakwaliteit.

Het biedt een gedetailleerd inzicht in reconciliatieprestaties, wat helpt bij het vinden van problematische rekeningen die vertragingen veroorzaken of frequente aanpassingen vereisen.

Dit zal een sleutelveld zijn in elke reconciliatie- of journaalboekingsdata binnen Workiva.

Dit attribuut volgt de staat van een reconciliatie terwijl deze door de workflow beweegt, bijvoorbeeld 'Open', 'In Progress', 'Pending Approval' of 'Approved'. Het biedt een snapshot van de huidige voortgang van reconciliatieactiviteiten.

Dit is het belangrijkste attribuut voor het 'Reconciliation Status and Ageing' dashboard. Het stelt managers in staat om openstaande en lopende items te monitoren, vastgelopen reconciliaties te vinden en werk te prioriteren om ervoor te zorgen dat deadlines worden gehaald. Het volgen van statuswijzigingen in de loop van de tijd helpt ook om knelpunten te belichten waar items lange perioden wachten voordat ze naar de volgende staat overgaan.

Het maakt real-time monitoring van de reconciliatievoortgang mogelijk, wat helpt bij het vinden en aanpakken van vastgelopen items om de afsluiting op schema te houden.

Dit is een kernattribuut binnen Workiva's reconciliatie- of afsluitingsmodules.

Dit attribuut identificeert de individuele verantwoordelijke voor een specifieke taak in het periodeafsluitingsproces, zoals de persoon die een reconciliatie heeft opgesteld of de manager die deze heeft goedgekeurd. Het is onmisbaar voor het analyseren van workload en prestaties.

De Responsible Gebruiker is belangrijk voor het 'Period Close Workload Distribution' dashboard. Het helpt managers te begrijpen hoe taken zijn verdeeld onder teamleden, potentiële burnout-risico's te vinden en een evenwichtige toewijzing van middelen te waarborgen. Het kan ook worden gebruikt om trainingsbehoeften vast te stellen als specifieke gebruikers consequent betrokken zijn bij herstelwerk-loops of procesafwijkingen.

Dit maakt analyse van werklastverdeling, gebruikersprestaties en toewijzing van middelen mogelijk, wat belangrijk is voor het beheren van team efficiëntie.

Doorgaans te vinden in Workiva's taakbeheer of workflow logs, vaak gelabeld als 'Assigned To', 'Owner' of 'Completed By'.

Deze boolean-waarde wordt afgeleid door de volgorde van gebeurtenissen te analyseren. Voor een gegeven account en financiële periode, als een 'Correctie Journaalboekingen Geboekt' activiteit plaatsvindt na een 'Reconciliatie Gecontroleerd en Goedgekeurd' activiteit, wordt deze indicator ingesteld op true. Anders is het false.

Dit attribuut is belangrijk voor het 'Post-Reconciliation Adjustment Trends' dashboard en de 'Post-Reconciliation Adjustment Rate' KPI. Een hoog aantal van deze gebeurtenissen duidt op een gebrek aan controle, slechte datakwaliteit van upstream systemen, of een storing in het proces, aangezien het aanzienlijk rework genereert en het compliance risico verhoogt.

Het identificeert specifiek aanpassingen met een hoog risico die na goedkeuringen zijn gedaan, wat helpt bij het meten van procescontrole en datakwaliteitsproblemen.

Dit is geen bron veld. Het wordt afgeleid met behulp van logica binnen de process mining-tool door tijdstempels van gerelateerde activiteiten te vergelijken.

De Target Completion Date is de interne of externe deadline waarop het periodeafsluitingsproces moet zijn afgerond. Het dient als een benchmark waartegen de feitelijke prestaties worden gemeten.

Deze datum is belangrijk voor het berekenen van de 'On-Time Period Close Rate' KPI. Door de feitelijke timestamp van de voltooiing van de 'Periodeafsluiting Voltooid' activiteit te vergelijken met deze streefdatum, kan de analyse bepalen of de afsluiting op tijd, te vroeg of te laat was. Dit is een kritieke maatstaf voor procesbetrouwbaarheid en naleving van financiële rapportagetermijnen.

Het dient als de basislijn voor het meten van on-time prestaties, een belangrijke indicator van de betrouwbaarheid en voorspelbaarheid van het afsluitingsproces.

Deze datum wordt waarschijnlijk ingesteld binnen de close management of planning module van Workiva voor elke financiële periode.

Dit attribuut registreert het financiële bedrag van een correctie. Het kan worden gebruikt om de materialiteit van de wijzigingen die tijdens het afsluitingsproces worden aangebracht, te begrijpen.

Het analyseren van het Correctiebedrag helpt bij het prioriteren van het onderzoek naar correcties na reconciliatie. Correcties met een hoogwaardige kunnen duiden op significante problemen in onderliggende data of processen, wat onmiddellijke aandacht rechtvaardigt. Dit attribuut ondersteunt de 'Manual Adjustment Ratio' KPI door een waardegedreven, in plaats van puur volumegedreven, analyse van correcties mogelijk te maken.

Het helpt de financiële impact van aanpassingen te kwantificeren, waardoor teams onderzoek kunnen prioriteren op basis van materialiteit.

Dit zou een standaardveld zijn in elke journaalboekingsdata tabel binnen Workiva of een gekoppeld ERP.

Dit boolean attribuut onderscheidt tussen taken die automatisch door het systeem worden uitgevoerd, zoals data imports of systeem-gegenereerde rapporten, en taken die handmatig door een gebruiker worden uitgevoerd.

Dit attribuut is belangrijk voor het vinden van mogelijkheden om automatisering te vergroten. Door de verhouding van handmatige tot geautomatiseerde taken en hun bijbehorende verwerkingstijden te analyseren, kunnen organisaties een business case opbouwen voor het automatiseren van repetitieve, tijdrovende stappen. Het helpt ook bij het nauwkeurig meten van de efficiëntie van mensgestuurde versus systeemgestuurde activiteiten.

Maakt onderscheid tussen menselijke en systeemactiviteiten, wat belangrijk is voor het vinden van automatiseringsmogelijkheden en het meten van de impact van bestaande automatisering.

Dit kan worden afgeleid van de user ID die gekoppeld is aan een activiteit (bijv. een 'systeem' of 'bot' gebruiker) of van een specifieke flag op het activiteitstype zelf.

Dit attribuut biedt een unieke ID voor elke journaalboeking die tijdens het afsluitingsproces is geboekt, met name voor correcties die na reconciliaties zijn uitgevoerd. Het maakt het mogelijk om specifieke correcties terug te traceren naar hun bronactiviteiten.

Het bijhouden van de Journal Entry ID is belangrijk voor het 'Post-Reconciliation Adjustment Trends' dashboard. Het helpt bij het kwantificeren van het volume aan handmatige correcties en biedt een manier om specifieke boekingen te onderzoeken die laat in het proces zijn uitgevoerd. Deze traceerbaarheid is belangrijk om de diepere oorzaken van correcties te begrijpen en de initiële datakwaliteit te verbeteren.

Het biedt een unieke referentie voor elke financiële aanpassing, wat gedetailleerde analyse mogelijk maakt van het volume, de timing en de redenen voor handmatige boekingen.

Dit zou een sleutelveld zijn in elke journaalboekingsdata binnen Workiva of het bron-ERP.

Deze berekende metriek vertegenwoordigt de end-to-end duur van de gehele periodeafsluiting case. Het wordt berekend als het tijdsverschil tussen de eerste activiteit ('Periodeafsluiting Gestart') en de laatste activiteit ('Periodeafsluiting Voltooid') voor een gegeven Financial Period.

Dit attribuut is de primaire maatstaf voor het 'Period Close End-to-End Cycle Time' dashboard en de corresponderende KPI. Het volgen hiervan over tijd stelt leiderschap in staat de impact van procesverbeteringen te zien en de afsluitingsefficiëntie te vergelijken tussen verschillende bedrijfsonderdelen of tijdsperioden. Het is een van de belangrijkste high-level indicatoren van procesprestaties.

Dit is een key prestaties indicator die de algehele efficiëntie en snelheid van het gehele periodeafsluitingsproces van begin tot eind meet.

Dit wordt berekend op case niveau in de process mining-tool door de vroegste starttijd af te trekken van de laatste eindtijd voor elke case.

Wanneer een item wordt afgewezen, geeft de reviewer doorgaans een reden op. Dit attribuut legt die tekst of code vast, uitleggend waarom het item niet voldeed aan de goedkeuringscriteria, zoals 'Incorrecte ondersteunende documentatie' of 'Berekeningsfout'.

Het analyseren van afwijzingsredenen helpt bij het vinden van veelvoorkomende oorzaken van fouten en rework. Door deze redenen te categoriseren en te tellen, kan het management gebieden vinden die procesverbetering, betere training voor opstellers of duidelijkere instructies nodig hebben. Deze gegevens zijn waardevol voor het verminderen van herstelwerk-loops en het verbeteren van de first-time approval rate.

Het biedt direct inzicht in de hoofdoorzaken van rework en kwaliteitsproblemen, wat gerichte training en procesverbeteringsinspanningen stuurt.

Deze Informatie wordt waarschijnlijk vastgelegd in een comment veld of een vooraf gedefinieerde lijst wanneer een gebruiker een 'Afwijzen' actie uitvoert in een Workiva workflow.