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您的录入到报告（Record to Report）—— 期末结账与对账数据模板

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记账到报告 (R2R) - 结账与对账属性 (19) 记账到报告 (R2R) - 结账与对账活动 (14) 提取指南 (3)

您的录入到报告（Record to Report）—— 期末结账与对账数据模板

此模板为收集分析 R2R 结账与对账流程所需的核心数据提供了清晰的路线图。它概述了要收集的关键属性、要跟踪的核心活动，以及从 Workiva 提取这些信息的实用指南。利用此资源确保您的数据已准备就绪，可以进行深入的流程分析与优化。

建议收集的属性
需要追踪的关键活动
Workiva 数据提取指南

不熟悉事件日志？了解如何创建流程挖掘事件日志.

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记账到报告 (R2R) - 结账与对账属性

这些是建议包含在事件日志中的数据字段，用于对 R2R 结账与对账流程进行全面分析。

5 必填 6 推荐 8 可选

	名称	描述
	事件timestamp EventTimestamp	记录特定活动或事件的精确日期和时间。
描述 “事件时间戳”标记活动发生的时间点。它对于正确排序事件和计算事件之间的间隔时间至关重要。完整的事件日志会为从“开始结账”到“结账完成”的每项活动记录时间戳。该时间戳是 Process Mining 中所有时间维度分析的基础。它用于计算周期时间、等待时间和处理时间，这对于“结账端到端周期时间”和“对账瓶颈分析”等仪表板至关重要。准确的时间戳是进行有意义流程分析的前提条件。为何重要它提供了事件的时间顺序，这对于计算周期时间等所有基于时间的指标以及识别流程延迟至关重要。获取方式可在 Workiva 内的事件日志、审计线索或交易记录中找到，对应于任务的创建或完成时间。示例 2024-04-01T09:00:00Z2024-04-05T14:32:15Z2024-04-10T11:05:00Z
	活动名称 ActivityName	结账流程中发生的特定任务或事件的名称。
描述 “活动名称”描述了 R2R 工作流中的具体步骤，例如“源数据已导入”或“对账已提交审核”。这些活动是流程图的构建基块，并通过时间戳显示事件序列。分析活动是 Process Mining 的基础。它有助于将流程流转可视化，识别任务顺序，发现与标准程序的偏离，并测量每一步的频率和持续时间。这对于精准定位瓶颈、返工循环以及自动化机会至关重要。为何重要此属性构成了流程图的核心，支持对结账周期中步骤序列的可视化与分析。获取方式这通常在 Workiva 的审计线索、任务管理或 workflow 日志中记录，并与特定的结账或对账任务相关联。示例期间结账已启动对账已提交审核调整日记账分录已过账财务报表已生成
	财务期间 FinancialPeriod	特定财务报告周期的唯一标识符（如月份或季度），作为期末结账流程的 case。
描述 “会计期间”是主要的 case 标识符，它将特定时间范围内与结账相关的所有活动分组。例如，“2024-Q1”或“2024-03”代表一个独立的 case。在 Process Mining 中，按会计期间分析可以全面了解整个 R2R 周期。它支持比较不同期间的结账流程，以识别趋势、衡量周期时间的改进效果，并定位经常性瓶颈。通过将每个期间视为一个 case，组织可以分析流程变体以及随时间推移对标准程序的遵循情况。为何重要它是构建分析框架的基本 case 标识符，支持对每个结账周期进行端到端的衡量和对比。获取方式这通常源自 Workiva 财务报告或结账管理模块中的报告期间上下文。具体字段名称请参阅 Workiva 文档。示例 2024-032024-Q1FY2023-P122024年4月
	最后数据更新 LastDataUpdate	指示流程数据最后一次刷新的时间戳。
描述此属性记录数据集最后一次从源系统更新的时间。它是每次刷新期间应用于整个数据集的元数据字段。在仪表板中显示“最后数据更新”时间戳是一项最佳实践，它能告知用户所分析数据的时效性。这有助于管理对洞见实时性的预期，对于运营监控至关重要。为何重要告知用户数据的及时性，确保他们了解分析背景以及信息最后一次刷新的时间。获取方式这是在提取数据时由数据流水线或 ETL 工具生成并存储的。示例 2024-05-10T08:00:00Z2024-05-09T08:00:00Z
	源系统 SourceSystem	事件数据最初来源的系统。
描述此属性识别生成数据的应用程序或平台。在此分析中，它主要是“Workiva”，但也可用于区分从 ERP 等其他系统导入的数据。在多系统环境中，了解源系统是理解数据血缘和评估数据质量的关键。当发现数据不一致时，它有助于根本原因分析，并提供有关活动执行方式的背景信息。为何重要它提供了关于数据来源的关键上下文，这对于数据验证和理解流程的技术架构非常重要。获取方式此值通常在数据提取和转换过程中设置，用于标记记录的来源。示例 WorkivaSAP S/4HANAOracle NetSuite
	公司代码 CompanyCode	正在执行财务结账的法律实体的唯一标识符。
描述 “公司代码”代表组织内的特定法律实体。财务结账流程通常在合并前针对每个公司代码分别执行。该属性对于跨不同法律实体过滤和比较流程至关重要。它支持“对账状态与账龄”仪表板，允许将分析下钻到特定公司。这有助于识别某些实体是否经常面临延迟或有较高的调整率，从而发现特定于实体的流程或数据问题。为何重要它支持在组织内不同法律实体之间比较结账流程的效率和合规性。获取方式与 Workiva 中的财务数据、账户和交易相关联，可能继承自源 ERP 系统。示例 1000US01DE015400
	对账状态 ReconciliationStatus	账户对账的当前状态。
描述此属性跟踪对账在 workflow 中的状态，例如“开启”、“进行中”、“待审批”或“已批准”。它提供了对账活动的当前进度快照。这是“对账状态与账龄”仪表板的关键属性。它允许经理监控开启和进行中的项目，识别停滞的对账，并优先安排工作以确保按时完成。跟踪状态随时间的变化还有助于发现瓶颈，即项目在进入下一状态前长时间等待的环节。为何重要它支持对对账进度进行实时监控，有助于识别并解决停滞项目，确保结账按计划进行。获取方式这是 Workiva 对账或结账管理模块中的核心属性。示例未结已准备已提交审查已批准已驳回
	对账类别 ReconciliationCategory	被核对账户的类别或类型，例如银行账户或内部往来账户。
描述此属性将总账账户划分为逻辑类别，以便进行更高级别的分析。示例包括“现金”、“固定资产”、“应计项目”和“内部往来”。这种分类有助于了解不同类型对账的流程绩效。对于“对账瓶颈分析”，按“对账类别”进行过滤至关重要。它有助于确定延迟是否集中在特定领域，例如，内部往来对账是否始终比银行对账花费更长时间。这一洞察能够指导针对各类别特定挑战的流程改进。为何重要它支持对不同类型账户的对账表现进行聚合和对比，揭示特定类别的瓶颈。获取方式这可能是会计科目表主数据的一部分，可以在 Workiva 中管理或从 ERP 继承。示例银行账户内部往来固定资产计提待摊费用
	总账科目 GLAccount	正在核对或调整的总账账号。
描述此属性指定对账或日记账分录涉及的总账账户。它为分析结账流程提供了细粒度的详细信息。按“总账账户”分析对于“对账瓶颈分析”和“对账状态与账龄”仪表板必不可少。它有助于识别哪些特定账户最容易出问题、对账时间最长或需要最多调整。这一洞察使团队能够将改进工作集中在影响最大的领域，例如复杂账户或数据质量差的账户。为何重要它提供了对对账表现的细粒度视图，有助于识别导致延迟或需要频繁调整的问题账户。获取方式这将是 Workiva 内任何对账或日记账分录数据中的关键字段。示例 11010012105003410000012300-001
	负责人 ResponsibleUser	执行该活动或被分配该活动的人员的 ID 或姓名。
描述此属性识别结账流程中负责特定任务的个人，例如编制对账的人员或批准对账的经理。它是分析工作量和绩效的基础。 “责任用户”对于“结账工作量分配”仪表板至关重要。它帮助经理了解任务在团队成员之间的分配情况，识别潜在的职业倦怠风险，并确保平衡的资源分配。如果特定用户经常涉及返工循环或流程偏差，它还可用于精准定位培训需求。为何重要这支持对工作量分配、用户绩效和资源分配进行分析，是管理团队效率的关键。获取方式通常可在 Workiva 的任务管理或 workflow 日志中找到，通常标记为“分配给”、“所有者”或“完成人”。示例 j.doeasmithRobert.Paulsonuser123
	部门 Department	负责该活动的部门或职能团队。
描述此属性表示与用户或活动本身关联的业务单位或部门，例如“公司会计”或“内部审计”。它允许对流程数据进行更高级别的汇总。按“部门”分析流程对于“结账工作量分配”仪表板以及比较组织不同部门的流程绩效至关重要。它有助于识别部门内的系统性问题，比较团队间的效率，并了解部门间的交接如何影响整体周期时间。为何重要它允许按业务领域对流程分析进行细分，有助于比较绩效并识别特定部门的问题。获取方式此信息可能作为用户在 Workiva 中的个人资料的一部分存储，或与任务的元数据相关联。示例北美企业会计部欧洲、中东及非洲区共享服务中心内部审计财务计划与分析 (FP&A)
	审批后调整 IsPostApprovalAdjustment	一个计算标记，如果调整日记账分录是在相应对账获批后过账的，则为 true。
描述此布尔标记通过分析事件序列得出。对于给定的账户和会计期间，如果“调整分录已过账”活动发生在“对账已审核并批准”活动之后，则此标记设为 true。否则为 false。该属性对于“对账后调整趋势”仪表板和“对账后调整率”KPI 至关重要。此类事件的高频发生通常表明缺乏控制、上游系统数据质量差或流程崩溃，因为这会产生大量返工并增加合规风险。为何重要它专门识别审批后进行的高风险调整，有助于衡量流程控制和数据质量问题。获取方式这不是原始字段。它是利用 Process Mining 工具内的逻辑，通过比较相关活动的时间戳得出的。示例 truefalse
	拒绝原因 RejectionReason	在审核过程中对账或财务报表被驳回时提供的理由。
描述当项目被驳回时，审核人通常会提供理由。此属性记录该文本或代码，说明项目未达到审批标准的原因，例如“辅助材料不正确”或“计算错误”。分析驳回原因有助于识别常见的错误源和返工点。通过对这些原因进行分类和统计，管理层可以精准定位需要流程改进、加强人员培训或明确操作指令的领域。这些数据对于减少返工循环和提高一次审批通过率非常有价值。为何重要它提供了对返工和质量问题根源的直接洞察，指导针对性的培训和流程改进工作。获取方式当用户在 Workiva workflow 中执行“驳回”操作时，此信息通常记录在备注字段或预定义列表中。示例缺少辅助材料计算错误期间错误违规操作
	日记账分录 ID JournalEntryId	调整分录的唯一标识符。
描述此属性为结账流程中过账的每个日记账分录提供唯一 ID，尤其是对账后的调整项。它支持将特定调整追溯到其源活动。跟踪“日记账分录 ID”对于“对账后调整趋势”仪表板很重要。它有助于量化手动调整的数量，并提供调查流程后期分录的方法。这种可追溯性是了解调整根本原因并提高初始数据质量的关键。为何重要它为每笔财务调整提供唯一参考，支持对手动录入的数量、时间和原因进行详细分析。获取方式这将是 Workiva 或源 ERP 中任何日记账分录数据中的关键字段。示例 JE202404-00123ADJ-593029100004567
	是否已自动化 IsAutomated	一个标记，指示该活动是由自动化系统还是人工用户执行的。
描述此布尔属性区分由系统自动执行的任务（如数据导入或系统生成的报告）与由用户手动执行的任务。该属性对于识别提高自动化水平的机会至关重要。通过分析手动与自动任务的比例及其相关的处理时间，组织可以为自动化重复性、耗时步骤提供业务依据。它还有助于准确衡量人工活动与系统驱动活动的效率对比。为何重要区分人工活动和系统活动，这是识别自动化机会以及衡量现有自动化成效的关键。获取方式这可以从与活动关联的用户 ID（例如“系统”或“机器人”用户）或活动类型本身的特定标记中得出。示例 truefalse
	活动时长 ActivityDuration	活动开始到结束之间经过的时间。
描述这是一个测量单项活动处理时间的计算指标。它通常是通过从后续活动的开始时间戳减去当前活动的开始时间戳得出的。 “活动时长”是 Process Mining 中的基础指标，直接用于“对账瓶颈分析”和“审核与审批周期时间”仪表板。它有助于精准定位流程中哪些特定步骤最耗时，从而开展有针对性的优化工作。它是计算包括平均周期时间在内的许多 KPI 的基础。为何重要它量化了各个步骤的处理时间，从而能够识别并分析最耗时的活动和瓶颈。获取方式这不是源系统字段。它是在 Process Mining 数据转换期间利用事件时间戳计算得出的。示例 P1DT2H30MPT5HP3D
	目标完成日期 TargetCompletionDate	计划完成结账的日期或截止日期。
描述 “目标完成日期”是必须完成结账流程的内部或外部截止日期。它作为衡量实际绩效的基准。该日期对于计算“按时结账率”KPI 至关重要。通过将“结账完成”活动的实际完成时间戳与此目标日期进行比较，分析可以确定结账是按时、提前还是延迟。这是衡量流程可靠性和遵循财务报告时间表的重要指标。为何重要它作为衡量按时完成表现的基准，是衡量结账流程可靠性和可预测性的关键指标。获取方式该日期可能是在每个会计期间的 Workiva 结账管理或规划模块中设置的。示例 2024-04-102024-01-152023-10-12
	结账周期 PeriodCloseCycleTime	单个会计期间从启动到完成结账的总时长。
描述此计算指标代表整个结账 case 的端到端时长。它是针对给定会计期间，从第一项活动（“开始结账”）到最后一项活动（“结账完成”）之间的时间差。该属性是“结账端到端周期时间”仪表板及相应 KPI 的主要衡量标准。随时间推移跟踪此指标，可使领导层直观看到流程改进的影响，并比较不同业务单元或时段的结账效率。它是衡量流程绩效最重要的核心指标之一。为何重要这是一个关键绩效指标，用于衡量从开始到结束整个结账流程的总体效率和速度。获取方式这是在 Process Mining 工具中按 case 级别计算的，即从每个 case 的最后结束时间减去最早开始时间。示例 P10DT5HP8DT12H12天
	调整金额 AdjustmentAmount	调整分录的金额。
描述此属性记录调整的财务金额，用于了解结账过程中所做更改的重要性。分析“调整金额”有助于确定对账后调整调查的优先级。高价值调整可能表明底层数据或流程存在重大问题，需要立即关注。此属性支持“手动调整率”KPI，支持基于价值而非纯粹基于数量的调整分析。为何重要它有助于量化调整的财务影响，使团队能够根据重要性优先开展调查。获取方式这将是 Workiva 或关联 ERP 中任何日记账分录数据表中的标准字段。示例 15250.75-500.00120000.00

必填推荐可选

记账到报告 (R2R) - 结账与对账活动

这些是事件日志中需要记录的关键流程步骤和里程碑，旨在精确发现并优化您的财务结账流程。

7 推荐 7 可选

	活动	描述
	对账已审核并批准	一个关键里程碑，即经理或审核员正式批准已准备好的对账，确认其准确性。通常在任务移至“已批准”或“已完成”状态时捕获。
为何重要此活动对于计算“平均对账周期时间”和“平均审核与审批周期时间”至关重要。它确认了流程中质量检查的完成情况。获取方式这可能从 Workiva 内对账任务的状态变化或任务审计线索中的明确审批事件中推断得出。捕获捕获状态变更为“已批准”或“已认证”时的 timestamp。事件类型 inferred
	期间结账已启动	此活动标志着特定期间财务结账流程的正式启动。通常在用户于 Workiva 中创建或启动结账核对表或流程 workflow 时触发。
为何重要这是端到端流程的主要开始事件。它支持准确测量总的“结账端到端周期时间”，并识别流程正式启动的时间。获取方式该事件可能从特定会计期间在 Workiva 中创建的主结账流程对象、任务列表或 workflow 的时间戳中推断得出。捕获使用该会计期间主流程或核对表的创建时间戳。事件类型 inferred
	期间结账已完成	此活动标志着该会计期间整个 R2R 流程的正式完成。它是 Workiva 流程 workflow 中的最后一步。
为何重要这是流程的主要结束事件。它支持准确测量总的“结账端到端周期时间”和“按时结账率”。获取方式根据 Workiva 中父级结账流程、检查清单或工作流的完成 timestamp 推断。也可能是手动的状态变更。捕获使用主流程或结账核对表最后一项任务的完成时间戳。事件类型 inferred
	试算平衡表已准备	此里程碑标志着试算平衡表已被视为定稿，并可用于生成财务报表。这可以从特定任务的完成或报告的生成中推断得出。
为何重要这是财务报表生成的关键前提条件。从这一时间点开始测量有助于分析最终报告阶段的效率。获取方式这可能从 Workiva 核对表中“定稿试算平衡表”任务的完成情况或最终试算平衡表报告的生成时间戳中推断得出。捕获 “编制试算平衡表”任务完成或最终试算平衡表报告生成的时间戳。事件类型 inferred
	调整日记账分录已过账	代表根据对账发现创建并过账更正分录的操作。Workiva 可以跟踪日记账分录及其状态。
为何重要此活动对“对账后调整率”KPI 至关重要。对账批准后出现大量调整可能表明源数据质量或流程控制存在问题。获取方式这可能是 Workiva 日记账模块中记录的一个明确事件，带有创建时间戳和表示已过账的状态。捕获使用日记账分录状态设为“已过账”的时间戳。事件类型 explicit
	财务报表已生成	代表创建财务报表草案（如资产负债表、利润表和现金流量表）。当在 Workiva 中生成报告文档时，系统会记录该步骤。
为何重要此活动的时间点对于“财务报表生成滞后时间”KPI 至关重要。它标志着从数据汇总到最终报表制作的转变。获取方式这可以从该期间内 Workiva 平台中财务报表文档或报告的创建或最后一次重大更新的时间戳中推断得出。捕获使用主要财务报表文档的创建或“最后更新”时间戳。事件类型 inferred
	财务报表已获批	高级管理层或审计委员会对财务报表的最终批准。这代表了在会计期间正式关闭之前的最后一次重大签认。
为何重要这是一个关键里程碑，标志着报告已定稿。它对于衡量报表本身的“平均审核与审批周期时间”至关重要。获取方式可能通过电子签名、认证流程或 Workiva 中主报告文档/任务的最终状态变更为“已批准”来捕获。捕获财务报表的最终批准状态变更或认证事件的时间戳。事件类型 inferred
	会计期间已重新打开	一种异常活动，即重新打开之前已关闭的期间，以过账滞后调整或进行更正。这可以通过状态从“已关闭”更改为活动状态来捕获。
为何重要这表明存在重大的流程异常和返工。跟踪其频率有助于识别流程控制和结案性方面的潜在问题。获取方式这可以从主结账流程对象的状态变化中推断，即从已完成或已关闭状态变回开启或进行中状态。捕获检测期间对象上从“已关闭”到“已开启”的状态变更。事件类型 inferred
	内部往来对账开始	标志着核对内部往来交易这一特定且通常复杂的过程的开始。在启动内部往来对账模块或特定任务时捕获。
为何重要内部往来对账常是延迟的根源。单独提取此活动有助于衡量其特定耗时，并识别此类交易特有的瓶颈。获取方式这可以通过 Workiva 流程 workflow 中专门指定的内部往来账户任务的状态变化来推断。捕获类别为“内部往来”的任务进入“进行中”状态的时间戳。事件类型 inferred
	对账已提交审核	当编制人完成对账工作并正式提交审批时，会发生此事件。在 Workiva 中，这通常表现为任务状态的变化，例如转为“待审核”。
为何重要这标志着从编制人到审核人的交接，从而可以测量审核排队时间。它是分析审核与审批 workflow 效率的关键里程碑。获取方式根据对账任务状态从“进行中”变更为“待审核”或“已提交”时的 timestamp 推断。捕获捕获状态变更为“待审核”或同等状态时的 timestamp。事件类型 inferred
	对账已驳回	当审核员发现已提交的对账存在问题并将其发回给准备人员进行更正时发生。通过状态变更为“已驳回”或“需返工”来捕获。
为何重要跟踪驳回情况对于识别返工循环、衡量一次成功率以及定位存在经常性质量问题的账户或编制人至关重要。获取方式根据对账任务状态更改为“已驳回”、“退回”或类似表示需要返工的状态时的 timestamp 推断。捕获捕获状态变更为“已驳回”或同等状态时的 timestamp。事件类型 inferred
	源数据已导入	代表从源 ERP 系统将数据加载到 Workiva 平台的操作已完成。这可能包括试算平衡表数据、交易明细以及对账所需的其他辅助明细表。
为何重要数据可用性延迟是一个常见的瓶颈。跟踪此活动有助于将数据集成问题与后续的对账及报告工作区分开来。获取方式这可能是 Workiva 数据集成日志或审计线索中的一个明确事件。也可以从对账任务开始前，该期间最后一次数据更新的时间戳中推断得出。捕获该期间数据导入或 ERP 连接刷新成功完成的时间戳。事件类型 inferred
	财务报表已审核	当一名或一组用户审核生成的财务报表的准确性和完整性时，会发生此活动。这通常通过审核任务的状态更新来记录。
为何重要跟踪审核周期是了解最终审批阶段延迟的关键。此处的时间过长会显著影响整体结账进度。获取方式这可以通过 Workiva 流程中审核任务的状态变化来推断，例如从“待审核”变为“审核完成”或“已批准”。捕获指示财务报表审核周期已完成的状态变更时间戳。事件类型 inferred
	账户对账开始	此活动表示编制人已开始处理特定的账户对账。通常在用户首次打开或认领 Workiva 流程中的对账任务时记录。
为何重要跟踪对账工作的开始对于衡量编制人周期时间，以及识别任务分配与实际开始工作之间的延迟至关重要。获取方式根据 Workiva 检查清单或工作流中对账任务状态从“未开始”到“进行中”或类似状态的首次变更推断。捕获检测对账任务状态首次更改为“进行中”等活动状态时的 timestamp。事件类型 inferred

推荐可选

提取指南

如何从 Workiva 获取数据

步骤

登录您的 Workiva 实例，从主应用切换器导航至 Processes（流程）部分。
在流程仪表板中，点击 Reports（报告）标签以访问报告界面。
点击 Create（创建）按钮并选择 Process Report（流程报告），开始构建新报告。
在报告设置中，从可用流程列表中选择您要分析的特定期末结账流程。例如，选择“2023 年第 3 季度财务结账”。
导航至报告生成器的 Columns（列）或 Data（数据）部分。添加能为事件日志提供必要数据的列。您必须包含以下字段：任务名称、状态、最后状态变更日期、分配用户、完成用户，以及贵组织用于公司代码、总账账户或部门的任何自定义元数据字段。
配置报告过滤器。设置覆盖您希望分析的财务期间的日期范围，通常至少为 3 到 6 个月。添加任何其他相关过滤器，例如针对特定公司代码或流程类型的过滤器。
运行报告以生成数据预览。验证列和行是否符合预期。
预览确认无误后，导出报告。选择 CSV 作为导出格式。将文件下载到您的本地机器。
在表格软件中打开导出的 CSV 文件。数据可能以每个任务当前状态或每次状态变更一行的形式呈现。您必须将此数据转换为有效的事件日志格式。
为 ActivityName、EventTimestamp 和 FinancialPeriod 创建新列。将 Workiva 导出的数据映射到这些列。例如，名为“核对现金账户”、状态为“已提交审核”的任务将变为 Reconciliation Submitted for Review 活动。“最后状态变更日期”变为 EventTimestamp。
您需要根据报告中的任务名称和状态变更，为 14 个所需活动中的每一个创建单独的行。这可能需要从单个任务的历史记录中创建多行数据。
将转换完成的文件另存为 CSV。确保最终的列标题与上传至流程挖掘工具所需的属性匹配。

配置

流程选择：您必须选择具体的财务结账流程，例如“月度结账检查清单”或“季度报告流程”，这些流程需包含您要分析的任务。
报告类型：选择可提供历史任务数据的报告类型，如“流程审计线索”或包含状态变更历史的“任务明细报告”。简单的汇总报告无法满足分析需求。
日期范围：为确保分析具有参考意义，请配置报告以提取至少 3 到 6 个完整财务期间的数据，以便比较周期并识别趋势。
报告列：包含捕捉事件详情的列至关重要。请务必添加任务名称、任务状态、开始日期、截止日期、完成日期、分配用户、完成用户以及最后一次状态变更的 timestamp。同时，包含映射到 CompanyCode、Department 或 GLAccount 的任何自定义字段。
过滤器：使用过滤器缩小提取范围。您可以根据特定的 FinancialPeriod 名称范围、CompanyCode 或任务状态进行过滤，以控制导出文件的大小并聚焦相关数据。
先决条件：执行提取的用户必须至少拥有 Workiva 中相关流程的只读访问权限，以及创建和运行报告的权限。

a 查询示例 config

// Workiva Process Report Configuration
// This is not an executable script, but a representation of the settings to be configured in the Workiva UI.

ReportType: "Process Task Detail" or "Process Audit Trail"

// Select the primary process to report on
ProcessFilter: "[Your Period Close Process Name]"

// Define the time frame for the data export
DateRange: {
  StartDate: "[YYYY-MM-DD]",
  EndDate: "[YYYY-MM-DD]"
}

// Columns to include in the exported report
// These fields will be mapped to the event log attributes during data transformation
Columns: [
  "Process Name",         // Maps to FinancialPeriod
  "Task Name",            // Used to derive ActivityName
  "Current Status",       // Used to derive ActivityName
  "Status Change Date",   // Maps to EventTimestamp
  "Assigned To User",     // Maps to ResponsibleUser
  "Completed By User",    // Maps to ResponsibleUser
  "Start Date",           // Potential timestamp for 'Started' activities
  "Completion Date",      // Potential timestamp for 'Completed' activities

  // Add custom metadata fields configured in your Workiva process
  "[Custom Field for Company Code]", // Maps to CompanyCode
  "[Custom Field for Department]",   // Maps to Department
  "[Custom Field for GL Account]",   // Maps to GLAccount
  "[Custom Field for Reconciliation Category]" // Maps to ReconciliationCategory
]

// Filters to apply to the dataset
Filters: {
  // Add any specific filters if needed, for example, by company code
  "[Custom Field for Company Code]": "[Filter by specific company codes]"
}

// Export Format
Format: "CSV"

步骤

登录您的 Workiva 实例，从主应用切换器导航至 Processes（流程）部分。
在流程仪表板中，点击 Reports（报告）标签以访问报告界面。
点击 Create（创建）按钮并选择 Process Report（流程报告），开始构建新报告。
在报告设置中，从可用流程列表中选择您要分析的特定期末结账流程。例如，选择“2023 年第 3 季度财务结账”。
导航至报告生成器的 Columns（列）或 Data（数据）部分。添加能为事件日志提供必要数据的列。您必须包含以下字段：任务名称、状态、最后状态变更日期、分配用户、完成用户，以及贵组织用于公司代码、总账账户或部门的任何自定义元数据字段。
配置报告过滤器。设置覆盖您希望分析的财务期间的日期范围，通常至少为 3 到 6 个月。添加任何其他相关过滤器，例如针对特定公司代码或流程类型的过滤器。
运行报告以生成数据预览。验证列和行是否符合预期。
预览确认无误后，导出报告。选择 CSV 作为导出格式。将文件下载到您的本地机器。
在表格软件中打开导出的 CSV 文件。数据可能以每个任务当前状态或每次状态变更一行的形式呈现。您必须将此数据转换为有效的事件日志格式。
为 ActivityName、EventTimestamp 和 FinancialPeriod 创建新列。将 Workiva 导出的数据映射到这些列。例如，名为“核对现金账户”、状态为“已提交审核”的任务将变为 Reconciliation Submitted for Review 活动。“最后状态变更日期”变为 EventTimestamp。
您需要根据报告中的任务名称和状态变更，为 14 个所需活动中的每一个创建单独的行。这可能需要从单个任务的历史记录中创建多行数据。
将转换完成的文件另存为 CSV。确保最终的列标题与上传至流程挖掘工具所需的属性匹配。

配置

流程选择：您必须选择具体的财务结账流程，例如“月度结账检查清单”或“季度报告流程”，这些流程需包含您要分析的任务。
报告类型：选择可提供历史任务数据的报告类型，如“流程审计线索”或包含状态变更历史的“任务明细报告”。简单的汇总报告无法满足分析需求。
日期范围：为确保分析具有参考意义，请配置报告以提取至少 3 到 6 个完整财务期间的数据，以便比较周期并识别趋势。
报告列：包含捕捉事件详情的列至关重要。请务必添加任务名称、任务状态、开始日期、截止日期、完成日期、分配用户、完成用户以及最后一次状态变更的 timestamp。同时，包含映射到 CompanyCode、Department 或 GLAccount 的任何自定义字段。
过滤器：使用过滤器缩小提取范围。您可以根据特定的 FinancialPeriod 名称范围、CompanyCode 或任务状态进行过滤，以控制导出文件的大小并聚焦相关数据。
先决条件：执行提取的用户必须至少拥有 Workiva 中相关流程的只读访问权限，以及创建和运行报告的权限。

a 查询示例 config

// Workiva Process Report Configuration
// This is not an executable script, but a representation of the settings to be configured in the Workiva UI.

ReportType: "Process Task Detail" or "Process Audit Trail"

// Select the primary process to report on
ProcessFilter: "[Your Period Close Process Name]"

// Define the time frame for the data export
DateRange: {
  StartDate: "[YYYY-MM-DD]",
  EndDate: "[YYYY-MM-DD]"
}

// Columns to include in the exported report
// These fields will be mapped to the event log attributes during data transformation
Columns: [
  "Process Name",         // Maps to FinancialPeriod
  "Task Name",            // Used to derive ActivityName
  "Current Status",       // Used to derive ActivityName
  "Status Change Date",   // Maps to EventTimestamp
  "Assigned To User",     // Maps to ResponsibleUser
  "Completed By User",    // Maps to ResponsibleUser
  "Start Date",           // Potential timestamp for 'Started' activities
  "Completion Date",      // Potential timestamp for 'Completed' activities

  // Add custom metadata fields configured in your Workiva process
  "[Custom Field for Company Code]", // Maps to CompanyCode
  "[Custom Field for Department]",   // Maps to Department
  "[Custom Field for GL Account]",   // Maps to GLAccount
  "[Custom Field for Reconciliation Category]" // Maps to ReconciliationCategory
]

// Filters to apply to the dataset
Filters: {
  // Add any specific filters if needed, for example, by company code
  "[Custom Field for Company Code]": "[Filter by specific company codes]"
}

// Export Format
Format: "CSV"

步骤

先决条件：在 Workiva 中生成 API 凭据
- 使用具有 OAuth2 Grant 管理权限的账号登录 Workiva。
- 导航至 Workiva 管理控制台并选择 OAuth2 Grants 部分。
- 为提取脚本创建新的授权。选择读取流程、任务和用户数据所需的相应范围（scopes）。常见范围包括 processes:read、tasks:read 和 users:read。
- 安全地复制生成的 Client ID 和 Client Secret。Python 脚本将使用这些凭据进行身份验证。
设置 Python 环境
- 确保运行脚本的机器上已安装 Python 3.6 或更高版本。
- 使用 pip 安装必要的 Python 库。主要库包括用于发起 API HTTP 请求的 requests 以及用于数据处理和 CSV 导出的 pandas。
- 打开命令提示符或终端并运行：pip install requests pandas
配置 Python 脚本
- 将提供的 Python 脚本复制到文件中，例如 extract_workiva_log.py。
- 替换脚本顶部的占位符。这包括 CLIENT_ID、CLIENT_SECRET、START_DATE、END_DATE 和 PROCESS_TEMPLATE_IDS。
- PROCESS_TEMPLATE_IDS 应包含您要分析的“记录到报表”流程模板的唯一标识符列表。
理解脚本逻辑
- 脚本首先使用提供的凭据向 Workiva API 进行身份验证以获取访问令牌。
- 随后，它查询 /processes 终端，查找在指定日期范围内创建且匹配模板 ID 的所有流程实例（代表每个 FinancialPeriod case）。
- 对于每个流程实例，脚本会从 /tasks 终端获取所有关联任务。
- 脚本遍历任务及其历史记录或状态变更，生成事件日志行。它将任务名称和状态更新映射到预定义的 14 个活动列表中。
执行提取脚本
- 在命令行或终端中使用以下命令运行脚本：python extract_workiva_log.py
- 脚本在从 API 获取数据时，会在控制台打印进度更新。
- 请耐心等待，由于 API 分页和速率限制，提取较长时间段的数据可能需要几分钟。
检查输出数据
- 脚本成功完成后，将在同一目录下生成名为 workiva_event_log.csv 的文件。
- 在表格软件中打开该 CSV 文件检查数据。验证 FinancialPeriod、ActivityName、EventTimestamp、SourceSystem 和 LastDataUpdate 列是否已正确填充。
准备上传至 ProcessMind
- 生成的 CSV 文件结构已调整为与 ProcessMind 直接兼容。通常无需进一步格式化。请确保列标题与 ProcessMind 实例中的目标数据模型一致。

配置

API 凭据：身份验证需要 Client ID 和 Client Secret。这些凭据必须在 Workiva 管理控制台中生成，并授予读取流程和任务数据的权限范围（scopes）。
流程模板 ID：您必须指定要提取数据的期末结账流程模板的唯一标识符，以确保仅获取相关的流程数据。
日期范围：脚本中的 START_DATE 和 END_DATE 变量定义了提取的时间窗口。建议先从 3-6 个月的较小范围开始，以便管理数据量和 API 调用次数。
API 终端 URL：脚本使用 Workiva 的 v1 API 终端。如果您的 Workiva 实例区域与默认设置不同，请确保这些 URL 正确无误。
用户权限：与 API 凭据关联的用户账户至少需要对提取的流程和任务具有只读访问权限。权限不足将导致错误或数据不完整。
环境变量：为了提高安全性，强烈建议将 Client ID 和 Client Secret 存储为环境变量，而不是直接在脚本中硬编码。

a 查询示例 python

import requests
import pandas as pd
import datetime
import time

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Workiva API credentials
CLIENT_ID = class="hl-string">'YOUR_CLIENT_ID'
CLIENT_SECRET = class="hl-string">'YOUR_CLIENT_SECRET'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the date range for the extraction
START_DATE = class="hl-string">'YYYY-MM-DD'
END_DATE = class="hl-string">'YYYY-MM-DD'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the Process Template IDs for your Record to Report processes
PROCESS_TEMPLATE_IDS = [class="hl-string">'YOUR_PROCESS_TEMPLATE_ID_1', class="hl-string">'YOUR_PROCESS_TEMPLATE_ID_2']

class=class="hl-string">"hl-comment"># API Base URL
BASE_URL = class="hl-string">'https://api.workiva.com/v1'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Function to get an OAuth2 Token --- #
def get_access_token():
    url = fclass="hl-string">'{BASE_URL}/oauth2/token'
    payload = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'client_id': CLIENT_ID,
        class="hl-string">'client_secret': CLIENT_SECRET
    }
    response = requests.post(url, data=payload)
    response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an exception for bad status codes
    return response.json()[class="hl-string">'access_token']

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Function to handle paginated API calls --- #
def get_all_pages(url, headers, params):
    all_items = []
    while url:
        response = requests.get(url, headers=headers, params=params)
        response.raise_for_status()
        data = response.json()
        all_items.extend(data[class="hl-string">'data'])
        url = data.get(class="hl-string">'metadata', {}).get(class="hl-string">'nextPageUrl')
        params = None class=class="hl-string">"hl-comment"># Subsequent requests use the full nextPageUrl
        if url:
            print(fclass="hl-string">'Fetching next page: {url}')
            time.sleep(0.5) class=class="hl-string">"hl-comment"># Be respectful of API rate limits
    return all_items

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Extraction Logic --- #
def main():
    print(class="hl-string">'Starting Workiva data extraction...')
    access_token = get_access_token()
    headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {access_token}'}
    event_log = []
    last_data_update = datetime.datetime.utcnow().isoformat() + class="hl-string">'Z'

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch relevant processes (our cases)
    print(class="hl-string">'Fetching processes...')
    process_params = {
        class="hl-string">'filter[templateId]': class="hl-string">','.join(PROCESS_TEMPLATE_IDS),
        class="hl-string">'filter[created]': fclass="hl-string">'ge({START_DATE});lt({END_DATE})'
    }
    processes = get_all_pages(fclass="hl-string">'{BASE_URL}/processes', headers, process_params)
    print(fclass="hl-string">'Found {len(processes)} processes to analyze.')

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Iterate through each process to fetch tasks and create events
    for process in processes:
        financial_period = process.get(class="hl-string">'name', process[class="hl-string">'id'])
        process_id = process[class="hl-string">'id']
        process_owner_id = process.get(class="hl-string">'owner', {}).get(class="hl-string">'id')

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Period Close Initiated
        event_log.append({
            class="hl-string">'FinancialPeriod': financial_period,
            class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Period Close Initiated',
            class="hl-string">'EventTimestamp': process[class="hl-string">'created'],
            class="hl-string">'ResponsibleUser': process_owner_id,
            class="hl-string">'CompanyCode': process.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'CompanyCode'),
            class="hl-string">'Department': None,
            class="hl-string">'GLAccount': None,
            class="hl-string">'ReconciliationStatus': None,
            class="hl-string">'ReconciliationCategory': None
        })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch all tasks for the current process
        print(fclass="hl-string">'Fetching tasks for process: {financial_period}')
        tasks = get_all_pages(fclass="hl-string">'{BASE_URL}/tasks?filter[processId]={process_id}', headers, None)

        for task in tasks:
            task_name = task.get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'').lower()
            task_assignee_id = task.get(class="hl-string">'assignee', {}).get(class="hl-string">'id')
            task_status = task.get(class="hl-string">'status', {}).get(class="hl-string">'value', class="hl-string">'').lower()
            reconciliation_category = task.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'ReconciliationCategory')
            gl_account = task.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'GLAccount')

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Map task creation to class="hl-string">'Started' activities
            activity_map_start = {
                class="hl-string">'import source data': class="hl-string">'Source Data Imported',
                class="hl-string">'reconcile account': class="hl-string">'Account Reconciliation Started',
                class="hl-string">'intercompany reconciliation': class="hl-string">'Intercompany Reconciliation Started',
                class="hl-string">'prepare trial balance': class="hl-string">'Trial Balance Prepared',
                class="hl-string">'generate financial statements': class="hl-string">'Financial Statements Generated',
                class="hl-string">'review financial statements': class="hl-string">'Financial Statements Reviewed',
                class="hl-string">'post adjusting journal entry': class="hl-string">'Adjusting Journal Entry Posted'
            }
            for key, activity in activity_map_start.items():
                if key in task_name:
                    event_log.append({
                        class="hl-string">'FinancialPeriod': financial_period,
                        class="hl-string">'ActivityName': activity,
                        class="hl-string">'EventTimestamp': task[class="hl-string">'created'],
                        class="hl-string">'ResponsibleUser': task_assignee_id,
                        class="hl-string">'CompanyCode': process.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'CompanyCode'),
                        class="hl-string">'Department': task.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'Department'),
                        class="hl-string">'GLAccount': gl_account,
                        class="hl-string">'ReconciliationStatus': class="hl-string">'In Progress',
                        class="hl-string">'ReconciliationCategory': reconciliation_category
                    })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Map task status changes and completion to other activities
            if task.get(class="hl-string">'completed'):
                activity_map_completed = {
                    class="hl-string">'reconcile account': class="hl-string">'Reconciliation Submitted for Review',
                    class="hl-string">'intercompany reconciliation': class="hl-string">'Reconciliation Submitted for Review',
                    class="hl-string">'approve reconciliation': class="hl-string">'Reconciliation Reviewed and Approved',
                    class="hl-string">'approve financial statements': class="hl-string">'Financial Statements Approved',
                    class="hl-string">'close period': class="hl-string">'Period Close Completed'
                }
                for key, activity in activity_map_completed.items():
                    if key in task_name:
                         event_log.append({
                            class="hl-string">'FinancialPeriod': financial_period,
                            class="hl-string">'ActivityName': activity,
                            class="hl-string">'EventTimestamp': task[class="hl-string">'completed'],
                            class="hl-string">'ResponsibleUser': task.get(class="hl-string">'completedBy',{}).get(class="hl-string">'id'),
                            class="hl-string">'CompanyCode': process.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'CompanyCode'),
                            class="hl-string">'Department': task.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'Department'),
                            class="hl-string">'GLAccount': gl_account,
                            class="hl-string">'ReconciliationStatus': class="hl-string">'Approved' if class="hl-string">'approve' in key else class="hl-string">'Submitted',
                            class="hl-string">'ReconciliationCategory': reconciliation_category
                        })

            if task_status == class="hl-string">'rejected':
                 event_log.append({
                    class="hl-string">'FinancialPeriod': financial_period,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reconciliation Rejected',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': task.get(class="hl-string">'updated'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Use last updated time for rejection event
                    class="hl-string">'ResponsibleUser': task_assignee_id,
                    class="hl-string">'CompanyCode': process.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'CompanyCode'),
                    class="hl-string">'Department': task.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'Department'),
                    class="hl-string">'GLAccount': gl_account,
                    class="hl-string">'ReconciliationStatus': class="hl-string">'Rejected',
                    class="hl-string">'ReconciliationCategory': reconciliation_category
                })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Period Re-Opened (Example logic, assumes a status on the process itself)
        if process.get(class="hl-string">'status', {}).get(class="hl-string">'value') == class="hl-string">'re-opened':
            event_log.append({
                class="hl-string">'FinancialPeriod': financial_period,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Period Re-Opened',
                class="hl-string">'EventTimestamp': process[class="hl-string">'updated'],
                class="hl-string">'ResponsibleUser': process_owner_id,
                class="hl-string">'CompanyCode': process.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'CompanyCode'),
                class="hl-string">'Department': None,
                class="hl-string">'GLAccount': None,
                class="hl-string">'ReconciliationStatus': None,
                class="hl-string">'ReconciliationCategory': None
            })

    if not event_log:
        print(class="hl-string">'No events found for the given criteria.')
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Create and save the DataFrame
    print(class="hl-string">'Creating DataFrame and saving to CSV...')
    df = pd.DataFrame(event_log)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Add static columns
    df[class="hl-string">'SourceSystem'] = class="hl-string">'Workiva'
    df[class="hl-string">'LastDataUpdate'] = last_data_update

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns to a logical format
    final_columns = [
        class="hl-string">'FinancialPeriod', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTimestamp', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate',
        class="hl-string">'ResponsibleUser', class="hl-string">'Department', class="hl-string">'CompanyCode', class="hl-string">'GLAccount', class="hl-string">'ReconciliationStatus', class="hl-string">'ReconciliationCategory'
    ]
    df = df[final_columns]

    df.to_csv(class="hl-string">'workiva_event_log.csv', index=False)
    print(class="hl-string">'Extraction complete. Output saved to workiva_event_log.csv')

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

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