Ihre Record-to-Report-, Periodenabschluss- und Abstimmungs-Datentemplate

Der Aktivitätsname beschreibt einen diskreten Schritt im Periodenabschluss- und Abstimmungsprozess, wie 'Journaleintrag gebucht', 'Abstimmung genehmigt' oder 'Periode geschlossen'. Diese Aktivitäten bilden die Abfolge von Events, die den End-to-End-Prozess für eine gegebene Finanzperiode darstellen.

Die Analyse der Reihenfolge und Dauer dieser Aktivitäten ist der Kern des Process Mining. Sie hilft, den tatsächlichen Prozessfluss aufzudecken, Engpässe zu identifizieren, bei denen Aktivitäten zu lange dauern, und Abweichungen vom Standardverfahren zu entdecken. Unterschiedliche Aktivitätsnamen ermöglichen die Segmentierung des Prozesses, um sich auf spezifische Teilprozesse wie Abstimmung oder Konsolidierung zu konzentrieren.

Dieses Attribut ist grundlegend für die Visualisierung der Prozesslandkarte, die Identifizierung von Bottlenecks und das Verständnis der Abfolge von Events im Abschlusszyklus.

Abgeleitet von Transaktionscodes, Event Logs, Aufgabenbeschreibungen in einem Workflow-Tool oder Statusänderungen von Dokumenten im Finanzsystem.

Event Time erfasst das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der eine Aktivität begann. Dieser Timestamp ist entscheidend, um Events chronologisch zu ordnen und den Prozessfluss für jede Finanzperiode zu rekonstruieren. Er dient als Ausgangspunkt für alle zeitbasierten Process Mining Analysen.

Die Genauigkeit der Event Time ist entscheidend für die Berechnung von Key Performance Indicators wie Zykluszeiten und Wartezeiten zwischen Aktivitäten. Durch die Analyse der Zeitunterschiede zwischen aufeinanderfolgenden Events können Unternehmen Verzögerungen genau identifizieren und die zeitliche Dynamik ihres Abschlussprozesses verstehen. Diese Informationen sind wesentlich, um Möglichkeiten zur Beschleunigung des Abschlusses und zur Verbesserung der Effizienz zu erkennen.

Dieser obligatorische Timestamp ist erforderlich, um Events korrekt zu ordnen, Zykluszeiten zwischen Aktivitäten zu berechnen und die Gesamtdauer des Abschlussprozesses zu messen.

Üblicherweise als „Erstellungsdatum“, „Buchungsdatum“ oder „Startdatum“ in Transaktions-Logs, Dokumentenkopfzeilen oder Workflow-System-Event-Tabellen zu finden.

Die Finanzperiode repräsentiert die spezifische Buchungsperiode, wie '2023-12' oder 'Q4-2023', unter der alle Abschlussaktivitäten durchgeführt werden. Sie fungiert als zentraler Case, der disparate Events, vom Nebenbuchschluss bis zur Erstellung des finalen Abschlusses, zu einer einzigen End-to-End-Prozessinstanz verknüpft.

Im Process Mining ermöglicht die Analyse von Aktivitäten, die nach Finanzperiode gruppiert sind, die Messung der gesamten Periodenabschluss-Zykluszeit. Sie ermöglicht Vergleiche zwischen verschiedenen Perioden, um Trends, Verbesserungen oder Leistungsverschlechterungen zu identifizieren. Durch die Verwendung als Case ID werden alle zugehörigen Journaleinträge, Abstimmungen und Genehmigungen innerhalb desselben Abschlussaufwands kontextualisiert.

Es ist der essentielle Case Identifier, der alle zusammengehörigen Aktivitäten gruppiert und eine End-to-End-Analyse der Zykluszeit und Effizienz des Periodenabschlussprozesses ermöglicht.

Typischerweise in den Kopf- oder allgemeinen Datenbereichen von Finanzdokumenten und Aufgabenverwaltungssystemen im Zusammenhang mit dem Periodenabschluss zu finden.

Dieses Attribut erfasst Datum und Uhrzeit der letzten Aktualisierung des Datensatzes. Es liefert einen entscheidenden Kontext für jede Analyse, indem es die Aktualität der Daten und den Stichtag für die enthaltenen Events angibt. Für einen dynamischen Prozess wie den Periodenabschluss ist dies für Echtzeit-Monitoring-Dashboards von entscheidender Bedeutung.

Das Verständnis der Datenaktualität ist unerlässlich für Stakeholder, die sich bei Entscheidungen auf die Process Mining-Analyse verlassen. Es stellt sicher, dass sie wissen, ob sie eine vollständige, historische Ansicht oder eine nahezu Echtzeit-Momentaufnahme eines laufenden Abschlussprozesses betrachten. Dieser Timestamp ist ein wichtiges Metadatum zur Wahrung der Datenintegrität und des Benutzervertrauens.

Bietet Kontext zur Datenaktualität und stellt sicher, dass Benutzer verstehen, wie aktuell die Prozessanalyse ist.

Dies sind typischerweise Metadaten, die während des Datenextraktions-, Transformations- und Ladeprozesses (ETL-Prozess) generiert werden.

Das Attribut Quellsystem gibt die ursprüngliche Anwendung oder das Modul an, in dem eine Aktivität erfasst wurde. In einer komplexen IT-Landschaft umfasst der Periodenabschlussprozess oft mehrere Systeme, wie ein ERP für Journalbuchungen, ein Abstimmungstool für die Kontenvalidierung und ein Konsolidierungssystem für die Berichterstattung.

Die Verfolgung des Quellsystems für jedes Event hilft dabei, den technologischen Fußabdruck des Prozesses zu verstehen. Sie kann Abhängigkeiten zwischen Systemen aufzeigen und Probleme im Zusammenhang mit der Datenintegration oder der systemspezifischen Performance identifizieren. Diese Sichtweise ist wertvoll für IT- und Finanzleiter, die ihre Anwendungslandschaft optimieren oder durch ein bestimmtes System verursachte Prozessverzögerungen diagnostizieren möchten.

Identifiziert, wo jeder Prozessschritt stattfindet, was hilft, Systemübergaben zu verstehen und technologiebedingte Engpässe zu diagnostizieren.

Diese Informationen sind oft Teil des Datenextraktions-Frameworks oder in technischen Metadatenfeldern innerhalb der Quelltabellen zu finden.

Der Abstimmungsstatus gibt den Zustand einer Kontenabstimmung zu einem bestimmten Zeitpunkt an. Gängige Status sind 'Nicht begonnen', 'In Bearbeitung', 'Zur Prüfung eingereicht', 'Abgelehnt' und 'Genehmigt'. Diese Status entsprechen oft den Aktivitäten im Prozess.

Die Analyse von Statusänderungen ist eine primäre Methode zur Rekonstruktion des Abstimmungsprozessflusses. Der Status ist entscheidend für die Messung von Leistungsindikatoren wie der First-Pass Reconciliation Rate, die den Prozentsatz der Abstimmungen verfolgt, die ohne Ablehnung genehmigt wurden. Es hilft auch zu identifizieren, welche Konten oder Abteilungen eine hohe Ablehnungsrate aufweisen, was auf potenzielle Qualitäts- oder Schulungsprobleme hindeutet.

Verfolgt den Fortschritt von Abstimmungen und ermöglicht die Messung von Nacharbeitsquoten, Genehmigungszeiten und der Gesamteffizienz des Abstimmungs-Subprozesses.

Ein Statusfeld der Abstimmungsaufgabe oder des Objekts innerhalb eines Abstimmungsmanagementsystems.

Der Buchungskreis repräsentiert die spezifische juristische Einheit oder Tochtergesellschaft innerhalb einer Unternehmensgruppe, für die der Periodenabschluss durchgeführt wird. Die Finanzkonsolidierung erfordert oft das Schließen der Bücher für mehrere Einheiten, bevor Berichte auf Konzernebene erstellt werden.

Dieses Attribut ist entscheidend für die organisatorische Filterung und das Benchmarking. Es ermöglicht Analysten, die Effizienz und Pünktlichkeit des Abschlussprozesses über verschiedene Unternehmen innerhalb der Organisation hinweg zu vergleichen. Dies hilft, Best Practices in leistungsstarken Einheiten zu identifizieren, die anderswo repliziert werden können, sowie Einheiten, die zusätzliche Unterstützung oder Prozessverbesserungen benötigen könnten.

Ermöglicht den Vergleich und das Benchmarking des Abschlussprozesses über verschiedene juristische Einheiten hinweg, wodurch Best Practices und Verbesserungspotenziale identifiziert werden können.

Ein Standard-Organisationsfeld, das sich im Header fast aller Finanztransaktionstabellen in einem ERP-System befindet.

Die End Time markiert das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der eine spezifische Aktivität abgeschlossen wurde. Während die Start Time angibt, wann eine Aktivität begann, ist die End Time notwendig, um zu verstehen, wie lange deren Abschluss dauerte. Dies ist besonders relevant für Aufgaben mit messbarer Dauer, wie das Erstellen eines komplexen Berichts oder das Durchführen einer manuellen Abstimmung.

Im Process Mining ermöglicht die Kombination von Start Time und End Time die Berechnung der Bearbeitungszeiten von Aktivitäten. Dies ist eine grundlegende Metrik zur Identifizierung von Ineffizienzen und ressourcenintensiven Schritten. Die Analyse der Bearbeitungszeiten hilft, zwischen der Zeit, die aktiv an einer Aufgabe gearbeitet wurde, und der Zeit, die auf den Beginn des nächsten Schritts gewartet wurde, zu unterscheiden, was eine detailliertere Sicht auf die Prozessleistung bietet.

Ermöglicht die Berechnung der Bearbeitungszeit von Aktivitäten, die entscheidend ist, um ineffiziente Aufgaben und Ressourcenengpässe zu identifizieren.

Kann als 'Abschlussdatum', 'Datum der letzten Änderung' oder als Statusänderungs-Timestamp in den Transaktions- oder Logtabellen des Quellsystems gefunden werden.

Die Journalbuchungs-ID ist eine eindeutige Nummer oder ein Code, der ein einzelnes Buchhaltungsdokument identifiziert. Diese Dokumente sind der primäre Mechanismus zur Erfassung finanzieller Transaktionen, einschließlich Standardbuchungen, Abgrenzungen und Anpassungen, die während des Periodenabschlusses vorgenommen werden.

Dieses Attribut ermöglicht eine detaillierte Analyse der Journalbuchungsverarbeitung. Durch die Verknüpfung von Aktivitäten mit einer spezifischen Journalbuchungs-ID lässt sich der Lebenszyklus einer Buchung von der Erstellung bis zur Verbuchung verfolgen, einschließlich aller Prüf- und Genehmigungsschritte. Es ist unerlässlich für Dashboards, die sich auf manuelle Anpassungen konzentrieren, da es hilft, deren Volumen, Wert und Auswirkungen auf den Abschlussprozess zu quantifizieren.

Identifiziert Buchhaltungsdokumente eindeutig und ermöglicht eine detaillierte Analyse des Volumens von Journalbuchungen, der Nacharbeit und der Genehmigungszykluszeiten.

Ein Primärschlüsselfeld in Buchungsbeleg-Kopftabellen, oft als 'Belegnummer' oder 'Journal-ID' bezeichnet.

Der Transaktionsbetrag repräsentiert den finanziellen Wert eines Events, typischerweise verbunden mit Journalbuchungen oder Anpassungen. Dies kann der gesamte Dokumentwert, ein Postenwert oder der Betrag einer Anpassung in einer Abstimmung sein.

Dieses Attribut fügt der Prozessanalyse eine kritische geschäftliche Kontextebene hinzu. Es ermöglicht die Priorisierung von Problemen basierend auf ihrer finanziellen Auswirkung. Zum Beispiel kann die Analyse des Wertes manueller Journalbuchungen dazu beitragen, Automatisierungsbemühungen auf die bedeutendsten Anpassungen zu konzentrieren. Es hilft auch bei der Risikobewertung, indem es hochvolumige Transaktionen identifiziert, die möglicherweise strengere Kontrollen oder Genehmigungen erfordern.

Bietet finanziellen Kontext zu Prozess-Events, ermöglicht die Analyse der monetären Auswirkungen von Anpassungen und hilft, Verbesserungen nach Wert zu priorisieren.

Findet sich in Finanzbelegpositionen oder Kopftabellen, oft in Feldern für lokale und Konzernwährung.

Dieses Attribut identifiziert den einzelnen Mitarbeiter oder Systembenutzer, der für die Ausführung einer bestimmten Aufgabe im Periodenabschlussprozess verantwortlich ist. Dies könnte der Buchhalter sein, der eine Journalbuchung vorgenommen hat, der Manager, der eine Abstimmung genehmigt hat, oder der Analyst, der die Finanzberichte erstellt hat.

Die Analyse des Prozesses nach dem verantwortlichen Benutzer ist entscheidend, um die Arbeitslastverteilung, die Teamleistung und den Schulungsbedarf zu verstehen. Sie kann aufdecken, ob bestimmte Personen Bottlenecks darstellen oder ob die Arbeit ungleichmäßig im Team verteilt ist. Diese menschenzentrierte Analyse hilft beim Ressourcenmanagement und bei der Optimierung der Teamproduktivität während der anspruchsvollen Abschlussperiode.

Ermöglicht die Analyse der Arbeitslastverteilung, der Teamproduktivität und die Identifizierung individueller Schulungsmöglichkeiten oder Ressourcenengpässe.

Findet sich in Feldern wie 'Benutzername', 'Erstellt von', 'Mitarbeiter-ID' oder 'Eigentümer' in Finanzbelegköpfen und Workflow-Aufgabenprotokollen.

Die Abstimmungs-ID identifiziert eindeutig einen einzelnen Abstimmungsvorgang, zum Beispiel die Abstimmung eines bestimmten Bankkontos für eine spezifische Periode. Sie fungiert als Unter-Case innerhalb des gesamten Periodenabschlussprozesses und gruppiert Aktivitäten wie Vorbereitung, Überprüfung und Genehmigung für diese eine Abstimmung.

Die Verfolgung dieser ID ist entscheidend für jede detaillierte Analyse des Abstimmungs-Subprozesses. Sie ermöglicht die Messung der End-to-End-Abstimmungszykluszeit, von der Initiierung bis zur endgültigen Genehmigung. Sie ermöglicht auch die Berechnung von Nacharbeitsquoten durch die Identifizierung von Abstimmungen, die abgelehnt und zur Korrektur zurückgesendet werden.

Ermöglicht eine detaillierte Analyse des Abstimmungsprozesses, einschließlich Zykluszeiten, Nacharbeitsraten und Engpässen auf Ebene der einzelnen Abstimmung.

Ein primärer Identifikator in spezialisierten Kontenabstimmungssystemen oder -modulen.

Dieses Attribut klassifiziert Abstimmungen in logische Gruppen basierend auf ihrer Art. Gängige Typen sind Bilanz-, Bank-, Intercompany-, Anlagevermögens- oder GuV-Abstimmungen. Jeder Typ kann ein unterschiedliches Maß an Komplexität, Risiko und Standardverfahren aufweisen.

Die Segmentierung der Analyse nach Abstimmungstyp ermöglicht einen aussagekräftigeren Leistungsvergleich. Beispielsweise ist zu erwarten, dass Intercompany-Abstimmungen komplexer und zeitaufwändiger sein könnten als einfache Bankabstimmungen. Dieses Attribut hilft, realistische Leistungsziele festzulegen und spezifische Herausforderungen innerhalb jeder Kategorie der Abstimmungsarbeit zu identifizieren.

Ermöglicht Leistungsbenchmarking über verschiedene Abstimmungskategorien hinweg und bietet eine nuanciertere Sicht auf Prozessherausforderungen und -effizienz.

Abgeleitet aus den Eigenschaften des Hauptbuchkontos oder als spezifisches Kategoriefeld in einem Abstimmungsmanagement-Tool gespeichert.

Das Attribut Abteilung spezifiziert die Geschäftseinheit, wie Finanzen, Controlling oder Kreditorenbuchhaltung, die für eine bestimmte Aktivität verantwortlich ist. Es bietet eine funktionale Sicht auf den Prozess, die die Sicht der juristischen Einheit, bereitgestellt durch den Buchungskreis, ergänzt.

Die Analyse des Prozesses nach Abteilung hilft, Übergaben und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams zu verstehen. Sie kann Verzögerungen aufzeigen, die durch das Warten auf die Fertigstellung einer Voraussetzung durch eine andere Abteilung entstehen. Diese Informationen sind wertvoll, um die abteilungsübergreifende Kommunikation zu verbessern und Workflows zu straffen, die mehrere Teams umfassen.

Hilft, Prozessübergaben und Leistungen verschiedener Funktionsteams zu analysieren und Möglichkeiten für eine bessere abteilungsübergreifende Zusammenarbeit aufzuzeigen.

Kann aus Benutzerstammdaten, Kostenstelleninformationen, die mit Transaktionen verknüpft sind, oder direkt in Workflow-Managementsystemen abgeleitet werden.

Das geplante Abschlussdatum, oder Zieldatum, ist die Frist, die für den Abschluss des gesamten Periodenabschlusses oder spezifischer wichtiger Meilensteine innerhalb dessen festgelegt wird. Dies ist eine Schlüsselkomponente des Abschlusskalenders, den Finanzteams zur Verwaltung ihrer Aktivitäten nutzen.

Durch den Vergleich des tatsächlichen Abschlussdatums des Prozesses mit diesem geplanten Datum können Organisationen ihre On-Time Close Rate messen, eine kritische KPI für die Finanzfunktion. Die Analyse von Planabweichungen hilft Teams, die Ursachen für Verzögerungen zu verstehen und ihre Planung und Ausführung in zukünftigen Perioden zu verbessern. Sie verwandelt die Prozessanalyse von einer rein deskriptiven in eine präskriptive, die sich auf die Einhaltung von Fristen konzentriert.

Ermöglicht die Messung der pünktlichen Leistung gegenüber dem Abschlusskalender und hilft, chronische Verzögerungen zu identifizieren und die zukünftige Planung zu verbessern.

Gepflegt in Abschlussmanagement- oder Aufgabenmanagementanwendungen oder potenziell in einem zentralen Kalender oder einer Tabelle gespeichert.

Das Hauptbuchkonto ist ein grundlegendes Element der Finanzbuchhaltung und repräsentiert eine spezifische Art von Vermögenswert, Verbindlichkeit, Eigenkapital, Ertrag oder Aufwand. Im Kontext des Periodenabschlusses sind Aktivitäten wie Journaleinträge und Abstimmungen immer an ein oder mehrere Hauptbuchkonten gebunden.

Die Analyse des Prozesses nach Hauptbuchkonto ermöglicht eine granularere Sicht auf den Abschlussaufwand. Sie kann helfen zu identifizieren, welche Konten am schwierigsten oder zeitaufwändigsten abzustimmen sind oder welche die meisten Korrekturbuchungen erfordern. Diese Erkenntnis kann Bemühungen zur Vereinfachung des Kontenplans oder zur Verbesserung der Buchhaltungspraktiken für spezifische Hochrisiko- oder Hochvolumenkonten leiten.

Ermöglicht eine granulare Analyse, um zu ermitteln, welche Konten am komplexesten oder zeitaufwändigsten abzustimmen sind, und leitet so gezielte Prozessverbesserungen an.

Findet sich in den Positionsdetails von Journaleintragstabellen und als Schlüssel-Attribut in Kontenabstimmungssystemen.

Das Attribut „Ist automatisiert“ ist ein boolesches Flag (wahr/falsch), das zwischen Aufgaben unterscheidet, die von einer Person ausgeführt werden, und solchen, die von einem Systemprozess erledigt werden, wie einem geplanten Batch-Job oder einem Robotic Process Automation (RPA) Bot. Dies ist entscheidend, um den Automatisierungsgrad im Abschlussprozess zu verstehen.

Die Analyse des Prozesses unter dieser Dimension hilft, den Einfluss von Automatisierungsinitiativen zu quantifizieren. Unternehmen können so den Prozentsatz automatisierter gegenüber manuellen Aktivitäten verfolgen, Top-Kandidaten für zukünftige Automatisierungen identifizieren und überprüfen, ob bestehende Automatisierungen wie erwartet funktionieren. Diese Perspektive ist unerlässlich für jede Organisation, die sich auf digitale Transformation und die Steigerung der Effizienz ihrer Finanzfunktion konzentriert.

Unterscheidet zwischen menschlichen und Systemaufgaben und ermöglicht die Messung des Automatisierungsgrades sowie die Identifizierung neuer Automatisierungsmöglichkeiten.

Kann aus der Benutzer-ID (z. B. System- oder Bot-Benutzer), Transaktionscodes, die mit Batch-Jobs verknüpft sind, oder spezifischen Flags von Workflow-Tools abgeleitet werden.

Der Journaleintragstyp kategorisiert Buchungsbelege nach ihrem Zweck oder ihrer Natur. Gängige Typen umfassen Standardeinträge aus Nebenbüchern, manuelle Anpassungen, Abgrenzungen, Umbuchungen und Stornobuchungen. Diese Klassifizierung liefert wichtigen Kontext darüber, warum ein Journaleintrag erstellt wurde.

Die Analyse des Prozesses nach Journaleintragstyp hilft, routinemäßige, automatisierte Buchungen von nicht-standardmäßigen, manuellen Eingriffen zu unterscheiden. Ein hohes Volumen an 'Korrektur'- oder 'manuellen' Einträgen kann auf Probleme in vorgelagerten Prozessen oder einen Mangel an Automatisierung hinweisen. Diese Analyse ist entscheidend, um Möglichkeiten zur Prozessstandardisierung und zur Reduzierung des manuellen Aufwands während des Abschlusses zu identifizieren.

Kategorisiert Journale, um zwischen routinemäßigen und außergewöhnlichen Einträgen zu unterscheiden, was hilft, den Einfluss manueller Anpassungen zu quantifizieren und zu analysieren.

Typischerweise als „Dokumenttyp“ oder ähnliches Klassifizierungsfeld im Buchhaltungsdokumentenkopf gespeichert.