Il vostro template dati per Record to Report, chiusura e riconciliazione

L'Activity Name descrive un passaggio del processo, come "Scrittura contabile registrata" o "Periodo chiuso". Queste attività formano la sequenza di eventi del periodo finanziario.

Analizzare la sequenza e la durata è il cuore del Process Mining. Aiuta a scoprire il flusso reale, identificare i colli di bottiglia e le deviazioni dalla procedura standard. Nomi di attività diversi permettono di segmentare il processo per concentrarsi su sottoprocessi specifici come la riconciliazione o il consolidamento.

Questo attributo  fondamentale per visualizzare la mappa di processo, identificare i colli di bottiglia e comprendere la sequenza degli eventi nel ciclo di chiusura.

Derivato da codici transazione, Event Log, descrizioni di attività in un Workflow tool o cambi di stato dei documenti nel sistema finanziario.

Il Financial Period rappresenta il periodo contabile (es. "2023-12") in cui avvengono le attività di chiusura. Funge da Case centrale che collega tutti gli eventi in un'unica istanza di processo.

Nel Process Mining, raggruppare le attività per periodo finanziario permette di misurare il tempo di ciclo totale e confrontare i diversi periodi per identificare trend e miglioramenti. Usandolo come Case ID, ogni registrazione e approvazione viene contestualizzata nello stesso sforzo di chiusura.

È l'identificatore essenziale del case che raggruppa tutte le attività correlate, consentendo l'analisi end-to-end dei tempi di ciclo e dell'efficienza della chiusura.

Si trova solitamente nelle intestazioni o nelle sezioni dati generali dei documenti finanziari e nei sistemi di gestione delle attivit relativi alla chiusura del periodo.

L'Event Time acquisisce la data e l'ora precise in cui è iniziata un'attività. Questo timestamp è fondamentale per ordinare gli eventi cronologicamente e ricostruire il flusso del processo per ogni periodo finanziario. Serve come punto di partenza per tutta l'analisi di Process Mining basata sul tempo.

L'accuratezza dell'Event Time è cruciale per calcolare KPI come i tempi di ciclo e i tempi di attesa tra le attività. Analizzando le differenze temporali tra eventi consecutivi, le aziende possono individuare i ritardi e comprendere le dinamiche temporali del loro processo di chiusura. Queste informazioni sono essenziali per identificare opportunità per accelerare la chiusura e migliorare l'efficienza.

Questo timestamp obbligatorio  necessario per ordinare correttamente gli eventi, calcolare i tempi di ciclo tra le attivit e misurare la durata complessiva del processo di chiusura.

Solitamente si trova come 'Data creazione', 'Data registrazione' o 'Data inizio' nei log delle transazioni, nelle intestazioni dei documenti o nelle tabelle eventi del sistema di workflow.

L'attributo Source System indica l'applicazione o il modulo di origine in cui  stata registrata un'attivit. In un panorama IT complesso, il processo di chiusura coinvolge spesso più sistemi, come un ERP per le scritture contabili, uno strumento di riconciliazione per la convalida dei conti e un sistema di consolidamento per il reporting.

Tracciare il sistema sorgente per ogni evento aiuta a comprendere l'impronta tecnologica del processo. Consente di evidenziare le dipendenze tra i sistemi e identificare problemi relativi all'integrazione dei dati o alle prestazioni di uno specifico applicativo. Questa vista  preziosa per i responsabili IT e Finance che desiderano semplificare il parco software o diagnosticare ritardi causati da un sistema particolare.

Identifica dove avviene ogni passaggio del processo, aiutando a comprendere i passaggi tra i sistemi e a diagnosticare i colli di bottiglia tecnologici.

Queste informazioni fanno spesso parte del framework di estrazione dati o si trovano nei campi dei metadati tecnici all'interno delle tabelle sorgente.

Questo attributo registra la data e l'ora dell'ultimo aggiornamento del dataset. Fornisce un contesto cruciale per l'analisi, indicando la freschezza dei dati e il punto di interruzione per gli eventi inclusi. Per un processo dinamico come la chiusura del periodo,  vitale per le dashboard di monitoraggio in tempo reale.

Conoscere l'attualit dei dati  essenziale per gli stakeholder che si affidano al process mining per prendere decisioni. Garantisce la consapevolezza se si sta visualizzando una vista storica completa o un'istantanea quasi in tempo reale di un processo di chiusura in corso. Questo timestamp  un metadato chiave per l'integrit dei dati e la fiducia degli utenti.

Fornisce il contesto sulla freschezza dei dati, assicurando agli utenti di comprendere quanto sia aggiornata l'analisi del processo.

Questi sono tipicamente metadati generati durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL).

Il Company Code rappresenta l'entità legale o la sussidiaria per cui viene eseguita la chiusura. Questo attributo è fondamentale per il filtraggio e il benchmarking.

Permette di confrontare l'efficienza della chiusura tra diverse società del gruppo, identificando le best practice delle entità più performanti da replicare altrove e individuando quelle che necessitano di supporto o miglioramenti.

Consente il confronto e il benchmarking del processo di chiusura tra diverse entità legali, aiutando a identificare best practice e aree di miglioramento.

Un campo organizzativo standard presente nella testata di quasi tutte le tabelle delle transazioni finanziarie in un sistema ERP.

L'ID della scrittura contabile  un numero o codice univoco che identifica un singolo documento contabile. Questi documenti sono lo strumento principale per registrare le transazioni finanziarie, incluse le voci standard, i ratei, i risconti e le rettifiche effettuate durante la chiusura del periodo.

Questo attributo consente un'analisi dettagliata dell'elaborazione delle scritture contabili. Collegando le attivit a uno specifico ID scrittura,  possibile tracciare l'intero ciclo di vita di una registrazione dalla creazione alla pubblicazione, inclusi i passaggi di revisione e approvazione. 
fondamentale per le dashboard dedicate alle rettifiche manuali, poich aiuta a quantificarne il volume, il valore e l'impatto sul processo di chiusura.

Identifica in modo univoco i documenti contabili, consentendo un'analisi dettagliata del volume delle scritture, delle rilavorazioni e dei tempi del ciclo di approvazione.

Un campo chiave primaria nelle tabelle testata dei documenti contabili, spesso denominato "Numero Documento" o "ID Scrittura".

Transaction Amount rappresenta il valore finanziario di un evento, solitamente associato a scritture contabili o rettifiche. Può trattarsi del valore totale del documento, del valore di una singola voce o dell'importo di una rettifica in una riconciliazione.

Questo attributo aggiunge un livello di contesto aziendale critico all'analisi del processo. Consente di dare priorit ai problemi in base all'impatto finanziario. Ad esempio, analizzare il valore delle scritture manuali può aiutare a focalizzare gli sforzi di automazione sulle rettifiche più rilevanti. Aiuta inoltre nella valutazione del rischio, identificando transazioni di alto valore che potrebbero richiedere controlli o approvazioni più stringenti.

Fornisce un contesto finanziario agli eventi del processo, consentendo di analizzare l'impatto monetario delle rettifiche e dare priorità ai miglioramenti.

Presente nelle tabelle delle righe o delle testate dei documenti finanziari, spesso nei campi della valuta locale e di gruppo.

L'End Time segna il momento esatto in cui un'attività si è conclusa. Insieme allo Start Time, permette di calcolare i tempi di elaborazione.

Nel Process Mining, questa metrica è fondamentale per identificare i passaggi inefficienti. Analizzare i tempi di elaborazione aiuta a distinguere tra il tempo di lavoro attivo e il tempo di attesa, offrendo una visione dettagliata delle performance del processo.

Consente il calcolo del tempo di elaborazione dell'attività, fondamentale per identificare task inefficienti e colli di bottiglia delle risorse.

Può essere trovato come "Data di completamento", "Data ultima modifica" o timestamp di cambio stato nelle tabelle delle transazioni o dei log del sistema sorgente.

Lo stato della riconciliazione indica la fase in cui si trova il processo in un dato momento. Gli stati comuni includono "Non iniziato", "In corso", "Inviato", "Rifiutato" e "Approvato".

Analizzare i cambi di stato è il modo principale per ricostruire il flusso del processo. Lo stato è fondamentale per misurare KPI come il First-Pass Reconciliation Rate, ovvero la percentuale di riconciliazioni approvate al primo colpo. Aiuta anche a identificare quali conti o reparti hanno un alto tasso di rifiuti, segnalando potenziali problemi di qualità o necessità di formazione.

Traccia l'avanzamento delle riconciliazioni, consentendo di misurare i tassi di rilavorazione, i tempi di approvazione e l'efficienza complessiva del sottoprocesso.

Un campo di stato sull'attività o sull'oggetto di riconciliazione all'interno di un sistema di gestione delle riconciliazioni.

Questo attributo identifica il dipendente o l'utente di sistema responsabile di un'attivit specifica nella chiusura del periodo. Può trattarsi del contabile che ha registrato una scrittura, del manager che ha approvato una riconciliazione o dell'analista che ha generato i bilanci.

Analizzare il processo per Utente Responsabile  fondamentale per comprendere la distribuzione del carico di lavoro, le performance del team e identificare eventuali esigenze di formazione. Può rivelare se certe persone rappresentano dei colli di bottiglia o se il lavoro  distribuito in modo non uniforme. Questa analisi incentrata sul fattore umano aiuta nella gestione delle risorse e nell'ottimizzazione della produttivit durante il periodo di forte pressione della chiusura.

Consente di analizzare la distribuzione del carico di lavoro, la produttività del team e di identificare opportunità di formazione individuale o vincoli di risorse.

Presente in campi come "Nome utente", "Creato da", "ID dipendente" o "Proprietario" nelle testate dei documenti finanziari e nei log delle attività di workflow.

Il conto contabile (GL Account) è l'elemento base della contabilità. Durante la chiusura, le attività sono sempre legate a uno o più conti.

Analizzare il processo per conto contabile offre una vista granulare. Aiuta a identificare quali conti sono più complessi da riconciliare o richiedono più rettifiche, guidando la semplificazione del piano dei conti o il miglioramento delle pratiche contabili per i conti ad alto rischio.

Permette un'analisi granulare per identificare quali conti sono più complessi o richiedono più tempo per essere riconciliati, guidando miglioramenti mirati del processo.

Presente nei dettagli delle righe delle tabelle delle scritture contabili e come attributo chiave nei sistemi di riconciliazione dei conti.

La data di completamento pianificata, o data target,  la scadenza fissata per l'intera chiusura del periodo o per specifiche tappe fondamentali. Si tratta di una componente chiave del calendario di chiusura che i team Finance utilizzano per gestire le proprie attivit.

Confrontando la data di chiusura effettiva con quella pianificata, le aziende possono misurare l'On-Time Close Rate, un KPI critico per la funzione finanziaria. L'analisi degli scostamenti rispetto al piano aiuta a comprendere le cause profonde dei ritardi e a migliorare la pianificazione futura, trasformando l'analisi del processo da puramente descrittiva a prescrittiva per il rispetto delle scadenze.

Consente di misurare la puntualità rispetto al calendario di chiusura, aiutando a identificare ritardi cronici e migliorare la pianificazione futura.

Mantenuto in applicazioni di gestione della chiusura o delle attività, o potenzialmente memorizzato in un calendario o foglio di calcolo centrale.

L'attributo Department specifica l'unità aziendale (es. Finance, Controlling) responsabile di un'attività. Fornisce una vista funzionale del processo.

Analizzare il processo per dipartimento aiuta a capire i passaggi di consegne e la collaborazione. Può evidenziare ritardi dovuti all'attesa che un altro reparto completi un task preliminare, migliorando la comunicazione interfunzionale.

Aiuta ad analizzare i passaggi di consegne e le prestazioni tra diversi team funzionali, evidenziando opportunità per una migliore collaborazione interaziendale.

Può essere derivato dai dati anagrafici utente, dalle informazioni sui centri di costo collegate alle transazioni o specificato direttamente nei sistemi di gestione dei workflow.

L'attributo Is Automated  un flag booleano (vero/falso) che distingue tra le attivit eseguite da una persona e quelle effettuate da un sistema, come job batch pianificati o bot di Robotic Process Automation (RPA). Questo dato  fondamentale per valutare il livello di automazione nel processo di chiusura.

L'analisi basata su questa dimensione permette di quantificare l'impatto dei progetti di automazione. Consente alle aziende di monitorare la percentuale di attivit automatizzate rispetto a quelle manuali, individuare i migliori candidati per future automazioni e verificare che quelle esistenti funzionino come previsto. Questa prospettiva  essenziale per ogni organizzazione che punti alla trasformazione digitale e all'efficienza della funzione Finance.

Distingue tra attività umane e di sistema, consentendo di misurare i livelli di automazione e identificare nuove opportunità.

Può essere derivato dall'ID utente (es. utenti di sistema o bot), dai codici transazione associati ai job batch o da flag specifici degli strumenti di Workflow.

L'ID di riconciliazione identifica in modo univoco una singola attivit di riconciliazione, ad esempio quella di un conto bancario specifico per un determinato periodo. Funziona come un sottocaso all'interno del processo di chiusura generale, raggruppando attivit come preparazione, revisione e approvazione.

Il tracciamento di questo ID  fondamentale per l'analisi dettagliata del sottoprocesso di riconciliazione. Consente di misurare il tempo di ciclo end-to-end, dall'avvio all'approvazione finale. Permette inoltre di calcolare i tassi di rilavorazione (rework), individuando le riconciliazioni rifiutate e rimandate indietro per correzioni.

Consente un'analisi dettagliata del sottoprocesso di riconciliazione, inclusi tempi di ciclo, tassi di ri-lavorazione e colli di bottiglia a livello di singola riconciliazione.

Un identificatore primario all'interno di sistemi o moduli specializzati per la riconciliazione dei conti.

Questo attributo classifica le riconciliazioni in gruppi logici basati sulla loro natura. I tipi comuni includono riconciliazioni di bilancio, bancarie, intercompany, cespiti o conto economico. Ogni tipo può avere diversi livelli di complessit, rischio e procedure standard.

Segmentare l'analisi per Tipo di Riconciliazione consente un confronto delle performance più significativo. Ad esempio,  prevedibile che le riconciliazioni intercompany siano più complesse di quelle bancarie. Questo attributo aiuta a fissare obiettivi realistici e a identificare sfide specifiche all'interno di ogni categoria.

Consente il benchmarking delle prestazioni tra diverse categorie di riconciliazioni, offrendo una visione più dettagliata delle sfide e dell'efficienza del processo.

Derivato dalle proprietà del conto contabile o memorizzato come campo di categoria specifico in uno strumento di gestione delle riconciliazioni.

Il tipo di scrittura contabile categorizza i documenti in base al loro scopo. I tipi comuni includono registrazioni standard dai libri ausiliari, rettifiche manuali, ratei/risconti, riclassificazioni e storni. Questa classificazione fornisce il contesto sul motivo per cui è stata creata una scrittura.

Analizzare il processo per tipo di scrittura aiuta a distinguere le registrazioni di routine automatizzate dagli interventi manuali non standard. Un volume elevato di voci di "rettifica" o "manuali" può indicare problemi nei processi a monte o una mancanza di automazione. Questa analisi è fondamentale per standardizzare i processi e ridurre lo sforzo manuale durante la chiusura.

Categorizza le scritture per distinguere tra registrazioni di routine ed eccezionali, aiutando a quantificare e analizzare l'impatto delle rettifiche manuali.

Solitamente memorizzato come 'Tipo documento' o campo di classificazione simile nell'intestazione del documento contabile.