Su Plantilla de Datos para Registro a Informe (R2R) - Cierre de Período y Conciliación

La Hora del Evento captura la fecha y hora precisas en que comenzó una actividad. Esta marca de tiempo es crucial para ordenar los eventos cronológicamente y reconstruir el flujo del proceso para cada periodo financiero. Sirve como punto de partida para todo análisis de Process Mining basado en el tiempo.

La precisión de la Hora del Evento es crítica para calcular indicadores clave de rendimiento como los tiempos de ciclo y los tiempos de espera entre actividades. Al analizar las diferencias de tiempo entre eventos consecutivos, las empresas pueden identificar demoras y comprender la dinámica temporal de su proceso de cierre. Esta información es esencial para identificar oportunidades para acelerar el cierre y mejorar la eficiencia.

Esta marca de tiempo obligatoria es requerida para ordenar los eventos correctamente, calcular los tiempos de ciclo entre actividades y medir la duración total del proceso de cierre.

Normalmente se encuentra como 'Fecha de Creación', 'Fecha de Contabilización' o 'Fecha de Inicio' en registros de transacciones, cabeceras de documentos o tablas de eventos del sistema de flujo de trabajo.

El Nombre de la Actividad describe un paso discreto en el proceso de cierre y conciliación del periodo, como 'Asiento de Diario Registrado', 'Conciliación Aprobada' o 'Periodo Cerrado'. Estas actividades forman la secuencia de eventos que constituyen el proceso de extremo a extremo para un periodo financiero dado.

Analizar la secuencia y duración de estas actividades es el núcleo de Process Mining. Ayuda a descubrir el flujo real del proceso, identificar cuellos de botella donde las actividades tardan demasiado y descubrir desviaciones del procedimiento estándar. Diferentes nombres de actividades permiten la segmentación del proceso para centrarse en subprocesos específicos como la conciliación o la consolidación.

Este atributo es fundamental para visualizar el mapa de procesos, identificar cuellos de botella y comprender la secuencia de eventos en el ciclo de cierre.

Derivado de códigos de transacción, registros de eventos, descripciones de tareas en una herramienta de flujo de trabajo o cambios de estado de documentos en el sistema financiero.

El Periodo Financiero representa el periodo contable específico, como '2023-12' o 'Q4-2023', bajo el cual se realizan todas las actividades de cierre. Funciona como el caso central que vincula eventos dispares, desde el cierre del subledger hasta la generación del estado financiero final, en una única instancia de proceso de extremo a extremo.

En Process Mining, analizar las actividades agrupadas por Periodo Financiero permite medir el tiempo total del ciclo de fin de periodo. Permite comparaciones entre diferentes periodos para identificar tendencias, mejoras o degradaciones en el rendimiento. Al usar esto como ID de caso, todos los asientos de diario, conciliaciones y aprobaciones relacionados se contextualizan dentro del mismo esfuerzo de cierre.

Es el identificador de caso esencial que agrupa todas las actividades relacionadas, permitiendo el análisis de extremo a extremo del tiempo de ciclo y la eficiencia del proceso de cierre del periodo.

Generalmente se encuentra en la cabecera o en las secciones de datos generales de los documentos financieros y sistemas de gestión de tareas relacionados con el cierre del período.

El atributo 'Sistema de Origen' indica la aplicación o módulo de origen donde se registró una actividad. En un entorno de TI complejo, el proceso de cierre de período a menudo involucra múltiples sistemas, como un ERP para asientos contables, una herramienta de conciliación para la validación de cuentas y un sistema de consolidación para la elaboración de informes.

El seguimiento del sistema de origen para cada evento ayuda a comprender la huella tecnológica del proceso. Puede resaltar dependencias entre sistemas e identificar problemas relacionados con la integración de datos o el rendimiento específico del sistema. Esta visión es valiosa para los líderes de TI y finanzas que buscan optimizar su panorama de aplicaciones o diagnosticar retrasos en el proceso causados por un sistema en particular.

Identifica dónde ocurre cada paso del proceso, ayudando a comprender los traspasos entre sistemas y a diagnosticar cuellos de botella relacionados con la tecnología.

Esta información a menudo forma parte del marco de extracción de datos o se puede encontrar en campos de metadatos técnicos dentro de las tablas de origen.

Este atributo registra la fecha y hora de la última actualización del conjunto de datos. Proporciona un contexto crucial para cualquier análisis, indicando la frescura de los datos y el punto de corte para los eventos incluidos. Para un proceso dinámico como el cierre de período, esto es vital para los dashboards de monitoreo en tiempo real.

Comprender la actualidad de los datos es esencial para los stakeholders que confían en el análisis de minería de procesos para la toma de decisiones. Asegura que sean conscientes de si están viendo una vista completa e histórica o una instantánea casi en tiempo real de un proceso de cierre en curso. Esta marca de tiempo es una pieza clave de metadatos para mantener la integridad de los datos y la confianza del usuario.

Proporciona contexto sobre la actualidad de los datos, asegurando que los usuarios comprendan cuán actual es el análisis del proceso.

Esto es típicamente metadata generada durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) de datos.

El Estado de Conciliación indica el estado de una conciliación de cuentas en un momento dado. Los estados comunes incluyen 'No Iniciada', 'En Curso', 'Enviada para Revisión', 'Rechazada' y 'Aprobada'. Estos estados a menudo corresponden a las actividades del proceso.

Analizar los cambios de estado es una forma principal de reconstruir el flujo del proceso de conciliación. El estado es clave para medir indicadores de rendimiento como la Tasa de Conciliación de Primer Intento, que rastrea el porcentaje de conciliaciones aprobadas sin rechazos. También ayuda a identificar qué cuentas o departamentos tienen una alta tasa de rechazos, lo que señala posibles problemas de calidad o capacitación.

Rastrea el progreso de las conciliaciones, permitiendo la medición de las tasas de retrabajo, los tiempos de aprobación y la eficiencia general del subproceso de conciliación.

Un campo de estado en la tarea o objeto de conciliación dentro de un sistema de gestión de conciliaciones.

La Hora de Fin marca la fecha y hora precisas en que concluyó una actividad específica. Mientras que la Hora de Inicio le dice cuándo comenzó una actividad, la Hora de Fin es necesaria para comprender cuánto tiempo tardó en completarse. Esto es particularmente relevante para tareas con una duración medible, como generar un informe complejo o realizar una conciliación manual.

En Process Mining, la combinación de Hora de Inicio y Hora de Fin permite el cálculo de los tiempos de procesamiento de la actividad. Esta es una métrica fundamental para identificar ineficiencias y pasos que consumen muchos recursos. Analizar los tiempos de procesamiento ayuda a diferenciar entre el tiempo dedicado a trabajar activamente en una tarea y el tiempo dedicado a esperar que comience el siguiente paso, proporcionando una visión más detallada del rendimiento del proceso.

Permite el cálculo del tiempo de procesamiento de la actividad, que es crucial para identificar tareas ineficientes y cuellos de botella de recursos.

Se puede encontrar como 'Fecha de finalización', 'Fecha de última modificación' o una marca de tiempo de cambio de estado en las tablas de transacciones o registros del sistema de origen.

El ID de Asiento Contable es un número o código único que identifica un solo documento contable. Estos documentos son el mecanismo principal para registrar transacciones financieras, incluyendo asientos estándar, provisiones y ajustes realizados durante el cierre del período.

Este atributo permite un análisis detallado del procesamiento de asientos contables. Al vincular actividades a un ID de Asiento Contable específico, se puede rastrear el ciclo de vida de un asiento desde su creación hasta su contabilización, incluyendo cualquier paso de revisión y aprobación. Es esencial para los dashboards enfocados en ajustes manuales, ya que ayuda a cuantificar su volumen, valor e impacto en el proceso de cierre.

Identifica de forma única los documentos contables, permitiendo un análisis detallado del volumen de asientos contables, el retrabajo y los tiempos de ciclo de aprobación.

Un campo de clave principal en las tablas de cabecera de documentos contables, a menudo etiquetado como 'Número de Documento' o 'ID de Asiento'.

El Importe de la Transacción representa el valor financiero de un evento, normalmente asociado con asientos contables o ajustes. Este puede ser el valor total del documento, el valor de una partida o el importe de un ajuste en una conciliación.

Este atributo añade una capa crítica de contexto de negocio al análisis del proceso. Permite la priorización de problemas basada en el impacto financiero. Por ejemplo, analizar el valor de los asientos contables manuales puede ayudar a centrar los esfuerzos de automatización en los ajustes más significativos. También ayuda en la evaluación de riesgos al identificar transacciones de alto valor que pueden requerir controles o aprobaciones más estrictos.

Proporciona contexto financiero a los eventos del proceso, permitiendo el análisis del impacto monetario de los ajustes y ayudando a priorizar mejoras basadas en el valor.

Se encuentra en las tablas de partidas individuales o cabeceras de documentos financieros, a menudo en campos de moneda local y de grupo.

El Código de la Compañía representa la entidad legal o subsidiaria específica dentro de un grupo corporativo para la cual se está ejecutando el cierre del periodo. La consolidación financiera a menudo requiere cerrar los libros de múltiples entidades antes de crear informes a nivel de grupo.

Este atributo es crítico para el filtrado organizacional y el benchmarking. Permite a los analistas comparar la eficiencia y puntualidad del proceso de cierre entre diferentes empresas dentro de la organización. Esto ayuda a identificar las mejores prácticas en entidades de alto rendimiento que pueden replicarse en otros lugares, así como entidades que pueden requerir apoyo adicional o mejoras en el proceso.

Permite la comparación y el benchmarking del proceso de cierre entre diferentes entidades legales, ayudando a identificar las mejores prácticas y áreas de mejora.

Un campo organizativo estándar que se encuentra en la cabecera de casi todas las tablas de transacciones financieras en un sistema ERP.

Este atributo identifica al empleado individual o usuario del sistema responsable de ejecutar una tarea específica en el proceso de cierre de período. Esto podría ser el contador que contabilizó un asiento, el gerente que aprobó una conciliación o el analista que generó los estados financieros.

Analizar el proceso por Usuario Responsable es esencial para comprender la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento del equipo y la identificación de necesidades de capacitación. Puede revelar si ciertos individuos son cuellos de botella o si el trabajo está distribuido de manera desigual en el equipo. Este análisis centrado en el ser humano ayuda en la gestión de recursos y la optimización de la productividad del equipo durante el período de cierre de alta presión.

Permite el análisis de la distribución de la carga de trabajo, la productividad del equipo y la identificación de oportunidades de capacitación individual o limitaciones de recursos.

Se encuentra en campos como 'Nombre de Usuario', 'Creado por', 'ID de Empleado' o 'Propietario' en las cabeceras de documentos financieros y en los registros de tareas de flujo de trabajo.

El atributo 'Es Automatizado' es un indicador booleano (verdadero/falso) que distingue entre tareas ejecutadas por una persona y aquellas realizadas por un proceso de sistema, como un trabajo por lotes programado o un bot de automatización robótica de procesos (RPA). Esto es fundamental para comprender el nivel de automatización en el proceso de cierre.

Analizar el proceso con esta dimensión ayuda a cuantificar el impacto de las iniciativas de automatización. Permite a las empresas rastrear el porcentaje de actividades automatizadas frente a manuales, identificar los principales candidatos para futuras automatizaciones y verificar que las automatizaciones existentes funcionan como se espera. Esta perspectiva es esencial para cualquier organización enfocada en la transformación digital y en aumentar la eficiencia de su función financiera.

Distingue entre tareas humanas y de sistema, lo que permite la medición de los niveles de automatización y la identificación de nuevas oportunidades de automatización.

Se puede derivar del ID de usuario (por ejemplo, usuarios del sistema o bot), códigos de transacción asociados a tareas por lotes o indicadores específicos de herramientas de flujo de trabajo.

La Cuenta de Mayor General es un elemento fundamental en la contabilidad financiera, que representa un tipo específico de activo, pasivo, patrimonio, ingreso o gasto. En el contexto del cierre del periodo, actividades como los asientos de diario y las conciliaciones siempre están vinculadas a una o más cuentas GL.

Analizar el proceso por Cuenta GL permite una visión más granular del esfuerzo de cierre. Puede ayudar a identificar qué cuentas son las más difíciles o que consumen más tiempo para conciliar, o cuáles requieren la mayor cantidad de asientos de ajuste. Esta información puede guiar los esfuerzos para simplificar el plan de cuentas o mejorar las prácticas contables para cuentas específicas de alto riesgo o alto volumen.

Permite un análisis granular para identificar qué cuentas son las más complejas o que consumen más tiempo para conciliar, orientando mejoras de proceso específicas.

Se encuentra en los detalles de las partidas individuales de las tablas de asientos de diario y como un atributo clave en los sistemas de conciliación de cuentas.

El atributo Departamento especifica la unidad de negocio, como Finanzas, Control de Gestión o Cuentas por Pagar, responsable de una actividad en particular. Proporciona una visión funcional del proceso, complementando la visión de la entidad legal proporcionada por el Código de la Compañía.

Analizar el proceso por departamento ayuda a comprender los traspasos y la colaboración entre diferentes equipos. Puede destacar demoras causadas por la espera de que otro departamento complete una tarea prerrequisito. Esta información es valiosa para mejorar la comunicación interfuncional y agilizar los flujos de trabajo que abarcan múltiples equipos.

Ayuda a analizar los traspasos de procesos y el rendimiento entre diferentes equipos funcionales, destacando oportunidades para una mejor colaboración interdepartamental.

Se puede derivar de los datos maestros de usuario, la información del centro de costos vinculada a transacciones o especificarse directamente en sistemas de gestión de flujo de trabajo.

La Fecha de Finalización Planificada, o fecha objetivo, es la fecha límite establecida para completar el cierre de período completo o hitos importantes específicos dentro del mismo. Este es un componente clave del calendario de cierre que los equipos financieros utilizan para gestionar sus actividades.

Al comparar la fecha de finalización real del proceso con esta fecha planificada, las organizaciones pueden medir su Tasa de Cierre a Tiempo, un KPI crítico para la función financiera. Analizar las desviaciones del plan ayuda a los equipos a comprender las causas raíz de los retrasos y a mejorar su planificación y ejecución en períodos futuros. Transforma el análisis del proceso de ser puramente descriptivo a ser prescriptivo en cuanto al cumplimiento de los plazos.

Permite la medición del rendimiento a tiempo frente al calendario de cierre, ayudando a identificar demoras crónicas y mejorar la planificación futura.

Mantenido en aplicaciones de gestión de cierre o gestión de tareas, o potencialmente almacenado en un calendario central o hoja de cálculo.

El ID de Conciliación identifica de forma única un solo esfuerzo de conciliación, por ejemplo, la conciliación de una cuenta bancaria específica para un período determinado. Actúa como un subcaso dentro del proceso general de cierre de período, agrupando actividades como preparación, revisión y aprobación para esa única conciliación.

El seguimiento de este ID es crucial para cualquier análisis detallado del subproceso de conciliación. Permite medir el tiempo de ciclo de conciliación de extremo a extremo, desde su inicio hasta la aprobación final. También permite el cálculo de las tasas de retrabajo al identificar conciliaciones que son rechazadas y devueltas para corrección.

Permite un análisis detallado del subproceso de conciliación, incluyendo los tiempos de ciclo, las tasas de retrabajo y los cuellos de botella a nivel de conciliación individual.

Un identificador principal en sistemas o módulos especializados de conciliación de cuentas.

El Tipo de Asiento de Diario clasifica los documentos contables según su propósito o naturaleza. Los tipos comunes incluyen asientos estándar de subledgers, ajustes manuales, devengos, reclasificaciones y asientos de reversión. Esta clasificación proporciona un contexto importante sobre por qué se creó un asiento de diario.

Analizar el proceso por Tipo de Asiento de Diario ayuda a diferenciar los registros rutinarios y automatizados de las intervenciones manuales no estándar. Un alto volumen de asientos 'De Ajuste' o 'Manuales' puede indicar problemas en los procesos previos o falta de automatización. Este análisis es clave para identificar oportunidades de estandarización de procesos y reducir el esfuerzo manual durante el cierre.

Categoriza los asientos de diario para distinguir entre entradas rutinarias y excepcionales, ayudando a cuantificar y analizar el impacto de los ajustes manuales.

Normalmente se almacena como un 'Tipo de Documento' o campo de clasificación similar en la cabecera del documento contable.

Este atributo clasifica las conciliaciones en grupos lógicos según su naturaleza. Los tipos comunes incluyen conciliaciones de Balance, Bancarias, Intercompañía, Activos Fijos o de Pérdidas y Ganancias (P&G). Cada tipo puede tener un nivel diferente de complejidad, riesgo y procedimiento estándar.

Segmentar el análisis por Tipo de Conciliación permite una comparación de rendimiento más significativa. Por ejemplo, se espera que las conciliaciones intercompañía puedan ser más complejas y consumir más tiempo que las simples conciliaciones bancarias. Este atributo ayuda a establecer objetivos de rendimiento realistas e identificar desafíos específicos dentro de cada categoría de trabajo de conciliación.

Permite la evaluación comparativa del rendimiento entre diferentes categorías de conciliaciones, ofreciendo una visión más matizada de los desafíos del proceso y la eficiencia.

Derivado de las propiedades de la cuenta GL o almacenado como un campo de categoría específico en una herramienta de gestión de conciliaciones.