Seu Template de Dados para Record to Report - Fechamento de Período e Reconciliação

O Nome da Atividade descreve uma etapa distinta no processo de fechamento e conciliação, como "Lançamento Contábil Efetuado", "Conciliação Aprovada" ou "Período Fechado". Essas atividades formam a sequência de eventos que constituem o processo de ponta a ponta de um período financeiro.

Analisar a sequência e a duração dessas atividades é a essência do Process Mining. Isso ajuda a descobrir o fluxo real do processo, identificar gargalos onde as atividades demoram demais e descobrir desvios do procedimento padrão. Nomes de atividades diferentes permitem segmentar o processo para focar em subprocessos específicos, como conciliação ou consolidação.

Este atributo é fundamental para visualizar o mapa do processo, identificar gargalos e entender a sequência de eventos no ciclo de fechamento.

Derivado de códigos de transação, logs de eventos, descrições de tarefas em uma ferramenta de workflow ou alterações de status de documentos no sistema financeiro.

O Período Financeiro representa o período contábil específico, como "2023-12" ou "T4-2023", no qual todas as atividades de fechamento são realizadas. Ele funciona como o caso central que vincula eventos diversos, desde o fechamento dos auxiliares até a geração das demonstrações finais, em uma única instância de processo.

No Process Mining, analisar atividades agrupadas por Período Financeiro permite medir o tempo total do ciclo de fechamento. Isso viabiliza comparações entre períodos para identificar tendências ou variações de desempenho. Ao usar isso como ID de caso, todos os lançamentos, conciliações e aprovações são contextualizados dentro do mesmo esforço de fechamento.

É o identificador de caso essencial que agrupa todas as atividades relacionadas, permitindo a análise de ponta a ponta do tempo de ciclo e da eficiência do processo de fechamento.

Geralmente encontrado no cabeçalho ou nas seções de dados gerais de documentos financeiros e sistemas de gestão de tarefas relacionados ao fechamento do período.

O Horário do Evento captura a data e hora precisas em que uma atividade começou. Esse carimbo de data/hora é crucial para ordenar os eventos cronologicamente e reconstruir o fluxo do processo para cada período financeiro. Ele serve como ponto de partida para toda a análise de Process Mining baseada em tempo.

A precisão do Horário do Evento é fundamental para calcular indicadores-chave de desempenho, como tempos de ciclo e tempos de espera entre atividades. Ao analisar as diferenças de tempo entre eventos consecutivos, as empresas podem identificar atrasos e entender a dinâmica temporal de seu processo de fechamento. Esta informação é essencial para identificar oportunidades de acelerar o fechamento e aumentar a eficiência.

Este timestamp obrigatório é necessário para ordenar os eventos corretamente, calcular os tempos de ciclo entre as atividades e medir a duração total do processo de fechamento.

Geralmente encontrado como 'Data de Criação', 'Data de Lançamento' ou 'Data de Início' em logs de transação, cabeçalhos de documentos ou tabelas de eventos de sistemas de workflow.

O atributo Source System indica o aplicativo ou módulo de origem onde uma atividade foi registrada. Em um ecossistema de TI complexo, o processo de fechamento contábil geralmente envolve vários sistemas, como um ERP para os lançamentos contábeis, uma ferramenta de reconciliação para validação de contas e um sistema de consolidação para os reportes.

Rastrear o sistema de origem de cada evento ajuda a entender a pegada tecnológica do processo. Isso pode destacar dependências entre sistemas e identificar problemas relacionados à integração de dados ou ao desempenho específico de uma aplicação. Essa visão é valiosa para líderes de TI e de finanças que buscam simplificar seu parque tecnológico ou diagnosticar atrasos no processo causados por um sistema específico.

Identifica onde cada etapa do processo ocorre, ajudando a entender as integrações entre sistemas e a diagnosticar gargalos tecnológicos.

Essas informações geralmente fazem parte do framework de extração de dados ou podem ser encontradas em campos de metadados técnicos nas tabelas de origem.

Este atributo registra a data e a hora da última atualização do conjunto de dados. Ele fornece um contexto crucial para qualquer análise, indicando a atualidade dos dados e o ponto de corte para os eventos incluídos. Para um processo dinâmico como o fechamento do período, isso é vital para dashboards de monitoramento em tempo real.

Entender a recência dos dados é essencial para os stakeholders que dependem da análise de process mining para a tomada de decisões. Isso garante que saibam se estão visualizando uma visão histórica completa ou um snapshot em tempo real de um fechamento em andamento. Este timestamp é um metadado fundamental para manter a integridade dos dados e a confiança do usuário.

Fornece contexto sobre a atualização dos dados, garantindo que os usuários entendam quão recente é a análise do processo.

Isso é tipicamente metadata gerado durante o processo de extração, transformação e carregamento de dados (ETL).

O Código da Empresa representa a entidade legal ou subsidiária específica dentro de um grupo corporativo para a qual o fechamento está sendo executado. A consolidação financeira muitas vezes exige o fechamento dos livros de várias entidades antes de gerar os relatórios consolidados.

Este atributo é fundamental para filtragem organizacional e benchmarking. Ele permite que os analistas comparem a eficiência e a pontualidade do processo de fechamento entre diferentes empresas da organização. Isso ajuda a identificar melhores práticas em entidades de alto desempenho que podem ser replicadas, bem como unidades que podem precisar de suporte adicional ou melhorias no processo.

Permite a comparação e o benchmarking do processo de fechamento entre diferentes entidades legais, ajudando a identificar as melhores práticas e áreas de melhoria.

Um campo organizacional padrão encontrado no cabeçalho de quase todas as tabelas de transações financeiras em um sistema ERP.

O Horário de Término marca a data e hora exatas em que uma atividade foi concluída. Enquanto o Horário de Início indica quando a tarefa começou, o término é necessário para entender sua duração. Isso é especialmente relevante para tarefas como geração de relatórios complexos ou conciliações manuais.

No Process Mining, a combinação de Início e Término permite calcular os tempos de processamento das atividades. Essa métrica é fundamental para identificar ineficiência e etapas que consomem muitos recursos. Analisar esses tempos ajuda a diferenciar o tempo de trabalho ativo do tempo de espera, oferecendo uma visão detalhada do desempenho do processo.

Permite o cálculo do tempo de processamento da atividade, o que é crucial para identificar tarefas ineficientes e gargalos de recursos.

Pode ser encontrado como "Data de Conclusão", "Data da Última Alteração" ou um carimbo de data/hora de mudança de status nas tabelas de transações ou logs do sistema de origem.

O ID do Lançamento Contábil é um número ou código único que identifica um documento contábil individual. Esses documentos são o principal mecanismo de registro de transações financeiras, incluindo lançamentos padrão, apropriações e ajustes feitos durante o fechamento do período.

Esse atributo permite uma análise detalhada do processamento dos lançamentos. Ao vincular as atividades a um ID de Lançamento Contábil específico, é possível rastrear o ciclo de vida de um lançamento, desde a criação até a contabilização, incluindo as etapas de revisão e aprovação. É essencial para dashboards focados em ajustes manuais, pois ajuda a quantificar seu volume, valor e impacto no processo de fechamento.

Identifica documentos contábeis de forma única, permitindo uma análise detalhada do volume de lançamentos, retrabalho e tempos de ciclo de aprovação.

Um campo de chave primária em tabelas de cabeçalho de documentos contábeis, geralmente rotulado como "Número do Documento" ou "ID do Lançamento".

O Status da Conciliação indica o estado de uma conciliação de conta em um determinado momento. Status comuns incluem "Não Iniciada", "Em Andamento", "Enviada para Revisão", "Rejeitada" e "Aprovada". Esses status geralmente correspondem às atividades no processo.

Analisar as mudanças de status é a principal forma de reconstruir o fluxo do processo de conciliação. O status é fundamental para medir indicadores de desempenho como a Taxa de Conciliação de Primeira Passagem, que monitora a porcentagem de conciliações aprovadas sem rejeições. Também ajuda a identificar quais contas ou departamentos possuem alta taxa de rejeição, sinalizando potenciais problemas de qualidade ou necessidade de treinamento.

Rastreia o progresso das reconciliações, permitindo a medição das taxas de retrabalho, tempos de aprovação e a eficiência geral do sub-processo de reconciliação.

Um campo de status na tarefa ou objeto de conciliação dentro de um sistema de gestão de conciliações.

Este atributo identifica o funcionário ou usuário do sistema responsável por executar uma tarefa específica no processo de fechamento do período. Pode ser o contador que registrou um lançamento, o gerente que aprovou uma reconciliação ou o analista que gerou os demonstrativos financeiros.

Analisar o processo pelo Usuário Responsável é essencial para entender a distribuição de carga de trabalho, o desempenho da equipe e identificar necessidades de treinamento. Pode revelar se indivíduos específicos são gargalos ou se o trabalho está mal distribuído. Essa análise centrada no fator humano auxilia na gestão de recursos e na otimização da produtividade da equipe durante o período de alta pressão do fechamento.

Permite analisar a distribuição de carga de trabalho, a produtividade da equipe e identificar oportunidades de treinamento individual ou restrições de recursos.

Encontrado em campos como "Nome de Usuário", "Criado Por", "ID do Funcionário" ou "Proprietário" nos cabeçalhos de documentos financeiros e logs de tarefas de workflow.

O Valor da Transação representa o valor financeiro de um evento, geralmente associado a lançamentos contábeis ou ajustes. Pode ser o valor total do documento, o valor de um item de linha ou o montante de um ajuste em uma reconciliação.

Este atributo adiciona uma camada crítica de contexto de negócio à análise do processo. Ele permite priorizar problemas com base no impacto financeiro. Por exemplo, analisar o valor dos lançamentos manuais pode ajudar a focar os esforços de automação nos ajustes mais significativos. Também auxilia na avaliação de riscos, identificando transações de alto valor que podem exigir controles ou aprovações mais rigorosos.

Fornece contexto financeiro aos eventos do processo, permitindo a análise do impacto monetário dos ajustes e ajudando a priorizar melhorias com base no valor.

Encontrado em tabelas de itens de linha ou cabeçalhos de documentos financeiros, frequentemente em campos de moeda local e do grupo.

A Conta Contábil (Razão Geral) é um elemento fundamental, representando ativos, passivos, patrimônio líquido, receitas ou despesas. No fechamento, atividades como lançamentos e conciliações estão sempre vinculadas a uma ou mais contas contábeis.

Analisar o processo por Conta Contábil permite uma visão granular do fechamento. Ajuda a identificar quais contas são mais difíceis de conciliar ou quais exigem mais lançamentos de ajuste. Esse insight pode orientar a simplificação do plano de contas ou a melhoria das práticas contábeis para contas de alto risco ou volume.

Permite análise granular para identificar quais contas são mais complexas ou demoradas para conciliar, orientando melhorias direcionadas no processo.

Encontrado nos detalhes dos itens de linha das tabelas de lançamentos contábeis e como um atributo fundamental em sistemas de conciliação de contas.

A Data de Conclusão Planejada, ou data-alvo, é o prazo definido para concluir todo o fechamento do período ou marcos importantes dentro dele. É um componente essencial do calendário de fechamento que as equipes financeiras usam para gerenciar suas atividades.

Ao comparar a data de conclusão real do processo com essa data planejada, as organizações podem medir sua Taxa de Fechamento No Prazo, um KPI crítico para a área financeira. Analisar os desvios do plano ajuda as equipes a entender as causas raiz dos atrasos e a melhorar o planejamento e a execução em períodos futuros. Isso transforma a análise do processo de puramente descritiva para prescritiva quanto ao cumprimento de prazos.

Permite medir a pontualidade em relação ao calendário de fechamento, ajudando a identificar atrasos crônicos e melhorar o planejamento futuro.

Mantido em aplicativos de gestão de fechamento ou tarefas, ou potencialmente armazenado em um calendário central ou planilha.

O atributo Departamento especifica a unidade de negócio, como Finanças, Controladoria ou Contas a Pagar, responsável por uma atividade específica. Ele oferece uma visão funcional do processo, complementando a visão de entidade legal.

Analisar o processo por departamento ajuda a entender as passagens de bastão e a colaboração entre equipes. Pode destacar atrasos causados pela espera de outro departamento para concluir uma tarefa necessária. Essa informação é valiosa para melhorar a comunicação interfuncional e otimizar fluxos de trabalho que envolvem várias equipes.

Ajuda a analisar as passagens de bastão do processo e o desempenho em diferentes equipes funcionais, destacando oportunidades para uma melhor colaboração interdepartamental.

Pode ser derivado dos dados mestres de usuário, informações de centro de custo vinculadas às transações ou especificado diretamente em sistemas de gestão de workflow.

O atributo Is Automated é um sinalizador booleano (verdadeiro/falso) que diferencia tarefas executadas por pessoas daquelas realizadas por processos de sistema, como jobs em lote agendados ou bots de RPA (Automação de Processos Robóticos). Isso é fundamental para entender o nível de automação no processo de fechamento.

Analisar o processo sob essa dimensão ajuda a quantificar o impacto das iniciativas de automação. Permite que as empresas acompanhem o percentual de atividades automáticas em comparação às manuais, identifiquem os melhores candidatos para automação futura e verifiquem se as automações atuais estão funcionando como esperado. Essa visão é essencial para qualquer organização focada em transformação digital e no aumento da eficiência da área financeira.

Distingue entre tarefas humanas e do sistema, permitindo a medição dos níveis de automação e a identificação de novas oportunidades para automatizar.

Pode ser derivado do ID do usuário (ex: usuários do sistema ou robôs), códigos de transação associados a jobs em lote ou sinalizadores específicos de ferramentas de workflow.

O ID de Reconciliação identifica exclusivamente um esforço de reconciliação individual — por exemplo, a reconciliação de uma conta bancária específica em um determinado período. Ele funciona como um subcaso dentro do processo geral de fechamento, agrupando atividades como preparação, revisão e aprovação daquela reconciliação.

Rastrear esse ID é crucial para qualquer análise detalhada do sub-processo de reconciliação. Permite medir o tempo do ciclo de reconciliação de ponta a ponta, desde o início até a aprovação final. Também possibilita o cálculo de taxas de retrabalho ao identificar reconciliações rejeitadas e enviadas de volta para correção.

Permite uma análise detalhada do subprocesso de conciliação, incluindo tempos de ciclo, taxas de retrabalho e gargalos no nível da conciliação individual.

Um identificador primário em sistemas ou módulos especializados de conciliação de contas.

Este atributo classifica as reconciliações em grupos lógicos baseados em sua natureza. Tipos comuns incluem reconciliações de Balanço, Bancárias, Intercompanhia, Ativos Fixos ou de DRE. Cada tipo pode ter um nível diferente de complexidade, risco e procedimento padrão.

Segmentar a análise por Tipo de Reconciliação permite uma comparação de desempenho mais significativa. Por exemplo, espera-se que reconciliações Intercompanhia sejam mais complexas e demoradas do que reconciliações bancárias simples. Este atributo ajuda a definir metas de desempenho realistas e a identificar desafios específicos dentro de cada categoria de trabalho de reconciliação.

Permite o benchmarking de desempenho em diferentes categorias de conciliações, proporcionando uma visão mais detalhada dos desafios e da eficiência do processo.

Derivado das propriedades da conta contábil ou armazenado como um campo de categoria específico em uma ferramenta de gestão de conciliação.

O Tipo de Lançamento Contábil categoriza os documentos com base em sua finalidade ou natureza. Os tipos comuns incluem lançamentos vindos de livros auxiliares, ajustes manuais, apropriações, reclassificações e estornos. Essa classificação fornece um contexto importante sobre o motivo da criação do lançamento.

Analisar o processo por Tipo de Lançamento ajuda a diferenciar lançamentos rotineiros e automatizados de intervenções manuais não padronizadas. Um alto volume de lançamentos de "Ajuste" ou "Manuais" pode indicar problemas em processos anteriores ou falta de automação. Essa análise é fundamental para identificar oportunidades de padronização e reduzir o esforço manual durante o fechamento.

Categoriza os lançamentos para distinguir entre entradas rotineiras e excepcionais, ajudando a quantificar e analisar o impacto dos ajustes manuais.

Geralmente armazenado como 'Tipo de Documento' ou campo de classificação semelhante no cabeçalho do documento contábil.