Votre modèle de données pour le Saisie au Reporting - Clôture Périodique & Rapprochement

L'horodatage d'événement (Event Time) capture la date et l'heure précises du début d'une activité. Cet horodatage est crucial pour ordonner les événements chronologiquement afin de reconstituer le flux de processus pour chaque période financière. Il sert de point de départ pour toute analyse de Process Mining basée sur le temps.

La précision de l'horodatage d'événement est essentielle pour calculer des indicateurs clés de performance comme les temps de cycle et les temps d'attente entre les activités. En analysant les différences de temps entre les événements consécutifs, les entreprises peuvent identifier les retards et comprendre la dynamique temporelle de leur processus de clôture. Cette information est primordiale pour repérer les opportunités d'accélérer la clôture et d'améliorer l'efficacité.

Cet horodatage obligatoire est nécessaire pour ordonner correctement les événements, calculer les temps de cycle entre les activités et mesurer la durée globale du processus de clôture.

Généralement trouvé comme 'Date de Création', 'Date de Comptabilisation' ou 'Date de Début' dans les journaux de transactions, les en-têtes de documents ou les tables d'événements du système de workflow.

Le nom de l'activité (Activity Name) décrit une étape discrète du processus de clôture périodique et de rapprochement, telle que 'Écriture de journal comptabilisée', 'Rapprochement approuvé' ou 'Période fermée'. Ces activités forment la séquence d'événements qui constituent le processus de bout en bout pour une période financière donnée.

L'analyse de la séquence et de la durée de ces activités est au cœur du Process Mining. Elle aide à découvrir le flux de processus réel, à identifier les goulots d'étranglement où les activités prennent trop de temps, et à découvrir les déviations par rapport à la procédure standard. Différents noms d'activité permettent la segmentation du processus pour se concentrer sur des sous-processus spécifiques comme le rapprochement ou la consolidation.

Cet attribut est fondamental pour visualiser la cartographie des processus, identifier les goulots d'étranglement et comprendre la séquence des événements dans le cycle de clôture.

Dérivé des codes de transaction, des journaux d'événements, des descriptions de tâches dans un outil de workflow ou des changements de statut de document dans le système financier.

La Période Financière (Financial Period) représente la période comptable spécifique, comme '2023-12' ou 'T4-2023', sous laquelle toutes les activités de clôture sont effectuées. Elle fonctionne comme le cas central qui relie des événements disparates, de la clôture des grands livres auxiliaires à la génération finale des états, en une seule instance de processus de bout en bout.

En Process Mining, l'analyse des activités regroupées par Période Financière permet la mesure du temps de cycle total de fin de période. Elle permet des comparaisons entre différentes périodes pour identifier les tendances, les améliorations ou les dégradations de performance. En l'utilisant comme ID de cas, toutes les écritures de journal, les rapprochements et les approbations connexes sont contextualisés dans le même effort de clôture.

C'est l'identifiant de cas essentiel qui regroupe toutes les activités connexes, permettant l'analyse de bout en bout du temps de cycle et de l'efficacité du processus de clôture périodique.

Généralement trouvé dans les sections d'en-tête ou de données générales des documents financiers et des systèmes de gestion des tâches liés à la clôture périodique.

Cet attribut enregistre la date et l'heure de la dernière mise à jour du jeu de données. Il fournit un contexte crucial pour toute analyse, indiquant la fraîcheur des données et la date limite des événements inclus. Pour un processus dynamique comme la clôture périodique, c'est vital pour les tableaux de bord de suivi en temps réel.

Comprendre la récence des données est essentiel pour les parties prenantes qui s'appuient sur l'analyse de Process Mining pour la prise de décision. Cela garantit qu'ils savent s'ils consultent une vue complète et historique ou un instantané quasi en temps réel d'un processus de clôture en cours. Cet horodatage est une pièce maîtresse des métadonnées pour maintenir l'intégrité des données et la confiance des utilisateurs.

Fournit un contexte sur la fraîcheur des données, s'assurant que les utilisateurs comprennent l'actualité de l'analyse de processus.

Ce sont typiquement des métadonnées générées lors du processus d'extraction, de transformation et de chargement (ETL) des données.

L'attribut Système Source indique l'application ou le module d'origine où une activité a été enregistrée. Dans un paysage informatique complexe, le processus de clôture périodique implique souvent plusieurs systèmes, tels qu'un ERP pour les écritures de journal, un outil de rapprochement pour la validation des comptes et un système de consolidation pour le reporting.

Le suivi du système source pour chaque événement aide à comprendre l'empreinte technologique du processus. Il peut mettre en évidence les dépendances entre les systèmes et identifier les problèmes liés à l'intégration des données ou à la performance spécifique du système. Cette vue est précieuse pour les leaders de l'informatique et de la finance qui cherchent à rationaliser leur paysage applicatif ou à diagnostiquer les retards de processus causés par un système particulier.

Identifie où chaque étape du processus se produit, aidant à comprendre les transferts de système et à diagnostiquer les goulots d'étranglement liés à la technologie.

Ces informations font souvent partie du cadre d'extraction des données ou peuvent être trouvées dans les champs de métadonnées techniques au sein des tables sources.

Le code de société (Company Code) représente l'entité juridique ou la filiale spécifique au sein d'un groupe d'entreprises pour laquelle la clôture périodique est exécutée. La consolidation financière exige souvent de clore les comptes de plusieurs entités avant de créer des rapports au niveau du groupe.

Cet attribut est essentiel pour le filtrage organisationnel et le benchmarking. Il permet aux analystes de comparer l'efficacité et la ponctualité du processus de clôture entre différentes sociétés au sein de l'organisation. Cela aide à identifier les meilleures pratiques dans les entités très performantes qui peuvent être répliquées ailleurs, ainsi que les entités qui pourraient nécessiter un soutien supplémentaire ou des améliorations de processus.

Permet la comparaison et l'étalonnage (benchmarking) du processus de clôture entre différentes entités juridiques, aidant à identifier les meilleures pratiques et les domaines d'amélioration.

Un champ organisationnel standard trouvé dans l'en-tête de presque toutes les tables de transactions financières d'un système ERP.

L'heure de fin (End Time) marque la date et l'heure précises de la conclusion d'une activité spécifique. Alors que l'heure de début (Start Time) indique quand une activité a commencé, l'heure de fin est nécessaire pour comprendre le temps qu'il a fallu pour la terminer. Cela est particulièrement pertinent pour les tâches ayant une durée mesurable, comme la génération d'un rapport complexe ou l'exécution d'un rapprochement manuel.

En Process Mining, la combinaison de l'heure de début et de l'heure de fin permet le calcul des temps de traitement des activités. C'est une métrique fondamentale pour identifier les inefficacités et les goulots d'étranglement des ressources. L'analyse des temps de traitement aide à différencier le temps passé à travailler activement sur une tâche du temps passé à attendre le début de l'étape suivante, offrant une vue plus détaillée de la performance du processus.

Permet le calcul du temps de traitement des activités, ce qui est crucial pour identifier les tâches inefficaces et les goulots d'étranglement des ressources.

Peut être trouvé comme 'Date de fin', 'Date de dernière modification', ou un horodatage de changement de statut dans les tables de transactions ou de journaux du système source.

L'ID d'écriture de journal est un numéro ou un code unique qui identifie un document comptable spécifique. Ces documents sont le mécanisme principal d'enregistrement des transactions financières, y compris les écritures standard, les provisions et les ajustements effectués pendant la clôture périodique.

Cet attribut permet une analyse détaillée du traitement des écritures de journal. En liant les activités à un ID d'écriture de journal spécifique, on peut suivre le cycle de vie d'une écriture, de sa création à son enregistrement, y compris les étapes de révision et d'approbation. Il est essentiel pour les tableaux de bord axés sur les ajustements manuels, car il aide à quantifier leur volume, leur valeur et leur impact sur le processus de clôture.

Identifie de manière unique les documents comptables, permettant une analyse détaillée du volume d'écritures de journal, du retravail et des temps de cycle d'approbation.

Un champ de clé primaire dans les tables d'en-tête de documents comptables, souvent nommé 'Numéro de document' ou 'ID de journal'.

Le Montant de la Transaction représente la valeur financière d'un événement, généralement associé aux écritures de journal ou aux ajustements. Il peut s'agir de la valeur totale du document, de la valeur d'une ligne ou du montant d'un ajustement dans un rapprochement.

Cet attribut ajoute une couche de contexte métier critique à l'analyse des processus. Il permet la priorisation des problèmes en fonction de l'impact financier. Par exemple, l'analyse de la valeur des écritures de journal manuelles peut aider à concentrer les efforts d'automatisation sur les ajustements les plus significatifs. Il contribue également à l'évaluation des risques en identifiant les transactions de grande valeur qui peuvent nécessiter des contrôles ou des approbations plus rigoureux.

Fournit un contexte financier aux événements de processus, permettant l'analyse de l'impact monétaire des ajustements et aidant à prioriser les améliorations basées sur la valeur.

Trouvé dans les tables d'articles ou d'en-têtes de documents financiers, souvent dans les champs de devise locale et de groupe.

Le statut du rapprochement indique l'état d'un rapprochement de compte à un moment donné. Les statuts courants incluent 'Non démarré', 'En cours', 'Soumis pour révision', 'Rejeté' et 'Approuvé'. Ces statuts correspondent souvent aux activités du processus.

L'analyse des changements de statut est un moyen primaire de reconstituer le flux de processus de rapprochement. Le statut est essentiel pour mesurer des indicateurs de performance comme le Taux de rapprochement au premier passage, qui suit le pourcentage de rapprochements approuvés sans aucun rejet. Il aide également à identifier les comptes ou les départements qui ont un taux de rejets élevé, signalant des problèmes potentiels de qualité ou de formation.

Suit la progression des rapprochements, permettant la mesure des taux de retravail, des temps d'approbation et de l'efficacité globale du sous-processus de rapprochement.

Un champ de statut sur la tâche ou l'objet de rapprochement au sein d'un système de gestion des rapprochements.

Cet attribut identifie l'employé individuel ou l'utilisateur du système responsable de l'exécution d'une tâche spécifique dans le processus de clôture périodique. Il peut s'agir du comptable qui a enregistré une écriture de journal, du gestionnaire qui a approuvé un rapprochement, ou de l'analyste qui a généré les états financiers.

L'analyse du processus par Utilisateur Responsable est essentielle pour comprendre la répartition de la charge de travail, la performance de l'équipe et identifier les besoins en formation. Elle peut révéler si certains individus sont des goulots d'étranglement ou si le travail est inégalement réparti au sein de l'équipe. Cette analyse centrée sur l'humain aide à la gestion des ressources et à l'optimisation de la productivité de l'équipe pendant la période de clôture sous haute pression.

Permet l'analyse de la répartition de la charge de travail, de la productivité des équipes et l'identification des opportunités de formation individuelles ou des contraintes de ressources.

Trouvé dans des champs comme 'Nom d'utilisateur', 'Créé par', 'ID d'employé' ou 'Propriétaire' dans les en-têtes de documents financiers et les journaux de tâches de workflow.

Le compte du grand livre général (General Ledger Account) est un élément fondamental de la comptabilité financière, représentant un type spécifique d'actif, de passif, de capitaux propres, de revenus ou de dépenses. Dans le contexte de la clôture périodique, les activités comme les écritures de journal et les rapprochements sont toujours liées à un ou plusieurs comptes GL.

L'analyse du processus par compte GL permet une vue plus granulaire de l'effort de clôture. Elle peut aider à identifier les comptes les plus difficiles ou chronophages à rapprocher, ou ceux qui nécessitent le plus d'écritures de régularisation. Cette analyse peut guider les efforts pour simplifier le plan comptable ou améliorer les pratiques comptables pour des comptes spécifiques à haut risque ou à volume élevé.

Permet une analyse granulaire pour identifier les comptes les plus complexes ou chronophages à rapprocher, guidant ainsi les améliorations ciblées des processus.

Trouvé dans les détails des postes des tables d'écritures de journal et comme attribut clé dans les systèmes de rapprochement de comptes.

La Date d'Achèvement Prévue, ou date cible, est la date limite fixée pour l'achèvement de l'ensemble de la clôture périodique ou des étapes majeures spécifiques qu'elle contient. C'est un élément clé du calendrier de clôture que les équipes financières utilisent pour gérer leurs activités.

En comparant la date d'achèvement réelle du processus avec cette date prévue, les organisations peuvent mesurer leur Taux de Clôture à Temps, un KPI critique pour la fonction financière. L'analyse des écarts par rapport au plan aide les équipes à comprendre les causes profondes des retards et à améliorer leur planification et leur exécution pour les périodes futures. Cela transforme l'analyse des processus d'une approche purement descriptive à une approche prescriptive concernant le respect des délais.

Permet la mesure de la performance ponctuelle par rapport au calendrier de clôture, aidant à identifier les retards chroniques et à améliorer la planification future.

Maintenu dans les applications de gestion de clôture ou de gestion des tâches, ou potentiellement stocké dans un calendrier central ou une feuille de calcul.

L'attribut Département (Department) spécifie l'unité commerciale, telle que Finance, Contrôle de gestion ou Comptabilité fournisseurs, responsable d'une activité particulière. Il fournit une vue fonctionnelle du processus, complétant la vue d'entité juridique fournie par le code de société.

L'analyse du processus par département aide à comprendre les transferts et la collaboration entre différentes équipes. Elle peut mettre en évidence les retards causés par l'attente qu'un autre département termine une tâche préalable. Cette information est précieuse pour améliorer la communication transversale et rationaliser les workflows qui s'étendent sur plusieurs équipes.

Aide à analyser les transferts de processus et les performances entre différentes équipes fonctionnelles, mettant en évidence les opportunités d'une meilleure collaboration interdépartementale.

Peut être dérivé des données de base utilisateur, des informations de centre de coûts liées aux transactions, ou spécifié directement dans les systèmes de gestion de workflow.

L'attribut Est Automatisé est un indicateur booléen (vrai/faux) qui distingue les tâches exécutées par une personne de celles réalisées par un processus système, comme un traitement par lots programmé ou un robot de Processus Robotisé (RPA). C'est crucial pour comprendre le niveau d'automatisation dans le processus de clôture.

L'analyse du processus sous cet angle aide à quantifier l'impact des initiatives d'automatisation. Elle permet aux entreprises de suivre le pourcentage d'activités automatisées par rapport aux activités manuelles, d'identifier les meilleures cibles pour une automatisation future et de vérifier que les automatisations existantes fonctionnent comme prévu. Cette perspective est essentielle pour toute organisation axée sur la transformation numérique et l'accroissement de l'efficacité de sa fonction financière.

Distingue les tâches humaines des tâches système, permettant la mesure des niveaux d'automatisation et l'identification de nouvelles opportunités d'automatisation.

Peut être dérivé de l'ID utilisateur (par exemple, utilisateurs système ou robot), des codes de transaction associés aux tâches par lot, ou de drapeaux spécifiques des outils de workflow.

L'ID de Rapprochement identifie de manière unique un effort de rapprochement, par exemple, le rapprochement d'un compte bancaire spécifique pour une période donnée. Il agit comme un sous-dossier au sein du processus global de clôture périodique, regroupant des activités comme la préparation, la révision et l'approbation pour ce rapprochement particulier.

Le suivi de cet ID est crucial pour toute analyse détaillée du sous-processus de rapprochement. Il permet de mesurer le temps de cycle de rapprochement de bout en bout, de l'initiation à l'approbation finale. Il permet également le calcul des taux de retravail en identifiant les rapprochements qui sont rejetés et renvoyés pour correction.

Permet une analyse détaillée du sous-processus de rapprochement, incluant les temps de cycle, les taux de reprise et les goulots d'étranglement au niveau du rapprochement individuel.

Un identifiant primaire dans les systèmes ou modules spécialisés de rapprochement de comptes.

Le type d'écriture de journal catégorise les documents comptables en fonction de leur objectif ou de leur nature. Les types courants incluent les écritures standard des grands livres auxiliaires, les ajustements manuels, les régularisations, les reclassements et les écritures d'inversion. Cette classification fournit un contexte important sur la raison de la création d'un journal.

L'analyse du processus par type d'écriture de journal permet de différencier les comptabilisations routinières et automatisées des interventions manuelles non standard. Un volume élevé d'écritures de 'Régularisation' ou 'Manuelles' peut indiquer des problèmes dans les processus en amont ou un manque d'automatisation. Cette analyse est essentielle pour identifier les opportunités de standardisation des processus et de réduction de l'effort manuel pendant la clôture.

Catégorise les journaux pour distinguer les écritures routinières des écritures exceptionnelles, aidant à quantifier et analyser l'impact des ajustements manuels.

Généralement stocké en tant que 'Type de Document' ou champ de classification similaire dans l'en-tête du document comptable.

Cet attribut classe les rapprochements en groupes logiques basés sur leur nature. Les types courants incluent les rapprochements de Bilan, Bancaires, Inter-sociétés, d'Actifs Immobilisés ou de Compte de Résultat. Chaque type peut avoir un niveau de complexité, de risque et une procédure standard différents.

La segmentation de l'analyse par Type de Rapprochement permet une comparaison de performance plus pertinente. Par exemple, il est attendu que les rapprochements Inter-sociétés soient plus complexes et chronophages que les simples rapprochements bancaires. Cet attribut aide à fixer des objectifs de performance réalistes et à identifier des défis spécifiques au sein de chaque catégorie de travail de rapprochement.

Permet l'étalonnage des performances (benchmarking) entre différentes catégories de rapprochements, offrant une vision plus nuancée des défis et de l'efficacité du processus.

Dérivé des propriétés du compte GL ou stocké comme un champ de catégorie spécifique dans un outil de gestion des rapprochements.