Uw Record to Report - Periodeafsluiting & Afstemming Data Template

De Activiteit Naam beschrijft een afzonderlijke stap in het periodesluitings- en afstemmingsproces, zoals 'Journaalpost Geboekt', 'Afstemming Goedgekeurd' of 'Periode Gesloten'. Deze activiteiten vormen de reeks events die het end-to-end proces voor een gegeven financiële periode vormen.

Het analyseren van de sequentie en duur van deze activiteiten vormt de kern van process mining. Het helpt de werkelijke processtroom te onthullen, bottlenecks te identificeren waar activiteiten te lang duren, en afwijkingen van de standaardprocedure te ontdekken. Verschillende activiteitsnamen maken het mogelijk om het proces te segmenteren en te focussen op specifieke subprocessen zoals afstemming of consolidatie.

Dit attribuut is fundamenteel voor het visualiseren van de proceskaart, het identificeren van knelpunten en het begrijpen van de volgorde van events in de afsluitingscyclus.

Afgeleid van transactiecodes, event logs, taakomschrijvingen in een workflowtool, of documentstatuswijzigingen in het financiële systeem.

De Financiële Periode vertegenwoordigt de specifieke boekhoudperiode, zoals '2023-12' of 'Q4-2023', waaronder alle afsluitactiviteiten worden uitgevoerd. Het functioneert als de centrale case die verschillende events, van subledger afsluiting tot de uiteindelijke overzichten generatie, koppelt tot één enkele end-to-end procesinstantie.

In process mining maakt het analyseren van activiteiten gegroepeerd per Financiële Periode de meting van de totale einde-periode doorlooptijd mogelijk. Het maakt vergelijkingen tussen verschillende periodes mogelijk om trends, verbeteringen of verslechteringen in prestaties te identificeren. Door dit als case ID te gebruiken, worden alle gerelateerde journaalposten, afstemmingen en goedkeuringen gecontextualiseerd binnen dezelfde afsluitingsinspanning.

Het is de essentiële case identifier die alle gerelateerde activiteiten groepeert, waardoor een end-to-end analyse van de doorlooptijd en efficiëntie van het periodesluitingsproces mogelijk wordt.

Typisch te vinden in de header of algemene data secties van financiële documenten en taakbeheersystemen gerelateerd aan de periodeafsluiting.

Event Time legt de precieze datum en tijd vast waarop een activiteit begon. Deze timestamp is cruciaal voor het chronologisch ordenen van events om de processtroom voor elke financiële periode te reconstrueren. Het dient als startpunt voor alle tijdsgebaseerde process mining analyse.

De nauwkeurigheid van de Event Time is essentieel voor het berekenen van key performance indicators zoals doorlooptijden en wachttijden tussen activiteiten. Door de tijdsverschillen tussen opeenvolgende events te analyseren, kunnen bedrijven vertragingen pinpointen en de temporele dynamiek van hun afsluitproces begrijpen. Deze informatie is cruciaal voor het identificeren van kansen om de afsluiting te versnellen en de efficiëntie te verbeteren.

Deze verplichte timestamp is vereist om events correct te ordenen, cyclusduren tussen activiteiten te berekenen en de totale duur van het afsluitingsproces te meten.

Meestal te vinden als een 'Creation Date', 'Posting Date' of 'Start Date' in transactielogs, documentheaders, of event tabellen van workflowsystemen.

Het Source System attribuut geeft de oorspronkelijke applicatie of module aan waar een activiteit werd vastgelegd. In een complex IT-landschap omvat het proces van periodeafsluiting vaak meerdere systemen, zoals een ERP voor journaalposten, een afstemmingstool voor accountvalidatie en een consolidatiesysteem voor rapportage.

Het volgen van het bronsysteem voor elke event helpt bij het begrijpen van de technologische footprint van het proces. Het kan afhankelijkheden tussen systemen benadrukken en problemen met dataintegratie of systeemspecifieke prestaties identificeren. Deze inzage is waardevol voor IT- en financiële leiders die hun applicatielandschap willen stroomlijnen of procesvertragingen veroorzaakt door een specifiek systeem willen diagnosticeren.

Identificeert waar elke processtap plaatsvindt, wat helpt om systeemoverdrachten te begrijpen en technologiegerelateerde bottlenecks te diagnosticeren.

Deze informatie maakt vaak deel uit van het data-extractie framework of is te vinden in technische metadata fields binnen de brontabellen.

Dit attribuut registreert de datum en tijd waarop de dataset voor het laatst is bijgewerkt. Het biedt cruciale context voor elke analyse, geeft de versheid van de data aan en het snijpunt voor de opgenomen events. Voor een dynamisch proces zoals de periodeafsluiting is dit essentieel voor real-time monitoring dashboards.

Het begrijpen van de recentheid van de data is essentieel voor stakeholders die vertrouwen op de process mining-analyse voor besluitvorming. Het zorgt ervoor dat zij weten of zij kijken naar een compleet, historisch beeld of een bijna real-time momentopname van een lopend afsluitingsproces. Deze timestamp is een belangrijk stuk metadata voor het handhaven van data-integriteit en gebruikersvertrouwen.

Biedt context over de actualiteit van data, zodat gebruikers begrijpen hoe recent de procesanalyse is.

Dit is doorgaans metadata die wordt gegenereerd tijdens het data-extractie-, transformatie- en laadproces (ETL).

Afstemmingsstatus geeft de toestand van een rekeningafstemming op een bepaald moment weer. Veelvoorkomende statussen zijn 'Niet gestart', 'In uitvoering', 'Ingediend ter beoordeling', 'Afgewezen' en 'Goedgekeurd'. Deze statussen komen vaak overeen met de activiteiten in het proces.

Het analyseren van statuswijzigingen is een primaire manier om de processtroom van de afstemming te reconstrueren. De status is cruciaal voor het meten van prestatie-indicatoren zoals de First-Pass Reconciliation Rate, die het percentage afstemmingen bijhoudt dat zonder afwijzingen is goedgekeurd. Het helpt ook bij het identificeren welke rekeningen of afdelingen een hoge afwijzingsgraad hebben, wat kan duiden op potentiële kwaliteits- of trainingsproblemen.

Volgt de voortgang van afstemmingen, waardoor de meting van herstelpercentages, goedkeuringstijden en de algehele efficiëntie van het afstemmings-subproces mogelijk wordt.

Een statusveld op de afstemmingstaak of het object binnen een afstemmingsbeheersysteem.

De Bedrijfscode vertegenwoordigt de specifieke juridische entiteit of dochteronderneming binnen een concern waarvoor de periodesluiting wordt uitgevoerd. Financiële consolidatie vereist vaak het afsluiten van de boeken voor meerdere entiteiten voordat rapporten op groepsniveau worden gecreëerd.

Dit attribuut is cruciaal voor organisatorische filtering en benchmarking. Het stelt analisten in staat om de efficiëntie en tijdigheid van het afsluitproces te vergelijken tussen verschillende bedrijven binnen de organisatie. Dit helpt bij het identificeren van best practices in goed presterende entiteiten die elders kunnen worden gerepliceerd, evenals entiteiten die aanvullende ondersteuning of procesverbeteringen nodig hebben.

Maakt vergelijking en benchmarking van het afsluitproces tussen verschillende juridische entiteiten mogelijk, wat helpt bij het identificeren van best practices en verbeterpunten.

Een standaard organisatorisch veld dat te vinden is in de koptekst van bijna alle financiële transactietabellen in een ERP-systeem.

De Eindtijd markeert de precieze datum en tijd waarop een specifieke activiteit is voltooid. Terwijl de Starttijd aangeeft wanneer een activiteit begon, is de Eindtijd noodzakelijk om te begrijpen hoe lang het duurde om deze te voltooien. Dit is bijzonder relevant voor taken met een meetbare duur, zoals het genereren van een complex rapport of het uitvoeren van een handmatige afstemming.

In process mining maakt de combinatie van Starttijd en Eindtijd de berekening van activiteitsverwerkingstijden mogelijk. Dit is een fundamentele metric voor het identificeren van inefficiënties en resource-intensieve stappen. Het analyseren van verwerkingstijden helpt onderscheid te maken tussen de tijd die actief aan een taak wordt gewerkt en de tijd die wordt gewacht voordat de volgende stap begint, wat een gedetailleerder beeld geeft van de procesprestaties.

Maakt de berekening van de verwerkingstijd van activiteiten mogelijk, wat cruciaal is voor het identificeren van inefficiënte taken en resource-bottlenecks.

Kan worden gevonden als 'Voltooiingsdatum', 'Datum Laatste Wijziging', of een timestamp van een statuswijziging in de transactie- of logtabellen van het bronsysteem.

Het Journaalpost ID is een uniek nummer of code dat één enkel boekhoudkundig document identificeert. Deze documenten zijn het primaire mechanisme voor het vastleggen van financiële transacties, inclusief standaardboekingen, overlopende posten en correcties die tijdens de periodeafsluiting worden gedaan.

Dit attribuut maakt een gedetailleerde analyse van de journaalpostverwerking mogelijk. Door activiteiten aan een specifiek Journaalpost ID te koppelen, kan de levenscyclus van een journaalpost worden gevolgd, van creatie tot boeking, inclusief eventuele beoordelings- en goedkeuringsstappen. Het is essentieel voor dashboards die gericht zijn op handmatige correcties, omdat het helpt hun volume, waarde en impact op het afsluitingsproces te kwantificeren.

Identificeert boekhoudkundige documenten uniek, wat een gedetailleerde analyse van het journaalpostvolume, herstelwerkzaamheden en goedkeuringscyclusduren mogelijk maakt.

Een primair sleutelveld in de kopteksttabellen van boekingsdocumenten, vaak aangeduid als 'Documentnummer' of 'Journaal-ID'.

Transaction Amount vertegenwoordigt de financiële waarde van een event, typisch geassocieerd met journaalposten of correcties. Dit kan de totale documentwaarde, een regelitemwaarde of het bedrag van een correctie in een afstemming zijn.

Dit attribuut voegt een cruciale zakelijke contextlaag toe aan de procesanalyse. Het maakt prioritering van problemen mogelijk op basis van financiële impact. Het analyseren van de waarde van handmatige journaalposten kan bijvoorbeeld helpen om automatiseringsinspanningen te richten op de meest significante correcties. Het helpt ook bij risicobeoordeling door transacties met hoge waarde te identificeren die strengere controles of goedkeuringen kunnen vereisen.

Biedt financiële context aan procesevents, wat analyse van de monetaire impact van correcties mogelijk maakt, en helpt bij het prioriteren van verbeteringen op basis van waarde.

Te vinden in financiële documentregel- of kopteksttabellen, vaak in lokale en groepsvalutavelden.

Dit attribuut identificeert de individuele medewerker of systeemgebruiker die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een specifieke taak in het periodeafsluitingsproces. Dit kan de accountant zijn die een journaalpost heeft geboekt, de manager die een afstemming heeft goedgekeurd, of de analist die de financiële overzichten heeft gegenereerd.

Het analyseren van het proces per Verantwoordelijke Gebruiker is essentieel voor het begrijpen van de werkdrukverdeling, teamprestaties en het identificeren van trainingsbehoeften. Het kan onthullen of bepaalde individuen knelpunten vormen of dat het werk ongelijkmatig over het team is verdeeld. Deze mensgerichte analyse helpt bij resource management en het optimaliseren van de teamproductiviteit tijdens de stressvolle afsluitingsperiode.

Maakt analyse mogelijk van werkdrukverdeling, teamproductiviteit en identificatie van individuele trainingsmogelijkheden of resourcebeperkingen.

Te vinden in velden zoals 'Gebruikersnaam', 'Gemaakt door', 'Medewerkers-ID' of 'Eigenaar' in financiële documentkopteksten en workflowtaaklogs.

Het Departement attribuut specificeert de bedrijfseenheid, zoals Finance, Controlling of Accounts Payable, die verantwoordelijk is voor een bepaalde activiteit. Het biedt een functionele kijk op het proces, ter aanvulling op de juridische entiteitsweergave van de Bedrijfscode.

Het analyseren van het proces per departement helpt om handoffs en samenwerking tussen verschillende teams te begrijpen. Het kan vertragingen belichten die worden veroorzaakt door het wachten op een ander departement om een vereiste taak te voltooien. Deze informatie is waardevol voor het verbeteren van cross-functionele communicatie en het stroomlijnen van workflows die meerdere teams omvatten.

Helpt bij het analyseren van procesoverdrachten en prestaties over verschillende functionele teams heen, en belicht kansen voor betere interdepartementale samenwerking.

Kan worden afgeleid uit gebruikersstamdata, kostenplaatsinformatie gekoppeld aan transacties, of direct worden gespecificeerd in workflowmanagementsystemen.

Dit attribuut classificeert afstemmingen in logische groepen op basis van hun aard. Veelvoorkomende typen zijn Balans, Bank, Intercompany, Vaste Activa of Winst- en Verliesrekening afstemmingen. Elk type kan een verschillende mate van complexiteit, risico en standaardprocedure hebben.

Het segmenteren van de analyse op Afstemmingstype maakt een meer zinvolle vergelijking van prestaties mogelijk. Het is bijvoorbeeld te verwachten dat Intercompany-afstemmingen complexer en tijdrovender kunnen zijn dan eenvoudige bankafstemmingen. Dit attribuut helpt bij het stellen van realistische prestatiedoelen en het identificeren van specifieke uitdagingen binnen elke categorie afstemmingswerkzaamheden.

Maakt prestatiebenchmarking mogelijk voor verschillende categorieën afstemmingen, wat een genuanceerder beeld geeft van procesuitdagingen en -efficiëntie.

Afgeleid van de eigenschappen van het grootboekrekeningnummer of opgeslagen als een specifiek categorieveld in een afstemmingsbeheerstool.

De Geplande Einddatum, of streefdatum, is de deadline die is vastgesteld voor het voltooien van de gehele periodeafsluiting of specifieke belangrijke mijlpalen daarbinnen. Dit is een belangrijk onderdeel van de afsluitingskalender die financiële teams gebruiken om hun activiteiten te beheren.

Door de daadwerkelijke voltooiingsdatum van het proces te vergelijken met deze geplande datum, kunnen organisaties hun On-Time Close Rate meten, een cruciale KPI voor de financiële functie. Het analyseren van afwijkingen van het plan helpt teams de hoofdoorzaken van vertragingen te begrijpen en hun planning en uitvoering in toekomstige periodes te verbeteren. Het transformeert de procesanalyse van puur beschrijvend naar prescriptief over het halen van deadlines.

Maakt de meting van on-time prestaties ten opzichte van de afsluitingskalender mogelijk, wat helpt bij het identificeren van chronische vertragingen en het verbeteren van toekomstige planning.

Bijgehouden in afsluitingsbeheer- of taakbeheertoepassingen, of mogelijk opgeslagen in een centrale kalender of spreadsheet.

Het Grootboekrekeningnummer is een fundamenteel element in de financiële boekhouding, dat een specifiek type activa, passiva, eigen vermogen, opbrengsten of kosten vertegenwoordigt. In de context van de periodesluiting zijn activiteiten zoals journaalposten en afstemmingen altijd gekoppeld aan een of meer grootboekrekeningen.

Het analyseren van het proces per Grootboekrekening maakt een gedetailleerder beeld van de afsluitingsinspanning mogelijk. Het kan helpen te identificeren welke rekeningen het moeilijkst of tijdrovendst zijn om af te stemmen, of welke de meeste corrigerende boekingen vereisen. Dit inzicht kan leiden tot inspanningen om het rekeningschema te vereenvoudigen of de boekhoudpraktijken voor specifieke hoog-risico of hoog-volume rekeningen te verbeteren.

Maakt gedetailleerde analyse mogelijk om te identificeren welke rekeningen het meest complex of tijdrovend zijn om af te stemmen, wat gerichte procesverbeteringen stuurt.

Te vinden in de regeldetails van journaalpostentabellen en als een belangrijk attribuut in systemen voor rekeningafstemming.

Het Is Automated attribuut is een booleaanse vlag (waar/onwaar) die onderscheid maakt tussen taken die door een persoon worden uitgevoerd en taken die door een systeemproces worden uitgevoerd, zoals een geplande batchtaak of een Robotic Process Automation (RPA) bot. Dit is cruciaal voor het begrijpen van het automatiseringsniveau in het afsluitingsproces.

Door het proces met deze dimensie te analyseren, kan de impact van automatiseringsinitiatieven worden gekwantificeerd. Het stelt bedrijven in staat het percentage geautomatiseerde versus handmatige activiteiten te volgen, de beste kandidaten voor toekomstige automatisering te identificeren en te verifiëren dat bestaande automatiseringen naar verwachting functioneren. Deze inzage is essentieel voor elke organisatie die gericht is op digitale transformatie en het verhogen van de efficiëntie van haar financiële functie.

Maakt onderscheid tussen menselijke en systeemtaken, wat het meten van automatiseringsniveaus en het identificeren van nieuwe automatiseringsmogelijkheden mogelijk maakt.

Kan worden afgeleid van de gebruikers-ID (bijv. systeem- of botgebruikers), transactiecodes gekoppeld aan batchtaken, of specifieke vlaggen uit workflowtools.

Journaalpost Type categoriseert boekingsdocumenten op basis van hun doel of aard. Veelvoorkomende types zijn standaard boekingen uit subledgers, handmatige correcties, transitorische posten, herclassificaties en tegenboekingen. Deze classificatie biedt belangrijke context over waarom een journaalpost werd aangemaakt.

Het analyseren van het proces per Journaalpost Type helpt om routinematige, geautomatiseerde boekingen te onderscheiden van niet-standaard, handmatige interventies. Een groot aantal 'Corrigerende' of 'Handmatige' boekingen kan duiden op problemen in upstream processen of een gebrek aan automatisering. Deze analyse is cruciaal voor het identificeren van mogelijkheden voor processtandaardisatie en het verminderen van handmatige inspanning tijdens de afsluiting.

Categoriseert journaalposten om onderscheid te maken tussen routinematige en uitzonderlijke boekingen, wat helpt om de impact van handmatige aanpassingen te kwantificeren en te analyseren.

Typisch opgeslagen als een 'Document Type' of vergelijkbaar classificatieveld in de header van het boekhoudkundig document.

Het Afstemmings-ID identificeert uniek één afstemmingsinspanning, bijvoorbeeld de afstemming van een specifieke bankrekening voor een specifieke periode. Het fungeert als een sub-case binnen het algehele proces van periodeafsluiting, waarbij activiteiten zoals voorbereiding, beoordeling en goedkeuring voor die ene afstemming worden gegroepeerd.

Het volgen van dit ID is cruciaal voor elke gedetailleerde analyse van het afstemmings-subproces. Het maakt het mogelijk de end-to-end cyclusduur van de afstemming te meten, van initiatie tot uiteindelijke goedkeuring. Het maakt ook de berekening van herstelpercentages mogelijk door afstemmingen te identificeren die worden afgewezen en ter correctie worden teruggestuurd.

Maakt gedetailleerde analyse mogelijk van het afstemmingssubproces, inclusief doorlooptijden, herstelpercentages en bottlenecks op het niveau van individuele afstemmingen.

Een primaire identificatiecode in gespecialiseerde systemen of modules voor rekeningafstemming.