Jak Clarity Engine od ProcessMind zpřehledňuje mapy procesů
Podívejte se, jak Clarity Engine uspořádává grafy procesů, co se v diagramu mění a jak výsledek porovnat s vlastními daty procesu.
Graf procesu se obtížně zkoumá, když se cesty překrývají nebo se jejich rozvržení mění podle zobrazení. Clarity Engine od ProcessMind uspořádává diagramy tak, aby se průběh procesu lépe četl a procházel. Na této stránce se dozvíte, co se při změně rozvržení mění, jak se liší od Auto-Layout a jak výsledek posoudit na vlastních datech procesu.
Co je Clarity Engine?
Clarity Engine je nástroj ProcessMind pro rozvržení diagramů procesů. Uspořádává činnosti a jejich propojení do grafu, který můžete procházet a používat při práci. Podporuje modely process mining vytvořené ze záznamů událostí i ručně vytvořené a importované modely BPMN.
Rozvržení mění způsob, jakým se prvky a cesty zobrazují na obrazovce, nikoli podkladová data procesu. Přehledný diagram vám může usnadnit sledování procesu, ale samotný proces nezjednodušuje ani nedokazuje, že je model správný.
Pokud jste už viděli nepřehledný diagram připomínající špagety a napadlo vás, zda lze z process mining získat něco skutečně použitelného, stojí za to podívat se na rozvržení. Clarity Engine usnadňuje sledování cest a rozhodovacích bodů. Můžete tak méně času věnovat rozplétání diagramu a více zkoumání toho, co ukazuje.
Proč může být mapa stejného záznamu procesu pokaždé jiná?
Záznam událostí zachycuje události v procesu. Graf procesu je převádí do vizuální podoby činností a cest. Rozvržení určuje, kde se jednotlivé prvky zobrazí a kudy povedou jejich propojení.
Graf se může špatně číst, i když jsou data užitečná. Propojení se mohou křížit, souběžné cesty se obtížně rozlišují a pořadí činností může působit nelogicky. Pokud se uspořádání změní po drobné úpravě nebo novém spuštění rozvržení, hůře se porovnávají verze a vytváří společné porozumění procesu.
Právě na to naráží námitka, že diagram připomíná špagety. Proces může mít jasnou strukturu, ale jeho vizuální uspořádání ji může zakrývat.
Stálé rozvržení vám pomůže vytvořit si známou představu o procesu. Když se ke grafu vrátíte nebo ho porovnáte s aktualizovanou verzí, snáze najdete jednotlivé činnosti. Pak se můžete soustředit na otázky, například kde se práce větví, které cesty probíhají souběžně a kde se proces odchyluje od očekávaného průběhu.
Nikdy jsem nechápal, proč toto odvětví věnovalo rozvržení tak málo pozornosti. Dobrý model ve špatném rozvržení je stále nepoužitelný. Raději si přečtu nedokonalý, ale přehledný model než správný model, ve kterém se nevyznám. Přehlednost není ozdoba. Rozhoduje o tom, zda někdo analýzu vůbec použije.
Jak Clarity Engine uspořádává graf procesu?
Clarity Engine uspořádává činnosti a jejich propojení tak, aby se průběh procesu lépe sledoval. Volí rozvržení podle grafu a případně i dostupných dat procesu. Cílem je nabídnout přehledný výchozí bod pro zkoumání, nikoli zaručit, že všechny diagramy budou vypadat stejně nebo že je nebude třeba kontrolovat.
Rozvržení zohledňuje prvky modelu a jejich vzájemné vztahy. Dostupná data procesu může využít k seřazení činností podle jejich skutečného pořadí, zvýraznění počátečních uzlů a zpřehlednění průběhu. Pokud data událostí nejsou k dispozici, dokáže uspořádat diagramy BPMN podle jejich struktury.
Výsledné rozvržení má usnadnit rozpoznání běžných prvků procesu:
- Hlavní tok: Přehledná cesta usnadňuje sledování pořadí práce.
- Větvení a rozhodování: Brány a cesty jsou uspořádané tak, aby bylo snazší rozpoznat jednotlivé možnosti.
- Paralelní činnosti: Paralelní cesty mohou být vedle sebe, takže se jejich vztahy lépe kontrolují.
- Role a oddělení: Plavecké dráhy lze seřadit tak, abyste viděli, jak je práce rozdělená.
- Změny modelu: Postupné rozvržení omezuje dopad drobných úprav na celý diagram.
Jde o cíle rozvržení, nikoli o náhradu kontroly modelu. Znáte souvislosti procesu, proto výsledek zkontrolujte a upravte diagram, pokud jeho uspořádání nevyhovuje tomu, jak potřebujete o práci diskutovat nebo ji analyzovat.
Clarity Engine se také snaží zarovnat prvky do mřížky a usnadnit sledování propojení. Tím může omezit vizuální nepřehlednost, složitý proces však může stále obsahovat mnoho cest. Cílem je usnadnit zkoumání struktury, ne skrýt složitost v datech.
Co se v praxi změní při porovnání rozvržení?
Následující obrázky porovnávají stejný proces v běžném rozvržení dot a v rozvržení Clarity Engine. Když zůstávají data procesu stejná, snáze posoudíte vliv rozvržení a nezaměníte ho za změnu dat.
V první dvojici Clarity Engine uspořádává rozhodovací body a cesty tak, aby se diagram lépe četl. Ve druhé dvojici běžné rozvržení dot vychází ze struktury grafu, ale nevyužívá dostupná data procesu. Clarity Engine naopak data využívá k přehlednějšímu zobrazení průběhu. Třetí dvojice ukazuje souběžné cesty uspořádané vedle sebe.
První srovnání ukazuje změnu uspořádání, nikoli změnu porovnávaného procesu. Druhé ukazuje, jak mohou data procesu ovlivnit pořadí a zobrazení činností. U obou dvojic sledujte, zda dokážete sledovat jednotlivé cesty a rozpoznat strukturu, kterou potřebujete prozkoumat.
Ve třetí dvojici porovnejte umístění aktivit, trasy mezi nimi a to, jak snadno rozlišíte souběžné cesty. V obou rozloženích jsou stejná data o procesu, takže se můžete soustředit na vizuální rozdíly. Snímky obrazovky jsme nijak neupravovali, aby jedno rozložení vypadalo lépe než druhé.
Jak se Clarity Engine liší od Auto-Layout?
Auto-Layout je volba, kterou použijete k uspořádání modelu. Clarity Engine je nástroj, který určuje, jak bude diagram uspořádaný. Jednoduše řečeno, Auto-Layout spustí akci a Clarity Engine určí výsledné rozložení.
Auto-Layout použijte, když chcete, aby platforma uspořádala model za vás, místo abyste prvky umisťovali ručně. Clarity Engine ovlivňuje výsledné rozložení bez ohledu na to, zda model vznikl pomocí process mining, nebo modelováním BPMN. Dostupné možnosti a pokyny najdete v dokumentaci k Auto-Layout.
Rozložení je výchozí bod, ne předpis, jak máte proces znázornit. Diagram můžete upravit tak, aby zdůrazňoval konkrétní trasu nebo se lépe hodil k posouzení určitou skupinou lidí.
Kdy záleží na kvalitě rozložení ve vašem workflow?
Čitelný graf procesu vám může pomoci v několika fázích práce. Nenahrazuje analýzu ani kontrolu, ale usnadňuje diskusi o modelu a jeho prozkoumání.
Objevování
Když poprvé zkoumáte proces vytěžený z dat událostí, graf vám poskytne vizuální přehled aktivit a tras. Rozložení, ve kterém jsou větve a souběžné aktivity dobře vidět, vám pomůže rozhodnout, kam se podívat dál. Stále je ale potřeba ověřit, co data skutečně zachycují, a vyložit proces v jeho obchodním kontextu. Další informace o zkoumání procesu najdete v článku Jak analyzovat proces.
Kontrola
Při kontrole usnadňuje konzistentní rozložení domluvu s kolegy o stejných aktivitách a trasách. Můžete probrat určitou větev, porovnat trasy a upravit diagram, aniž byste si po každé drobné změně museli znovu skládat celý obraz.
Sdílení
Při sdílení modelu procesu ovlivňuje rozložení, jak rychle mu ostatní porozumí. Přehledné uspořádání usnadní kontrolu procesu, nenahradí však výstižné popisky, přesnou dokumentaci ani kontext, který vaše publikum potřebuje.
Pokud porovnáváte mapu procesu s nástrojem na tvorbu diagramů, který už používáte, zvažte jak postup modelování, tak data o procesu, z nichž model vychází. Porovnejte je s tím, co používáte dnes.
Porovnejte rozložení na vlastním procesu
Načtěte záznam procesu a podívejte se, jak Clarity Engine uspořádá jeho graf. Výsledek porovnejte s rozložením, které používáte dnes.
Na co se zaměřit při hodnocení rozložení?
Diagram může vypadat úhledně, a přesto se v něm lze špatně orientovat. Při porovnávání rozložení si položte tyto praktické otázky:
- Dokážete sledovat hlavní trasu, aniž byste ztratili přehled o propojeních?
- Rozlišíte snadno větve a rozhodovací body?
- Poznáte, které aktivity probíhají souběžně?
- Zůstane vám uspořádání povědomé i po drobné změně modelu?
- Můžete diagram upravit podle potřeb lidí, kteří ho budou posuzovat?
Vycházejte z toho, co potřebujete s diagramem dělat. Rozložení je užitečné tehdy, když vám pomáhá odpovídat na otázky o procesu, ne jen když vypadá uspořádaně.
Clarity Engine nabízí konzistentní výchozí uspořádání a pomáhá zajistit, aby drobné změny nenarušily celý diagram. Umožňuje také ruční úpravy, protože znáte kontext procesu a možná potřebujete stejný model představit různými způsoby.
Jak začít?
Nejlépe rozložení posoudíte, když ho porovnáte na vlastních datech o procesu. Načtěte záznam, prohlédněte si výsledný graf procesu a ověřte, zda vám uspořádání pomáhá sledovat trasy a hledat odpovědi na vaše otázky.
Pokud už model máte, zkuste ho uspořádat a výsledek posuďte podle výše uvedených kritérií. Jestli začínáte se záznamem událostí, nejprve ověřte, že obsahuje potřebná data o událostech. Diagram pak berte jako vizuální pomůcku k analýze, nikoli jako náhradu ověření dat nebo porozumění práci.
Clarity Engine neslibuje, že každý proces půjde znázornit jednoduchým diagramem. Nabízí další způsob, jak zpřehlednit strukturu grafu procesu a usnadnit jeho zkoumání. Chcete-li zjistit, zda vám to pomůže, začněte zkušební verzi.
