Jak Clarity Engine w ProcessMind poprawia czytelność map procesów
Zobacz, jak Clarity Engine rozmieszcza grafy procesów, co zmienia na diagramie i jak porównać wynik z danymi dotyczącymi własnego procesu.
Analiza grafu procesu może być trudna, gdy ścieżki się nakładają albo układ zmienia się między widokami. Clarity Engine w ProcessMind rozmieszcza elementy diagramów, aby ułatwić śledzenie i analizę przepływu. Na tej stronie pokazujemy, co zmienia się w układzie, czym różni się on od Auto-Layout i jak ocenić wynik na podstawie danych dotyczących własnego procesu.
Czym jest Clarity Engine?
Clarity Engine to silnik układu diagramów procesów w ProcessMind. Rozmieszcza działania i połączenia w graf procesu, który można analizować i wykorzystywać w pracy. Obsługuje modele process mining utworzone na podstawie dzienników zdarzeń, a także modele BPMN utworzone ręcznie lub zaimportowane.
Układ zmienia sposób wyświetlania elementów i ścieżek, a nie dane procesu. Czytelny diagram może ułatwić śledzenie procesu, ale nie upraszcza samego procesu ani nie potwierdza poprawności modelu.
Jeśli widzieli Państwo diagram przypominający spaghetti i zastanawiali się, czy process mining może dać wynik przydatny w praktyce, warto przyjrzeć się układowi. Clarity Engine ma ułatwiać śledzenie ścieżek i punktów decyzyjnych. Dzięki temu można poświęcić mniej czasu na rozszyfrowywanie diagramu, a więcej na analizę tego, co przedstawia.
Dlaczego mapa utworzona z tych samych danych o procesie może wyglądać inaczej?
Dziennik zdarzeń rejestruje zdarzenia w procesie. Graf procesu przedstawia te zdarzenia w postaci działań i ścieżek. Układ określa położenie poszczególnych elementów i przebieg połączeń między nimi.
Graf może być trudny do odczytania, nawet jeśli dane są przydatne. Połączenia mogą się krzyżować, ścieżki równoległe mogą być trudne do odróżnienia, a kolejność działań może wydawać się nielogiczna. Jeśli rozmieszczenie zmienia się po niewielkiej modyfikacji lub ponownym wygenerowaniu układu, trudniej porównywać wersje i wypracować wspólne rozumienie procesu.
To właśnie problem, na który wskazują osoby krytykujące diagramy spaghetti. Proces może mieć przejrzystą strukturę, ale układ graficzny może utrudniać jej dostrzeżenie.
Spójny układ pomaga zbudować znajomy obraz procesu. Po powrocie do grafu lub porównaniu go z nowszą wersją łatwiej odnaleźć działania. Można wtedy skupić się na pytaniach, takich jak: gdzie praca się rozgałęzia, które ścieżki przebiegają równolegle i w którym miejscu proces odbiega od oczekiwanego przebiegu.
Nigdy nie rozumiałem, dlaczego ta branża tak mało uwagi poświęca układowi diagramów. Dobry model w złym układzie nadal jest bezużyteczny. Wolę czytać niedoskonały model, który jest czytelny, niż poprawny, którego nie da się odczytać. Czytelność to nie ozdoba. Od niej zależy, czy ktoś w ogóle skorzysta z analizy.
Jak Clarity Engine rozmieszcza elementy grafu procesu?
Clarity Engine rozmieszcza działania i połączenia tak, aby ułatwić śledzenie przepływu procesu. Dobiera układ do grafu i, jeśli są dostępne, uwzględnia dane o procesie. Ma zapewnić czytelny punkt wyjścia do analizy, a nie gwarantować identyczny wygląd każdego diagramu ani brak potrzeby jego weryfikacji.
Układ uwzględnia elementy modelu i relacje między nimi. Może korzystać z danych o procesie, aby ustalić kolejność działań zgodnie z ich przebiegiem, wyróżnić węzły początkowe i lepiej pokazać przepływ. Gdy dane o zdarzeniach są niedostępne, nadal może rozmieszczać diagramy BPMN na podstawie ich struktury.
Układ ma ułatwiać dostrzeżenie typowych cech procesu:
- Główny przepływ: Czytelna ścieżka ułatwia śledzenie kolejności pracy.
- Rozgałęzienia i decyzje: Gateway i ścieżki są rozmieszczone tak, aby łatwiej było rozpoznać dostępne warianty.
- Działania równoległe: Ścieżki równoległe mogą być pokazane obok siebie, co ułatwia analizę ich wzajemnych relacji.
- Role i działy: Tory mogą być uporządkowane tak, aby pokazać podział pracy.
- Zmiany w modelu: Układ przyrostowy ma ograniczać wpływ niewielkich zmian na cały diagram.
To cele dotyczące układu, a nie zamiennik weryfikacji modelu. Znają Państwo kontekst procesu, dlatego warto sprawdzić wynik i poprawić diagram, jeśli rozmieszczenie nie odpowiada potrzebom związanym z omawianiem lub analizą pracy.
Clarity Engine ma również wyrównywać elementy do siatki i ułatwiać śledzenie połączeń. Takie rozwiązania mogą ograniczyć wizualny chaos, ale złożony proces nadal może mieć wiele ścieżek. Celem jest ułatwienie analizy struktury, a nie ukrywanie złożoności danych.
Co widać w praktyce przy porównaniu układów?
Poniższe obrazy przedstawiają ten sam proces w standardowym układzie dot i w układzie Clarity Engine. Porównanie tego samego procesu ułatwia ocenę wpływu układu bez mylenia go ze zmianą danych.
Na pierwszej parze obrazów Clarity Engine rozmieszcza rozgałęzienia i ścieżki tak, aby ułatwić ich odczytanie. Na drugiej standardowy układ dot korzysta ze struktury grafu, ale nie z dostępnych danych o procesie, natomiast Clarity Engine wykorzystuje te dane do przedstawienia przepływu. Trzecia para pokazuje ścieżki równoległe rozmieszczone obok siebie.
Pierwsze porównanie pokazuje zmianę układu, a nie samego procesu. Drugie ilustruje, jak dane o procesie mogą wpływać na kolejność i sposób przedstawienia działań. W obu przypadkach warto sprawdzić, czy można prześledzić ścieżki i rozpoznać strukturę potrzebną do analizy.
W trzeciej parze porównajmy rozmieszczenie działań, łączące je ścieżki oraz to, jak łatwo odróżnić ścieżki równoległe. W obu układach wykorzystano te same dane o procesie, więc można skupić się na różnicach wizualnych. Zrzuty ekranu nie były retuszowane, by jeden układ wyglądał lepiej od drugiego.
Czym Clarity Engine różni się od Auto-Layout?
Auto-Layout to opcja służąca do rozmieszczania elementów modelu. Clarity Engine to mechanizm, który wyznacza układ diagramu. Mówiąc prościej, Auto-Layout uruchamia tę operację, a Clarity Engine odpowiada za sposób rozmieszczenia elementów.
Auto-Layout warto wybrać, gdy platforma ma rozmieścić elementy modelu zamiast robić to ręcznie. Clarity Engine wpływa na wynikowy układ, niezależnie od tego, czy model powstał w ramach process mining, czy modelowania BPMN. Dostępne opcje i instrukcje opisano w dokumentacji Auto-Layout.
Układ to punkt wyjścia, a nie jedyny właściwy sposób przedstawienia procesu. Diagram można dopracować, aby uwydatnić konkretną ścieżkę lub ułatwić jego przegląd określonej grupie odbiorców.
Na jakich etapach workflow liczy się czytelny układ?
Czytelny graf procesu może ułatwić pracę na kilku jej etapach. Nie zastąpi analizy ani przeglądu, ale pomoże omówić model i dokładniej mu się przyjrzeć.
Odkrywanie
Podczas pierwszego przeglądu procesu odtworzonego na podstawie danych o zdarzeniach graf pozwala wizualnie sprawdzić działania i ścieżki. Układ, który ułatwia dostrzeżenie rozgałęzień i działań równoległych, może pomóc zdecydować, gdzie przyjrzeć się bliżej. Nadal trzeba zweryfikować, co przedstawiają dane, i zinterpretować proces w jego kontekście biznesowym. Więcej o badaniu procesu można przeczytać w artykule Jak analizować proces.
Przegląd
Podczas przeglądu spójny układ ułatwia wspólne omawianie tych samych działań i ścieżek. Można omówić rozgałęzienie, porównać ścieżki i zmienić diagram bez konieczności ponownego analizowania całości po każdej drobnej korekcie.
Publikacja
Udostępniając model procesu, warto pamiętać, że jego układ wpływa na to, jak szybko inni go zrozumieją. Czytelny diagram ułatwia przegląd, ale nie zastąpi trafnych etykiet, rzetelnej dokumentacji ani kontekstu potrzebnego odbiorcom.
Porównując mapę procesu z używanym już narzędziem do tworzenia diagramów, warto uwzględnić zarówno sposób modelowania, jak i dane o procesie, na których opiera się model. Porównaj z obecnym rozwiązaniem.
Porównaj układy na przykładzie własnego procesu
Wczytaj dziennik procesu i sprawdź, jak Clarity Engine rozmieszcza elementy grafu. Oceń wynik w porównaniu z używanym obecnie układem.
Na co zwrócić uwagę przy ocenie układu?
Diagram może wyglądać schludnie, a mimo to być trudny do analizy. Porównując układy, warto sprawdzić:
- Czy można prześledzić główną ścieżkę, nie gubiąc połączeń?
- Czy łatwo odróżnić rozgałęzienia i punkty decyzyjne?
- Czy widać, które działania przebiegają równolegle?
- Czy po drobnej zmianie modelu układ pozostaje znajomy?
- Czy można dostosować diagram do potrzeb osób, które będą go przeglądać?
Oceń diagram pod kątem zadań, do których ma służyć. Układ jest przydatny, jeśli pomaga znaleźć odpowiedzi na pytania o proces, a nie tylko wygląda uporządkowanie.
Clarity Engine ma zapewniać spójny układ wyjściowy i ograniczać wpływ drobnych zmian na cały diagram. Pozwala też wprowadzać ręczne poprawki, ponieważ to Państwo znają kontekst procesu i mogą potrzebować przedstawić ten sam model na różne sposoby.
Jak zacząć?
Najłatwiej ocenić układ, porównując go na własnych danych o procesie. Wczytaj dziennik, sprawdź utworzony graf i oceń, czy układ pomaga prześledzić ścieżki oraz zbadać interesujące Państwa kwestie.
Jeśli model już istnieje, można go rozmieścić i ocenić wynik według powyższych kryteriów. Pracę z dziennikiem zdarzeń warto zacząć od sprawdzenia, czy zawiera dane potrzebne do przedstawienia procesu. Następnie należy ocenić diagram jako pomoc wizualną w analizie, a nie zamiennik weryfikacji danych ani zrozumienia przebiegu pracy.
Clarity Engine nie gwarantuje, że każdy proces da się przedstawić na prostym diagramie. Oferuje inny sposób na poprawę czytelności struktury grafu procesu i ułatwia jego analizę. Aby sprawdzić, czy to rozwiązanie sprawdzi się w Państwa pracy, rozpocznij okres próbny.
