Process Mining ile Süreç Analizi: Pratik Rehber

Veri ile içgörü arasındaki boşluk

“Process mining kullan, içgörü kendiliğinden gelir!” Bunu sık duyarız. Ama gerçek şu: içgörüler gökten düşmez. ProcessMind gibi modern süreç madenciliği araçları süreçlerinizi otomatik keşfeder ve metrikleri hesaplar; ancak bu rakamları uygulanabilir iyileştirmelere dönüştürmek emek ve yetkinlik ister.

Evet, AI destekli öneriler, eskiden saatler süren işleri artık size ekstra çaba gerektirmeden içgörü olarak sunabilir. ProcessMind’in AI önerileri potansiyel darboğazları ve iyileştirme fırsatlarını otomatik olarak öne çıkarır. Yine de, AI yardım etse bile analizi doğru yöne siz çevirmelisiniz.

Bazı insanlar veriyi doğal olarak analiz eder. Bazıları ise nereden başlayacağını bilemez. Hangi tarafta olursanız olun, bu rehber süreç madenciliği verinizden daha iyi içgörüler çıkarmanıza yardımcı olacak. Özellikle analiz aşamasına odaklanıyoruz: dashboardlar elinizde, peki şimdi onlarla ne yapacaksınız?

Bu blog yazısı süreç iyileştirme serimizin bir parçasıdır. Tam döngü için iyileştirmeleri hayata geçirmek ve sürekli izleme rehberlerimize de göz atın.

Adım 2: Veriyi keşfedin

Artık dashboardları anladığınıza göre keşfe çıkma zamanı. Bu aşamada belirli bir şeyi aramıyorsunuz; veriyle tanışıyor, nelerin ilginç olduğuna bakıyorsunuz.

Süreç Animasyonlarıyla Başlayın

Süreç animasyonları sürecinizin gerçekte nasıl aktığını anlamanın en hızlı yoludur:

• Case’lerin süreçte nasıl ilerlediğini izleyin
• Sıkışmaların olduğu yerleri fark edin (darboğazlar)
• Case’lerin ileri geri gittiği döngüleri yakalayın (rework)
• Hangi yolların ana arter, hangilerinin tali yol olduğunu görün

Animasyonu birkaç dakika çalıştırın. Statik grafiklerde gözden kaçabilecek kalıplar kendiliğinden ortaya çıkar.

Filtrelerle Keşfe Çıkın

Veriyi farklı açılardan dilimlemek için filtreleri kullanın:

• Zaman dönemleri: Bu ay, geçen çeyreğe göre nasıl?
• Vaka özellikleri: Farklı müşteri tipleri farklı mı davranıyor?
• Sonuçlar: Başarılı ile sorunlu vakalar arasında fark ne?

Her filtre değişikliği, süreciniz hakkında yeni bir şey gösterir.

Boyutları Keşfedin

Farklı boyutlarda analiz etmek için seçicileri kullanın:

• Departmanlar ya da ekipler
• Bölgeler veya konumlar
• Ürün türleri veya hizmet kategorileri
• Müşteri segmentleri

Tek bir süreç sandığınız şeyin, aslında aynı ad altında işleyen birkaç farklı süreç olduğunu fark edebilirsiniz.

Süreç Varyantlarını İnceleyin

Her vaka süreç içinde bir yol izler. Süreç varyantları, tüm benzersiz yolları ve görülme sıklıklarını gösterir:

• Çoğu vakanın izlediği “ideal akış” hangisi?
• Yaygın sapmalar neler?
• Varyantların performans metrikleri nasıl karşılaştırılıyor?

Çoğu zaman az sayıda varyant vakaların büyük kısmını oluşturur; onlarca nadir varyant ise istisnaları ve uç durumları temsil eder.

Kendinize Hikayeler Anlatın

Keşfederken gördüklerinizi açıklamaya çalışın. Bazı kalıpların neden var olduğuna dair kısa anlatılar kurun:

• “Bu bölgeden gelen siparişler ek onay gerektiği için daha uzun sürüyor"
• "Şu özelliğe sahip case’ler genellikle şu kuyruğa takılıyor"
• "Bu olduğunda, şu sonuçla karşılaşıyoruz”

Bu hikayeler kalıpları hatırlamanızı sağlar ve daha derin analiz için hipotez kurmanıza yardımcı olur.

Adım 4: Derinlemesine analiz

Şimdi ayrıntılı çalışma başlıyor. Her öncelikli soru için, süreç madenciliği araçlarınızı kullanarak sistematik biçimde inceleme yapın.

Soruları Doğru Dashboard’larla Eşleştirin

Farklı sorular, farklı analitik araçlar ister:

Sistematik Şekilde Derinleşin

Her soru için:

1. Geniş başlayın - İlgili dashboard’da genel resme bakın
2. Filtre uygulayın - İlgilendiğiniz vakaları izole edin
3. Segmentleri karşılaştırın - İyi ve kötü performans gösterenler arasında fark ne?
4. Aykırı değerleri inceleyin - Aşırı örnekler için Case Explorer’ı kullanın
5. Kalıpları doğrulayın - Gördükleriniz tutarlı mı, kontrol edin

Bulgularınızı Belgeleyin

İçgörü elde ettikçe:

• Önemli görselleştirmelerin ekran görüntülerini alın
• Kullandığınız filtreleri ve ayarları not edin
• Kendi yorumunuzu yazın
• Olası iş etkisini kaydedin

Grafikleri sunumlarda kullanmak üzere doğrudan ProcessMind’den dışa aktarabilirsiniz.

Kritik Veri Sorunlarını Giderin

Bu aşamada, veri kalitesi analizinizi engelliyorsa (sadece kusurlu değilse), ele alın. Ama seçici olun: Yalnızca öncelikli sorularınıza yanıt vermeyi engelleyenleri düzeltin.

Sık Kullanılan Analiz Teknikleri

Yaygın süreç sorularını yanıtlamak için uygulayabileceğiniz belirli analiz tekniklerini derledik. Her teknik, içgörüleri ortaya çıkarmak için farklı ProcessMind özelliklerinden yararlanır.

Çevrim Süresi Analizi

Amaç: Vakaların ne kadar sürdüğünü ve zamanın nerede harcandığını anlamak.

Araçlar: Zaman metrikleriyle süreç grafiği, zaman dağılımı grafikleri

Nasıl yapılır:

1. Süreç grafiğinde metriği Uçtan Uca Ortalama Süre (Average Throughput Time) ya da Ortalama İşleme Süresi (Average Processing Time) olarak değiştirin
2. Vakaların en çok nerede zaman harcadığını görmek için her bağlantı üzerindeki değerlere bakın
3. Zaman görünümünde en kalın/en koyu oklar olarak görülen en uzun geçişleri belirleyin
4. İşleme süresi (aktif çalışma) ile bekleme süresini (adımlar arasındaki bekleme) ayırt edin

Nelere bakmalı:

• Beklenmedik derecede yüksek zaman değerlerine sahip bağlantılar
• Vakaların devam etmeden önce “beklediği” aktiviteler
• Medyan ile ortalama arasındaki farklar (aykırı değer belirtir)
• Vaka türü, bölge veya diğer boyutlara göre zaman kalıpları

Önemli içgörü: Uzun çevrim süreleri çoğunlukla işleme süresinden değil, beklemeden kaynaklanır. 5 günlük bir süreçte gerçek çalışma toplamı yalnızca 2 saat olabilir.

Darboğaz analizi

Amaç: Sürecinizde case’lerin nerede tıkandığını ya da geciktiğini bulun.

Araçlar: Process animasyonu, süreç grafiği, aktivite başına süre grafikleri

Nasıl yapılır:

1. Process animasyonu: Animasyonu izleyin ve noktaların biriktiği aktiviteleri arayın. Bu “trafik sıkışıklıkları”, case’lerin beklediği darboğazları gösterir.

2. Süreç grafiği: Zaman metriklerine geçin ve en uzun süreli bağlantıları bulun. Gelen bağlantıda yüksek süre, çoğu zaman case’lerin o aktivite öncesinde kuyruğa girdiği anlamına gelir.

3. Çubuk grafikler: “Aktivite başına süre” görünümünde en fazla toplam süre tüketen aktiviteleri inceleyin.

Nelere bakmalı:

• Belirli aktivitelerde biriken case kümeleri
• Ortalama süresi yüksek ama işlem süresi düşük aktiviteler (bekleme süresine işaret eder)
• Darboğaza besleme yapan adımlar (hızlı tamamlanır ama sonrasında case’ler bekler)
• Süre dağılımı: bazı case’ler hızlı, bazıları aşırı yavaş

Kritik içgörü: Darboğazlar çoğu zaman yavaş aktivitenin kendisinden önce oluşur. Bir adım hızlı tamamlanır ama case’ler bir sonraki adım için kuyrukta bekler.

Rework Analizi

Amaç: Case’lerin gereksiz yere adımları tekrarladığı noktaları bulmak.

Araçlar: Süreç grafiği, süreç animasyonu, varyant analizi

Nasıl yapılır:

1. Süreç grafiğinde geri yönlü okları arayın (sonraki aktivitelerden öncekilere giden bağlantılar)
2. Show Tail açıkken süreç animasyonunu izleyin; normal akışın tersine giden case’leri görün
3. Filtre paneliyle tekrarlanan aktivite içeren case’lere filtre uygulayın
4. Varyant analizinde aynı aktivitenin birden fazla kez geçtiği yolları kontrol edin

Neye bakmalı:

• Case’lerin bir aktiviteyi birden fazla kez ziyaret etmesi
• Belirli aktiviteler arasındaki döngüler (ör. “Review” → “Correct” → “Review”)
• Rework yaşayan case’lerin oranı
• Rework’ün sürece eklediği fazladan süre

Önemli içgörü: Bir miktar rework normaldir (kalite kontrolleri, düzeltmeler). Aşırısı ise çoğu zaman belirsiz gereksinimler, kalite problemleri veya iletişim eksikliklerine işaret eder.

Uygunluk analizi

Amaç: Gerçekte olan ile olması gerekeni karşılaştırmak.

Araçlar: Süreç grafiği, varyant analizi, filtreler

Nasıl yapılır:

1. Sürecinizde “beklenen” yolu (ideal akış) tanımlayın
2. Süreç grafiğinde case’lerin yüzde kaçının bu yolu izlediğini görün
3. Sapma yapan case’leri filtreleyip nedenlerini araştırın
4. Case’lerin izlediği tüm farklı yolları görmek için varyant analizini kullanın

Nelere bakmalı:

• Her zaman gerçekleşmesi gereken ama bazen atlanan aktiviteler
• Olmaması gerekirken yapılan aktiviteler (geçici çözümler, manuel düzeltmeler)
• Aktiviteler arasında beklenmedik yollar
• Erken biten case’ler (end event’e ulaşmayanlar)

Kritik içgörü: Sapmalar her zaman kötü değildir. Bazen geçici çözümler, standarda dönüşmesi gereken daha iyi bir çalışma biçimine işaret eder.

Kaynak Analizi

Amaç: Kim ne yapıyor, iş yükü nasıl dağılıyor — bunu anlamak.

Araçlar: Seçiciler, filtreler, kaynak grafikleri

Nasıl yapılır:

1. Süreci kaynağa, ekibe veya departmana göre ayrıştırmak için seçicileri kullanın
2. Farklı kaynaklar arasında çevrim sürelerini ve işlem hacmini (throughput) karşılaştırın
3. İş yükü dağılımındaki dengesizlikleri arayın
4. Belirli kaynakların veya ekiplerin yer aldığı aktiviteleri belirleyin

Neye bakmalı:

• Kaynaklar arasında eşit olmayan iş dağılımı
• Sürekli daha yavaş ya da daha hızlı kalan kaynaklar
• Ekipler/departmanlar arası devir teslim (handoff) kalıpları
• Özel uzmanlık gerektiren aktiviteler (potansiyel tekil hata noktaları)

Önemli içgörü: Kaynaklar arasındaki performans farkları çoğu zaman bireysel yetkinlikten değil; eğitim ihtiyacı, araç sorunları veya süreç tasarımındaki hatalardan kaynaklanır.

Hacim ve Trend Analizi

Amaç: Case hacminin zaman içindeki kalıplarını anlamak.

Araçlar: Zaman filtreleri, trend grafikleri, dönem karşılaştırması

Nasıl yapılır:

1. Farklı zaman aralıklarını karşılaştırmak için dönem filtrelerini kullanın
2. Hacim trendlerine bakın (case sayıları artıyor mu, azalıyor mu, yoksa sabit mi?)
3. Aynı dönemi farklı yıllarda veya çeyreklerde karşılaştırın
4. Hacim değişimlerini süreç performansındaki değişimlerle ilişkilendirin

Neye bakmalı:

• Mevsimsellik (yoğun dönemler, sakin dönemler)
• İş olayları veya değişikliklerle birlikte hareket eden trendler
• Hacim değişiminin çevrim süresi ve kaliteye etkisi
• Gelecek hacmi öngören öncü göstergeler

Önemli içgörü: Performans sorunlarının nedeni süreçten ziyade hacimdeki ani sıçramalar olabilir. Hacim kalıplarını anlamak kapasite planlamasını kolaylaştırır.

Yol Analizi

Amaç: Vakaların süreç içinde izlediği farklı rotaları anlamak.

Araçlar: Süreç grafiği, varyant analizi, yol filtreleri

Nasıl yapılır:

1. Başlıca karar/ayrılma noktalarını (split) görmek için süreç grafiğine bakın
2. Yönlendirmeyi anlamak için her çıkış bağlantısındaki yüzdelere bakın
3. Tüm benzersiz yolları ve sıklıklarını görmek için varyant analizini kullanın
4. Performanslarını karşılaştırmak için belirli yolları filtreleyin

Nelere bakmalı:

• Baskın yollar ile uç senaryolar
• Yollar arasındaki performans farkları
• Beklenmedik derecede uzun veya karmaşık yollar
• Vakaları daha verimli yönlendirme fırsatları

Önemli içgörü: Çoğu zaman vakaların %80’i yalnızca birkaç yolu izler; kalan %20 içinse onlarca varyant bulunur. İyileştirme çalışmalarınızı önce yüksek hacimli yollara odaklayın.

Adım 6: Sırada ne var

Analizinizi tamamladınız ve bulguları sundunuz. Peki şimdi ne olacak?

Aksiyonları Takip Edin

Sunumdan sonra büyük olasılıkla şunlar olacaktır:

• Ek analiz talepleri
• Hangi iyileştirmelerin hayata geçirileceğine dair kararlar
• Değişimi kimin yöneteceğine dair atamalar

Bunları takip edin ve günlük işlerin içinde kaybolmadıklarından emin olun.

Uygulamaya bağlayın

Analizden çıkan içgörülerin gerçek süreç değişikliklerine dönüşmesi gerekir. İçgörüleri iyileştirmeye çevirmenin pratik adımları için süreç optimizasyonunu hayata geçirmek rehberimize göz atın.

İzlemeyi Başlatın

Değişiklikler hayata geçtiğinde gerçekten işe yarayıp yaramadığını doğrulamanız gerekir. Sürekli süreç izleme rehberimiz, iyileştirmeleri zaman içinde nasıl takip edeceğinizi açıklar.

Gelecek İçin Belgeleyin

Üzerine yeni çalışmalar inşa edilebilsin diye çıktılarınızı mutlaka kayda geçirin:

• Hangi sorular araştırıldı
• Hangi veri kullanıldı (ve kısıtları neler)
• Hangi bulgular elde edildi
• Hangi kararlar alındı

Bu kurumsal bilgi, gelecekteki analiz çalışmaları için çok değerlidir.

İlerlemeyi kutlayın

Süreç verisinden gerçek içgörüler çıkarmak önemli bir başarıdır. İster şüpheleri doğrulamış olun, ister sürprizler bulmuş ya da iyileştirme fırsatları keşfetmiş olun; kuruma değer kattınız.

Şimdi döngüyü yeniden başlatın. Süreç iyileştirme süreklidir ve verinizden öğrenilecek her zaman daha fazlası vardır.

ProcessMind ile başlayın

Kendi süreçlerinizi analiz etmeye hazır mısınız? ProcessMind, süreç madenciliğini erişilebilir kılar:

• İçgörüleri hızla ortaya çıkaran sezgisel dashboardlar
• Potansiyel sorunları otomatik olarak öne çıkaran AI önerileri
• Derinlemesine inceleme için etkileşimli case explorer
• Excel, CSV ya da veritabanlarından kolay veri içe aktarma

Ücretsiz denemenizi başlatın ve süreçlerinizde gerçekten neler olduğunu keşfedin.

İlgili Kaynaklar:

• Process Mining nedir? - Temel rehber
• Veri odaklı süreç iyileştirme için stratejik rehber - DMAIC çerçevesi
• Process Mining’de zorluklar ve en iyi uygulamalar - Yaygın hatalardan kaçınma