Departman: Satın alma süreç optimizasyonu

Satın alma süreç optimizasyonu

Neden önemlidir

Satın alma ekipleri çoğu zaman süreç bilgisi birkaç deneyimli kişinin zihninde tutulur. Farklı sürümler Visio dosyalarında, SharePoint klasörlerinde, elektronik tablolarda ve e-posta yazışmalarında bulunur. Hangi sürümün güncel olduğundan emin olamazsınız.

Bu durum işe alıştırmayı yavaşlatır ve satın alma talepleri, onaylar, tedarikçi seçimi, satın alma siparişleri ve fatura işlemleri gibi etkinliklerde önlenebilir farklılıklar yaratır. Ayrıca onay ve uyumluluk incelemelerini yönetmeyi zorlaştırır.

Sorumluluğunuzdaki satın alma sürecini insanların zihninden çıkarıp net ve güncel bir modele aktarabilirsiniz. ProcessMind, süreci belgelemek, değişiklikleri incelemek ve onaylanan sürümü ihtiyaç duyan herkesin erişimine açık tutmak için tek bir yer sunar.

Nasıl ilerlemelisiniz

1. Mine: Sürecin bugün nasıl işlediğiyle başlayın. Satın alma verilerini belgelenen süreçle karşılaştırmak için Process Mining kullanın. Çevrim sürelerini, aktarımları, tekrar işlerini, onay yollarını ve sapmaları inceleyin. Bu sayede sürecin ekipler, bölgeler veya tedarikçiler arasında nerelerde farklılaştığını görebilirsiniz.

2. Model: BPMN 2.0 kullanarak ProcessMind’de net bir süreç modeli oluşturun. Standart akışı, karar noktalarını, rolleri, sistemleri ve istisnaları belgeleyin. Bir sürümü yayımlamadan önce süreç sahiplerini ve paydaşları dahil etmek için onay akışını kullanın. Dağınık Visio dosyaları ve SharePoint klasörleri yerine paylaşılabilir bağlantılardan ve sürüm geçmişinden yararlanın. Modeli daha geniş süreç mimarinize bağlayabilir ve destekleyici belgeleri tek bir yerde tutabilirsiniz.

3. Simulate: Önerilen değişiklikleri uygulamadan önce test edin. Onay kurallarını, personel seviyelerini, tedarikçi senaryolarını ve otomasyon seçeneklerini karşılaştırmak için process simulation kullanın. Teslimat süreleri, satın alma maliyetleri, iş yükü ve uyumluluk üzerindeki olası etkiyi değerlendirin. Sonuçlara göre modeli geliştirin, ardından güncellenen sürümü onaya gönderin.

Neler bekleyebilirsiniz

Güncel tutulan bir satın alma süreç modeliyle genellikle şunları bekleyebilirsiniz:

• Yeni ekip üyeleri onaylanmış tek bir süreci izleyebildiği için daha hızlı işe alıştırma.
• Daha az çelişen sürüm ve belge aramaya harcanan daha az zaman.
• Etkinlikler, kararlar ve istisnalar için daha net sorumluluk.
• Darboğazlar, tekrar işleri ve onay gecikmeleri hakkında daha iyi görünürlük.
• Daha tutarlı tedarikçi ve satın alma uygulamaları.
• Otomasyon, uyumluluk incelemeleri ve sürekli iyileştirme için daha güçlü bir temel.

Sonuçlar veri kalitesine, süreç kapsamına ve benimsenme düzeyine bağlıdır. Process Mining ile süreç modelleme ve simülasyonu bir arada kullanan ekipler, seçili satın alma iş akışlarında genellikle çevrim süresini %20-40 azaltmayı, manuel iş yükünü düşürmeyi ve önlenebilir devirleri azaltmayı hedefler.

Başlangıç

Sahibi ve ölçülebilir bir sorunu net olan tek bir satın alma süreci seçin. Satın alma talebi onayı veya satın alma siparişi işleme gibi bir süreçle başlayabilirsiniz. Belgeler eksik ya da tutarsız olsa bile mevcut olay verilerini ve belgeleri toplayın.

Mevcut durumu ProcessMind ile ortaya koyun, ardından onaylanmış hedef modeli oluşturun. Süreci yürüten ve yöneten kişileri incelemeye davet edin. Paylaşılabilir bağlantıyı yayımlayın, kararı sürüm geçmişine kaydedin ve düzenli bir inceleme döngüsü belirleyin.

Model referans noktası haline geldikçe modeli ilgili süreçlere genişletebilir, KPI’ları bağlayabilir ve devam eden analiz ile iyileştirmeyi desteklemek için Clarity Engine’i kullanabilirsiniz.