Finans ve ortak hizmetlerde süreçleri iyileştirin

Finans ve paylaşılan hizmetlerde süreç iyileştirme

Paylaşılan hizmet ekipleri; borçlar ve alacaklar muhasebesi, raporlama ve diğer finans operasyonlarında yüksek hacimli işlem ve talepleri yönetir. Process Mining, işlerin bugün nasıl yürüdüğünü gösterir. Süreç haritalama ve simülasyon ise olası değişiklikleri değerlendirmenize yardımcı olur. Böylece hizmet düzeyi hedeflerini gözetirken işlem başına maliyeti düşürmek için somut verilere dayanabilirsiniz.

Paylaşılan hizmetlerde iyileşmeyi kanıtlamak neden zor?

İşleri merkezileştirmek işlem hacimlerini görmeyi kolaylaştırır, ancak ortalamalar zaman ve emeğin nerede harcandığını gizleyebilir. İş birimleriyle hizmet ekibi arasındaki yeniden çalışma, yinelenen onaylar, biriken işler ve dengesiz iş yükleri çevrim süresini ve işlem başına maliyeti etkileyebilir.

Önerilen değişikliklerin yatırıma değdiğini de göstermeniz gerekir. Yalnızca varsayımlara dayanan bir iş gerekçesi, finans incelemesinde yeterli bulunmayabilir. Ölçülmüş bir başlangıç düzeyi ve açıkça belirtilen senaryo varsayımları, kararlar ve maliyet dağıtımı görüşmeleri için daha iyi bir dayanak sağlar.

Process Mining paylaşılan hizmetlere nasıl yardımcı olur?

Process Mining, vakaların bir süreçte gerçekte nasıl ilerlediğini göstermek için sistemlerinizdeki olay verilerini kullanır. Süreç akışlarını, çevrim sürelerini, devir teslimleri, yeniden çalışmayı ve beklenen yoldan sapmaları inceleyebilirsiniz.

Paylaşılan hizmetlerde Process Mining uygulamak için önce her vakayı, etkinliklerini ve zaman damgalarını belirleyebildiğiniz bir hizmet seçin. Performans farklarını görmek için sonuçları iş birimlerine, talep türlerine veya diğer ilgili boyutlara göre karşılaştırın. Böylece tek bir ortalamaya güvenmek yerine süreç iyileştirme çalışmalarını belirli nedenlere yöneltebilirsiniz.

Process Mining hakkında daha fazla bilgi edinin.

Üç adımlı yaklaşım nedir?

Kanıtlardan karara ulaşmak için üç adımı izleyin:

1. Mevcut süreci inceleyin. Başlangıç düzeyini belirlemek için ERP, finans yönetimi veya operasyon verilerini analiz edin. İşlem başına maliyet, çevrim süresi, birikmiş işler ve hizmet düzeyi gibi ölçümleri izleyin.
2. İyileştirme seçeneklerini haritalayın. Mevcut süreci ve önerilen değişiklikleri süreç haritalama ve BPMN ile belgeleyin. Nelerin değişeceği ve her adımdan kimin sorumlu olacağı konusunda finans, operasyon, uyumluluk ve BT ekipleriyle uzlaşın.
3. Senaryoları simüle edin. Ek kapasite, daha az devir teslim, güncellenmiş onay kuralları veya otomasyon gibi seçenekleri karşılaştırın. Hangi seçeneği test edeceğinize karar vermeden önce çevrim süresi, kaynak ihtiyacı ve uyumluluk üzerindeki beklenen etkileri inceleyin.

Süreç haritalamayı ve süreç simülasyonunu keşfedin.

Rakamları finans incelemesine nasıl hazır hâle getirebilirsiniz?

Açıklayabileceğiniz bir başlangıç düzeyi belirleyin. Hangi süreci ve dönemi analiz ettiğinizi, vakayı nasıl tanımladığınızı, hangi maliyetleri ve hizmet ölçümlerini hesaba kattığınızı belirtin. Gözlemlenen sonuçlarla önerilen değişikliklere ilişkin tahminleri birbirinden ayırın.

Maliyet dağıtımı veya iş gerekçesi için beklenen işlem hacmi, personel sayısı ve süreç değişiklikleri gibi her senaryonun varsayımlarını belgeleyin. Senaryoları aynı başlangıç düzeyine göre karşılaştırın ve işlem başına maliyetle hizmet düzeyleri üzerindeki etkilerini gösterin. Böylece modellenen bir sonucu garanti gibi sunmadan seçenekler arasındaki ödünleşimleri daha kolay değerlendirebilirsiniz.

[CtaStartTrial custom_title=“Bir hizmet için başlangıç düzeyi oluşturun” custom_content=“Belirli bir süreci incelemek ve mevcut duruma ilişkin ölçümleri belirlemek için elinizdeki ERP veya talep yönetimi sistemi dışa aktarımlarını kullanın.”]

Process Mining, paylaşılan hizmetlerdeki aksaklıkları nerede ortaya çıkarabilir?

Toplam işlem hacmine ve ortalama çevrim süresine bakmakla yetinmeyin. Paylaşılan hizmetlerde çevrim süreleri iş birimine, talep türüne veya istisna akışına göre değişebilir. Süreç analizi şu örüntüleri incelemenize yardımcı olabilir:

• Hizmet ekibiyle iş birimleri arasında yeniden çalışma: Eksik talepler düzeltme için geri gönderilir ve yeniden sıraya girer.
• Yinelenen onaylar: İşler merkezî bir ekibe devredildikten sonra bile yerel kurallar uygulanmaya devam edebilir.
• Uzun süredir bekleyen işler: Sıradaki vaka sayısı değişmese bile bazı vakalar gereğinden uzun süredir bekliyor olabilir.
• Uygunluğa göre iş atama: Vakalar, gerekli beceriye veya bölgeye göre değil, müsait olan kişiye atanabilir.
• Hizmet düzeyi raporlamasına girmeyen istisnalar: İstisna akışları, standart vakalarla aynı ölçümlerde yer almayabilir.

Bu örüntüler araştırmaya nereden başlayabileceğinizi gösterir, ancak bir nedenin kanıtı değildir. Verilerin gösterdiklerini süreci yöneten kişilerle doğrulayın.

Hangi sonuçları bekleyebilirsiniz?

Sonuçlar verilerinize, sürecin karmaşıklığına ve uyguladığınız değişikliklere bağlıdır. Ekipler bu yaklaşımı genellikle şu amaçlarla kullanır:

• Önlenebilir beklemeleri ve yeniden çalışmayı gidererek işlem çevrim sürelerini %20–40 kısaltın.
• Kapasite planlamasını iyileştirip manuel işi azaltarak işletme maliyetlerini düşürün.
• Süreç sapmalarını ve kontrol açıklarını görünür kılın.
• Sorumlulukları netleştirip darboğazları gidererek raporlama sürelerini iyileştirin.
• Başlangıç düzeyi KPI’larını ve senaryo karşılaştırmalarını kullanarak iş gerekçesi oluşturun.

Bunlar tipik sonuçlardır, garanti değildir. Dashboardlar ve KPI’lar, iyileşmelerin zaman içinde sürüp sürmediğini izlemenize yardımcı olabilir.

Getiriyi tahmin edin.

Nasıl başlamalısınız?

Fatura işleme, ödeme yönetimi, ay sonu kapanışı veya hizmet talebi gibi işlem hacmi yüksek ve iş etkisi belirgin bir hizmet seçin. Analiz için gereken vaka kimliğini, etkinlik adlarını, zaman damgalarını ve iş boyutlarını belirleyin.

İlgili verileri ProcessMind’e bağlayın, başlangıç düzeyini belirleyin ve süreci yöneten kişilerle akışı inceleyin. Ardından modelleyip simüle etmek için bir veya iki iyileştirme senaryosu seçin. Odaklı bir analiz, büyük bir dönüşüm programıyla başlamadan sırada neyi test edeceğinize karar vermenize yardımcı olabilir.

İş gerekçesi rehberini okuyun.

Bir hizmet için başlangıç düzeyini belirleyin

Açıklamanız, iyileştirmeniz veya maliyet dağıtımı görüşmesine dahil etmeniz gereken bir hizmetle başlayın. Hangi değişiklikleri uygulayacağınıza karar vermeden önce mevcut performansı ölçün.