Process mining สำหรับผู้ตรวจสอบบัญชี

Process mining สำหรับผู้ตรวจสอบบัญชี: เห็นสิ่งที่เกิดขึ้นจริง

เปรียบเทียบข้อมูลเหตุการณ์จากเคสที่เสร็จสิ้นแล้วกับแบบจำลองกระบวนการที่อนุมัติ ค้นหาจุดที่เบี่ยงเบน ตรวจสอบประวัติเคสที่เกี่ยวข้อง และส่งออกหลักฐานเพื่อทบทวน การวิเคราะห์นี้ช่วยสนับสนุนงานตรวจสอบของคุณ แต่ใช้แทนวิจารณญาณของคุณหรือรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดไม่ได้.

process mining ให้หลักฐานอะไรได้บ้าง?

การทดสอบความสอดคล้องเปรียบเทียบการดำเนินกระบวนการที่บันทึกไว้กับมาตรฐานที่คุณกำหนด ผลลัพธ์แสดงว่าเคสใดเป็นไปตามเส้นทางที่คาดไว้ และเคสใดแตกต่างจากเส้นทางนั้น ใช้หลักฐานความสอดคล้องของกระบวนการนี้เพื่อเน้นตรวจสอบกรณียกเว้น แทนการสร้างประวัติของทุกเคสขึ้นใหม่ด้วยตนเอง.

หลักฐานขึ้นอยู่กับข้อมูลเหตุการณ์และมาตรฐานกระบวนการที่คุณให้มา ความแตกต่างระหว่างกิจกรรมที่บันทึกไว้กับการควบคุมที่กำหนด ไม่ได้อธิบายสาเหตุหรือพิสูจน์ว่าการควบคุมล้มเหลว คุณต้องประเมินเองว่าผลที่พบมีความหมายอย่างไร.

เรียนรู้ว่า Process Mining ช่วยตรวจสอบความสอดคล้องได้อย่างไร.

จะติดตามผลการตรวจสอบกลับไปยังเคสต้นทางได้อย่างไร?

เริ่มจากจุดที่เบี่ยงเบนในผลวิเคราะห์ แล้วตรวจสอบประวัติกระบวนการของเคสนั้น จากผลสรุปไปยังเหตุการณ์ที่บันทึกไว้ของเคส แล้วพิจารณาลำดับและช่วงเวลาโดยดูบริบทประกอบ.

เพื่อให้ตรวจสอบผลได้ง่ายขึ้น ให้เก็บรหัสเคสที่เกี่ยวข้องและบันทึกต้นทางไว้พร้อมกับข้อมูลที่ส่งออก ข้อมูลเหตุการณ์ต้องมีบันทึกกิจกรรม เวลา และข้อมูลอ้างอิงเคสที่จำเป็นต่อการติดตามการดำเนินงานกลับไปยังแหล่งข้อมูลต้นทาง.

ส่งออกอะไรได้บ้าง และควรเก็บข้อมูลใดไว้ด้วย?

หลังทบทวนจุดที่เบี่ยงเบนแล้ว ให้ส่งออกผลการตรวจสอบและหลักฐานประกอบเพื่อเก็บในแฟ้มตรวจสอบ เก็บข้อมูลที่ส่งออกไว้พร้อมแบบจำลองกระบวนการที่อนุมัติ ขอบเขตและช่วงเวลาการทดสอบ รวมถึงข้อมูลอ้างอิงแหล่งข้อมูลที่ใช้ในการวิเคราะห์.

หากไม่มีบริบทเหล่านี้ รายการจุดที่เบี่ยงเบนก็ประเมินได้ยาก ProcessMind จัดเตรียมหลักฐานให้คุณตรวจสอบ ส่วนคุณเป็นผู้ตัดสินใจว่าหลักฐานเพียงพอสำหรับการตรวจสอบหรือไม่.

ควรบันทึกและประเมินกรณียกเว้นอย่างไร?

จุดที่เบี่ยงเบนคือความแตกต่างระหว่างการดำเนินงานที่บันทึกไว้กับแบบจำลองกระบวนการที่ใช้ทดสอบ อาจเป็นกิจกรรมที่ถูกข้าม ลำดับที่ไม่คาดไว้ หรือการออกนอกเส้นทางที่กำหนดในรูปแบบอื่น.

บันทึกกรณียกเว้น หลักฐานของเคส และผลประเมินแยกจากกัน การวิเคราะห์ช่วยค้นหาและตรวจสอบความแตกต่างได้ แต่ไม่สามารถตัดสินว่ากรณียกเว้นนั้นมีเหตุผลรองรับ เป็นการละเมิดการควบคุม หรือเป็นปัญหาด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด การประเมินดังกล่าวต้องอาศัยวิจารณญาณของคุณและบริบทที่เกี่ยวข้องขององค์กร.

จะทดสอบความสอดคล้องได้อย่างไร?

1. เลือกกระบวนการและประเด็นการควบคุม กำหนดสิ่งที่ต้องการทดสอบ ช่วงเวลาที่อยู่ในขอบเขต และมาตรฐานกระบวนการที่ได้รับอนุมัติ
2. เตรียมข้อมูลเหตุการณ์ ใส่ตัวระบุเคสและบันทึกกิจกรรมที่จำเป็น เพื่อติดตามการดำเนินงานกลับไปยังเคสต้นทาง
3. เปรียบเทียบการดำเนินงานกับมาตรฐาน ตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด แล้วพิจารณาจุดเบี่ยงเบนที่พบ
4. ตรวจสอบกรณียกเว้น เปิดประวัติเคสที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบบันทึกต้นทาง และบันทึกผลการประเมิน
5. ส่งออกหลักฐาน เก็บผลการตรวจสอบ ข้อมูลอ้างอิงเคส โมเดลกระบวนการ และขอบเขตการทดสอบไว้ด้วยกัน เพื่อใช้ทบทวน.

อ่านคู่มือการกำกับดูแลกระบวนการ เพื่อเรียนรู้วิธีกำหนดและดูแลรักษามาตรฐานกระบวนการ.

ตัวอย่างการทดสอบความสอดคล้องในทางปฏิบัติเป็นอย่างไร?

สมมติว่ากระบวนการที่อนุมัติกำหนดให้ส่งคำขอ ตรวจสอบ และอนุมัติก่อนชำระเงิน สร้างแบบจำลองตามลำดับนี้ แล้วเปรียบเทียบกับข้อมูลเหตุการณ์จากเคสที่เสร็จสิ้นแล้ว.

การวิเคราะห์อาจระบุเคสที่กิจกรรมซึ่งบันทึกไว้ต่างจากแบบจำลอง เช่น มีการบันทึกการชำระเงินก่อนอนุมัติ ตรวจสอบประวัติเคสและติดตามผลกลับไปยังบันทึกต้นทาง จากนั้นประเมินว่าลำดับดังกล่าวเป็นกรณียกเว้นด้านการควบคุม ปัญหาข้อมูล หรือรูปแบบที่ได้รับอนุมัติ แล้วบันทึกข้อสรุปเพื่อให้ตรวจสอบได้.

ผลลัพธ์เป็นหลักฐานความสอดคล้องของกระบวนการ ไม่ใช่การตัดสินการปฏิบัติตามข้อกำหนดโดยอัตโนมัติ.

process mining ช่วยเตรียมการตรวจสอบบัญชีได้อย่างไร?

Process mining ช่วยค้นหาจุดที่เบี่ยงเบนในเคสที่มีอยู่ แทนการอาศัยเฉพาะตัวอย่างที่เลือกด้วยตนเอง ใช้ผลลัพธ์เพื่อกำหนดจุดเน้นในการตรวจสอบ จัดหลักฐานตามประวัติเคส และทำการทดสอบเดิมซ้ำเมื่อตรวจสอบช่วงเวลาอื่น

ความครอบคลุมขึ้นอยู่กับความครบถ้วนและคุณภาพของข้อมูลเหตุการณ์ เหตุการณ์ที่ขาดหาย รหัสเคสที่ไม่สอดคล้องกัน หรือแบบจำลองกระบวนการที่ไม่ครบถ้วนอาจส่งผลต่อผลลัพธ์ ตรวจสอบข้อมูลและมาตรฐานก่อนนำผลไปใช้.

เรื่องนี้เกี่ยวข้องกับ ISO 9001 และ DORA อย่างไร?

สำหรับเอกสารกระบวนการตาม ISO 9001 คุณใช้แบบจำลองกระบวนการที่กำหนดไว้เป็นมาตรฐานเพื่อเปรียบเทียบการดำเนินงานที่บันทึกไว้ได้ การวิเคราะห์ช่วยค้นหาจุดที่เคสจริงแตกต่างจากแบบจำลอง แต่เพียงอย่างเดียวไม่ได้ยืนยันว่าเอกสารหรือระบบบริหารคุณภาพของคุณเป็นไปตามข้อกำหนด ISO 9001.

สำหรับหลักฐานด้านความยืดหยุ่นในการปฏิบัติการตาม DORA ข้อมูลกระบวนการอาจช่วยตรวจสอบกิจกรรมที่บันทึกไว้ซึ่งเกี่ยวข้องกับกระบวนการและเหตุการณ์ ICT การพิจารณาว่าหลักฐานเป็นไปตามภาระหน้าที่หรือไม่ ขึ้นอยู่กับข้อกำหนด บันทึกที่มี และการประเมินของคุณ process mining ไม่ได้รับรองการปฏิบัติตาม DORA.

ดูกรณีศึกษาการปฏิบัติตามข้อกำหนดในอุตสาหกรรมวิทยาศาสตร์ชีวภาพ เพื่อดูตัวอย่างการวิเคราะห์กระบวนการในสภาพแวดล้อมที่มีกฎกำกับ.

ควรตรวจสอบอะไรบ้างก่อนนำผลไปใช้?

ก่อนนำข้อมูลส่งออกไปใช้ในการตรวจสอบ ให้ยืนยันว่า:

• โมเดลกระบวนการตรงกับมาตรฐานที่อนุมัติไว้สำหรับช่วงเวลาที่ตรวจสอบ
• ข้อมูลเหตุการณ์ครอบคลุมเคสและกิจกรรมที่อยู่ในขอบเขต
• รหัสเคสช่วยให้ตรวจสอบย้อนกลับไปยังระเบียนต้นทางได้
• คุณบันทึกขอบเขตการทดสอบและข้อจำกัดของข้อมูลไว้แล้ว
• คุณประเมินกรณียกเว้น แทนที่จะถือว่าความเบี่ยงเบนทุกกรณีเป็นความล้มเหลวของการควบคุม.

เริ่มจากกระบวนการหนึ่งรายการและคำถามเกี่ยวกับการควบคุมที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน จากนั้นประเมินว่าผลการตรวจสอบระดับเคสและการส่งออกหลักฐานตอบโจทย์การตรวจสอบของคุณหรือไม่.