> การปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง > การจัดการค่าใช้จ่าย > SAP Concur > เทมเพลตข้อมูล

เทมเพลตข้อมูลการจัดการค่าใช้จ่ายของคุณ

SAP Concur

แอตทริบิวต์การจัดการค่าใช้จ่าย(18) กิจกรรมการจัดการค่าใช้จ่าย(14) คู่มือการดึงข้อมูล(2)

เทมเพลตข้อมูลการจัดการค่าใช้จ่ายของคุณ

เทมเพลตนี้แนะนำวิธีรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับปรับปรุงกระบวนการจัดการค่าใช้จ่าย โดยระบุแอตทริบิวต์สำคัญที่ควรเก็บ กิจกรรมหลักที่ควรติดตาม และแนวทางนำข้อมูลออกจากระบบต้นทาง ใช้ทรัพยากรนี้สร้างบันทึกเหตุการณ์ที่มีข้อมูลพร้อมสำหรับวิเคราะห์ประสิทธิภาพของกระบวนการได้อย่างละเอียด.

แอตทริบิวต์ที่แนะนำสำหรับการวิเคราะห์อย่างละเอียด
กิจกรรมสำคัญที่ควรติดตามตลอดกระบวนการจัดการค่าใช้จ่าย
แนวทางดึงข้อมูลจาก SAP Concur

เพิ่งเริ่มใช้บันทึกเหตุการณ์ใช่ไหม เรียนรู้ วิธีสร้าง event log สำหรับ process mining.

ดาวน์โหลดเทมเพลต

แอตทริบิวต์การจัดการค่าใช้จ่าย

ฟิลด์ข้อมูลที่แนะนำให้ใส่ในบันทึกเหตุการณ์ เพื่อวิเคราะห์กระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายได้อย่างครบถ้วน.

5 จำเป็น 6 แนะนำ 7 ไม่บังคับ

	ชื่อ	คำอธิบาย
	ชื่อกิจกรรม ActivityName	ชื่อเหตุการณ์ทางธุรกิจที่เกิดขึ้น ณ เวลาหนึ่งในกระบวนการจัดการค่าใช้จ่าย.
คำอธิบาย ชื่อกิจกรรมระบุขั้นตอนหรือจุดสำคัญในวงจรของรายงานค่าใช้จ่าย เช่น 'ส่งรายงานค่าใช้จ่าย' หรือ 'ผู้จัดการอนุมัติ' แอตทริบิวต์นี้เป็นพื้นฐานของ process mining เพราะใช้กำหนดโหนดในแผนผังกระบวนการ ทำให้เห็นภาพและวิเคราะห์ลำดับงานได้ การวิเคราะห์ลำดับและความถี่ของกิจกรรมช่วยระบุเส้นทางที่พบบ่อย จุดที่เบี่ยงเบน และคอขวด. เหตุผลที่สำคัญ ใช้กำหนดขั้นตอนในแผนผังกระบวนการ เพื่อให้เห็นภาพและวิเคราะห์เส้นทางของรายงานค่าใช้จ่ายได้. แหล่งข้อมูล ได้จากบันทึกเหตุการณ์หรือบันทึกการตรวจสอบภายใน SAP Concur ซึ่งติดตามการเปลี่ยนสถานะและการดำเนินการกับรายงานค่าใช้จ่าย. ตัวอย่าง ส่งรายงานค่าใช้จ่ายผู้จัดการอนุมัติฝ่ายการเงินอนุมัติจ่ายเงินคืนแล้ว
	รหัสรายงานค่าใช้จ่าย ExpenseReportId	รหัสเฉพาะของรายงานค่าใช้จ่าย ซึ่งใช้เป็นรหัสเคสหลัก.
คำอธิบาย รหัสรายงานค่าใช้จ่ายเป็นคีย์เฉพาะที่ใช้รวมกิจกรรมทั้งหมดของรายการเบิกค่าใช้จ่ายหนึ่งรายการเข้าด้วยกัน ช่วยติดตามวงจรของรายงานได้ตั้งแต่พนักงานสร้างรายงาน ไปจนถึงการจ่ายเงินคืนและการบันทึกบัญชี ใน process mining รหัสนี้จำเป็นต่อการสร้างเส้นทางตั้งแต่ต้นจนจบของรายงานค่าใช้จ่ายแต่ละฉบับ และเป็นพื้นฐานของการวิเคราะห์กระบวนการและการสำรวจรูปแบบต่างๆ. เหตุผลที่สำคัญ นี่คือหัวใจสำคัญของการวิเคราะห์ เพราะใช้เชื่อมโยงเหตุการณ์แต่ละรายการให้เป็นลำดับกระบวนการที่ต่อเนื่องสำหรับรายงานค่าใช้จ่ายแต่ละฉบับ. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปค่านี้เป็นคีย์หลักในข้อมูลรายงานค่าใช้จ่ายที่ดึงจาก SAP Concur และ API มักใช้ชื่อ 'รหัสรายงาน' หรือ 'คีย์รายงาน'. ตัวอย่าง C6B2F1A8-4D4F-4C8D-9E9C-1F0D5B5A4B3CER-2023-08-1001400012345
	เวลาที่เกิดเหตุการณ์ EventTimestamp	วันที่และเวลาที่แน่นอนซึ่งกิจกรรมหนึ่งเกิดขึ้น.
คำอธิบาย เวลานี้ระบุช่วงเวลาที่เหตุการณ์ในกระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นอย่างแม่นยำ เป็นองค์ประกอบสำคัญของ process mining เพราะช่วยเรียงลำดับกิจกรรมตามเวลา ข้อมูลเวลาที่ถูกต้องมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการคำนวณรอบงาน ระยะเวลา และเวลารอระหว่างขั้นตอนต่างๆ ซึ่งช่วยระบุความล่าช้าและคอขวดด้านประสิทธิภาพในกระบวนการ. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยเรียงเหตุการณ์ทั้งหมดตามลำดับเวลา ทำให้คำนวณระยะเวลาและวิเคราะห์ประสิทธิภาพของกระบวนการในแต่ละช่วงได้. แหล่งข้อมูล มีอยู่ในข้อมูลบันทึกการตรวจสอบหรือบันทึกเหตุการณ์ของรายงานค่าใช้จ่ายแต่ละฉบับใน SAP Concur และเชื่อมโยงกับการดำเนินการที่บันทึกไว้ทุกรายการ. ตัวอย่าง 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T14:35:10Z2023-10-27T09:00:00Z
	ระบบต้นทาง SourceSystem	ระบุระบบที่เป็นแหล่งที่มาของข้อมูล.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุแอปพลิเคชันต้นทางที่สร้างข้อมูลกระบวนการจัดการค่าใช้จ่าย ซึ่งในกรณีนี้คือ SAP Concur มีความสำคัญต่อการกำกับดูแลข้อมูลและการทำความเข้าใจบริบท โดยเฉพาะเมื่อรวมข้อมูลจากหลายระบบเพื่อวิเคราะห์ภาพรวม การระบุแหล่งที่มาอย่างชัดเจนช่วยติดตามที่มาของข้อมูลและแก้ไขปัญหาคุณภาพข้อมูล. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยให้ติดตามที่มาของข้อมูลและตรวจสอบแหล่งข้อมูลได้ชัดเจน ซึ่งสำคัญเมื่อต้องรวมข้อมูลจากระบบองค์กรหลายระบบ. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปจะเป็นค่าคงที่ที่เพิ่มระหว่างการดึงและแปลงข้อมูล เพื่อระบุแหล่งที่มาของชุดข้อมูล. ตัวอย่าง SAP ConcurConcur Expense ProfessionalConcur Standard
	อัปเดตข้อมูลล่าสุด LastDataUpdate	เวลาที่ระบุว่าข้อมูลของระเบียนนี้ได้รับการปรับปรุงจากระบบต้นทางครั้งล่าสุดเมื่อใด.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้บันทึกวันที่และเวลาที่ดึงหรืออัปเดตข้อมูลจาก SAP Concur ครั้งล่าสุด เป็นข้อมูลกำกับที่สำคัญสำหรับตรวจสอบว่าข้อมูลที่นำมาวิเคราะห์เป็นปัจจุบันเพียงใด ช่วยให้นักวิเคราะห์และผู้ใช้ทางธุรกิจทราบว่าข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกระบวนการเป็นปัจจุบันแค่ไหน และใช้วางแผนการอัปเดตข้อมูลได้. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยให้ทราบว่าข้อมูลเป็นปัจจุบันเพียงใด เพื่อให้มั่นใจว่าการวิเคราะห์อ้างอิงข้อมูลล่าสุด. แหล่งข้อมูล ระบบสร้างและเพิ่มเวลานี้ลงในชุดข้อมูลระหว่างนำเข้าข้อมูล. ตัวอย่าง 2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
	แผนกของพนักงาน EmployeeDepartment	แผนกหรือศูนย์ต้นทุนที่พนักงานผู้ส่งรายงานสังกัดอยู่.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุหน่วยงานของพนักงานที่ส่งรายงานค่าใช้จ่าย ใช้จัดสรรค่าใช้จ่ายทางการเงินและวิเคราะห์ประสิทธิภาพของกระบวนการในส่วนต่างๆ ของธุรกิจ ผู้จัดการสามารถกรองหรือเปรียบเทียบข้อมูลระหว่างแผนก เพื่อดูความแตกต่างของเวลาอนุมัติ การปฏิบัติตามนโยบาย และอัตราการแก้ไขงานซ้ำ แล้วกำหนดจุดที่ควรปรับปรุงได้ตรงจุด. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยวิเคราะห์กระบวนการแยกตามหน่วยธุรกิจ เพื่อระบุรูปแบบการทำงาน คอขวด หรือปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนดเฉพาะของแต่ละแผนก. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปข้อมูลนี้มาจากโปรไฟล์พนักงานใน SAP Concur ซึ่งมักซิงก์กับระบบ HRIS. ตัวอย่าง ฝ่ายขายฝ่ายการตลาดฝ่ายวิจัยและพัฒนาฝ่ายการเงิน
	แฟล็กการละเมิดนโยบาย PolicyViolationFlag	ระบุว่ามีการแจ้งว่ารายงานค่าใช้จ่ายละเมิดนโยบายหรือไม่.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์แบบบูลีนที่มีค่า true เมื่อการตรวจสอบด้วยระบบอัตโนมัติหรือด้วยตนเองพบการละเมิดนโยบายในรายงานค่าใช้จ่าย เช่น ใช้จ่ายเกินวงเงิน ใช้ผู้ขายที่ไม่ได้รับการแนะนำ หรือไม่มีเอกสารที่กำหนด แฟล็กนี้สำคัญต่อแดชบอร์ด 'ภาพรวมการปฏิบัติตามนโยบายค่าใช้จ่าย' และ KPI 'อัตราการละเมิดนโยบาย' ช่วยให้องค์กรติดตามและบังคับใช้แนวทางการเบิกค่าใช้จ่าย. เหตุผลที่สำคัญ สนับสนุนการวิเคราะห์การปฏิบัติตามข้อกำหนดโดยตรง ช่วยวัดและปรับปรุงการปฏิบัติตามนโยบายค่าใช้จ่ายของบริษัท พร้อมลดความเสี่ยงทางการเงิน. แหล่งข้อมูล โดยมาก SAP Concur จะสร้างแฟล็กนี้ตามนโยบายค่าใช้จ่ายที่กำหนดไว้ และพบได้ในข้อมูลระดับรายงาน. ตัวอย่าง truefalse
	ยอดรวมรายงาน ReportTotalAmount	มูลค่ารวมของรายงานค่าใช้จ่าย.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้บันทึกยอดรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เบิกในรายงานฉบับเดียว เป็นตัวชี้วัดพื้นฐานสำหรับการวิเคราะห์ทางการเงิน และใช้แบ่งกลุ่มรายงานตามมูลค่าได้ รายงานที่มียอดสูงอาจมีขั้นตอนอนุมัติต่างออกไปหรือต้องตรวจสอบละเอียดขึ้น การวิเคราะห์ยอดเงินช่วยให้เข้าใจปัจจัยที่ทำให้เกิดต้นทุน ความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด และผลกระทบทางการเงิน. เหตุผลที่สำคัญ ให้ข้อมูลทางการเงินที่สำคัญ ช่วยวิเคราะห์ตามมูลค่า เช่น ระบุรายงานค่าใช้จ่ายยอดสูงที่อาจต้องตรวจสอบเพิ่มเติม. แหล่งข้อมูล เป็นฟิลด์ระดับส่วนหัวของรายงานค่าใช้จ่าย และมีอยู่ในข้อมูลมาตรฐานที่ดึงจาก SAP Concur. ตัวอย่าง 150.752500.0089.50
	รหัสผู้ใช้ที่ดำเนินการ ProcessorUserId	รหัสของพนักงานหรือผู้ใช้ระบบที่ดำเนินกิจกรรม.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุผู้รับผิดชอบกิจกรรม เช่น พนักงานที่ส่งรายงาน ผู้จัดการที่อนุมัติ หรือสมาชิกทีมการเงินที่ประมวลผลรายงาน การวิเคราะห์ผู้ดำเนินการช่วยดูการกระจายภาระงาน เปรียบเทียบประสิทธิภาพระหว่างผู้ใช้หรือทีม และทำความเข้าใจการส่งต่องาน ข้อมูลนี้สำคัญต่อแดชบอร์ดที่ใช้ติดตามประสิทธิภาพผู้อนุมัติและภาระงานของฝ่ายการเงิน. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยวิเคราะห์การกระจายภาระงาน ประสิทธิภาพของผู้ใช้ และการจัดสรรทรัพยากร ซึ่งจำเป็นต่อการระบุความต้องการด้านการฝึกอบรมและการปรับปรุงกระบวนการ. แหล่งข้อมูล พบได้ในข้อมูลบันทึกการตรวจสอบของรายงานค่าใช้จ่าย และมักเชื่อมโยงกับขั้นตอนในเวิร์กโฟลว์ เช่น การอนุมัติหรือการส่งรายงาน. ตัวอย่าง j.doe789123asmith
	รหัสผู้อนุมัติ ApproverId	รหัสของผู้จัดการหรือผู้ใช้ฝ่ายการเงินที่รับผิดชอบอนุมัติรายงานค่าใช้จ่าย.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้บันทึกรหัสผู้ใช้ของผู้ที่ดำเนินการอนุมัติ ซึ่งแตกต่างจาก 'รหัสผู้ดำเนินการ' ทั่วไป เพราะระบุเฉพาะขั้นตอนการอนุมัติ ข้อมูลนี้จำเป็นสำหรับแดชบอร์ด 'ประสิทธิภาพและการกำหนดเส้นทางของผู้อนุมัติ' เพื่อวิเคราะห์เวลาอนุมัติ อัตราการปฏิเสธ และปริมาณงานของผู้อนุมัติแต่ละคน อีกทั้งยังช่วยระบุการกำหนดเส้นทางที่ไม่สม่ำเสมอและโอกาสในการกระจายงานให้สมดุล. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยวิเคราะห์ประสิทธิภาพของผู้อนุมัติได้อย่างละเอียด เพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์การอนุมัติและค้นหาโอกาสในการฝึกอบรม. แหล่งข้อมูล ข้อมูลนี้เป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลเวิร์กโฟลว์หรือประวัติการตรวจสอบ และเชื่อมโยงกับขั้นตอนการอนุมัติใน SAP Concur. ตัวอย่าง m.joness.lee987654
	หมวดหมู่ค่าใช้จ่าย ExpenseCategory	การจัดประเภทค่าใช้จ่าย เช่น ค่าเดินทาง ค่าอาหาร หรืออุปกรณ์สำนักงาน.
คำอธิบาย หมวดหมู่ค่าใช้จ่าย หรือที่เรียกอีกอย่างว่าประเภทค่าใช้จ่าย ใช้จำแนกลักษณะของรายจ่าย ข้อมูลนี้เป็นพื้นฐานสำคัญสำหรับการจัดทำงบประมาณ การรายงาน และการวิเคราะห์ทางการเงิน ใน process mining ข้อมูลนี้ช่วยวิเคราะห์ว่าค่าใช้จ่ายบางหมวดหมู่มีแนวโน้มละเมิดนโยบาย ใช้เวลาอนุมัตินาน หรือมีงานแก้ไขซ้ำมากกว่าหมวดหมู่อื่นหรือไม่ แอตทริบิวต์นี้เป็นพื้นฐานของแดชบอร์ด 'ความถูกต้องในการจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย'. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยวิเคราะห์พฤติกรรมของกระบวนการตามประเภทค่าใช้จ่าย เพื่อค้นหาปัญหาเฉพาะหมวดหมู่ด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือประสิทธิภาพ. แหล่งข้อมูล ข้อมูลนี้อยู่ในระดับรายการค่าใช้จ่ายของ SAP Concur หากวิเคราะห์ในระดับเคส อาจรวมข้อมูลหรือเลือกหมวดหมู่ที่พบมากที่สุด. ตัวอย่าง ค่าโดยสารเครื่องบินโรงแรมอาหารรับรองลูกค้าค่าสมัครใช้ซอฟต์แวร์
	ประเทศของพนักงาน EmployeeCountry	ประเทศของพนักงานที่ส่งรายงานค่าใช้จ่าย.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุประเทศที่พนักงานประจำอยู่ เป็นมิติสำคัญสำหรับการวิเคราะห์ในองค์กรระดับโลก เพราะช่วยเปรียบเทียบประสิทธิภาพกระบวนการ อัตราการปฏิบัติตามข้อกำหนด และค่าใช้จ่ายในแต่ละภูมิภาคได้ กฎระเบียบ นโยบาย และพฤติกรรมของผู้ใช้ที่แตกต่างกันในแต่ละประเทศอาจทำให้กระบวนการมีความแตกต่างกันอย่างมาก ซึ่งเป็นประเด็นสำคัญที่ควรทำความเข้าใจ. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยเปรียบเทียบประสิทธิภาพกระบวนการและการปฏิบัติตามข้อกำหนดในระดับภูมิภาคและประเทศ ซึ่งจำเป็นต่อการปรับกระบวนการทั่วโลกให้สอดคล้องกัน. แหล่งข้อมูล ข้อมูลนี้อยู่ในโปรไฟล์ผู้ใช้ของพนักงานใน SAP Concur โดยทั่วไปจะซิงก์มาจากระบบ HR ส่วนกลาง. ตัวอย่าง USADEUGBRJPN
	ประเภทการชำระเงิน PaymentType	ระบุวิธีชำระค่าใช้จ่าย เช่น บัตรบริษัทหรือสำรองจ่ายส่วนตัว.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้แยกค่าใช้จ่ายที่ชำระด้วยบัตรเครดิตที่บริษัทออกให้ ออกจากค่าใช้จ่ายที่พนักงานสำรองจ่ายเองและรอเบิกคืน ประเภทการชำระเงินส่งผลต่อขั้นตอนของกระบวนการอย่างมาก เช่น รายการผ่านบัตรบริษัทอาจต้องกระทบยอดเพิ่มเติม ส่วนค่าใช้จ่ายที่พนักงานสำรองจ่ายเองส่งผลต่อความพึงพอใจของพนักงานโดยตรงผ่านความรวดเร็วในการเบิกคืน. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยแยกความแตกต่างระหว่างกระบวนการสำหรับค่าใช้จ่ายผ่านบัตรบริษัทกับค่าใช้จ่ายที่สำรองจ่ายเอง ซึ่งมักมีข้อกำหนดในการดำเนินการและความเสี่ยงต่างกัน. แหล่งข้อมูล ฟิลด์มาตรฐานในระดับรายการค่าใช้จ่ายของ SAP Concur. ตัวอย่าง บัตรบริษัทสำรองจ่ายส่วนตัวเงินทดรองจ่าย
	ผลการตรวจสอบ AuditOutcome	ผลการตรวจสอบรายงานค่าใช้จ่ายด้วยตนเองหรือโดยระบบอัตโนมัติ.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้บันทึกผลการตัดสินขั้นสุดท้ายจากการตรวจสอบ ซึ่งอาจเป็น 'ผ่าน' 'ไม่ผ่าน' หรือ 'ผ่านโดยมีคำเตือน' ข้อมูลนี้ใช้คำนวณ KPI 'ความถี่ของข้อค้นพบจากการตรวจสอบ' การวิเคราะห์ผลการตรวจสอบช่วยระบุสาเหตุที่พบบ่อยของการไม่ผ่าน เช่น ใบเสร็จไม่ครบหรือไม่ปฏิบัติตามนโยบาย และนำผลที่ได้ไปปรับปรุงการควบคุมตั้งแต่ต้นทางและการฝึกอบรมพนักงาน. เหตุผลที่สำคัญ ใช้วัดประสิทธิผลของการควบคุมด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดโดยตรง และจำเป็นต่อการติดตามและลดความเสี่ยงกับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบ. แหล่งข้อมูล ข้อมูลนี้มาจากโมดูลหรือบริการตรวจสอบภายใน SAP Concur และจะมีให้ใช้เมื่อองค์กรเปิดใช้ฟีเจอร์นี้. ตัวอย่าง ผ่านไม่ผ่าน เนื่องจากไม่มีใบเสร็จผ่านโดยมีคำเตือนไม่ได้ตรวจสอบ
	มีการแก้ไขงานซ้ำหรือไม่ IsRework	แฟล็กที่คำนวณขึ้นเพื่อระบุว่ามีการส่งรายงานกลับไปแก้ไขหรือไม่.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์บูลีนที่คำนวณขึ้นนี้จะเป็นจริงเมื่อรายงานค่าใช้จ่ายผ่านการแก้ไขอย่างน้อยหนึ่งรอบ โดยตรวจจากกิจกรรม 'ส่งรายงานกลับไปแก้ไข' แฟล็กนี้ช่วยให้คำนวณ KPI 'อัตราการแก้ไขรายงานค่าใช้จ่ายซ้ำ' ได้ง่าย และกรองหรือเปรียบเทียบรายงานที่อนุมัติได้ตั้งแต่ครั้งแรกกับรายงานที่ต้องแก้ไขเพิ่มเติมได้สะดวก การวิเคราะห์เคสเหล่านี้ช่วยระบุสาเหตุที่พบบ่อยของการปฏิเสธและปรับปรุงคุณภาพตั้งแต่ครั้งแรก. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยวิเคราะห์ความไม่มีประสิทธิภาพของกระบวนการ โดยระบุเคสที่ต้องทำงานเพิ่มเติมได้โดยตรง ทำให้วัดและลดการแก้ไขงานซ้ำได้. แหล่งข้อมูล แอตทริบิวต์นี้ไม่มีอยู่ในระบบต้นทาง โดยคำนวณระหว่างการแปลงข้อมูลด้วยการตรวจสอบว่ามีกิจกรรม 'ส่งรายงานกลับไปแก้ไข' สำหรับ Case ID นั้นหรือไม่. ตัวอย่าง truefalse
	ระยะเวลาดำเนินการตั้งแต่ต้นจนจบ EndToEndCycleTime	เวลารวมตั้งแต่สร้างรายงานค่าใช้จ่ายจนบันทึกรายการบัญชีขั้นสุดท้าย.
คำอธิบาย เมตริกที่คำนวณขึ้นนี้วัดระยะเวลาทั้งหมดของกระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายสำหรับรายงานหนึ่งฉบับ โดยทั่วไปคำนวณจากเวลาระหว่างเหตุการณ์แรก 'สร้างรายงานค่าใช้จ่าย' กับเหตุการณ์สุดท้าย 'บันทึกรายการบัญชีแล้ว' ข้อมูลนี้แสดงภาพรวมประสิทธิภาพของกระบวนการ และใช้คำนวณ KPI 'ระยะเวลาดำเนินการเฉลี่ยตั้งแต่ต้นจนจบ' เพื่อติดตามการปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวม. เหตุผลที่สำคัญ ใช้วัดความรวดเร็วของกระบวนการโดยรวมตั้งแต่ต้นจนจบ ซึ่งเป็นตัวชี้วัดสำคัญของประสิทธิภาพ. แหล่งข้อมูล เมตริกนี้คำนวณระหว่างการวิเคราะห์ข้อมูล โดยหาผลต่างของเวลาประทับระหว่างเหตุการณ์แรกสุดกับเหตุการณ์สุดท้ายของแต่ละเคสที่เสร็จสมบูรณ์. ตัวอย่าง 10 วัน 2 ชั่วโมง15 วัน8 วัน 12 ชั่วโมง
	สกุลเงินของรายงาน ReportCurrency	สกุลเงินที่ใช้ส่งรายงานค่าใช้จ่าย.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุรหัสสกุลเงิน เช่น USD หรือ EUR สำหรับยอดรวมที่เบิกในรายงานค่าใช้จ่าย จำเป็นต่อการวิเคราะห์ทางการเงินเพื่อให้ตีความและเปรียบเทียบจำนวนเงินได้ถูกต้อง ในองค์กรระดับโลก การวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายแยกตามสกุลเงินช่วยให้เห็นรูปแบบการใช้จ่ายในแต่ละภูมิภาคและผลกระทบจากอัตราแลกเปลี่ยน. เหตุผลที่สำคัญ จำเป็นต่อการจัดทำรายงานและวิเคราะห์ทางการเงินให้ถูกต้อง โดยเฉพาะบริษัทข้ามชาติที่ใช้หลายสกุลเงิน. แหล่งข้อมูล เป็นฟิลด์มาตรฐานระดับส่วนหัวของรายงานค่าใช้จ่ายใน SAP Concur. ตัวอย่าง USDEURGBPJPY
	สถานะรายงาน ReportStatus	สถานะปัจจุบันของรายงานค่าใช้จ่ายในแต่ละช่วงของกระบวนการ.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุสถานะปัจจุบันของเคสรายงานค่าใช้จ่าย เช่น 'รออนุมัติ' 'อนุมัติให้ชำระเงินแล้ว' หรือ 'ชำระเงินแล้ว' แม้ process mining จะใช้ลำดับกิจกรรมเป็นหลัก แต่สถานะสุดท้ายของเคสก็มีประโยชน์สำหรับกรองและแบ่งกลุ่มรายงาน ตัวอย่างเช่น คุณอาจวิเคราะห์เฉพาะรายงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว ('ชำระเงินแล้ว') หรือตรวจสอบรายงานที่ค้างอยู่ในสถานะใดสถานะหนึ่งเป็นเวลานาน. เหตุผลที่สำคัญ แสดงสถานะปัจจุบันของเคส ช่วยกรองรายงานที่กำลังดำเนินการและรายงานที่เสร็จแล้ว รวมถึงติดตามการปฏิบัติการ. แหล่งข้อมูล ฟิลด์สถานะหลักที่ระดับส่วนหัวของรายงานค่าใช้จ่ายใน SAP Concur. ตัวอย่าง ส่งแล้วและรออนุมัติอนุมัติแล้วและอยู่ระหว่างตรวจสอบบัญชีชำระเงินแล้วถูกปฏิเสธ

จำเป็น แนะนำ ไม่บังคับ

กิจกรรมการจัดการค่าใช้จ่าย

ขั้นตอนและหมุดหมายสำคัญของกระบวนการที่ควรบันทึกในบันทึกเหตุการณ์ เพื่อค้นพบและปรับปรุงกระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายได้อย่างแม่นยำ.

6 แนะนำ 8 ไม่บังคับ

	กิจกรรม	คำอธิบาย
	จ่ายเงินคืนแล้ว	ระบบประมวลผลการชำระเงินและโอนเงินให้พนักงาน โดยทั่วไปเหตุการณ์นี้เกิดขึ้นโดยตรงจากระบบชำระเงิน ซึ่งจะอัปเดตสถานะใน SAP Concur ต่อไป.
เหตุผลที่สำคัญ เป็นการสิ้นสุดขั้นตอนการชำระเงินและมีความสำคัญต่อความพึงพอใจของพนักงาน ใช้เป็นจุดสิ้นสุดในการวัดประสิทธิภาพการจ่ายเงินคืน. แหล่งข้อมูล บันทึกจากฟิลด์วันที่ประมวลผลการชำระเงินหรือการอัปเดตสถานะจากระบบชำระเงินที่เชื่อมต่อกัน โดยมักใช้ 'วันที่ชำระเงิน' ในรายงาน. บันทึก บันทึกจากฟิลด์วันที่ประมวลผลการชำระเงินหรือการอัปเดตสถานะจากระบบชำระเงินที่เชื่อมต่อกัน. ประเภทเหตุการณ์ explicit
	ผู้จัดการอนุมัติ	ผู้จัดการสายงานตรวจสอบและอนุมัติรายงานค่าใช้จ่าย เพื่อส่งต่อไปยังขั้นตอนถัดไปในเวิร์กโฟลว์ ระบบบันทึกการดำเนินการนี้เป็นการเปลี่ยนสถานะ พร้อมรายละเอียดผู้อนุมัติและเวลา.
เหตุผลที่สำคัญ นี่คือจุดสำคัญของการอนุมัติ การติดตามกิจกรรมนี้ช่วยวิเคราะห์ระยะเวลาอนุมัติของผู้จัดการและค้นหาคอขวดในการตรวจสอบขั้นแรก. แหล่งข้อมูล บันทึกไว้ในตารางประวัติเวิร์กโฟลว์หรือประวัติการอนุมัติของ SAP Concur และเชื่อมโยงกับรหัสรายงานค่าใช้จ่าย โดยมีข้อมูลผู้อนุมัติและเวลาอนุมัติ. บันทึก บันทึกเหตุการณ์ในประวัติการอนุมัติเมื่อผู้จัดการอนุมัติ. ประเภทเหตุการณ์ explicit
	ฝ่ายการเงินอนุมัติ	ทีมการเงินหรือทีมตรวจสอบบัญชีตรวจสอบเสร็จและอนุมัติขั้นสุดท้ายเพื่อจ่ายเงินคืน เหตุการณ์สำคัญนี้บันทึกไว้อย่างชัดเจนในประวัติการอนุมัติ.
เหตุผลที่สำคัญ เหตุการณ์นี้เป็นจุดสิ้นสุดของรอบการอนุมัติทั้งหมด ใช้เป็นจุดสิ้นสุดในการวัดระยะเวลารวมของรอบอนุมัติ และเป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการจ่ายเงินคืน. แหล่งข้อมูล บันทึกไว้ในตารางประวัติเวิร์กโฟลว์ของ SAP Concur โดยมีข้อมูลผู้อนุมัติและเวลาที่อนุมัติขั้นสุดท้าย. บันทึก บันทึกเหตุการณ์ในประวัติการอนุมัติเมื่อทีมการเงินอนุมัติ. ประเภทเหตุการณ์ explicit
	ลงบัญชีแล้ว	บันทึกรายการทางการเงินสำหรับการจ่ายเงินคืนลงในบัญชีแยกประเภททั่วไปของบริษัทอย่างเป็นทางการ ขั้นตอนสุดท้ายนี้มักบันทึกเมื่อดึงข้อมูลและโหลดเข้าสู่ระบบ ERP.
เหตุผลที่สำคัญ นี่คือกิจกรรมสุดท้ายของกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ จำเป็นต่อการวัดระยะเวลารวมของกระบวนการและช่วงเวลาที่ใช้ในการบันทึกบัญชี. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปข้อมูลมาจากระบบ ERP การเงินที่เชื่อมต่อกัน โดยบันทึกเหตุการณ์จากวันที่ลงบัญชีของรายการสมุดรายวันที่เกี่ยวข้องกับรายงานค่าใช้จ่าย. บันทึก บันทึกเหตุการณ์จากวันที่ลงบัญชีในระบบการเงิน และเชื่อมโยงกลับไปยังรหัสรายงาน. ประเภทเหตุการณ์ explicit
	ส่งรายงานค่าใช้จ่าย	พนักงานส่งรายงานค่าใช้จ่ายที่กรอกเสร็จแล้วเพื่อขออนุมัติ การดำเนินการสำคัญนี้เกิดจากผู้ใช้ และเปลี่ยนสถานะรายงานจาก 'ฉบับร่าง' เป็น 'ส่งแล้ว' พร้อมเริ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ.
เหตุผลที่สำคัญ กิจกรรมนี้เป็นจุดสำคัญที่บอกว่ารอบการอนุมัติเริ่มต้นแล้ว และจำเป็นต่อการวัดเวลาอนุมัติของผู้จัดการและฝ่ายการเงิน. แหล่งข้อมูล บันทึกไว้อย่างชัดเจนในบันทึกการตรวจสอบของ SAP Concur โดยสถานะส่วนหัวรายงานจะเปลี่ยนไปและมีการบันทึกเวลาที่ส่งรายงาน. บันทึก บันทึกเหตุการณ์จากฟิลด์เวลาที่ส่งรายงานหรือบันทึกเวิร์กโฟลว์. ประเภทเหตุการณ์ explicit
	สร้างรายงานค่าใช้จ่าย	เป็นจุดเริ่มต้นของรายงานค่าใช้จ่ายฉบับใหม่ที่พนักงานสร้างขึ้น ระบบบันทึกเหตุการณ์นี้เมื่อผู้ใช้บันทึกรายงานค่าใช้จ่ายฉบับใหม่เป็นครั้งแรก และสร้างรหัสรายงานค่าใช้จ่ายที่ไม่ซ้ำกัน.
เหตุผลที่สำคัญ นี่คือจุดเริ่มต้นสำหรับคำนวณระยะเวลาตั้งแต่ต้นจนจบของกระบวนการ และเป็นค่าตั้งต้นสำหรับวัดระยะเวลารวมของกระบวนการ. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไป ระบบจะบันทึกเหตุการณ์นี้ไว้อย่างชัดเจนในตารางบันทึกการตรวจสอบของ SAP Concur เช่น ตารางส่วนหัวรายงาน พร้อมเวลาที่สร้างเมื่อมีการสร้างรหัสรายงานใหม่. บันทึก บันทึกเหตุการณ์เมื่อสร้างรายการรายงานใหม่. ประเภทเหตุการณ์ explicit
	กำหนดเวลาจ่ายเงินคืน	หลังได้รับอนุมัติขั้นสุดท้าย รายงานค่าใช้จ่ายจะถูกส่งไปยังระบบชำระเงินและเข้าคิวเพื่อจ่ายเงินคืน โดยมักอนุมานเหตุการณ์นี้เมื่อสถานะรายงานเปลี่ยนเป็น 'รอชำระเงิน' หรือ 'อนุมัติให้ชำระเงินแล้ว'.
เหตุผลที่สำคัญ กิจกรรมนี้เป็นจุดเปลี่ยนจากการอนุมัติไปสู่การชำระเงิน และเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับวัดเวลาที่ใช้ในการจ่ายเงินคืน. แหล่งข้อมูล อนุมานได้จากการเปลี่ยนสถานะเป็น 'ส่งเพื่อชำระเงิน' ในระบบที่เชื่อมต่อกัน อาจมีการบันทึกเหตุการณ์โดยตรงเมื่อสร้างชุดการชำระเงิน. บันทึก อนุมานจากเวลาที่สถานะเปลี่ยนเป็นสถานะรอชำระเงิน. ประเภทเหตุการณ์ inferred
	แจ้งการละเมิดนโยบาย	กฎของระบบอัตโนมัติหรือผู้ตรวจสอบระบุว่ารายงานค่าใช้จ่ายละเมิดนโยบาย ระบบอาจอนุมานเหตุการณ์นี้จากการกำหนดแฟล็กหรือรหัสข้อยกเว้นเฉพาะให้กับรายงานหรือรายการค่าใช้จ่าย.
เหตุผลที่สำคัญ เหตุการณ์นี้สำคัญต่อแดชบอร์ดภาพรวมการปฏิบัติตามนโยบาย ช่วยวิเคราะห์ประเภทการละเมิดที่พบบ่อยและปรับปรุงการปฏิบัติตามนโยบาย. แหล่งข้อมูล อนุมานจากการเปลี่ยนแปลงของแฟล็กการละเมิดนโยบายหรือฟิลด์รหัสข้อยกเว้นในข้อมูลรายงาน เหตุการณ์นี้อาจไม่ได้บันทึกเป็นเหตุการณ์แยกต่างหาก แต่อาจเป็นการเปลี่ยนสถานะของแอตทริบิวต์. บันทึก อนุมานจากการเปลี่ยนแอตทริบิวต์ 'แฟล็กการละเมิดนโยบาย' จาก false เป็น true. ประเภทเหตุการณ์ inferred
	ต้องตรวจสอบบัญชี	ส่งรายงานค่าใช้จ่ายให้ทีมตรวจสอบบัญชีหรือทีมกำกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดตรวจสอบเพิ่มเติม โดยมักเกิดจากประเภทหรือจำนวนเงินของค่าใช้จ่ายที่กำหนด และบันทึกเป็นการเปลี่ยนสถานะเมื่อรายงานเข้าสู่คิวตรวจสอบบัญชี.
เหตุผลที่สำคัญ แสดงขั้นตอนเพิ่มเติมที่มักใช้เวลานาน การวิเคราะห์เส้นทางนี้สำคัญต่อการทำความเข้าใจความล่าช้าของรายงานบางประเภท. แหล่งข้อมูล อนุมานจากการเปลี่ยนสถานะในเวิร์กโฟลว์ของรายงาน เช่น เปลี่ยนเป็นสถานะ 'รอตรวจสอบบัญชี' หรือ 'อยู่ในคิวตรวจสอบบัญชี'. บันทึก อนุมานจากการเปลี่ยนฟิลด์สถานะของรายงานเป็นค่าที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบบัญชี. ประเภทเหตุการณ์ inferred
	แนบรูปใบเสร็จ	หมายถึงการที่ผู้ใช้อัปโหลดรูปใบเสร็จและแนบเข้ากับรายงานค่าใช้จ่าย โดยทั่วไประบบจะบันทึกเหตุการณ์นี้ไว้อย่างชัดเจนในบันทึกการตรวจสอบของระบบสำหรับไฟล์แนบแต่ละรายการ.
เหตุผลที่สำคัญ การวิเคราะห์ช่วงเวลาและความถี่ของกิจกรรมนี้ช่วยให้เข้าใจพฤติกรรมของผู้ใช้ และระบุความล่าช้าระหว่างการสร้างรายงานกับการเตรียมรายงานให้พร้อมส่ง. แหล่งข้อมูล บันทึกไว้ในบันทึกรูปภาพหรือไฟล์แนบของ SAP Concur และเชื่อมโยงกับรหัสรายงานค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง บันทึกการตรวจสอบของระบบมักระบุการกระทำของผู้ใช้พร้อมเวลา. บันทึก บันทึกเหตุการณ์เมื่ออัปโหลดไฟล์รูปภาพสำเร็จและเชื่อมโยงกับรายงานแล้ว. ประเภทเหตุการณ์ explicit
	ผู้จัดการปฏิเสธ	ผู้จัดการสายงานปฏิเสธรายงานค่าใช้จ่าย ซึ่งโดยทั่วไปจะทำให้กระบวนการหยุดลง เว้นแต่จะส่งรายงานใหม่ได้ เหตุการณ์นี้เป็นจุดสิ้นสุดของเวิร์กโฟลว์รอบปัจจุบัน และบันทึกด้วยสถานะสุดท้าย 'ปฏิเสธแล้ว'.
เหตุผลที่สำคัญ กิจกรรมนี้แสดงถึงข้อยกเว้นหรือความล้มเหลวของกระบวนการ การวิเคราะห์รายการที่ถูกปฏิเสธช่วยให้เข้าใจสาเหตุของการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือการเบิกค่าใช้จ่ายที่ไม่ถูกต้อง. แหล่งข้อมูล บันทึกไว้ในประวัติการอนุมัติของ SAP Concur ด้วยสถานะ 'ปฏิเสธแล้ว' และเวลา จากนั้นเวิร์กโฟลว์ของรายงานจะสิ้นสุดลง. บันทึก บันทึกเหตุการณ์ในประวัติการอนุมัติเมื่อผู้จัดการปฏิเสธ. ประเภทเหตุการณ์ explicit
	ฝ่ายการเงินปฏิเสธ	ทีมการเงินปฏิเสธรายงานค่าใช้จ่าย ซึ่งโดยทั่วไปจะทำให้กระบวนการของรายการเบิกนั้นสิ้นสุดลง ผู้อนุมัติจากฝ่ายการเงินบันทึกผลลัพธ์เชิงลบขั้นสุดท้ายนี้ด้วยสถานะ 'ปฏิเสธแล้ว'.
เหตุผลที่สำคัญ เป็นการหยุดกระบวนการโดยผู้อนุมัติขั้นสุดท้าย การวิเคราะห์รายการที่ถูกปฏิเสธมีความสำคัญต่อการปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนดและคุณภาพข้อมูล. แหล่งข้อมูล บันทึกไว้ในประวัติการอนุมัติของ SAP Concur ด้วยสถานะ 'ปฏิเสธแล้ว' เวลา และข้อมูลผู้อนุมัติจากฝ่ายการเงิน. บันทึก บันทึกเหตุการณ์ในประวัติการอนุมัติเมื่อทีมการเงินปฏิเสธ. ประเภทเหตุการณ์ explicit
	เริ่มตรวจสอบโดยฝ่ายการเงิน	รายงานค่าใช้จ่ายเข้าสู่คิวของทีมการเงินหรือเจ้าหนี้การค้าเพื่อตรวจสอบขั้นสุดท้าย อนุมานเหตุการณ์นี้จากเวลาที่สถานะรายงานเปลี่ยนเป็น 'รอตรวจสอบโดยฝ่ายการเงิน' หรือสถานะใกล้เคียง.
เหตุผลที่สำคัญ เป็นจุดเริ่มต้นของรอบการตรวจสอบโดยฝ่ายการเงิน และเป็นจุดเริ่มต้นสำคัญสำหรับวัดปริมาณงานและประสิทธิภาพของทีมการเงิน. แหล่งข้อมูล อนุมานจากบันทึกเวิร์กโฟลว์หรือประวัติสถานะ โดยใช้เวลาที่รายงานเปลี่ยนเป็นสถานะ 'รอตรวจสอบบัญชี' หรือสถานะใกล้เคียง. บันทึก อนุมานจากเวลาที่สถานะเปลี่ยนเป็น 'รอตรวจสอบโดยฝ่ายการเงิน'. ประเภทเหตุการณ์ inferred
	ส่งรายงานกลับไปแก้ไข	ผู้อนุมัติซึ่งอาจเป็นผู้จัดการหรือผู้ตรวจสอบจากฝ่ายการเงิน ส่งรายงานค่าใช้จ่ายกลับให้พนักงานแก้ไข การดำเนินการนี้เปลี่ยนสถานะรายงานกลับเป็นฉบับร่างหรือสถานะรอให้พนักงานดำเนินการ.
เหตุผลที่สำคัญ กิจกรรมนี้เป็นตัวชี้วัดหลักของการทำงานซ้ำและความไม่มีประสิทธิภาพของกระบวนการ การวิเคราะห์ความถี่ช่วยระบุข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและเพิ่มอัตราการอนุมัติผ่านตั้งแต่ครั้งแรก. แหล่งข้อมูล บันทึกไว้ในประวัติเวิร์กโฟลว์ของ SAP Concur โดยระบบจะบันทึกการดำเนินการ 'ส่งกลับ' พร้อมเวลา และมักกำหนดให้ผู้อนุมัติระบุความคิดเห็น. บันทึก บันทึกเหตุการณ์จากบันทึกเวิร์กโฟลว์เมื่อผู้อนุมัติเลือก 'ส่งกลับ'. ประเภทเหตุการณ์ explicit

แนะนำ ไม่บังคับ

คู่มือการดึงข้อมูล

วิธีดึงข้อมูลจาก SAP Concur

ขั้นตอน

เข้าใช้ SAP Concur: เข้าสู่ระบบ SAP Concur ด้วยบัญชีผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ที่จำเป็น เช่น Web Services Administrator หรือ Expense Processor เพื่อกำหนดค่าและเรียกใช้การดึงข้อมูล
ไปที่การตั้งค่าการดึงข้อมูล: เปิดเมนู Administration เลือก Company แล้วไปที่ Tools จากรายการเครื่องมือ เลือก Standard Accounting Extract
กำหนดการดึงข้อมูล: สร้างคำจำกัดความการดึงข้อมูลใหม่ หรือเลือกคำจำกัดความที่มีอยู่เพื่อแก้ไข ตั้งชื่อให้สื่อความหมาย เช่น ProcessMind_Event_Log_Extract
กำหนดฟิลด์สำหรับดึงข้อมูล: ขั้นตอนนี้สำคัญที่สุด ไปที่แท็บการตั้งค่าต่าง ๆ แล้วเลือกฟิลด์ที่จำเป็นสำหรับสร้างบันทึกเหตุการณ์ โดยต้องมีข้อมูลต่อไปนี้:
- ข้อมูลส่วนหัวรายงาน: ฟิลด์ Report ID, Report Create Date, Report Submit Date, Report Total, Employee Org Unit, Paid Date, Processing Payment Date
- ประวัติเวิร์กโฟลว์: เปิดใช้การส่งออกข้อมูลบันทึกการตรวจสอบเวิร์กโฟลว์ ซึ่งจำเป็นต่อการบันทึกเหตุการณ์อนุมัติ ปฏิเสธ และส่งกลับ รวมฟิลด์ เช่น Workflow Step Code, Workflow Step Date และ Approver Login ID
- ข้อมูลข้อยกเว้น: รวมฟิลด์ เช่น Has Exception หรือรหัสข้อยกเว้นเฉพาะ เพื่อระบุการละเมิดนโยบาย
กำหนดรูปแบบและปลายทางไฟล์: ตั้งค่ารูปแบบไฟล์ผลลัพธ์เป็นไฟล์ข้อความที่คั่นด้วยตัวคั่น เช่น คั่นด้วยเครื่องหมายไปป์ (|) หรือจุลภาค ตรวจสอบว่าการเข้ารหัสอักขระเป็น UTF-8 ระบุวิธีส่งไฟล์ โดยทั่วไปจะส่งไปยังไซต์ SFTP ที่บริษัทกำหนด
ตั้งเวลาการดึงข้อมูล: กำหนดตารางเวลาให้ระบบดึงข้อมูลซ้ำโดยอัตโนมัติ แนะนำให้ตั้งเป็นรายวันเพื่อให้ข้อมูลกระบวนการเป็นปัจจุบัน
เรียกใช้การดึงข้อมูลครั้งแรก: สำหรับการโหลดข้อมูลครั้งแรก ให้เรียกใช้การดึงข้อมูลด้วยตนเองสำหรับช่วงย้อนหลัง เช่น 3 ถึง 6 เดือนที่ผ่านมา โดยทำได้จากหน้าจอ 'Run Extract'
ดาวน์โหลดไฟล์ที่ดึงข้อมูล: เมื่อการดึงข้อมูลเสร็จสมบูรณ์ ไฟล์ผลลัพธ์จะอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ SFTP ของคุณ ผลลัพธ์อาจมีหลายไฟล์ เช่น ไฟล์ส่วนหัวรายงาน ไฟล์รายการบัญชี และไฟล์ประวัติเวิร์กโฟลว์
แปลงข้อมูล: ไฟล์ดิบที่ดึงมาไม่ได้อยู่ในรูปแบบบันทึกเหตุการณ์ ใช้สคริปต์ เช่น Python หรือ PowerShell หรือเครื่องมือ ETL เพื่อประมวลผลและรวมไฟล์เหล่านี้ สคริปต์ต้องแปลงข้อมูลให้แต่ละกิจกรรมทางธุรกิจ เช่น Created, Submitted, Approved อยู่คนละแถว โดยอ้างอิงวันที่และขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ในไฟล์
สร้างบันทึกเหตุการณ์: สคริปต์แปลงข้อมูลควรสร้างไฟล์ CSV เดียว โดยมีคอลัมน์ตามข้อกำหนดข้อมูล ได้แก่ ExpenseReportId, ActivityName, EventTimestamp และคุณลักษณะอื่น ๆ
อัปโหลดไปยัง ProcessMind: อัปโหลดไฟล์ CSV ที่แปลงเสร็จแล้วไปยังโปรเจกต์ ProcessMind เพื่อวิเคราะห์

การกำหนดค่า

ข้อกำหนดการดึงข้อมูล: ใช้ฟีเจอร์ Standard Accounting Extract ที่อยู่ใน Administration > Tools.
แหล่งข้อมูลหลัก: การตั้งค่าต้องดึงข้อมูลจากระเบียนหลายประเภทใน Concur ตรวจสอบว่าได้เปิดใช้รายการต่อไปนี้ในการกำหนดการดึงข้อมูล:
- ระเบียนส่วนหัวรายงาน: ใช้ข้อมูลหลักและวันที่สำคัญของรายงาน.
- ระเบียนบันทึกการตรวจสอบเวิร์กโฟลว์: จำเป็นต่อการบันทึกทุกขั้นตอนการอนุมัติ การปฏิเสธ และการแก้ไข พร้อมเวลาและรหัสผู้ใช้ของแต่ละขั้นตอน.
- ข้อมูลโปรไฟล์พนักงาน: ใช้รวมแอตทริบิวต์ เช่น EmployeeDepartment.
ช่วงวันที่: การดึงข้อมูลจะครอบคลุมระเบียนที่มีการแก้ไขภายในช่วงวันที่กำหนด สำหรับการโหลดครั้งแรก ให้ตั้งช่วงย้อนหลัง 3 ถึง 6 เดือน ส่วนการอัปเดตต่อเนื่อง ควรดึงข้อมูลของวันก่อนหน้าทุกวัน.
รูปแบบไฟล์: แนะนำให้ใช้ไฟล์ข้อความที่คั่นด้วยเครื่องหมายไปป์ (|) เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาจุลภาคในช่องข้อความ และใช้การเข้ารหัส UTF-8.
ข้อกำหนดเบื้องต้น: ผู้กำหนดค่าและเรียกใช้การดึงข้อมูลต้องมีบทบาทผู้ดูแลระบบใน Concur โดยทั่วไปคือ 'Web Services Administrator' หรือมีสิทธิ์ 'Expense Configuration' และ 'Processor' นอกจากนี้ต้องเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ SFTP ที่ Concur ใช้ส่งไฟล์ได้.

ตัวอย่างคำค้น sql

-- This is a logical representation of the transformation required to convert the
-- SAP Concur Standard Accounting Extract files into a process mining event log.
-- The source files (e.g., ReportHeader.csv, WorkflowHistory.csv) are the output of the extract.

-- Activity: Expense Report Created
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Expense Report Created' AS ActivityName,
    ReportCreateDate AS EventTimestamp,
    EmployeeLoginID AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv

UNION ALL

-- Activity: Expense Report Submitted
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Expense Report Submitted' AS ActivityName,
    ReportSubmitDate AS EventTimestamp,
    EmployeeLoginID AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE ReportSubmitDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Manager Approved
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Manager Approved' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Approve' AND w.ApproverRole = 'Manager'

UNION ALL

-- Activity: Report Sent Back for Revision
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Report Sent Back for Revision' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Send Back'

UNION ALL

-- Activity: Manager Rejected
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Manager Rejected' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Reject' AND w.ApproverRole = 'Manager'

UNION ALL

-- Activity: Finance Approved
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Finance Approved' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Approve' AND w.ApproverRole = 'Processor'

UNION ALL

-- Activity: Finance Rejected
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Finance Rejected' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Reject' AND w.ApproverRole = 'Processor'

UNION ALL

-- Activity: Reimbursement Scheduled
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Reimbursement Scheduled' AS ActivityName,
    PaymentProcessingDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE PaymentProcessingDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Reimbursement Executed
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Reimbursement Executed' AS ActivityName,
    PaidDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE PaidDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Accounting Posted
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Accounting Posted' AS ActivityName,
    ExtractDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE ExtractDate IS NOT NULL

-- The following activities are more complex and may require specific configuration or inference.
-- The logic provided is a common approach.

UNION ALL

-- Activity: Receipts Image Attached (inferred from first submission)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Receipts Image Attached' AS ActivityName,
    ReportSubmitDate AS EventTimestamp, -- This is an approximation; precise time is not in standard extracts
    EmployeeLoginID AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE HasImage = 'Y' AND ReportSubmitDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Policy Violation Flagged (inferred from exception flag at time of submission)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Policy Violation Flagged' AS ActivityName,
    ReportSubmitDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE HasException = 'Y' AND ReportSubmitDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Audit Review Required (inferred from workflow step)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Audit Review Required' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepName LIKE '%Audit%'

UNION ALL

-- Activity: Finance Review Started (inferred from entering Processor queue)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Finance Review Started' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepName LIKE '%Processor Review%';

ขั้นตอน

ข้อกำหนดเบื้องต้นและการตั้งค่าสภาพแวดล้อม: ตรวจสอบว่าติดตั้ง Python 3.6 ขึ้นไปในระบบแล้ว ติดตั้งไลบรารี Python ที่จำเป็น ได้แก่ pandas สำหรับจัดการข้อมูล และ requests สำหรับเรียก API โดยใช้คำสั่ง pip install pandas requests.
ขอข้อมูลรับรอง API: เข้าสู่ระบบ SAP Concur ด้วยบัญชีผู้ใช้ที่มีบทบาท "Web Services Administrator" ไปที่ Administration > Company > Web Services เพื่อลงทะเบียนแอปพลิเคชันใหม่ จด Client ID, Client Secret และ Base URI ของบริษัท เช่น https://us.api.concursolutions.com ข้อมูลเหล่านี้จำเป็นสำหรับการยืนยันตัวตนด้วย OAuth 2.0.
กำหนดค่าสคริปต์ Python: คัดลอกสคริปต์ Python ที่ให้มาไปไว้ในไฟล์ เช่น extract_concur_events.py จากนั้นค้นหาตัวแปรตัวอย่างในส่วนการตั้งค่า แล้วแทนที่ด้วย Client ID, Client Secret และ Base URI จริงของคุณ.
กำหนดพารามิเตอร์การดึงข้อมูล: ระบุช่วงวันที่ที่จะดึงข้อมูลโดยกำหนดตัวแปร START_DATE และ END_DATE ในสคริปต์ แนะนำให้เริ่มด้วยช่วงสั้นๆ เช่น หนึ่งเดือน เพื่อทดสอบการดึงข้อมูล.
เรียกใช้สคริปต์: เรียกใช้สคริปต์จากเทอร์มินัลด้วยคำสั่ง python extract_concur_events.py สคริปต์จะยืนยันตัวตนกับ SAP Concur API ดึงรายการรายงานค่าใช้จ่ายในช่วงวันที่ที่กำหนด แล้วเรียกดูรายละเอียดของแต่ละรายงาน.
ประมวลผลข้อมูลจาก API: สคริปต์จะวนประมวลผลส่วนหัว รายการ และบันทึกการตรวจสอบของแต่ละรายงาน โดยจับคู่ข้อมูลจาก API เช่น CreateDate, SubmitDate, สถานะการชำระเงิน และรายการในบันทึกการตรวจสอบ เข้ากับกิจกรรมของกระบวนการที่ต้องการ เช่น 'Expense Report Created', 'Manager Approved' และ 'Reimbursement Executed'.
จัดการการแบ่งหน้าใน API: Concur Reports v4 API ส่งผลลัพธ์เป็นหลายหน้า สคริปต์จะจัดการให้อัตโนมัติ โดยตรวจสอบ URL nextPage ในการตอบกลับจาก API และส่งคำขอหน้าถัดไปจนกว่าจะดึงรายงานทั้งหมดในช่วงเวลาที่กำหนดครบ.
รวบรวมบันทึกเหตุการณ์: สำหรับแต่ละกิจกรรมที่พบ สคริปต์จะสร้างระเบียนที่มี ExpenseReportId, ActivityName, EventTimestamp และแอตทริบิวต์อื่นๆ ที่จำเป็นหรือแนะนำ จากนั้นรวบรวมระเบียนเหล่านี้ไว้ในรายการเดียว.
แปลงและส่งออกข้อมูล: เมื่อประมวลผลรายงานทั้งหมดแล้ว สคริปต์จะใช้ไลบรารี pandas แปลงรายการระเบียนเหตุการณ์เป็น DataFrame ที่มีโครงสร้าง จากนั้นส่งออกเป็นไฟล์ CSV ชื่อ concur_event_log.csv ในไดเรกทอรีเดียวกับที่เรียกใช้สคริปต์.
เตรียมอัปโหลด: ไฟล์ concur_event_log.csv ที่สร้างขึ้นมีรูปแบบพร้อมอัปโหลดไปยังแพลตฟอร์ม ProcessMind ไม่ต้องปรับโครงสร้างเพิ่มเติม.

การกำหนดค่า

ข้อมูลรับรอง API: คุณต้องมีแอปพลิเคชันไคลเอ็นต์ที่ลงทะเบียนไว้ในการจัดการ Web Services ของ SAP Concur สคริปต์ต้องใช้ข้อมูลต่อไปนี้เพื่อยืนยันตัวตน:
- Client ID: รหัสเฉพาะของแอปพลิเคชัน.
- Client Secret: กุญแจลับของแอปพลิเคชัน.
- Base URI: URL หลักของ API สำหรับ Concur instance ของคุณ เช่น https://us.api.concursolutions.com.
ตัวกรองช่วงวันที่: สคริปต์ใช้ตัวกรอง lastModifiedDate เพื่อดึงรายงานที่แก้ไขภายในช่วงเวลาที่กำหนด คุณต้องตั้งค่าพารามิเตอร์ START_DATE และ END_DATE ให้เหมาะสมเพื่อควบคุมปริมาณข้อมูล สำหรับการดึงข้อมูลครั้งแรก แนะนำให้ใช้ช่วงเวลา 3 ถึง 6 เดือน.
API Endpoints: สคริปต์เรียกใช้ SAP Concur Platform REST API v4 endpoints ต่อไปนี้เป็นหลัก:
- POST /oauth2/v0/token: ใช้รับ access token ของ OAuth 2.0.
- GET /expensereports/v4/reports: ใช้ดึงรายการรายงานค่าใช้จ่ายตามตัวกรอง.
- GET /expensereports/v4/reports/{reportId}: ใช้ดึงรายละเอียดทั้งหมดของรายงานค่าใช้จ่ายที่ระบุ รวมถึงบันทึกการตรวจสอบและข้อมูลการชำระเงิน.
ข้อควรพิจารณาด้านประสิทธิภาพ: การดึงข้อมูลย้อนหลังเป็นเวลานานอาจทำให้ต้องเรียก API จำนวนมาก Concur API กำหนดขีดจำกัดอัตราการเรียกใช้ หากมีข้อมูลจำนวนมาก อาจต้องปรับสคริปต์ให้เว้นช่วงก่อนเรียก API หรือจัดการข้อผิดพลาดให้รัดกุมขึ้น เพื่อรองรับขีดจำกัดและป้องกันการหมดเวลา.
สิทธิ์ผู้ใช้: ข้อมูลที่ API ส่งกลับขึ้นอยู่กับสิทธิ์ของบัญชีผู้ใช้ที่เชื่อมกับข้อมูลรับรอง API ตรวจสอบว่าบัญชีมีสิทธิ์เพียงพอในการดูข้อมูลรายงานค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่จำเป็นทั่วทั้งองค์กร.

ตัวอย่างคำค้น python

import requests
import pandas as pd
import json
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Section --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your SAP Concur API credentials and settings
CLIENT_ID = class="hl-string">'YOUR_CLIENT_ID'
CLIENT_SECRET = class="hl-string">'YOUR_CLIENT_SECRET'
BASE_URI = class="hl-string">'https://us.api.concursolutions.com' class=class="hl-string">"hl-comment"># Or your specific regional URI

class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the date range for the extraction
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01T00:00:00.000Z'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30T23:59:59.000Z'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- End Configuration Section --- #

def get_access_token():
    class="hl-string">"""Authenticates with Concur API to get an OAuth 2.0 access token."""
    token_url = fclass="hl-string">'{BASE_URI}/oauth2/v0/token'
    headers = {class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/x-www-form-urlencoded'}
    data = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'client_id': CLIENT_ID,
        class="hl-string">'client_secret': CLIENT_SECRET
    }
    try:
        response = requests.post(token_url, headers=headers, data=data)
        response.raise_for_status()
        token_data = response.json()
        return token_data.get(class="hl-string">'access_token')
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">'Error getting access token: {e}')
        return None

def get_reports(token, next_page_url=None):
    class="hl-string">"""Fetches a paginated list of expense reports."""
    if next_page_url:
        url = next_page_url
    else:
        url = fclass="hl-string">'{BASE_URI}/expensereports/v4/reports?lastModifiedDateAfter={START_DATE}&lastModifiedDateBefore={END_DATE}'
    
    headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {token}', class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'}
    try:
        response = requests.get(url, headers=headers)
        response.raise_for_status()
        return response.json()
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">'Error fetching reports list: {e}')
        return None

def get_report_details(token, report_id):
    class="hl-string">"""Fetches the full details for a single expense report."""
    url = fclass="hl-string">'{BASE_URI}/expensereports/v4/reports/{report_id}'
    headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {token}', class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'}
    try:
        response = requests.get(url, headers=headers)
        response.raise_for_status()
        return response.json()
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">'Error fetching details for report {report_id}: {e}')
        return None

def main():
    class="hl-string">"""Main function to orchestrate the extraction process."""
    access_token = get_access_token()
    if not access_token:
        print(class="hl-string">'Could not obtain access token. Exiting.')
        return

    print(class="hl-string">'Successfully obtained access token. Starting report extraction...')
    event_log = []
    last_data_update = datetime.utcnow().isoformat() + class="hl-string">'Z'

    next_page = None
    page_count = 1

    while True:
        print(fclass="hl-string">'Fetching page {page_count} of reports...')
        reports_data = get_reports(access_token, next_page)
        if not reports_data or not reports_data.get(class="hl-string">'value'):
            print(class="hl-string">'No more reports found or API error.')
            break

        for report_summary in reports_data[class="hl-string">'value']:
            report_id = report_summary.get(class="hl-string">'id')
            if not report_id:
                continue

            details = get_report_details(access_token, report_id)
            if not details:
                continue

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Base Attributes for all events related to this report --- #
            base_event = {
                class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                class="hl-string">'ReportTotalAmount': details.get(class="hl-string">'approvedAmount', {}).get(class="hl-string">'value'),
                class="hl-string">'EmployeeDepartment': details.get(class="hl-string">'orgUnit', {}).get(class="hl-string">'name'),
                class="hl-string">'PolicyViolationFlag': details.get(class="hl-string">'hasExceptions'),
                class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'SAP Concur',
                class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update
            }

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activity: Expense Report Created --- #
            event_log.append({
                **base_event,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Expense Report Created',
                class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'createDate'),
                class="hl-string">'ProcessorUserId': details.get(class="hl-string">'owner', {}).get(class="hl-string">'id'),
                class="hl-string">'ApproverId': None,
                class="hl-string">'ExpenseCategory': None
            })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activities from Audit Trail --- #
            for audit_entry in details.get(class="hl-string">'auditTrail', []):
                action = audit_entry.get(class="hl-string">'action')
                activity_name = None
                processor = audit_entry.get(class="hl-string">'processor', {}).get(class="hl-string">'id')
                approver = audit_entry.get(class="hl-string">'approver', {}).get(class="hl-string">'id')
                
                if action == class="hl-string">'Submit':
                    activity_name = class="hl-string">'Expense Report Submitted'
                elif action == class="hl-string">'Approve':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic assumes any approval is class="hl-string">'Manager Approved'. 
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># A more complex system might check processor roles.
                    activity_name = class="hl-string">'Manager Approved'
                elif action == class="hl-string">'Reject':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Differentiating manager vs finance rejection may require checking processor role.
                    activity_name = class="hl-string">'Manager Rejected'
                elif action == class="hl-string">'Recall':
                    activity_name = class="hl-string">'Report Sent Back for Revision'
                
                if activity_name:
                    event_log.append({
                        **base_event,
                        class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                        class="hl-string">'EventTimestamp': audit_entry.get(class="hl-string">'entryDate'),
                        class="hl-string">'ProcessorUserId': processor,
                        class="hl-string">'ApproverId': approver,
                        class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                    })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activities from Statuses and Dates --- #
            if details.get(class="hl-string">'approvalStatus', {}).get(class="hl-string">'code') == class="hl-string">'A_APPR': class=class="hl-string">"hl-comment"># Approved
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Inferring Finance Approval from final approval date
                event_log.append({
                        **base_event,
                        class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Finance Approved',
                        class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'approvedDate'),
                        class="hl-string">'ProcessorUserId': details.get(class="hl-string">'lastApprover', {}).get(class="hl-string">'id'),
                        class="hl-string">'ApproverId': details.get(class="hl-string">'lastApprover', {}).get(class="hl-string">'id'),
                        class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                    })

            payment_status = details.get(class="hl-string">'paymentStatus', {}).get(class="hl-string">'code')
            if payment_status == class="hl-string">'P_PROC': class=class="hl-string">"hl-comment"># Processing Payment
                event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reimbursement Scheduled',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'paymentProcessingDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })
            
            if payment_status == class="hl-string">'P_PAID': class=class="hl-string">"hl-comment"># Paid
                event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reimbursement Executed',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'paidDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })

            if details.get(class="hl-string">'isPosted'):
                 event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Accounting Posted',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'postDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Other Inferred Activities --- #
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: The following are examples and may need adjustment based on specific Concur configuration.
            if details.get(class="hl-string">'hasExceptions'):
                 event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Policy Violation Flagged',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'lastModifiedDate'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Best guess timestamp
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })

            if details.get(class="hl-string">'workflow', {}).get(class="hl-string">'currentStep', {}).get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'').lower().find(class="hl-string">'audit') != -1:
                 event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Audit Review Required',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'lastModifiedDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for activities not directly available via standard fields
            class=class="hl-string">"hl-comment"># e.g., class="hl-string">'Receipts Image Attached', class="hl-string">'Finance Review Started' may require parsing specific audit trail descriptions

        next_page = reports_data.get(class="hl-string">'nextPage')
        if not next_page:
            break
        page_count += 1
    
    print(fclass="hl-string">'Extraction complete. Total events generated: {len(event_log)}')

    if event_log:
        df = pd.DataFrame(event_log)
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
        cols = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTimestamp', class="hl-string">'ProcessorUserId', 
                class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'PolicyViolationFlag', class="hl-string">'ApproverId', 
                class="hl-string">'ExpenseCategory', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate']
        df = df[cols]
        df.to_csv(class="hl-string">'concur_event_log.csv', index=False)
        print(class="hl-string">'Event log saved to concur_event_log.csv')
    else:
        print(class="hl-string">'No events were generated.')

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

พร้อมเริ่มต้นหรือยัง?

เทมเพลตนี้เป็นก้าวแรกสู่การจัดการค่าใช้จ่ายที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เริ่มสร้างบันทึกเหตุการณ์วันนี้ เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้ได้จริงและปรับปรุงกระบวนการของคุณ.

กลับไปยังคู่มือการปรับปรุง

ดาวน์โหลดเทมเพลต

เพิ่มประสิทธิภาพ เริ่มปรับปรุงการจัดการค่าใช้จ่ายได้เลย

ดูวิธีลดระยะเวลาของกระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายลง 30% และยกระดับการปฏิบัติตามข้อกำหนด.

เริ่มทดลองใช้ฟรี

ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต เริ่มปรับปรุงกระบวนการได้ในไม่กี่นาที.

เทมเพลตข้อมูลการจัดการค่าใช้จ่ายของคุณ

เทมเพลตข้อมูลการจัดการค่าใช้จ่ายของคุณ

แอตทริบิวต์การจัดการค่าใช้จ่าย

กิจกรรมการจัดการค่าใช้จ่าย

คู่มือการดึงข้อมูล

การตั้งค่า Standard Accounting Extract ใน SAP Concur

ขั้นตอน

การกำหนดค่า

ตัวอย่างคำค้น sql

สคริปต์ Python ที่ใช้ SAP Concur Platform REST APIs

ขั้นตอน

การกำหนดค่า

ตัวอย่างคำค้น python

พร้อมเริ่มต้นหรือยัง?

เพิ่มประสิทธิภาพ เริ่มปรับปรุงการจัดการค่าใช้จ่ายได้เลย