Szablon danych do zarządzania kredytami i windykacji

Czas zdarzenia, czyli znacznik czasu, wskazuje dokładny moment wykonania danego działania w procesie. Pozwala ustalić kolejność zdarzeń w każdej sprawie dotyczącej faktury. Te dane są podstawą każdej analizy czasu.

W process mining czas zdarzenia służy do obliczania ważnych mierników, takich jak czas między działaniami, łączny czas obsługi sprawy i zgodność z umowami o poziomie usług. Na przykład czas między „Wysłano fakturę” a „Otrzymano płatność” bezpośrednio wpływa na okres spływu należności (DSO). Analiza znaczników czasu pomaga wykrywać opóźnienia, mierzyć sprawność poszczególnych etapów procesu i wskazywać wąskie gardła.

Ten znacznik czasu jest niezbędny do ustalania kolejności zdarzeń, obliczania czasu trwania i realizacji oraz prowadzenia analiz efektywności opartych na czasie.

Zwykle jest to data utworzenia dokumentu, data księgowania lub znacznik czasu w dzienniku systemowym powiązany z transakcją albo zmianą statusu.

Nazwa działania opisuje konkretny krok lub etap procesu zarządzania należnościami i windykacji. Działania te tworzą mapę procesu i obejmują na przykład „Wysłano fakturę do klienta”, „Wysłano przypomnienie” lub „Przypisano płatność do faktury”.

Analiza kolejności i częstotliwości działań stanowi podstawę process mining. Pomaga odkryć rzeczywisty przebieg procesu, porównać go z zaprojektowanym modelem oraz wykryć odstępstwa, powtarzanie pracy i nieefektywne ścieżki. Na przykład częste zdarzenia „Zarejestrowano spór” mogą wskazywać na problemy z poprawnością faktur lub jakością produktów.

Ten atrybut określa kroki procesu. Stanowi podstawę mapy procesu i umożliwia analizę przebiegu oraz wariantów procesu.

Dane pochodzą z różnych zmian statusu, kodów transakcji lub dzienników zdarzeń w modułach finansowych, sprzedażowych albo windykacyjnych systemu źródłowego.

Numer faktury to unikalny kod alfanumeryczny przypisany do każdego dokumentu faktury. Jest głównym punktem odniesienia dla wszystkich działań i transakcji związanych z daną fakturą, od jej utworzenia po rozliczenie lub odpisanie.

W process mining numer faktury służy do łączenia powiązanych zdarzeń, takich jak „Utworzono fakturę”, „Otrzymano płatność” i „Zarejestrowano spór”, w jedną instancję procesu, czyli sprawę. Dzięki temu można odtworzyć i analizować cały cykl życia faktury. Analiza procesów pogrupowanych według numeru faktury pozwala wykrywać wąskie gardła, mierzyć czas realizacji i sprawdzać, jak różne faktury są obsługiwane.

To podstawowy identyfikator sprawy, który łączy powiązane zdarzenia i pozwala odtworzyć oraz analizować cały cykl życia faktury.

Zwykle znajduje się w tabeli nagłówkowej faktury lub dokumentu należności w źródłowym systemie finansowym.

Ten atrybut zapisuje datę i godzinę ostatniego pobrania danych z systemu źródłowego do środowiska process mining. Jest polem metadanych, które informuje, jak aktualny jest analizowany zbiór danych.

Znajomość daty ostatniej aktualizacji danych pozwala sprawdzić, czy analiza lub dashboard odzwierciedla bieżący stan procesu. Ułatwia też prawidłową interpretację danych, ponieważ wskazuje, do którego momentu sięgają. Ma to szczególne znaczenie przy monitorowaniu trwających procesów lub KPI zbliżonych do czasu rzeczywistego.

Informuje o aktualności danych, pomaga ocenić, na ile analiza odzwierciedla bieżącą sytuację, i wskazuje, do którego momentu sięgają dane.

To zwykle metadane generowane i zapisywane przez narzędzie ETL lub potok danych podczas ich wczytywania.

Atrybut „System źródłowy” wskazuje aplikację lub platformę, w której pierwotnie zarejestrowano dane o zdarzeniu. W złożonym środowisku IT jeden proces, na przykład od przyznania kredytu do otrzymania płatności, może obejmować kilka systemów: ERP do fakturowania i osobną platformę do windykacji.

Atrybut ten pomaga zrozumieć kontekst technologiczny procesu. Można go wykorzystać do weryfikacji danych, wykrywania różnic w przebiegu procesu zależnych od systemu oraz diagnozowania problemów z integracją platform. Analiza może na przykład wykazać, że opóźnienia regularnie występują przy przekazywaniu spraw między ERP a narzędziem do windykacji.

Wskazuje źródło danych, co pomaga zrozumieć różnice w przebiegu procesu między systemami i zweryfikować dane.

Informacja ta jest często dodawana podczas ekstrakcji danych (ETL) lub znajduje się w polach metadanych technicznych tabel źródłowych.

Identyfikator klienta to unikalny kod przypisany do konta klienta w systemie. Łączy fakturę z podmiotem prawnie zobowiązanym do zapłaty.

W analizie process mining identyfikator klienta pozwala dzielić dane na grupy. Analitycy mogą badać wyniki procesu dla konkretnych klientów lub ich grup. Dzięki temu można sprawdzić, którzy klienci regularnie płacą po terminie, najczęściej zgłaszają spory lub są dotknięci określonymi problemami w procesie. Takie informacje pomagają dostosować działania windykacyjne i poprawić relacje z klientami.

Umożliwia szczegółowy podział danych o procesie, analizę zachowań klientów, wykrywanie problematycznych kont i dostosowanie działań windykacyjnych.

Dostępny w nagłówku faktury lub przez powiązanie z tabelami kartoteki klienta w systemie finansowym albo sprzedażowym.

Kwota faktury to łączna suma, którą obciążono klienta i której zapłaty się od niego oczekuje. Jest to podstawowa wartość finansowa każdej sprawy dotyczącej faktury.

Atrybut ten jest niezbędny do analizy skutków finansowych. Zestawienie mierników procesu z kwotą faktury pomaga ustalać priorytety windykacji. Analiza może na przykład wykazać, że płatności za faktury o wysokiej wartości są opóźnione częściej lub że takie faktury częściej są kwestionowane. Kwota faktury pozwala obliczać KPI finansowe, takie jak okres spływu należności (DSO), oraz określać wartość środków zaangażowanych w wąskie gardła procesu lub odpisy.

Niezbędna do analiz finansowych, ustalania priorytetów windykacji faktur o wysokiej wartości i określania finansowych skutków nieefektywności procesu.

Standardowe pole w nagłówku faktury w module należności lub fakturowania systemu źródłowego.

Atrybut „Osoba odpowiedzialna za windykację” wskazuje osobę lub grupę, której powierzono obsługę przeterminowanej faktury i działania windykacyjne. Może to być pracownik księgowości, specjalista ds. windykacji lub zespół windykacyjny.

Atrybut ten umożliwia analizę wyników pracy poszczególnych osób i zespołów. Porównanie procesów według osoby odpowiedzialnej za windykację pomaga wskazać dobre praktyki, określić potrzeby szkoleniowe i przeanalizować podział obciążenia pracą. Pozwala też ocenić, jak działania pracowników wpływają na wyniki, takie jak czas otrzymania płatności i odpisy.

Umożliwia analizę wyników pracy zespołów i poszczególnych osób, podziału obciążenia pracą oraz skuteczności działań windykacyjnych i stosowanych strategii.

Dane można znaleźć w transakcjach należności, kartotekach klientów lub modułach do zarządzania windykacją. Mogą znajdować się w polach takich jak „Pracownik księgowości” lub „Identyfikator użytkownika”.

Poziom windykacji wskazuje, jak daleko zaszła formalna komunikacja z klientem w sprawie przeterminowanej faktury. Zwykle jest oznaczony numerem lub kodem. Poziom 1 może oznaczać łagodne przypomnienie, a poziom 4, ostateczne wezwanie przed podjęciem kroków prawnych.

Analiza poziomu windykacji pomaga ocenić skuteczność strategii windykacyjnej. Process mining pokazuje, które ścieżki procesu prowadzą do wyższych poziomów i czy dany poziom skłania klientów do zapłaty. Analiza może na przykład wykazać, że większość płatności wpływa po osiągnięciu poziomu 2, a poziomy 3 i 4 są mało skuteczne i kosztowne. Takie informacje pomagają lepiej ustalić czas wysyłki i treść wezwań do zapłaty.

Mierzy intensywność działań windykacyjnych i pomaga ocenić skuteczność strategii na każdym etapie.

Dane znajdują się w modułach do zarządzania windykacją lub danych o należnościach. Często są powiązane z kontem klienta albo konkretnymi przeterminowanymi dokumentami.

Przyczyna sporu określa, dlaczego klient odmawia zapłaty faktury. Typowe powody to błędna cena, uszkodzony towar, niezgodność ilości lub brak dokumentów. Informacje te są zwykle zapisywane przy otwarciu formalnej sprawy sporu.

Przyczyna sporu pomaga ustalić źródło problemu. Analiza częstotliwości poszczególnych przyczyn pozwala wykryć problemy systemowe poza działem windykacji, na przykład z wysyłką, poprawnością faktur lub wprowadzaniem zamówień sprzedaży. Process mining pokazuje też, jak różne przyczyny wpływają na czas rozwiązania sporu i przebieg procesu, co pomaga usprawnić obsługę sporów.

Pomaga ustalić przyczyny opóźnień w płatnościach i sporów oraz wykryć i rozwiązać problemy na wcześniejszych etapach, na przykład w fakturowaniu, wysyłce lub sprzedaży.

Dane są przechowywane w modułach do obsługi sporów, systemach CRM lub jako kod przyczyny na fakturze albo dokumencie należności.

Status faktury określa jej bieżący stan w cyklu życia. Zmienia się wraz z kolejnymi zdarzeniami: od „Otwarta” po wystawieniu, przez „Przeterminowana” po upływie terminu płatności, aż po „Opłacona” lub „Odpisana”.

Atrybut ten pokazuje bieżący stan należności. W analizie process mining pomaga kategoryzować sprawy i porównywać wyniki różnych wariantów procesu. Na przykład zestawienie przebiegów prowadzących do statusu „Spór” z tymi, które kończą się statusem „Opłacona”, może ujawnić przyczyny problemów z płatnościami. Status pozwala też filtrować aktywne sprawy, na przykład wszystkie obecnie przeterminowane faktury, i analizować prowadzone działania windykacyjne.

Pokazuje bieżący stan faktur, ułatwia analizę wyników procesu i filtrowanie spraw na określonym etapie, na przykład przeterminowanych lub zakwestionowanych.

Zwykle jest dostępny jako pole statusu w nagłówku faktury lub dokumentu należności.

Termin płatności to data, do której należy otrzymać zapłatę za fakturę, aby uznać ją za opłaconą na czas. Zwykle oblicza się go na podstawie daty wystawienia faktury i uzgodnionych warunków płatności.

To ważny punkt odniesienia przy mierzeniu wyników procesu windykacji. Pozwala ustalić, czy płatność jest opóźniona, uruchomić procedurę windykacyjną i przygotować zestawienia wiekowania należności. W process mining termin płatności służy do obliczania KPI, takich jak odsetek płatności na czas i okres spływu należności (DSO), oraz do analizy skuteczności działań windykacyjnych w odniesieniu do terminów płatności.

To podstawowy punkt odniesienia przy ocenie terminowości płatności. Jest niezbędny do obliczania KPI, takich jak DSO, i analizy opóźnień.

Znajduje się w nagłówku faktury. Może być zapisany bezpośrednio lub wyliczony na podstawie daty faktury i warunków płatności.

Kod spółki to identyfikator jednostki organizacyjnej reprezentującej niezależną prawnie spółkę lub odrębny obszar działalności, dla którego sporządza się sprawozdania finansowe. W organizacji obejmującej wiele podmiotów każda transakcja jest przypisana do konkretnego kodu spółki.

Atrybut ten stanowi podstawę analizy na poziomie organizacji. Umożliwia porównywanie wyników procesu w różnych podmiotach prawnych, spółkach zależnych lub jednostkach biznesowych. Takie porównania mogą ujawnić różnice w efektywności procesu, przestrzeganiu zasad i wynikach pracy osób prowadzących windykację. Ułatwiają też wymianę dobrych praktyk i standaryzację procesów tam, gdzie jest to uzasadnione.

Umożliwia porównywanie procesów i wyników między podmiotami prawnymi, spółkami zależnymi i jednostkami biznesowymi w organizacji.

Standardowe pole organizacyjne w dokumentach finansowych, w tym na fakturach, w systemie ERP.

Segment klienta to kategoria grupująca klientów o podobnych cechach. Segmenty można określać na podstawie branży, na przykład produkcji lub handlu detalicznego, wielkości firmy, regionu geograficznego albo znaczenia strategicznego, na przykład poziomu złotego, srebrnego lub brązowego.

Atrybut ten pozwala dokładniej analizować proces windykacji i podejmować decyzje z uwzględnieniem specyfiki klientów. Porównanie wyników procesu w różnych segmentach może ujawnić odmienne zachowania płatnicze lub problemy poszczególnych grup. Na przykład klienci zagraniczni mogą mieć dłuższe cykle płatności z powodu przelewów międzynarodowych. Takie informacje pomagają opracować działania i zasady windykacji dopasowane do poszczególnych segmentów, a tym samym poprawić efektywność i zadowolenie klientów.

Umożliwia porównywanie różnych grup klientów i opracowywanie dopasowanych do nich działań oraz zasad windykacji.

Zwykle znajduje się w kartotece klienta w systemie CRM lub ERP.

Waluta faktury określa jednostkę pieniężną, na przykład USD, EUR lub JPY, w której wystawiono fakturę i w której oczekuje się płatności. Ma to szczególne znaczenie dla firm działających na rynkach międzynarodowych.

Process mining często koncentruje się na przebiegu procesu, a nie na przeliczaniu kwot, jednak ten atrybut jest potrzebny do prawidłowej interpretacji kwoty faktury. Pozwala filtrować analizę według waluty lub dzielić proces na grupy, aby sprawdzić, czy transakcje w określonych walutach przebiegają inaczej, na przykład z powodu opóźnień w płatnościach międzynarodowych lub odmiennych strategii windykacyjnych na rynkach zagranicznych.

Dostarcza kontekstu potrzebnego do interpretacji kwoty faktury i umożliwia analizę według waluty, co ma znaczenie dla firm działających na rynkach międzynarodowych.

Standardowe pole w nagłówku faktury.

Warunki płatności określają zasady sprzedaży, przede wszystkim termin zapłaty. Zwykle są zapisane jako kod lub krótki tekst, na przykład „30 dni” (płatność w ciągu 30 dni) albo „2/10, 30 dni” (2% rabatu przy płatności w ciągu 10 dni, w przeciwnym razie pełna kwota jest płatna w ciągu 30 dni).

Atrybut ten dostarcza ważnych informacji o terminie płatności faktury i zachowaniach płatniczych klienta. Analiza procesu według warunków płatności może wykazać, czy niektóre z nich wiążą się z częstszymi opóźnieniami lub sporami. Pozwala też ocenić skuteczność rabatów za wcześniejszą płatność i przygotować się do negocjowania warunków z klientami, aby poprawić przepływy pieniężne.

Ułatwia interpretację terminów płatności faktur oraz analizę wpływu różnych uzgodnień na terminowość płatności i przepływy pieniężne.

Dane są przechowywane w kartotece klienta, nagłówku zamówienia sprzedaży lub nagłówku faktury.