受注管理プロセスを可視化

受注管理プロセスのモデルを1つにまとめる

受注の受付から納品まで、関係部門で共有できるプロセスモデルを作成できます。営業、カスタマーサービス、倉庫、財務、物流で異なる業務の捉え方を1つにまとめ、承認者を記録。さらに、プロセスマイニングでモデルと受注データに表れる実際の流れを比較できます。

受注管理チームの認識が異なる理由

受注管理は、チームやシステムの境界をまたぐプロセスです。営業は注文の入力、物流は商品の履行、財務は支払いと請求に注目することがあります。各チームが把握できるのはプロセスの一部に限られ、例外や引き継ぎを1つの図にまとめるのも簡単ではありません。

プロセスが変わるにつれて、文書や図が古くなることがあります。その結果、プロセスを見直す代わりに、どのバージョンを信頼すべきかを確認するために時間を費やすことになります。共有モデルがあれば、全員が同じ情報を参照できます。

合意されたモデルのイメージ

プロセスオーナー、カスタマーサービスの責任者、営業担当者、物流責任者、財務担当者の5人が、1つの図を確認する場面を想像してください。全員が同じバージョンをもとにコメントや修正を加え、個別のコピーを配布する代わりに、共有リンクを使います。

適切なオーナーがモデルを確認し、判断が記録されると、合意された参照モデルになります。すべての例外がなくなるという意味ではありません。チームがプロセスの内容と責任者、今後確認が必要な点を共有できるということです。

モデルのレビューに参加する人

主な引き継ぎ箇所を含め、プロセスの流れを確認できる人に参加を依頼します。

• レビューを調整し、責任範囲に関する疑問を解決するプロセスオーナー
• 注文受付と顧客との連絡を確認できる営業およびカスタマーサービスの担当者
• 履行の手順と例外を確認できる物流または倉庫の責任者
• 請求と支払いに関する手順を確認できる財務担当者
• モデルとイベントデータを比較できるプロセスアナリスト

モデル化する受注フローに関係者の議論を絞ります。モデルに担当する手順が含まれる場合は、追加のレビュー担当者にも参加を依頼してください。

承認記録に残す内容

承認記録を残すことで、レビューの判断を明確にし、後から確認できるようにします。モデルを確認した人、確認したバージョン、承認日、承認に付された条件や未解決の質問を記録してください。承認されなかった場合は、次回のレビューまでに必要な修正も記録します。

この記録により、承認済みモデルと下書きを区別できます。プロセスが変わった際は、バージョン履歴で更新内容とチームが確認したバージョンを追跡できます。共有リンクを使えば、レビュー担当者を同じモデルに案内できます。

モデルと実際の受注フローを比較する方法

利用できる受注イベントログから始め、プロセスマイニングで注文がプロセスをどのように進むかを確認します。分析で明らかになったフローを、モデルに記載された手順や引き継ぎと比較します。手戻り、遅延、例外、図に含まれていない経路などの違いを確認してください。

データは、レビューの根拠を関係者間で共有するのに役立ちます。ただし、関係者の知識に代わるものではありません。チームは、なぜ違いが生じるのか、想定されたものなのかを説明できます。モデルと分析で明らかになったフローを合わせて確認することで、意図した手順と、調査が必要なパターンを区別しやすくなります。

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目的を絞った承認会議の進め方

注文の入力から履行までなど、受注フローを1つ選び、会議の前にレビュー担当者へモデルを共有します。それぞれが担当する手順、依存する引き継ぎ、実務で遭遇する例外を確認してもらいます。

会議では、次の点を確認します。

1. 対象プロセスとレビューするバージョンを確認します。
2. 注文の受付から納品まで、モデルに沿って確認します。
3. 重要な手順や違いを、分析で明らかになったフローと比較します。
4. 修正点、未解決の質問、各対応の担当者を記録します。
5. 各レビュー担当者の判断と、承認に付された条件を記録します。

会議後にモデルを更新し、バージョン履歴を残して、承認に向けたバージョンのリンクを共有します。合意に至らなかった場合は、解決済みとして扱わず、未解決の課題を記録してください。

承認後に行うこと

合意されたモデルを、新しいメンバーの受け入れや今後のプロセスレビューに役立てます。変更を提案する際は、モデルを更新し、レビューの判断を記録してください。次のバージョンまでの経緯を明確に残せます。

分析で明らかになったフローを使い、遅延、手戻り、引き継ぎに関する課題の優先順位を決めることもできます。ProcessMindはプロセスの分析とモデル化を支援します。変更内容の決定と実施は、チームが行います。

始め方

受注イベントデータ、既存の図や手順書、主な引き継ぎを担当する人の名前を集めます。対象を定めたフローを1つモデル化し、分析で得られた根拠と比較したうえで、関係者に同じバージョンをレビューしてもらいます。

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