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Améliorez le traitement de vos factures fournisseurs (Accounts Payable)

Votre guide en 6 étapes pour optimiser la gestion des comptes fournisseurs dans SAP S/4HANA.
Améliorez le traitement de vos factures fournisseurs (Accounts Payable)
Défis (12) Objectifs (10) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (4)
Processus: Traitement des factures fournisseurs
Système: SAP S/4HANA
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Optimiser le traitement des factures fournisseurs dans SAP S/4HANA

De nombreuses organisations sont confrontées à des inefficacités cachées dans le traitement de leurs factures, ce qui entraîne des retards et des problèmes de conformité. Notre plateforme vous aide à identifier précisément les goulots d'étranglement, de la saisie initiale des données à l'exécution finale des paiements. Cela fournit des informations claires, vous permettant d'optimiser vos opérations et d'atteindre une performance optimale.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le traitement des factures fournisseurs ?

Le traitement des factures fournisseurs est un pilier opérationnel fondamental pour toute entreprise. Gérer efficacement les factures – de leur réception au paiement final – ne se limite pas à régler des comptes ; c'est crucial pour maintenir une trésorerie saine, des relations solides avec les fournisseurs et la conformité financière. Dans des environnements d'entreprise complexes comme SAP S/4HANA, le processus de comptabilité fournisseurs peut devenir un enchevêtrement complexe d'activités, impliquant de multiples départements, systèmes et interactions utilisateur. Sans une visibilité claire, ces processus recèlent souvent des inefficacités cachées, entraînant des inconvénients financiers majeurs tels que des pénalités de retard, des remises pour paiement anticipé manquées, des reprises de travail inutiles, voire des ruptures de conformité.

Ne pas optimiser votre comptabilité fournisseurs peut entraîner des coûts de traitement gonflés, des cycles de paiement prolongés, des fournisseurs frustrés et un risque accru de fraude. Comprendre le véritable parcours de bout en bout d'une facture au sein de SAP S/4HANA est la première étape pour transformer ces défis en opportunités d'économies substantielles et d'excellence opérationnelle. De nombreuses organisations peinent à identifier les points précis de retard ou de déviation au sein de leur workflow de traitement des factures, rendant les améliorations ciblées presque impossibles avec les méthodes d'analyse traditionnelles.

Comment le Process Mining éclaire votre processus de comptabilité fournisseurs

Le Process Mining offre un niveau de transparence sans précédent sur la performance réelle de votre traitement des factures fournisseurs en exploitant les event data directement depuis votre système SAP S/4HANA. Au lieu de s'appuyer sur des suppositions ou des entretiens manuels, le Process Mining reconstitue le cycle de vie complet de chaque facture, créant un jumeau numérique précis de vos opérations. En analysant des tables telles que BKPF, BSEG, ACDOCA et d'autres, il identifie chaque activité que subit une facture – de "Facture reçue" à "Paiement soldé" – et en suit les horodatages précis ainsi que les utilisateurs responsables.

Cette approche analytique puissante vous permet de visualiser les parcours exacts des factures, de mettre en évidence toutes les variantes de processus et d'identifier précisément les bottlenecks. Vous pouvez voir clairement combien de temps prend chaque étape (par exemple, "Facture validée" ou "Facture acheminée pour approbation"), quels utilisateurs ou départements causent des retards, et où les boucles de reprise de travail ou les interventions manuelles sont les plus fréquentes. Ce niveau d'information factuelle, basée sur les données, vous permet de dépasser les conjectures et de mettre en œuvre des changements fondés sur l'exécution réelle des processus au sein de votre environnement SAP S/4HANA.

Principaux axes d'amélioration identifiés par le Process Mining

En appliquant le Process Mining à votre traitement des factures fournisseurs, vous découvrirez des domaines spécifiques propices à la transformation :

  • Identification des Bottlenecks : Identifiez instantanément où les factures passent un temps excessif. S'agit-il d'une étape d'approbation spécifique, d'un retard dans le rapprochement des commandes, ou d'un problème récurrent lors de la résolution des écarts ? Vous pouvez approfondir l'analyse jusqu'aux départements, utilisateurs ou même types de factures spécifiques qui causent les ralentissements, contribuant ainsi de manière significative à réduire le temps de cycle du traitement des factures fournisseurs.
  • Opportunités d'Automatisation : Identifiez les tâches manuelles qui pourraient être automatisées. Par exemple, si de nombreuses factures suivent constamment un chemin simple et prévisible, elles sont des candidates idéales pour la Robotic Process Automation (RPA) ou des workflows optimisés pilotés par le système au sein de SAP S/4HANA.
  • Conformité et Adhésion aux Politiques : Détectez les écarts par rapport aux conditions de paiement établies, aux hiérarchies d'approbation internes ou aux exigences réglementaires. Comprenez pourquoi certaines factures sont payées en retard, entraînant des pénalités, ou pourquoi certaines approbations contournent les procédures standard.
  • Optimisation du Fonds de Roulement : Analysez le respect des conditions de paiement et identifiez les opportunités de maximiser les remises pour paiement anticipé. En rationalisant le traitement, vous pouvez vous assurer que les factures sont prêtes pour le paiement de manière stratégique, optimisant votre trésorerie et évitant les frais de retard.
  • Standardisation des Processus et Application des Meilleures Pratiques : Comparez les flux de processus entre différentes unités organisationnelles ou groupes de fournisseurs. Identifiez les variantes de processus les plus efficaces et utilisez-les comme modèle pour standardiser et améliorer la performance globale du traitement des factures fournisseurs à l'échelle de l'entreprise.

Résultats attendus : Avantages mesurables pour votre entreprise

Les enseignements tirés du Process Mining se traduisent directement par des avantages tangibles pour votre traitement des factures fournisseurs :

  • Réduction du temps de cycle de traitement : Accélérez le traitement de bout en bout des factures, le faisant passer de jours ou de semaines à des heures, contribuant directement à un temps de cycle plus rapide pour le traitement des factures fournisseurs.
  • Économies de Coûts Significatives : Minimisez les pénalités de retard, maximisez les remises pour paiement anticipé, réduisez l'effort manuel et diminuez les reprises de travail, menant à des réductions substantielles des coûts opérationnels.
  • Conformité Améliorée et Risque Réduit : Assurez une adhésion constante aux politiques de paiement, aux matrices d'approbation et aux exigences réglementaires, atténuant les risques financiers et de réputation.
  • Relations Fournisseurs Améliorées : Favorisez des relations plus solides avec les fournisseurs grâce à des paiements ponctuels et prévisibles, ce qui conduit à un meilleur pouvoir de négociation et à une stabilité de la chaîne d'approvisionnement.
  • Productivité Accrue : Redistribuez votre équipe de comptabilité fournisseurs, la faisant passer de la résolution de problèmes réactive et de la saisie manuelle de données à des activités plus stratégiques et à valeur ajoutée.

Démarrez l'optimisation de votre comptabilité fournisseurs

Transformer le traitement de vos factures fournisseurs dans SAP S/4HANA ne nécessite pas de refonte massive ni d'expertise spécialisée en data science. En tirant parti d'une solution de Process Mining dédiée, vous pouvez vous connecter rapidement à vos données SAP S/4HANA et commencer à découvrir des informations précieuses en quelques jours, et non en quelques mois. Cette approche puissante vous permet de surveiller en continu votre processus, de mesurer l'impact des améliorations et de maintenir l'excellence opérationnelle sur le long terme. Plongez dans vos données et découvrez comment améliorer le traitement des factures fournisseurs, créant une opération plus efficace, conforme et rentable.

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Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les factures restent souvent bloquées dans les files d'attente d'approbation pendant de longues périodes, entraînant des retards de paiement et des relations tendues avec les fournisseurs. Cela a un impact sur la gestion des flux de trésorerie et peut faire manquer des opportunités d'escompte pour paiement anticipé. ProcessMind analyse les activités « Facture routée pour approbation » à « Facture approuvée » pour identifier précisément où se produisent les retards, désignant ainsi les approbateurs ou les départements spécifiques qui causent des goulots d'étranglement dans le traitement des factures fournisseurs au sein de SAP S/4HANA.

Le temps global entre la réception de la facture et le paiement final est trop long, ce qui consomme des ressources précieuses et augmente les coûts opérationnels. Ce cycle prolongé empêche l'équipe de comptabilité fournisseurs de se concentrer sur des tâches plus stratégiques et réduit l'efficacité. ProcessMind offre une vue de bout en bout de votre processus de traitement des factures fournisseurs, en affichant la durée précise de chaque étape. Il met en évidence les activités qui contribuent le plus aux longs temps de cycle dans SAP S/4HANA, indiquant les domaines où des améliorations significatives sont possibles.

Les retards de traitement empêchent souvent votre organisation de bénéficier des escomptes pour paiement anticipé offerts par les fournisseurs, impactant directement votre rentabilité. Cette perte constitue une fuite financière concrète qui pourrait être évitée. ProcessMind identifie les factures dont les conditions de paiement sont pertinentes et suit leur parcours jusqu'à l'exécution du paiement dans le traitement des factures fournisseurs. Il met en lumière les points de blocage qui entraînent la perte de ces précieux escomptes, révélant ainsi un potentiel d'optimisation au sein de SAP S/4HANA.

Des erreurs fréquentes lors de la saisie des données de facture exigent des corrections manuelles et des reprises, entraînant une augmentation des coûts de traitement et des retards. Ces erreurs se propagent souvent en cascade dans le système, créant des écarts plus tard dans le processus.ProcessMind analyse la fréquence et les types de boucles de reprise survenant après les activités de « Saisie des données de facture » et de « Validation de facture » dans le processus de traitement des factures fournisseurs. La solution identifie les sources d'erreurs courantes dans SAP S/4HANA, indiquant où l'automatisation ou la formation peuvent réduire les reprises.

Il arrive que les factures soient payées en dehors des conditions définies ou sans approbation adéquate, ce qui engendre des risques de conformité et des pénalités financières potentielles. Le respect des réglementations internes et externes est essentiel pour l'intégrité financière. ProcessMind surveille l'activité « Paiement exécuté » par rapport aux attributs « Conditions de paiement » et « Date d'échéance de la facture ». L'outil signale les cas de paiements ou de processus non conformes dans le traitement des factures fournisseurs, permettant ainsi une atténuation proactive des risques au sein de SAP S/4HANA.

Les équipes financières peinent souvent à connaître le statut exact d'une facture, ce qui entraîne des recherches manuelles, une perte de temps et des difficultés à répondre aux fournisseurs dans les délais. Ce manque de transparence entrave une gestion efficace.ProcessMind visualise l'ensemble du parcours de traitement des factures fournisseurs, de la « Réception de la facture » à l'« Apurement du paiement ». La solution offre une visibilité transparente et en temps réel sur chaque étape du cycle de vie d'une facture dans SAP S/4HANA, éliminant les incertitudes et améliorant la communication.

Un volume élevé de factures exige une intervention manuelle pour résoudre les écarts liés aux prix, aux quantités ou aux informations manquantes. Ce travail de reprise mobilise des ressources importantes de l'équipe des comptes fournisseurs et allonge les délais de traitement. ProcessMind identifie les schémas où les factures entrent fréquemment dans une activité « Écart résolu » après « Commande d'achat rapprochée » ou « Réception de marchandises rapprochée ». Il met en évidence les causes profondes de ces écarts dans le traitement des factures fournisseurs, rationalisant ainsi les opérations SAP S/4HANA.

Les écarts entre les bons de commande, les réceptions de marchandises et les factures entraînent des blocages et des vérifications manuelles, ralentissant l'ensemble du cycle de paiement. Cette inefficacité génère des arriérés et retarde les règlements finaux. ProcessMind analyse les activités « Bon de commande rapproché » et « Réception de marchandises rapprochée », identifiant où les écarts provoquent des déviations ou des retouches. La plateforme visualise l'impact sur le traitement des factures fournisseurs (Accounts Payable Invoice Processing) au sein de SAP S/4HANA, permettant une refonte ciblée du processus.

Le traitement des factures sans bon de commande correspondant approprié, ou avec un bon invalide, crée une surcharge administrative importante et augmente le risque de dépenses non autorisées. Cela conduit souvent à des problèmes d'« achats sauvages » (maverick buying). ProcessMind peut identifier les factures qui contournent les étapes standard de rapprochement des bons de commande ou qui sont acheminées pour traitement manuel en raison d'attributs « Numéro de bon de commande » manquants au début du traitement des factures fournisseurs. La plateforme aide à faire respecter la conformité des bons de commande dans SAP S/4HANA.

Malgré les contrôles internes, il existe toujours un risque qu'une facture soit payée plusieurs fois, entraînant des pertes financières et des efforts de rapprochement. Les paiements en double gaspillent des ressources et affectent la trésorerie. ProcessMind analyse les attributs « Numéro de facture » et « Montant de la facture » liés aux événements « Paiement exécuté ». Il identifie les schémas et les occurrences dans le traitement des factures fournisseurs où la même facture est réglée plusieurs fois au sein de SAP S/4HANA, ce qui permet d'éviter les pertes.

Les factures peuvent passer par des étapes redondantes ou sans valeur ajoutée, ce qui prolonge le temps de traitement et consomme des ressources sans contribuer au résultat final. Ces étapes superflues masquent des opportunités de simplification. ProcessMind cartographie le flux de processus réel de traitement des factures fournisseurs, révélant les écarts par rapport au chemin idéal. L'outil met en évidence les activités fréquemment exécutées mais n'apportant pas de valeur ajoutée dans SAP S/4HANA, indiquant ainsi les domaines où les processus peuvent être optimisés.

Les factures ne sont pas toujours acheminées au bon approbateur ou ne suivent pas une hiérarchie d'approbation cohérente, ce qui entraîne confusion, réacheminements et retards. Ce manque de standardisation complique les pistes d'audit. ProcessMind visualise les chemins d'approbation réels des factures, de « Facture routée pour approbation » à « Facture approuvée », en se basant sur les attributs « Approbateur » et « Centre de coûts ». Cela révèle les routages incohérents dans le traitement des factures fournisseurs au sein de SAP S/4HANA, permettant ainsi une standardisation.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Réduire le temps qu'une facture passe en attente d'approbation a un impact direct sur les relations fournisseurs et la trésorerie. Des approbations plus rapides signifient que les factures sont traitées et payées à temps, permettant souvent de bénéficier d'escomptes pour paiement anticipé et d'améliorer la gestion du fonds de roulement dans le processus de traitement des factures fournisseurs. ProcessMind identifie les goulots d'étranglement dans vos workflows d'approbation SAP S/4HANA, en ciblant les utilisateurs ou les étapes spécifiques qui causent des retards. En analysant les temps de cycle pour chaque approbateur et chemin d'approbation, vous pouvez identifier des opportunités d'optimisation du processus, visant une réduction de 15 à 25 % de la durée d'approbation et une amélioration de l'efficacité globale de la comptabilité fournisseurs.

Des délais de traitement des factures prolongés entraînent une augmentation des coûts opérationnels, des pénalités de retard de paiement potentielles et des relations tendues avec les fournisseurs. Réduire le cycle de traitement global, de la réception au paiement, est essentiel pour un service de comptabilité fournisseurs efficace. ProcessMind cartographie l'intégralité du cycle de vie des factures dans SAP S/4HANA, identifiant les étapes sans valeur ajoutée, les reprises et les activités parallèles qui prolongent le traitement. En visualisant les flux de processus réels, vous pouvez éliminer les redondances et optimiser la séquence des tâches, visant une réduction de 20 à 30 % du temps moyen de traitement des factures.

Manquer des escomptes pour paiement anticipé représente une perte directe d'économies potentielles pour votre organisation. Saisir activement ces escomptes peut améliorer considérablement la rentabilité et la trésorerie, ce qui en fait un indicateur de performance clé pour la comptabilité fournisseurs. ProcessMind aide à identifier les factures qui ont dépassé leur délai d'escompte pour paiement anticipé en raison de retards de traitement au sein de SAP S/4HANA. En corrélant les temps de traitement avec les conditions d'escompte, vous pouvez identifier les causes profondes des opportunités manquées et mettre en œuvre des changements de processus pour capturer 5 à 10 % d'escomptes supplémentaires.

La saisie manuelle de données est une source fréquente d'erreurs dans le traitement des factures fournisseurs, entraînant des reprises, des retards de paiement et des problèmes de rapprochement. L'élimination de ces erreurs est essentielle pour la précision des données, l'efficacité opérationnelle et la réduction des coûts associés. ProcessMind met en évidence les variantes de processus et les reprises issues d'erreurs de saisie de données dans SAP S/4HANA, montrant où les erreurs sont introduites et leur impact en aval. En identifiant ces points, vous pouvez mettre en œuvre des règles d'automatisation ou de validation plus strictes, visant à réduire le retravail lié à la saisie de données de 30 à 40 %.

Le respect des politiques de paiement internes et des exigences réglementaires est essentiel pour la gouvernance financière, la gestion des risques et la préparation aux audits. La non-conformité peut entraîner des pénalités, des écarts financiers et nuire à la réputation de l'organisation. ProcessMind compare automatiquement les parcours réels de traitement des factures dans SAP S/4HANA aux règles de conformité définies, signalant les déviations. Il offre une vue claire des activités non conformes ou des étapes non autorisées, permettant ainsi d'appliquer les politiques et de viser un taux de conformité de 95 % et plus pour toutes les transactions.

Le manque de visibilité en temps réel sur le statut d'une facture génère de l'incertitude, entraîne des demandes d'information redondantes et entrave la prévision efficace des flux de trésorerie. Améliorer la transparence sur l'ensemble du cycle de traitement des factures fournisseurs bénéficie aux parties prenantes internes et aux fournisseurs. ProcessMind fournit une carte visuelle interactive du parcours de chaque facture dans SAP S/4HANA, montrant son activité actuelle et les étapes précédentes. Cela élimine les scénarios de « boîte noire », permettant aux parties prenantes de suivre les progrès et de répondre rapidement aux demandes, améliorant ainsi la transparence et réduisant le temps de résolution des demandes de 20 %.

Les reprises fréquentes dues à des écarts, tels que des incohérences de quantités ou de prix, augmentent considérablement les coûts de traitement et retardent les paiements. La réduction de ces reprises contribue directement à l'efficacité opérationnelle et améliore la performance globale de la Comptabilité Fournisseurs.ProcessMind identifie les activités et les conditions spécifiques qui mènent le plus fréquemment à des écarts et à des boucles de reprise au sein de SAP S/4HANA. En analysant les causes profondes comme une mauvaise saisie de données ou un rapprochement incohérent, vous pouvez mettre en œuvre des mesures préventives, réduisant les reprises liées aux écarts de 25 à 35 %.

Un processus de rapprochement à trois voies inefficace (facture, commande d'achat, réception de marchandises) est un goulot d'étranglement courant, entraînant des interventions manuelles et des retards. L'optimisation de cette étape critique assure des paiements précis et réduit l'effort requis de l'équipe des comptes fournisseurs. ProcessMind visualise le flux de rapprochement à trois voies dans SAP S/4HANA, identifiant où les échecs de rapprochement se produisent, leurs raisons et comment ils impactent les étapes suivantes. En comprenant les variations du processus, vous pouvez automatiser davantage de scénarios de rapprochement et réduire les exceptions manuelles de 20 à 30 %.

Les factures reçues sans commande d'achat (PO) valide perturbent le traitement standard, nécessitant souvent une intervention manuelle et retardant l'approbation. Réduire ces « factures sans PO » améliore l'automatisation des processus et renforce les contrôles d'achat. ProcessMind aide à identifier la fréquence et l'impact des factures sans PO dans votre système SAP S/4HANA, en traçant leurs chemins de traitement spécifiques et les étapes additionnelles. En analysant l'origine de ces factures, vous pouvez renforcer les politiques de PO en amont, visant à réduire les factures sans PO de 15 à 20 %.

Les paiements de factures en double entraînent des pertes financières directes, requièrent un rapprochement chronophage et peuvent nuire à la confiance de vos fournisseurs. La mise en place de contrôles robustes pour prévenir de telles erreurs est une priorité absolue pour l'intégrité financière en Comptabilité Fournisseurs. ProcessMind analyse les données de paiement historiques et identifie les cas où des paiements en double se sont produits au sein de SAP S/4HANA, mettant en lumière les déviations de processus qui les ont rendus possibles. En cartographiant les scénarios courants menant aux doublons, vous pouvez implémenter des mesures préventives et renforcer les contrôles, réduisant ce risque à quasi zéro.

Le chemin d'amélioration en 6 étapes pour le traitement des factures de comptabilité fournisseurs

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Télécharger le modèle

2

Exporter vos données

3

Téléchargez votre jeu de données

4

Analysez vos processus

5

Mettre en œuvre les améliorations

6

Suivez votre processus

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Que faire

Accédez et téléchargez le modèle d'extraction de données Excel préconfiguré, conçu spécifiquement pour le traitement des factures fournisseurs dans SAP S/4HANA.

Consulter le Guide du modèle de données Télécharger le modèle
Pourquoi c'est important

L'utilisation du bon modèle garantit que vos données sont correctement structurées pour l'analyse, ce qui permet de gagner du temps et de prévenir les erreurs lors des étapes ultérieures.

Résultat attendu

Un modèle de données prêt à l'emploi, parfaitement aligné sur les exigences de traitement des factures fournisseurs SAP S/4HANA.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Découvrez les inefficacités cachées de vos comptes fournisseurs, transformez votre workflow.

ProcessMind visualise votre processus de comptabilité fournisseurs dans SAP S/4HANA, révélant des informations cruciales et les goulots d'étranglement exacts. Découvrez où les retards se produisent et comment rationaliser les opérations pour une efficacité optimale.
  • Visualisez le flux de factures fournisseurs de bout en bout.
  • Identifier les goulots d'étranglement précis dans le cycle de paiement
  • Identifier les risques et les écarts de conformité
  • Étalonner la performance des Comptes Fournisseurs entre les entités
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Maximisez l'efficacité et les économies de vos comptes fournisseurs.

Ces résultats illustrent les améliorations opérationnelles significatives et les réductions de coûts obtenues en appliquant le Process Mining au traitement des factures fournisseurs dans SAP S/4HANA. En analysant méticuleusement leur situation actuelle, les organisations peuvent identifier les inefficacités, éliminer les reprises et fluidifier les workflows de paiement.

0 %
Approbation de facture plus rapide

Réduction moyenne du temps d'approbation

Identifiez et éliminez les goulets d'étranglement dans le processus d'approbation, pour un traitement plus rapide des factures et des fournisseurs plus satisfaits.

0 pp
Maximiser les escomptes pour paiement anticipé

Augmentation du taux de capture des escomptes

Optimisez la planification des paiements et les workflows d'approbation afin de garantir que les factures éligibles soient réglées à temps pour obtenir de précieux escomptes pour paiement anticipé, ce qui augmentera votre rentabilité.

0 %
Diminution des retouches manuelles

Diminution du temps de résolution des écarts

Identifier les causes profondes des écarts de facture et des erreurs de saisie de données, réduisant considérablement le besoin de retouches manuelles et les coûts associés.

0 pp
Conformité des paiements améliorée

Amélioration du taux de paiement à temps

Assurez-vous qu'un pourcentage plus élevé de factures est réglé à leur date d'échéance, ce qui permet d'éviter les pénalités de retard et de renforcer les relations avec les fournisseurs.

0 pp
Rapprochement à trois voies optimisé

Augmentation des rapprochements réussis

Améliorez l'efficacité du rapprochement entre les commandes d'achat, les réceptions de marchandises et les factures, réduisant drastiquement les exceptions et les interventions manuelles.

Les résultats varient en fonction de la complexité du processus, de la qualité des données et du contexte organisationnel. Ces chiffres représentent des améliorations typiques observées dans le cadre de mises en œuvre réussies de Process Mining pour la comptabilité fournisseurs.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique d'une facture, servant de référence principale (ID de cas) pour le processus de comptabilité fournisseurs.

Pourquoi c'est important

Il identifie de manière unique le parcours de chaque facture, permettant ainsi de tracer son cycle de vie complet et d'analyser la performance du processus au cas par cas.

Le nom d'un événement ou d'une étape métier spécifique survenue dans le cycle de vie du traitement des factures.

Pourquoi c'est important

Il définit les étapes du processus, permettant la visualisation et l'analyse du flux de processus, l'identification des goulots d'étranglement et la détection des boucles de retravail.

La date et l'heure exactes de l'activité.

Pourquoi c'est important

Cet horodatage est essentiel pour ordonner les événements chronologiquement et calculer toutes les métriques temporelles, telles que les temps de cycle et les durées, qui sont fondamentales pour le Process Mining.

L'identifiant de l'utilisateur ayant réalisé l'activité.

Pourquoi c'est important

Attribue les activités à des individus précis, ce qui permet d'analyser les performances des utilisateurs, leur charge de travail et la conformité aux politiques de ségrégation des tâches.

L'unité organisationnelle pour laquelle la facture est traitée.

Pourquoi c'est important

Permet de comparer la performance des processus entre différentes entités juridiques, ce qui aide à identifier les problèmes spécifiques à une région ou à une unité commerciale, ainsi que les meilleures pratiques.

Le nom du fournisseur qui a soumis la facture.

Pourquoi c'est important

Analyse des performances par fournisseur pour identifier les problèmes et gérer efficacement les relations stratégiques.

Le montant brut total de la facture, exprimé dans la devise d'origine du document.

Pourquoi c'est important

Apporte un contexte financier au processus, permettant une analyse basée sur la valeur, la priorisation des factures de grande valeur et la quantification des impacts financiers.

L'identifiant unique du bon de commande associé à la facture, le cas échéant.

Pourquoi c'est important

Crucial pour analyser l'efficacité du rapprochement à 3 voies et mesurer la conformité aux politiques d'approvisionnement en identifiant les factures traitées sans bon de commande.

La date à laquelle le paiement de la facture est dû au fournisseur.

Pourquoi c'est important

Ceci est le principal moteur pour l'analyse des paiements à temps, permettant de mesurer la performance des règlements et leur impact sur les relations fournisseurs et les frais de retard.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque la création d'un document de facture dans SAP, soit manuellement, soit via une interface automatisée telle qu'OCR/VIM. Cet événement est généralement capturé à partir de la date et de l'heure de création de l'en-tête du document comptable.

Pourquoi c'est important

En tant que point de départ du processus, cette activité est fondamentale pour le calcul du temps de cycle de la facture de bout en bout et la mesure du débit global du processus des Comptes Fournisseurs.

Le système a automatiquement ou manuellement placé un blocage sur la facture, l'empêchant d'être payée. Ceci est généralement dû à des écarts de prix, de quantité ou à des approbations manquantes.

Pourquoi c'est important

C'est un indicateur clé de problèmes et de reprises. L'analyse des motifs et des durées de blocage aide à identifier les causes profondes des retards de paiement et des inefficacités de processus.

La facture a reçu toutes les approbations nécessaires dans le système de workflow. C'est souvent l'étape finale avant qu'une facture puisse être comptabilisée ou débloquée pour paiement.

Pourquoi c'est important

Cette étape clé marque la fin du cycle d'approbation. Le délai entre l'acheminement et l'approbation est une métrique d'efficacité cruciale.

La facture est formellement enregistrée dans le Grand Livre, créant une dette financière. Un document de facture provisoire devient un document comptabilisé, ou une imputation directe est effectuée.

Pourquoi c'est important

C'est un jalon financier critique. Il confirme l'obligation de paiement de l'entreprise et est souvent une condition préalable à la planification du paiement.

Paiement de la facture effectué et enregistré à la fin de l'exécution du paiement, avec création et comptabilisation du document.

Pourquoi c'est important

Cette activité est essentielle pour l'analyse des flux de trésorerie et pour mesurer le KPI du « Taux de paiement dans les délais » en comparant cette date à la date d'échéance de la facture.

Cette activité marque la clôture finale de la facture, où le paiement et la facture sont rapprochés dans le grand livre auxiliaire. Elle signifie que le processus est terminé.

Pourquoi c'est important

En tant qu'étape finale du processus, cette activité est essentielle pour calculer avec précision le temps de cycle de bout en bout. Elle confirme que l'obligation de paiement est réglée.

Le document de facture a été annulé, annulant ainsi son impact financier. Il s'agit d'un état final alternatif pour le processus, souvent dû à des saisies incorrectes ou à des litiges avec les fournisseurs.

Pourquoi c'est important

Le suivi des annulations aide à identifier les causes des échecs de processus, tels que les soumissions en double ou les données de facture incorrectes, ce qui peut révéler des problèmes en amont.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining visualise votre flux réel de traitement des factures pour révéler les goulots d'étranglement, les boucles de retravail et les écarts par rapport aux procédures standard. Cette vision basée sur les données vous permet d'accélérer les approbations de factures, de saisir davantage d'escomptes pour paiement anticipé et d'améliorer l'efficacité opérationnelle globale. Il contribue à assurer la conformité et à réduire les erreurs manuelles en mettant en lumière les zones problématiques.

Vous avez principalement besoin de données de journal d'événements détaillant chaque étape du cycle de vie d'une facture, incluant l'activité, l'horodatage et l'ID de cas (le numéro de facture). Les tables pertinentes comprennent généralement BKPF, BSEG, RBKP, RSEG et les documents de modification. L'objectif est de reconstituer la séquence exacte des événements pour chaque facture.

Vous pouvez vous attendre à des améliorations quantifiables telles que la réduction du temps de traitement des factures, une meilleure saisie des escomptes pour paiement anticipé et une minimisation du retravail manuel. Les premières informations identifiant les goulots d'étranglement majeurs peuvent souvent être obtenues en quelques semaines après l'extraction des données. Des efforts d'optimisation continue peuvent générer des résultats significatifs sur plusieurs mois.

Le Process Mining cartographiera précisément les goulots d'étranglement d'approbation, les chemins d'acheminement incohérents et les cycles de retravail récurrents. Il identifie les endroits où les erreurs de saisie de données manuelles se produisent fréquemment et met en évidence les factures sans bons de commande valides ou les étapes de traitement superflues. Cela révèle les véritables causes des retards et de la non-conformité.

Non, le Process Mining est une technique d'analyse non-invasive. Il nécessite un accès en lecture seule aux données de transaction historiques de votre système SAP S/4HANA. Cela signifie qu'il fonctionne sans impacter votre environnement de production en direct, les workflows utilisateurs ou les performances du système.

Vous aurez besoin d'une plateforme logicielle de Process Mining et d'un accès sécurisé en lecture seule à votre base de données SAP S/4HANA. L'extraction des données peut généralement être effectuée via des connecteurs SAP standard (par exemple, RFC), des rapports personnalisés ou des requêtes directes à la base de données. Aucune modification de votre système SAP principal n'est requise.

Absolument. En analysant les journaux d'événements, le Process Mining identifie les approbateurs ou services spécifiques qui causent des retards et cible les étapes exactes où les factures restent bloquées. Cette visibilité granulaire permet des interventions ciblées, telles que des ajustements de workflow ou des formations, afin de rationaliser et d'accélérer considérablement les approbations.

Le Process Mining peut détecter automatiquement les déviations par rapport à vos politiques de paiement définies et à vos contrôles internes. Il met en évidence les cas de conditions de paiement non conformes, de cycles de paiement non autorisés ou de paiements de factures potentiellement en double. Ce suivi continu renforce la gouvernance et réduit les risques financiers.

Le Process Mining pour la comptabilité fournisseurs utilise principalement les données des modules standard de SAP S/4HANA tels que la Comptabilité Financière (FI) et la Gestion des Articles (MM) pour la vérification des factures. L'exigence cruciale est l'accès aux données de transaction des en-têtes de document, des postes et des journaux de modifications liés aux activités de traitement des factures.

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