Modèle de données : Traitement des factures fournisseurs

SAP S/4HANA
Modèle de données : Traitement des factures fournisseurs

Votre modèle de données pour le traitement des factures fournisseurs

Ce modèle offre un guide complet pour la collecte des données nécessaires à l'analyse de votre processus de traitement des factures fournisseurs. Il décrit les attributs et activités essentiels requis pour créer un journal d'événements robuste. Vous y trouverez également des conseils pratiques sur l'extraction de ces données de vos systèmes sources, garantissant ainsi un démarrage fluide de votre parcours de Process Mining.
  • Attributs recommandés pour une analyse approfondie
  • Activités clés du processus à suivre efficacement
  • Guide d'extraction des données étape par étape
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs du traitement des factures fournisseurs

Voici les champs de données indispensables à intégrer dans votre journal d'événements pour une analyse approfondie et pertinente de votre processus de comptabilité fournisseurs.
5 Obligatoire 6 Recommandé 10 Facultatif
NomDescription
Activité
ActivityName
Le nom d'un événement ou d'une étape métier spécifique survenue dans le cycle de vie du traitement des factures.
Description

L'Activité représente une étape ou une action distincte dans le processus de comptabilité fournisseurs, telle que « Facture reçue », « Facture comptabilisée » ou « Paiement exécuté ». Ces activités sont les éléments constitutifs de la cartographie des processus.

L'analyse des activités est au cœur du Process Mining. Elle aide à visualiser le flux de processus, à identifier les parcours courants, à détecter les écarts par rapport au processus standard et à mesurer la fréquence et la durée de chaque étape. La séquence de ces activités pour une facture donnée constitue son parcours de processus.

Pourquoi c'est important

Il définit les étapes du processus, permettant la visualisation et l'analyse du flux de processus, l'identification des goulots d'étranglement et la détection des boucles de retravail.

Où obtenir

Dérivé de diverses sources, notamment les changements de statut de document (ex: BKPF-BSTAT), les documents de modification (tables CDHDR/CDPOS) ou les logs de workflow. Cela requiert généralement une logique d'extraction personnalisée.

Exemples
Facture reçueFacture approuvéePaiement exécutéFacture bloquée pour paiement
Event Time
EventTime
La date et l'heure exactes de l'activité.
Description

L'Event Time est le timestamp associé à chaque activité, fournissant la séquence chronologique des événements pour une facture. Cette donnée est essentielle pour comprendre le flux de processus et réaliser toute analyse temporelle.

En analyse, l'Event Time est utilisé pour ordonner correctement les activités, calculer les temps de cycle entre les différentes étapes, identifier les temps d'attente et analyser la performance du processus sur différentes périodes (par exemple, mois après mois). C'est le fondement de tous les KPIs basés sur la durée.

Pourquoi c'est important

Cet horodatage est essentiel pour ordonner les événements chronologiquement et calculer toutes les métriques temporelles, telles que les temps de cycle et les durées, qui sont fondamentales pour le Process Mining.

Où obtenir

Issue de divers champs de date/heure des tables SAP, tels que la Date de création (BKPF-CPUDT), la Date de comptabilisation (BKPF-BUDAT), la Date de compensation (BSAK-AUGDT) ou les horodatages du journal des modifications (CDHDR-UDATE/UTIME).

Exemples
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-05T14:30:15Z2023-10-15T11:21:05Z
Facture
Invoice
L'identifiant unique d'une facture, servant de référence principale (ID de cas) pour le processus de comptabilité fournisseurs.
Description

La Facture est l'objet central qui connecte toutes les activités connexes, de la réception au paiement. Dans SAP S/4HANA, il s'agit généralement d'une clé composite formée par le Code de société (BUKRS), un Numéro de document unique (BELNR) et l'Exercice (GJAHR).

L'analyse par facture permet une vue complète de bout en bout du cycle de vie de la facture. Ceci est fondamental pour le calcul de métriques clés comme le temps de cycle total, l'identification des goulots d'étranglement pour les factures individuelles et la compréhension des différents chemins qu'une facture peut emprunter au cours du processus.

Pourquoi c'est important

Il identifie de manière unique le parcours de chaque facture, permettant ainsi de tracer son cycle de vie complet et d'analyser la performance du processus au cas par cas.

Où obtenir

Il s'agit d'une clé composite dérivée des tables BKPF (En-tête du document comptable) ou RBKP (En-tête du document : Réception de facture) en utilisant les champs BUKRS, BELNR et GJAHR.

Exemples
1000-1900000001-20231710-1900000002-20232000-5100000003-2024
Dernière mise à jour des données
LastDataUpdate
Le timestamp indiquant la dernière actualisation des données de cet enregistrement depuis le système source.
Description

Cet attribut fournit la date et l'heure de la dernière extraction ou mise à jour des données depuis SAP S/4HANA. C'est un champ de métadonnées crucial pour comprendre l'actualité des données analysées.

Cette information est importante pour que les utilisateurs sachent à quel point l'analyse du processus est récente. Elle aide à gérer les attentes concernant la latence des données et est vitale pour la planification des actualisations de données et le maintien de leur intégrité.

Pourquoi c'est important

Indique la fraîcheur des données, garantissant aux utilisateurs de savoir à quel point leur analyse de processus est à jour.

Où obtenir

Cette valeur est générée et apposée sur chaque enregistrement au moment de l'extraction des données du système source.

Exemples
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z
Système source
SourceSystem
Le système d'où les données ont été extraites.
Description

Cet attribut identifie l'origine des données du processus. Pour cette vue, la valeur sera généralement 'SAP S/4HANA'.

Dans les environnements comportant plusieurs ERP ou systèmes intégrés, ce champ est essentiel pour la traçabilité et la séparation des données. Il garantit que l'analyse est effectuée sur le bon ensemble de données et aide à diagnostiquer les problèmes de qualité des données en les retraçant jusqu'à leur source.

Pourquoi c'est important

Identifie l'origine des données, ce qui est crucial pour la gouvernance des données, le dépannage et dans les environnements multi-systèmes.

Où obtenir

Il s'agit généralement d'une valeur statique ajoutée lors du processus d'extraction des données pour étiqueter l'origine de l'ensemble de données.

Exemples
SAP S/4HANASAP ECC 6.0S4H_PROD_100
Code société
CompanyCode
L'unité organisationnelle pour laquelle la facture est traitée.
Description

Un code de société est la plus petite unité organisationnelle pour laquelle un ensemble complet et autonome de comptes peut être établi pour les rapports externes. Dans le contexte des comptes fournisseurs, il représente l'entité juridique qui doit de l'argent au fournisseur.

L'analyse par code de société permet de comparer la performance des processus entre les différentes entités juridiques au sein de l'organisation. Cela aide à identifier quelles parties de l'entreprise suivent les processus standards et lesquelles présentent une efficacité supérieure, des cycles plus longs ou des taux de reprise plus élevés.

Pourquoi c'est important

Permet de comparer la performance des processus entre différentes entités juridiques, ce qui aide à identifier les problèmes spécifiques à une région ou à une unité commerciale, ainsi que les meilleures pratiques.

Où obtenir

Trouvé dans les tables d'en-tête de document, principalement BKPF-BUKRS pour les factures FI et RBKP-BUKRS pour les factures MM.

Exemples
10001710US01DE01
Date d'échéance de la facture
InvoiceDueDate
La date à laquelle le paiement de la facture est dû au fournisseur.
Description

La Date d'échéance de la facture est la date limite pour payer le fournisseur afin d'éviter les pénalités de retard et de maintenir une bonne relation fournisseur. Cette date est calculée en fonction de la date de référence de la facture et des conditions de paiement convenues avec le fournisseur.

Cette date est essentielle pour le dashboard « Conformité et ancienneté des paiements » et l'ICP « Taux de paiement dans les délais ». En comparant la date d'échéance avec la date de paiement réelle, l'analyse peut révéler si les paiements sont effectués à temps, en avance ou en retard, ce qui a des conséquences financières et relationnelles directes.

Pourquoi c'est important

Ceci est le principal moteur pour l'analyse des paiements à temps, permettant de mesurer la performance des règlements et leur impact sur les relations fournisseurs et les frais de retard.

Où obtenir

Cette date est souvent calculée. La date d'échéance nette se trouve dans le champ BSEG-NETDT. Elle peut également être dérivée de la date de base pour le paiement (BSEG-ZFBDT) et des conditions de paiement (BSEG-ZTERM).

Exemples
2023-10-312023-11-152024-01-10
Montant de la facture
InvoiceAmount
Le montant brut total de la facture, exprimé dans la devise d'origine du document.
Description

Il s'agit de la valeur totale de la facture telle que soumise par le fournisseur. Elle comprend le coût des biens ou services, les taxes et tout autre frais, avant toute déduction ou remise.

Le montant de la facture est un attribut financier essentiel pour un large éventail d'analyses. Il aide à prioriser les factures de grande valeur, à comprendre l'impact financier des retards de processus (par exemple, les pénalités de retard sur les factures importantes) et à segmenter le processus (par exemple, « Les factures de grande valeur suivent-elles un circuit d'approbation différent ? »). Il est également crucial pour identifier les paiements potentiellement en double.

Pourquoi c'est important

Apporte un contexte financier au processus, permettant une analyse basée sur la valeur, la priorisation des factures de grande valeur et la quantification des impacts financiers.

Où obtenir

Trouvé dans des tables comme RBKP-RMWWR (Montant brut de la facture) pour les factures MM ou calculé à partir des postes dans BSEG (champ WRBTR) pour les factures FI.

Exemples
1500.00250.7512345.50
Nom d'utilisateur
UserName
L'identifiant de l'utilisateur ayant réalisé l'activité.
Description

Cet attribut enregistre l'ID utilisateur SAP responsable de l'exécution d'une activité spécifique, telle que la comptabilisation, l'approbation ou le lettrage d'une facture. Il relie les étapes du processus aux utilisateurs individuels.

L'analyse par nom d'utilisateur est essentielle pour comprendre la répartition de la charge de travail, identifier les collaborateurs les plus performants et repérer les utilisateurs qui pourraient nécessiter une formation complémentaire. Elle est également clé pour analyser les goulets d'étranglement d'approbation dans les tableaux de bord, car elle aide à identifier les approbateurs spécifiques qui causent des retards dans le processus.

Pourquoi c'est important

Attribue les activités à des individus précis, ce qui permet d'analyser les performances des utilisateurs, leur charge de travail et la conformité aux politiques de ségrégation des tâches.

Où obtenir

Généralement trouvé dans les tables d'en-tête comme BKPF-USNAM (Saisi par) ou dans les tables de documents de modification CDHDR-USERNAME (Modifié par).

Exemples
ABROWNJSMITHAP_AUTOMATION
Nom du fournisseur
VendorName
Le nom du fournisseur qui a soumis la facture.
Description

Cet attribut contient le nom officiel du fournisseur. Il est lié via le numéro de fournisseur enregistré sur le document de facture.

L'analyse des fournisseurs est cruciale pour gérer les relations avec eux et identifier les problèmes de processus spécifiques à certains d'entre eux. Elle peut aider à répondre à des questions telles que « Quels fournisseurs soumettent le plus de factures présentant des écarts ? » ou « Payons-nous systématiquement nos fournisseurs stratégiques à temps ? ». C'est également un champ clé, avec le numéro et le montant de la facture, pour la détection d'éventuels paiements en double.

Pourquoi c'est important

Analyse des performances par fournisseur pour identifier les problèmes et gérer efficacement les relations stratégiques.

Où obtenir

Extrait de la table des données de base fournisseurs LFA1 (champ NAME1), en effectuant un lien via le numéro de fournisseur (LIFNR) trouvé dans BKPF ou RBKP.

Exemples
Office Supplies Inc.Global Consulting GroupMachine Parts GmbH
Numéro de bon de commande
PurchaseOrderNumber
L'identifiant unique du bon de commande associé à la facture, le cas échéant.
Description

Cet attribut relie une facture à un bon de commande (BC) préapprouvé. La présence d'un numéro de BC est la base du processus de rapprochement triple (BC-Facture-Réception de marchandises).

C'est un attribut essentiel pour l'analyse de la conformité et de l'efficacité. Il est utilisé pour calculer le KPI du « Pourcentage de factures sans bon de commande », qui mesure le respect des politiques d'approvisionnement. Il est également fondamental pour le tableau de bord de la « Performance du rapprochement triple », permettant l'analyse du processus de rapprochement pour les factures adossées à un BC.

Pourquoi c'est important

Crucial pour analyser l'efficacité du rapprochement à 3 voies et mesurer la conformité aux politiques d'approvisionnement en identifiant les factures traitées sans bon de commande.

Où obtenir

Trouvé dans les tables de postes de facture, telles que RSEG-EBELN (pour les factures MM) ou BSEG-EBELN (pour les factures FI).

Exemples
45000012344500005678
Conditions de paiement
PaymentTerms
Les conditions convenues avec le fournisseur pour le paiement d'une facture, incluant souvent des opportunités d'escompte.
Description

Les conditions de paiement définissent les règles pour les dates d'échéance des paiements et les escomptes potentiels pour paiement anticipé. Par exemple, une condition telle que 'Z001' pourrait correspondre à 'Payable sous 30 jours, 2 % d'escompte si payé en 10 jours'.

Cet attribut est la base du tableau de bord 'Taux de capture des escomptes pour paiement anticipé'. En analysant les conditions de paiement, il est possible d'identifier toutes les factures éligibles à un escompte. La comparaison avec les escomptes réellement obtenus révèle les opportunités d'économies manquées et mesure l'efficacité du processus de paiement.

Pourquoi c'est important

Il est essentiel pour analyser les opportunités d'escompte pour paiement anticipé, mesurer la performance financière du processus de paiement et identifier les économies manquées.

Où obtenir

Trouvé dans les postes fournisseurs, table BSEG-ZTERM, ou dans l'en-tête de facture dans RBKP-ZTERM.

Exemples
Z0010001NT30
Date de compensation
ClearingDate
La date à laquelle un paiement a été effectué et la facture a été compensée des postes ouverts.
Description

La Date de compensation indique le règlement financier de la facture. C'est la date à laquelle l'activité « Paiement compensé » a lieu, marquant l'étape finale pour la plupart des parcours de factures réussis.

Cette date est utilisée pour calculer la date de paiement réelle afin de la comparer à la Date d'échéance de la facture. Elle est donc essentielle pour le calcul de l'ICP « Taux de paiement dans les délais » et pour toute analyse liée à la performance des paiements. Elle marque également le point final pour le calcul du temps de cycle de bout en bout de la facture.

Pourquoi c'est important

Marque le règlement final d'une facture, servant de point d'arrivée pour les calculs de temps de cycle et de base pour l'analyse des paiements dans les délais.

Où obtenir

Trouvé dans les tables des postes apurés, telles que BSAK-AUGDT pour les fournisseurs.

Exemples
2023-10-282023-11-142024-01-09
Devise de la facture
InvoiceCurrency
Le code de devise pour le montant de la facture (par ex. USD, EUR).
Description

Cet attribut spécifie la devise dans laquelle le montant de la facture est libellé. Il fournit un contexte essentiel pour toute valeur financière.

Dans une organisation multinationale, analyser les factures sans tenir compte de leur devise peut être trompeur. Ce champ permet un traitement approprié des données financières, soit en convertissant tous les montants en une seule devise de reporting, soit en segmentant l'analyse par devise pour comprendre les activités financières régionales.

Pourquoi c'est important

Fournit le contexte nécessaire au Montant de la facture, permettant une analyse financière et un reporting précis, particulièrement dans des contextes multinationaux.

Où obtenir

Trouvé dans les tables d'en-tête de document, principalement BKPF-WAERS ou RBKP-WAERS.

Exemples
USDEURGBPJPY
Escompte pris
DiscountTaken
Un indicateur booléen spécifiant si un escompte pour paiement anticipé a été appliqué avec succès.
Description

Cet attribut indique si un escompte de caisse a réellement été appliqué lors du paiement de la facture. C'est un élément essentiel pour mesurer l'efficacité financière du processus de comptabilité fournisseurs.

Cet indicateur est au cœur du KPI du « Taux de capture des escomptes pour paiement anticipé ». En filtrant les factures où un escompte était possible (selon les conditions de paiement) et en analysant ensuite cet indicateur, une entreprise peut calculer précisément le montant économisé et le nombre d'opportunités d'économies manquées. Cela fournit une mesure claire et quantifiable de la performance de la comptabilité fournisseurs.

Pourquoi c'est important

Mesure directement l'efficacité à bénéficier des escomptes pour paiement anticipé, ce qui a un impact direct sur le résultat net de l'entreprise.

Où obtenir

Dérivé en vérifiant si le champ du montant de l'escompte (BSEG-SKNTO) est supérieur à zéro dans le document de paiement.

Exemples
truefalse
Est automatisé
IsAutomated
Un indicateur signalant si l'activité a été effectuée automatiquement par le système plutôt que par un utilisateur humain.
Description

Cet attribut booléen distingue les activités initiées par l'homme des activités exécutées par des tâches système, des workflows ou des bots. Par exemple, une exécution de paiement automatisée ou une comptabilisation de facture générée par le système serait signalée comme automatisée.

L'analyse de cet attribut aide à comprendre le niveau d'automatisation dans le processus de comptabilité fournisseurs. Il peut être utilisé pour mesurer le succès des initiatives d'automatisation, comparer l'efficacité des étapes automatisées par rapport aux étapes manuelles et identifier de nouvelles opportunités d'automatisation.

Pourquoi c'est important

Permet de mesurer le degré d'automatisation du processus, d'analyser son efficacité et d'identifier les opportunités d'amélioration continue.

Où obtenir

Dérivé à partir du nom d'utilisateur (par exemple, les ID utilisateur système comme 'SAP_SYSTEM' ou 'BATCHUSER') ou de codes de transaction spécifiques associés aux traitements automatisés.

Exemples
truefalse
Est un paiement en retard
IsLatePayment
Un indicateur booléen indiquant si la facture a été payée après sa date d'échéance.
Description

Cet attribut calculé est un simple indicateur vrai/faux qui signale si le paiement d'une facture a été effectué après sa date d'échéance officielle. Il est dérivé de la comparaison de la « Date de lettrage » avec la « Date d'échéance de la facture ».

Cet indicateur simplifie l'analyse pour le tableau de bord « Conformité et Ancienneté des paiements » et le KPI du « Taux de paiement dans les délais ». Il permet un filtrage et une agrégation faciles pour compter le nombre de paiements en retard, calculer le pourcentage de paiements dans les délais et identifier les fournisseurs ou les sociétés ayant des taux élevés de paiements en retard.

Pourquoi c'est important

Mesure directement la conformité aux conditions de paiement, simplifie le calcul des KPI de paiement dans les délais et aide à identifier les domaines où la performance des paiements est insuffisante.

Où obtenir

Attribut calculé. La logique est la suivante : SI Date de compensation > Date d'échéance de la facture ALORS vrai SINON faux.

Exemples
truefalse
Motif de blocage
BlockingReason
La raison pour laquelle une facture est bloquée pour paiement, signalant une anomalie.
Description

Lorsqu'une facture échoue à un contrôle de validation durant le rapprochement à trois voies ou d'autres étapes de vérification, elle est bloquée pour paiement. Le motif de blocage précise la nature du problème, comme un écart de quantité, une variance de prix ou une réception de marchandises manquante.

Cet attribut est essentiel pour le tableau de bord « Analyse du retravail des écarts de facture ». L'analyse de la fréquence des différents motifs de blocage aide à identifier les causes profondes des inefficacités du processus. Par exemple, si une « variance de prix » est une raison courante, cela peut pointer vers des problèmes de données de base dans le système d'achat.

Pourquoi c'est important

Fournit un aperçu direct des causes profondes des écarts de facturation et du retravail, permettant des efforts d'amélioration des processus ciblés.

Où obtenir

Stocké dans les tables de postes de facture comme RSEG, dans les champs commençant par SPGR* (par ex., SPGRP, SPGRQ, SPGRT). Peut également être trouvé dans RBKP_BLOCKED.

Exemples
Écart de prixÉcart de quantitéRéception de marchandises manquante
Numéro de facture fournisseur
VendorInvoiceNumber
Le numéro de facture fourni par le fournisseur sur son document.
Description

Il s'agit du numéro de référence provenant du système comptable du fournisseur, tel qu'il figure sur la facture physique ou électronique. Il est saisi manuellement ou capturé par OCR lors de la réception de la facture.

Ce champ est d'une importance capitale pour les opérations et l'analyse, notamment pour le tableau de bord « Paiements de factures potentiellement en double ». Une méthode courante pour détecter les doublons consiste à rechercher plusieurs documents de facture internes qui partagent le même nom de fournisseur, le même numéro de facture fournisseur et le même montant de facture. C'est la référence externe principale pour une facture.

Pourquoi c'est important

C'est un champ clé pour la détection des paiements potentiellement en double et sert de référence externe principale pour la communication avec les fournisseurs.

Où obtenir

Stocké dans le champ 'Référence' de l'en-tête du document, généralement BKPF-XBLNR.

Exemples
INV-2023-9876733401120231015-001
Temps de traitement
ProcessingTime
La durée d'une seule activité.
Description

Le Temps de traitement, ou durée d'activité, est le temps écoulé entre le début et la fin d'une activité. Cette métrique est calculée à partir des données de log d'événements.

Cette mesure calculée est cruciale pour le tableau de bord 'Carte thermique des durées d'activité et des retouches'. Elle aide à identifier les étapes spécifiques du processus qui consomment le plus de temps. L'analyse des temps de traitement peut mettre en évidence des inefficacités, telles que de longues étapes d'approbation ou des activités prolongées de résolution des écarts, guidant ainsi les efforts d'amélioration ciblés.

Pourquoi c'est important

Quantifie le temps passé sur chaque activité, aidant à identifier les étapes les plus chronophages et les goulots d'étranglement du processus.

Où obtenir

Calculé en déterminant la différence entre l'EventTime de l'activité actuelle et l'EventTime de l'activité suivante pour la même facture.

Exemples
P2DT3H4MPT5HP7D
Type de document de facture
InvoiceDocumentType
Une classification du document de facture, qui détermine son traitement dans SAP.
Description

Le Type de document est un élément de configuration clé dans SAP qui catégorise les documents comptables. Par exemple, « KR » est généralement utilisé pour les factures fournisseurs, « RE » pour les factures MM et « KG » pour les avoirs fournisseurs. Ce type détermine des éléments tels que la plage de numéros et les champs obligatoires.

En analyse de processus, le filtrage par Type de document permet de comparer les flux de processus pour différents types de factures. Par exemple, le processus d'approbation d'un avoir peut être différent de celui d'une facture standard. Ceci est utile pour le dashboard « Variantes de routage d'approbation des factures ».

Pourquoi c'est important

Segmente le processus selon le type de facture, révélant les variations dans les parcours et temps de traitement.

Où obtenir

Directement depuis la table d'en-tête de document, champ BKPF-BLART.

Exemples
KRREKG
Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités de traitement des factures fournisseurs

Ce sont les étapes clés et les jalons essentiels du processus que vous devez inclure dans votre journal d'événements pour une découverte et une optimisation précises des processus.
7 Recommandé 8 Facultatif
ActivitéDescription
Facture annulée
Le document de facture a été annulé, annulant ainsi son impact financier. Il s'agit d'un état final alternatif pour le processus, souvent dû à des saisies incorrectes ou à des litiges avec les fournisseurs.
Pourquoi c'est important

Le suivi des annulations aide à identifier les causes des échecs de processus, tels que les soumissions en double ou les données de facture incorrectes, ce qui peut révéler des problèmes en amont.

Où obtenir

Cette donnée est explicitement enregistrée lors de la création d'un document d'annulation. L'en-tête du document original (BKPF) contiendra alors le numéro (STBLG) et le motif de l'annulation.

Capture

Identifiez la date de comptabilisation du document d'annulation, qui est lié dans l'en-tête du document original (BKPF-STBLG).

Type d'événement explicit
Facture approuvée
La facture a reçu toutes les approbations nécessaires dans le système de workflow. C'est souvent l'étape finale avant qu'une facture puisse être comptabilisée ou débloquée pour paiement.
Pourquoi c'est important

Cette étape clé marque la fin du cycle d'approbation. Le délai entre l'acheminement et l'approbation est une métrique d'efficacité cruciale.

Où obtenir

Capturé à partir des logs SAP Business Workflow comme une étape d'achèvement ou de libération finale. Alternativement, il peut être déduit de la levée d'un blocage de paiement post-acheminement.

Capture

Extraire les événements de complétion du workflow depuis les logs SAP workflow ou identifier l'événement final de 'libération'.

Type d'événement explicit
Facture bloquée pour paiement
Le système a automatiquement ou manuellement placé un blocage sur la facture, l'empêchant d'être payée. Ceci est généralement dû à des écarts de prix, de quantité ou à des approbations manquantes.
Pourquoi c'est important

C'est un indicateur clé de problèmes et de reprises. L'analyse des motifs et des durées de blocage aide à identifier les causes profondes des retards de paiement et des inefficacités de processus.

Où obtenir

Il s'agit d'un statut explicite enregistré dans le champ Clé de blocage de paiement (ZLSPR) de la ligne d'article fournisseur du document comptable (table BSEG).

Capture

Enregistré via des documents de modification lorsque le champ BSEG-ZLSPR est renseigné avec un motif de blocage.

Type d'événement explicit
Facture enregistrée
La facture est formellement enregistrée dans le Grand Livre, créant une dette financière. Un document de facture provisoire devient un document comptabilisé, ou une imputation directe est effectuée.
Pourquoi c'est important

C'est un jalon financier critique. Il confirme l'obligation de paiement de l'entreprise et est souvent une condition préalable à la planification du paiement.

Où obtenir

Cet événement est identifié par la Date de comptabilisation (BUDAT) dans l'en-tête du document (BKPF). Un document comptabilisé a un statut de document (BKPF-BSTAT) vide.

Capture

Utilisez l'horodatage de comptabilisation (BKPF-BUDAT) pour les documents qui ne sont pas mémorisés (BKPF-BSTAT est vide).

Type d'événement explicit
Facture reçue
Cette activité marque la création d'un document de facture dans SAP, soit manuellement, soit via une interface automatisée telle qu'OCR/VIM. Cet événement est généralement capturé à partir de la date et de l'heure de création de l'en-tête du document comptable.
Pourquoi c'est important

En tant que point de départ du processus, cette activité est fondamentale pour le calcul du temps de cycle de la facture de bout en bout et la mesure du débit global du processus des Comptes Fournisseurs.

Où obtenir

Cet événement est capturé à partir de la table d'en-tête du document comptable (BKPF), en utilisant la date (CPUDT) et l'heure (CPUTM) de création du document.

Capture

Utilisez l'horodatage de création (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM) pour le document de facture.

Type d'événement explicit
Paiement exécuté
Paiement de la facture effectué et enregistré à la fin de l'exécution du paiement, avec création et comptabilisation du document.
Pourquoi c'est important

Cette activité est essentielle pour l'analyse des flux de trésorerie et pour mesurer le KPI du « Taux de paiement dans les délais » en comparant cette date à la date d'échéance de la facture.

Où obtenir

Cette information est tirée de la date de comptabilisation du document de paiement qui solde la facture. Le numéro de ce document de paiement est lié via le champ de compensation (AUGBL) du poste de facture (BSEG).

Capture

Identifiez la date de comptabilisation (BUDAT) du document de paiement qui apure le poste de facture.

Type d'événement explicit
Paiement réglé
Cette activité marque la clôture finale de la facture, où le paiement et la facture sont rapprochés dans le grand livre auxiliaire. Elle signifie que le processus est terminé.
Pourquoi c'est important

En tant qu'étape finale du processus, cette activité est essentielle pour calculer avec précision le temps de cycle de bout en bout. Elle confirme que l'obligation de paiement est réglée.

Où obtenir

Il s'agit d'un événement explicite marqué par le renseignement du champ Date de lettrage (AUGDT) dans la ligne d'article fournisseur du document de facture (table BSEG).

Capture

Utilisez la date de compensation (BSEG-AUGDT) du poste de facture.

Type d'événement explicit
Bon de commande rapproché
Cette activité signifie que la facture a été rapprochée avec succès d'un bon de commande correspondant. C'est une étape cruciale du processus de rapprochement triple pour les factures liées à l'approvisionnement.
Pourquoi c'est important

L'analyse de cette activité est cruciale pour mesurer l'efficacité du processus de rapprochement et constitue un pilier pour les KPI de 'Performance du rapprochement à 3 voies' et de 'Pourcentage de factures sans bon de commande'.

Où obtenir

Ceci est déduit lorsqu'un poste de facture dans la table BSEG ou ACDOCA contient un numéro de commande d'achat (EBELN) et un poste (EBELP) valides.

Capture

Déduit de la présence d'une référence de commande d'achat (BSEG-EBELN) sur le document de facture lors de sa création.

Type d'événement inferred
Date d'échéance de la facture dépassée
Un événement calculé signalant le dépassement de la date d'échéance nette d'une facture sans paiement, indiquant un retard.
Pourquoi c'est important

Essentielle pour le dashboard 'Conformité des paiements et ancienneté', cette activité aide à identifier et à gérer de manière proactive les factures en souffrance et à analyser les causes profondes des retards de paiement.

Où obtenir

Il ne s'agit pas d'un événement explicite dans SAP. Il est calculé en comparant la date actuelle du système avec la date d'échéance nette (calculée à partir de BSEG-ZFBDT ou de la date de base et des conditions de paiement).

Capture

Événement calculé déclenché lorsque le timestamp de l'événement est supérieur à la date d'échéance nette de la facture.

Type d'événement calculated
Écart résolu
Cette activité indique qu'un problème précédemment identifié, qui avait probablement entraîné un blocage de paiement, a été examiné et résolu. Elle est enregistrée lorsque le blocage de paiement est levé sur une facture.
Pourquoi c'est important

Le suivi de cette boucle de retravail est crucial pour le tableau de bord « Analyse du retravail des écarts de facture ». Il permet de quantifier le temps et les efforts consacrés à la correction des erreurs.

Où obtenir

Ceci est déduit des documents de modification qui indiquent la levée d'un blocage de paiement. Le journal des modifications du champ BSEG-ZLSPR constitue la source principale.

Capture

Identifiez les documents de modification pour la table BSEG où le champ ZLSPR passe d'une valeur à vide.

Type d'événement inferred
Facture pré-enregistrée
Représente une facture qui a été saisie dans le système mais pas encore comptabilisée dans le grand livre. Il s'agit souvent d'une étape intentionnelle pour sauvegarder un document incomplet en vue d'un traitement ou d'une approbation ultérieurs.
Pourquoi c'est important

Le suivi des factures mémorisées aide à identifier les retards avant le début du processus de comptabilisation formel et peut mettre en lumière des problèmes de complétude des données ou de validation initiale.

Où obtenir

Ce statut est déduit du champ de statut du document dans l'en-tête du document comptable (BKPF-BSTAT = 'V' pour Mémorisé). L'événement se produit lorsque ce statut est défini.

Capture

Identifiez les documents de modification pour la table BKPF où le champ BSTAT est défini sur 'V' (Vor-erfasst/Pré-saisie).

Type d'événement inferred
Facture rejetée
Un approbateur a rejeté la facture durant le workflow, la renvoyant au responsable pour correction ou clarification.
Pourquoi c'est important

Le suivi des rejets met en évidence les boucles de retravail au sein du processus d'approbation et peut indiquer des problèmes de conformité aux politiques ou une codification de facture incorrecte.

Où obtenir

Ceci est capturé comme un événement de résultat spécifique dans les journaux du workflow SAP Business associés à la facture.

Capture

Extraire les événements de statut 'rejeté' du workflow depuis les logs SAP workflow.

Type d'événement explicit
Facture routée pour approbation
La facture a été soumise à un workflow pour les approbations requises, conformément aux règles métier. Cela marque le début du sous-processus d'approbation.
Pourquoi c'est important

Cette activité constitue le point de départ pour mesurer le KPI du « Délai moyen d'approbation des factures » et analyser les goulets d'étranglement dans le processus d'approbation.

Où obtenir

Peut être capturé à partir des logs SAP Business Workflow (tables SWW*) qui enregistrent le début d'une instance de workflow liée à l'objet facture (ex: BUS2081).

Capture

Extraire les événements de début de workflow depuis les logs SAP workflow (ex: table SWW_WIHEAD) liés au document de facture.

Type d'événement explicit
Proposition de paiement créée
La facture a été incluse dans une proposition de paiement dans le cadre d'une exécution de paiement (par ex. F110). Elle est maintenant prévue pour paiement, en attente de l'exécution finale de la transaction.
Pourquoi c'est important

Cette activité montre la transition d'un engagement non soldé vers un poste activement préparé pour le paiement, ce qui aide à analyser l'efficacité des opérations de paiement.

Où obtenir

Cet événement est explicitement enregistré dans les tables de données des exécutions de paiement, spécifiquement REGUP (Postes traités par le programme de paiement) et REGUH (En-tête).

Capture

Identifiez quand une facture apparaît dans la table REGUP pour une exécution de paiement identifiée dans REGUH.

Type d'événement explicit
Réception de marchandises rapprochée
Cette activité signifie que les quantités et les valeurs de la facture ont été rapprochées avec succès d'un document de réception de marchandises correspondant. Il s'agit de la validation finale dans un scénario de rapprochement triple.
Pourquoi c'est important

Le suivi de ces éléments aide à identifier les inefficacités dans le processus de rapprochement à trois voies et à déceler les écarts entre les marchandises reçues et ce qui est facturé par le fournisseur.

Où obtenir

Ceci est déduit de la présence d'une référence de document article (réception de marchandises) sur le poste de facture, souvent liée via l'historique des postes de commande d'achat.

Capture

Déduit de la présence d'une référence de document de réception de marchandises sur le poste de facture (par exemple, dans RSEG pour les factures MIRO).

Type d'événement inferred
Recommandé Facultatif

Guides d'extraction

Comment obtenir vos données de SAP S/4HANA