Transformación/Rol: Excelencia en Procesos

Mejora del Rol de Process Excellence

Introducción

El rol de Process Excellence es clave para impulsar la mejora continua, la eficiencia operativa y la transformación digital en las organizaciones. Este perfil se orienta a optimizar procesos en distintos departamentos y alcanzar objetivos estratégicos, manteniendo la competitividad del negocio. Sin embargo, muchas empresas se enfrentan a ineficiencias, costes altos y resistencia al cambio. Para solucionar estos retos, las compañías más innovadoras han implementado proyectos de mejora utilizando process mining, diseño y simulación de procesos, liderados por sus equipos de Process Excellence.

Problemática

Las áreas de Process Excellence encontraron retos comunes en varias empresas:

• Rendimiento inconsistente de procesos: Diferencias en la ejecución generan ineficiencias y resultados poco predecibles.
• Costes operativos altos: Procesos poco optimizados aumentan los gastos en varias áreas.
• Resistencia al cambio: El personal suele rechazar nuevos procesos, afectando la transformación.
• Falta de visibilidad en los procesos: Poca visibilidad de los workflows limita la toma de decisiones y la optimización.

Metodología

Las iniciativas de mejora de procesos se basaron en una metodología integral adoptada por diferentes equipos de Process Excellence, con estos pasos principales:

1. Process Mining:

• Uso de herramientas de process mining para analizar procesos clave como finanzas, RRHH, IT y operaciones.
• Recopilación de data desde sistemas ERP, CRM y logs operativos para mapear los procesos actuales.
• Identificación de cuellos de botella, desvíos e ineficiencias en workflows críticos.

2. Diseño de Procesos:

• Talleres con stakeholders y responsables para encontrar oportunidades de mejora.
• Rediseño de procesos para automatizar flujos de trabajo, reducir tareas manuales y optimizar la eficiencia.
• Creación de modelos de procesos estandarizados con best practices y requerimientos de compliance.

3. Simulación de Procesos:

• Simulación de los nuevos procesos con software avanzado para predecir resultados y detectar problemas.
• Pruebas de escenarios para medir el impacto en métricas clave como tiempo de ciclo, costes operativos y adopción.
• Ajuste de modelos según la simulación, asegurando máxima eficiencia y efectividad.

Resultados

La aplicación de mejoras lideradas por Process Excellence generó grandes beneficios:

• Procesos estandarizados: Los procesos optimizados y estandarizados bajaron la variabilidad y subieron la eficiencia en un 40%.
• Reducción de costes: La automatización redujo los costes en un 30% en distintas áreas.
• Mayor adopción al cambio: Estrategias efectivas de change management lograron un 50% más de adopción de nuevos procesos.
• Visibilidad mejorada: Herramientas de process mining brindaron insights en tiempo real, facilitando decisiones y mejora continua.
• Más eficiencia: La optimización de workflows bajó el trabajo manual un 50%, permitiendo dedicar recursos a iniciativas estratégicas.

Con el uso de process mining, diseño y simulación de procesos, los equipos de Process Excellence impulsaron la transformación empresarial, logrando eficiencia, ahorro de costes y mejor desempeño de procesos. Este caso muestra el impacto de las técnicas de business process management en la optimización y excelencia empresarial.