Transformación/Rol: Productividad de Workforce con Process Mining

Mejora de Procesos en Workforce Productivity

Introducción

Los profesionales de workforce productivity son clave para optimizar el rendimiento, el compromiso y la eficiencia de los empleados en las organizaciones. Se enfocan en simplificar workflows, reducir ineficiencias y fomentar un entorno laboral productivo. A pesar de diferentes iniciativas, muchas empresas enfrentan retos para mantener alta productividad, controlar costes y asegurar la satisfacción de los empleados. Para solucionar estos desafíos, compañías líderes a nivel global han implementado proyectos de mejora de procesos usando Process Mining, diseño y simulación de procesos.

Problemática

Los equipos de workforce productivity detectaron retos comunes en distintas organizaciones:

• Workflows ineficientes: Procesos lentos y tareas repetidas bajaban la productividad y generaban frustración.
• Altos costes operativos: Las ineficiencias en workflows y uso de recursos subían los gastos.
• Bajo engagement de empleados: Falta de procesos claros y comunicación fluida afectaba compromiso y satisfacción.
• Poca visibilidad de procesos: Falta de control sobre los procesos dificultaba decisiones y mejoras.

Metodología

Las iniciativas de mejora de procesos siguieron una metodología estructurada en varias organizaciones, impulsada por equipos de workforce productivity y compuesta por estos pasos:

1. Process Mining:

• Uso de herramientas de Process Mining para analizar procesos como gestión de tareas, comunicación y monitoreo de performance.
• Recolección de data desde HRMS, herramientas de project management y logs operativos para mapear los procesos actuales.
• Identificación de cuellos de botella, desviaciones e ineficiencias en workflows clave.

2. Diseño de Procesos:

• Workshops con stakeholders y empleados para detectar insights y áreas usuales de mejora.
• Rediseño de procesos para simplificar workflows, reducir intervención manual y optimizar eficiencia.
• Desarrollo de modelos estandarizados usando best practices y requisitos de compliance.

3. Simulación de Procesos:

• Simulación de los procesos rediseñados con software avanzado para prever resultados y posibles incidencias.
• Test de diferentes escenarios para medir el impacto en KPIs como tiempo en tareas, costes, y satisfacción.
• Refinar los modelos según los resultados de simulación para máxima eficiencia y eficacia.

Resultados

La implementación de iniciativas de mejora de procesos por equipos de workforce productivity generó grandes beneficios:

• Workflows más eficientes: Workflows optimizados y eliminación de tareas repetidas subieron la productividad un 35%.
• Reducción de costes: Procesos y recursos mejor gestionados bajaron los costes operativos un 25%.
• Más engagement: Procesos claros y mejor comunicación aumentaron el compromiso y la satisfacción un 30%.
• Mayor visibilidad de procesos: Herramientas de Process Mining dieron insights en tiempo real para tomar mejores decisiones y mejorar continuamente.
• Eficiencia incrementada: Automatización y optimización de workflows redujeron el trabajo manual un 40%, liberando recursos para iniciativas estratégicas.

El uso de Process Mining, rediseño y simulación de procesos permitió transformar operaciones, logrando eficiencia, ahorro y mayor satisfacción laboral. Este caso muestra el potencial de la gestión de procesos para optimizar workforce productivity y el rendimiento organizacional.