Su Plantilla de Datos de Gestión de Contratos
Su Plantilla de Datos de Gestión de Contratos
- Atributos recomendados para recopilar
- Actividades clave para el seguimiento
- Guía de Extracción
Atributos de Gestión de Contratos
| Nombre | Descripción | ||
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ID de Contrato
ContractId
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El identificador único para cada acuerdo contractual, que sirve como identificador de caso principal. | ||
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Descripción
El ID del Contrato es el identificador de caso definitivo que vincula todos los eventos y actividades relacionados con el ciclo de vida de un único contrato. Permite el seguimiento de extremo a extremo de un contrato, desde su solicitud inicial hasta la redacción, negociación, ejecución y eventual terminación o renovación. En el análisis de Process Mining, cada evento debe asociarse con un ID de Contrato para reconstruir el recorrido de cada contrato. Esto permite una visión completa de todo el proceso, haciendo posible analizar tiempos de ciclo, identificar cuellos de botella y monitorear la conformidad para contratos individuales o segmentos de contratos.
Por qué es importante
Esta es la clave esencial para rastrear el ciclo de vida completo de un contrato, habilitando todos los análisis de Process Mining al conectar actividades relacionadas en un solo caso.
Dónde obtener
Esta es típicamente la clave principal del objeto principal Acuerdo o Contrato en Conga CLM, a menudo llamado 'Apttus_Config2__AgreementId__c' o similar.
Ejemplos
a015g00000_12345a015g00000_67890a015g00000_ABCDE
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Nombre de la Actividad
ActivityName
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El nombre del evento de negocio o tarea específica que ocurrió en el ciclo de vida del contrato. | ||
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Descripción
El Nombre de la Actividad describe un paso o hito dentro del proceso de gestión de contratos, como 'Contrato Redactado', 'Revisión Legal Realizada' o 'Contrato Ejecutado/Firmado'. Este atributo se utiliza para construir el mapa de procesos, mostrando la secuencia de acciones tomadas. El análisis de este atributo revela el flujo del proceso, identifica rutas comunes y alternativas, y ayuda a medir la frecuencia de cada actividad. Es fundamental para calcular los KPIs relacionados con la conformidad del proceso, el retrabajo y los tiempos de ciclo entre las diferentes etapas.
Por qué es importante
Define los pasos del proceso, constituyendo la columna vertebral del mapa de procesos y permitiendo el análisis del workflow, las desviaciones y la frecuencia de las actividades.
Dónde obtener
Esto a menudo se deriva mapeando cambios de estado, tareas completadas o eventos específicos registrados contra el objeto Contrato en Conga CLM.
Ejemplos
Contrato BorradorRevisión Legal RealizadaContrato Ejecutado/FirmadoContrato Renovado
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Timestamp del Evento
EventTimestamp
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La fecha y hora precisas en que la actividad comenzó u ocurrió. | ||
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Descripción
La Marca de Tiempo del Evento registra el momento en que tuvo lugar una actividad específica. Proporciona el orden cronológico necesario para reconstruir el flujo del proceso para cada contrato. Las marcas de tiempo son esenciales para todos los análisis de Process Mining basados en el tiempo. Este atributo se utiliza para calcular duraciones entre actividades, tiempos de ciclo de caso totales y tiempos de espera. Es crítico para identificar cuellos de botella, monitorear el cumplimiento de los SLA y comprender la dinámica temporal del proceso de gestión de contratos. Sirve como clave de ordenación principal para los eventos dentro de un caso.
Por qué es importante
Proporciona la secuencia cronológica de eventos, lo cual es esencial para calcular todas las métricas basadas en duración, descubrir cuellos de botella y comprender el rendimiento del proceso.
Dónde obtener
Estos datos se encuentran típicamente en campos de seguimiento del historial como 'CreatedDate' en objetos de tarea o evento relacionados, o en campos de fecha específicos en el objeto Contrato principal.
Ejemplos
2023-04-15T10:05:00Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T09:00:00Z
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Source System
SourceSystemName
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Identifica el sistema de origen del que se extrajeron los datos. | ||
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Descripción
Este atributo especifica el sistema de registro para los datos del evento, que en este caso es Conga CLM. Es importante para la gobernanza y trazabilidad de los datos, especialmente en entornos donde los datos pueden fusionarse de múltiples sistemas. Aunque pueda parecer estático en un análisis de un solo sistema, proporciona un contexto crucial sobre el origen de los datos, ayudando a garantizar la integridad de los datos y a solucionar problemas de extracción de datos. Se vuelve vital al combinar datos contractuales con información de otros sistemas como un CRM o ERP.
Por qué es importante
Proporciona un contexto esencial para la linaje y gobernanza de los datos, asegurando claridad sobre el origen de los datos del proceso, lo cual es crucial para la validación y la confianza.
Dónde obtener
Este es típicamente un valor estático agregado durante el proceso de extracción y transformación de datos (ETL) para etiquetar el origen del conjunto de datos.
Ejemplos
Conga CLMCongaCLM-ProdSalesforce-CongaCLM
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Última actualización de datos
LastDataUpdateTimestamp
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El timestamp que indica cuándo se actualizaron por última vez los datos de este registro desde el sistema de origen. | ||
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Descripción
Este atributo registra la fecha y hora de la extracción de datos más reciente de Conga CLM. Es una pieza crítica de metadatos para comprender la actualidad del análisis y asegurar que las decisiones se basen en información actualizada. En dashboards e informes, esta marca de tiempo informa a los usuarios cuán actuales son los datos. Es esencial para la gobernanza de datos y para gestionar las expectativas de los usuarios sobre la puntualidad de los insights proporcionados por la herramienta de Process Mining.
Por qué es importante
Esta marca de tiempo indica la frescura de los datos, asegurando que cualquier análisis o decisión se base en un marco de tiempo comprendido y aceptable.
Dónde obtener
Este es un campo de metadatos típicamente generado y poblado por la herramienta o script ETL (Extracción, Transformación, Carga) durante el proceso de ingesta de datos.
Ejemplos
2024-07-20T02:00:00Z2024-07-21T02:00:00Z
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Estado del Contrato
ContractStatus
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La etapa actual del ciclo de vida del contrato, como 'Borrador', 'En Aprobación' o 'Ejecutado'. | ||
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Descripción
El estado del contrato indica la situación actual de un contrato dentro de su ciclo de vida. Ofrece una instantánea de dónde se encuentra el contrato en un momento dado, lo que difiere del nombre de la actividad basada en eventos. Mientras que el registro de eventos muestra la secuencia de actividades pasadas, el estado proporciona contexto sobre la disposición actual del contrato. Es útil para filtrar casos, por ejemplo, para analizar solo contratos actualmente activos o para investigar por qué muchos contratos están atascados en el estado 'En Aprobación'. Complementa los datos de actividad al proporcionar información de estado.
Por qué es importante
Ofrece una instantánea de la etapa actual del contrato, útil para filtrar y analizar casos activos, y comprender las distribuciones del estado del proceso.
Dónde obtener
Este es un campo de lista de selección estándar en el objeto Acuerdo, a menudo 'Apttus_Config2__Status__c' o 'Apttus_Config2__Status_Category__c'.
Ejemplos
BorradorEn Revisión InternaEjecutadoVencido
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Fecha de Vencimiento
ExpirationDate
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La fecha en la que el contrato está programado para expirar. | ||
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Descripción
La Fecha de Vencimiento es un campo de fecha crítico que marca el final del plazo de un contrato. Es esencial para gestionar el ciclo de vida del contrato después de su ejecución. Este atributo es crucial para el dashboard de 'Próximas Renovaciones y Vencimientos' y el KPI de 'Tasa de Renovación Oportuna'. Al analizar esta fecha, las organizaciones pueden gestionar proactivamente los vencimientos de contratos, iniciar procesos de renovación de manera oportuna y evitar lapsos involuntarios en el servicio o los ingresos.
Por qué es importante
Esta fecha es crítica para la gestión proactiva de contratos, permitiendo dashboards que rastrean los vencimientos próximos para evitar renovaciones perdidas y la pérdida de ingresos.
Dónde obtener
Este es un campo de fecha estándar en el objeto Acuerdo, a menudo 'Apttus_Config2__EndDate__c'.
Ejemplos
2025-12-312026-06-302024-08-15
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Hora Fin del Evento
EventEndTime
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La fecha y hora precisas en que se completó una actividad. | ||
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Descripción
La Hora de Finalización del Evento marca la finalización de una tarea o paso de proceso específico. Cuando se combina con la Marca de Tiempo del Evento (hora de inicio), permite el cálculo preciso del tiempo de procesamiento para cada actividad. Este atributo es crucial para el análisis de rendimiento, permitiendo medir cuánto tiempo toma cada paso. Esto ayuda a identificar qué actividades consumen más tiempo y ofrece una vista más precisa de la utilización y eficiencia de los recursos en comparación con el uso solo de la hora de inicio del siguiente evento.
Por qué es importante
Permite el cálculo preciso de los tiempos de procesamiento de actividades, lo cual es crítico para identificar cuellos de botella basados en la duración y analizar la eficiencia de los recursos.
Dónde obtener
Esta marca de tiempo se puede encontrar en campos como 'CompletedDate' o 'ActualEndDate' en objetos de tarea o actividad relacionados con el contrato principal.
Ejemplos
2023-04-15T18:35:00Z2023-05-21T11:00:00Z2023-06-01T17:45:00Z
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Propietario del Contrato
ContractOwner
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El usuario o empleado responsable de gestionar el contrato a lo largo de su ciclo de vida. | ||
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Descripción
El Propietario del Contrato es la persona a la que se le asigna la responsabilidad principal de un contrato. Esta persona suele estar a cargo de la redacción, negociación y de asegurar que el contrato avance a través del proceso de aprobación. Analizar el rendimiento del proceso por Propietario del Contrato puede revelar variaciones en la eficiencia, el cumplimiento del proceso estándar y la distribución de la carga de trabajo. Esto ayuda a identificar las mejores prácticas, las necesidades de capacitación y los posibles desequilibrios en la asignación de recursos. Es una dimensión clave para el análisis de rendimiento y productividad.
Por qué es importante
Permite el análisis del rendimiento por usuario, ayudando a identificar a los de mejor desempeño, oportunidades de capacitación y problemas de distribución de la carga de trabajo.
Dónde obtener
Es probable que sea un campo de búsqueda de usuario en el objeto principal de Acuerdo en Conga CLM, a menudo denominado 'OwnerId' o un campo personalizado 'Contract_Owner__c'.
Ejemplos
Alice JohnsonRobert ChenMaria Garcia
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Tipo de Contrato
ContractType
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La clasificación del contrato, como NDA, MSA o SOW. | ||
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Descripción
El Tipo de Contrato es un atributo categórico que agrupa los contratos en función de su propósito legal o naturaleza. Ejemplos comunes incluyen el Acuerdo de Confidencialidad (NDA), el Acuerdo Maestro de Servicios (MSA) y la Declaración de Trabajo (SOW). Esta dimensión es fundamental para el análisis comparativo. Le permite filtrar el mapa de procesos para ver si diferentes tipos de contratos siguen rutas distintas o tienen diferentes tiempos de ciclo. Esto es esencial para identificar variaciones de proceso que son apropiadas para ciertos tipos de contratos frente a aquellas que son verdaderas desviaciones.
Por qué es importante
Permite la segmentación del proceso para comparar workflows, tiempos de ciclo y cuellos de botella para diferentes categorías de contratos como NDAs frente a MSAs.
Dónde obtener
Este es típicamente un campo de lista de selección o de búsqueda en el objeto Acuerdo, a menudo llamado 'Apttus_Config2__Contract_Type__c' o similar.
Ejemplos
Acuerdo de Confidencialidad (NDA)Acuerdo Maestro de Servicios (MSA)Declaración de Trabajo (SOW)
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Valor del Contrato
ContractValue
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El valor monetario total asociado al contrato. | ||
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Descripción
El Valor del Contrato representa el valor financiero de un acuerdo. Esto podría ser el monto total del contrato, los ingresos recurrentes anuales u otra métrica financiera clave, dependiendo del contexto del negocio. Analizar este atributo es fundamental para la optimización de procesos basada en el valor. Permite priorizar los contratos de alto valor y ayuda a responder preguntas como si los contratos de alto valor se procesan más rápido o si se quedan atascados en ciertas etapas con mayor frecuencia. Es clave para el tablero 'Análisis de Rendimiento por Valor del Contrato'.
Por qué es importante
Esto permite un análisis basado en el valor, ayudando a priorizar las mejoras de procesos para contratos de alto valor y comprender su impacto en el negocio.
Dónde obtener
Este es típicamente un campo de tipo moneda en el objeto Acuerdo en Conga CLM, como 'Apttus_Config2__Total_Contract_Value__c'.
Ejemplos
500002500001200000
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¿Es Retrabajo?
IsRework
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Una bandera calculada que indica si una actividad es parte de un bucle de retrabajo. | ||
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Descripción
El retrabajo es un indicador booleano que se establece en 'verdadero' si una actividad representa un retroceso en el proceso, como volver a la etapa de 'Contrato Redactado' después de una revisión legal. No es un campo del sistema de origen, sino que se calcula durante la transformación de datos para el Process Mining. Este indicador es invaluable para cuantificar la ineficiencia del proceso. Soporta directamente el KPI de 'Tasa de Retrabajo de Contratos' y ayuda a visualizar bucles de proceso en el mapa de procesos. Identificar la frecuencia y las causas del retrabajo es un objetivo primordial de muchas iniciativas de mejora de procesos.
Por qué es importante
Este indicador calculado facilita la cuantificación y el análisis de las ineficiencias del proceso al destacar las actividades que forman parte de bucles de retrabajo improductivos.
Dónde obtener
Este atributo no se encuentra en el sistema de origen. Se calcula en la herramienta de Process Mining o en la capa ETL basándose en la secuencia de actividades.
Ejemplos
truefalse
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Departamento responsable
OwnerDepartment
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El departamento del propietario del contrato, como 'Ventas', 'Legal' o 'Adquisiciones'. | ||
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Descripción
El atributo Departamento del Propietario especifica la función de negocio a la que pertenece el propietario del contrato. Esta información se deriva típicamente del perfil del usuario en el sistema. Esta es una dimensión poderosa para el análisis, permitiendo comparaciones del rendimiento del proceso entre diferentes departamentos. Puede ayudar a identificar si el departamento Legal es un cuello de botella, si el equipo de Ventas sigue un proceso diferente o si ciertos departamentos tienen tiempos de ciclo significativamente más largos. Esta visión es valiosa para iniciativas de mejora de procesos interfuncionales.
Por qué es importante
Permite el análisis de procesos por función de negocio, revelando diferencias de rendimiento y cuellos de botella entre departamentos como Ventas y Legal.
Dónde obtener
Estos datos suelen extraerse del objeto Usuario en Salesforce, vinculados a través del campo Propietario del Contrato en el objeto Acuerdo.
Ejemplos
VentasLegalAdquisicionesFinanzas
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Estado de Cumplimiento
ComplianceStatus
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Indica si el contrato ha superado las revisiones de cumplimiento necesarias. | ||
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Descripción
El Estado de Cumplimiento rastrea el estado de un contrato con respecto a las políticas internas o regulaciones externas. Puede tener valores como 'No Iniciado', 'En Revisión', 'Aprobado' o 'Fallido'. Este atributo es esencial para el tablero 'Monitoreo de Cumplimiento y Obligaciones' y el KPI asociado. Proporciona visibilidad directa sobre el cumplimiento, ayudando a mitigar riesgos legales y financieros al asegurar que todos los contratos pasen las verificaciones requeridas antes de su ejecución o activación.
Por qué es importante
Mide directamente el cumplimiento de los protocolos de conformidad, ayudando a identificar y mitigar riesgos legales y financieros dentro de la cartera de contratos.
Dónde obtener
Este es probablemente un campo de lista de selección personalizado en el objeto Acuerdo, actualizado por actividades o aprobaciones específicas relacionadas con el cumplimiento.
Ejemplos
AprobadoRequiere RevisiónNo AplicableFallido
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Fecha de Renovación
RenewalDate
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La fecha objetivo para iniciar el proceso de renovación del contrato. | ||
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Descripción
La Fecha de Renovación es una fecha calculada o establecida manualmente que indica cuándo debe comenzar el proceso de renovación de un contrato. Normalmente se establece un período, por ejemplo, 90 días, antes de la Fecha de Vencimiento. Este atributo ayuda a los equipos a gestionar eficazmente su pipeline de renovaciones. Se puede utilizar para activar alertas y automatizar tareas relacionadas con las renovaciones de contratos, asegurando que el proceso comience con suficiente antelación. Es un elemento clave para el KPI de 'Tasa de Renovación Oportuna'.
Por qué es importante
Proporciona un punto de activación para las actividades de renovación, ayudando a garantizar que los contratos se renueven a tiempo y apoyando la gestión proactiva del ciclo de vida.
Dónde obtener
Este puede ser un campo de fórmula personalizado basado en la Fecha de Vencimiento o un campo de fecha separado en el objeto Acuerdo en Conga CLM.
Ejemplos
2025-10-022026-04-012024-05-17
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Nombre de la Contraparte
CounterpartyName
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El nombre de la parte externa, empresa o individuo involucrado en el contrato. | ||
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Descripción
El Nombre de la Contraparte identifica al otro firmante del acuerdo. Normalmente, se trata de una organización cliente, proveedor o socio. Analizar las métricas de proceso por contraparte puede revelar patrones importantes. Por ejemplo, podría mostrar que las negociaciones con ciertas contrapartes tardan sistemáticamente más o requieren más revisiones. Esta información puede orientar las estrategias de negociación y ayudar en la gestión de las relaciones con los socios comerciales clave.
Por qué es importante
Permite el análisis de variaciones de proceso según la parte externa, ayudando a identificar qué clientes o proveedores tienen ciclos de negociación más largos o tasas de revisión más altas.
Dónde obtener
Este es a menudo un campo de búsqueda al objeto Cuenta en Salesforce, que está vinculado al objeto Acuerdo en Conga CLM.
Ejemplos
`Global Tech Inc.`Innovate Solutions LLCAcme Corporation
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Región
Region
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La región geográfica asociada al contrato, como 'América del Norte' o 'EMEA'. | ||
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Descripción
El atributo Región indica el área geográfica relevante para el contrato, que podría basarse en la ubicación de la contraparte, la región de ventas o la ley aplicable. Este atributo permite un análisis geopolítico del proceso contractual. Puede ayudar a responder preguntas como: '¿Los contratos en EMEA tardan más en aprobarse debido a diferentes regulaciones?' o '¿Hay una tasa más alta de redlining para los contratos en la región de APAC?' Esto proporciona un contexto valioso para las operaciones globales.
Por qué es importante
Segmentar por región ayuda a identificar variaciones geográficas en los tiempos de ciclo, requisitos de cumplimiento o rutas de proceso, lo cual es clave para negocios globales.
Dónde obtener
Este es a menudo un campo personalizado en el objeto Acuerdo o derivado de los objetos Cuenta o Usuario vinculados.
Ejemplos
América del NorteEMEAAPACLATAM
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Tiempo de Procesamiento
ProcessingTime
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La duración calculada del tiempo dedicado a trabajar activamente en una actividad. | ||
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Descripción
El Tiempo de Procesamiento mide el tiempo transcurrido entre el inicio y el fin de una actividad. Representa la duración real del trabajo, a diferencia del tiempo de espera entre actividades. Esta métrica se calcula utilizando la Marca de Tiempo del Evento y la Hora de Finalización del Evento. Este atributo es esencial para identificar qué pasos específicos del proceso son los que consumen más tiempo. Soporta el dashboard de 'Cuellos de Botella en la Fase de Revisión' al permitir un análisis detallado de las duraciones de las actividades. Diferenciar entre el tiempo de procesamiento y el tiempo de espera es clave para comprender las causas raíz de los retrasos.
Por qué es importante
Mide el tiempo de trabajo activo para cada actividad, ayudando a distinguir entre pasos ineficientes (largo tiempo de procesamiento) y retrasos del proceso (largo tiempo de espera).
Dónde obtener
Este es un atributo calculado, derivado de
Ejemplos
864001728003600
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Tiempo del Ciclo de Aprobación
ApprovalCycleTime
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El tiempo total que un contrato permanece en la fase de aprobación. | ||
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Descripción
El Tiempo del Ciclo de Aprobación es una métrica calculada que mide la duración desde que un contrato ingresa al proceso de aprobación, por ejemplo 'Revisión Interna Iniciada', hasta que recibe la aprobación interna final. Agrega el tiempo de todos los pasos de aprobación relevantes. Este atributo es la medida principal para el tablero 'Tiempo del Ciclo de Aprobación de Contratos' y el KPI 'Tiempo Promedio de Aprobación de Contratos'. Proporciona una vista de alto nivel de la eficiencia de todo el flujo de trabajo de aprobación, lo que facilita el seguimiento del rendimiento con respecto a los objetivos e identifica los retrasos sistémicos.
Por qué es importante
Este KPI mide directamente la eficiencia del workflow de aprobación, ayudando a identificar y abordar retrasos en una fase crítica del ciclo de vida del contrato.
Dónde obtener
Esta es una métrica calculada, derivada al encontrar la diferencia de tiempo entre la primera actividad de aprobación y la actividad de aprobación final para cada contrato.
Ejemplos
259200604800432000
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Unidad de Negocio
BusinessUnit
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La unidad de negocio específica dentro de la organización a la que pertenece el contrato. | ||
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Descripción
El atributo Unidad de Negocio asigna un contrato a una división o segmento específico de la empresa, como 'Software Empresarial' o 'Hardware de Consumo'. Esto permite un análisis más granular del proceso de gestión de contratos dentro de diferentes partes de la organización. Analizar por Unidad de Negocio puede mostrar si diferentes divisiones tienen variantes de proceso únicas, niveles de rendimiento o tipos de contrato. Esto es valioso para grandes organizaciones que buscan estandarizar procesos mientras acomodan necesidades específicas válidas de cada unidad de negocio.
Por qué es importante
Permite segmentar el rendimiento del proceso por división organizativa, destacando variaciones en la eficiencia o el procedimiento en toda la empresa.
Dónde obtener
Esto podría ser un campo personalizado en el objeto Acuerdo o derivado del perfil de usuario del propietario del contrato.
Ejemplos
Ventas NorteaméricaServicios EMEAAPAC Product Division
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Actividades de Gestión de Contratos
| Actividad | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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Aprobaciones Internas Obtenidas
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Este hito significa que el contrato ha recibido todas las aprobaciones internas necesarias y está listo para su ejecución. Este es típicamente el último paso en un Proceso de Aprobación de Salesforce de varias etapas. | ||
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Por qué es importante
Este es un hito crítico que concluye el ciclo de revisión y aprobación interna. Es el punto final para medir el KPI de 'Tiempo Promedio de Aprobación de Contratos'.
Dónde obtener
Capturado de la lista relacionada Historial de Aprobaciones de Salesforce en el objeto Contrato. El evento es la marca de tiempo del estado final 'Aprobado' en el proceso.
Capturar
Capture la marca de tiempo del paso de aprobación final en el proceso de aprobación asociado.
Tipo de evento
explicit
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Contrato Activado
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Representa que el contrato entra en vigor y es operativo dentro de la organización, activando obligaciones y derechos. Esto se infiere típicamente de un cambio de estado de 'Ejecutado' a 'Activo'. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad marca el inicio del ciclo de vida post-firma. Es el disparador para la gestión de obligaciones y el monitoreo del rendimiento.
Dónde obtener
Inferencia del historial de campos de estado del objeto Contrato. El evento es la marca de tiempo cuando el estado cambia a 'Activo' o un término equivalente.
Capturar
Identifique la marca de tiempo del cambio de estado de 'Ejecutado' a 'Activo'.
Tipo de evento
inferred
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Contrato Ejecutado/Firmado
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Esta es la actividad fundamental donde todas las partes han firmado legalmente el contrato, convirtiéndolo en un acuerdo vinculante. Las soluciones de firma electrónica integradas con Conga CLM, como Conga Sign, crean un evento explícito con marca de tiempo. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad representa la finalización exitosa del proceso previo a la firma y es un hito clave para métricas de rendimiento como la 'Tasa de Ejecución de Contratos'. A menudo se considera el evento final principal del 'camino feliz'.
Dónde obtener
Capturado del rastro de auditoría o del estado de la herramienta de firma electrónica integrada. Un estado final de 'Completado' o 'Firmado' se registra con una marca de tiempo precisa.
Capturar
Registre el evento de finalización desde la API del servicio de firma electrónica integrada o el objeto de estado.
Tipo de evento
explicit
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Contrato Terminado
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Esta actividad marca la finalización prematura de un contrato antes de su fecha de vencimiento, basándose en una acción específica. Esto se captura mediante un cambio en el estado del contrato a 'Terminado'. | ||
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Por qué es importante
Como estado final clave, los eventos de terminación son importantes para comprender las tasas de fallo de los contratos y las razones de cancelación. Proporciona una conclusión definitiva, aunque a menudo negativa, al proceso.
Dónde obtener
Inferencia del historial de campos de estado del objeto Contrato. El evento es la marca de tiempo cuando el estado se actualiza a 'Terminado' o 'Cancelado'.
Capturar
Capture la marca de tiempo del cambio de estado a 'Terminado'.
Tipo de evento
inferred
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Contrato Vencido
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Representa el fin natural del ciclo de vida de un contrato cuando alcanza su fecha de vencimiento sin renovación ni terminación. Este evento no se registra explícitamente, sino que se deriva de los datos del contrato. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad define el fin planificado del ciclo de vida del contrato. Analizar contratos vencidos ayuda a comprender las oportunidades de renovación y la gestión general de la cartera de contratos.
Dónde obtener
Este es un evento calculado. La actividad ocurre cuando la fecha del sistema supera el campo 'Fecha de Finalización del Contrato' o 'Fecha de Vencimiento' en el objeto Contrato, y su estado aún es 'Activo'.
Capturar
Derivar comparando el campo 'Fecha de Finalización del Contrato' con la fecha actual.
Tipo de evento
calculated
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Revisión Legal Realizada
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Esta actividad significa que el departamento legal ha completado su revisión del contrato. Se puede capturar como un paso de aprobación explícito en un workflow o inferirse de un cambio de estado como 'Revisión Legal Completada'. | ||
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Por qué es importante
Aislar la fase de revisión legal es crucial para analizar un cuello de botella frecuente. Esto respalda el KPI de 'Tiempo Promedio de Revisión Legal' y ayuda a optimizar los recursos del departamento jurídico.
Dónde obtener
Esto se puede registrar en la lista relacionada del historial de aprobaciones si se utilizan Aprobaciones de Salesforce. Alternativamente, se puede inferir de un cambio de estado en el objeto Contrato.
Capturar
Capture la marca de tiempo del cambio de estado a 'Revisión legal completa' o del paso de aprobación final de la cola legal.
Tipo de evento
inferred
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Solicitud de Contrato Iniciada
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Esta actividad marca el inicio formal del ciclo de vida del contrato, representando la creación de un nuevo registro de contrato en el sistema. Esto se captura típicamente como un evento explícito cuando un usuario crea un nuevo objeto Contrato en Conga CLM. | ||
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Por qué es importante
Como punto de partida para cada contrato, esta actividad es esencial para medir el tiempo del ciclo de principio a fin. Permite el análisis del volumen y los tipos de contratos que se están iniciando.
Dónde obtener
Este evento se captura a partir de la fecha de creación y la marca de tiempo del registro de Contrato en la plataforma Salesforce, sobre la cual está construido Conga CLM. El usuario que creó el registro también se suele registrar.
Capturar
Registrar el evento de creación del objeto de contrato principal.
Tipo de evento
explicit
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Aprobación de la Contraparte Recibida
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Indica que la parte externa ha aceptado los términos y está lista para firmar. A menudo, este es un estado actualizado manualmente o podría capturarse desde un portal si se utiliza. | ||
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Por qué es importante
Esto marca el final de la fase de negociación activa. Es un evento clave para medir el 'Tiempo Promedio del Ciclo de Negociación' y predecir cuándo se ejecutará un contrato.
Dónde obtener
Lo más probable es que se infiera de un cambio de estado en el objeto Contrato, como pasar a 'En espera de firma'. Esto lo actualiza manualmente el propietario del contrato.
Capturar
Capture la marca de tiempo cuando el estado cambie a 'Aprobado por Contraparte' o 'Pendiente de Firma'.
Tipo de evento
inferred
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Contrato Borrador
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Representa la finalización de la redacción inicial del documento contractual. Esto se infiere a menudo de un cambio de estado en el registro del contrato, por ejemplo, de 'Solicitado' a 'En Redacción' o 'En Revisión'. | ||
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Por qué es importante
El seguimiento de esta actividad ayuda a medir el tiempo dedicado a la redacción inicial. Los retrasos aquí pueden indicar problemas con las plantillas, la recopilación de datos o la asignación de recursos.
Dónde obtener
Inferencia del historial de campos de estado del objeto Contrato. Busque una marca de tiempo cuando el estado cambie a un valor posterior a la redacción como 'Revisión Interna'.
Capturar
Identifique el cambio de estado de 'Borrador' al siguiente estado lógico en el flujo de trabajo.
Tipo de evento
inferred
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Contrato Enviado a Contraparte
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Representa la acción explícita de enviar el documento contractual a la parte externa para su revisión y negociación. Conga CLM a menudo proporciona una acción específica de 'Enviar para Negociación' que se registra. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad marca la transición de procesos internos a la negociación externa. Es el punto de partida para medir el tiempo del ciclo de negociación.
Dónde obtener
Típicamente capturado como un registro de Actividad o Tarea asociado al Contrato, a menudo creado automáticamente por una acción del sistema.
Capturar
Identifique el registro de eventos 'Enviar para Negociación' o 'Enviar a Contraparte'.
Tipo de evento
explicit
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Contrato Modificado/Revisado
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Esta actividad ocurre cada vez que se registra o carga una nueva versión del documento contractual durante las negociaciones. Las capacidades de control de versiones de Conga CLM crean un registro para cada versión del documento. | ||
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Por qué es importante
Monitorizar la frecuencia de las revisiones (redlines) ayuda a cuantificar la intensidad de la negociación y soporta el KPI de 'Número de Iteraciones de Revisión'. Puede evidenciar contratos excesivamente complejos o negociaciones difíciles.
Dónde obtener
Capturado del historial de versiones del documento del contrato almacenado en Conga CLM. Cada nueva versión creada después de enviarla a la contraparte es un evento distinto.
Capturar
Registre un evento por cada nueva versión de documento creada con un cambio de número de versión mayor.
Tipo de evento
explicit
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Contrato Renovado
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Representa la renovación exitosa de un contrato, extendiendo su ciclo de vida. Esto puede capturarse mediante un cambio de estado en el contrato original o la creación de un nuevo registro de contrato designado como renovación. | ||
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Por qué es importante
El seguimiento de las renovaciones es vital para la retención de ingresos y la continuidad del negocio, apoyando el KPI de 'Tasa de Renovación a Tiempo'. Significa un resultado positivo para el ciclo de vida del contrato.
Dónde obtener
Puede inferirse de un cambio de estado a 'Renovado'. Alternativamente, si se crea un nuevo registro de contrato, la creación de este nuevo registro donde el campo 'Renovación para' apunta al contrato antiguo.
Capturar
Identifique el cambio de estado a 'Renovado' o la creación de un nuevo registro de contrato vinculado.
Tipo de evento
inferred
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Modificación Solicitada
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Indica el inicio de un proceso para modificar formalmente un contrato existente y activo. Esto se captura típicamente mediante la creación de un nuevo registro de 'Modificación' que está relacionado con el contrato original. | ||
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Por qué es importante
Las modificaciones representan variaciones significativas en el proceso. Analizar su frecuencia y tiempo de ciclo puede revelar problemas con el alcance inicial del contrato o cambios en las necesidades del negocio.
Dónde obtener
Capturado de la fecha de creación de un nuevo registro en un objeto 'Modificación' o de nombre similar que tenga una relación de búsqueda con el objeto Contrato principal.
Capturar
Registrar el evento de creación de un registro de 'Modificación' vinculado al contrato.
Tipo de evento
explicit
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Revisión de Cumplimiento Realizada
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Una actividad posterior a la activación donde el contrato se revisa según los requisitos o regulaciones de cumplimiento. Esto puede capturarse cuando una tarea relacionada o un elemento de lista de verificación se marca como completo. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad es crucial para monitorear la gobernanza y la gestión de riesgos. Soporta el KPI de 'Tasa de Adhesión a la Revisión de Cumplimiento' al rastrear si y cuándo ocurren estas verificaciones.
Dónde obtener
Probablemente se infiere de la finalización de una Tarea relacionada o de un objeto personalizado de 'Revisión de Cumplimiento' vinculado al Contrato. La fecha de finalización de este registro sirve como marca de tiempo del evento.
Capturar
Capture la fecha de finalización de una tarea recurrente o de un registro de cumplimiento relacionado.
Tipo de evento
inferred
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Revisión Interna Iniciada
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Marca el momento en que el contrato redactado se presenta para revisión por las partes interesadas internas, como finanzas o gerentes de unidades de negocio. Esto se infiere típicamente de un cambio de estado a 'En Revisión Interna' o similar. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad es el punto de partida para medir el tiempo del ciclo de revisión interna. Ayuda a identificar cuánto tiempo esperan los contratos para su revisión y cuánto tiempo toma el proceso de revisión en sí.
Dónde obtener
Se infiere del historial del campo de estado del objeto Contrato. El evento se marca con la fecha y hora cuando el estado cambia para reflejar el inicio de la fase de revisión interna.
Capturar
Capture la marca de tiempo cuando el estado del contrato cambie a 'Revisión Interna' o equivalente.
Tipo de evento
inferred
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