Su Plantilla de Datos de De la Compra al Pago - Procesamiento de Facturas

La Hora del Evento, o marca de tiempo (timestamp), registra la fecha y hora exactas en que se realizó una actividad. Es la base temporal del registro de procesos, ordenando cronológicamente todos los eventos para cada caso.

Este atributo es esencial para todo análisis basado en el tiempo en el process mining. Se utiliza para calcular los tiempos de ciclo entre actividades, identificar la duración de los cuellos de botella, medir los tiempos de espera y analizar el rendimiento del proceso en diferentes períodos de tiempo. Las marcas de tiempo precisas son críticas para construir modelos de proceso realistas y derivar KPIs de rendimiento significativos.

Proporciona los datos cronológicos necesarios para calcular todas las duraciones, tiempos de ciclo y tiempos de espera, que son fundamentales para el análisis de rendimiento.

Estos datos se capturan en la pista de auditoría o registros de eventos históricos para los objetos de Factura en Coupa. Cada acción registrada o cambio de estado tendrá un timestamp asociado.

El Número de Factura es la referencia única asignada por un proveedor a un documento de factura. En el Process Mining, funciona como el Case ID, vinculando todas las actividades relacionadas, desde la recepción y validación hasta la aprobación y el pago final.

Analizar los procesos por Número de Factura permite una visión completa de extremo a extremo del recorrido de cada factura. Esto ayuda a identificar variaciones en las rutas de procesamiento, medir los tiempos de ciclo con precisión e identificar qué facturas específicas encuentran retrasos, retenciones o excepciones. Es el atributo fundamental para comprender el rendimiento del procesamiento de facturas a un nivel granular.

Es el identificador de caso esencial que conecta todos los eventos de una sola factura, permitiendo un análisis de proceso coherente y de extremo a extremo.

Este es un campo principal en el objeto Factura en Coupa. Se puede encontrar en los detalles del encabezado de la factura en la interfaz de usuario o a través de la API de Facturas.

El Nombre de la Actividad describe un paso en el workflow de procesamiento de facturas, como 'Factura Creada', 'Factura Enviada para Aprobación' o 'Pago Ejecutado'. Cada actividad representa un punto distinto en el tiempo en el que el estado o la propiedad de la factura cambió.

En el Process Mining, la secuencia de actividades forma el mapa de flujo del proceso. Analizar estas actividades ayuda a visualizar el proceso real, identificar rutas comunes y raras, detectar cuellos de botella donde las actividades tardan demasiado y detectar pasos no conformes o ineficientes como los ciclos de retrabajo.

Este atributo es crucial para construir el mapa de procesos, permitiendo la visualización y el análisis del workflow real de procesamiento de facturas.

Este atributo se deriva típicamente de registros de eventos, pistas de auditoría o cambios de estado dentro del módulo de Facturas de Coupa. A menudo requiere mapear cambios de estado o acciones específicas de usuario a nombres de actividad definidos.

El Estado de la Factura proporciona una instantánea de dónde se encuentra una factura en un momento dado, por ejemplo, 'pendiente de aprobación', 'aprobada', 'en espera' o 'pagada'. Este atributo es dinámico y cambia a medida que la factura avanza en el proceso.

Este es un atributo clave para los dashboards de monitoreo operativo, como el dashboard de Rendimiento y Estado del Procesamiento de Facturas. Permite rastrear el inventario actual de facturas abiertas y su distribución en diferentes etapas. El análisis de las transiciones de estado a lo largo del tiempo es también una fuente principal para derivar el atributo 'ActivityName'.

Proporciona una vista en tiempo real de la posición de una factura en el flujo de trabajo, crucial para los dashboards operativos y el seguimiento del estado.

Este es un campo de estado principal en el objeto Factura en Coupa.

La Fecha de Vencimiento de Pago es una fecha crítica calculada en función de la fecha de la factura y los términos de pago acordados. Representa la fecha límite para el pago al proveedor.

Este atributo es el punto de referencia para medir el rendimiento de pago a tiempo. Se utiliza directamente para calcular el KPI de Tasa de Pago a Tiempo comparándolo con la fecha real de ejecución del pago. Analizar las desviaciones de esta fecha ayuda a identificar problemas sistémicos que causan retrasos en los pagos y a evaluar el impacto en las relaciones con los proveedores y posibles recargos por mora.

Es el punto de referencia principal para medir el rendimiento de los pagos a tiempo y es esencial para gestionar las relaciones con los proveedores y evitar penalizaciones.

Esta fecha suele ser calculada por Coupa basándose en los campos 'Fecha de Factura' y 'Términos de Pago'. Debería estar disponible en el registro de la factura.

Este atributo representa el importe total adeudado en la factura. Es un punto de datos financiero fundamental utilizado en una amplia gama de análisis.

Analizar el proceso basándose en el importe de la factura puede revelar patrones importantes. Por ejemplo, las facturas de alto valor podrían seguir una ruta de aprobación diferente y más rigurosa, lo que podría conducir a tiempos de ciclo más largos. También se utiliza para evaluar el impacto financiero de las ineficiencias del proceso, como el valor de las facturas actualmente bloqueadas o retrasadas.

Proporciona un contexto financiero crucial, permitiendo el análisis de cómo el comportamiento del proceso cambia con el valor de la factura y el impacto financiero de los retrasos.

Este es un campo estándar en el objeto Factura en Coupa, generalmente llamado 'Total' o 'Importe Total'.

El Nombre del Proveedor identifica al socio comercial a quien se le adquirieron los bienes o servicios. Esta es una pieza crítica de datos contextuales para analizar el rendimiento y las relaciones de pago.

Este atributo permite segmentar el proceso de facturación por proveedor. Ayuda a responder preguntas como '¿Qué proveedores tienen los tiempos de procesamiento de facturas más largos?' o '¿Estamos pagando consistentemente a ciertos proveedores estratégicos a tiempo?'. Analizar por proveedor es crucial para el dashboard de Puntualidad de Pagos a Proveedores y para gestionar eficazmente las relaciones con los proveedores.

Permite segmentar y analizar el proceso por proveedor, lo cual es clave para gestionar las relaciones con los proveedores e identificar problemas específicos de cada uno.

Esta información forma parte de los datos centrales de la factura en Coupa, vinculados desde el objeto Proveedor/Vendor.

El Número de Orden de Compra (OC) vincula una factura con el documento de compra original. Esta conexión es fundamental para el proceso de conciliación de OC, que es un paso clave en la validación de facturas para muchas organizaciones.

En el Process Mining, este atributo es crucial para analizar el proceso de conciliación de OC y resolución de discrepancias. Permite filtrar facturas relacionadas con OC específicas y es esencial para el dashboard de Resumen de Discrepancias de Conciliación de OC. Una alta tasa de facturas sin número de OC puede indicar compras no autorizadas o adquisiciones no conformes.

Vincula la factura al proceso de adquisición, permitiendo el análisis de la eficiencia de conciliación de órdenes de compra y el manejo de discrepancias.

Este es un campo estándar en el objeto Línea de Factura en Coupa, utilizado para asociar las líneas de factura con las líneas de OC.

Este atributo identifica al individuo o sistema automatizado responsable de ejecutar un paso específico del proceso, como aprobar una factura o liberar una retención. A menudo se representa por un ID de usuario, nombre o correo electrónico.

Analizar el proceso por usuario es clave para comprender el rendimiento del equipo, la distribución de la carga de trabajo e identificar oportunidades de capacitación. Es esencial para el análisis de cuellos de botella, ya que puede revelar si los retrasos se concentran en aprobadores o equipos específicos. También ayuda a diferenciar entre actividades manuales y automatizadas.

Permite el análisis de la carga de trabajo, identifica cuellos de botella causados por usuarios o equipos específicos, y ayuda a evaluar el rendimiento y el cumplimiento de los usuarios.

La información del usuario se registra típicamente en la pista de auditoría o el historial de una factura en Coupa, asociada con cada acción realizada.

Este atributo booleano distingue entre tareas ejecutadas por la automatización del sistema, como la conciliación automatizada de OC o las contabilizaciones generadas por el sistema, y aquellas realizadas manualmente por un usuario.

Analizar este atributo ayuda a cuantificar el nivel de automatización en el workflow de procesamiento de facturas. Se utiliza para medir el éxito de las iniciativas de automatización, identificar los puntos de contacto manuales restantes que podrían automatizarse y comparar la eficiencia y las tasas de error de las actividades automatizadas frente a las manuales. Esto es clave para comprender el costo real y la eficiencia del proceso.

Ayuda a medir el nivel de automatización en el proceso, identificando oportunidades para una mayor automatización y evaluando el impacto de los bots existentes.

Esto se deriva típicamente verificando si el 'Usuario' asociado a una actividad es una cuenta de sistema o servicio frente a una cuenta de usuario humano.

Los Términos de Pago definen las reglas para pagar a un proveedor, incluyendo la fecha de vencimiento y cualquier descuento disponible por pronto pago. Esta información se establece generalmente en los datos maestros del proveedor y se aplica a las facturas.

Este atributo es esencial para calcular la Fecha de Vencimiento de Pago y para identificar oportunidades de descuentos por pronto pago. Es una entrada directa para el dashboard de Seguimiento de Descuentos por Pronto Pago y el KPI asociado. Analizar por términos de pago puede revelar si ciertos términos se correlacionan con retrasos en los pagos.

Es la base para calcular las fechas de vencimiento de pago e identificar oportunidades de descuento por pronto pago, impactando directamente el capital de trabajo.

Este es un campo estándar en Coupa, típicamente predeterminado desde el registro de Proveedor/Vendor a la Factura.

Este atributo es un valor booleano que indica si una organización pagó con éxito una factura dentro del período de descuento definido por los términos de pago, como pagar dentro de los 10 días para los términos '2% 10, Neto 30'.

Es la métrica principal para el dashboard de Seguimiento de Descuentos por Pronto Pago y el KPI asociado. Analizar cuándo esta bandera es falsa ayuda a identificar oportunidades de ahorro perdidas. Permite al negocio investigar por qué las facturas con descuento no se procesan lo suficientemente rápido y para implementar cambios para capturar más descuentos, optimizando el capital de trabajo.

Mide directamente el beneficio financiero obtenido del procesamiento eficiente de facturas y ayuda a identificar oportunidades de ahorro perdidas.

Este es un atributo calculado. La lógica implica verificar si la fecha de pago cae dentro del período de descuento definido en los 'Términos de Pago' y si realmente se aplicó un descuento.

Este atributo calculado proporciona un indicador simple de verdadero o falso sobre la puntualidad del pago de cada factura. Se deriva comparando el timestamp de la actividad 'Pago Ejecutado' con la 'Fecha de Vencimiento de Pago'. Si el timestamp del pago es igual o anterior a la fecha de vencimiento, el valor es verdadero.

Esta bandera simplifica el cálculo del KPI de Tasa de Pago a Tiempo. Permite un fácil filtrado y segmentación para analizar las características de los pagos atrasados, como proveedores comunes, departamentos o valores de factura asociados con los retrasos.

Simplifica el análisis del rendimiento de los pagos y es la base para calcular el KPI crítico de Tasa de Pago a Tiempo.

Este es un atributo calculado. La lógica es: 'Fecha de Pago Ejecutado' <= 'Fecha de Vencimiento de Pago'. Esto se implementa en la herramienta de Process Mining.

La Fecha de Factura es la fecha asignada a la factura por el proveedor. Típicamente marca el inicio oficial del ciclo de vida del pago y se utiliza como base para calcular la fecha de vencimiento del pago de acuerdo con los términos de pago.

Este atributo sirve como punto de partida clave para muchos cálculos de tiempo de ciclo. Es una entrada crítica para calcular la Fecha de Vencimiento de Pago y determinar la elegibilidad para descuentos por pronto pago. Analizar la diferencia entre la Fecha de Factura y la fecha en que se introdujo en el sistema puede revelar retrasos en la presentación o recepción de la factura.

Es la fecha principal utilizada para calcular las fechas de vencimiento de pago y es un punto de referencia crítico para medir la puntualidad de los pagos y capturar descuentos.

Este es un campo estándar y obligatorio en el objeto Factura en Coupa.

El Código de Moneda especifica la unidad de dinero para los valores financieros de la factura, como USD, EUR o GBP. Esto es esencial para organizaciones que operan globalmente y manejan facturas en múltiples monedas.

En el análisis, este atributo es necesario para interpretar y agregar correctamente los datos financieros. Los dashboards y KPI deben filtrar o convertir monedas para proporcionar resúmenes financieros significativos. Evita la agregación errónea de diferentes valores monetarios y permite el análisis de procesos específicos por moneda.

Asegura un análisis financiero y una elaboración de informes precisos al proporcionar el contexto necesario para todos los valores monetarios en un entorno multidivisa.

Este es un campo estándar en el objeto Factura en Coupa, típicamente vinculado al proveedor o especificado en la propia factura.

Cuando un aprobador rechaza una factura, típicamente proporciona un motivo para el rechazo, como 'Importe Incorrecto' o 'Factura Duplicada'. Este atributo captura esa razón en texto libre o codificada.

Estos datos son invaluables para el análisis de la causa raíz de los retrasos en la aprobación y el retrabajo. Al analizar la frecuencia de diferentes motivos de rechazo, las organizaciones pueden identificar problemas sistémicos en el proceso ascendente, como problemas con la precisión de la OC o los hábitos de facturación del proveedor. Esta información respalda el dashboard de Análisis de Cuellos de Botella en la Aprobación de Facturas.

Proporciona una visión directa de las causas raíz de los rechazos de facturas, ayudando a identificar áreas para la mejora de procesos y reducir el retrabajo.

Esta información se captura cuando un usuario realiza la acción 'Rechazar' en un workflow de aprobación. A menudo se almacena en los comentarios o en la pista de auditoría.

Un Motivo de Retención explica por qué se impide que una factura proceda al pago. Ejemplos incluyen 'Discrepancia de Cantidad' o 'Pendiente de Recepción de Mercancías'. Esta información es crítica para comprender las causas de los retrasos en los pagos.

Este atributo es la clave para el dashboard de Análisis de Causa Raíz de Bloqueos de Pago. Al categorizar y contar las ocurrencias de diferentes motivos de retención, una empresa puede identificar los problemas más comunes que interrumpen el proceso de pago. Esto permite mejoras dirigidas para prevenir futuras retenciones y acelerar los pagos.

Explica por qué se retrasan los pagos, permitiendo un análisis de causa raíz dirigido a reducir la frecuencia y duración de los bloqueos de pago.

Cuando una factura se pone en espera en Coupa, típicamente se selecciona o introduce un motivo. Estos datos se asocian con el estado de retención de la factura.

El Código de Empresa representa una entidad legal específica dentro de una organización más grande. Las facturas se registran contra un código de empresa para fines de contabilidad financiera e informes.

Este atributo es esencial para filtrar y segmentar el análisis de procesos por entidad legal. Permite comparar el rendimiento del proceso en diferentes partes del negocio, respondiendo a preguntas como '¿El proceso de aprobación de facturas en la entidad de EE. UU. difiere del de la entidad alemana?'. Esto es crucial para grandes organizaciones multinacionales.

Permite la comparación de procesos y la evaluación comparativa del rendimiento entre diferentes entidades legales o unidades de negocio dentro de la organización.

Este es un campo contable fundamental en el objeto Factura en Coupa, a menudo requerido para la contabilización financiera.

El atributo Sistema de Origen identifica la aplicación o plataforma donde se registró la actividad de procesamiento de facturas. Si bien el sistema principal es Coupa, las facturas o datos relacionados pueden originarse en otros sistemas integrados como un ERP o un portal de proveedores.

Esta información es valiosa en paisajes de TI complejos para comprender cómo los diferentes sistemas contribuyen al proceso general. Ayuda a diagnosticar problemas de calidad de datos, comprender las transferencias de sistemas y analizar procesos que abarcan múltiples aplicaciones.

Clarifica el origen de los datos, lo cual es esencial para la resolución de problemas y para analizar procesos que involucran múltiples sistemas integrados.

Este es típicamente un valor estático agregado durante la extracción de datos para identificar el origen de los datos. Para Coupa, esto se establecería en 'Coupa'.

El Tiempo del Ciclo de la Factura es un indicador clave de rendimiento que mide la duración de extremo a extremo del ciclo de vida del procesamiento de facturas. Se calcula como la diferencia entre la marca de tiempo del último evento significativo (como 'Pago Ejecutado') y el primer evento (como 'Factura Creada' o 'Factura Recibida').

Esta métrica calculada es la piedra angular del dashboard de Análisis del Tiempo del Ciclo de la Factura. Proporciona una medida de alto nivel de la eficiencia general del proceso. Desglosarlo por proveedor, monto o código de empresa puede revelar fuentes de ineficiencia y ayudar a priorizar los esfuerzos de mejora.

Este es un KPI principal para medir la velocidad y eficiencia general del proceso, destacando directamente cuánto tiempo lleva procesar una factura.

Este atributo se calcula en la herramienta de Process Mining tomando la diferencia entre los tiempos máximo y mínimo de evento para cada case (Número de Factura).

Este atributo registra cuándo se extrajeron y cargaron los datos por última vez en la herramienta de Process Mining. Proporciona contexto sobre la actualidad del análisis y es crucial para comprender la oportunidad de los insights presentados en los dashboards.

Conocer la hora de la última actualización de los datos es importante para los casos de uso de monitoreo operativo. Ayuda a los usuarios a confiar en los datos al dejar claro qué tan actual es la información y asegura que las decisiones no se tomen basándose en vistas de proceso obsoletas.

Proporciona un contexto crítico sobre la puntualidad y relevancia de los datos del proceso, asegurando que los usuarios comprendan cuán actual es el análisis.

Este timestamp se genera y se añade al conjunto de datos durante el proceso de extracción y transformación de datos (ETL).