Satın Almadan Ödemeye - Talep Veri Şablonunuz

Activity Adı, bir satın alma talebinin yaşam döngüsü içinde gerçekleşen belirli bir event veya görevi tanımlar. Bu activity'ler, değişim dokümanları ve workflow geçmişleri gibi sistem log'larından türetilir ve 'Satın Alma Talebi Oluşturuldu', 'Onay Adımı Başlatıldı' veya 'Satın Alma Siparişi Oluşturuldu' gibi önemli süreç kilometre taşlarını temsil eder.

Bu activity'leri analiz etmek, süreç akışının görselleştirilmesine, darboğazların belirlenmesine ve farklı aşamalarda harcanan zamanın ölçülmesine olanak tanır. 'Satın Alma Talebi Değiştirildi' veya 'Satın Alma Talebi Reddedildi' gibi activity'lerin sırasını ve sıklığını anlamak, süreç verimsizliklerini ve iyileştirme alanlarını belirlemek için kritik öneme sahiptir.

Süreçteki adımları tanımlar, süreç haritasının omurgasını oluşturur ve süreç akışının, varyasyonların ve darboğazların analizini sağlar.

Bu, genellikle değişim dokümanı tablolarından (CDHDR, CDPOS) ve workflow log'larından (örn. SWWLOGHIST) veri yorumlayarak oluşturulan türetilmiş bir niteliktir.

Event Time (Olay Zamanı), bir faaliyetin ne zaman gerçekleştiğini kaydeden zaman damgasıdır. Bu veri, bir vaka içindeki olayların kronolojik sıralaması için kritik öneme sahiptir ve process mining'deki tüm süre ve performans hesaplamalarının temelini oluşturur. Örneğin, 'Talep Gönderildi' ve 'Talep Onaylandı' olayları arasındaki zaman farkı, onay döngü süresini belirler.

Doğru zaman damgaları, süreç performansını analiz etmek, gecikmeleri belirlemek ve hizmet seviyesi anlaşmalarına uyumu izlemek için hayati öneme sahiptir. Bu nitelik, döngü sürelerini görselleştiren, bekleyen talepleri izleyen ve farklı zaman dilimlerindeki performansı karşılaştıran dashboardlar oluşturmaya olanak tanır.

Bu timestamp, event'leri sıralamak, çevrim sürelerini hesaplamak ve süreç performansını ve bottleneck'leri analiz etmek için hayati öneme sahiptir.

Timestamp'lar genellikle değişim dokümanı başlıklarından (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) veya workflow event log'larından alınır.

Satın Alma Talebi Kimliği, SAP S/4HANA içinde her mal veya hizmet talebini benzersiz şekilde tanımlayan birincil key'dir. Oluşturulmasından onay, ret veya satın alma siparişine dönüştürülmesi gibi nihai durumuna kadar belirli bir taleple ilgili tüm activity'leri ve değişiklikleri birbirine bağlayan merkezi case tanımlayıcısı olarak hizmet eder.

Process Mining'de bu nitelik, her talebin uçtan uca yaşam döngüsünü yeniden yapılandırmak için temeldir. Tüm ilgili event'leri tek bir Satın Alma Talebi Kimliği altında gruplayarak, analistler döngü sürelerini doğru bir şekilde ölçebilir, durum değişikliklerini izleyebilir ve bir talebin onay sürecinde izleyebileceği farklı yolları analiz edebilirler.

Bu, tüm ilgili süreç adımlarını bağlayan, talep yaşam döngüsünün eksiksiz ve tutarlı bir görünümünü sağlayan temel case tanımlayıcısıdır.

Bu nitelik, EBAN tablosunda, BANFN alanında bulunan Satın Alma Talebi Numarasıdır.

Departman niteliği, SAP'de genellikle Maliyet Merkezi ile temsil edilir, istenen satın almadan sorumlu iş birimini tanımlar. Bu, bir talebin kalem seviyesinde atanan kritik bir finansal ve organizasyonel bilgidir.

Process Mining'de bu nitelik, departman performansı analizi için hayati öneme sahiptir. Farklı departmanlar arasında döngü süresi, düzeltme oranları ve ret oranları gibi temel metrikleri karşılaştıran dashboard'lar sağlar. Bu, uygulamaları başka yerlerde benimsenebilecek yüksek performanslı departmanları ve ek eğitime veya süreç desteğine ihtiyaç duyabilecek departmanları belirlemeye yardımcı olur.

İş birimleri arasında performans karşılaştırmasını sağlar, döngü sürelerindeki veya ret oranlarındaki varyasyonları vurgulayarak en iyi uygulamaları ve iyileştirme alanlarını belirlemeye yardımcı olur.

Bu, genellikle hesap atama tablosu EBKN'de, KOSTL alanında bulunan Maliyet Merkezi'dir.

Onaylayan Kimliği, bir onay veya reddetme activity'sini tamamlayan kullanıcıyı özel olarak tanımlar. Bu, onay workflow'undaki yalnızca karar vericilere odaklandığı için genel Kullanıcı Kimliği'nden farklıdır. Bu bilgiyi yakalamak, onay sürecini ayrıntılı olarak analiz etmek için hayati öneme sahiptir.

Bu nitelik, uzun onay sürelerine sahip yöneticileri veya talepleri sıkça reddedenleri belirlemek gibi onay davranışlarının analizine olanak tanır. Onay adımı döngü sürelerine ve workflow darboğaz analiz dashboard'larına odaklanan dashboard'lar için temel olup, gecikmelere neden olabilecek belirli kişileri veya rolleri belirlemeye yardımcı olur.

Bir onay adımındaki belirli karar vericiyi belirler, birey veya role göre onay döngü sürelerinin ve darboğazların ayrıntılı analizini sağlar.

Bu bilgi genellikle iş öğelerini tamamlayan kullanıcıya bağlayan SWW_WI2OBJ ve SWWLOGHIST gibi SAP Business Workflow tablolarından çıkarılır.

Talep Durumu, talebin yaşam döngüsü içindeki mevcut durumunu gösterir. SAP'de bu, genellikle bir talebin bloke edilip edilmediğini, onayda olup olmadığını, kısmen onaylanıp onaylanmadığını veya tamamen onaylanıp onaylanmadığını gösteren Serbest Bırakma Göstergesi ile temsil edilir. Bu durum, talep workflow'da ilerledikçe değişir.

Durumu zaman içinde izlemek, süreç akışını anlamak için temeldir. Taleplerin nerede ve ne kadar süreyle takılı kaldığını belirlemeye yardımcı olur. Durumlar arasındaki geçişleri analiz etmek, onay sürecinin ve varyantlarının ayrıntılı bir görünümünü sağlar.

Bir talebin mevcut durumunu gösterir; bu, ilerlemeyi izlemek, darboğazları belirlemek ve süreç akışını analiz etmek için kritiktir.

Serbest bırakma durumu genellikle EBAN tablosunda, FRGZU alanında bulunan Serbest Bırakma Göstergesi ile belirlenir.

Satın Alma Talebi Tutarı, istenen mal veya hizmetlerin toplam tahmini maliyetini temsil eder. Bu değer, genellikle onay workflow'unun karmaşıklığını ve uzunluğunu belirlemede önemli bir faktördür; daha yüksek değerli talepler genellikle daha fazla onay seviyesi gerektirir.

Bu niteliği analiz etmek, süreci değere göre bölümlere ayırmayı sağlar. 'Yüksek değerli taleplerin onaylanması daha mı uzun sürüyor?' veya 'Sıkça reddedilen taleplerin değeri nedir?' gibi sorulara yanıt bulmaya yardımcı olabilir. Süreç verimsizliklerinin finansal etkisini anlamak için kritik bir boyuttur.

Süreci finansal etkiye göre bölümlere ayırmaya yardımcı olur, genellikle onay karmaşıklığı ve döngü süresiyle ilişkilidir. Değer tabanlı süreç analizi için hayati öneme sahiptir.

Toplam değer EBAN tablosunda, GFWERT alanında bulunabilir. Kalem seviyesi değeri EBAN-PREIS'tedir.

Talep Tipi, SAP'de Belge Tipi olarak da bilinir, satın alma taleplerini kategorize eden önemli bir yapılandırma alanıdır. Farklı tipler farklı onay workflow'larını tetikleyebilir, farklı alan ayarlarına sahip olabilir ve standart stok kalemleri, dış hizmetler veya varlık alımları gibi farklı iş amaçları için kullanılabilir.

Süreci Talep Tipine göre analiz ederek, kuruluşlar farklı istek türlerinin nasıl ele alındığını anlayabilir. Bu, performans, döngü süreleri ve onay yollarını kategoriler arasında karşılaştırmaya olanak tanır; bu da belirli talep tiplerinin daha verimli olup olmadığını ortaya çıkarabilir ve süreç iyileştirmelerini kişiselleştirmeye yardımcı olabilir.

Talepleri karşılaştırmalı analize olanak tanıyacak şekilde kategorize eder, farklı talep türlerinin farklı süreç akışlarına, darboğazlara veya döngü sürelerine sahip olup olmadığını anlamaya yardımcı olur.

Bu, EBAN tablosunda, BSART alanında bulunan Belge Tipi alanıdır.

Kullanıcı Kimliği, talebin yaşam döngüsündeki belirli bir event'ten sorumlu çalışanı veya sistem kullanıcısını tanımlar. Bu, talebi oluşturan kişi, onu onaylayan yönetici veya düzelten aracı olabilir. Otomatik adımlarda bu, bir sistem veya batch kullanıcı kimliği olabilir.

Kullanıcı Kimliği'ne göre analiz yapmak, kullanıcıya özgü davranışları, iş yükü dağılımını ve performansı anlamaya yardımcı olur. Eğitim ihtiyaçlarını belirlemek, yüksek performanslı bireyleri tanımak ve süreç içinde hesap verebilirliği sağlamak için anahtardır. Ayrıca kullanıcı ana verileriyle birleştirildiğinde departman performans analizini de destekler.

Kullanıcı performansı, iş yükü dağıtımı ve süreç uyumluluğu analizini sağlar. Eğitim fırsatlarını ve kaynak darboğazlarını belirlemek için çok önemlidir.

Oluşturan için EBAN-ERNAM'da bulunur. Sonraki değişiklikler için CDHDR-USERNAME'dedir. Onaylar için workflow günlüklerindedir.

İstenen Teslim Tarihi veya SAP'deki Teslim Tarihi, talep kalemindeki mal veya hizmetlere ne zaman ihtiyaç duyulduğunu belirtir. Bu tarih talep eden tarafından belirlenir ve tüm tedarik süreci için bir hedef görevi görür.

Bu nitelik, 'Zamanında Talep Tamamlama Oranı' KPI'ını hesaplamak için hayati öneme sahiptir. İstenen Teslim Tarihi'ni nihai onay veya Satın Alma Siparişi oluşturma tarihiyle karşılaştırarak, kuruluş iç hizmet seviyelerini ve iş ihtiyaçlarını karşılama yeteneğini ölçebilir. Bu tarihi kaçıran talepleri analiz etmek, tedarik sürecindeki sistemik gecikmeleri vurgulayabilir.

Bir talep için hedef tamamlama tarihini tanımlayarak, zamanında teslimatın ve dahili hizmet seviyelerine uyumun ölçülmesine olanak tanır.

Bu, EBAN tablosunda, kalem seviyesinde bulunan Teslim Tarihi'dir, LFDAT alanı.

Aciliyet Seviyesi, satın alma isteğinin önceliğini gösterir. Standart özel bir alan olmamakla birlikte, bazı kuruluşlar bu bilgiyi yakalamak için Talep Takip Numarası gibi alanları kullanır. Bu, talep edenlerin hızlandırılmış işlem gerektirebilecek kritik ihtiyaçları işaretlemesine olanak tanır.

Aciliyetin etkisini analiz etmek, sürecin kritik istekleri etkili bir şekilde önceliklendirip önceliklendirmediğini değerlendirmek için önemlidir. Aciliyet Seviyesi Etki Analizi dashboard'u, bu niteliği kullanarak acil ve standart talepler için döngü sürelerini ve onay oranlarını karşılaştırır ve önceliklendirmenin amaçlandığı gibi çalışıp çalışmadığını belirlemeye yardımcı olur.

Yüksek öncelikli talepler için süreç performansının nasıl farklılaştığını analiz etmeye olanak tanır, acil kalemlerin gerçekten hızlandırılıp hızlandırılmadığını doğrulamaya yardımcı olur.

Standart bir aciliyet alanı yoktur. Bazı şirketler bu amaçla Talep Takip Numarasını (EBAN-BEDAR) kullanır. Ayrıca özel bir alan da olabilir.

EndTime, bir faaliyetin ne zaman tamamlandığını kaydeden zaman damgasıdır. Birçok sistem tarafından oluşturulan olay anlık olsa da (StartTime'ın EndTime'a eşit olması), onaylar gibi insan görevlerinin ayrı bir başlangıcı ve sonu olabilir. Bu zaman damgası, o işin tamamlandığını işaretler.

Ayrı bir EndTime'a sahip olmak, aktif işlem süresini boşta bekleme süresine göre daha doğru ölçmeye olanak tanır. İşlem Süresi (ProcessingTime) metriğini hesaplamak için StartTime ile birlikte kullanılır. Bu ayrıntı seviyesi, manuel görevler için kaynak kullanımının ve verimliliğinin analizini geliştirir.

Bir faaliyetin tamamlanmasını işaretler, aktif işlem süresinin hesaplanmasına ve görev süresinin daha ayrıntılı bir görünümünü sağlamasına olanak tanır.

Bu, bir iş öğesinin ne zaman oluşturulduğunu (Başlangıç Zamanı) ve ne zaman tamamlandığını (Bitiş Zamanı) yakalayabilen workflow log'larından türetilmiştir.

Processing Time (İşleme Süresi), tek bir faaliyetin tamamlanması için geçen süreyi ölçer. Bir eventin bitiş zamanı ile başlangıç zamanı arasındaki fark olarak hesaplanır. SAP'deki birçok event için başlangıç ve bitiş zamanları aynıdır ve bu da sıfır işleme süresiyle sonuçlanır. Ancak, onay adımları için bir onaylayıcının görev üzerinde harcadığı süreyi temsil edebilir.

Bu hesaplanmış metrik, farklı süreç adımlarında yer alan çabayı anlamak için faydalıdır. Bir casein beklemede olduğu zaman (bekleme süresi) ile aktif olarak üzerinde çalışıldığı zaman (işleme süresi) arasında ayrım yapmaya yardımcı olarak, süreç performansına daha incelikli bir bakış açısı sağlar.

Bir faaliyet için aktif çalışma süresini ölçer, çalışma için harcanan zaman ile bekleme için harcanan zamanı ayırt etmeye yardımcı olur; bu, kaynak analizi için anahtardır.

Bu, event log'undaki her event için genellikle Bitiş Zamanı eksi Başlangıç Zamanı olarak türetilen hesaplanmış bir niteliktir.

Kaynak Sistem niteliği, süreç verisinin oluşturulduğu kaynak sistemi belirtir. Geliştirme, kalite güvencesi ve üretim için farklı sistemler veya farklı bölgeler için ayrı sistemler gibi birden fazla SAP örneğine sahip kuruluşlarda, bu alan veri yönetimi ve bağlam için kritik öneme sahiptir.

Farklı kaynaklardan gelen verilerin ayırt edilmesini sağlayarak yanlış toplulaştırmayı önler ve sisteme özgü analizi mümkün kılar. Veri soyunu korumak ve süreç verisinin izlenebilirliğini sağlamak için zorunlu bir niteliktir.

Özellikle birden fazla sistemin bulunduğu ortamlarda veri kökeni ve yönetimi için temel bağlam sağlar, veri izlenebilirliğini garanti eder.

Bu, genellikle sistem değişkenlerinden veya yapılandırma tablolarından alınabilen SAP Sistem Kimliği (SID)'dir.

Onay Adımı Adı, 'Yönetici Onayı' veya 'Finans Başkan Yardımcısı Onayı' gibi onay workflow'undaki belirli bir aşamanın insan tarafından okunabilir bir açıklamasını sağlar. Bu, genel bir 'Onay Adımı Tamamlandı' activity'sinden daha açıklayıcıdır.

Bu nitelik, Onay Adımı Döngü Süresi ve Workflow Darboğaz Analizi dashboard'ları için kritik öneme sahiptir. Onay sürecinin ayrıntılı bir görünümünü sağlayarak, hangi onay aşamalarının en önemli gecikmelere neden olduğunu ve işin nerede biriktiğini tam olarak belirlemeyi mümkün kılar. Bu detay seviyesi, onay zincirini düzene sokmak için hedefe yönelik müdahaleler için gereklidir.

Onay aşamaları hakkında ayrıntılı bilgi sağlayarak, çok seviyeli onay iş akışındaki darboğazların kesin olarak belirlenmesini sağlar.

Bu bilgi, workflow log'unun T528T gibi görev tanımı tablolarına bağlanmasıyla bulunabilen workflow görev açıklamasından türetilmiştir.

Otomatikleştirildi niteliği, bir activity'nin 'WF-BATCH' gibi bir sistem veya batch kullanıcısı tarafından yürütülüp yürütülmediğini gösteren bir boolean flag'idir. Bu, süreçteki manuel ve otomatik adımları ayırt etmeye yardımcı olur.

Bu nitelik, talep sürecindeki otomasyon seviyesini ölçmek ve 'Otomatik Onay Oranı' KPI'ını hesaplamak için hayati öneme sahiptir. Otomatik veya manuel adımları filtreleyerek analistler verimliliklerini karşılaştırabilir ve işlem sürelerini ve manuel çabayı azaltmak için daha fazla otomasyon fırsatları belirleyebilirler.

İnsan ve sistem tarafından yürütülen faaliyetler arasında ayrım yapar; bu, otomasyon oranlarını ölçmek ve manuel görevleri otomatikleştirmek için anahtardır.

Bu, genellikle bir event için Kullanıcı Kimliğinin bilinen sistem veya batch kullanıcıları listesine ait olup olmadığını kontrol eden bir kurala dayanan türetilmiş bir niteliktir.

Bu nitelik, talep tutarının ifade edildiği para birimini (örneğin USD, EUR veya JPY) belirtir. Özellikle birden fazla para birimiyle çalışan çok uluslu kuruluşlarda, Talep Tutarı niteliği için gerekli bağlamı sağlar.

Doğru finansal analiz ve raporlama için para birimini dikkate almak hayati öneme sahiptir. Talep değerlerini toplarken veya karşılaştırırken, anlamlı sonuçlar elde etmek için tüm tutarlar ortak bir para birimine dönüştürülmelidir. Bu nitelik, bu tür dönüşümler için bir ön koşuldur.

Talep Tutarı için temel bağlam sağlar, çoklu para birimi ortamlarında doğru finansal analiz ve karşılaştırmalara olanak tanır.

Bu, EBAN tablosunda, WAERS alanında bulunur.

Satın Alma Sipariş Numarası, onaylanmış bir talepten oluşturulan resmi satın alma belgesinin tanımlayıcısıdır. Bir satın alma siparişinin oluşturulması genellikle bir talep için nihai, başarılı bir sonuçtur ve isteğin bir tedarikçi ile resmi bir siparişe dönüştürüldüğünü gösterir.

Bu nitelik, Talepten Satın Alma Siparişi Teslim Süresi KPI'ını ve genel dönüşüm oranını ölçmek için kritik öneme sahiptir. Talep sürecini aşağı akış tedarik süreciyle ilişkilendirerek, tüm Satın Alma'dan Ödemeye döngüsünün daha geniş, uçtan uca bir görünümünü sağlar.

Talebi sonraki tedarik belgesine bağlar, talepten Satın Alma Siparişine dönüşüm oranının ve teslim süresinin ölçülmesini sağlar.

Bir Satın Alma Siparişi (PO) talep kaleminden oluşturulduktan sonra EBAN tablosunda, EBELN alanında bulunur.

Ret Nedeni, bir onaylayıcının neden bir satın alma talebini reddettiğini açıklar. Nedenler arasında bütçe aşımı, yanlış bilgi, politikaya uyumsuzluk veya başka bir talebin tekrarlanması yer alabilir. Bu bilgi, süreç hatalarını anlamak için kritik bir bağlam sağlar.

Ret nedenlerini analiz etmek, süreç verimsizliklerinin ve yeniden işleme ihtiyacının temel nedenlerini belirlemeye yardımcı olur. Örneğin, 'Yanlış Maliyet Merkezi' yaygın bir neden ise, bu durum daha iyi kullanıcı eğitimi veya sistem doğrulaması ihtiyacına işaret eder. Bu nitelik, Talep Ret Analizi dashboard'unun anahtarıdır ve hedefe yönelik süreç iyileştirmesi için hayati öneme sahiptir.

Süreç hatalarının temel nedenini sağlar, yeniden işlemeyi azaltmak ve taleplerin ilk seferde doğru oranını artırmak için hedeflenmiş iyileştirmelere olanak tanır.

Bu genellikle standart bir alan değildir. Workflow container öğelerinde, taleple ilişkili uzun metinde veya özel alanlarda yakalanabilir.

Bu nitelik, kaynak sistemden yapılan en son veri çıkarma veya güncelleme tarih ve saatini kaydeder. Analiz edilen verinin güncelliğini anlamak için kritik bir meta veri parçasıdır. Analistler ve iş kullanıcıları, süreç verisinin operasyonların en güncel durumunu yansıtıp yansıtmadığını bilmek için bu timestamp'e güvenirler.

Herhangi bir süreç analizinde, verinin güncelliğini bilmek bilinçli kararlar almak için temeldir. Bu nitelik, kullanıcı beklentilerini yönetmeye yardımcı olur ve sonuçların belirli analiz için gerektiği kadar güncel verilerden elde edilmesini sağlar.

Verilerin güncelliğini gösterir; bu, analize güvenmek ve zamanında iş kararları almak için çok önemlidir.

Bu timestamp, veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) süreci sırasında oluşturulur ve eklenir.

Is Rework (Yeniden İşleme mi) değeri, katma değer sağlamayan veya tekrarlayan işleri temsil eden faaliyetleri tanımlayan hesaplanmış bir boolean bayrağıdır. Bu süreçte yaygın bir örnek, talebin zaten onay için gönderildikten sonra 'Talep Düzeltildi' faaliyetinin meydana gelmesi ve onay sürecinin yeniden başlamasına neden olmasıdır.

Bu nitelik, süreçteki yeniden işleme miktarını ve bunun genel döngü süreleri üzerindeki etkisini ölçmek için çok önemlidir. Talep Düzeltme ve Yeniden İşleme Oranı dashboardı, süreç verimsizliklerini vurgulamak için bu bayrağa güvenir. Yeniden işlemeyi azaltmak, genellikle süreç iyileştirme girişimlerinin temel bir amacıdır çünkü doğrudan zaman ve çaba tasarrufu anlamına gelir.

Boşa harcanan çaba veya tekrarı temsil eden faaliyetleri işaretler, yeniden işleme miktarının ve bunun süreç verimliliği üzerindeki etkisinin doğrudan ölçülmesini sağlar.

Bu hesaplanmış bir niteliktir. Mantık, ilk 'Onay İçin Gönderilen Talep' activity'sinden sonra gerçekleşen herhangi bir 'Değiştirilen Talep' activity'sini yeniden işleme olarak işaretleyecektir.