Seu Template de Dados para Requisição no Purchase to Pay

O ID da Requisição de Compra é a chave primária que identifica exclusivamente cada solicitação de bens ou serviços no SAP S/4HANA. Ele serve como o identificador central do caso, vinculando todas as atividades e mudanças relacionadas a uma requisição específica, desde sua criação até seu estado final, como aprovação, rejeição ou conversão em um pedido de compra.

No process mining, este atributo é fundamental para reconstruir o ciclo de vida de ponta a ponta de cada requisição. Ao agrupar todos os eventos relacionados sob um único ID de Requisição de Compra, os analistas podem medir com precisão os tempos de ciclo, rastrear mudanças de status e analisar os diferentes caminhos que uma requisição pode percorrer no processo de aprovação.

Este é o identificador de caso essencial que conecta todas as etapas relacionadas ao processo, permitindo uma visão completa e coerente do ciclo de vida da requisição.

Este atributo é o Número da Requisição de Compra, encontrado na tabela EBAN, campo BANFN.

O campo Nome da Atividade descreve um evento ou tarefa específica que ocorreu no ciclo de vida de uma requisição de compra. Essas atividades derivam dos logs do sistema, como documentos de modificação e históricos de workflow, representando marcos importantes do processo como 'Requisição Criada', 'Início da Etapa de Aprovação' ou 'Pedido de Compra Criado'.

A análise dessas atividades permite visualizar o fluxo do processo, identificar gargalos e medir o tempo gasto em diferentes estágios. Entender a sequência e a frequência de atividades como 'Requisição Alterada' ou 'Requisição Rejeitada' é fundamental para identificar ineficiências e áreas de melhoria.

Define as etapas, formando a espinha dorsal do mapa de processos e permitindo analisar o fluxo, variações e gargalos.

Este é um atributo derivado, normalmente construído pela interpretação de dados de tabelas de documentos de modificação (CDHDR, CDPOS) e logs de workflow (ex: SWWLOGHIST).

Event Time é o registro de tempo de quando uma atividade ocorreu. Esse dado é vital para a ordenação cronológica e base para todos os cálculos de duração e performance. Por exemplo, a diferença entre 'Requisição Enviada' e 'Requisição Aprovada' define o tempo do ciclo de aprovação.

Timestamps precisos são essenciais para analisar o desempenho, identificar atrasos e monitorar SLAs. Este atributo alimenta Dashboards que visualizam tempos de ciclo, rastreiam requisições paradas e comparam a performance entre períodos.

Este timestamp é essencial para ordenar eventos, calcular tempos de ciclo e analisar o desempenho do processo e seus gargalos.

Os timestamps são normalmente obtidos de cabeçalhos de documentos de modificação (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) ou logs de eventos de workflow.

O atributo Departamento, muitas vezes representado pelo Centro de Custo no SAP, identifica a unidade de negócio responsável pela compra solicitada. É uma informação financeira e organizacional crucial atribuída ao item de linha de uma requisição.

No process mining, este atributo é essencial para a análise de desempenho departamental. Ele habilita Dashboards que comparam métricas essenciais, como tempo de ciclo, taxas de alteração e taxas de rejeição entre diferentes departamentos. Isso ajuda a identificar departamentos de alto desempenho cujas práticas poderiam ser adotadas em outros lugares, bem como departamentos que podem precisar de treinamento adicional ou suporte no processo.

Permite comparar a performance entre unidades de negócio, destacando variações em tempos de ciclo ou taxas de rejeição para identificar melhores práticas.

Este é o Centro de Custo, normalmente encontrado na tabela de atribuição de contas EBKN, campo KOSTL.

O ID do Aprovador identifica especificamente o usuário que concluiu uma atividade de aprovação ou rejeição. Ele difere do ID de Usuário geral, pois foca apenas nos tomadores de decisão dentro do workflow de aprovação. Capturar essas informações é vital para analisar o processo de aprovação detalhadamente.

Este atributo permite analisar o comportamento de aprovação, como identificar gestores com tempos de aprovação longos ou aqueles que rejeitam requisições com frequência. É fundamental para Dashboards focados em tempos de ciclo de etapas de aprovação e análise de gargalos no workflow, ajudando a identificar indivíduos ou funções específicas que possam estar causando atrasos.

Identifica quem tomou a decisão na etapa de aprovação, permitindo analisar tempos de ciclo e gargalos por indivíduo ou cargo.

Essas informações são normalmente extraídas de tabelas do SAP Business Workflow, como SWW_WI2OBJ e SWWLOGHIST, que vinculam itens de trabalho ao usuário que os concluiu.

O ID de Usuário identifica o funcionário ou usuário do sistema responsável por um evento específico no ciclo de vida da requisição. Pode ser a pessoa que criou a requisição, o gerente que a aprovou ou o agente que a alterou. Em casos de etapas automatizadas, esse pode ser o ID de um usuário do sistema ou de lote.

A análise por ID de Usuário ajuda a entender o comportamento específico do usuário, a distribuição da carga de trabalho e o desempenho. É fundamental para identificar necessidades de treinamento, reconhecer indivíduos de alto desempenho e garantir a responsabilidade dentro do processo. Também apoia a análise de desempenho departamental quando combinado com os dados mestre do usuário.

Permite analisar a performance do usuário, distribuição de carga de trabalho e conformidade. É crucial para identificar necessidades de treinamento e gargalos de recursos.

Encontrado em EBAN-ERNAM para o criador. Para mudanças posteriores, está em CDHDR-USERNAME. Para aprovações, fica nos logs de workflow.

O Status da Requisição indica o estado atual da requisição em seu ciclo de vida. No SAP, isso costuma ser representado pelo Indicador de Liberação, que mostra se uma requisição está bloqueada, em aprovação, parcialmente aprovada ou totalmente aprovada. Esse status muda conforme a requisição avança pelo workflow.

Acompanhar o status ao longo do tempo é fundamental para entender o fluxo do processo. Ajuda a identificar onde as requisições estão ficando presas e por quanto tempo. Analisar as transições entre status permite uma visão detalhada do processo de aprovação e de suas variantes.

Indica o estado atual da requisição, fundamental para rastrear o progresso, identificar gargalos e analisar o fluxo.

O status de liberação é frequentemente determinado pelo Indicador de Liberação, encontrado na tabela EBAN, campo FRGZU.

O Tipo de Requisição, também conhecido como Tipo de Documento no SAP, é um campo de configuração essencial que categoriza as requisições de compra. Diferentes tipos podem acionar diferentes workflows de aprovação, ter diferentes configurações de campos e ser usados para diferentes fins comerciais, como itens de estoque padrão, serviços externos ou compras de ativos.

Ao analisar o processo com base no Tipo de Requisição, as organizações podem entender como diferentes tipos de solicitações são tratados. Isso permite comparar o desempenho, os tempos de ciclo e os caminhos de aprovação entre categorias, o que pode revelar se certos tipos de requisição são mais ou menos eficientes e ajudar a personalizar as melhorias do processo.

Categoriza as requisições para permitir análises comparativas, ajudando a entender se diferentes tipos de pedidos têm fluxos, gargalos ou tempos de ciclo distintos.

Este é o campo Tipo de Documento, encontrado na tabela EBAN, campo BSART.

O Valor da Requisição representa o custo total estimado dos bens ou serviços solicitados. Esse valor costuma ser um fator determinante para a complexidade e a duração do workflow de aprovação, já que requisições de maior valor normalmente exigem mais níveis de aprovação.

A análise desse atributo permite segmentar o processo com base no valor. Pode ajudar a responder perguntas como: 'Requisições de alto valor levam mais tempo para serem aprovadas?' ou 'Qual é o valor das requisições que são frequentemente rejeitadas?'. É uma dimensão crítica para entender o impacto financeiro das ineficiências do processo.

Ajuda a segmentar o processo pelo impacto financeiro, correlacionando-o com a complexidade da aprovação e o tempo de ciclo. Vital para análises baseadas em valor.

O valor total pode ser encontrado na tabela EBAN, campo GFWERT. O valor ao nível do item está em EBAN-PREIS.

A Data de Necessidade, ou Data de Remessa no SAP, especifica quando os bens ou serviços no item de linha da requisição são necessários. Essa data é definida pelo solicitante e serve como meta para todo o processo de compras.

Este atributo é essencial para calcular o KPI 'Taxa de Conclusão de Requisição no Prazo'. Ao comparar a Data de Necessidade com a data de aprovação final ou de criação do pedido de compra, a organização pode medir sua capacidade de atender aos níveis de serviço internos e às necessidades do negócio. Analisar requisições que perdem esse prazo pode destacar atrasos sistêmicos no processo de compras.

Define a data-alvo para conclusão do pedido, permitindo medir a entrega no prazo e a adesão aos níveis de serviço (SLAs) internos.

Esta é a Data de Remessa, encontrada ao nível do item na tabela EBAN, campo LFDAT.

O atributo É Automatizado é um sinalizador booleano que é verdadeiro se uma atividade foi executada por um usuário do sistema ou em lote (batch), como 'WF-BATCH' para ações de workflow. Isso ajuda a distinguir entre etapas manuais e automatizadas no processo.

Este atributo é essencial para medir o nível de automação no processo de requisição e para calcular o KPI 'Taxa de Aprovação Automatizada'. Ao filtrar etapas automatizadas ou manuais, os analistas podem comparar sua eficiência e identificar oportunidades para maior automação, visando reduzir tempos de processamento e esforço manual.

Distingue atividades humanas de automáticas, o que é fundamental para medir taxas de automação e identificar oportunidades para automatizar tarefas manuais.

Este é um atributo derivado, normalmente baseado em uma regra que verifica se o ID de Usuário de um evento pertence a uma lista de usuários conhecidos do sistema ou em lote (batch).

Is Rework é um indicador booleano que identifica tarefas repetitivas ou que não agregam valor. Um exemplo comum é a 'Requisição Alterada' após o envio para aprovação, o que reinicia o fluxo.

Este atributo é vital para quantificar o retrabalho e seu impacto nos tempos de ciclo. O Dashboard de Alteração de Requisição e Taxa de Retrabalho usa esse flag para evidenciar ineficiências. Reduzir o retrabalho é o foco de muitas melhorias, pois economiza tempo e esforço direto.

Sinaliza atividades que representam esforço desperdiçado ou repetição, permitindo medir diretamente o retrabalho e seu impacto na eficiência.

Este é um atributo calculado. A lógica normalmente sinalizaria qualquer atividade de 'Requisição Alterada' que ocorra após a primeira 'Requisição Enviada para Aprovação' como retrabalho.

EndTime é o registro de tempo que indica quando uma atividade foi concluída. Enquanto muitos eventos do sistema são instantâneos (StartTime igual a EndTime), tarefas humanas como aprovações podem ter início e fim distintos. Este timestamp marca a finalização do trabalho.

Ter um EndTime separado permite medir com precisão o tempo de processamento ativo versus o tempo de espera (idle). É usado com o StartTime para calcular a métrica de ProcessingTime, aprimorando a análise de utilização de recursos e eficiência em tarefas manuais.

Marca a conclusão de uma atividade, permitindo calcular o tempo de processamento ativo e detalhar a duração das tarefas.

Isso é derivado de logs de workflow que podem capturar tanto quando um item de trabalho foi criado (DataHoraInicial) quanto quando foi concluído (DataHoraFinal).

Este atributo especifica a moeda na qual o valor da requisição é denominado, por exemplo, BRL, USD ou EUR. Ele fornece o contexto necessário para o atributo Valor da Requisição, especialmente em organizações multinacionais que operam com várias moedas.

Para uma análise financeira e relatórios precisos, é essencial considerar a moeda. Ao agregar ou comparar valores de requisição, todos os valores devem ser convertidos para uma moeda comum para garantir resultados significativos. Este atributo é um pré-requisito para tais conversões.

Fornece contexto essencial para o valor da requisição, permitindo análises financeiras e comparações precisas em ambientes multimoeda.

Isso é encontrado na tabela EBAN, campo WAERS.

O Motivo da Rejeição explica por que um aprovador decidiu rejeitar uma requisição de compra. Os motivos podem incluir excesso de orçamento, informações incorretas, não conformidade com as políticas ou duplicidade de outra solicitação. Essas informações fornecem um contexto crucial para entender falhas no processo.

A análise dos motivos de rejeição ajuda a identificar as causas raízes de ineficiências e retrabalho. Por exemplo, se 'Centro de Custo Incorreto' for um motivo comum, isso indica a necessidade de melhor treinamento do usuário ou validação do sistema. Este atributo é a chave para o Dashboard de Análise de Rejeição de Requisição e é vital para a melhoria direcionada do processo.

Fornece a causa raiz de falhas no processo, permitindo melhorias focadas para reduzir o retrabalho e aumentar a taxa de requisições certas de primeira.

Muitas vezes este não é um campo padrão. Pode ser capturado em elementos de container de workflow, textos longos associados à requisição ou campos personalizados.

O Nível de Urgência indica a prioridade da solicitação de compra. Embora não seja um campo dedicado padrão, algumas organizações usam campos como o Número de Rastreamento de Requisitos para capturar essa informação. Isso permite que os solicitantes sinalizem necessidades críticas que podem exigir processamento acelerado.

Analisar o impacto da urgência é importante para avaliar se o processo prioriza efetivamente as solicitações críticas. O Dashboard de Análise de Impacto do Nível de Urgência usa este atributo para comparar tempos de ciclo e taxas de aprovação de requisições urgentes versus padrão, ajudando a determinar se o tratamento prioritário está funcionando como pretendido.

Permite analisar como o desempenho do processo difere para solicitações de alta prioridade, ajudando a validar se itens urgentes são realmente agilizados.

Não existe um campo de urgência padrão. Algumas empresas utilizam o Número de Rastreamento do Requisito (EBAN-BEDAR) para essa finalidade. Também pode ser um campo personalizado.

O Nome da Etapa de Aprovação fornece uma descrição compreensível de um estágio específico do workflow de aprovação, como 'Aprovação do Gerente' ou 'Aprovação do VP de Finanças'. Isso é mais descritivo do que uma atividade genérica como 'Etapa de Aprovação Concluída'.

Este atributo é fundamental para os Dashboards de Tempo de Ciclo da Etapa de Aprovação e de Análise de Gargalos no Workflow. Ele permite uma visão granular do processo de aprovação, possibilitando apontar exatamente quais estágios de aprovação estão causando os maiores atrasos e onde o trabalho está se acumulando. Esse nível de detalhe é necessário para intervenções direcionadas que visam agilizar a cadeia de aprovação.

Detalha os estágios de aprovação de forma granular, permitindo identificar gargalos precisos no Workflow multinível.

Essas informações são derivadas da descrição da tarefa do workflow, que pode ser encontrada vinculando o log do workflow às tabelas de definição de tarefas, como a T528T.

O Número do Pedido de Compra é o identificador do documento oficial de compra criado a partir de uma requisição aprovada. A criação de um pedido de compra costuma ser o resultado final bem-sucedido de uma requisição, indicando que a solicitação foi convertida em um pedido formal com um fornecedor.

Este atributo é fundamental para medir o KPI de Lead Time da Requisição ao Pedido de Compra e a taxa de conversão geral. Ele vincula o processo de requisição ao processo de compra subsequente, permitindo uma visão mais ampla e de ponta a ponta de todo o ciclo de Compra ao Pagamento.

Vincula a requisição ao documento de compra seguinte, permitindo medir a taxa de conversão e o lead time de requisição para pedido (PO).

Encontrado na tabela EBAN, campo EBELN, assim que um pedido (PO) é criado a partir do item da requisição.

O atributo Sistema de Origem indica o sistema de onde os dados do processo foram gerados. Em organizações com múltiplas instâncias SAP, como sistemas diferentes para desenvolvimento, garantia de qualidade e produção, ou sistemas separados para regiões diferentes, este campo é crucial para a governança de dados e o contexto.

Ele garante que os dados de diferentes fontes possam ser distinguidos, evitando a agregação incorreta e permitindo análises específicas do sistema. É um atributo obrigatório para manter a linhagem dos dados e garantir a rastreabilidade dos dados do processo.

Oferece contexto essencial sobre a origem e governança dos dados, garantindo rastreabilidade em cenários multissistemas.

Este costuma ser o ID do Sistema SAP (SID), que pode ser recuperado de variáveis de sistema ou tabelas de configuração.

Processing Time mede o tempo para concluir uma única atividade, calculado pela diferença entre o fim e o início de um evento. No SAP, muitos eventos são instantâneos, resultando em tempo zero. Porém, em aprovações, representa o tempo que o aprovador dedicou à tarefa.

Essa métrica é útil para entender o esforço nas etapas, diferenciando o tempo que o caso ficou parado (wait time) de quando foi trabalhado (processing time), oferecendo uma visão detalhada da performance.

Mede o tempo de trabalho ativo em uma atividade, ajudando a separar o tempo de execução do tempo de espera, essencial para análise de recursos.

Este é um atributo calculado, normalmente derivado como DataHoraFinal menos DataHoraInicial para cada evento no Event Log.

Este atributo registra a data e a hora da extração ou atualização de dados mais recente do sistema de origem. É um metadado crítico para entender a atualidade dos dados analisados. Analistas e usuários de negócios dependem desse timestamp para saber se os dados do processo refletem o estado mais atual das operações.

Em qualquer análise de processo, conhecer a atualidade dos dados é fundamental para tomar decisões informadas. Esse atributo ajuda a gerenciar as expectativas dos usuários e garante que as conclusões sejam tiradas de dados tão atualizados quanto o necessário para a análise específica.

Indica quão recentes são os dados, algo crucial para confiar na análise e tomar decisões de negócio ágeis.

Este timestamp é gerado e adicionado durante o processo de extração, transformação e carga (ETL).