Ihr Hire-to-Retire - Stellenmanagement Daten-Template

Der Aktivitätsname beschreibt einen einzelnen Schritt oder eine Aktion innerhalb des Stellenmanagement-Lebenszyklus. Diese Aktivitäten bilden die Bausteine der Prozesslandkarte und repräsentieren Schlüsselereignisse wie 'Stellenantrag initiiert', 'Budgetgenehmigung erhalten' oder 'Stelle geschlossen'.\n\nFür die Analyse ermöglicht die Verfolgung dieser Aktivitäten die Visualisierung des gesamten Prozessflusses. Sie hilft, die Abfolge von Ereignissen zu identifizieren, Prozessvarianten zu entdecken und Engpässe oder Nacharbeitsschleifen, wie wiederholte 'Stellenantrag zur Nachbearbeitung gesendet'-Aktivitäten, genau zu bestimmen. Die Klarheit und Konsistenz der Aktivitätsnamen sind entscheidend für den Aufbau eines genauen und verständlichen Prozessmodells.

Dieses Attribut ist grundlegend für die Erstellung der Prozesslandkarte, die Identifizierung von Engpässen und das Verständnis der Ereignisreihenfolge im Positionslebenszyklus.

Generiert aus Event-Logs, Statusänderungstabellen oder Transaktionscodes innerhalb des HR- oder Stellenmanagementsystems.

Event Time ist der Timestamp, der den genauen Zeitpunkt einer Aktivität aufzeichnet. Er liefert den chronologischen Kontext für den gesamten Prozess und ermöglicht es, Ereignisse korrekt zu ordnen, um den Prozessfluss so zu rekonstruieren, wie er stattgefunden hat.\n\nDieser Timestamp ist die Grundlage für alle zeitbasierten Analysen. Er wird verwendet, um Zykluszeiten zwischen Aktivitäten zu berechnen, die Dauer von Genehmigungsschritten zu identifizieren und die gesamte Durchlaufzeit von der Stellenerstellung bis zur Besetzung zu messen. Genaue Timestamps sind entscheidend für Dashboards wie 'Position Management Cycle Time' und KPIs wie 'Average Position Approval Cycle Time'.

Es ist unerlässlich, Ereignisse chronologisch zu ordnen und alle zeitbasierten Metriken wie Zykluszeiten und Durchlaufzeiten zu berechnen.

In der Regel in Systemprotokollen, Transaktionsaufzeichnungen oder Feldern für das Erstellungs- und Änderungsdatum von Dokumenten innerhalb des Quellsystems zu finden.

Die Positions-ID ist ein eindeutiger Schlüssel, der jeder Position zugewiesen wird, um sie von allen anderen zu unterscheiden. Sie dient als die zentrale Verbindung, die alle Aktivitäten und Events im Lebenszyklus einer einzelnen Position verbindet, von der ersten Anfrage bis zu ihrer endgültigen Schließung.

Im Process Mining muss jeder Event Log einen Case Identifier haben, um zusammenhängende Aktivitäten zu einer einzigen Prozessinstanz zu gruppieren. Durch die Verwendung der Positions-ID als Case ID können Analysten den vollständigen End-to-End-Weg jeder Position nachvollziehen. Dies ermöglicht die Visualisierung von Prozessabläufen, die Berechnung von Cycle Times für einzelne Positionen und die Identifizierung gängiger Pfade oder Abweichungen.

Es ist unerlässlich, alle verwandten Aktivitäten in einer einzigen Prozessinstanz zu gruppieren, um eine End-to-End-Analyse des Lebenszyklus jeder Stelle zu ermöglichen.

Typischerweise im Header oder primären Datensatz eines Stellenmanagement- oder Human Resources Information System (HRIS)-Moduls zu finden.

Dieses Attribut zeichnet auf, wann der Datensatz zuletzt aus dem Quellsystem aktualisiert wurde. Es ist ein Metadatenfeld, das wichtige Kontextinformationen über die Aktualität und Gültigkeit der analysierten Daten liefert.

Analysten nutzen diese Informationen, um den durch die Analyse abgedeckten Zeitrahmen zu verstehen und zu bestätigen, dass sie mit den aktuellsten verfügbaren Daten arbeiten. Für die kontinuierliche Prozessüberwachung ist die Kenntnis des letzten Aktualisierungszeitpunkts unerlässlich, um sicherzustellen, dass Dashboards und KPIs den aktuellen Betriebsstatus widerspiegeln und getroffene Schlussfolgerungen auf zeitnahen Informationen basieren.

Es informiert Analysten über die Aktualität der Daten und stellt sicher, dass die Analyse relevant ist und auf den neuesten verfügbaren Informationen basiert.

Dieser Timestamp wird typischerweise während des Datenextraktions- und Transformationsprozesses (ETL) generiert und gespeichert.

Das Attribut 'Quellsystem' identifiziert den Ursprung der Prozessdaten. In vielen Organisationen umfasst der Hire-to-Retire-Prozess mehrere Anwendungen, beispielsweise ein zentrales HR-System für das Stellenmanagement und ein separates Applicant Tracking System (ATS) für die Rekrutierung.

Die Angabe des Quellsystems ist entscheidend, wenn Daten aus verschiedenen Quellen kombiniert werden, um eine einheitliche Prozessansicht zu erstellen. Es hilft bei der Datenvalidierung, Fehlerbehebung bei Integrationsproblemen und dem Verständnis, wie verschiedene Systeme zum Gesamtprozess beitragen. Dies kann Verzögerungen oder Dateninkonsistenzen aufdecken, die bei Systemübergaben auftreten.

Es liefert Kontext über die Datenherkunft, was entscheidend für die Datenvalidierung und für die Analyse von Prozessen ist, die sich über mehrere integrierte Systeme erstrecken.

Diese Informationen sind typischerweise in den Metadaten des Datenextrakts verfügbar oder können während der Datentransformation als statischer Wert hinzugefügt werden.

Das Attribut Abteilung bietet organisatorischen Kontext, indem es jede Stelle einem spezifischen Geschäftsbereich zuordnet, wie 'Finanzen', 'Engineering' oder 'Vertrieb'. Dies ermöglicht die Segmentierung und den Vergleich des Stellenmanagement-Prozesses über verschiedene Unternehmensbereiche hinweg.\n\nIn der Analyse ist das Filtern oder Gruppieren nach Abteilung eine leistungsstarke Technik. Es hilft, Variationen in der Prozessleistung zu identifizieren, wie z. B. längere Genehmigungszeiten oder höhere Nacharbeitsquoten in bestimmten Abteilungen. Diese Erkenntnis kann gezielte Prozessverbesserungsinitiativen leiten und Best Practices in hochperformanten Abteilungen hervorheben, die organisationsweit geteilt werden können.

Es ermöglicht den Prozessvergleich zwischen verschiedenen Geschäftseinheiten und hilft dabei, Unterschiede in Effizienz, Compliance und Kosten zu identifizieren.

Zu finden in den Stammdaten der Stelle oder im Organisationsmanagementmodul des HR-Systems.

Der Benutzername identifiziert den einzelnen Mitarbeiter, wie einen Manager, HR Business Partner oder Budgetverantwortlichen, der eine bestimmte Aufgabe im Prozess ausgeführt hat. Dies könnte die Person sein, die eine Position angefordert, einen Schritt genehmigt oder Positionsdetails geändert hat.

Dieses Attribut ist entscheidend für jede Analyse bezüglich Ressourcenleistung, Arbeitslastverteilung und Compliance. Es hilft, Fragen zu beantworten wie 'Welche Benutzer bearbeiten die meisten Anfragen?' oder 'Gibt es Verzögerungen bei bestimmten Genehmigern?'. Es wird auch in der Analyse der Aufgabentrennung verwendet, um sicherzustellen, dass kritische Aufgaben nicht von derselben Person ausgeführt werden.

Es ermöglicht die Analyse der Arbeitslastverteilung, der Benutzerleistung und der Compliance und hilft dabei, Schulungsbedarfe oder Ressourcenengpässe zu identifizieren.

Typischerweise in Transaktionsdetails, Änderungs-Logs oder Audit-Trails verfügbar, oft über eine Benutzer-ID verknüpft.

Während die Event Time den Beginn einer Aktivität markiert, kennzeichnet die End Time deren Abschluss. Die Differenz zwischen beiden stellt die Bearbeitungszeit oder Dauer dieser spezifischen Aufgabe dar. Bei instantanen Events kann die End Time identisch mit der Start Time sein.

In der Analyse ist dieses Attribut entscheidend, um genau zu bestimmen, welche spezifischen Aktivitäten die meiste Zeit innerhalb des Prozesses beanspruchen. Es hilft, ineffiziente Schritte zu identifizieren und unterstützt eine detaillierte Engpassanalyse. Zum Beispiel können Organisationen durch die Analyse der End Time von Genehmigungsschritten ermitteln, welche Genehmigungen am längsten dauern, und ihre Verbesserungsbemühungen entsprechend ausrichten.

Es ermöglicht die Berechnung der Bearbeitungszeit für einzelne Aktivitäten und hilft dabei, zu identifizieren, welche spezifischen Aufgaben am zeitaufwändigsten sind.

Oft neben der Startzeit in System-Event-Logs oder Transaktionsdaten zu finden. Kann auch als Startzeit des nachfolgenden Ereignisses abgeleitet werden.

Die Job Title beschreibt die Rolle oder Funktion der Position. Obwohl mehrere Positionen für eine einzige Job Title existieren können, liefert dieses Attribut wichtigen Kontext über die Art der verwalteten Rolle.\n\nDie Analyse des Prozesses nach Job Title oder nach breiteren Job Families kann Muster aufzeigen, die für bestimmte Arten von Rollen spezifisch sind. Zum Beispiel könnten Senior- oder hochspezialisierte Rollen längere Genehmigungszyklen oder komplexere Rekrutierungsprozesse aufweisen als Einstiegspositionen. Diese Informationen sind wertvoll für die Anpassung von Rekrutierungsstrategien und die Festlegung realistischer Zeitpläne.

Es liefert Kontext zur Rolle und ermöglicht die Analyse von Prozessunterschieden zwischen verschiedenen Job-Typen, Levels oder Funktionen.

Gespeichert in den Stammdaten der Stelle, oft verknüpft mit einem zentralen Stellenkatalog oder Stellenprofil innerhalb des HR-Systems.

Die Kostenstelle ist eine finanzielle Dimension, die eine Stelle mit einer spezifischen Budgeteinheit innerhalb des Kontenplans der Organisation verknüpft. Sie wird für die Finanzplanung, Budgetierung und Berichterstattung im Zusammenhang mit Personalbestand und Personalkosten verwendet.\n\nAus Process-Mining-Sicht ermöglicht die Kostenstelle eine Analyse des Stellenmanagement-Prozesses durch eine finanzielle Linse. Sie kann helfen zu identifizieren, ob bestimmte Kostenstellen häufigere Stellenänderungen, längere Genehmigungszeiten oder höhere Rekrutierungskosten aufweisen. Dies ist besonders nützlich für die Budgeteinhaltungsanalyse und das Verständnis der finanziellen Auswirkungen von Stellenmanagement-Entscheidungen.

Es verknüpft die Stelle mit einer Finanzentität und ermöglicht die Analyse der Prozessleistung und der Kosten nach Budgetbereich.

Zu finden in den finanziellen oder organisatorischen Zuordnungsdetails des Stellensatzes innerhalb des HR- oder ERP-Systems.

Der Manager Name identifiziert die Person, die den Mitarbeiter in der neuen Position betreuen wird. Dies ist oft die Person, die die Anfrage initiiert und ein wichtiger Stakeholder im Genehmigungs- und Rekrutierungsprozess ist.\n\nDieses Attribut ist zentral für das Dashboard 'Analyse von Genehmigungsengpässen'. Durch die Gruppierung von Aktivitäten nach Manager ist es möglich, Personen zu identifizieren, die Prozessengpässe darstellen könnten, sei es aufgrund von Arbeitsbelastung oder eines Bedarfs an zusätzlicher Schulung. Es hilft auch, die Beteiligung auf Managementebene und Entscheidungsmuster innerhalb des Prozesses zu verstehen.

Es identifiziert den wichtigsten Stakeholder für die Stelle und ermöglicht die Analyse von Genehmigungsverzögerungen und managerspezifischen Prozessmustern.

Zu finden in den Stellendetails, oft als Teil der Berichtsstruktur oder der organisatorischen Zuordnung.

Der Stellenstatus gibt den Zustand der Stelle innerhalb ihres Lebenszyklus an. Dieses Attribut ist dynamisch und ändert sich, wenn die Stelle den Prozess durchläuft. Zum Beispiel könnte eine Stelle als 'Genehmigung ausstehend' beginnen, sich zu 'Offen – Rekrutierung' bewegen, dann 'Besetzt' und schließlich 'Geschlossen' werden.\n\nDieses Attribut ist essentiell für die statusbasierte Analyse und für Dashboards wie 'Analyse veralteter und inaktiver Stellen'. Durch die Analyse der Verweildauer in jedem Status können Organisationen Engpässe identifizieren, wie z. B. Stellen, die zu lange im Status 'Offen' verharren. Es hilft auch bei der Kapazitätsplanung und dem Verständnis des allgemeinen Zustands der Personalpipeline.

Es ermöglicht die Analyse, wie lange Stellen in jedem Zustand verbleiben, was entscheidend ist, um veraltete Stellen zu identifizieren und die Personalplanung zu steuern.

Typischerweise im Hauptpositionsdatensatz gespeichert und aktualisiert, wenn statusändernde Aktivitäten auftreten.

Der Änderungsgrund erfasst die Erklärung für spezifische, oft nicht-standardisierte Ereignisse im Prozess. Dies umfasst Gründe für die Ablehnung eines Antrags, die Begründung für eine Neuklassifizierung oder Kommentare, die bei der Rücksendung eines Antrags an den Initiator zur Änderung angegeben werden.\n\nDiese qualitativen Daten sind äußerst wertvoll für die Ursachenanalyse. Sie liefern das 'Warum' hinter Prozessabweichungen. Zum Beispiel kann die Analyse von Ablehnungsgründen häufige Probleme bei Stellenanträgen aufzeigen, wie fehlende Budgetinformationen oder unklare Stellenbeschreibungen. Diese Erkenntnis ist entscheidend für die Verbesserung der 'First-Pass Yield Rate' und die Reduzierung der 'Position Rework Rate'.

Es liefert entscheidenden Kontext zum Verständnis von Nacharbeiten, Ablehnungen und anderen Abweichungen und ermöglicht eine gezielte Ursachenanalyse sowie Prozessverbesserung.

In der Regel in Kommentarfeldern, Notizen oder spezifischen Begründungsfeldern zu finden, die mit Ablehnungs-, Nacharbeits- oder Änderungs-Transaktionen verbunden sind.

Eine Job Family ist eine Klassifizierung, die verwandte Berufsbezeichnungen zusammenfasst. Zum Beispiel könnten 'Software Engineer', 'QA Tester' und 'DevOps Engineer' alle zur Job Family 'Engineering' gehören. Dies ermöglicht es, Stellen auf einer breiteren Ebene als nur der spezifischen Berufsbezeichnung zu kategorisieren und zu analysieren.\n\nDie Verwendung von Job Family in einer Analyse ermöglicht eine strategische Sicht auf Personalentwicklungstrends und Prozesseffizienzen. Sie kann Organisationen dabei helfen, den Lebenszyklus des Stellenmanagements über verschiedene Funktionen hinweg zu vergleichen, beispielsweise 'Finanzen' versus 'IT'. Dies kann funktionsspezifische Engpässe oder Best Practices aufzeigen und die strategische Personalplanung unterstützen.

Es ermöglicht eine High-Level-Analyse durch die Gruppierung ähnlicher Stellen, was zum Verständnis von Prozesstrends über verschiedene Unternehmensfunktionen hinweg beiträgt.

Definiert im Stellenkatalog oder der Architektur der Organisation und als Attribut im Stellenprofil oder Stellensatz gespeichert.

Das Attribut 'Standort' gibt das Büro, die Stadt, das Bundesland oder das Land an, das mit einer Position verbunden ist. Diese geografischen Informationen sind entscheidend, um regionale Unterschiede in Einstellungsprozessen und der Personalverteilung zu verstehen.

Die Analyse des Prozesses nach Standort kann wichtige Erkenntnisse liefern. So können beispielsweise Unterschiede in den Durchlaufzeiten aufgrund lokaler Arbeitsmarktbedingungen, variierende Genehmigungshierarchien in verschiedenen Ländern oder Compliance-Anforderungen aufgedeckt werden, die in bestimmten Regionen zusätzliche Prozessschritte erfordern. Diese Analyse unterstützt globale Prozessstandardisierungsbemühungen und ermöglicht gleichzeitig notwendige lokale Anpassungen.

Es ermöglicht eine geografische Analyse, um regionale Unterschiede in Prozesseffizienz, Einstellungsbedarf und Compliance-Anforderungen aufzudecken.

Gespeichert in den Stammdaten der Stelle als Teil der Organisationsdetails.

Die Anforderungs-ID (Requisition ID) dient als Brücke zwischen dem Stellenmanagement- und dem Rekrutierungsprozess. Sobald eine Position genehmigt und bereit zur Besetzung ist, wird in der Regel eine Stellenanforderung erstellt, um Einstellungsaktivitäten formal einzuleiten.

Die Einbeziehung dieser Kennung ist entscheidend, um eine echte End-to-End-Sicht auf den Hire-to-Retire-Zyklus zu erhalten. Sie ermöglicht die Verbindung der Daten zur Stellenerstellung und -genehmigung mit nachgelagerten Rekrutierungsdaten, wie Kandidatenfindung, Vorstellungsgesprächen und Angeboten. Diese Verknüpfung ermöglicht eine umfassende Analyse der gesamten Time-to-Fill, von der ersten Anfrage bis zum Startdatum eines Kandidaten.

Es verknüpft die Stelle mit dem Rekrutierungsprozess und ermöglicht eine umfassendere End-to-End-Analyse des gesamten Talent-Acquisition-Lebenszyklus.

Typischerweise vom Applicant Tracking System (ATS) oder Rekrutierungsmodul generiert und mit dem Positionsdatensatz im zentralen HRIS verknüpft.