Votre modèle de données pour la gestion des postes (de l'embauche au départ)

L'heure de l'événement est l'horodatage qui enregistre le moment exact où une activité a eu lieu. Il fournit le contexte chronologique de l'ensemble du processus, permettant aux événements d'être ordonnés correctement pour reconstituer le flux de processus tel qu'il s'est déroulé.

Cet horodatage est la base de toutes les analyses temporelles. Il est utilisé pour calculer les temps de cycle entre les activités, identifier la durée des étapes d'approbation et mesurer le délai global entre la création et la pourvoi d'un poste. Des horodatages précis sont essentiels pour des tableaux de bord comme « Temps de cycle de gestion des postes » et des KPI tels que « Temps de cycle moyen d'approbation des postes ».

Il est essentiel pour ordonner les événements chronologiquement et calculer toutes les métriques basées sur la durée, telles que les temps de cycle et les délais.

Généralement trouvé dans les journaux système, les enregistrements de transactions, ou les champs de date de création et de modification de documents au sein du système source.

L'ID du poste est une clé unique attribuée à chaque poste pour le distinguer de tous les autres. Il constitue le fil conducteur qui relie toutes les activités et les événements liés au cycle de vie d'un poste, de sa demande initiale à sa clôture finale.

En process mining, chaque journal d'événements doit comporter un identifiant de cas pour regrouper les activités connexes en une seule instance de processus. En utilisant l'ID du poste comme ID de cas, les analystes peuvent retracer le parcours complet de chaque poste, de bout en bout. Cela permet de visualiser les flux de processus, de calculer les temps de cycle pour des postes individuels et d'identifier les chemins communs ou les déviations.

Il est essentiel de regrouper toutes les activités connexes en une seule instance de processus, permettant l'analyse de bout en bout du cycle de vie de chaque poste.

Généralement trouvé dans l'en-tête ou l'enregistrement principal d'un module de gestion des postes ou de système d'information sur les ressources humaines (SIRH).

Le Nom de l'activité décrit une seule étape ou action entreprise au cours du cycle de vie de la gestion des postes. Ces activités constituent les éléments fondamentaux de la carte de processus, représentant des événements clés tels que « Demande de poste initiée », « Approbation budgétaire reçue » ou « Poste fermé ».

Pour l'analyse, le suivi de ces activités permet la visualisation de l'ensemble du flux de processus. Il aide à identifier la séquence des événements, à découvrir les variantes de processus et à localiser les goulots d'étranglement ou les boucles de retouche, comme les activités répétées de « Demande de poste envoyée pour retouche ». La clarté et la cohérence des noms d'activités sont cruciales pour construire un modèle de processus précis et compréhensible.

Cet attribut est fondamental pour la construction de la cartographie des processus, l'identification des goulots d'étranglement et la compréhension de la séquence des événements dans le cycle de vie du poste.

Généré à partir des journaux d'événements, des tableaux de changement de statut ou des codes de transaction au sein du système RH ou de gestion des postes.

Cet attribut enregistre la dernière mise à jour du jeu de données à partir du système source. Il s'agit d'un champ de métadonnées qui fournit un contexte important sur la fraîcheur et l'actualité des données analysées.

Les analystes utilisent ces informations pour comprendre la période couverte par l'analyse et pour confirmer qu'ils travaillent avec les données les plus récentes disponibles. Pour une surveillance continue des processus, connaître la date de la dernière mise à jour est essentiel pour garantir que les dashboards et les KPI reflètent l'état actuel des opérations et que toutes les conclusions tirées sont basées sur des informations opportunes.

Il informe les analystes sur l'actualité des données, garantissant que l'analyse est pertinente et basée sur les informations les plus récentes disponibles.

Cet horodatage est généralement généré et stocké pendant le processus d'extraction, de transformation et de chargement (ETL) des données.

L'attribut « Système source » identifie l'origine des données de processus. Dans de nombreuses organisations, le processus de l'embauche au départ couvre plusieurs applications, par exemple, un système RH central pour la gestion des postes et un système de suivi des candidatures (ATS) distinct pour le recrutement.

La spécification du système source est cruciale lors de la combinaison de données provenant de différentes sources pour créer une vue unifiée du processus. Elle aide à la validation des données, à la résolution des problèmes d'intégration et à la compréhension de la manière dont les différents systèmes contribuent au processus global. Cela peut révéler des retards ou des divergences de données qui se produisent lors des transferts entre systèmes.

Il fournit un contexte sur l'origine des données, ce qui est crucial pour la validation des données et pour l'analyse des processus qui s'étendent sur plusieurs systèmes intégrés.

Ces informations sont généralement disponibles dans les métadonnées de l'extraction de données ou peuvent être ajoutées comme valeur statique lors de la transformation des données.

Le Centre de coûts est une dimension financière qui relie un poste à une entité budgétaire spécifique au sein du plan comptable de l'organisation. Il est utilisé pour la planification financière, la budgétisation et le reporting liés aux effectifs et aux dépenses de personnel.

Du point de vue du Process Mining, le Centre de coûts permet d'analyser le processus de gestion des postes sous un angle financier. Il peut aider à identifier si certains centres de coûts connaissent des changements de poste plus fréquents, ont des délais d'approbation plus longs ou sont associés à des coûts de recrutement plus élevés. Ceci est particulièrement utile pour l'analyse du respect du budget et la compréhension de l'impact financier des décisions de gestion des postes.

Il relie le poste à une entité financière, permettant l'analyse de la performance du processus et des coûts par domaine budgétaire.

Trouvé dans les détails d'affectation financière ou organisationnelle de l'enregistrement du poste au sein du système RH ou ERP.

L'attribut Service fournit un contexte organisationnel en attribuant chaque poste à une partie spécifique de l'entreprise, telle que la « Finance », l'« Ingénierie » ou les « Ventes ». Cela permet la segmentation et la comparaison du processus de gestion des postes entre différents domaines de l'entreprise.

En analyse, le filtrage ou le regroupement par service est une technique puissante. Il aide à identifier les variations de performance des processus, telles que des temps d'approbation plus longs ou des taux de retouche plus élevés dans certains services. Cette information peut guider des initiatives d'amélioration de processus ciblées et mettre en évidence les meilleures pratiques dans les services performants qui peuvent être partagées à travers l'organisation.

Il permet la comparaison des processus entre différentes unités commerciales, aidant à identifier les variations en termes d'efficacité, de conformité et de coût.

Trouvé dans les données de base du poste ou le module de gestion organisationnelle du système RH.

Alors que l'heure de l'événement marque le début d'une activité, l'heure de fin marque son achèvement. La différence entre les deux représente le temps de traitement ou la durée de cette tâche spécifique. Pour les événements instantanés, l'heure de fin peut être la même que l'heure de début.

En analyse, cet attribut est vital pour identifier les activités spécifiques qui consomment le plus de temps au sein du processus. Il aide à identifier les étapes inefficaces et soutient une analyse détaillée des goulots d'étranglement. Par exemple, en analysant l'heure de fin des étapes d'approbation, les organisations peuvent déterminer quelles approbations prennent le plus de temps et concentrer leurs efforts d'amélioration en conséquence.

Il permet le calcul du temps de traitement pour les activités individuelles, aidant à identifier quelles tâches spécifiques sont les plus chronophages.

Souvent trouvé à côté de l'heure de début dans les journaux d'événements du système ou les données de transaction. Il peut également être dérivé comme l'heure de début de l'événement subséquent.

Le nom d'utilisateur identifie l'employé individuel, tel qu'un manager, un partenaire RH ou un responsable budgétaire, qui a exécuté une tâche particulière dans le processus. Il peut s'agir de la personne qui a demandé un poste, approuvé une étape ou modifié les détails du poste.

Cet attribut est essentiel pour toute analyse liée à la performance des ressources, à la répartition de la charge de travail et à la conformité. Il permet de répondre à des questions telles que « Quels utilisateurs traitent le plus de demandes ? » ou « Y a-t-il des retards associés à des approbateurs spécifiques ? ». Il est également utilisé dans l'analyse de la ségrégation des tâches pour garantir que les tâches critiques ne sont pas effectuées par la même personne.

Il permet l'analyse de la répartition de la charge de travail, de la performance des utilisateurs et de la conformité, aidant à identifier les besoins en formation ou les contraintes de ressources.

Généralement disponible dans les détails des transactions, les journaux de modifications ou les pistes d'audit, souvent lié via un ID utilisateur.

Le Nom du responsable identifie la personne qui supervisera l'employé dans le nouveau poste. Il s'agit souvent de la personne qui initie la demande et est un acteur clé dans le processus d'approbation et de recrutement.

Cet attribut est central pour le tableau de bord « Analyse des goulots d'étranglement d'approbation ». En regroupant les activités par responsable, il est possible d'identifier les individus qui peuvent être des goulots d'étranglement du processus, soit en raison de la charge de travail, soit d'un besoin de formation supplémentaire. Il aide également à comprendre l'implication de la direction et les modèles de prise de décision au sein du processus.

Il identifie l'intervenant clé pour le poste, permettant l'analyse des retards d'approbation et des modèles de processus spécifiques au responsable.

Trouvé dans les détails du poste, souvent dans le cadre de la structure de reporting ou de l'affectation organisationnelle.

Le statut du poste indique l'état du poste au sein de son cycle de vie. Cet attribut est dynamique et change à mesure que le poste progresse dans le processus. Par exemple, un poste peut commencer comme « En attente d'approbation », passer à « Ouvert - Recrutement », puis « Pourvu », et enfin « Fermé ».

Cet attribut est essentiel pour l'analyse basée sur le statut et pour des tableaux de bord comme « Analyse des postes obsolètes et inactifs ». En analysant le temps passé dans chaque statut, les organisations peuvent identifier les goulots d'étranglement, tels que les postes bloqués trop longtemps en statut « Ouvert ». Il aide également à la planification des capacités et à la compréhension de la santé globale du pipeline de main-d'œuvre.

Il permet d'analyser la durée pendant laquelle les postes restent dans chaque état, ce qui est crucial pour identifier les postes obsolètes et gérer la planification des effectifs.

Généralement stocké dans l'enregistrement principal du poste et mis à jour au fur et à mesure que les activités modifiant le statut se produisent.

Le Titre de poste décrit le rôle ou la fonction du poste. Bien que plusieurs postes puissent exister pour un même titre d'emploi, cet attribut fournit un contexte important sur la nature du rôle géré.

L'analyse du processus par Titre de poste ou par familles d'emplois plus larges peut révéler des schémas spécifiques à certains types de rôles. Par exemple, les rôles de cadre supérieur ou hautement spécialisés peuvent avoir des cycles d'approbation plus longs ou des processus de recrutement plus complexes par rapport aux postes de niveau débutant. Ces informations sont précieuses pour adapter les stratégies de recrutement et fixer des délais réalistes.

Il fournit un contexte sur le rôle, permettant l'analyse des différences de processus entre différents types d'emplois, niveaux ou fonctions.

Stocké dans les données de base du poste, souvent lié à un catalogue d'emplois central ou à un profil d'emploi au sein du système RH.

L'attribut « Emplacement » spécifie le bureau, la ville, l'état ou le pays associé à un poste. Ces informations géographiques sont essentielles pour comprendre les variations régionales dans les processus de recrutement et la répartition de la main-d'œuvre.

L'analyse du processus par emplacement peut révéler des informations importantes. Par exemple, elle peut mettre en évidence des différences de temps de cycle dues aux conditions du marché du travail local, des hiérarchies d'approbation variées selon les pays, ou des exigences de conformité qui ajoutent des étapes au processus dans certaines régions. Cette analyse soutient les efforts de standardisation des processus globaux tout en s'adaptant aux variations locales nécessaires.

Il permet une analyse géographique pour découvrir les différences régionales en matière d'efficacité des processus, de demande d'embauche et d'exigences de conformité.

Stocké dans les données de base du poste en tant que partie des détails organisationnels.

Une famille d'emplois est une classification qui regroupe des titres de postes connexes. Par exemple, « Ingénieur logiciel », « Testeur QA » et « Ingénieur DevOps » peuvent tous appartenir à la famille d'emplois « Ingénierie ». Cela offre un moyen de catégoriser et d'analyser les postes à un niveau plus large que le titre de poste spécifique.

L'utilisation de la famille d'emplois dans une analyse permet une vue stratégique des tendances de la main-d'œuvre et de l'efficacité des processus. Elle peut aider les organisations à comparer le cycle de vie de la gestion des postes entre différentes fonctions, telles que la « Finance » et l'« IT ». Cela peut révéler des goulots d'étranglement ou des meilleures pratiques spécifiques à une fonction et éclairer la planification stratégique des effectifs.

Il permet une analyse de haut niveau en regroupant des emplois similaires, ce qui aide à comprendre les tendances des processus au sein des différentes fonctions de l'entreprise.

Défini dans le catalogue d'emplois ou l'architecture de l'organisation, et stocké comme un attribut sur le profil d'emploi ou l'enregistrement du poste.

L'ID de la demande de poste (Requisition ID) sert de pont entre le processus de gestion des postes et le processus de recrutement. Une fois qu'un poste est approuvé et prêt à être pourvu, une demande d'emploi est généralement créée pour initier formellement les activités de recrutement.

L'inclusion de cet identifiant est cruciale pour obtenir une vue réelle de bout en bout du cycle de l'embauche au départ. Il permet de connecter les données de création et d'approbation des postes avec les données de recrutement en aval, telles que la recherche de candidats, les entretiens et les offres. Cette liaison permet une analyse complète du temps total nécessaire pour pourvoir un poste, de la demande initiale à la date de début d'un candidat.

Il relie le poste au processus de recrutement, permettant une analyse de bout en bout plus large de l'ensemble du cycle de vie de l'acquisition de talents.

Généralement généré par le système de suivi des candidatures (ATS) ou le module de recrutement et lié à l'enregistrement du poste dans le SIRH central.

La Raison du changement capture l'explication d'événements spécifiques, souvent non standard, dans le processus. Cela inclut les raisons du rejet d'une demande, la justification d'un reclassement, ou les commentaires fournis lorsqu'une demande est renvoyée à l'initiateur pour modifications.

Ces données qualitatives sont extrêmement précieuses pour l'analyse des causes profondes. Elles fournissent le « pourquoi » derrière les déviations de processus. Par exemple, l'analyse des raisons de rejet peut mettre en évidence des problèmes courants avec les demandes de poste, tels que des informations budgétaires manquantes ou des descriptions de poste peu claires. Cette information est essentielle pour améliorer le « Taux de rendement du premier passage » et réduire le « Taux de retouche de poste ».

Il fournit un contexte crucial pour comprendre les retouches, les rejets et autres déviations, permettant une analyse des causes profondes ciblée et une amélioration des processus.

Généralement trouvé dans les champs de commentaires, les notes ou les champs de codes de motif spécifiques associés aux transactions de rejet, de rework ou de modification.