Uw Hire to Retire - Functiebeheer Data Template

De Activity Name beschrijft een enkele stap of actie binnen de position management lifecycle. Deze activities vormen de building blocks van de process map, en vertegenwoordigen key events zoals 'Position Request Initiated', 'Budget Approval Received' of 'Position Closed'.

Voor analyse maakt het volgen van deze activities de visualisatie van de gehele process flow mogelijk. Het helpt de sequence of events te identificeren, process variants te ontdekken en bottlenecks of rework loops te lokaliseren, zoals herhaalde 'Position Request Sent For Rework' activities. De duidelijkheid en consistentie van activity names zijn cruciaal voor het bouwen van een accurate en begrijpelijke process model.

Dit attribute is fundamenteel voor het construeren van de proceskaart, het identificeren van bottlenecks en het begrijpen van de sequentie van events in de functielebenscyclus.

Gegenereerd uit event logs, statuswijzigingstabellen of transactiecodes binnen het HR- of position management systeem.

De Position ID is een unieke sleutel die aan elke functie wordt toegekend om deze van alle andere te onderscheiden. Het fungeert als de rode draad die alle activiteiten en events verbindt die gerelateerd zijn aan de levenscyclus van een enkele functie, van de initiële aanvraag tot de uiteindelijke afsluiting.

In process mining moet elke event log een case identifier hebben om gerelateerde activiteiten te groeperen in een enkele procesinstantie. Door de Position ID als Case ID te gebruiken, kunnen analisten het volledige end-to-end traject van elke functie volgen. Dit maakt de visualisatie van processtromen, de berekening van doorlooptijden voor individuele functies en de identificatie van gemeenschappelijke paden of afwijkingen mogelijk.

Het is essentieel voor het groeperen van alle gerelateerde activities in een enkele process instance, waardoor een end-to-end analysis van de levenscyclus van elke positie mogelijk is.

Doorgaans te vinden in de header of primaire record van een functiebeheer- of human resources information system (HRIS) module.

Event Time is de timestamp die het exacte moment vastlegt waarop een activity plaatsvond. Het biedt de chronologische context voor het hele proces, waardoor events correct kunnen worden geordend om de process flow te reconstrueren zoals deze zich heeft voorgedaan.

Deze timestamp is de basis voor alle tijdgebonden analyse. Het wordt gebruikt om cycle times tussen activities te berekenen, de duur van goedkeuringsstappen te identificeren en de algehele lead time van positiecreatie tot invulling te meten. Nauwkeurige timestamps zijn essentieel voor dashboards zoals 'Position Management Cycle Time' en KPIs zoals 'Average Position Approval Cycle Time'.

Het is essentieel voor het chronologisch ordenen van events en het berekenen van alle op duur gebaseerde metrics, zoals cycle times en lead times.

Meestal te vinden in systeemlogs, transactierecords of aanmaak- en wijzigingsdatumvelden voor documenten binnen het source system.

Het Source System attribute identificeert de herkomst van de process data. In veel organisaties omvat het hire-to-retire proces meerdere applicaties, bijvoorbeeld een kern-HR-systeem voor functiebeheer en een afzonderlijk applicant tracking system (ATS) voor werving.

Het specificeren van het source system is cruciaal bij het combineren van data uit verschillende bronnen om een uniform procesoverzicht te creëren. Het helpt bij datavalidatie, het oplossen van integratieproblemen en het begrijpen hoe verschillende systemen bijdragen aan het algehele proces. Dit kan vertragingen of dataafwijkingen onthullen die optreden bij systeemoverdrachten.

Het biedt context over data origin, wat cruciaal is voor data validation en voor het analyseren van processen die meerdere geïntegreerde systemen omvatten.

Deze informatie is doorgaans beschikbaar in de metadata van de data extract of kan als statische waarde worden toegevoegd tijdens data transformation.

Dit attribute registreert wanneer de dataset voor het laatst is bijgewerkt vanuit het source system. Het is een metadata field dat belangrijke context biedt over de actualiteit en validiteit van de data die wordt geanalyseerd.

Analisten gebruiken deze informatie om het tijdsbestek van de analyse te begrijpen en te bevestigen dat ze werken met de meest recente beschikbare data. Voor doorlopende process monitoring is het essentieel om de laatste update timestamp te kennen om ervoor te zorgen dat dashboards en KPI's de huidige operationele status weergeven en dat alle conclusies gebaseerd zijn op tijdige informatie.

Het informeert analisten over de actualiteit van de data, wat garandeert dat de analyse relevant is en gebaseerd is op de meest recente beschikbare informatie.

Deze timestamp wordt doorgaans gegenereerd en opgeslagen tijdens het dataextractie- en transformatie (ETL) proces.

Het Department attribute biedt organisatorische context door elke positie toe te wijzen aan een specifiek deel van het business, zoals 'Finance', 'Engineering' of 'Sales'. Dit maakt de segmentatie en vergelijking van het position management proces over verschillende afdelingen van het company mogelijk.

In analyse is filtering of grouping per afdeling een krachtige techniek. Het helpt om variaties in process performance te identificeren, zoals langere approval times of hogere rework rates in bepaalde afdelingen. Dit inzicht kan gerichte process improvement initiatives sturen en best practices in high-performing departments benadrukken die binnen de organisatie kunnen worden gedeeld.

Het maakt procesvergelijking over verschillende business units mogelijk, wat helpt bij het identificeren van variaties in efficiëntie, compliance en kosten.

Te vinden in de position master data of de module organisatiebeheer van het HR-systeem.

Terwijl de Event Time het begin van een activiteit markeert, markeert de End Time de voltooiing ervan. Het verschil tussen de twee vertegenwoordigt de verwerkingstijd of duur van die specifieke taak. Voor events die ogenblikkelijk zijn, kan de End Time hetzelfde zijn als de Start Time.

In analyse is dit attribute essentieel voor het pinpointen van welke specifieke activiteiten de meeste tijd verbruiken binnen het proces. Het helpt bij het identificeren van inefficiënte stappen en ondersteunt gedetailleerde bottleneckanalyse. Door bijvoorbeeld de End Time van goedkeuringsstappen te analyseren, kunnen organisaties bepalen welke goedkeuringen het langst duren en hun verbeteringsinspanningen hierop richten.

Het maakt de berekening van de verwerkingstijd voor individuele activities mogelijk, wat helpt bij het identificeren welke specifieke taken het meest tijdrovend zijn.

Vaak te vinden naast de starttijd in system event logs of transaction data. Het kan ook worden afgeleid als de starttijd van de daaropvolgende event.

De Job Title beschrijft de rol of functie van de positie. Hoewel er meerdere posities kunnen bestaan voor een enkele job title, biedt dit attribute belangrijke context over de aard van de rol die wordt beheerd.

Het analyseren van het proces per Job Title of per bredere job families kan patterns onthullen die specifiek zijn voor bepaalde types of roles. Bijvoorbeeld, senior of highly specialized roles kunnen langere approval cycles of complexere recruitment processes hebben vergeleken met entry-level positions. Deze informatie is waardevol voor het tailoring recruitment strategies en het setting realistic timelines.

Het biedt context over de rol, wat analyse van procesverschillen tussen diverse functietypen, niveaus of functies mogelijk maakt.

Opgeslagen in de position master data, vaak gekoppeld aan een centrale job catalog of job profile binnen het HR-systeem.

De Gebruikersnaam identificeert de individuele medewerker, zoals een manager, HR business partner of budgethouder, die een specifieke taak in het proces heeft uitgevoerd. Dit kan de persoon zijn die een functie heeft aangevraagd, een stap heeft goedgekeurd of functiedetails heeft gewijzigd.

Dit attribute is cruciaal voor elke analyse met betrekking tot resourceprestaties, werklastverdeling en compliance. Het helpt vragen te beantwoorden zoals 'Welke gebruikers behandelen de meeste aanvragen?' of 'Zijn er vertragingen gekoppeld aan specifieke goedkeurders?'. Het wordt ook gebruikt bij de analyse van segregation of duties om ervoor te zorgen dat kritieke taken niet door dezelfde persoon worden uitgevoerd.

Het maakt analyse van workloadverdeling, gebruikersprestaties en compliance mogelijk, wat helpt bij het identificeren van training needs of resource constraints.

Doorgaans beschikbaar in transactiedetails, change logs of audit trails, vaak gekoppeld via een User ID.

De Cost Center is een financiële dimensie die een positie koppelt aan een specifieke budget entity binnen het grootboek van de organisatie. Het wordt gebruikt voor financial planning, budgettering en reporting met betrekking tot headcount en personnel expenses.

Vanuit een process mining view maakt de Cost Center analyse van het position management proces mogelijk via een financiële lens. Het kan helpen identificeren of bepaalde cost centers vaker position changes ervaren, langere approval times hebben, of geassocieerd zijn met hogere recruitment costs. Dit is met name nuttig voor budget adherence analysis en het begrijpen van de financiële impact van position management beslissingen.

Het koppelt de positie aan een financiële entiteit, wat analyse van process performance en kosten per budgetgebied mogelijk maakt.

Te vinden in de financiële of organisatorische toewijzingsdetails van het positie record binnen het HR- of ERP-systeem.

Manager Name identificeert de persoon die de medewerker in de nieuwe positie zal aansturen. Dit is vaak de persoon die de aanvraag initieert en een key stakeholder is in het goedkeurings- en wervingsproces.

Dit attribute is cruciaal voor het dashboard 'Approval Bottleneck Analysis'. Door activities per manager te groeperen, is het mogelijk om individuen te identificeren die proces bottlenecks kunnen zijn, hetzij door workload of een behoefte aan aanvullende training. Het helpt ook bij het begrijpen van management-level betrokkenheid en decision-making patterns binnen het proces.

Het identificeert de key stakeholder voor de positie, wat analyse van goedkeuringsvertragingen en managerspecifieke procespatronen mogelijk maakt.

Te vinden in de positiedetails, vaak als onderdeel van de rapportagestructuur of organisatorische toewijzing.

Position Status geeft de toestand van de positie binnen haar levenscyclus aan. Dit attribute is dynamisch en verandert naarmate de positie door het proces beweegt. Zo kan een positie beginnen als 'Pending Approval', vervolgens naar 'Open - Recruiting' gaan, dan 'Filled' en ten slotte 'Closed'.

Dit attribute is essentieel voor statusgebaseerde analyse en voor dashboards zoals 'Stale and Inactive Position Analysis'. Door de tijd die in elke status wordt doorgebracht te analyseren, kunnen organisaties bottlenecks identificeren, zoals posities die te lang in een 'Open' status blijven hangen. Het helpt ook bij capacity planning en het begrijpen van de algehele gezondheid van de workforce pipeline.

Het maakt analyse mogelijk van hoe lang posities in elke state blijven, wat cruciaal is voor het identificeren van verouderde posities en het beheren van workforce planning.

Doorgaans opgeslagen in de hoofdfunctierecord en bijgewerkt naarmate statuswijzigende activiteiten plaatsvinden.

De Requisition ID dient als een brug tussen het functiebeheerproces en het wervingsproces. Zodra een functie is goedgekeurd en klaar is om te worden ingevuld, wordt doorgaans een vacatureaanvraag aangemaakt om wervingsactiviteiten formeel te starten.

Het opnemen van deze identificatie is cruciaal voor het verkrijgen van een echt end-to-end beeld van de hire-to-retire cyclus. Het maakt de verbinding mogelijk van data over functiecreatie en goedkeuring met stroomafwaartse wervingsdata, zoals kandidaatwerving, interviews en aanbiedingen. Deze koppeling maakt een uitgebreide analyse mogelijk van de totale time-to-fill, van de initiële aanvraag tot de startdatum van een kandidaat.

Het koppelt de positie aan het wervingsproces, wat een bredere end-to-end analysis van de gehele talent acquisition lifecycle mogelijk maakt.

Doorgaans gegenereerd door het Applicant Tracking System (ATS) of de wervingsmodule en gekoppeld aan de functierecord in het kern-HRIS.

Een Job Family is een classificatie die gerelateerde functietitels groepeert. Zo kunnen 'Software Engineer', 'QA Tester' en 'DevOps Engineer' allemaal tot de Job Family 'Engineering' behoren. Dit biedt een manier om posities te categoriseren en te analyseren op een breder niveau dan de specifieke functietitel.

Het gebruik van Job Family in een analyse maakt een strategische kijk op workforce trends en procesefficiëntie mogelijk. Het kan organisaties helpen de levenscyclus van Position Management te vergelijken tussen verschillende functies, zoals 'Finance' versus 'IT'. Dit kan functiespecifieke bottlenecks of best practices aan het licht brengen en strategische workforce planning onderbouwen.

Het maakt high-level analysis mogelijk door vergelijkbare functies te groeperen, wat helpt bij het begrijpen van process trends binnen verschillende corporate functions.

Gedefinieerd in de functiecatalogus of architectuur van de organisatie, en opgeslagen als een attribute op het functieprofiel of positie record.

Het Location attribute geeft het kantoor, de stad, staat of het land aan dat bij een functie hoort. Deze geografische informatie is essentieel om regionale verschillen in wervingsprocessen en personeelsverdeling te begrijpen.

Het analyseren van het proces per locatie kan belangrijke inzichten opleveren. Zo kan het verschillen in doorlooptijden onthullen als gevolg van lokale arbeidsmarktomstandigheden, variërende goedkeuringshiërarchieën in verschillende landen, of compliance-vereisten die extra stappen toevoegen aan het proces in bepaalde regio's. Deze analyse ondersteunt wereldwijde processtandaardisatie, terwijl noodzakelijke lokale variaties worden geaccommodeerd.

Het maakt geografische analyse mogelijk om regionale verschillen in procesefficiëntie, hiring demand en compliancevereisten te ontdekken.

Opgeslagen in de position master data als onderdeel van de organisatorische details.

De Change Reason legt de verklaring vast voor specifieke, vaak niet-standaard, events in het proces. Dit omvat redenen voor het afwijzen van een aanvraag, de motivering voor een herclassificatie, of comments die zijn verstrekt wanneer een aanvraag wordt teruggestuurd naar de initiator voor wijzigingen.

Deze kwalitatieve data is uiterst waardevol voor root cause analysis. Het biedt het 'waarom' achter procesafwijkingen. Het analyseren van rejection reasons kan bijvoorbeeld veelvoorkomende issues met position requests aan het licht brengen, zoals ontbrekende budgetinformatie of onduidelijke job descriptions. Dit inzicht is key tot het verbeteren van de 'First-Pass Yield Rate' en het verminderen van de 'Position Rework Rate'.

Het biedt cruciale context voor het begrijpen van rework, afkeuringen en andere afwijkingen, wat gerichte root cause analysis en procesverbetering mogelijk maakt.

Meestal te vinden in opmerkingenvelden, notities of specifieke reden code velden die geassocieerd zijn met afwijzing, rework of modificatietransacties.