Seu Template de Dados de Gestão de Posições - Hire to Retire

O ID da Posição é uma chave exclusiva atribuída a cada posição para diferenciá-la das demais. Ele funciona como o fio condutor que conecta todas as atividades e eventos relacionados ao ciclo de vida de uma única posição, desde a solicitação inicial até o seu encerramento.

No Process Mining, todo Event Log deve ter um identificador de caso para agrupar atividades relacionadas em uma única instância de processo. Ao usar o ID da Posição como Case ID, os analistas podem rastrear toda a jornada de ponta a ponta de cada posição. Isso permite a visualização dos fluxos do processo, o cálculo dos tempos de ciclo para posições individuais e a identificação de caminhos comuns ou desvios.

É essencial para agrupar todas as atividades relacionadas em uma única instância de processo, permitindo a análise de ponta a ponta do ciclo de vida de cada posição.

Geralmente encontrado no cabeçalho ou registro principal de um módulo de gestão de posições ou sistema de informações de recursos humanos (HRIS).

O Nome da Atividade descreve um passo ou ação no ciclo de vida da gestão de posições. São os blocos de construção do mapa de processos, representando eventos como 'Solicitação de Posição Iniciada' ou 'Posição Fechada'.

Rastrear essas atividades permite visualizar todo o fluxo. Ajuda a identificar a sequência, descobrir variantes e localizar gargalos ou loops de retrabalho, como 'Solicitação de Posição Enviada para Retrabalho'. Nomes de atividades claros e consistentes são cruciais para um modelo de processo preciso.

Este atributo é fundamental para a construção do mapa de processos, identificação de gargalos e compreensão da sequência de eventos no ciclo de vida da posição.

Gerado a partir de logs de eventos, tabelas de mudança de status ou códigos de transação no sistema de RH ou gestão de posições.

Event Time é o timestamp que registra o momento exato em que uma atividade ocorreu. Ele fornece o contexto cronológico para todo o processo, permitindo ordenar os eventos corretamente para reconstruir o fluxo como ele aconteceu.

Este timestamp é a base de todas as análises temporais. Ele é usado para calcular tempos de ciclo entre atividades, identificar a duração de etapas de aprovação e medir o lead time total da criação ao preenchimento da vaga. Timestamps precisos são cruciais para dashboards como o 'Tempo de Ciclo da Gestão de Posições' e KPIs como 'Tempo Médio de Ciclo de Aprovação da Posição'.

É essencial para ordenar os eventos cronologicamente e calcular todas as métricas de duração, como tempos de ciclo e lead times.

Geralmente encontrado em logs do sistema, registros de transações ou campos de data de criação e alteração de documentos no sistema de origem.

O atributo Sistema de Origem identifica a procedência dos dados do processo. Em muitas organizações, o processo hire-to-retire abrange várias aplicações, por exemplo, um sistema de RH principal para a gestão de posições e um sistema de acompanhamento de candidatos (ATS) separado para o recrutamento.

Especificar o sistema de origem é crucial ao combinar dados de diferentes fontes para criar uma visão unificada do processo. Isso ajuda na validação de dados, na resolução de problemas de integração e na compreensão de como diferentes sistemas contribuem para o processo geral, podendo revelar atrasos ou discrepâncias de dados que ocorrem nas transferências entre sistemas.

Fornece contexto sobre a origem dos dados, o que é crucial para validação e para analisar processos que abrangem múltiplos sistemas integrados.

Essas informações geralmente estão disponíveis nos metadados da extração de dados ou podem ser adicionadas como um valor estático durante a transformação de dados.

Este atributo registra quando o conjunto de dados foi atualizado pela última vez a partir do sistema de origem. É um campo de metadados que fornece um contexto importante sobre o quão recentes e atuais são os dados analisados.

Analistas usam essas informações para entender o período coberto pela análise e confirmar que estão trabalhando com os dados mais recentes disponíveis. Para o monitoramento contínuo de processos, saber o horário da última atualização é essencial para garantir que os Dashboards e KPIs reflitam o estado atual das operações e que as conclusões tiradas sejam baseadas em informações oportunas.

Informa aos analistas sobre a atualidade dos dados, garantindo que a análise seja relevante e baseada nas informações mais recentes.

Este timestamp é geralmente gerado e armazenado durante o processo de extração e transformação de dados (ETL).

O Centro de Custo vincula uma posição a uma entidade orçamentária para planejamento e relatórios de gastos com pessoal.

No Process Mining, o Centro de Custo permite analisar o processo sob a ótica financeira. Ajuda a identificar se certas áreas têm mudanças de cargo mais frequentes, aprovações demoradas ou custos de recrutamento mais altos. É muito útil para análise de aderência orçamentária e para entender o impacto financeiro das decisões de pessoal.

Vincula a posição a uma entidade financeira, permitindo analisar o desempenho do processo e os custos por área orçamentária.

Encontrado nos detalhes de atribuição financeira ou organizacional do registro da posição no sistema de RH ou ERP.

O atributo Departamento fornece contexto organizacional, atribuindo cada posição a uma área como 'Finanças', 'Engenharia' ou 'Vendas'. Isso permite segmentar e comparar o processo entre diferentes áreas.

Filtrar ou agrupar por departamento é uma técnica poderosa. Ajuda a identificar variações de desempenho, como aprovações mais lentas em certas áreas. Esse insight orienta melhorias focadas e destaca boas práticas de departamentos eficientes que podem ser replicadas.

Permite comparar processos em diferentes unidades de negócio, ajudando a identificar variações de eficiência, conformidade e custo.

Encontrado nos dados mestres de posição ou no módulo de gestão organizacional do sistema de RH.

Enquanto o Horário do Evento marca o início de uma atividade, o Horário de Término marca sua conclusão. A diferença entre os dois representa o tempo de processamento ou a duração dessa tarefa específica. Para eventos instantâneos, o Horário de Término pode ser o mesmo que o de Início.

Na análise, esse atributo é vital para identificar quais atividades específicas estão consumindo mais tempo no processo. Ele ajuda a identificar etapas ineficientes e apoia a análise detalhada de gargalos. Por exemplo, ao analisar o Horário de Término das etapas de aprovação, as organizações podem determinar quais aprovações demoram mais e concentrar os esforços de melhoria adequadamente.

Permite o cálculo do tempo de processamento de atividades individuais, ajudando a identificar quais tarefas específicas consomem mais tempo.

Frequentemente encontrado junto ao horário de início nos logs de eventos ou dados de transação. Também pode ser derivado do horário de início do evento seguinte.

O Nome do Gestor identifica quem supervisionará o funcionário na nova posição. Geralmente é quem inicia o pedido e é um stakeholder fundamental no processo.

Este atributo é central no dashboard de 'Análise de Gargalos de Aprovação'. Ao agrupar atividades por gestor, é possível identificar pessoas que podem ser gargalos no processo, seja por carga de trabalho ou necessidade de treinamento. Também ajuda a entender o envolvimento da gestão e os padrões de tomada de decisão.

Identifica o principal stakeholder da posição, permitindo a análise de atrasos na aprovação e padrões de processo específicos de cada gestor.

Encontrado nos detalhes da posição, frequentemente como parte da estrutura hierárquica ou atribuição organizacional.

O Nome de Usuário identifica o colaborador individual, como um gestor, parceiro de negócios de RH ou proprietário do orçamento, que executou uma tarefa específica no processo. Pode ser a pessoa que solicitou uma posição, aprovou uma etapa ou modificou detalhes da posição.

Este atributo é crítico para qualquer análise relacionada ao desempenho de recursos, distribuição de carga de trabalho e conformidade. Ajuda a responder perguntas como "Quais usuários lidam com a maioria das solicitações?" ou "Existem atrasos associados a aprovadores específicos?". Também é usado na análise de segregação de funções para garantir que tarefas críticas não sejam executadas pela mesma pessoa.

Permite analisar a distribuição de carga de trabalho, desempenho do usuário e conformidade, ajudando a identificar necessidades de treinamento ou restrições de recursos.

Geralmente disponível em detalhes de transação, logs de alteração ou trilhas de auditoria, muitas vezes vinculados por meio de um ID de Usuário.

O Status da Posição indica o estado dela em seu ciclo de vida. É dinâmico e muda conforme o processo avança. Exemplo: 'Aprovação Pendente' para 'Aberta - Recrutamento', depois 'Preenchida' e 'Fechada'.

Este atributo é essencial para dashboards como 'Análise de Posições Paradas'. Ao analisar o tempo em cada status, as empresas identificam gargalos, como posições presas no status 'Aberta'. Também ajuda no planejamento de capacidade e na saúde geral do pipeline de pessoal.

Permite analisar quanto tempo as posições permanecem em cada estado, o que é crucial para identificar posições paradas e gerenciar o planejamento de pessoal.

Geralmente armazenado no registro principal da posição e atualizado à medida que ocorrem atividades que alteram o status.

O Título do Cargo descreve a função da posição. Embora várias posições possam ter o mesmo cargo, esse atributo contextualiza a natureza da vaga.

Analisar por Título ou Família de Cargos revela padrões específicos. Cargos sêniores ou especializados podem ter aprovações mais lentas ou recrutamentos complexos em relação a posições iniciantes. Essa informação é vital para ajustar estratégias de recrutamento e definir prazos realistas.

Fornece contexto sobre a função, permitindo a análise de diferenças de processo entre diversos tipos de cargos, níveis ou áreas.

Armazenado nos dados mestres da posição, geralmente vinculado a um catálogo ou perfil de cargo central no sistema de RH.

A Família de Cargos é uma classificação que agrupa títulos de cargos relacionados. Por exemplo, 'Engenheiro de Software', 'Analista de QA' e 'Engenheiro DevOps' podem pertencer à família 'Engenharia'. Isso permite categorizar e analisar posições em um nível mais amplo do que o título específico.

Usar a Família de Cargos em uma análise permite uma visão estratégica das tendências da força de trabalho e da eficiência dos processos. Isso ajuda as organizações a comparar o ciclo de vida da gestão de posições entre diferentes funções, como 'Finanças' versus 'TI', revelando gargalos específicos ou boas práticas e orientando o planejamento estratégico de pessoal.

Permite análises de alto nível agrupando cargos semelhantes, o que ajuda a entender as tendências dos processos em diferentes funções corporativas.

Definido no catálogo ou arquitetura de cargos da organização e armazenado como um atributo no perfil do cargo ou registro da posição.

O ID da Requisição serve como uma ponte entre o processo de gestão de posições e o processo de recrutamento. Assim que uma posição é aprovada e está pronta para ser preenchida, uma requisição de vaga costuma ser criada para iniciar formalmente as atividades de contratação.

Incluir esse identificador é crucial para obter uma visão real de ponta a ponta do ciclo hire-to-retire. Ele permite conectar os dados de criação e aprovação da posição com os dados de recrutamento subsequentes, como triagem de candidatos, entrevistas e propostas. Essa ligação possibilita uma análise abrangente do time-to-fill total, desde a solicitação inicial até a data de início do candidato.

Conecta a posição ao processo de recrutamento, permitindo uma análise mais ampla de ponta a ponta de todo o ciclo de aquisição de talentos.

Geralmente gerado pelo Sistema de Acompanhamento de Candidatos (ATS) ou módulo de recrutamento e vinculado ao registro da posição no HRIS principal.

O atributo Localização especifica o escritório, cidade, estado ou país associado a uma posição. Essas informações geográficas são fundamentais para entender variações regionais nos processos de contratação e na distribuição da força de trabalho.

Analisar o processo por localização pode revelar insights importantes. Por exemplo, pode mostrar diferenças nos tempos de ciclo devido às condições do mercado de trabalho local, diferentes hierarquias de aprovação entre países ou requisitos de conformidade que adicionam etapas ao processo em certas regiões. Essa análise apoia os esforços de padronização global dos processos, respeitando as variações locais necessárias.

Permite a análise geográfica para descobrir diferenças regionais na eficiência dos processos, demanda de contratação e requisitos de conformidade.

Armazenado nos dados mestres da posição como parte dos detalhes organizacionais.

O Motivo da Mudança captura a explicação para eventos específicos. Isso inclui motivos para rejeição, justificativas de reclassificação ou comentários de devolução para o solicitante.

Esses dados qualitativos são valiosos para a análise de causa raiz. Eles explicam o 'porquê' dos desvios. Exemplo: analisar motivos de rejeição pode mostrar falhas comuns, como falta de verba ou descrições vagas. Esse insight é chave para melhorar a taxa de acerto na primeira tentativa e reduzir o retrabalho.

Fornece contexto crucial para entender retrabalho, rejeições e outros desvios, permitindo uma análise de causa raiz direcionada e melhoria de processos.

Geralmente encontrado em campos de comentários, notas ou campos de códigos de motivos específicos associados a transações de rejeição, retrabalho ou modificação.