Uw Debiteuren Datatemplate
Uw Debiteuren Datatemplate
- Aanbevolen attributen om vast te leggen
- Belangrijkste activiteiten om te volgen
- Richtlijnen voor data-extractie
Debiteurenbeheer attributes
| Naam | Omschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Activiteit
Activity
|
De specifieke event of actie die in het proces wordt uitgevoerd. | ||
|
Omschrijving
Dit attribute beschrijft de stap die in het debiteurenproces is uitgevoerd, zoals Factuur aanmaken, Deelbetaling boeken, of Factuur vereffenen. Het wordt meestal afgeleid van de transactiecode (TCODE) of specifieke wijzigingen in de documentstatus die in change log-tabellen te vinden zijn.
Het belang
Het is essentieel voor het in kaart brengen van de processtroom en het identificeren van de volgorde van
Vindplaats
Afgeleid van SAP TSTCT (Transaction Codes) of CDHDR/CDPOS (Change Documents)
Voorbeelden
Debiteurenfactuur aanmakenGedeeltelijke Betaling BoekenFactuur vereffenenDispute Case Aanmaken
|
|||
|
Factuurnummer
InvoiceNumber
|
De unieke identificatie voor de factuur of het boekhoudkundig document. | ||
|
Omschrijving
Dit attribute dient als de unieke Case ID voor het debiteurenproces. Het komt meestal overeen met het Boekhoudkundige Documentnummer (BELNR) in de SAP FI-module of het Factuurdocument (VBELN) in SD, afhankelijk van de extractielogica. Het koppelt alle volgende activiteiten zoals betalingen, geschillen en vereffening aan de oorspronkelijke financiële verplichting.
Het belang
Het is de centrale sleutel die nodig is om de end-to-end processtroom voor elke transactie te reconstrueren.
Vindplaats
SAP-tabel BKPF-BELNR of VBRK-VBELN
Voorbeelden
1400000234900004321014000002351800000099
|
|||
|
Tijdstip Gebeurtenis
EventTime
|
De `timestamp` van de activiteit. | ||
|
Omschrijving
Dit attribute registreert de exacte datum en tijd dat een activiteit plaatsvond. Voor transactionele data is dit vaak een combinatie van de Invoerdatum (CPUDT) en Invoertijd (CPUTM) uit de header tabellen. Het maakt de berekening van cyclustijden en doorlooptijden mogelijk.
Het belang
Nauwkeurige timestamps zijn cruciaal voor het berekenen van de DSO en het identificeren van knelpunten.
Vindplaats
SAP-tabel BKPF-CPUDT en BKPF-CPUTM
Voorbeelden
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-15T14:45:12Z2023-11-01T09:15:00Z
|
|||
|
Bronsysteem
SourceSystem
|
Het systeem waar de data vandaan komt. | ||
|
Omschrijving
Dit attribute identificeert de specifieke instantie van SAP S/4HANA of extern systeem waar de record is aangemaakt. Het is nuttig in landschapomgevingen met meerdere ERP-instanties om datalineage te traceren.
Het belang
Maakt scheiding van analyses mogelijk in multi-systeemomgevingen.
Vindplaats
Systeem-ID (SY-SYSID) of hardcoded tijdens extractie
Voorbeelden
SAP_S4H_PRODSAP_S4H_01LEGACY_ERP
|
|||
|
Laatste data-update
LastDataUpdate
|
De timestamp waarop de data voor het laatst is geëxtraheerd of ververst. | ||
|
Omschrijving
Dit attribute geeft aan wanneer de data in de process mining tool is geladen. Het helpt gebruikers de actualiteit van de data te begrijpen die wordt gepresenteerd in dashboards zoals Period End Reconciliation Status.
Het belang
Zorgt ervoor dat analisten weten of ze naar realtime of historische data kijken.
Vindplaats
ETL metadata
Voorbeelden
2023-11-05T00:00:00Z2023-11-05T06:00:00Z
|
|||
|
Bedrag in Lokale Valuta
AmountInLocalCurrency
|
De waarde van de factuur of betaling in de valuta van de bedrijfscode. | ||
|
Omschrijving
Dit attribute (DMBTR) bevat het financiële bedrag van de transactie. Het wordt gebruikt om de totale waarde van openstaande facturen, creditnota's en betalingen te berekenen. Het ondersteunt het Creditnota- en Correctieanalyse dashboard door de financiële waarde te bepalen.
Het belang
Vereist voor financiële impactanalyse en prioritering van waardevolle incasso's.
Vindplaats
SAP-tabel BSEG-DMBTR of ACDOCA-DMBTR
Voorbeelden
1500.00250.5010000.00
|
|||
|
Bedrijfscode
CompanyCode
|
De financiële entiteit of bedrijfseenheid waartoe de factuur behoort. | ||
|
Omschrijving
De Bedrijfscode (BUKRS) is de centrale organisatorische eenheid van externe accounting binnen het SAP-systeem. Deze wordt gebruikt om analyses voor dashboards, zoals Customer Payment Behavior Profiling, over verschillende bedrijfseenheden te segmenteren.
Het belang
Essentieel voor het filteren en vergelijken van prestaties tussen verschillende juridische entiteiten.
Vindplaats
SAP-tabel BKPF-BUKRS of T001-BUKRS
Voorbeelden
1000US01DE012000
|
|||
|
Betalingstermijnen
PaymentTerms
|
Sleutel die de overeengekomen betalingsvoorwaarden vertegenwoordigt. | ||
|
Omschrijving
Dit attribute (ZTERM) definieert de voorwaarden waaronder de klant moet betalen, inclusief vervaldatums en contantkortingen. Het is de primaire databron voor het Early Payment Discount Optimization dashboard.
Het belang
Basislijn voor het berekenen van vervaldata en het analyseren van kortingsmogelijkheden.
Vindplaats
SAP-tabel BSEG-ZTERM of KNB1-ZTERM
Voorbeelden
NT300001Z015
|
|||
|
Days Sales Outstanding
DaysSalesOutstanding
|
De doorlooptijd van het boeken van de factuur tot de vereffening. | ||
|
Omschrijving
Deze metriek wordt berekend door de Boekingsdatum af te trekken van de Vereffeningsdatum voor vereffende posten. Het is de primaire waarde voor het Days Sales Outstanding Overview dashboard en is een cruciale maatstaf voor de efficiëntie van de cashflow.
Het belang
De belangrijkste uitvoerende KPI voor het debiteurenproces.
Vindplaats
Berekend: ClearingDate - PostingDate
Voorbeelden
30 dagen45 dagen15 dagen
|
|||
|
Documenttype
DocumentType
|
Classificeert het boekingsdocument (bijv. Factuur, Betaling, Creditnota). | ||
|
Omschrijving
Het documenttype (BLART) categoriseert de transactie. Voorbeelden zijn 'DR' voor Klantfactuur, 'DZ' voor Klantbetaling en 'DG' voor Creditnota. Dit is essentieel voor het filteren van specifieke case types voor de Creditnota- en Correctieanalyse.
Het belang
Segmenteert de data in facturen, betalingen en correcties.
Vindplaats
SAP-tabel BKPF-BLART
Voorbeelden
DRDZDGRV
|
|||
|
Gebruikersnaam
User
|
De ID van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd. | ||
|
Omschrijving
Dit attribute (USNAM) identificeert de gebruiker of systeemagent die verantwoordelijk is voor de event. Het wordt geanalyseerd om het percentage geautomatiseerde betalingsmatching te berekenen door onderscheid te maken tussen menselijke gebruikers en systeem batchgebruikers.
Het belang
Cruciaal voor het bepalen van automatiseringsgraden en gebruikersproductiviteit.
Vindplaats
SAP-tabel BKPF-USNAM of CDHDR-USERNAME
Voorbeelden
JSMITHBATCH_USERSAP_WFALEX_D
|
|||
|
Is Geautomatiseerd
IsAutomated
|
Vlag die aangeeft of de activiteit is uitgevoerd door een systeemgebruiker. | ||
|
Omschrijving
Dit boolean attribute wordt berekend op basis van het User attribute. Als de User ID overeenkomt met bekende systeem- of batchaccounts (bijv. 'BNK_BSM'), wordt deze vlag op 'true' ingesteld. Het stuurt direct het Payment Matching Automation Rate dashboard aan.
Het belang
Sleutel voor het meten van het succes van digitale transformatie en automatisering.
Vindplaats
Afgeleid van User attribute
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Klantnummer
CustomerNumber
|
De unieke identificatie voor het klantaccount. | ||
|
Omschrijving
Dit attribute vertegenwoordigt het Klantnummer (KUNNR) dat aan de factuur is gekoppeld. Het maakt gedetailleerde analyse van betalingsgedrag mogelijk en is cruciaal voor het Customer Payment Behavior Profiling dashboard.
Het belang
Maakt diepgaande analyse van de prestaties van specifieke klantaccounts mogelijk.
Vindplaats
SAP-tabel BSEG-KUNNR of KNA1-KUNNR
Voorbeelden
CUST100230001004500WALMART_VS
|
|||
|
Valutadatum
ClearingDate
|
De datum waarop de factuur werd vereffend of betaald. | ||
|
Omschrijving
Dit attribute (AUGDT) registreert wanneer de openstaande post werd vereffend, meestal door een betaling. Het is de eind-timestamp voor de kern van de debiteurencyclus en is de primaire variabele in de berekening van Days Sales Outstanding.
Het belang
Definieert de voltooiing van de incassocyclus.
Vindplaats
SAP-tabel BSEG-AUGDT of BSAD-AUGDT
Voorbeelden
2023-11-012023-11-10
|
|||
|
Vervaldatum
DueDate
|
De berekende datum waarop de factuur moet zijn betaald. | ||
|
Omschrijving
Dit attribute vertegenwoordigt de netto vervaldatum. In SAP wordt dit vaak afgeleid door de Basisdatum (ZFBDT) te nemen en de dagen gedefinieerd in de Betalingsvoorwaarden (ZTERM) toe te voegen. Het is de benchmark voor het Dunning Compliance and Execution dashboard.
Het belang
Het referentiepunt voor het bepalen of een betaling te laat is.
Vindplaats
Afgeleid van BSEG-ZFBDT en BSEG-ZTERM
Voorbeelden
2023-11-302023-12-15
|
|||
|
Aanmaningsniveau
DunningLevel
|
Het huidige aanmaningsniveau van de factuur. | ||
|
Omschrijving
Dit attribute (MAHNS) geeft aan hoe vaak een klant aan de betaling is herinnerd. Het volgt de escalatie van incassopogingen en wordt gevisualiseerd in het Dunning Compliance and Execution dashboard.
Het belang
Bewaakt de ernst van late betalingen en de naleving van het aanmaningsbeleid.
Vindplaats
SAP-tabel MHNK-MAHNS of KNB5 (klantstamgegevens aanmaning)
Voorbeelden
1230
|
|||
|
Geschilzaak-ID
DisputeCaseId
|
De identificatie voor elk geschil dat aan de factuur is gekoppeld. | ||
|
Omschrijving
Dit attribute bevat de ID van een geschil (UDM_CASE) indien aanwezig. Het koppelt het financiële document aan de Dispute Management module. Dit is vereist voor het Dispute Resolution Cycle Efficiency dashboard.
Het belang
Koppelt AR-documenten aan de workflow voor geschillenbeslechting.
Vindplaats
SAP-tabel FDM_DCPROC of UDM_CASE_ATTR
Voorbeelden
0000056789DISP-2023-001
|
|||
|
Is creditnota
IsCreditMemo
|
Vlag die aangeeft of het document een creditnota is. | ||
|
Omschrijving
Dit boolean attribute is afgeleid van het Documenttype (bijv. als Type gelijk is aan 'DG'). Het maakt snel filteren van corrigerende transacties mogelijk ter ondersteuning van de KPI Corrective Credit Memo Rate.
Het belang
Identificeert rework en factureringsfouten.
Vindplaats
Afgeleid van DocumentType
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Land
Country
|
Het land van de klant. | ||
|
Omschrijving
Dit attribute (LAND1) komt uit de klantstamdata. Het maakt geografische segmentatie van KPI's mogelijk, zoals het analyseren van creditnotatarieven per regio of land.
Het belang
Regionale compliance- en prestatieanalyse.
Vindplaats
SAP-tabel KNA1-LAND1
Voorbeelden
VSDEFRJP
|
|||
|
Regio
Region
|
De staat, provincie of regio van de klant. | ||
|
Omschrijving
Dit attribute (REGIO) biedt een gedetailleerdere geografische weergave dan Land. Het is nuttig voor de Creditnota- en Correctieanalyse om regionale verwerkingsproblemen te identificeren.
Het belang
Gedetailleerde geografische analyse.
Vindplaats
SAP-tabel KNA1-REGIO
Voorbeelden
CANYTXDOOR
|
|||
Activiteiten Debiteurenbeheer
| Activiteit | Omschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Betalingsherinnering Verzenden
|
Er wordt een aanmaning of herinneringsbrief gegenereerd voor een achterstallige factuur. Dit volgt de incassopogingen die door de organisatie zijn ondernomen. | ||
|
Het belang
Cruciaal voor de Dunning Compliance Rate KPI. Het controleert of de incassostrategie volgens het beleid wordt uitgevoerd.
Vindplaats
Tabel MHND (Aanmaningsdata), veld LAUFD (Datum Aanmaningsrun). Correleer via Bedrijfscode en Klant.
Vastleggen
Vastgelegd wanneer aanmaningsrun (F150) wordt uitgevoerd
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Debiteurenfactuur aanmaken
|
De initiële aanmaak van het klantfactuurdocument binnen het financiële systeem. Dit wordt vastgelegd op basis van de timestamp van de documentheader. | ||
|
Het belang
Markeert het begin van het debiteurenproces en het begin van de verouderingstermijn. Essentieel voor het berekenen van Days Sales Outstanding (DSO).
Vindplaats
Tabel BKPF (Koppositie Grootboekdocument), veld CPUDT (Invoerdatum) en CPUTM (Invoertijd). Filter op Documenttype (BLART) relevant voor Klantfacturen (bijv. DR, RV).
Vastleggen
Vastgelegd wanneer transactie wordt vastgelegd in BKPF
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Factuur vereffenen
|
De technische boekhoudkundige stap waarbij de openstaande post wordt gematcht met een betaling of creditering en de status verandert naar 'Vereffend'. | ||
|
Het belang
Het definitieve einde van de procesinstantie in het systeem. Vereist voor het berekenen van de uiteindelijke DSO-metriek.
Vindplaats
Tabel BSEG of ACDOCA. Veld AUGDT (Afstemmingsdatum) is ingevuld. Gebruik USNAM om te bepalen of het geautomatiseerd of handmatig is.
Vastleggen
Vastgelegd wanneer het AUGDT-veld is gevuld
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Factuuruitvoer genereren
|
De expliciete actie van het genereren van het uitvoerbericht (e-mail, print, EDI) om de factuur naar de klant te sturen. Dit bevestigt dat de klant de factuur officieel heeft ontvangen. | ||
|
Het belang
Vertragingen tussen creatie en verzending beïnvloeden de effectieve betalingstermijn van de klant. Monitoring hiervan zorgt ervoor dat facturen niet vastlopen in interne verwerking.
Vindplaats
Tabel NAST (Berichtstatus), met behulp van de Objectcode (OBJKY) die overeenkomt met het Factuurdocumentnummer. Timestamp van DATVR en UHRVR.
Vastleggen
Vastgelegd in NAST-tabel bij uitvoergeneratie
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Gedeeltelijke Betaling Boeken
|
Er wordt een betaling ontvangen die het volledige factuurbedrag niet dekt, waardoor er een restantpost op de rekening blijft staan. | ||
|
Het belang
Heeft invloed op de Korte Betalingsafwikkelingscyclus. Frequente deelbetalingen vergroten de complexiteit en de handmatige afstemmingsinspanning.
Vindplaats
Tabel BSEG. Afgeleid wanneer een afstemmingsdocument (AUGBL) een nieuw restantitem creëert (Referentiedocument komt overeen met originele factuur) met een resterend saldo.
Vastleggen
Afleiden uit aanmaak vereffeningsdocument met restant
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Volledige Betaling Ontvangen
|
De ontvangst van gelden die het openstaande factuurbedrag volledig dekken. Dit is vaak het effectieve einde van de verplichting van de klant. | ||
|
Het belang
Bepaalt de werkelijke betaaldatum versus de vervaldatum. Cruciaal voor het analyseren van Payment Term Deviation en klantgedrag.
Vindplaats
Tabel BSEG, afgeleid van het Afstemmingsdocument (AUGBL) waarbij de Afstemmingsdatum (AUGDT) is ingesteld en het saldo nul wordt.
Vastleggen
Vastgelegd wanneer het afletteringsdocument is geboekt
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Bankafschrift Afstemmen
|
De bankafschriftregel is succesvol gekoppeld aan het betalingsdocument in het grootboek, waarmee de kaspositie wordt afgerond. | ||
|
Het belang
Volgt de doorlooptijd van bankafschrift reconciliatie. Vertragingen hierin beïnvloeden de snelheid van de financiële afsluiting.
Vindplaats
Tabel FEBEP (Elektronische Bankafschriftregelitems). Koppelt het betalingsdocument aan de bankafschrifttransactie.
Vastleggen
Vastgelegd in EBS-tabellen (FEBEP/FEBKO)
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Betalingsbelofte Vastleggen
|
Een incassomedewerker legt een formele betalingsbelofte van de klant vast voor een specifiek bedrag op een specifieke datum. | ||
|
Het belang
Wijst op succesvolle activiteiten van incassomedewerkers. Wordt gebruikt om de kortetermijncashflow te voorspellen en de doorvoer van incassomedewerkers te meten.
Vindplaats
Tabel UDM_P2P (Betalingsbelofte), veld CREATED_AT. Gekoppeld aan de factuur via de Case GUID of Documentsleutel.
Vastleggen
Vastgelegd in FSCM Collections Management
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Creditnota Boeken
|
Er wordt een creditnota uitgegeven en gekoppeld aan de factuur, waardoor het verschuldigde bedrag wordt verlaagd. Dit corrigeert meestal een fout of verwerkt een retourzending. | ||
|
Het belang
Sleutel voor de KPI van het aantal corrigerende creditnota's. Hoge frequentie duidt op kwaliteitsproblemen in het verkoop- of facturatieproces.
Vindplaats
Tabel BSEG, Documenttype 'DG' of 'KG'. Geïdentificeerd door het veld 'Factuurreferentie' (REBZG) dat verwijst naar de originele factuur.
Vastleggen
Vastgelegd wanneer creditnota**-**document naar factuur verwijst
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Dispute Case Aanmaken
|
Er wordt een dispuutzaak geopend tegen de factuur, meestal via SAP FSCM Dispute Management. Dit geeft aan dat de klant de rekening heeft betwist. | ||
|
Het belang
Zet de klok stil voor de standaard incassoprocedure, maar start de doorlooptijd van de geschillenbeslechtingscyclus. Grote volumes in deze fase beïnvloeden de voorspelbaarheid van de cashflow.
Vindplaats
Tabel UDM_CASE_ATTR (Case-attributen) of UDM_DISPUTE (Geschilzaak). Koppel via CASE_GUID aan de financiële documentsleutel.
Vastleggen
Vastgelegd in FSCM Dispute Management-tabellen
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Factuur crediteren
|
De oorspronkelijke factuur wordt in het systeem geannuleerd of teruggedraaid vanwege een fundamentele fout. | ||
|
Het belang
Vertegenwoordigt een mislukte procesinstantie. Deze eruit filteren of afzonderlijk analyseren is cruciaal voor de datakwaliteit.
Vindplaats
Tabel BKPF, veld STBLG (Stornodocumentnummer) wordt ingevuld op de originele factuurrecord.
Vastleggen
Vastgelegd wanneer het STBLG-veld is gevuld
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Geschil Afhandelen
|
Het geschil is afgesloten, wat resulteert in een creditering, afboeking of herbevestiging van de schuld. Dit markeert het einde van de afhandeling van uitzonderingen. | ||
|
Het belang
De eind-timestamp voor de KPI Gemiddelde Geschiloplossingstijd. Efficiëntie hierin levert direct vastgelopen werkkapitaal op.
Vindplaats
Tabel UDM_CASE_ATTR, veld ESCALATION_DATE of CLOSED_DATE afhankelijk van configuratie.
Vastleggen
Vastgelegd wanneer
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Geschillenstatus bijwerken
|
De status van een bestaand geschil verandert, bijvoorbeeld van 'Nieuw' naar 'In behandeling' of 'Ter beoordeling'. | ||
|
Het belang
Biedt gedetailleerd inzicht in de workflow voor geschillenbeslechting en helpt knelpunten in de goedkeurings- of onderzoeksfase te identificeren.
Vindplaats
Wijzigingsdocumenten voor de Dispute Case (S/4HANA Case Management logs). Analyse van UDM_CASE_ATTR wijzigingen.
Vastleggen
Vergelijk wijzigingen in statusvelden in de casegeschiedenis.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||