Uw Debiteuren Datatemplate

SAP S/4HANA
Uw Debiteuren Datatemplate

Uw Debiteuren Datatemplate

Deze template biedt een uitgebreid raamwerk voor het in kaart brengen van uw incasso- en betalingsprocessen binnen SAP S/4HANA. Het omvat een samengestelde lijst van essentiële attributes om te verzamelen, een reeks procesactiviteiten om te volgen, en technische richtlijnen voor het extraheren van data uit uw financiële tabellen. Door deze structuur te volgen, krijgt u een duidelijk beeld van uw cashflowcycli en identificeert u gebieden waar handmatige interventie of betalingsvertragingen optreden.
  • Aanbevolen attributen om vast te leggen
  • Belangrijkste activiteiten om te volgen
  • Richtlijnen voor data-extractie
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Debiteurenbeheer attributes

Dit zijn de aanbevolen datavelden en dimensionale attributes die u in uw event log moet opnemen voor een uitgebreide analyse van uw debiteurenproces.
5 Verplicht 10 Aanbevolen 5 Optioneel
Naam Omschrijving
Activiteit
Activity
De specifieke event of actie die in het proces wordt uitgevoerd.
Omschrijving

Dit attribute beschrijft de stap die in het debiteurenproces is uitgevoerd, zoals Factuur aanmaken, Deelbetaling boeken, of Factuur vereffenen. Het wordt meestal afgeleid van de transactiecode (TCODE) of specifieke wijzigingen in de documentstatus die in change log-tabellen te vinden zijn.

Het belang

Het is essentieel voor het in kaart brengen van de processtroom en het identificeren van de volgorde van events.

Vindplaats

Afgeleid van SAP TSTCT (Transaction Codes) of CDHDR/CDPOS (Change Documents)

Voorbeelden
Debiteurenfactuur aanmakenGedeeltelijke Betaling BoekenFactuur vereffenenDispute Case Aanmaken
Factuurnummer
InvoiceNumber
De unieke identificatie voor de factuur of het boekhoudkundig document.
Omschrijving

Dit attribute dient als de unieke Case ID voor het debiteurenproces. Het komt meestal overeen met het Boekhoudkundige Documentnummer (BELNR) in de SAP FI-module of het Factuurdocument (VBELN) in SD, afhankelijk van de extractielogica. Het koppelt alle volgende activiteiten zoals betalingen, geschillen en vereffening aan de oorspronkelijke financiële verplichting.

Het belang

Het is de centrale sleutel die nodig is om de end-to-end processtroom voor elke transactie te reconstrueren.

Vindplaats

SAP-tabel BKPF-BELNR of VBRK-VBELN

Voorbeelden
1400000234900004321014000002351800000099
Tijdstip Gebeurtenis
EventTime
De `timestamp` van de activiteit.
Omschrijving

Dit attribute registreert de exacte datum en tijd dat een activiteit plaatsvond. Voor transactionele data is dit vaak een combinatie van de Invoerdatum (CPUDT) en Invoertijd (CPUTM) uit de header tabellen. Het maakt de berekening van cyclustijden en doorlooptijden mogelijk.

Het belang

Nauwkeurige timestamps zijn cruciaal voor het berekenen van de DSO en het identificeren van knelpunten.

Vindplaats

SAP-tabel BKPF-CPUDT en BKPF-CPUTM

Voorbeelden
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-15T14:45:12Z2023-11-01T09:15:00Z
Bronsysteem
SourceSystem
Het systeem waar de data vandaan komt.
Omschrijving

Dit attribute identificeert de specifieke instantie van SAP S/4HANA of extern systeem waar de record is aangemaakt. Het is nuttig in landschapomgevingen met meerdere ERP-instanties om datalineage te traceren.

Het belang

Maakt scheiding van analyses mogelijk in multi-systeemomgevingen.

Vindplaats

Systeem-ID (SY-SYSID) of hardcoded tijdens extractie

Voorbeelden
SAP_S4H_PRODSAP_S4H_01LEGACY_ERP
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp waarop de data voor het laatst is geëxtraheerd of ververst.
Omschrijving

Dit attribute geeft aan wanneer de data in de process mining tool is geladen. Het helpt gebruikers de actualiteit van de data te begrijpen die wordt gepresenteerd in dashboards zoals Period End Reconciliation Status.

Het belang

Zorgt ervoor dat analisten weten of ze naar realtime of historische data kijken.

Vindplaats

ETL metadata

Voorbeelden
2023-11-05T00:00:00Z2023-11-05T06:00:00Z
Bedrag in Lokale Valuta
AmountInLocalCurrency
De waarde van de factuur of betaling in de valuta van de bedrijfscode.
Omschrijving

Dit attribute (DMBTR) bevat het financiële bedrag van de transactie. Het wordt gebruikt om de totale waarde van openstaande facturen, creditnota's en betalingen te berekenen. Het ondersteunt het Creditnota- en Correctieanalyse dashboard door de financiële waarde te bepalen.

Het belang

Vereist voor financiële impactanalyse en prioritering van waardevolle incasso's.

Vindplaats

SAP-tabel BSEG-DMBTR of ACDOCA-DMBTR

Voorbeelden
1500.00250.5010000.00
Bedrijfscode
CompanyCode
De financiële entiteit of bedrijfseenheid waartoe de factuur behoort.
Omschrijving

De Bedrijfscode (BUKRS) is de centrale organisatorische eenheid van externe accounting binnen het SAP-systeem. Deze wordt gebruikt om analyses voor dashboards, zoals Customer Payment Behavior Profiling, over verschillende bedrijfseenheden te segmenteren.

Het belang

Essentieel voor het filteren en vergelijken van prestaties tussen verschillende juridische entiteiten.

Vindplaats

SAP-tabel BKPF-BUKRS of T001-BUKRS

Voorbeelden
1000US01DE012000
Betalingstermijnen
PaymentTerms
Sleutel die de overeengekomen betalingsvoorwaarden vertegenwoordigt.
Omschrijving

Dit attribute (ZTERM) definieert de voorwaarden waaronder de klant moet betalen, inclusief vervaldatums en contantkortingen. Het is de primaire databron voor het Early Payment Discount Optimization dashboard.

Het belang

Basislijn voor het berekenen van vervaldata en het analyseren van kortingsmogelijkheden.

Vindplaats

SAP-tabel BSEG-ZTERM of KNB1-ZTERM

Voorbeelden
NT300001Z015
Days Sales Outstanding
DaysSalesOutstanding
De doorlooptijd van het boeken van de factuur tot de vereffening.
Omschrijving

Deze metriek wordt berekend door de Boekingsdatum af te trekken van de Vereffeningsdatum voor vereffende posten. Het is de primaire waarde voor het Days Sales Outstanding Overview dashboard en is een cruciale maatstaf voor de efficiëntie van de cashflow.

Het belang

De belangrijkste uitvoerende KPI voor het debiteurenproces.

Vindplaats

Berekend: ClearingDate - PostingDate

Voorbeelden
30 dagen45 dagen15 dagen
Documenttype
DocumentType
Classificeert het boekingsdocument (bijv. Factuur, Betaling, Creditnota).
Omschrijving

Het documenttype (BLART) categoriseert de transactie. Voorbeelden zijn 'DR' voor Klantfactuur, 'DZ' voor Klantbetaling en 'DG' voor Creditnota. Dit is essentieel voor het filteren van specifieke case types voor de Creditnota- en Correctieanalyse.

Het belang

Segmenteert de data in facturen, betalingen en correcties.

Vindplaats

SAP-tabel BKPF-BLART

Voorbeelden
DRDZDGRV
Gebruikersnaam
User
De ID van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.
Omschrijving

Dit attribute (USNAM) identificeert de gebruiker of systeemagent die verantwoordelijk is voor de event. Het wordt geanalyseerd om het percentage geautomatiseerde betalingsmatching te berekenen door onderscheid te maken tussen menselijke gebruikers en systeem batchgebruikers.

Het belang

Cruciaal voor het bepalen van automatiseringsgraden en gebruikersproductiviteit.

Vindplaats

SAP-tabel BKPF-USNAM of CDHDR-USERNAME

Voorbeelden
JSMITHBATCH_USERSAP_WFALEX_D
Is Geautomatiseerd
IsAutomated
Vlag die aangeeft of de activiteit is uitgevoerd door een systeemgebruiker.
Omschrijving

Dit boolean attribute wordt berekend op basis van het User attribute. Als de User ID overeenkomt met bekende systeem- of batchaccounts (bijv. 'BNK_BSM'), wordt deze vlag op 'true' ingesteld. Het stuurt direct het Payment Matching Automation Rate dashboard aan.

Het belang

Sleutel voor het meten van het succes van digitale transformatie en automatisering.

Vindplaats

Afgeleid van User attribute

Voorbeelden
truefalse
Klantnummer
CustomerNumber
De unieke identificatie voor het klantaccount.
Omschrijving

Dit attribute vertegenwoordigt het Klantnummer (KUNNR) dat aan de factuur is gekoppeld. Het maakt gedetailleerde analyse van betalingsgedrag mogelijk en is cruciaal voor het Customer Payment Behavior Profiling dashboard.

Het belang

Maakt diepgaande analyse van de prestaties van specifieke klantaccounts mogelijk.

Vindplaats

SAP-tabel BSEG-KUNNR of KNA1-KUNNR

Voorbeelden
CUST100230001004500WALMART_VS
Valutadatum
ClearingDate
De datum waarop de factuur werd vereffend of betaald.
Omschrijving

Dit attribute (AUGDT) registreert wanneer de openstaande post werd vereffend, meestal door een betaling. Het is de eind-timestamp voor de kern van de debiteurencyclus en is de primaire variabele in de berekening van Days Sales Outstanding.

Het belang

Definieert de voltooiing van de incassocyclus.

Vindplaats

SAP-tabel BSEG-AUGDT of BSAD-AUGDT

Voorbeelden
2023-11-012023-11-10
Vervaldatum
DueDate
De berekende datum waarop de factuur moet zijn betaald.
Omschrijving

Dit attribute vertegenwoordigt de netto vervaldatum. In SAP wordt dit vaak afgeleid door de Basisdatum (ZFBDT) te nemen en de dagen gedefinieerd in de Betalingsvoorwaarden (ZTERM) toe te voegen. Het is de benchmark voor het Dunning Compliance and Execution dashboard.

Het belang

Het referentiepunt voor het bepalen of een betaling te laat is.

Vindplaats

Afgeleid van BSEG-ZFBDT en BSEG-ZTERM

Voorbeelden
2023-11-302023-12-15
Aanmaningsniveau
DunningLevel
Het huidige aanmaningsniveau van de factuur.
Omschrijving

Dit attribute (MAHNS) geeft aan hoe vaak een klant aan de betaling is herinnerd. Het volgt de escalatie van incassopogingen en wordt gevisualiseerd in het Dunning Compliance and Execution dashboard.

Het belang

Bewaakt de ernst van late betalingen en de naleving van het aanmaningsbeleid.

Vindplaats

SAP-tabel MHNK-MAHNS of KNB5 (klantstamgegevens aanmaning)

Voorbeelden
1230
Geschilzaak-ID
DisputeCaseId
De identificatie voor elk geschil dat aan de factuur is gekoppeld.
Omschrijving

Dit attribute bevat de ID van een geschil (UDM_CASE) indien aanwezig. Het koppelt het financiële document aan de Dispute Management module. Dit is vereist voor het Dispute Resolution Cycle Efficiency dashboard.

Het belang

Koppelt AR-documenten aan de workflow voor geschillenbeslechting.

Vindplaats

SAP-tabel FDM_DCPROC of UDM_CASE_ATTR

Voorbeelden
0000056789DISP-2023-001
Is creditnota
IsCreditMemo
Vlag die aangeeft of het document een creditnota is.
Omschrijving

Dit boolean attribute is afgeleid van het Documenttype (bijv. als Type gelijk is aan 'DG'). Het maakt snel filteren van corrigerende transacties mogelijk ter ondersteuning van de KPI Corrective Credit Memo Rate.

Het belang

Identificeert rework en factureringsfouten.

Vindplaats

Afgeleid van DocumentType

Voorbeelden
truefalse
Land
Country
Het land van de klant.
Omschrijving

Dit attribute (LAND1) komt uit de klantstamdata. Het maakt geografische segmentatie van KPI's mogelijk, zoals het analyseren van creditnotatarieven per regio of land.

Het belang

Regionale compliance- en prestatieanalyse.

Vindplaats

SAP-tabel KNA1-LAND1

Voorbeelden
VSDEFRJP
Regio
Region
De staat, provincie of regio van de klant.
Omschrijving

Dit attribute (REGIO) biedt een gedetailleerdere geografische weergave dan Land. Het is nuttig voor de Creditnota- en Correctieanalyse om regionale verwerkingsproblemen te identificeren.

Het belang

Gedetailleerde geografische analyse.

Vindplaats

SAP-tabel KNA1-REGIO

Voorbeelden
CANYTXDOOR
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten Debiteurenbeheer

Dit zijn de belangrijke processtappen en transactionele mijlpalen die u in uw event log moet vastleggen voor accurate procesdetectie en het identificeren van knelpunten.
6 Aanbevolen 7 Optioneel
Activiteit Omschrijving
Betalingsherinnering Verzenden
Er wordt een aanmaning of herinneringsbrief gegenereerd voor een achterstallige factuur. Dit volgt de incassopogingen die door de organisatie zijn ondernomen.
Het belang

Cruciaal voor de Dunning Compliance Rate KPI. Het controleert of de incassostrategie volgens het beleid wordt uitgevoerd.

Vindplaats

Tabel MHND (Aanmaningsdata), veld LAUFD (Datum Aanmaningsrun). Correleer via Bedrijfscode en Klant.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer aanmaningsrun (F150) wordt uitgevoerd

Gebeurtenistype explicit
Debiteurenfactuur aanmaken
De initiële aanmaak van het klantfactuurdocument binnen het financiële systeem. Dit wordt vastgelegd op basis van de timestamp van de documentheader.
Het belang

Markeert het begin van het debiteurenproces en het begin van de verouderingstermijn. Essentieel voor het berekenen van Days Sales Outstanding (DSO).

Vindplaats

Tabel BKPF (Koppositie Grootboekdocument), veld CPUDT (Invoerdatum) en CPUTM (Invoertijd). Filter op Documenttype (BLART) relevant voor Klantfacturen (bijv. DR, RV).

Vastleggen

Vastgelegd wanneer transactie wordt vastgelegd in BKPF

Gebeurtenistype explicit
Factuur vereffenen
De technische boekhoudkundige stap waarbij de openstaande post wordt gematcht met een betaling of creditering en de status verandert naar 'Vereffend'.
Het belang

Het definitieve einde van de procesinstantie in het systeem. Vereist voor het berekenen van de uiteindelijke DSO-metriek.

Vindplaats

Tabel BSEG of ACDOCA. Veld AUGDT (Afstemmingsdatum) is ingevuld. Gebruik USNAM om te bepalen of het geautomatiseerd of handmatig is.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer het AUGDT-veld is gevuld

Gebeurtenistype explicit
Factuuruitvoer genereren
De expliciete actie van het genereren van het uitvoerbericht (e-mail, print, EDI) om de factuur naar de klant te sturen. Dit bevestigt dat de klant de factuur officieel heeft ontvangen.
Het belang

Vertragingen tussen creatie en verzending beïnvloeden de effectieve betalingstermijn van de klant. Monitoring hiervan zorgt ervoor dat facturen niet vastlopen in interne verwerking.

Vindplaats

Tabel NAST (Berichtstatus), met behulp van de Objectcode (OBJKY) die overeenkomt met het Factuurdocumentnummer. Timestamp van DATVR en UHRVR.

Vastleggen

Vastgelegd in NAST-tabel bij uitvoergeneratie

Gebeurtenistype explicit
Gedeeltelijke Betaling Boeken
Er wordt een betaling ontvangen die het volledige factuurbedrag niet dekt, waardoor er een restantpost op de rekening blijft staan.
Het belang

Heeft invloed op de Korte Betalingsafwikkelingscyclus. Frequente deelbetalingen vergroten de complexiteit en de handmatige afstemmingsinspanning.

Vindplaats

Tabel BSEG. Afgeleid wanneer een afstemmingsdocument (AUGBL) een nieuw restantitem creëert (Referentiedocument komt overeen met originele factuur) met een resterend saldo.

Vastleggen

Afleiden uit aanmaak vereffeningsdocument met restant

Gebeurtenistype inferred
Volledige Betaling Ontvangen
De ontvangst van gelden die het openstaande factuurbedrag volledig dekken. Dit is vaak het effectieve einde van de verplichting van de klant.
Het belang

Bepaalt de werkelijke betaaldatum versus de vervaldatum. Cruciaal voor het analyseren van Payment Term Deviation en klantgedrag.

Vindplaats

Tabel BSEG, afgeleid van het Afstemmingsdocument (AUGBL) waarbij de Afstemmingsdatum (AUGDT) is ingesteld en het saldo nul wordt.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer het afletteringsdocument is geboekt

Gebeurtenistype explicit
Bankafschrift Afstemmen
De bankafschriftregel is succesvol gekoppeld aan het betalingsdocument in het grootboek, waarmee de kaspositie wordt afgerond.
Het belang

Volgt de doorlooptijd van bankafschrift reconciliatie. Vertragingen hierin beïnvloeden de snelheid van de financiële afsluiting.

Vindplaats

Tabel FEBEP (Elektronische Bankafschriftregelitems). Koppelt het betalingsdocument aan de bankafschrifttransactie.

Vastleggen

Vastgelegd in EBS-tabellen (FEBEP/FEBKO)

Gebeurtenistype explicit
Betalingsbelofte Vastleggen
Een incassomedewerker legt een formele betalingsbelofte van de klant vast voor een specifiek bedrag op een specifieke datum.
Het belang

Wijst op succesvolle activiteiten van incassomedewerkers. Wordt gebruikt om de kortetermijncashflow te voorspellen en de doorvoer van incassomedewerkers te meten.

Vindplaats

Tabel UDM_P2P (Betalingsbelofte), veld CREATED_AT. Gekoppeld aan de factuur via de Case GUID of Documentsleutel.

Vastleggen

Vastgelegd in FSCM Collections Management

Gebeurtenistype explicit
Creditnota Boeken
Er wordt een creditnota uitgegeven en gekoppeld aan de factuur, waardoor het verschuldigde bedrag wordt verlaagd. Dit corrigeert meestal een fout of verwerkt een retourzending.
Het belang

Sleutel voor de KPI van het aantal corrigerende creditnota's. Hoge frequentie duidt op kwaliteitsproblemen in het verkoop- of facturatieproces.

Vindplaats

Tabel BSEG, Documenttype 'DG' of 'KG'. Geïdentificeerd door het veld 'Factuurreferentie' (REBZG) dat verwijst naar de originele factuur.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer creditnota**-**document naar factuur verwijst

Gebeurtenistype explicit
Dispute Case Aanmaken
Er wordt een dispuutzaak geopend tegen de factuur, meestal via SAP FSCM Dispute Management. Dit geeft aan dat de klant de rekening heeft betwist.
Het belang

Zet de klok stil voor de standaard incassoprocedure, maar start de doorlooptijd van de geschillenbeslechtingscyclus. Grote volumes in deze fase beïnvloeden de voorspelbaarheid van de cashflow.

Vindplaats

Tabel UDM_CASE_ATTR (Case-attributen) of UDM_DISPUTE (Geschilzaak). Koppel via CASE_GUID aan de financiële documentsleutel.

Vastleggen

Vastgelegd in FSCM Dispute Management-tabellen

Gebeurtenistype explicit
Factuur crediteren
De oorspronkelijke factuur wordt in het systeem geannuleerd of teruggedraaid vanwege een fundamentele fout.
Het belang

Vertegenwoordigt een mislukte procesinstantie. Deze eruit filteren of afzonderlijk analyseren is cruciaal voor de datakwaliteit.

Vindplaats

Tabel BKPF, veld STBLG (Stornodocumentnummer) wordt ingevuld op de originele factuurrecord.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer het STBLG-veld is gevuld

Gebeurtenistype explicit
Geschil Afhandelen
Het geschil is afgesloten, wat resulteert in een creditering, afboeking of herbevestiging van de schuld. Dit markeert het einde van de afhandeling van uitzonderingen.
Het belang

De eind-timestamp voor de KPI Gemiddelde Geschiloplossingstijd. Efficiëntie hierin levert direct vastgelopen werkkapitaal op.

Vindplaats

Tabel UDM_CASE_ATTR, veld ESCALATION_DATE of CLOSED_DATE afhankelijk van configuratie.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer case-status is ingesteld op Gesloten/Ongeldig

Gebeurtenistype explicit
Geschillenstatus bijwerken
De status van een bestaand geschil verandert, bijvoorbeeld van 'Nieuw' naar 'In behandeling' of 'Ter beoordeling'.
Het belang

Biedt gedetailleerd inzicht in de workflow voor geschillenbeslechting en helpt knelpunten in de goedkeurings- of onderzoeksfase te identificeren.

Vindplaats

Wijzigingsdocumenten voor de Dispute Case (S/4HANA Case Management logs). Analyse van UDM_CASE_ATTR wijzigingen.

Vastleggen

Vergelijk wijzigingen in statusvelden in de casegeschiedenis.

Gebeurtenistype inferred
Aanbevolen Optioneel

Extractie Guides

Zo haal je je data uit SAP S/4HANA