应付账款流程挖掘指南

找出应付账款流程中的延误

上传事件日志，查看应付账款的实际运转情况：发票在哪些环节等待、流经哪些路径，工作又有多频繁地重复或受阻。根据事件数据衡量发票周期时间、自动处理率和异常率，并比较调整审批规则或增加处理能力等方案。

为什么要分析应付账款？

应付账款团队需要处理大量发票、审批、异常和付款。延误可能导致逾期付款、供应商关系紧张和返工。常规报告通常只显示汇总数据，却无法说明时间积压在哪些环节，也无法指出哪些发票路径最容易产生异常。

流程知识可能分散在操作规程、系统报告和团队经验中。流程挖掘汇集事件数据，展示工作的实际流转情况，让您依据证据调查延误，而不是依赖猜测。

应跟踪哪三项应付账款指标？

先从财务团队能够理解并采取行动的三项指标入手：

比较结果前，请统一开始、结束节点和符合条件的活动定义。例如，明确周期时间截至审批还是付款，以及哪些活动算作人工干预。定义一致，才能在不同团队和报告周期之间有效比较这些指标。

应付账款与应收账款：两类流程周期有何不同

应付账款流程记录组织欠供应商的款项，以及付款所涉及的工作。应收账款流程则记录客户欠组织的款项，以及收款所涉及的工作。两者使用相同的单据和规则（采购订单或销售发票、匹配、审批、付款），但方向相反；衡量时都以双方约定的条款为准。

流程挖掘以相同方式分析这两类流程周期。它会重建每张发票的处理路径，帮助您将约定条款与实际处理时长进行比较，并找出等待、返工或例外集中出现的环节。应收账款流程挖掘介绍了收款环节。

发票周期时间都花在哪里？

总周期时间包括实际处理和等待。应付账款流程挖掘可以追踪每张发票经过的记录活动，帮助您查看队列在哪些环节积压。

可重点调查以下常见情况：

• **审批队列：**审批任务可能只需几分钟，但发票可能要等数天才轮到审批人处理。
• **被阻止或暂挂的发票：**即使系统记录的状态有效，采购订单不匹配仍可能导致发票无法处理。
• **供应商主数据问题：**供应商信息缺失或不匹配时，可能需要人工更正才能继续处理。
• **重复提交：**通过多个渠道提交同一张发票，可能触发额外检查和返工。
• **三方匹配异常：**按供应商、发票类型或其他可用属性比较异常，找出异常集中出现的环节。

异常率高并不能单独说明原因。结合发票路径和时间戳，找出哪些异常会造成最长等待或最多重复工作。

如何调查自动处理和异常情况？

利用事件日志区分按预期路径处理的发票和需要人工干预的发票。查看每个案例记录的活动，包括验证、匹配、审批、阻止和付款。

对于三方匹配异常，可比较首次匹配成功的发票与需要更正或额外审核的发票。检查异常出现的环节、发票之后等待了多久，以及特定供应商或发票类型是否反复出现此类情况。这样可以优先关注影响周期时间的异常，而不是将所有异常一概而论。

需要哪些数据？

先从ERP或发票管理系统的事件日志入手。每行应包含用于识别发票的案例ID、活动名称和时间戳。条件允许时，可添加相关属性，例如供应商、发票类型、金额、审批状态和付款日期。

数据应能将同一张发票的活动关联起来，并按时间顺序排列。请检查源系统记录状态和时间戳的方式，因为这些定义会影响指标计算结果。

了解所需数据

如需了解如何准备和检查事件日志，请参阅流程挖掘数据文档。

如何比较审批或人员配置调整方案？

了解当前流程后，可先用流程模拟比较潜在调整方案，再决定是否实施。例如，比较现行审批规则与调整审批路由后的方案，或比较当前处理能力与在受限环节增加处理能力后的方案。

使用相同指标评估各个方案，例如周期时间、自动处理率和异常率。请将结果视为基于假设、可供比较的方案，而非必然实现的结果。比较有助于您决定下一步调查哪些调整，并了解其中的取舍。

如何开始应付账款流程挖掘？

选择一个要调查的问题，例如发票为何未能按付款条款结清，或返工从哪个环节开始。准备包含发票ID、活动、时间戳和相关属性的事件日志。将数据导入ProcessMind，然后查看主要流程路径、队列和异常。

根据发现决定下一步调查什么、记录目标流程，或比较不同方案。流程挖掘展示的是记录数据所能支持的结论，结果取决于您使用的数据和假设。

逐步了解分析过程

上传一份应付账款数据，查看流程

您的应付账款数据已在ERP中。先导出一份数据并开始试用，查看发票在流程中的流转情况。

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