Yalın süreç iyileştirme: Veri odaklı rehber
Ölçülebilir iş sonuçları elde etmek için DMAIC sürecini, Six Sigma sürecini ve yalın süreç iyileştirme araçlarını öğrenin.
Süreç haritalama, işlerin nasıl yapıldığını görsel olarak temsil eder. Bir sonuca götüren olayları, etkinlikleri ve kararları gösterir. İş süreci modelleme, süreç akışı haritalama veya Workflow diyagramı olarak da adlandırılan bu yaklaşım, iyileştirme fırsatlarını belirlemenize yardımcı olur. Bu rehberde süreç haritalamanın ne olduğunu, türlerini ve faydalarını, süreç haritalama sembollerini ve en iyi uygulamaları açıklıyoruz. Ayrıca Process Mapping ve Process Mining’in süreç analizi ve iyileştirmesini nasıl birlikte desteklediğini öğreneceksiniz.
İşletmenizde Process Mapping kullanmanız için 20 neden:
Frank Gilbreth tarafından 1921’de ASME üyelerine sunulan “Süreç çizelgeleri: En iyi yöntemi bulmanın ilk adımları” başlıklı sunumla tanıtılan Process Modeling, zamanla 1990’larda yaygınlaşan İş Süreci Modellemeye (BPM) dönüştü.
Process Modeling
Süreç modelleme, bir sonuca ulaşan olaylar dizisi üzerinden işin nasıl yapıldığını görsel olarak gösterir. İşletme veya kuruluş içindeki iyileştirme alanlarını belirlemek için kullanabilirsiniz. Süreç haritaları tekrarlanan görevleri standartlaştırır, iş akışlarını görselleştirir ve darboğazları ve verimsizlikleri görünür kılarak üretkenliği artırır. Ekiplerin girdileri ve karar noktalarını koordine etmesine, süreç adımlarını ve bağımlılıklarını baştan sona iletmesine yardımcı olur.
Process Modeling
Süreç modelleme, kuruluş süreçlerini analiz, iyileştirme ve otomasyon amacıyla ayrıntılı biçimde yakalayıp temsil eder. İş süreçleri modelleme (BPM) süreçleri doğru modellemek için çoğunlukla BT sistemlerinden ve Event Loglardan yararlanır. BPM’yi genellikle iş analistleri, konu uzmanlarıyla birlikte yürütür. Bu yönteme başta iş süreçleri yönetimi, yazılım geliştirme ve sistem mühendisliğinde rastlanır. BPM daha derin süreç analizi sağlar; senaryoları simüle etmenize, sonuçları öngörmenize ve veriye dayalı kararlar almanıza imkan verir. İş süreçlerinin kapsamlı bir görünümünü sunar, verimsizlikleri belirleyip alternatifler geliştirerek sürekli iyileştirmeyi destekler.
Süreç haritalama ve süreç modelleme, Workflowları anlamanıza ve optimize etmenize yardımcı olur, ancak amaçları farklıdır. Aşağıdaki tabloda bu iki yaklaşım amaç, ayrıntı düzeyi, araçlar, iş birliği ve kullanım alanları açısından karşılaştırılıyor.
| Boyut | Process Mapping | Process Modeling |
|---|---|---|
| Amaç | İyileştirme alanlarını belirlemek için sürecin mevcut durumunu görselleştirmeye ve anlamaya odaklanır. | Genellikle gelişmiş araç ve tekniklerle süreçleri analiz eder, iyileştirir ve otomatikleştirir. |
| Ayrıntı düzeyi | Adımların ve etkileşimlerin sırasını gösteren üst düzey bir genel bakış sunar. | Veri akışlarını, karar noktalarını ve olası sonuçları içeren ayrıntılı bir temsil sunar. |
| Araçlar ve teknikler | Akış şemaları ve diyagramlar gibi basit görsel araçları kullanır. | BPMN (İş Süreci Modeli ve Gösterimi) dahil gelişmiş modelleme teknikleri ve yazılımları kullanır. |
| İş birliği | Ortak bir anlayış oluşturmak için ekip üyelerini ve paydaşları çoğu zaman bir araya getirir. | Doğru ve ayrıntılı modeller üzerinde çalışmak için iş analistleriyle konu uzmanlarının iş birliği yapmasını gerektirir. |
| Kullanım alanları | Verimsizlikleri belirlemeye, görevleri standartlaştırmaya ve çalışanları eğitmeye yardımcı olur. | Senaryo simülasyonunu, sonuç tahminini, BT projelerini ve iş süreci optimizasyonunu destekler. |
Birden fazla süreç haritası türü ve süreç haritalama metodolojisi arasından seçim yapabilirsiniz. Her biri belirli bir amaca hizmet eder. Seçiminizi sürecin karmaşıklığına, ihtiyaç duyduğunuz ayrıntı düzeyine ve hedef kitlenize göre yapın. Yaygın süreç haritalama yöntemleri şunlardır:
Açıklama: Süreç adımlarını sırayla gösterir ve girdileri, çıktıları ve karar noktalarını belirlemek için haritalama sembollerini kullanır.
Kullanım alanları: Sürekli iyileştirme, bilgi aktarımı ve entegrasyon projeleri.
Açıklama: İş süreçlerini ayrıntılı biçimde modellemek için standartlaştırılmış semboller kullanır.
Kullanım alanları: İş süreci yönetimi, yazılım geliştirme ve sistem mühendisliği.
ProcessMind’in benimsediği standart budur. Daha fazla bilgi için BPMN 2.0 için ayrıntılı rehberimize göz atın.
Açıklama: Ham maddeden veya fikirden müşteriye kadar olan adımları göstererek yapılan işi müşteriye sağladığı değere bağlar.
Kullanım alanları: Yalın uygulamalar, üretim ve sürekli iyileştirme.
Açıklama: Temel süreç unsurları için tedarikçileri, girdileri, süreci, çıktıları ve müşterileri gösterir.
Kullanım alanları: Proje kapsamını tanımlama ve birden fazla paydaşla süreç haritalama.
Açıklama: Birden fazla işlevsel alanı kapsayan süreçteki adımları gösterir; her Lane belirli bir alanı temsil eder.
Kullanım alanları: Sprint planlama ve işlevler arası süreçler.
Swimlane’ler, BPMN 2.0 diyagramlarında Participants ve Lanes olarak da kullanılabilir. Daha fazla bilgi için BPMN 2.0 nedir? başlıklı içeriğe göz atın.
Açıklama: Görevleri, süreleri ve bağımlılıkları içeren proje takvimlerini görselleştirir.
Kullanım alanları: Proje yönetimi ve planlama.
Açıklama: Proje görevlerini, sürelerini ve bağımlılıklarını gösterir.
Kullanım alanları: Proje planlama ve zaman yönetimi.
Açıklama: Bir sorunun olası nedenlerini belirler ve bunları dallar halinde gruplandırır.
Kullanım alanları: Kök neden analizi ve sorun çözme.
Açıklama: Bir süreçteki görev ve etkinliklerin akışını görselleştirir.
Kullanım alanları: Workflow optimizasyonu ve süreç iyileştirme.
Açıklama: Merkezi bir tema etrafındaki fikirleri ve kavramları temsil eder.
Kullanım alanları: Beyin fırtınası ve fikir üretimi.
Açıklama: Roller ve ilişkiler dahil olmak üzere bir kuruluşun yapısını gösterir.
Kullanım alanları: Organizasyon planlama ve İK yönetimi.
Açıklama: Karar noktalarını ve olası sonuçları görselleştirir.
Kullanım alanları: Karar alma ve risk analizi.
Süreç Mapping, bir süreci başlangıçtan sona görselleştirmenin sistematik yoludur. Sürecin adımlarını, girdilerini, çıktılarını ve karar noktalarını belirler, ardından bunları açık ve öz biçimde temsil edersiniz. Süreç haritası oluşturmak ve kullanmak için şu adımları izleyin:
Bu adımlar temel süreç haritalama tekniklerini kapsar. Bu nedenle ihtiyaçlarınıza uygun yaklaşımı seçin. Hedefleriniz konusunda net olun ve geri bildirimlere açık kalın. Process Mapping, işletmenizin büyümesine ve başarılı olmasına yardımcı olabilecek bir sürekli iyileştirme aracıdır.
Process Mapping, iş süreçlerini görselleştirmenize ve iyileştirmenize yardımcı olur, ancak yaygın hatalar haritalarınızın değerini azaltabilir. Process Mapping sırasında şu hatalardan kaçının:

Haritayı gereğinden fazla karmaşıklaştırmayın
Haritayı kafa karıştırıcı veya takip edilmesi zor hale getirecek gereksiz ayrıntılar eklemeyin.
Temel paydaşları dışarıda bırakmayın
Önemli bilgileri gözden kaçırmamak için ilgili tüm ekip üyelerini ve paydaşları Process Mapping çalışmalarına dahil edin.
Geri bildirimleri göz ardı etmeyin
Paydaşların geri bildirimlerini göz ardı ederseniz süreç haritanız hatalı veya eksik olabilir.
Tutarsız semboller kullanmaktan kaçının
Aynı unsurlar için farklı semboller kullanmak kafa karışıklığına ve yanlış yorumlamaya yol açabilir.
Doğrulamayı atlamayın
Doğruluğunu ve eksiksizliğini teyit etmek için uygulamadan önce süreç haritasını paydaşlarla gözden geçirip doğrulayın.
Varsayımlarda bulunmaktan kaçının
Her adımı bildiğinizi varsaymayın. Görevleri gerçekleştiren kişilerden görüş alın.
Güncellemeleri ihmal etmeyin
Süreçler değiştikçe süreç haritasını güncellemezseniz harita zamanla geçerliliğini yitirebilir.
Ayrıntı eksikliğinden kaçının
Eksik bırakılan adımlar yanlış anlamalara yol açabileceğinden önemli adımları veya karar noktalarını atlamayın.
Eğitimi göz ardı etmeyin
Ekip üyelerini süreç haritasını etkili biçimde okuyup kullanmaları için eğitin.
Tek başınıza oluşturmayın
Süreç haritasını tek başınıza oluşturmayın. Sürecin tamamını doğru biçimde yakalamak için iş birliği gereklidir.
Şimdi Process Mapping ile Process Mining’i karşılaştıralım. Her ikisi de iş süreçlerini anlamanıza ve iyileştirmenize yardımcı olur, ancak amaçları ve kullandıkları teknikler farklıdır.
Önce Process Mapping ve Process Mining’i tanımlayalım:
Process Mapping, bir sonuca ulaşan olaylar dizisi üzerinden işlerin nasıl yapıldığını görsel olarak gösterir. Bir işletme veya kuruluş içindeki iyileştirme alanlarını belirlemek için kullanabilirsiniz. Süreç haritaları tekrarlanan görevleri standartlaştırmaya, Workflowları görselleştirmeye ve darboğazları ve verimsizlikleri ortaya çıkararak üretkenliği artırmaya yardımcı olur. Ekiplerin girdileri ve karar noktalarını koordine etmesini, süreç adımlarını ve bağımlılıklarını başlangıçtan sona iletmesini sağlar. Process Mapping, herhangi bir iş sürecini geliştirmek için pratik bir yöntemdir ve sürekli iyileştirme projelerinde yaygın olarak kullanılır.
Process Mining, olay günlüklerini kullanarak iş süreçlerini analiz eder ve izler. Bilgi sistemlerinde bulunan olay günlüklerinden bilgi çıkararak süreçleri gerçekte nasıl işlediklerini gösterecek şekilde görselleştirir ve analiz eder. Process Mining gerçek süreç performansını gösterir, amaçlanan akıştan sapmaları ortaya çıkarır, darboğazları belirler ve iyileştirme fırsatlarını öne çıkarır. Süreçlerin uygulamada nasıl işlediğine dair doğru bir tablo oluşturmak için veriye dayalı tekniklerden yararlanır.
| Boyut | Process Mapping | Process Mining |
|---|---|---|
| Amaç | İyileştirme alanlarını belirlemek için sürecin mevcut durumunu görselleştirmeye ve anlamaya odaklanır. | Gerçek olay günlüğü verilerini kullanarak süreçleri analiz eder, iyileştirir ve izler. |
| Ayrıntı düzeyi | Adımların ve etkileşimlerin sırasını gösteren üst düzey bir genel bakış sunar. | Veri akışlarını, karar noktalarını ve olası sonuçları içeren ayrıntılı bir temsil sunar. |
| Araçlar ve teknikler | Akış şemaları ve diyagramlar gibi basit görsel araçları kullanır. | Olay günlüğü verilerini çıkarmak ve analiz etmek için gelişmiş veri analizi teknikleri ve yazılımlar kullanır. |
| İş birliği | Ortak bir anlayış oluşturmak için ekip üyelerini ve paydaşları çoğu zaman bir araya getirir. | Doğru ve ayrıntılı analiz için veri analistleriyle süreç sahiplerinin iş birliği yapmasını gerektirir. |
| Kullanım alanları | Verimsizlikleri belirlemeye, görevleri standartlaştırmaya ve çalışanları eğitmeye yardımcı olur. | Süreç performansının izlenmesini, sapma analizini ve sürekli iyileştirme girişimlerini destekler. |
Process Mining, süreçlerin veriler üzerinden gerçekte nasıl işlediğini göstererek Process Mapping’i iyileştirir. Process Mining’in Process Mapping’i desteklediği başlıca yollar şunlardır:
Süreç haritalarının doğrulanması: Process Mining, süreç haritalarını olay günlüklerinde kaydedilen gerçek süreçlerle karşılaştırarak doğrulayabilir. Böylece haritaların süreçlerin gerçekte nasıl işlediğini yansıtıp yansıtmadığını teyit edebilirsiniz.
Sapmaların belirlenmesi: Process Mining, amaçlanan süreç akışındaki sapmaları belirler ve gerçek sürecin haritalanan süreçten nerede farklılaştığını gösterir. Bu, verimsizlikleri ve iyileştirme fırsatlarını tam olarak belirlemenize yardımcı olur.
Gizli süreçlerin keşfi: Process Mining, geleneksel süreç haritalarının göstermeyebileceği süreç yollarını ortaya çıkarabilir. Bu yollar, sürecin tamamını anlamak ve iyileştirme fırsatlarını belirlemek için önemli olabilir.
Performans analizi: Process Mining, çevrim süresi, bekleme süresi ve throughput gibi metrikler sağlar. Süreç haritalarını daha bilgilendirici ve uygulanabilir hale getirmek için bu metrikleri haritalara ekleyebilirsiniz.
Sürekli izleme: Process Mining, sürekli süreç izlemeyi destekler ve performansa ilişkin güncel içgörüler sunar. Bu sayede süreç haritalarını güncel tutabilir ve gerçek süreçlerle uyumlu hale getirebilirsiniz.
Process Mapping, analiz için yapılandırılmış bir çerçeve sunarak Process Mining’e yön verebilir. Process Mapping’in Process Mining’e yön verebileceği başlıca yollar şunlardır:
Kapsamı tanımlama: Süreç haritaları, analiz edilecek temel süreçleri ve etkinlikleri belirleyerek Process Mining kapsamının tanımlanmasına yardımcı olur. Böylece analiz odaklı ve ilgili kalır.
Temel metrikleri belirleme: Süreç haritaları, Process Mining ile izlenecek metrikleri ve performans göstergelerini belirlemeye yardımcı olur. Bu, analizi kuruluşunuzun hedefleri ve amaçlarıyla uyumlu hale getirir.
Bağlam sağlama: Süreç haritaları, Process Mining ile analiz ettiğiniz veriler için bağlam sağlar. Etkinlikler arasındaki ilişkileri ve genel süreç akışını göstererek analizin yorumlanmasını kolaylaştırır.
İletişimi kolaylaştırma: Süreç haritaları, ortak bir görsel temsil sunarak veri analistleriyle süreç sahipleri arasındaki iletişimi destekler. Bu, analizi süreç sahiplerinin anlayışı ve beklentileriyle uyumlu hale getirir.
İyileştirme girişimlerini destekleme: Süreç haritaları, iyileştirme girişimleri için bir başlangıç noktası sağlar. Haritaları güncellemek ve geliştirmek, daha doğru ve uygulanabilir hale getirmek için Process Mining içgörülerini kullanabilirsiniz.
Ayrıca iletişimi iyileştirirsiniz, çünkü görsel ve veri odaklı içgörüler paydaşların aynı hedefte buluşmasına yardımcı olur. Bu birleşim, süreç performansına ilişkin güncel içgörüler sunarak ve süreç haritalarını düzenli olarak güncellemenize yardımcı olarak sürekli iyileştirmeyi destekler. Böylece süreçler, kuruluşunuzun hedefleriyle uyumlu kalır.
Bilinçli karar alma, süreçlerinizi ve performanslarını birlikte anladığınızda gelişir. Böylece kararlarınızı doğru ve güvenilir bilgilere dayandırabilirsiniz. Process Mapping ve Process Mining birbirini tamamlayan tekniklerdir. Birlikte süreç analizi ve iyileştirme için pratik bir yaklaşım sunar, verimliliği, iletişimi ve kuruluş hedefleriyle uyumu artırırlar.
Process Mining ve Process Mapping hakkında daha fazla bilgi edinmek için ProcessMind web sitesini ziyaret edin.
Ölçülebilir iş sonuçları elde etmek için DMAIC sürecini, Six Sigma sürecini ve yalın süreç iyileştirme araçlarını öğrenin.
Süreçlerinize, bütçenize ve hedeflerinize uygun yazılımı bulmak için Celonis Process Mining ile ProcessMind’i karşılaştırın.
Ekibiniz için doğru process mining platformunu seçmek üzere Fluxicon Disco ve ProcessMind’i özellikler, fiyatlandırma ve kullanım alanları açısından karşılaştır…
Process Mining, modelleme ve simülasyon açısından ProcessMind ile SAP Signavio’yu karşılaştırın. İşletmeniz için doğru seçimi yapın.
Kredi kartı gerektirmeden ve beklemeden hemen erişim sağlayın. Kuruluşunuzun çalışma biçimini net ve bağlantılı süreç tasarımlarına dönüştürün.
Süreç mimarinizi oluşturun, sahiplik ve kontrolleri tanımlayın, rolleri ve sorumlulukları her düzeyde uyumlu hale getirin.
Ücretsiz denemeyi başlatın ve süreçlerinizi yönetmek, yönlendirmek ve sürekli iyileştirmek için güvenilir bir temel oluşturun.
Deneyiminizi iyileştirmek, içeriği kişiselleştirmek ve trafiği analiz etmek için çerezleri kullanıyoruz. "Tümünü kabul et" seçeneğine tıklayarak çerezleri kullanmamıza izin vermiş olursunuz.