Borçlar muhasebesinde Process Mining rehberi

Borçlar muhasebesi sürecinizdeki gecikmeleri bulun

Event Logunuzu yükleyerek borçlar muhasebesinde faturaların nerede beklediğini, hangi adımlardan geçtiğini ve işlerin ne sıklıkla tekrarlandığını ya da tıkandığını görün. Olay verilerinden fatura çevrim süresini, otomatik işlenen fatura oranını ve istisna oranını ölçün. Ardından onay kurallarını değiştirmek veya kapasite eklemek gibi seçenekleri karşılaştırın.

Borçlar muhasebesini neden analiz etmelisiniz?

Borçlar muhasebesi ekipleri yüksek fatura hacmini, onayları, istisnaları ve ödemeleri yönetir. Gecikmeler geç ödemelere, tedarikçilerle ilişkilerin zedelenmesine ve yeniden çalışmaya yol açabilir. Standart raporlar genellikle toplamları gösterir; ancak zamanın nerede biriktiğini veya hangi fatura yollarında en çok istisna oluştuğunu açıklamaz.

Süreç bilgisi prosedürlere, sistem raporlarına ve ekip deneyimine dağılmış olabilir. Process Mining, olay verilerini bir araya getirerek işlerin gerçekte nasıl ilerlediğini gösterir. Böylece gecikmeleri varsayımlara değil, kanıtlara dayanarak inceleyebilirsiniz.

Borçlar muhasebesinde hangi üç ölçümü izlemelisiniz?

Finans ekibinizin anlayıp harekete geçebileceği üç ölçümle başlayın:

Sonuçları karşılaştırmadan önce başlangıç, bitiş ve ölçüme dahil edilecek etkinlikler için tutarlı tanımlar belirleyin. Örneğin, çevrim süresinin onayda mı yoksa ödemede mi sona ereceğine ve hangi etkinliklerin manuel müdahale sayılacağına karar verin. Tutarlı tanımlar, ölçümlerin ekipler ve raporlama dönemleri arasında karşılaştırılmasını sağlar.

Borçlar ve alacaklar: iki süreç arasındaki farklar

Borçlar muhasebesi, kuruluşunuzun tedarikçilere ne kadar borcu olduğunu ve bu borçların ödenmesi için gereken işleri izler. Alacaklar muhasebesi ise müşterilerinizin kuruluşunuza ne kadar borcu olduğunu ve tahsilat için gereken işleri takip eder. Her iki süreç de aynı belgeler ve kurallar üzerinden ilerler: satın alma siparişi veya satış faturası, eşleştirme, onay ve ödeme. Ancak yönleri farklıdır ve ikisi de üzerinde anlaştığınız koşullara göre değerlendirilir.

Process Mining, bu iki süreci aynı yöntemle inceler. Her faturanın izlediği yolu yeniden oluşturarak belirlediğiniz koşulları işin gerçekte ne kadar sürdüğüyle karşılaştırmanıza, beklemelerin, yeniden çalışmaların veya istisnaların nerede biriktiğini görmenize yardımcı olur. Tahsilat tarafı için alacaklar muhasebesinde Process Mining sayfasına bakın.

Fatura çevrim süresi nerede geçiyor?

Toplam çevrim süresi, aktif çalışmanın yanı sıra beklemeleri de kapsar. Borçlar muhasebesinde Process Mining yaparak her faturayı kaydedilen etkinlikler boyunca izleyebilir ve kuyrukların nerede biriktiğini görebilirsiniz.

İnceleyebileceğiniz yaygın örüntüler:

• Onay kuyrukları: Bir onay görevi birkaç dakika sürebilirken fatura, onay verecek kişiyi günlerce bekleyebilir.
• Engellenen veya beklemeye alınan faturalar: Sistem faturayı geçerli bir durumla kaydetse bile satın alma siparişindeki uyumsuzluk faturayı bekletebilir.
• Tedarikçi ana verisi sorunları: Eksik veya uyuşmayan tedarikçi bilgileri, işlemlerin devam etmesi için elle düzeltilmeyi gerektirebilir.
• Yinelenen gönderimler: Bir faturanın birden fazla kanaldan gönderilmesi ek kontrollere ve yeniden çalışmaya yol açabilir.
• Üçlü eşleştirme istisnaları: İstisnaların hangi noktalarda yoğunlaştığını görmek için tedarikçiye, fatura türüne veya mevcut diğer özniteliklere göre karşılaştırma yapın.

İstisna oranının yüksek olması tek başına nedeni açıklamaz. En uzun beklemelere veya en çok tekrarlanan işe hangi istisnaların yol açtığını bulmak için fatura yollarını ve zaman damgalarını inceleyin.

Otomatik işleme ve istisnaları nasıl inceleyebilirsiniz?

Beklenen yolu izleyen faturalarla müdahale gerektirenleri ayırt etmek için Event Logu kullanın. Doğrulama, eşleştirme, onay, engelleme ve ödeme dahil her vaka için kaydedilen etkinlikleri inceleyin.

Üçlü eşleştirme istisnalarında, ilk denemede geçen faturaları düzeltme veya ek inceleme gerektirenlerle karşılaştırın. İstisnanın nerede oluştuğunu, faturanın sonrasında ne kadar beklediğini ve örüntünün belirli tedarikçi ya da fatura türlerinde tekrarlanıp tekrarlanmadığını kontrol edin. Böylece tüm istisnaları eşit derecede önemli saymak yerine çevrim süresini etkileyenlere odaklanabilirsiniz.

Hangi verilere ihtiyacınız var?

ERP veya fatura yönetim sisteminizden alacağınız bir Event Log ile başlayın. Her satırda faturayı tanımlayan bir vaka kimliği, etkinlik adı ve zaman damgası bulunmalıdır. Varsa tedarikçi, fatura türü, tutar, onay durumu ve ödeme tarihi gibi ilgili öznitelikleri de ekleyin.

Verileriniz, etkinlikleri aynı faturayla ilişkilendirmeli ve kronolojik sıraya koymalıdır. Hesaplayacağınız ölçümleri etkilediğinden, kaynak sisteminizin durumları ve zaman damgalarını nasıl kaydettiğini kontrol edin.

İhtiyacınız olan verilere göz atın

Event Logunuzu hazırlama ve inceleme konusunda uygulamalı bilgi için Process Mining veri dokümantasyonuna göz atın.

Onay veya kapasite değişikliklerini nasıl karşılaştırabilirsiniz?

Mevcut akışı anladıktan sonra, değişiklikleri uygulamadan önce olası seçenekleri karşılaştırmak için süreç simülasyonunu kullanın. Örneğin, mevcut onay kurallarınızı onay yönlendirmesini değiştiren bir senaryoyla ya da mevcut kapasitenizi kısıtlı bir adıma kapasite ekleyen bir senaryoyla karşılaştırın.

Her senaryoyu çevrim süresi, otomatik işlenen fatura oranı ve istisna oranı gibi aynı ölçümlerle değerlendirin. Sonuçları garanti edilmiş çıktılar olarak değil, varsayımlarınıza dayalı karşılaştırılabilir seçenekler olarak ele alın. Bu karşılaştırma, hangi değişiklikleri inceleyeceğinize karar vermenize ve ödünleşimleri anlamanıza yardımcı olabilir.

Borçlar muhasebesinde Process Mining’e nasıl başlayabilirsiniz?

Ödeme koşullarını faturaların neden kaçırdığı veya yeniden çalışmanın akışa nerede girdiği gibi incelemek istediğiniz bir soruyla başlayın. Fatura kimliklerini, etkinlikleri, zaman damgalarını ve sorunuzla ilgili öznitelikleri içeren bir Event Log hazırlayın. Veriyi ProcessMind’e yükleyin, ardından temel süreç yollarını, kuyrukları ve istisnaları inceleyin.

Bulgularınızı bir sonraki inceleme konusuna karar vermek, hedef süreci belgelemek veya senaryoları karşılaştırmak için kullanın. Process Mining, kaydedilen verilerinizin desteklediği sonuçları gösterir; bulgular kullandığınız verilere ve varsayımlara bağlıdır.

Analizin nasıl işlediğini adım adım görün

Akışı görmek için borçlar muhasebesi verilerinizi yükleyin

Borçlar muhasebesi verileriniz zaten ERP sisteminizde. Tek bir veri aktarımıyla başlayın ve faturaların sürecinizde nasıl ilerlediğini görmek için deneme sürümünü kullanın.

Akışı görmek için bir AP veri dökümü yükleyin