Departman: Borçlar Muhasebesi Process Mining Rehberi

Process Mining ile Borçlar Muhasebesi sürecinizi iyileştirin

Neden önemlidir

Borçlar Muhasebesi ekipleri yüksek hacimli faturaları, onayları, istisnaları ve ödemeleri yönetir. Küçük gecikmeler; gecikme bedellerine, tedarikçi ilişkilerinin zedelenmesine ve önlenebilir tekrar işlerine yol açabilir.

Belgelenen Workflowlar, sürecin gerçekte nasıl işlediğini nadiren gösterir. Manuel işler, yerel çözümler ve sistemler arası aktarımlar, standart raporların ortaya çıkarmakta zorlandığı farklı akışlar oluşturur. Pahalı araçlar ve uzman eğitimi de süreç analizini ölçeklendirmeyi zorlaştırabilir.

ProcessMind ile Event Logunuzu yükleyerek darboğazlar, farklı akışlar ve tekrar işleri dahil sürecin gerçekte nasıl işlediğini görebilirsiniz. Logdan içgörüye hızla geçin ve bulgularınızı ölçülebilir kanıtlarla destekleyin.

Nasıl ilerlemelisiniz

1. Process Mining yapın: ERP sisteminizden, fatura yönetimi sisteminizden, ödeme platformunuzdan veya diğer ilgili kaynaklardan gelen olay verileriyle başlayın. Process Mining kullanarak gerçek Borçlar Muhasebesi akışını haritalayın; çevrim süresini, bekleme süresini, yeniden çalışmayı, ödeme gecikmelerini ve hata örüntülerini ölçün. Belgelenen prosedürleri, faturalarınızın gerçekte izlediği yollarla karşılaştırın.

2. Modelleyin: Mevcut süreci belgelemek ve hedef durumu tanımlamak için Process Mapping ile BPMN 2.0 kullanın. Gecikmelere yol açan gereksiz onayları, manuel veri girişini, istisna yollarını ve devir teslimleri belirleyin. Süreç adımlarını zamanında ödeme oranı, fatura işleme süresi, ilk seferde eşleşme oranı ve fatura başına maliyet gibi KPI’larla ilişkilendirin.

3. Simüle edin: Önerilen değişiklikleri uygulamadan önce Process Simulation ile test edin. Otomatik doğrulama, güncellenmiş onay kuralları, iş yükü dengeleme ve daha az manuel devir teslim gibi senaryoları karşılaştırın. Sonuçları kullanarak işlem süresi, hata oranları, kapasite ve maliyet üzerindeki etkileri tahmin edin.

Neler bekleyebilirsiniz

Sonuçlar veri kalitesine, süreç karmaşıklığına ve uyguladığınız değişikliklere bağlıdır. Ekipler bu yaklaşımı genellikle şunlar için kullanır:

• En fazla gecikmeye ve tekrar işine yol açan fatura akışlarını belirleyin.
• Geç onayların, manuel girişin ve istisna işlemenin etkisini ölçün.
• Büyük darboğazları ortadan kaldırıp uygun adımları otomatikleştiren ekipler, Borçlar Muhasebesi çevrim süresini %20-40 azaltabilir.
• Veri yakalama ve doğrulamayı standartlaştırarak manuel işleme hatalarını azaltın.
• Bloke olan ve vadesi geçen faturaların nedenlerini ele alarak ödeme zamanlamasını iyileştirin.
• Süreç sahiplerine, kapsamlı uzman eğitimi gerektirmeden gerçek performansa ilişkin ortak bir görünüm sağlayın.

Başlangıç

Tek bir Borçlar Muhasebesi süreci ve belirli bir soruyla başlayın. Örneğin faturaların neden ödeme koşullarını kaçırdığını veya tekrar işlerinin akışa nerede girdiğini inceleyin. Vaka kimliği, etkinlik adı, zaman damgası ve tedarikçi, fatura türü, tutar, onay durumu ve ödeme tarihi gibi ilgili öznitelikleri içeren bir Event Log hazırlayın.

Logu ProcessMind’e yükleyin ve başlıca süreç akışlarını, darboğazları ve tekrar işi döngülerini inceleyin. Ardından iyileştirmelere öncelik vermek, hedef süreci modellemek ve değişiklikleri simüle etmek için ölçülebilir bulguları kullanın. Böylece belgelenen varsayımlardan kanıta dayalı süreç iyileştirmesine uzanan pratik bir yol oluşturabilirsiniz.