Dönüşüm/Rol: Process Excellence

Process Excellence Rolü İyileştirme

Giriş

Process Excellence rolü, kurumlarda sürekli gelişim, operasyonel verimlilik ve dönüşüm sağlamak için kritik öneme sahiptir. Bu rol, stratejik hedeflere ulaşmak ve rekabet avantajı edinmek için departmanlar arası süreçlerin iyileştirilmesine odaklanır. Ancak birçok şirket, verimsizlik, yüksek maliyet ve değişime direnç gibi sorunlarla karşılaşıyor. Bu problemleri aşmak için, dünyada önde gelen firmalar, Process Excellence ekiplerinin liderliğinde Process Mining, süreç tasarımı ve süreç simülasyonu teknikleriyle süreç iyileştirme projeleri uygulamıştır.

Sorun Tanımı

Process Excellence fonksiyonu, birçok şirkette benzer zorluklarla karşılaştı:

• Tutarsız Süreç Performansı: Süreçlerin farklı şekillerde yapılması verimsizlik ve değişken sonuçlara neden oldu.
• Yüksek Operasyonel Maliyet: Çok sayıda departmandaki verimsizlikler, maliyetleri yükseltti.
• Değişime Direnç: Çalışanlar yeni süreçlere ve iyileştirmelere karşı sıklıkla direnç gösterdi, dönüşüm zorlaştı.
• Kısıtlı Süreç Görünürlüğü: Uçtan uca workflow’ların yetersiz görünürlüğü, etkin karar ve optimizasyonu engelledi.

Metodoloji

Süreç geliştirme çalışmaları, Process Excellence ekiplerinin yönlendirmesiyle birçok şirkette bütüncül bir metodolojiyle yürütüldü:

1. Process Mining:

• Finans, insan kaynakları, IT ve operasyon gibi alanlarda process mining tool’larıyla analiz yapıldı.
• ERP, CRM ve operasyonel log’lardan data toplanarak mevcut süreçler haritalandı.
• Kritik iş akışlarında darboğazlar, sapmalar ve verimsizlikler belirlendi.

2. Süreç Tasarımı:

• Temel paydaşlar ve bölüm yöneticileriyle yapılan workshop’larda analizler yapılırken, geliştirme alanları ortaya çıkarıldı.
• Süreçler yeniden tasarlanıp akışlar sadeleştirildi, manuel adımlar azaltıldı ve verimlilik artırıldı.
• Sektör standartları ve uyumluluk gereksinimlerini içeren standart süreç modelleri geliştirildi.

3. Süreç Simülasyonu:

• Yeni tasarlanan süreçler gelişmiş yazılımlarla simüle edilip performans çıktıları öngörüldü, olası sorunlar tespit edildi.
• Farklı senaryolarla önerilen değişikliklerin çevrim süresi, maliyet ve çalışan adaptasyonu gibi KPI’lar üzerindeki etkisi test edildi.
• Simülasyon sonuçlarıyla süreç modelleri optimize edildi ve etkinlik en üst düzeye çıkarıldı.

Sonuçlar

Process Excellence ekiplerinin yürüttüğü süreç iyileştirme çalışmaları şirketlerde önemli kazanımlar sağladı:

• Standardize Süreç Performansı: Standartlaştırılmış ve optimize süreçler değişkenliği azaltıp genel verimlilikte %40 artış sağladı.
• Düşük Operasyonel Maliyet: Sadeleşen süreçlerle operasyonel maliyetlerde %30 azalma elde edildi.
• Artan Değişim Adaptasyonu: Geliştirilen change management yaklaşımları ve çalışan katılımı ile yeni süreçlerin benimsenmesi %50 arttı.
• Artan Süreç Görünürlüğü: Process mining tool’ları ile uçtan uca süreçlerde anlık görünürlük sağlandı; kararlar ve sürekli iyileştirme kolaylaştı.
• Verimlilikte Artış: Optimize workflow’lar, manuel işleri %50 azaltarak kaynakların stratejik hedeflere ayrılmasına fırsat verdi.

Process mining, süreç tasarımı ve süreç simülasyonu birlikte kullanıldığında Process Excellence ekipleri dijital dönüşümü hızlandırıp maliyet ve performans alanlarında anlamlı iyileşme yarattı. Bu örnek, business process management tekniklerinin, departmanlar arası süreçlerde verimliliği maksimize edip kurum genelinde mükemmellik için güçlü bir temel oluşturduğunu gösteriyor.