Trasformazione/Ruolo: Eccellenza di Processo

Caso d’uso: Miglioramento dei processi nel ruolo di Process Excellence

Introduzione

Il ruolo di Process Excellence è cruciale per promuovere il miglioramento continuo, l’efficienza operativa e il cambiamento trasformativo all’interno delle organizzazioni. Questo ruolo si concentra sull’ottimizzazione dei processi in vari dipartimenti per raggiungere obiettivi strategici e mantenere un vantaggio competitivo. Nonostante la sua importanza, molte organizzazioni affrontano inefficienze, elevati costi e resistenza al cambiamento. Per affrontare questi problemi, le aziende leader a livello globale hanno implementato progetti di miglioramento dei processi utilizzando tecniche di process mining, process design e process simulation, sotto la guida dei loro team di Process Excellence.

Problema

La funzione di Process Excellence ha incontrato diverse sfide comuni tra le aziende:

• Prestazione dei processi non coerente: La variabilità nell’esecuzione dei processi ha portato a inefficienze e risultati incoerenti.
• Alti costi operativi: Inefficienze in più dipartimenti hanno determinato spese operative elevate.
• Resistenza al cambiamento: I dipendenti spesso hanno resistito a nuovi processi e miglioramenti, ostacolando gli sforzi di trasformazione.
• Visibilità limitata sui processi: Visibilità inadeguata sui workflow end-to-end ha ostacolato la decisione efficace e l’ottimizzazione.

Metodologia

Le iniziative di miglioramento dei processi hanno seguito una metodologia completa attraverso diverse aziende, guidate dai team di Process Excellence e consistenti nei seguenti passaggi:

1. Process Mining:

• Implementati strumenti di process mining per analizzare vari processi nei dipartimenti come finanza, HR, IT e operazioni.
• Raccolti dati da sistemi ERP, sistemi CRM e log operativi per mappare i processi attuali.
• Identificati colli di bottiglia, deviazioni e inefficienze nei workflow critici.

2. Process Design:

• Condotti workshop con stakeholder chiave e responsabili di dipartimento per raccogliere intuizioni e identificare aree comuni di miglioramento.
• Riprogettati i processi per snellire i workflow, ridurre l’intervento manuale e ottimizzare l’efficienza.
• Sviluppati modelli di processo standardizzati che incorporano le best practice del settore e i requisiti di conformità.

3. Process Simulation:

• Simulati i processi riprogettati utilizzando software avanzato per prevedere risultati di performance e identificare potenziali problemi.
• Testati vari scenari per valutare l’impatto delle modifiche proposte su metriche di performance chiave come ciclo di tempo, costi operativi e tassi di adozione dei dipendenti.
• Affinati i modelli di processo basati sui risultati della simulazione per garantire efficienza ed efficacia ottimali.

Risultato

L’implementazione di iniziative di miglioramento dei processi guidate dai team di Process Excellence nelle organizzazioni ha portato benefici significativi:

• Prestazione dei processi standardizzata: Processi standardizzati e ottimizzati hanno ridotto la variabilità e migliorato l’efficienza complessiva del 40%.
• Riduzione dei costi operativi: I processi snelliti hanno portato a una riduzione del 30% dei costi operativi in più dipartimenti.
• Adozione di cambiamenti aumentata: Strategie di gestione del cambiamento migliorate e iniziative di coinvolgimento dei dipendenti hanno portato a un aumento del 50% nell’adozione di nuovi processi.
• Visibilità sui processi migliorata: Gli strumenti di process mining hanno fornito intuizioni in tempo reale sui processi end-to-end, facilitando una migliore decisione e miglioramento continuo.
• Efficienza potenziata: I workflow ottimizzati hanno ridotto gli sforzi manuali del 50%, liberando risorse per iniziative strategiche e ulteriori miglioramenti.

Sfruttando process mining, process design e process simulation, i team di Process Excellence hanno guidato con successo la trasformazione organizzativa, ottenendo efficienze operative significative, risparmi sui costi e miglioramento delle prestazioni dei processi. Questo caso d’uso evidenzia il potenziale trasformativo delle tecniche di business process management nell’ottimizzare le funzioni tra i dipartimenti e sostenere l’eccellenza aziendale complessiva.