Trasformazione/Ruolo: Process Excellence: Trasformazione

Miglioramento del Ruolo Process Excellence

Introduzione

Il ruolo di Process Excellence è fondamentale per guidare il miglioramento continuo, l’efficienza operativa e la trasformazione digitale nelle organizzazioni. Il focus è sull’ottimizzazione dei processi aziendali tra i diversi dipartimenti per raggiungere obiettivi strategici e mantenere la competitività. Tuttavia, molte aziende si trovano ad affrontare inefficienze, costi elevati e resistenza al cambiamento. Per superare queste sfide, le aziende leader a livello internazionale hanno avviato progetti di miglioramento dei processi tramite process mining, design dei processi e simulazione dei processi, coordinati dai loro team di Process Excellence.

Problem Statement

La funzione Process Excellence ha riscontrato diverse criticità comuni tra le aziende:

• Prestazioni di processo variabili: L’esecuzione non uniforme dei processi genera inefficienze e risultati irregolari.
• Alti costi operativi: Le inefficienze tra i reparti comportano costi operativi elevati.
• Resistenza al cambiamento: Il personale spesso si oppone a nuovi processi e migliorie, ostacolando la trasformazione.
• Visibilità limitata sui processi: La poca trasparenza sui workflow end-to-end ostacola decisioni efficaci e ottimizzazione.

Metodologia

Le iniziative di miglioramento dei processi hanno seguito una metodologia strutturata, guidata dai team di Process Excellence nelle diverse aziende, articolata nei seguenti step:

1. Process Mining:

• Uso di process mining tool per analizzare i processi in area finance, HR, IT e operations.
• Raccolta dati da sistemi ERP, CRM e log operativi per mappare lo stato attuale dei processi.
• Identificazione di colli di bottiglia, deviazioni e inefficienze nei workflow principali.

2. Process Design:

• Workshop con stakeholder e responsabili di reparto per ricavare insight e individuare aree di miglioramento comuni.
• Redesign dei processi per semplificare i flussi di lavoro, ridurre le attività manuali e ottimizzare l’efficienza.
• Sviluppo di modelli di processo standardizzati basati su best practice del settore e requisiti normativi.

3. Process Simulation:

• Simulazione dei processi ridisegnati con software avanzati per prevedere le performance e individuare eventuali criticità.
• Test di vari scenari per valutare l’impatto sulle metriche chiave come ciclo di processo, costi operativi e livello di adozione.
• Ottimizzazione dei modelli di processo in base ai risultati delle simulazioni per garantirne efficacia e efficienza.

Risultati

L’applicazione delle iniziative di miglioramento processi, guidata dai team Process Excellence, ha portato benefici concreti:

• Prestazioni standardizzate: Processi standardizzati e ottimizzati hanno ridotto la variabilità e aumentato l’efficienza del 40%.
• Riduzione dei costi operativi: Processi più efficienti hanno tagliato i costi operativi del 30% tra i vari dipartimenti.
• Adozione accelerata dei cambiamenti: Strategie di change management e coinvolgimento dei dipendenti hanno aumentato del 50% l’adozione dei nuovi processi.
• Migliore visibilità dei processi: Gli strumenti di process mining hanno fornito insight real-time sui processi end-to-end, rendendo possibili decisioni rapide e miglioramento continuo.
• Efficienza potenziata: I workflow ottimizzati hanno ridotto le attività manuali del 50%, liberando risorse per progetti strategici.

Grazie a process mining, design e simulazione dei processi, i team Process Excellence hanno guidato la trasformazione digitale ottenendo risparmi operativi e performance elevate. Questo case study mostra il potenziale del business process management per ottimizzare le funzioni aziendali e sostenere l’excellence organizzativa.