Hoe je automatiseringskansen vindt met process mining

De automatiseringshype en de realiteit

Als je zoekt naar “process mining en RPA”, vind je talloze pagina’s die beweren dat process mining het perfecte startpunt is voor je automatiseringstraject. Het verhaal klinkt logisch: gebruik process mining om je processen te bekijken, vind de repetitieve taken en laat die over aan bots.

Het is een mooi verhaal, maar het is ook onvolledig en een beetje misleidend.

In de praktijk zijn de meest voor de hand liggende automatiseringskansen al lang bekend. De financiële afdeling weet dondersgoed dat ze factuurgegevens handmatig overtypen. Het supportteam weet dat ze steeds dezelfde type tickets routeren. Daar heb je geen volledige process mining-oplossing voor nodig.

Waar helpt process mining dan wel bij automatisering? En wat is de verdere toegevoegde waarde? Laten we daar eerlijk naar kijken.

In het kort: RPA en process mining

Voordat we de diepte in gaan, is het goed om de basis helder te hebben.

Bekijk voor een volledigere introductie onze gids over wat process mining is .

Wanneer process mining wél waarde toevoegt aan automatisering

Er zijn absoluut scenario’s waarin process mining een grote meerwaarde heeft voor bedrijfsproces automatisering (BPA).

• Verborgen herhalingen opsporen – Sommige repetitieve patronen lopen over verschillende teams of systemen heen. Process mining kan laten zien dat dezelfde data drie keer wordt ingevoerd op verschillende afdelingen, of dat een specifieke overdracht altijd handmatig herstelwerk vereist. Dit zijn kandidaten voor automatisering die je vanuit het perspectief van één enkel team nooit zou vinden.
• De businesscase onderbouwen – Zelfs als je vermoedt dat een taak geautomatiseerd kan worden, geeft process mining je de harde cijfers: hoe vaak het voorkomt, hoe lang het duurt en wat de kosten per case zijn. Die data verandert een vaag idee in een concrete ROI-berekening.
• Automatisering bevestigen na implementatie – Wat gebeurt er als de bot eenmaal draait? Met process mining kun je geautomatiseerde processen continu monitoren. Je ziet meteen of de bot presteert zoals verwacht, of er nieuwe knelpunten zijn ontstaan en hoe het totale proces is veranderd.
• Weten wat je NIET moet automatiseren – Soms laat process mining zien dat een taak te veel uitzonderingen heeft, te veel menselijk inzicht vereist of simpelweg te weinig voorkomt om de investering te rechtvaardigen. Weten waar je je budget níet aan moet uitgeven, is net zo belangrijk als weten waar wel.

Eerlijk is eerlijk: je hebt niet altijd process mining nodig voor automatisering

De ongemakkelijke waarheid die je niet vaak op blogs van softwareleveranciers leest: als je alleen een lijst met te automatiseren taken nodig hebt, is process mining waarschijnlijk overbodig.

Process mining is een serieuze investering. Het vraagt om data-extractie, datavoorbereiding, draagvlak in de organisatie en de juiste expertise om de resultaten te interpreteren. Waarde uit de data halen kost tijd en inzet.

Zijn je automatiseringsdoelen simpel? Dan geven een paar workshops met de teams die het werk uitvoeren je al een prima overzicht. Bewaar de investering in process mining voor wanneer je echt een stap verder wilt gaan.

Gebruik geen process mining voor voor de hand liggende automatiseringen. Als het crediteurenteam bij een financiële dienstverlener al weet dat ze dagelijks vier uur kwijt zijn aan het overtypen van data uit e-mails naar het ERP-systeem, automatiseer dat dan gewoon. Je hebt geen event log-analyse nodig om te bevestigen wat iedereen al weet.

Process mining komt pas echt tot zijn recht bij complexe situaties: wanneer er veel procesvarianten zijn, onverwachte knelpunten optreden, compliance-hiaten ontstaan of wanneer je de volledige impact van een verandering wilt begrijpen.

Mythes doorbreken

Er doen verschillende verhalen de ronde over process mining en automatisering. We zetten de belangrijkste feiten op een rij.

Als je zowel RPA als process mining plant, moet je deze werelden samenbrengen: verschillende denkwijzen (“Wat kunnen we scripten?” versus “Wat gebeurt er echt?”), verschillende eigenaren (Automation CoE versus Process Excellence-team) en een andere infrastructuur.

Vendors: alles-in-één of best-of-breed

Sommige aanbieders bieden zowel RPA als process mining aan in één platform. UiPath begon bijvoorbeeld met RPA en voegde later process mining toe. Anderen, zoals Celonis, richten zich volledig op process mining en werken samen met automatiseringspartners. Beide benaderingen hebben hun voor- en nadelen.

Voor een volledige vergelijking kun je onze analyse van UiPath vs. ProcessMind  lezen.

Voor de meeste organisaties is flexibiliteit belangrijk. Process mining en automatisering dienen verschillende doelen. Je vastleggen in het ecosysteem van één leverancier omdat het in het eerste jaar makkelijk is, kan in het derde jaar een beperking worden wanneer je behoeften verschuiven. ProcessMind  is ontworpen om samen te werken met elke automatiseringstack, zodat je procesinzichten nooit gebonden zijn aan een specifieke RPA-leverancier.

Een praktische aanpak: process mining + automatisering zoals het hoort

Wil je process mining inzetten om de automatisering van je bedrijfsprocessen te ondersteunen? Gebruik dan deze praktische aanpak en voorkom de bekende valkuilen.

Lees meer over stap 4 in onze gids over continue procesmonitoring .

ProcessMind: je platform voor process intelligence

ProcessMind  is een modern, self-service platform voor process intelligence dat process mining, procesmodellering en simulatie combineert. Het helpt je bij het:

• Ontdekken van hoe je processen werkelijk verlopen op basis van feitelijke data
• Analyseren van knelpunten en afwijkingen met interactieve dashboards
• Ontwerpen van betere processen met BPMN 2.0-modelleringstools
• Simuleren van wijzigingen om de impact te voorspellen voordat je ze implementeert
• Monitoren van prestaties om verbeteringen voor de lange termijn vast te houden

Of automatisering nu op je planning staat of niet, ProcessMind geeft je het overzicht om betere beslissingen te nemen over je bedrijfsvoering. En als automatisering wél de juiste stap is, heb je de data om een sterke businesscase te bouwen en de resultaten te verifiëren.

Benieuwd naar wat er echt in je processen gebeurt?

Gerelateerde artikelen:

• Wat is process mining?  – De basis
• Hoe analyseer je jouw proces?  – Van data naar inzichten
• Aan de slag met procesoptimalisatie  – Van inzichten naar resultaat
• Processen continu monitoren  – Zo houd je verbeteringen vast
• UiPath vs. ProcessMind  – Vergelijking van platformen
• Uitdagingen en best practices voor process mining  – Vermijd valkuilen
• De ultieme lijst met technieken voor procesverbetering  – 15 methodes vergeleken