Process Mining: Uitdagingen & Oplossingen

Jouw Routekaart naar Succes

Uitdagingen in Process Mining Overwinnen

In de snelle, data-driven wereld van nu is wendbaar en efficiënt werken onmisbaar om als organisatie de concurrentie voor te blijven. Hiervoor zijn diep inzicht in processen en de belangrijkste uitdagingen van groot belang. Process mining biedt deze inzichten met analyses van real-time business data. Door de belangrijkste uitdagingen te kennen en valkuilen te vermijden, haal je het maximale uit deze technologie. In deze blog ontdek je waarom projecten soms mislukken en wat de best practices zijn om process mining succesvol toe te passen.

Belangrijkste Uitdagingen bij Process Mining Begrijpen

Veel bedrijven zien hoe process mining zorgt voor meer efficiëntie, betere beslissingen en een voorsprong, maar de praktijk is complex. Organisaties hebben moeite om hun businessprocessen goed in kaart te brengen, waardoor analyses minder kloppen en kansen worden gemist. Vaak komt dit door inconsistente of onvolledige data, wat het maken van betrouwbare maps lastiger maakt.

Een grote uitdaging is werken met data uit veel bronnen. Bedrijven gebruiken verschillende platforms en het combineren van data terwijl je kwaliteit bewaakt, is niet eenvoudig. Zelfs na de eerste hobbels volgt het lastigste: inzichten omzetten in echte acties. Alleen inzicht in processen is niet genoeg – je moet ze ook daadwerkelijk verbeteren.

Om deze uitdagingen aan te pakken, begin je met twee vragen: Hoe scheid je belangrijke data van ruis? En welke technische infrastructuur heb je nodig voor efficiënte process mining? Antwoorden geven een stevig fundament. Tools voor data-extractie en Robotic Process Automation (RPA) helpen hierbij: data-extractie brengt basisdata samen, RPA automatiseert routinetaken zodat het team zich op strategie kan richten.

Waarom Process Mining-projecten mislukken

Volgens McKinsey behaalt ongeveer 70% van de transformatie programma’s niet het gewenste resultaat, en Process Mining-projecten zijn daarop geen uitzondering. Eén van de meest voorkomende oorzaken is slechte datakwaliteit. Als de data in het systeem onnauwkeurig, onvolledig of verouderd is, zijn de inzichten uit die data net zo onbetrouwbaar. Dit geldt vooral wanneer bedrijven geen geïntegreerde systemen zoals SAP gebruiken, die juist schonere en beter gestructureerde data bieden. De oplossing is simpel maar noodzakelijk: investeer in data cleansing, validatie en bouw sterke governance om de datakwaliteit te waarborgen.

De transformatie reis kan lastig zijn en goedbedoelde initiatieven ontsporen of stranden vaak nog voordat ze echt van start gaan. Niemand is uit op mislukking, maar onderzoek toont aan dat bedrijven in 70% van de gevallen toch falen. Volgens onze ervaring is een gebrek aan kennis niet wat leidt tot het uitblijven van succes. Managementteams weten meestal wat er nodig is. Wij hebben honderden grootschalige transformaties geleid, en daarin vier veelvoorkomende valkuilen geïdentificeerd die succes ondermijnen.

Jon Garcia - senior partner and a leader in Transformation Practice of McKinsey

Een ander struikelblok is te weinig stakeholder buy-in. Als projecten grote veranderingen binnen een organisatie vragen, ontstaat er vaak weerstand, bijvoorbeeld door misverstanden of angst voor de omvang van de transformatie. Dit los je op door stakeholders vroeg te betrekken, voor open communicatie te zorgen en de voordelen van Process Mining duidelijk te maken. Door belangrijke spelers vanaf het begin te betrekken, creëer je draagvlak en een gedeelde visie op succes.

Ook verkeerde verwachtingen en onrealistische planningen kunnen een Process Mining-project laten mislukken. Het is makkelijk om te optimistisch te zijn over de benodigde tijd en middelen, maar zulke inschattingsfouten zorgen voor frustratie en projectstopzetting. Door realistische doelen te stellen, duidelijke doelstellingen te formuleren en stakeholders regelmatig te informeren over de voortgang, houd je projecten op koers.

Verder hebben projecten vaak een onduidelijke scope. Zonder een helder beeld van welke processen centraal staan, raakt de inspanning versnipperd en ongefocust. Succesvolle initiatieven beginnen met een goed afgebakende scope waarin processen, verwachte resultaten en benodigde middelen duidelijk worden omschreven. Met deze focus kan het project échte, bruikbare resultaten leveren.

Tot slot kan een tekort aan de juiste skills en middelen Process Mining ernstig belemmeren. Deze technologie vraagt om een mix van technische, analytische en domeinkennis. Organisaties moeten bereid zijn te investeren in training en skill development, of een dedicated Center of Excellence (CoE) opzetten waarin het benodigde talent samenkomt om succes te realiseren.

Process Mining-uitdagingen overwinnen

Data kwaliteit blijft een terugkerend issue dat de nauwkeurigheid van inzichten beïnvloedt. Bedrijven zouden validatieprocessen moeten prioriteren en kwaliteitschecklists gebruiken om te zorgen voor betrouwbare analyses. Door de methodes van dataverzameling stapsgewijs te verbeteren, wordt de kwaliteit van toekomstige projecten ook beter. Security- en privacyzorgen spelen daarnaast mee; organisaties zijn soms terughoudend met het delen van data door regelgeving of angst voor blootstelling. Los dit vroeg in het project op door sterke data access policies en anonymisatie technieken, zodat samenwerking en vertrouwen groeien.

familiarize

Omgaan met Procesgerelateerde Uitdagingen

Organisatorische Uitdagingen Aanpakken

Zelfs met de juiste tools en technieken kunnen process mining-projecten vastlopen zonder voldoende support binnen de organisatie. Het verkrijgen van draagvlak bij stakeholders is cruciaal; zonder dit kan het project stagneren of zelfs niet van de grond komen. Identificeer op tijd de belangrijkste process owners en betrek hen actief gedurende het hele traject. Workshops en demo’s helpen om de mogelijke voordelen duidelijk te maken en enthousiasme aan te wakkeren.

Een veelvoorkomende uitdaging is het opstellen van een overtuigende business case voor process mining. Zonder duidelijke voorbeelden van toegevoegde waarde, kunnen stakeholders twijfelen om te investeren. Door relevante praktijkcases te tonen en metrics te delen over het effect van procesverbeteringen, wordt duidelijk waarom process mining waardevol is.

Het is ook essentieel dat process mining-projecten aansluiten bij de strategie van de organisatie. Projecten die niet gekoppeld zijn aan de bedrijfsdoelen verliezen snel hun nut. Door process mining te richten op concrete business objectives, bijvoorbeeld via OKR’s (Objectives and Key Results), lever je tastbare bijdragen aan het bedrijfsresultaat.

Wil je process mining organisatiebreed opschalen, dan is het bouwen en behouden van capaciteit noodzakelijk. Begin met pilot-projecten om te leren en je aanpak te verbeteren. Vier vroege successen om het momentum vast te houden, zet continu in op training, communities of practice en het opzetten van een Center of Excellence (CoE).