Automatiseringskansen vinden met process mining

De automatiseringshype en de realiteit

Als je zoekt naar “process mining en RPA”, vind je talloze pagina’s die beweren dat process mining het perfecte startpunt is voor je automatiseringstraject. Het verhaal klinkt logisch: gebruik process mining om je processen te ontdekken, vind de repetitieve taken en laat die over aan bots.

Het is een mooi verhaal, maar het is ook onvolledig en een beetje misleidend.

In de praktijk zijn de meest voor de hand liggende automatiseringskansen al lang bekend. De financiële afdeling weet dondersgoed dat ze factuurgegevens handmatig overtypen. Het supportteam weet dat ze steeds dezelfde type tickets routeren. Daar heb je geen volledige process mining-oplossing voor nodig.

Waar helpt process mining dan wel bij automatisering? En wat is de verdere toegevoegde waarde? Laten we daar eerlijk naar kijken.

Even opfrissen: RPA en process mining

Voordat we de diepte in gaan, is het goed om de basis helder te hebben.

Voor een uitgebreide introductie kun je onze gids over wat is process mining  bekijken.

Waar process mining wél helpt bij automatisering

Laten we eerlijk zijn: er zijn zeker scenario’s waarin process mining een grote meerwaarde heeft voor je automatiseringsplannen.

• Verborgen herhaling blootleggen — Sommige patronen lopen over verschillende teams of systemen heen. Process mining kan laten zien dat dezelfde data op drie verschillende plekken wordt ingevoerd, of dat een specifieke overdracht altijd leidt tot handmatig herstelwerk. Dit zijn kansen die je vanuit één enkel team niet snel zou ontdekken.
• De businesscase onderbouwen — Zelfs als je vermoedt dat een taak geautomatiseerd kan worden, geeft process mining je de harde cijfers: hoe vaak komt het voor, hoe lang duurt het en wat zijn de kosten per case. Zo maak je van een onderbuikgevoel een concrete ROI-berekening.
• Automatisering valideren na livegang — Wat gebeurt er nadat de bot actief is? Met process mining kun je de geautomatiseerde processen continu volgen. Je ziet direct of de bot presteert zoals verwacht en of er ergens anders in de keten nieuwe knelpunten ontstaan.
• Weten wat je NIET moet automatiseren — Soms laat process mining zien dat een taak die je wilde automatiseren te veel uitzonderingen heeft of te weinig voorkomt om de investering te rechtvaardigen. Weten waar je je budget níet aan moet uitgeven is minstens zo belangrijk.

Wees eerlijk: je hebt niet altijd process mining nodig voor automatisering

De ongemakkelijke waarheid die je op veel commerciële blogs niet leest: als je alleen een lijstje met taken wilt die je kunt automatiseren, is process mining waarschijnlijk overkill.

Process mining is een serieuze investering. Het vraagt om data-extractie, voorbereiding, draagvlak in de organisatie en de juiste expertise om de resultaten te interpreteren. Waarde halen uit deze technologie kost tijd en inzet.

Zijn je automatiseringsdoelen simpel en duidelijk? Dan geven een paar workshops met de teams die het werk uitvoeren je vaak al een uitstekende shortlist. Bewaar de investering in process mining voor het moment dat je klaar bent voor de volgende stap.

Gebruik process mining niet voor voor de hand liggende automatiseringen. Als het team van de crediteurenadministratie al weet dat ze dagelijks uren kwijt zijn aan het overtypen van e-mails naar het ERP-systeem, automatiseer dat dan gewoon. Je hebt geen event log-analyse nodig om te bevestigen wat iedereen al weet.

Process mining blinkt juist uit wanneer het complexer wordt: wanneer er veel procesvarianten zijn, onverwachte knelpunten opduiken, compliance-gaten ontstaan of wanneer je de volledige impact van een verandering wilt begrijpen.

Fabels uit de wereld helpen

Er gaan nogal wat mythes rond over process mining en automatisering. Laten we die eens kritisch bekijken.

Als je zowel RPA als process mining wilt inzetten, vraagt dit om afstemming tussen verschillende werkwijzen: de focus op scripts (“Wat kunnen we automatiseren?”) versus de focus op inzicht (“Wat gebeurt er werkelijk?”).

Leveranciers: all-in-one vs. best-of-breed

Sommige aanbieders bieden zowel RPA als process mining aan in één platform. UiPath begon bijvoorbeeld met RPA en voegde later process mining toe. Anderen, zoals Celonis, richten zich volledig op process mining en werken samen met automatiseringspartners. Beide benaderingen hebben hun voor- en nadelen.

Zie voor een gedetailleerde vergelijking onze UiPath vs. ProcessMind-analyse .

Voor de meeste organisaties is flexibiliteit essentieel. Process mining en automatisering dienen verschillende doelen. Jezelf vastleggen aan één ecosysteem omdat het in het eerste jaar makkelijk is, kan een beperking worden wanneer je behoeften na een paar jaar verschuiven. ProcessMind  is ontworpen om met elke automatiseringsstack te werken, zodat je process intelligence nooit gebonden is aan een specifieke RPA-leverancier.

Een praktische aanpak: process mining en automatisering op de juiste manier

Als je process mining wilt gebruiken ter ondersteuning van je automatiseringsstrategie, volg dan deze praktische aanpak om de bekende valkuilen te vermijden.

Lees meer over stap 4 in onze gids over continue procesmonitoring .

ProcessMind: je platform voor process intelligence

ProcessMind  is een modern, self-service platform voor process intelligence dat process mining, procesmodellering en simulatie combineert. Het helpt je bij het:

• Ontdekken van hoe je processen werkelijk verlopen op basis van feitelijke data
• Analyseren van bottlenecks en afwijkingen met interactieve dashboards
• Ontwerpen van betere processen met BPMN 2.0-modelleringstools
• Simuleren van wijzigingen om de impact te voorspellen voordat je ze implementeert
• Monitoren van prestaties om verbeteringen voor de lange termijn vast te houden

Of automatisering nu op je planning staat of niet, ProcessMind geeft je het overzicht om betere beslissingen te nemen over je bedrijfsvoering. En als automatisering wél de juiste stap is, heb je de data om een sterke businesscase te bouwen en de resultaten te verifiëren.

Benieuwd naar wat er echt in je processen gebeurt?

Gerelateerde bronnen:

• Wat is process mining?  – De basis
• Hoe analyseer je jouw proces?  – Van data naar inzichten
• Aan de slag met procesoptimalisatie  – Van inzichten naar resultaat
• Processen continu monitoren  – Zo houd je verbeteringen vast
• UiPath vs. ProcessMind  – Vergelijking van platformen
• Uitdagingen en best practices voor process mining  – Vermijd valkuilen
• De ultieme lijst met technieken voor procesverbetering  – 15 methodes vergeleken