Guia Estratégico para Otimização de Processos com Data
Guia prático para usar data na melhoria de processos e transformação dos negócios.
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Este guia explica como Process Mining e automação (RPA) se relacionam, onde o Process Mining realmente ajuda a encontrar oportunidades de automação e por que tratar Process Mining apenas como uma ferramenta de busca por automações faz você perder a maior parte do seu valor.
O hype da automação e a realidade dos fatos
Se você pesquisar por “Process Mining e RPA”, encontrará dezenas de páginas de fornecedores dizendo que o Process Mining é o ponto de partida perfeito para sua jornada de automação. O argumento parece atraente: use Process Mining para descobrir seus processos, encontrar tarefas repetitivas e entregá-las aos robôs.
É uma história bonita. Mas também é incompleta e um pouco enganosa.
Na realidade, a maioria dos candidatos óbvios à automação já é bem conhecida. A equipe financeira sabe que está copiando dados de faturas entre sistemas. A equipe de suporte sabe que está roteando manualmente os mesmos tipos de tickets repetidamente. Você raramente precisa de uma implementação completa de Process Mining para notar isso.
Então, onde o Process Mining realmente ajuda na automação? E o que mais ele traz para a mesa? Vamos ser honestos sobre isso.
Um guia rápido: RPA e Process Mining
Antes de nos aprofundarmos, vamos garantir que estamos na mesma página.
Robotic Process Automation (RPA)
Robôs de software que mimetizam ações humanas em interfaces de usuário: clicar em botões, copiar campos, preencher formulários e mover dados entre aplicativos.
- O que faz: Automatiza tarefas repetitivas e baseadas em regras no nível da interface (UI)
- Entrada: Um conjunto definido de etapas e regras
- Ponto forte: Funciona em vários sistemas sem a necessidade de integrações profundas
- Limitação: Não consegue lidar com ambiguidade ou cenários não definidos
Process Mining
Utiliza dados de logs de eventos de sistemas de TI para reconstruir como o trabalho realmente flui. Mostra o processo real, não o processo presumido.
- O que faz: Descobre, visualiza, monitora e analisa processos de negócio reais
- Entrada: Logs de eventos com IDs de caso, atividades e timestamps
- Ponto forte: Revela o quadro completo, incluindo exceções, gargalos e gambiarras (workarounds)
- Limitação: Requer acesso a dados de eventos estruturados
Para uma introdução mais profunda, veja nosso guia sobre o que é Process Mining .
Onde o Process Mining realmente ajuda na automação
Vamos ser justos: existem cenários reais onde o Process Mining agrega muito valor aos esforços de automação.
- Descobrindo repetições ocultas — Alguns padrões repetitivos abrangem várias equipes ou sistemas. O Process Mining pode revelar que o mesmo dado é inserido três vezes em departamentos diferentes, ou que uma transferência específica sempre gera retrabalho manual. Esses são candidatos à automação que você não encontraria sob a perspectiva de uma única equipe.
- Quantificando o caso de negócio (ROI) — Mesmo quando você suspeita que uma tarefa é automatizável, o Process Mining fornece os números: frequência, duração e custo por caso. Esses dados transformam um vago “deveríamos automatizar isso” em um cálculo concreto de retorno sobre investimento.
- Validando a automação após a implementação — O que acontece depois que o robô entra em operação? O Process Mining permite monitorar processos automatizados continuamente. Você pode ver se o robô está operando como esperado, se introduziu novos gargalos e como o processo geral mudou.
- Identificando onde NÃO automatizar — O Process Mining pode mostrar que uma tarefa que você considerava ideal para automação tem exceções demais, exige muito julgamento humano ou acontece raramente demais para justificar o investimento. Saber onde não gastar seu orçamento de automação é tão importante quanto saber onde investir.
Pense grande
Se você implementar Process Mining apenas para encontrar tarefas de automação, está comprando um canivete suíço para usar como palito de dente. O Process Mining entrega valor em todo o ciclo de vida: descoberta, conformidade, monitoramento e otimização. A busca por automações é apenas uma pequena parte.
Sendo sincero: você nem sempre precisa de Process Mining para automação
Aqui está a verdade desconfortável que a maioria dos blogs de fornecedores não dirá: se tudo o que você precisa é uma lista de tarefas para automatizar, Process Mining pode ser exagero.
Process Mining é um investimento significativo. Requer extração e preparação de dados, adesão organizacional e interpretação qualificada. Obter valor disso exige esforço, tempo e compromisso.
Se seus alvos de automação são simples, alguns workshops com as equipes que realizam o trabalho darão a você uma ótima lista de prioridades. Reserve o investimento em Process Mining para quando estiver pronto para ir além.
Não use Process Mining para automações óbvias. Se a equipe de contas a pagar já sabe que gasta quatro horas por dia copiando dados de e-mails para o ERP, apenas automatize isso. Você não precisa de uma análise de log de eventos para confirmar o que todos já sabem.
O Process Mining brilha quando o cenário é mais complexo: quando existem múltiplas variantes de processo, gargalos inesperados, falhas de conformidade ou quando você quer entender o impacto total de uma mudança de ponta a ponta.
Process Mining faz muito mais do que encontrar alvos para automação
Este é o ponto principal que se perde na narrativa de “Process Mining para RPA”. A descoberta de automação é um benefício secundário menor do Process Mining, não o seu propósito.
- Monitoramento contínuo de processos — Continue monitorando após o mining inicial. Os tempos de ciclo estão melhorando? Os desvios estão aumentando? Essa nova política está sendo seguida? O Process Mining oferece um dashboard vivo de como o trabalho realmente flui. Veja nosso guia sobre monitoramento contínuo de processos .
- Verificação de conformidade (Conformance checking) — Compare como seu processo realmente funciona com a forma como ele deveria funcionar. Isso é crítico para conformidade, auditoria e governança. Nenhum robô de RPA vai consertar um processo que é fundamentalmente falho.
- Análise de causa raiz — Por que 30% dos pedidos estão atrasando? O Process Mining pode correlacionar atrasos com fornecedores, regiões, equipes ou variantes de processo específicas. Esse insight geralmente leva ao redesenho do processo em vez de apenas automação.
- Melhoria e redesenho de processos — Os maiores ganhos quase sempre vêm da mudança do processo em si, não da automação de um processo que não funciona. O Process Mining mostra onde e como simplificar, eliminar etapas e reduzir transferências de tarefas e aprovações desnecessárias.
- Simulação de processos — Com o ProcessMind , você pode modelar mudanças e simular seu impacto antes de implementá-las. Isso é muito mais poderoso do que automatizar cegamente o status quo.
A automação deve ser o último recurso, não a primeira resposta. Redesenhe o processo primeiro. Depois, automatize o que restou.
Derrubando os mitos
Existem vários mitos circulando sobre Process Mining e automação. Vamos abordá-los diretamente.
Mito 1: “O Process Mining vai gerar um plano de automação automático”
Não, não vai. O Process Mining mostra como um processo funciona, destacando ineficiências, gargalos e desvios. Interpretar essas descobertas e decidir o que automatizar, o que redesenhar e o que manter é uma decisão humana. Qualquer fornecedor que prometa um botão mágico de “oportunidades de automação” está simplificando demais as coisas.
Mito 2: “Process Mining é ótimo para minerar processos de RPA”
Usar Process Mining para analisar processos de RPA já automatizados soa lógico, mas raramente é útil. Robôs fazem exatamente o que foram programados para fazer. Não há mistério a ser descoberto; o robô segue seu script. Se o script estiver errado, você saberá porque o robô vai falhar. O Process Mining agrega valor ao analisar o processo mais amplo que envolve o robô, não o robô em si.
Mito 3: “Você precisa de Process Mining antes de qualquer projeto de automação”
Nem sempre. Para alvos de automação simples e bem compreendidos, vá em frente e crie o robô. O Process Mining agrega mais valor em processos complexos e multifuncionais, onde você não consegue ver o quadro completo a partir da perspectiva de uma única equipe.
Mito 4: “Automação e Process Mining precisam do mesmo acesso a dados”
Eles não precisam. O RPA trabalha no nível da interface (UI) e muitas vezes só precisa de acesso à tela. O Process Mining precisa de dados estruturados de logs de eventos dos sistemas de backend. O RPA é superficial; o Process Mining se conecta a bancos de dados e data warehouses. Eles exigem habilidades, acessos e, frequentemente, equipes diferentes.
Planejar tanto RPA quanto Process Mining simultaneamente significa coordenar essas fronteiras: diferentes mentalidades (“O que podemos automatizar?” vs. “O que está acontecendo de fato?”), diferentes proprietários (CoE de automação vs. equipe de excelência de processos) e infraestruturas distintas.
Fornecedores: Tudo-em-um vs. Melhores Ferramentas (Best-of-Breed)
Alguns fornecedores oferecem tanto RPA quanto Process Mining em uma única plataforma. A UiPath, por exemplo, começou no RPA e adicionou Process Mining depois. Outros, como a Celonis, vêm do Process Mining e fazem parcerias com fornecedores de automação. Existem prós e contras em ambas as abordagens.
Plataformas Tudo-em-um
Vantagens:- Integração estreita entre os insights de mining e os workflows de automação
- Relacionamento e contrato com um único fornecedor
- Interface de usuário unificada
Desvantagens:
- Viés focado em automação: a ferramenta tende a levar você para a automação, mesmo quando um redesenho de processo seria melhor
- Vendor lock-in: trocar qualquer componente significa ter que trocar tudo
- “Bom o suficiente” em cada área, mas raramente o melhor da categoria em ambas
Abordagem Best-of-Breed
Vantagens:- Escolha a ferramenta mais forte para cada função
- Flexibilidade para trocar componentes conforme as necessidades evoluem
- Sem viés em direção a um único tipo de solução
Desvantagens:
- A integração exige mais esforço
- Vários relacionamentos com fornecedores para gerenciar
Para uma comparação detalhada, veja nossa análise entre UiPath vs. ProcessMind .
Para a maioria das organizações, acreditamos que a flexibilidade é o que importa. Process Mining e automação servem a propósitos diferentes. Prender-se ao ecossistema de um único fornecedor por conveniência no primeiro ano pode se tornar uma restrição no terceiro ano, quando suas necessidades mudarem. O ProcessMind foi construído para funcionar com qualquer stack de automação, para que sua inteligência de processos nunca fique amarrada a um fornecedor específico de RPA.
Uma abordagem prática: Process Mining + Automação do jeito certo
Se você deseja usar Process Mining para apoiar sua estratégia de automação, aqui está uma abordagem prática que evita as armadilhas comuns.
1. Entenda
Primeiro, faça o mining dos seus processos. Procure por gargalos, problemas de conformidade, loops de retrabalho e transferências desnecessárias.
2. Melhore primeiro
Para cada problema, pergunte: “Podemos resolver isso mudando o processo?” Eliminar etapas é mais barato do que construir robôs.
3. Depois, automatize
Após as melhorias, automatize o que restou: tarefas repetitivas, baseadas em regras e de alto volume. Agora você está automatizando um processo limpo.
4. Monitore
Acompanhe o processo combinado: etapas humanas, automatizadas e transferências. Um loop de feedback contínuo para identificar problemas cedo.
5. Itere
Processos mudam, requisitos variam e novas oportunidades surgem. Continue minerando, monitorando e melhorando.
Para saber mais sobre a etapa 4, veja nosso guia sobre monitoramento contínuo de processos .
Armadilha comum
Automatizar um processo que não funciona só faz com que ele quebre mais rápido. Sempre melhore primeiro e automatize depois. As organizações de maior sucesso tratam a automação como uma ferramenta em um conjunto maior de melhoria de processos, não como o objetivo final.
ProcessMind: Sua plataforma de inteligência de processos
O ProcessMind é uma plataforma moderna e self-service de inteligência de processos que combina Process Mining, modelagem e simulação. Ele ajuda você a:
- Descobrir como seus processos realmente funcionam com mining baseado em dados
- Analisar gargalos, desvios e causas raízes com dashboards interativos
- Desenhar processos otimizados com ferramentas de modelagem BPMN 2.0
- Simular mudanças antes de implementá-las para prever o impacto
- Monitorar o desempenho do processo continuamente para manter as melhorias
Independentemente de a automação estar no seu radar, o ProcessMind oferece a visibilidade necessária para tomar decisões melhores sobre suas operações. E quando a automação fizer sentido, você terá os dados para construir um caso de negócio sólido e o monitoramento para verificar os resultados.
Pronto para ver o que realmente está acontecendo nos seus processos?
Recursos Relacionados:
- O que é Process Mining? - Os fundamentos
- Como Analisar seu Processo - Dos dados aos insights
- Como Implementar a Otimização de Processos - Transformando insights em resultados
- Como Monitorar Continuamente seu Processo - Mantendo as melhorias
- UiPath vs. ProcessMind - Comparação de plataformas
- Desafios e Boas Práticas em Process Mining - Evitando erros comuns
- Técnicas de Melhoria de Processos: O Guia Definitivo - 15 metodologias comprovadas comparadas
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