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Votre Template de Données d'Intégration des Employés

Workday Onboarding

Attributs d'intégration des employés (22) Activités d'intégration des employés (15) Guides d'extraction (2)

Votre Template de Données d'Intégration des Employés

Ce modèle fournit une feuille de route claire pour collecter les données essentielles nécessaires à l'analyse et à l'optimisation de votre processus d'intégration des employés. Il décrit les attributs cruciaux à recueillir, les activités clés à suivre et des conseils pratiques sur la façon d'extraire ces informations de Workday Onboarding. Tirez parti de cette ressource pour garantir une base de données complète et précise pour vos initiatives de Process Mining.

Attributs recommandés à collecter
Activités clés à suivre
Guide d'extraction pour l'intégration Workday

Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

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Attributs d'intégration des employés

Ce sont les champs de données recommandés à inclure dans votre journal d'événements pour une analyse complète de l'intégration des employés et des informations approfondies.

5 Obligatoire 7 Recommandé 10 Facultatif

	Nom	Description
	Dossier d'intégration OnboardingCase	Un identifiant unique pour le processus d'intégration de chaque nouvel employé, de l'acceptation de l'offre à son intégration initiale.
Description Le Dossier d'Intégration sert d'identifiant central, regroupant tous les événements et activités liés au parcours d'un seul nouvel employé. Cet attribut est essentiel pour suivre le processus de bout en bout pour chaque nouvelle recrue. Dans l'analyse Process Mining, cet identifiant permet la reconstruction des parcours d'intégration individuels. Il est utilisé pour calculer des métriques au niveau du dossier comme le temps de cycle, analyser les variantes de processus et comprendre la séquence complète des activités pour chaque nouvelle recrue, formant la base de la cartographie des processus. Pourquoi c'est important C'est l'attribut fondamental qui relie toutes les activités associées en une seule instance de processus de bout en bout, permettant la découverte et l'analyse des processus. Où obtenir Il s'agit généralement d'un identifiant unique généré par Workday pour chaque instance de processus métier d'intégration. Consultez la documentation Workday pour l'objet métier et le champ spécifiques. Exemples ONB-0012345ONB-0012346ONB-0012347
	Heure de l'événement EventTime	La date et l'heure précises auxquelles une activité d'intégration a été achevée ou son statut a changé.
Description Cet attribut est l'horodatage associé à chaque activité, fournissant la séquence chronologique des événements. Il est fondamental pour comprendre le timing et la durée des étapes du processus. En analyse, l'Heure de l'événement est utilisée pour ordonner correctement les activités, calculer la durée entre les étapes (temps de cycle et temps d'attente), et mesurer la durée totale du dossier. Il est critique pour l'analyse liée à la performance, telle que l'identification des goulots d'étranglement et le suivi de la conformité aux SLA. Pourquoi c'est important Il fournit le contexte temporel pour toutes les activités, ce qui est essentiel pour calculer des métriques de performance comme le temps de cycle et identifier les retards. Où obtenir C'est l'horodatage d'achèvement pour chaque événement dans l'historique du processus métier Workday Onboarding. Exemples 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:00:00Z
	Nom de l'activité ActivityName	Le nom d'une tâche ou d'un jalon spécifique survenu au sein du processus d'intégration.
Description Cet attribut décrit une seule étape ou un événement du parcours d'intégration, tel que « Offre acceptée », « Vérification des antécédents initiée » ou « Équipement livré ». Il représente le « quoi » dans le journal de processus. L'analyse de la séquence et de la fréquence des activités est le cœur du Process Mining. Cet attribut est utilisé pour construire la cartographie des processus, identifier les goulots d'étranglement et comprendre le flux de travail. Il aide à répondre aux questions sur les étapes les plus courantes, où les retards se produisent et quelles activités sont retravaillées. Pourquoi c'est important Il définit les étapes du processus, permettant la visualisation du flux de processus et l'analyse de la structure et des variations du processus. Où obtenir Ceci correspond aux noms d'événements ou de tâches dans l'historique du processus métier Workday Onboarding. Exemples Offre acceptéeVérification des Antécédents RéaliséeProvisionnement du compte informatique lancéEmployé a commencé
	Dernière mise à jour des données LastDataUpdate	L'horodatage indiquant la dernière fois que les données de cet événement ont été actualisées ou extraites.
Description Cet attribut enregistre la dernière mise à jour des données dans l'outil Process Mining. Il fournit un contexte sur la fraîcheur de l'analyse et aide les utilisateurs à comprendre s'ils consultent les informations les plus récentes. Ceci est important pour les tableaux de bord opérationnels qui surveillent les processus en cours. Il permet aux utilisateurs d'évaluer la pertinence des données et constitue un champ de métadonnées clé pour gérer les cycles d'actualisation des données et garantir la fiabilité des informations. Pourquoi c'est important Il garantit que les utilisateurs sont conscients de la fraîcheur des données, ce qui est essentiel pour prendre des décisions opportunes et éclairées basées sur l'analyse. Où obtenir Ce `timestamp` est généralement généré et ajouté à l'`ensemble de données` pendant le `processus` d'`extraction` et de `chargement des données` (`ETL`). Exemples 2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z
	Système source SourceSystem	Le système d'où les données d'intégration ont été extraites.
Description Cet attribut identifie l'origine des données. Pour ce processus, il sera constamment « Workday Onboarding », mais c'est un champ crucial pour la gouvernance des données et pour distinguer les données si plusieurs systèmes sont jamais intégrés. Dans un contexte analytique plus large, il aide à retracer la lignée des données et à garantir la qualité des données. Lors de l'analyse de processus qui couvrent plusieurs systèmes, cet attribut est la clé pour comprendre les transferts et les intégrations entre différentes plateformes. Pourquoi c'est important Il fournit un contexte crucial sur l'origine des données, ce qui est important pour la gouvernance des données, le dépannage et l'analyse des processus multi-systèmes. Où obtenir Ceci est une valeur statique qui devrait être ajoutée lors de l'extraction des données pour étiqueter la source des enregistrements. Exemples Workday Onboarding
	Date d'échéance de la conformité ComplianceDueDate	La date limite à laquelle une tâche spécifique obligatoire ou liée à la conformité doit être achevée.
Description Cet attribut spécifie la date d'échéance pour les tâches critiques telles que les vérifications des antécédents, les documents de pré-embauche ou la formation obligatoire. Ces dates sont souvent déterminées par les exigences légales ou les politiques internes. Ceci est essentiel pour le suivi de la conformité et des risques. Il permet le calcul de KPI comme le « Taux d'achèvement des tâches obligatoires » et le « Taux de conformité des documents » en comparant le temps d'achèvement réel d'une tâche à cette date d'échéance. Il aide les organisations à gérer proactivement les délais et à éviter les problèmes de conformité. Pourquoi c'est important Il permet le suivi des tâches de conformité sensibles au temps et le calcul des taux de complétion dans les délais. Où obtenir Les dates d'échéance des tâches sont généralement disponibles dans les détails de la tâche du processus métier Workday. Exemples 2024-05-302024-06-142024-06-20
	Date de début officielle OfficialStartDate	Le premier jour officiel d'emploi du nouvel employé.
Description Cet attribut est une date clé du processus d'intégration qui sert de date limite pour de nombreuses activités de pré-intégration, telles que l'approvisionnement informatique et la livraison d'équipement. Il marque la transition du pré-embauché à l'employé. Cette date est cruciale pour le calcul des KPI de préparation. En comparant les temps d'achèvement des activités d'approvisionnement clés à la Date de Début Officielle, les organisations peuvent mesurer le « Taux de préparation au premier jour ». Cela aide à garantir que les nouvelles recrues disposent de tout ce dont elles ont besoin pour être productives dès le premier jour, ce qui est un facteur clé de leur expérience initiale. Pourquoi c'est important Il sert de date limite critique pour les tâches de pré-intégration et est utilisé pour mesurer le KPI « Taux de préparation au premier jour ». Où obtenir Ceci est un champ standard dans les données d'embauche ou de pré-embauche au sein de Workday, souvent appelé « Date d'embauche ». Exemples 2024-06-012024-06-152024-07-01
	Département Department	Le département ou l'unité commerciale que le nouvel employé rejoint.
Description Cet attribut spécifie l'unité organisationnelle, telle que « Ventes », « Ingénierie » ou « Finance », à laquelle appartient la nouvelle recrue. Les pratiques départementales peuvent souvent entraîner des variations significatives dans le processus d'intégration. Ceci est une dimension critique pour l'analyse comparative. Cela permet de filtrer la cartographie des processus pour visualiser les flux spécifiques à chaque département, de comparer les temps de cycle entre les départements et d'identifier les meilleures pratiques dans les unités performantes. Cela soutient directement le tableau de bord « Variantes d'intégration par département ». Pourquoi c'est important C'est une dimension primaire pour l'étalonnage et l'identification des variations de processus et des meilleures pratiques au sein de l'organisation. Où obtenir Ceci fait partie des informations de poste et d'organisation de supervision de la nouvelle recrue au sein de Workday. Exemples TechnologieVentes et MarketingRessources HumainesFinance
	ID employé EmployeeId	L'identifiant unique attribué à la nouvelle recrue.
Description L'ID Employé est l'identifiant permanent et unique d'un employé au sein du système RH de l'organisation. Il est attribué pendant le processus d'intégration, généralement après la création du profil RH. Cet attribut permet de connecter les données d'intégration avec d'autres données d'employés à travers différents systèmes, tels que la gestion de la performance ou la paie. Il aide à analyser les résultats à long terme du processus d'intégration, par exemple en corrélant l'expérience d'intégration avec la rétention des employés ou la performance initiale. Pourquoi c'est important Il sert de clé primaire pour lier les données du processus d'intégration aux données plus larges du cycle de vie des employés pour des analyses RH plus complètes. Où obtenir Ceci est un champ standard disponible sur le profil de l'employé dans Workday. Consultez la documentation Workday pour le nom de champ spécifique. Exemples 100523100524100525
	Responsable du recrutement HiringManager	Le nom du responsable hiérarchique de la nouvelle recrue.
Description Cet attribut identifie le responsable hiérarchique associé au dossier d'intégration. Le responsable hiérarchique est souvent un participant clé du processus, responsable des approbations et des tâches d'intégration spécifiques à l'équipe. L'analyse du processus par responsable hiérarchique aide à identifier les variations dans la manière dont différents managers gèrent l'intégration. Elle peut mettre en évidence les managers particulièrement efficaces ou ceux qui peuvent être des goulots d'étranglement, offrant des opportunités de formation ciblée et d'amélioration des processus. Ceci est essentiel pour le tableau de bord « Efficacité des tâches du responsable hiérarchique ». Pourquoi c'est important Il permet une analyse des performances par un acteur clé, révélant les goulots d'étranglement et les incohérences dans les tâches dépendantes du manager. Où obtenir Cette information fait partie des données de poste ou de demande d'emploi associées à la nouvelle recrue dans Workday. Exemples John SmithJane DoePeter Jones
	Statut de l'intégration OnboardingStatus	Le statut actuel du dossier d'intégration global, tel que 'En cours', 'Terminé' ou 'Annulé'.
Description Cet attribut fournit un résumé de haut niveau de l'état du dossier d'intégration à un moment donné. Il indique si le processus est en cours d'exécution, terminé avec succès ou résilié prématurément. Dans l'analyse de processus, ceci est utile pour filtrer les dossiers afin de se concentrer sur les parcours achevés ou pour analyser spécifiquement pourquoi des dossiers ont été annulés. Il est essentiel pour le tableau de bord « Vue d'ensemble du statut d'intégration des nouvelles recrues », offrant un aperçu rapide de l'état actuel de tous les processus d'intégration en cours. Pourquoi c'est important Il permet la segmentation des cas en fonction de leur résultat, permettant une analyse ciblée sur les processus terminés, en cours ou annulés. Où obtenir Ceci est généralement dérivé du statut de l'instance principale du processus métier d'intégration dans Workday. Exemples En coursTerminéAnnuléEn attente de la date de début
	Système initiateur SystemInitiatingActivity	Le type de système ou d'utilisateur qui a initié une activité donnée, utilisé pour distinguer les étapes automatisées des étapes manuelles.
Description Cet attribut indique si une activité a été déclenchée automatiquement par le système Workday ou réalisée manuellement par un utilisateur, tel qu'un partenaire RH ou un responsable hiérarchique. Par exemple, « Système » pourrait indiquer une étape de workflow automatisée, tandis que « Spécialiste RH » indiquerait une étape manuelle. Cette information est inestimable pour identifier les opportunités d'automatisation. En analysant la fréquence et la durée des activités manuelles, comme le soutient le tableau de bord « Analyse des activités manuelles », les organisations peuvent cibler les étapes manuelles les plus chronophages pour les futurs efforts d'automatisation, améliorant ainsi l'efficacité et réduisant les erreurs. Pourquoi c'est important Il aide à distinguer les activités automatisées des activités manuelles, ce qui est essentiel pour identifier les opportunités d'automatisation et mesurer l'efficacité des processus. Où obtenir Ceci peut souvent être inféré de l'utilisateur ou de l'acteur associé à un événement dans l'historique du processus métier Workday. Les événements générés par le système ont un utilisateur distinct. Exemples SystèmeSpécialiste RHResponsable du recrutement
	Durée de l'activité ActivityDuration	Le temps nécessaire pour achever une seule activité, mesuré de son début à sa fin.
Description Ceci est une métrique calculée qui représente le temps de traitement d'une activité. C'est la différence entre l'EndTime et le StartTime d'un événement. Cette métrique est cruciale pour une analyse détaillée de la performance. Elle aide à distinguer le temps passé à travailler activement sur une tâche (temps de traitement) et le temps passé à attendre qu'une tâche commence (temps d'attente). Cela permet une identification plus précise des activités spécifiques qui sont chronophages. Pourquoi c'est important Il isole le temps de travail réel d'une activité, aidant à identifier les tâches inefficaces séparément des retards de mise en file d'attente. Où obtenir Ceci est calculé lors de la transformation des données en soustrayant l'horodatage de début d'une activité de son horodatage de fin. Exemples 2 heures3 jours15 minutes
	Emplacement Location	Le lieu de travail physique ou la région de la nouvelle recrue.
Description Cet attribut indique la ville, le pays ou le bureau où le nouvel employé sera basé. Les processus d'intégration peuvent varier considérablement en fonction de la géographie en raison de différentes exigences légales, de la logistique des bureaux ou des politiques régionales. La localisation offre une dimension géographique pour l'analyse. Elle peut être utilisée pour comparer l'efficacité de l'intégration entre différents sites, identifier les goulots d'étranglement spécifiques à une région et garantir la conformité aux réglementations locales. Ceci est particulièrement important pour les organisations mondiales. Pourquoi c'est important Il permet une analyse géographique pour comparer les processus d'intégration entre différents bureaux ou pays et identifier les variations régionales. Où obtenir Ceci est spécifié dans les données de poste ou de demande d'emploi au sein de Workday. Exemples New York, USALondres, Royaume-UniSingapour
	Est à l'heure IsOnTime	Un indicateur booléen signalant si une activité liée à la conformité a été complétée avant sa date d'échéance.
Description Cet attribut calculé compare l'horodatage d'achèvement (EventTime) d'une tâche avec sa « Date d'échéance de conformité ». Il est défini sur vrai si la tâche a été achevée à ou avant la date d'échéance, et faux sinon. Ce drapeau simplifie le suivi de la conformité et le calcul des KPI. Il permet un filtrage et une agrégation faciles pour déterminer le « Taux d'achèvement des tâches obligatoires » et le « Taux de conformité des documents ». Il offre une vue claire et rapide de la conformité aux délais. Pourquoi c'est important Il fournit un indicateur binaire clair de la performance en matière de conformité, simplifiant l'analyse et le suivi des tâches soumises à des délais. Où obtenir Ceci est calculé lors de la transformation des données en comparant l'EventTime à la ComplianceDueDate pour les activités pertinentes. Exemples truefaux
	Est un retravail IsRework	Un indicateur booléen signalant si une activité ou une séquence d'activités représente une reprise ou une correction.
Description Cet attribut calculé signale les cas où une tâche est répétée ou une boucle de correction se produit, comme la réinitialisation de l'étape « Profil RH créé ». Il est généralement dérivé en identifiant des modèles d'activités répétées au sein du même dossier. Le drapeau « EstRetravail » est essentiel pour l'analyse de la qualité. Il permet la quantification des boucles de retravail, aidant à calculer le KPI « Taux de retravail du profil RH ». L'identification et la mesure du retravail aident à cibler les faiblesses du processus, les problèmes de qualité des données et les besoins en formation. Pourquoi c'est important Il quantifie les inefficacités de processus et les problèmes de qualité en signalant explicitement le travail répété, aidant à concentrer les efforts d'amélioration. Où obtenir Ceci est dérivé lors de la transformation des données en définissant et en détectant des modèles de retravail spécifiques dans le journal d'événements (par exemple, Activité A -> Activité B -> Activité A). Exemples truefaux
	Heure de fin EndTime	L'horodatage indiquant le moment où une activité a été entièrement achevée, distinct de son heure de début.
Description Tandis que le StartTime (EventTime) marque le début ou l'enregistrement d'une activité, l'EndTime marque son achèvement. Pour les activités ayant une durée, disposer des deux horodatages est crucial pour une mesure précise de la performance. Cet attribut permet le calcul direct du temps de traitement pour les activités individuelles, le séparant du temps d'attente entre les activités. Cela aide à déterminer si les retards sont dus à des tâches prenant beaucoup de temps à être achevées ou à de longues attentes avant que les tâches ne commencent. Pourquoi c'est important Il permet le calcul précis du temps de traitement des activités, distinct du temps d'attente, pour une analyse plus précise des goulots d'étranglement. Où obtenir Certaines étapes du processus métier Workday peuvent avoir des horodatages de début et de fin distincts. Sinon, cela pourrait devoir être inféré ou sera le même que l'heure de début. Exemples 2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T15:00:10Z2023-11-01T10:15:00Z
	Nom de la nouvelle recrue NewHireName	Le nom complet du nouvel employé en cours d'intégration.
Description Cet attribut contient le nom de la nouvelle recrue. Bien qu'il ne soit généralement pas utilisé pour l'analyse statistique afin d'éviter les problèmes de confidentialité, il est très utile pour le support opérationnel et la gestion de cas. Dans des tableaux de bord tels que la « Vue d'ensemble du statut d'intégration des nouvelles recrues », l'affichage du nom permet aux managers et au personnel RH d'identifier rapidement l'individu spécifique associé à un cas. Cela rend les données plus accessibles et exploitables pour les utilisateurs qui ont besoin de consulter et de gérer des processus d'intégration individuels. Pourquoi c'est important Il fournit un identifiant lisible par l'homme pour les cas individuels, utile pour le suivi opérationnel et l'intervention directe. Où obtenir Ceci est un champ standard sur l'objet Pré-Embauché ou Employé dans Workday. Exemples Alice JohnsonRobert ChenMaria Garcia
	Recruteur Recruiter	Le nom du recruteur qui a géré le processus de recrutement pour le nouvel employé.
Description Cet attribut identifie le recruteur responsable du candidat avant le processus d'intégration. Le recruteur peut avoir des tâches de transition au début de l'intégration. Bien que moins central pour le processus post-embauche, l'analyse par recruteur peut parfois mettre en évidence des problèmes à l'intersection du recrutement et de l'intégration. Cela peut aider à déterminer si les candidats de certains recruteurs connaissent des transitions plus fluides au sein de l'entreprise. Pourquoi c'est important Il relie le processus d'intégration à la phase de recrutement précédente, ce qui peut aider à analyser le transfert et le cycle de vie global de l'acquisition de talents. Où obtenir Ceci est généralement stocké sur la demande d'emploi ou le profil du candidat au sein de Workday Recruiting. Exemples David MillerSarah WilsonChris Green
	Temps de cycle global OverallCycleTime	La durée totale du dossier d'intégration, de la première activité à la dernière.
Description Ceci est une métrique au niveau du dossier calculée comme la différence de temps entre le tout premier et le tout dernier événement dans un dossier d'intégration. Elle représente le temps total qu'une nouvelle recrue passe dans le processus d'intégration. Cet attribut mesure directement le KPI « Temps de Cycle Global de l'Intégration » et est un indicateur principal de l'efficacité du processus. Il est utilisé dans les tableaux de bord de haut niveau pour suivre la performance au fil du temps et pour comparer l'efficacité entre différents départements, régions ou responsables hiérarchiques. Pourquoi c'est important C'est un indicateur clé de performance qui mesure l'efficacité de bout en bout de l'ensemble du processus d'intégration. Où obtenir Ceci est calculé au niveau du dossier lors de la transformation des données en soustrayant l'horodatage minimum de l'horodatage maximum pour chaque OnboardingCase. Exemples 35 jours48 jours29 jours
	Titre du poste JobTitle	Le titre de poste officiel pour la position que la nouvelle recrue occupe.
Description Cet attribut spécifie le rôle du nouvel employé, tel que « Ingénieur Logiciel », « Directeur des Ventes » ou « Comptable ». Le titre de poste peut influencer les étapes ou les exigences spécifiques du processus d'intégration. L'analyse par titre de poste ou niveau hiérarchique peut révéler différents modèles d'intégration pour différents rôles. Par exemple, l'intégration d'un cadre supérieur pourrait comporter des étapes supplémentaires par rapport à un poste de débutant. Cela fournit une autre dimension précieuse pour le filtrage et la comparaison des variantes de processus. Pourquoi c'est important Il permet d'analyser les différences de processus basées sur le rôle professionnel ou l'ancienneté, qui peuvent avoir des exigences d'intégration distinctes. Où obtenir Cette information fait partie des données de poste associées à la nouvelle recrue dans Workday. Exemples Senior Software EngineerAnalyste financierCoordinateur marketing.
	Type d'emploi EmploymentType	La classification de l'emploi de la nouvelle recrue, comme à temps plein, à temps partiel ou contractuel.
Description Cet attribut catégorise la nouvelle recrue en fonction de son type de contrat. Différents types d'employés peuvent suivre des parcours d'intégration distincts avec des exigences différentes. L'analyse du processus par type d'emploi peut aider à garantir que chaque type de recrutement reçoit l'expérience d'intégration appropriée. Par exemple, l'intégration d'un contractuel pourrait être une version simplifiée de celle d'un employé à temps plein, se concentrant uniquement sur l'accès essentiel au système et la conformité. Pourquoi c'est important Il permet l'analyse de différents parcours d'intégration pour les employés à temps plein, à temps partiel et les travailleurs temporaires, qui ont souvent des besoins différents. Où obtenir Ceci est un champ standard sur l'objet Pré-Embauché ou Employé dans Workday, classifiant la relation de l'employé avec l'entreprise. Exemples Temps pleinTemps partielContractuelStagiaire

Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités d'intégration des employés

Ce sont les `étapes clés` du `processus` et les `jalons` à capturer dans votre `journal d'événements` pour une `découverte de processus` et un `suivi des performances` précis.

6 Recommandé 9 Facultatif

	Activité	Description
	Employé a commencé	Cette activité représente le premier jour officiel d'emploi de la nouvelle recrue. Ce n'est pas un événement explicite mais un attribut de date clé associé au profil de l'employé.
Pourquoi c'est important Ceci est une date critique pour la conformité et l'analyse des processus. Elle permet de mesurer la « Préparation au premier jour » en comparant les dates d'achèvement du provisionnement à cette date de début. Où obtenir Ceci est dérivé du champ « Date d'embauche » ou « Date de début » sur le profil de l'employé dans Workday. C'est un attribut fondamental de l'enregistrement d'emploi. Capture Utilisez l'attribut « Date d'embauche » de l'enregistrement de l'employé comme horodatage pour cet événement. Type d'événement calculated
	Offre acceptée	Cette activité marque le début officiel du dossier d'intégration, déclenché lorsqu'un candidat accepte son offre d'emploi. Dans Workday, ceci est généralement capturé comme l'achèvement de l'étape « Faire une offre » ou « Offre » dans le processus métier de recrutement, qui initie ensuite le workflow d'intégration.
Pourquoi c'est important C'est l'événement de début principal pour le processus d'intégration de bout en bout. L'analyse du temps à partir de ce point offre une vue complète du parcours de la nouvelle recrue et du temps de cycle global. Où obtenir Cet événement est enregistré à l'achèvement de l'étape de l'offre au sein du processus métier « Demande d'emploi » dans Workday. L'horodatage d'achèvement de cette étape sert d'horodatage d'activité. Capture Capture l'événement de complétion de l'étape « Offre » dans le processus métier de recrutement. Type d'événement explicit
	Point de contrôle des 30 jours effectué	Représente l'achèvement d'un point de contrôle planifié entre la nouvelle recrue et son responsable, généralement aux alentours du 30e jour. Ceci est habituellement enregistré lorsque le responsable complète une tâche 'À faire' correspondante dans Workday.
Pourquoi c'est important Il s'agit d'une activité finale clé dans le processus d'intégration initial, axée sur l'engagement et la rétention des employés. Elle sert de point de terminaison fiable pour mesurer le temps de cycle global de l'intégration. Où obtenir Enregistré à l'achèvement d'une tâche 'Point de contrôle à 30 jours' ou d'un élément similaire dans le processus métier d'intégration, attribué au responsable hiérarchique. Capture Capture l'horodatage de complétion de la tâche « Point de contrôle du responsable » ou « Examen des 30 jours » dans l'historique du processus métier. Type d'événement explicit
	Profil RH créé	Cette activité signifie la création formelle du dossier de l'employé dans le système HCM, le faisant passer du statut de candidat à celui de pré-embauché ou d'employé. Dans Workday, c'est la dernière étape du processus métier « Embauche ».
Pourquoi c'est important C'est un jalon fondamental qui établit officiellement l'employé dans le système, permettant la paie, les avantages sociaux et d'autres fonctions RH essentielles. C'est un prérequis pour la plupart des activités de provisionnement. Où obtenir Ceci est explicitement capturé par l'horodatage d'achèvement du processus métier « Embauche » pour l'employé dans les journaux d'événements de Workday. Capture Capture l'événement de complétion réussie du processus métier « Embauche ». Type d'événement explicit
	Provisionnement du compte informatique terminé	Ce jalon confirme que tous les comptes informatiques et droits d'accès nécessaires ont été créés avec succès pour la nouvelle recrue. L'événement est capturé lorsque l'équipe informatique complète sa tâche de provisionnement attribuée dans Workday.
Pourquoi c'est important S'assurer que les comptes informatiques sont prêts avant la date de début est crucial pour une expérience d'intégration positive et une productivité immédiate. Cette étape clé aide à mesurer la « Préparation au premier jour ». Où obtenir Enregistré comme l'achèvement d'une étape 'À faire' spécifique, telle que 'Confirmer la création de compte', par le service informatique dans le cadre du processus métier d'intégration. Capture Capture l'événement de complétion de la tâche de provisionnement informatique qui a été initiée précédemment. Type d'événement explicit
	Vérification des Antécédents Réalisée	Marque l'achèvement du processus de vérification des antécédents du candidat. Il s'agit d'un jalon critique, souvent enregistré lorsque les résultats sont reçus du fournisseur et mis à jour dans le profil du candidat dans Workday.
Pourquoi c'est important Ceci est un jalon de conformité clé. Les retards dans l'achèvement de la vérification des antécédents peuvent reporter la date de début officielle et avoir un impact sur la planification des ressources. Où obtenir Cet événement est généralement enregistré lorsqu'un utilisateur, tel qu'un recruteur ou un partenaire RH, complète l'étape « Examiner la vérification des antécédents » dans le processus métier d'intégration au sein de Workday. Capture Capture l'horodatage de complétion pour l'étape « Révision de la vérification des antécédents » ou une étape similaire dans le processus métier. Type d'événement explicit
	Documents de pré-embauche complétés	Représente le moment où la nouvelle recrue a complété et soumis avec succès tous les formulaires et documents de pré-embauche requis. Ceci est suivi dans Workday comme l'achèvement des tâches 'À faire' ou 'Boîte de réception' attribuées à la nouvelle recrue.
Pourquoi c'est important La complétion de la paperasserie est un prérequis essentiel pour créer le profil final de l'employé et assurer la conformité. Les retards à ce niveau ont un impact direct sur les activités en aval comme la configuration de la paie et le provisionnement informatique. Où obtenir Capturé à partir de l'horodatage de complétion des tâches d'« Intégration » de la nouvelle recrue dans sa boîte de réception Workday. La complétion de la dernière tâche de document requise signifie cet événement. Capture Identifie l'événement de complétion pour l'ensemble des tâches de paperasserie d'intégration assignées au compte Workday du pré-embauché. Type d'événement explicit
	Documents de pré-embauche envoyés	Cette activité se produit lorsque les documents d'intégration, tels que les formulaires I-9, les formulaires fiscaux et les accusés de réception de politiques, sont envoyés à la nouvelle recrue. Dans Workday, ceci est capturé lorsque l'étape du processus métier « Intégration » déclenche la génération et la livraison des documents.
Pourquoi c'est important Ceci marque le début des tâches administratives de la nouvelle recrue. L'analyse du temps écoulé entre ce point et l'achèvement des formalités administratives aide à mesurer l'engagement de la nouvelle recrue et l'efficacité administrative. Où obtenir Enregistré dans l'historique du processus métier lorsque la tâche 'Générer un document' ou une tâche similaire est exécutée dans le cadre du workflow d'intégration de la nouvelle recrue. Capture Capture l'horodatage lorsque l'étape « Intégration », qui comprend l'envoi de documents, est initiée pour la pré-embauche. Type d'événement explicit
	Équipement commandé	Représente le moment où une demande d'équipement physique, tel qu'un ordinateur portable ou un téléphone, est soumise pour la nouvelle recrue. Il s'agit généralement d'une tâche dans le workflow d'intégration attribuée à un responsable hiérarchique ou au service informatique.
Pourquoi c'est important Les retards dans la commande d'équipement sont une cause principale du fait que les nouvelles recrues ne sont pas prêtes pour leur premier jour. Cette activité aide à identifier les goulots d'étranglement dans le processus d'acquisition et de livraison du matériel. Où obtenir Capturé à partir de l'horodatage de complétion d'une tâche « À faire » ou d'un élément de liste de contrôle comme « Commander l'équipement » dans le processus métier d'intégration Workday. Capture Trouve l'événement de complétion de la tâche « Commander un ordinateur portable » ou « Demander de l'équipement » dans l'historique du processus métier. Type d'événement explicit
	Équipement livré	Cette activité confirme que l'équipement physique de la nouvelle recrue a été livré à son lieu de travail désigné. Il s'agit généralement d'une étape de confirmation manuelle complétée par l'IT, le responsable hiérarchique ou un administrateur.
Pourquoi c'est important Cet événement est un indicateur clé de la préparation au premier jour. Le suivre aide à garantir que les nouvelles recrues disposent des outils physiques nécessaires pour commencer à travailler sans délai. Où obtenir Capturé à partir de la complétion d'une tâche « À faire » ou d'un élément de liste de contrôle comme « Confirmer la livraison de l'équipement » dans le workflow d'intégration Workday. Capture Trouve l'événement de complétion de la tâche « Confirmation de livraison de l'équipement » dans l'historique du processus métier. Type d'événement explicit
	Formation obligatoire attribuée	Indique que la formation obligatoire ou basée sur le rôle a été attribuée à la nouvelle recrue. Il s'agit généralement d'un événement automatisé dans Workday Learning déclenché par la complétion du processus de recrutement.
Pourquoi c'est important Ceci marque le début du parcours d'apprentissage et de conformité de la nouvelle recrue. Le suivi du temps entre l'attribution et l'achèvement est essentiel pour le KPI « Temps moyen de formation obligatoire ». Où obtenir Cet événement peut être extrait des journaux du module Workday Learning, qui enregistrent le moment où une campagne d'apprentissage ou une inscription est initiée pour un employé. Capture Capture l'horodatage d'inscription ou d'affectation pour les cours requis à partir de la source de données Workday Learning. Type d'événement explicit
	Formation obligatoire terminée	Cette activité marque l'achèvement par la nouvelle recrue de tous les modules de formation obligatoires attribués. Cet événement est capturé lorsque le dernier cours requis est marqué comme terminé dans Workday Learning.
Pourquoi c'est important Ceci est un jalon de conformité critique. L'analyse des taux d'achèvement et des durées aide à garantir que l'organisation respecte les exigences réglementaires et que les employés sont correctement formés. Où obtenir Provenant des données de Workday Learning. L'horodatage de l'achèvement du dernier cours de formation requis pour la nouvelle recrue sert d'heure d'événement. Capture Identifie l'horodatage de complétion de tous les cours du plan de formation requis par la nouvelle recrue. Type d'événement explicit
	Intégration annulée	Cette activité représente la résiliation du processus d'intégration avant la date de début de l'employé, par exemple si le candidat retire son acceptation. Dans Workday, ceci est capturé par l'action « Annuler » ou « Retirer » sur le processus métier d'embauche.
Pourquoi c'est important Ceci représente un chemin d'exception important. L'analyse de la fréquence et du moment des annulations peut fournir des informations sur les problèmes liés à l'offre, à la rémunération ou à l'expérience d'intégration. Où obtenir Ceci est un événement explicite enregistré dans l'historique du processus métier lorsqu'un utilisateur autorisé exécute l'action « Annuler » ou « Retirer » sur le processus d'embauche ou d'intégration. Capture Capture l'événement d'exécution pour les actions « Annuler l'embauche » ou « Annuler le processus métier ». Type d'événement explicit
	Provisionnement du compte informatique lancé	Marque le début du processus informatique pour créer les comptes système nécessaires, tels que l'e-mail, l'accès réseau et les identifiants d'application. Ceci est souvent déclenché automatiquement après la création du profil RH, via une intégration ou une tâche de notification.
Pourquoi c'est important Cette activité est critique pour garantir la productivité de la nouvelle recrue dès son premier jour. Le suivi de son initiation aide à analyser et optimiser l'efficacité du processus d'exécution informatique. Où obtenir Peut être enregistré comme une étape 'À faire' spécifique attribuée au service informatique dans le cadre du processus métier d'intégration Workday ou inféré de la création d'un événement d'intégration envoyé à un système de gestion des services informatiques. Capture Capture l'horodatage de l'initiation ou de la complétion d'une tâche telle que « Créer un compte utilisateur » ou « Provisionner les services informatiques ». Type d'événement explicit
	Vérification des antécédents initiée	Représente le moment où une vérification des antécédents est demandée pour le candidat. Il s'agit souvent d'une étape automatisée ou manuelle dans le processus métier d'intégration Workday qui s'intègre à un fournisseur tiers.
Pourquoi c'est important Le suivi de ce point d'initiation est crucial pour mesurer la durée du processus de vérification des antécédents, un goulot d'étranglement courant. Il aide à identifier les retards dans le démarrage des tâches de conformité critiques. Où obtenir Enregistré comme l'achèvement d'une étape distincte au sein du processus métier d'intégration dans Workday. Le journal d'événements du processus métier indiquera quand cette tâche spécifique a été complétée ou initiée. Capture Capture l'événement de complétion de l'étape de processus métier « Lancer la vérification des antécédents ». Type d'événement explicit

Recommandé Facultatif

Guides d'extraction

Comment obtenir vos données de Workday Onboarding

Étapes

Connectez-vous à Workday : Accédez à votre instance Workday avec un compte utilisateur ayant les permissions de créer des rapports personnalisés. Cela nécessite généralement un rôle comme Rédacteur de rapports ou Administrateur système.
Créez un nouveau rapport personnalisé : Utilisez la barre de recherche pour trouver et naviguer vers la tâche Créer un rapport personnalisé.
Configurez les détails du rapport : Sélectionnez Avancé comme Type de rapport. Donnez au rapport un nom descriptif, tel que ProcessMind_Onboarding_Event_Log. Pour la Source de données, sélectionnez Transactions de processus métier. Cette source de données fournit un journal détaillé de toutes les étapes au sein de divers processus métier.
Définissez l'objet métier principal : Lorsque vous y êtes invité, choisissez Transactions de processus métier comme objet métier principal. Cela permet au rapport d'accéder aux données au niveau des événements.
Ajoutez les colonnes de données principales : Dans l'éditeur de rapports, accédez à l'onglet Colonnes. Ajoutez les champs suivants de l'objet Transaction de processus métier : Statut de la transaction, Corrigé, Processus métier, Étape et Date/Heure de complétion.
Ajoutez des colonnes de cas et d'attributs : Ajoutez des champs liés au sujet du processus métier. Comme le sujet peut varier (par exemple, Pré-embauche, Candidature), vous les récupérerez de l'objet Processus métier. Ajoutez des champs tels que : Processus métier -> Employé -> ID employé, Processus métier -> Employé -> Organisation de supervision (pour le Département) et Processus métier -> Employé -> Responsable du recrutement.
Créez des champs calculés pour la standardisation : C'est l'étape la plus critique. Créez plusieurs champs calculés pour mapper les données brutes de Workday au format de journal d'événements requis.
- Cas d'intégration (OnboardingCase) : Créez un champ calculé de type 'Rechercher la valeur associée'. Récupérez l'ID employé de l'objet métier associé à l'Employé. Pour les processus de pré-embauche où un ID employé peut ne pas encore exister, vous pouvez utiliser l'ID de pré-embauche ou l'ID du candidat comme solution de repli.
- Nom de l'activité (ActivityName) : Créez un champ calculé de type 'Évaluer l'expression'. Ce champ mappera les étapes spécifiques du processus métier Workday aux noms d'activités standard. Par exemple : SI 'Type de processus métier' = 'Embauche' ET 'Étape' = 'Faire une offre - Terminée' ALORS 'Offre acceptée'. Vous devez créer une condition pour chacune des 15 activités requises.
- Heure de l'événement (EventTime) : Utilisez le champ Date/Heure de complétion de l'objet Transaction de processus métier. Ce champ capture le moment où l'étape a été complétée.
- Système source (SourceSystem) : Créez un champ calculé de type 'Constante de texte' et définissez la valeur sur 'Workday Onboarding'.
- Dernière mise à jour des données (LastDataUpdate) : Créez un champ calculé utilisant la fonction 'Moment actuel' pour horodater chaque extraction.
Filtrez les données du rapport : Allez à l'onglet Filtre. Ajoutez un filtre pour inclure uniquement les processus métier pertinents, tels que Embauche, Intégration, Changement de poste et Annulation. Ajoutez une invite pour la Date/Heure de complétion afin de pouvoir exécuter le rapport pour des périodes spécifiques. Il est crucial d'ajouter un sous-filtre sur le Statut de la transaction pour inclure uniquement les événements Terminé avec succès et Annulé afin d'éviter d'extraire des données en cours.
Activez en tant que service web : Naviguez vers l'onglet Avancé de la définition du rapport. Cochez la case Activer en tant que service web. Cela rendra le rapport accessible via une URL.
Configurez les options API : Sous les paramètres du service web, sélectionnez la version API souhaitée et définissez le namespace, par exemple, wd:ProcessMind_Onboarding_Event_Log. Enregistrez le rapport.
Récupérez l'URL RaaS : Affichez le rapport et sélectionnez l'option Service web > Afficher les URL. Copiez l'URL JSON ou CSV. Cette URL sera utilisée par le système externe pour extraire les données.
Partagez et sécurisez : Assurez-vous que le rapport est partagé avec un utilisateur du système d'intégration qui dispose des permissions de sécurité nécessaires pour exécuter le rapport et accéder aux domaines de données sous-jacents.

Configuration

Type de rapport : Avancé. Ce type est requis pour activer l'accès au service web (RaaS).
Source de données : Transactions de processus métier. C'est la source de données essentielle qui contient les détails au niveau des événements, y compris les noms d'étapes, les horodatages de complétion et le statut, indispensables pour le Process Mining.
Objet métier principal : Transactions de processus métier. Cela garantit que le rapport est construit autour des événements eux-mêmes.
Filtres de données : Il est crucial de filtrer par Type de processus métier pour inclure uniquement les processus pertinents comme 'Recrutement' et 'Intégration'. Un filtre sur le Statut de la transaction égal à 'Terminé avec succès' ou 'Annulé' est nécessaire pour obtenir des événements définitifs. Un filtre de date sur le champ Date/Heure de complétion est recommandé pour les chargements de données incrémentiels et pour gérer les performances ; une plage typique pour l'analyse initiale est de 3 à 6 mois.
Champs calculés : Une utilisation intensive des champs calculés 'Évaluer l'expression' et 'Rechercher la valeur associée' est requise pour transformer les étapes granulaires des processus métier de Workday en un journal d'événements standardisé avec des noms d'activités cohérents et un ID de cas unique.
Activation du service web : L'option 'Activer en tant que service web' sous l'onglet 'Avancé' doit être cochée. Le format de sortie du rapport doit être défini sur JSON ou CSV pour la compatibilité avec les systèmes externes.
Permissions : L'utilisateur exécutant le rapport ou l'utilisateur du système d'intégration accédant à l'URL RaaS a besoin des permissions de groupe de sécurité pour les domaines suivants : 'Transactions de processus métier', 'Données des employés' et tout autre domaine contenant les attributs requis.

a Exemple de requête config

/*
This is a conceptual representation of the Workday Custom Report configuration.
It is built using the Workday Report Writer UI, not a scriptable language.

**Report Name:** ProcessMind_Onboarding_Event_Log
**Report Type:** Advanced
**Data Source:** Business Process Transactions
*/

// 1. **Data Source Filter Configuration**
// Apply these filters in the 'Filter' tab of the report definition.
FILTER ON BusinessProcess.ProcessType IN ('Hire', 'Onboarding', 'Rescind Business Process')
AND BusinessProcess.TransactionStatus IN ('Successfully Completed', 'Canceled')
AND BusinessProcess.CompletedDateTime BETWEEN [Start Date Prompt] AND [End Date Prompt]

// 2. **Column and Calculated Field Configuration**
// These are configured in the 'Columns' tab. Many require creating 'Calculated Fields'.

{
  // **Required Attributes**
  "OnboardingCase": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Employee ID from Business Process -> Worker. Fallback to Candidate ID.",
  "ActivityName": "Calculated Field (Evaluate Expression): See logic below.",
  "EventTime": "Field: Business Process Transaction -> Completed Date/Time",
  "SourceSystem": "Calculated Field (Text Constant): 'Workday Onboarding'",
  "LastDataUpdate": "Calculated Field (Current Moment)",

  // **Recommended Attributes**
  "EmployeeId": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Employee ID from Business Process -> Worker",
  "HiringManager": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Hiring Manager from Business Process -> Worker",
  "Department": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Supervisory Organization from Business Process -> Worker",
  "OnboardingStatus": "Calculated Field (Evaluate Expression): Based on the overall status of the 'Onboarding' business process for the worker.",
  "OfficialStartDate": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Hire Date from Business Process -> Worker",
  "ComplianceDueDate": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Due Date from specific 'To Do' steps like compliance documents.",
  "SystemInitiatingActivity": "Field: Business Process Transaction -> Initiating Person"
}

// 3. **Logic for 'ActivityName' Calculated Field (Evaluate Expression)**
// This logic maps specific business process events to standardized activity names.
CASE
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Hire' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Offer' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Offer Accepted'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Background Check' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Background Check Initiated'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Background Check Results Received' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Background Check Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Complete Onboarding Paperwork' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Pre-Employment Paperwork Sent'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Review Documents' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Pre-Employment Paperwork Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Hire' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'HR Profile Created'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Request Account Provisioning' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'IT Account Provisioning Initiated'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Request Equipment' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Equipment Ordered'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Confirm Account Provisioning' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'IT Account Provisioning Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Confirm Equipment Delivery' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Equipment Delivered'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'First Day' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Employee Started'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Assign Learning' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Mandatory Training Assigned'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Complete Mandatory Training' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Mandatory Training Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS '30 Day Check-in' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN '30-Day Check-in Performed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Rescind Business Process' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Onboarding Canceled'
  ELSE NULL // Exclude rows that don't match a required activity
END

Étapes

Prérequis : Configurez l'accès à Workday
- Assurez-vous de disposer d'un utilisateur du système d'intégration Workday (ISU) avec un nom d'utilisateur et un mot de passe.
- Attribuez l'ISU à un groupe de sécurité avec les permissions pour les domaines requis. Cela inclut généralement 'Worker Data: Public Worker Reports', 'Business Process Transactions', 'Onboarding' et 'Worker Data: Staffing'.
- Identifiez le nom de votre tenant Workday et l'URL appropriée de l'endpoint API REST (par exemple, https://{nom-hôte-wd}.workday.com/ccx/api/v1/{nom-tenant}).
Configurez l'environnement Python
- Installez Python 3.x sur votre système.
- Installez les bibliothèques nécessaires à l'aide de pip : pip install requests pandas.
- Créez un nouveau fichier de script Python, par exemple, extract_onboarding.py.
Configurez le script
- Ouvrez le script et renseignez les variables de substitution en haut avec votre endpoint API Workday, votre tenant, vos identifiants ISU et la plage de dates souhaitée pour l'extraction.
Récupérez les cas d'intégration
- Le script appelle d'abord l'endpoint API REST Get_Workers. Il filtre les employés embauchés dans la plage de dates spécifiée. Cette liste initiale d'employés représente les cas d'intégration à analyser.
Récupérez l'historique des processus métier
- Pour chaque employé identifié, le script effectue un appel API ultérieur pour récupérer les détails de son processus métier 'Embauche'. Cet historique contient toutes les étapes individuelles, les approbations et leurs horodatages de complétion, qui constituent le cœur du journal d'événements.
Mappez les étapes Workday aux activités
- Le script analyse l'historique des processus métier de chaque employé. Il utilise une cartographie prédéfinie pour traduire les noms d'étapes spécifiques à Workday (par exemple, 'Terminer l'offre', 'Vérification des antécédents', 'Terminer les tâches d'intégration') en noms d'activités standardisés requis pour le journal d'événements (par exemple, 'Offre acceptée', 'Vérification des antécédents lancée', 'Documents de pré-embauche complétés').
Gérez les événements hors étapes
- Certaines activités ne sont pas des étapes directes de processus métier. Le script les gère spécifiquement :
  - 'Employé commencé' est dérivé du champ Hire_Date de l'employé.
  - 'Intégration annulée' est identifiée en vérifiant si le statut global du processus métier d'embauche est 'Annulé' ou 'Résilié'.
  - 'Profil RH créé' est mappé à partir de l'événement de complétion finale de l'ensemble du processus métier d'embauche.
Structurez et consolidez les données
- Au fur et à mesure que les événements sont analysés, ils sont stockés dans un format structuré. Après avoir traité tous les employés, le script utilise la bibliothèque pandas pour consolider tous les événements individuels dans un seul DataFrame unifié.
Renseignez les attributs
- Le script renseigne tous les attributs requis et recommandés pour chaque événement. OnboardingCase est mappé à partir de l'ID d'instance du processus métier. Les attributs spécifiques à l'employé comme EmployeeId, HiringManager et Department sont extraits des données d'employés récupérées lors de l'appel API initial.
Finalisez et exportez
- Le script ajoute des colonnes statiques comme SourceSystem ('Workday Onboarding') et LastDataUpdate (l'horodatage actuel).
- Enfin, il exporte le DataFrame complété vers un fichier CSV nommé workday_onboarding_event_log.csv. Ce fichier est formaté et prêt pour le téléchargement vers ProcessMind.

Configuration

Identifiants API Workday : Un nom d'utilisateur et un mot de passe valides pour un utilisateur de système d'intégration (ISU) sont requis pour l'authentification.
Endpoint API et Tenant : Vous devez fournir le bon endpoint d'API REST pour votre instance Workday, y compris le nom spécifique de votre tenant.
Permissions de sécurité : Le groupe de sécurité de l'ISU doit avoir des permissions de visualisation sur des domaines tels que 'Business Process Transactions', 'Worker Data: Staffing', 'Worker Data: Personal Data' et 'Onboarding'. Des permissions insuffisantes entraîneront des données incomplètes.
Plage de dates (START_DATE, END_DATE) : Il est crucial de définir une plage de dates pour limiter l'extraction des données. Pour une analyse initiale, une plage de 3 à 6 mois est recommandée afin d'assurer un volume de données gérable et d'éviter les timeouts d'API.
Noms des étapes de processus métier : Le script contient une correspondance entre les libellés d'étapes Workday courants et les noms d'activités standardisés. Cette correspondance pourrait nécessiter une personnalisation pour s'adapter à la configuration spécifique des processus métier Workday de votre organisation.
Gestion des versions API : Bien que le script ne définisse pas explicitement une version d'API, les API Workday sont versionnées. Assurez-vous que l'URL de votre endpoint correspond à une version actuelle et prise en charge pour des résultats stables.

a Exemple de requête python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime, timezone
import xml.etree.ElementTree as ET
import json

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Workday tenant, credentials, and API endpoint
WORKDAY_TENANT = class="hl-string">'[Your_Workday_Tenant]'
WORKDAY_USERNAME = class="hl-string">'[Your_Integration_System_User]'
WORKDAY_PASSWORD = class="hl-string">'[Your_Integration_System_Password]'
WORKDAY_API_ENDPOINT = fclass="hl-string">'https://wd2-impl-services1.workday.com/ccx/api/v1/{WORKDAY_TENANT}'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the date range for hires to extract
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01T00:00:00Z'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31T23:59:59Z'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Mapping of Workday business process steps to standardized activity names
class=class="hl-string">"hl-comment"># CRITICAL: These keys may need to be adjusted to match your specific Workday configuration
STEP_TO_ACTIVITY_MAPPING = {
    class="hl-string">'Offer': class="hl-string">'Offer Accepted',
    class="hl-string">'Background Check': class="hl-string">'Background Check Initiated',
    class="hl-string">'Review Background Check': class="hl-string">'Background Check Completed',
    class="hl-string">'Onboarding Setup': class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Sent',
    class="hl-string">'Complete Form I-9': class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Completed',
    class="hl-string">'Complete Federal and State Withholding': class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Completed',
    class="hl-string">'Propose Compensation Hire': class="hl-string">'HR Profile Created', class=class="hl-string">"hl-comment"># Often the final step
    class="hl-string">'Create User Account': class="hl-string">'IT Account Provisioning Initiated',
    class="hl-string">'Order Equipment': class="hl-string">'Equipment Ordered',
    class="hl-string">'Review New Hire Equipment': class="hl-string">'Equipment Delivered',
    class="hl-string">'Assign Learning': class="hl-string">'Mandatory Training Assigned',
    class="hl-string">'Complete All Onboarding Questionnaires': class="hl-string">'Mandatory Training Completed',
    class="hl-string">'Manager Check-in: 30 Day': class="hl-string">'30-Day Check-in Performed'
}

def fetch_workday_data(url, params={}):
    class="hl-string">"""Generic function to fetch data from Workday REST API."""
    try:
        response = requests.get(url, auth=(WORKDAY_USERNAME, WORKDAY_PASSWORD), params=params, headers={class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'})
        response.raise_for_status()
        return response.json()
    except requests.exceptions.HTTPError as e:
        print(fclass="hl-string">"HTTP Error fetching {url}: {e}")
        print(fclass="hl-string">"Response body: {e.response.text}")
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Request Error fetching {url}: {e}")
    return None

def main():
    class="hl-string">"""Main function to orchestrate the extraction process."""
    print(class="hl-string">"Starting Workday onboarding data extraction...")
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch workers hired within the date range
    workers_url = fclass="hl-string">'{WORKDAY_API_ENDPOINT}/workers'
    workers_params = {class="hl-string">'hireDate': fclass="hl-string">'gt:{START_DATE},lt:{END_DATE}', class="hl-string">'limit': 100} class=class="hl-string">"hl-comment"># Use paging for >100
    workers_response = fetch_workday_data(workers_url, workers_params)
    
    if not workers_response or class="hl-string">'data' not in workers_response:
        print(class="hl-string">"Failed to fetch workers or no workers found in date range.")
        return

    all_events = []
    last_data_update = datetime.now(timezone.utc).isoformat()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. For each worker, fetch their hire business process history
    for worker in workers_response[class="hl-string">'data']:
        employee_id = worker.get(class="hl-string">'id', class="hl-string">'')
        print(fclass="hl-string">"Processing worker: {employee_id}")
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Find the Hire business process instance
        processes_url = fclass="hl-string">'{WORKDAY_API_ENDPOINT}/workers/{employee_id}/businessProcesses'
        processes_response = fetch_workday_data(processes_url)
        
        if not processes_response or class="hl-string">'data' not in processes_response:
            continue

        hire_process_id = None
        for process in processes_response[class="hl-string">'data']:
            if process.get(class="hl-string">'businessProcess', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'').startswith(class="hl-string">'Hire'):
                hire_process_id = process.get(class="hl-string">'id')
                break

        if not hire_process_id:
            continue

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch details and events for the Hire process
        process_details_url = fclass="hl-string">'{WORKDAY_API_ENDPOINT}/values/businessProcessInstances/{hire_process_id}'
        process_details = fetch_workday_data(process_details_url)

        if not process_details:
            continue

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Extract common attributes
        onboarding_case_id = hire_process_id
        hire_date = worker.get(class="hl-string">'hireDate', class="hl-string">'')
        hiring_manager = worker.get(class="hl-string">'manager', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'[Not Available]')
        department = worker.get(class="hl-string">'supervisoryOrganization', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'[Not Available]')
        process_status = process_details.get(class="hl-string">'status', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'')

        base_event = {
            class="hl-string">'OnboardingCase': onboarding_case_id,
            class="hl-string">'EmployeeId': employee_id,
            class="hl-string">'HiringManager': hiring_manager,
            class="hl-string">'Department': department,
            class="hl-string">'OfficialStartDate': hire_date,
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Workday Onboarding',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update,
            class="hl-string">'SystemInitiatingActivity': class="hl-string">'Workday',
            class="hl-string">'ComplianceDueDate': None class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder, needs specific logic if available
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Handle canceled onboarding
        if process_status in [class="hl-string">'Canceled', class="hl-string">'Rescinded']:
            event = base_event.copy()
            event[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Onboarding Canceled'
            event[class="hl-string">'EventTime'] = process_details.get(class="hl-string">'lastUpdated', class="hl-string">'')
            event[class="hl-string">'OnboardingStatus'] = class="hl-string">'Canceled'
            all_events.append(event)
            continue class=class="hl-string">"hl-comment"># Stop processing other events for this canceled case
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Add class="hl-string">'Employee Started' event based on hire date
        if hire_date:
            event = base_event.copy()
            event[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Employee Started'
            event[class="hl-string">'EventTime'] = fclass="hl-string">"{hire_date}T09:00:00Z" class=class="hl-string">"hl-comment"># Assume start of day
            event[class="hl-string">'OnboardingStatus'] = class="hl-string">'In Progress'
            all_events.append(event)

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Process all steps in the business process
        steps = process_details.get(class="hl-string">'steps', [])
        for step in steps:
            step_name = step.get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'')
            completion_time = step.get(class="hl-string">'completed', class="hl-string">'')
            
            if step_name in STEP_TO_ACTIVITY_MAPPING and completion_time:
                activity_name = STEP_TO_ACTIVITY_MAPPING[step_name]
                
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Handle activities that can occur multiple times, like paperwork
                if activity_name == class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Completed':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Check if a similar event already exists to avoid duplicates from multiple forms
                    if any(e[class="hl-string">'ActivityName'] == activity_name and e[class="hl-string">'OnboardingCase'] == onboarding_case_id for e in all_events):
                        continue

                event = base_event.copy()
                event[class="hl-string">'ActivityName'] = activity_name
                event[class="hl-string">'EventTime'] = completion_time
                event[class="hl-string">'OnboardingStatus'] = class="hl-string">'In Progress'
                all_events.append(event)
                
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Special case for IT Provisioning Completed
                if activity_name == class="hl-string">'IT Account Provisioning Initiated':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assume completion happens after a delay, or find a specific step if it exists
                    event_completed = event.copy()
                    event_completed[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'IT Account Provisioning Completed'
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># This is a placeholder; real completion time should be from a specific step
                    event_completed[class="hl-string">'EventTime'] = completion_time 
                    all_events.append(event_completed)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Create DataFrame and export to CSV
    if not all_events:
        print(class="hl-string">"No events were generated.")
        return

    df = pd.DataFrame(all_events)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
    column_order = [
        class="hl-string">'OnboardingCase', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate',
        class="hl-string">'EmployeeId', class="hl-string">'HiringManager', class="hl-string">'Department', class="hl-string">'OnboardingStatus', 
        class="hl-string">'OfficialStartDate', class="hl-string">'ComplianceDueDate', class="hl-string">'SystemInitiatingActivity'
    ]
    df = df[column_order]

    df.to_csv(class="hl-string">'workday_onboarding_event_log.csv', index=False)
    print(fclass="hl-string">"Successfully extracted {len(df)} events to workday_onboarding_event_log.csv")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

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