您的员工入职数据模板
您的员工入职数据模板
- 建议收集的属性
- 需要追踪的关键活动
- Workday 入职数据提取指南
员工入职属性
| 名称 | 描述 | ||
|---|---|---|---|
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Event 时间
EventTime
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入职活动完成或状态变更的准确日期和时间。 | ||
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描述
该属性是与每个活动关联的 timestamp,提供事件的时间序列。它是了解流程步骤时机和时长的基础。 在分析中,event 时间用于正确排序活动、计算步骤间的时长(cycle time 和等待时间)以及测量 case 总时长。它对于绩效相关的分析至关重要,例如识别瓶颈和监控 SLA 合规性。
为何重要
它为所有活动提供了时间背景,这对于计算周期时间等绩效指标以及识别延迟至关重要。
获取方式
这是 Workday Onboarding 业务流程历史记录中每个 event 的完成 timestamp。
示例
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:00:00Z
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入职 case
OnboardingCase
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每位新员工入职流程的唯一标识符,涵盖从接受录用到初步融入公司的全过程。 | ||
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描述
入职 case 作为核心标识符,将与单个新员工入职路径相关的所有 event 和活动归为一组。该属性对于追踪每位新员工的端到端流程至关重要。 在 Process Mining 分析中,该标识符可以还原个人入职路径。它用于计算 cycle time 等 case 级指标,分析流程变体,并了解每位新员工完整的活动序列,构成了流程图的基础。
为何重要
这是将所有相关活动连接成单个端到端流程实例的基础属性,从而实现流程发现和分析。
获取方式
这通常是由 Workday 为每个入职业务流程实例生成的唯一标识符。具体业务对象和字段请参考 Workday 文档。
示例
ONB-0012345ONB-0012346ONB-0012347
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活动名称
ActivityName
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入职流程中发生的特定 task 或里程碑的名称。 | ||
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描述
该属性描述入职路径中的单个步骤或 event,例如“录用函已接受”、“背景调查已启动”或“设备已交付”。它代表流程日志中的“内容”。 分析活动的顺序和频率是 Process Mining 的核心。该属性用于构建流程图、识别瓶颈并了解工作流。它有助于回答哪些步骤最常见、延迟发生在何处以及哪些活动正在返工等问题。
为何重要
它定义了流程的各个步骤,从而实现流程流向的可视化,并能分析流程结构及其变体。
获取方式
这对应于 Workday Onboarding 业务流程历史记录中的 event 或 task 名称。
示例
已接受 Offer背调已完成IT 账号开通已启动员工已入职
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最后数据更新
LastDataUpdate
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指示该 event 数据上次刷新或提取时间的 timestamp。 | ||
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描述
该属性记录 data 在 Process Mining 工具中上次更新的时间。它提供了分析新鲜度的背景,帮助用户了解他们查看的是否为最新信息。 这对于监控进行中流程的运营仪表板非常重要。它允许用户评估 data 的及时性,是管理 data 刷新周期并确保洞察可靠性的关键元数据字段。
为何重要
它能确保用户了解数据的时效性,这对于根据分析结果做出及时且明智的决策至关重要。
获取方式
该时间戳通常在数据抽取与加载(ETL)过程中生成并写入数据集。
示例
2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z
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源系统
SourceSystem
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提取入职 data 的源系统。 | ||
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描述
该属性识别 data 的来源。对于此流程,它将始终为“Workday Onboarding”,但对于 data 治理以及在集成多个系统时区分 data 至关重要。 在更广泛的分析背景下,它有助于追踪 data 血缘并确保 data 质量。在分析跨多个系统的流程时,该属性是了解不同平台间交接和集成的关键。
为何重要
它提供了关于数据来源的关键背景信息,这对于数据治理、故障排查以及跨系统流程分析非常重要。
获取方式
这是一个静态值,应在 data 提取过程中添加,以标记记录的来源。
示例
Workday Onboarding
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入职状态
OnboardingStatus
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整个入职 case 的当前状态,例如“进行中”、“已完成”或“已取消”。 | ||
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描述
该属性提供入职 case 在特定时间点所处状态的高层摘要。它指示流程是正在运行、成功结束还是提前终止。 在流程分析中,这有助于过滤 case 以专注于已完成的路径,或专门分析 case 取消的原因。它对于“新员工入职状态概览”仪表板必不可少,可快速展示所有进行中入职流程的当前状态。
为何重要
它允许根据结果对 Case 进行细分,从而能够专注于分析已完成、进行中或已取消的流程。
获取方式
这通常源自 Workday 中主要入职业务流程实例的状态。
示例
进行中已完成已取消等待入职日期
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合规截止日期
ComplianceDueDate
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必须完成特定强制性或合规相关 task 的截止日期。 | ||
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描述
该属性指定背景调查、入职前文档或强制性培训等关键 task 的截止日期。这些日期通常由法律要求或内部政策决定。 这对于监控合规性和风险至关重要。通过将 task 的实际完成时间与此截止日期进行对比,可以计算“强制性 task 完成率”和“文档合规率”等 KPI。它帮助组织主动管理期限并避免合规问题。
为何重要
它支持对有时效要求的合规任务进行监控,并计算及时完成率。
获取方式
任务截止日期通常可以在 Workday 业务流程的任务详情中找到。
示例
2024-05-302024-06-142024-06-20
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员工ID
EmployeeId
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分配给新员工的唯一标识符。 | ||
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描述
员工 ID 是组织 HR 系统中员工永久且唯一的标识符。它在入职流程中分配,通常在 HR 档案创建后生成。 该属性允许将入职 data 与跨不同系统(如绩效管理或薪酬系统)的其他员工 data 关联。它有助于分析入职流程的长期成果,例如将入职体验与员工留存率或初始绩效相关联。
为何重要
它作为主键,可将入职流程数据与更广泛的员工生命周期数据相连,实现更全面的 HR 分析。
获取方式
这是 Workday 员工档案中的标准字段。具体的字段名称请参考 Workday 文档。
示例
100523100524100525
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招聘经理
HiringManager
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负责该新员工的经理姓名。 | ||
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描述
该属性识别与入职 case 关联的招聘经理。招聘经理通常是流程中的关键参与者,负责审批和团队特定的入职 task。 按“招聘经理”分析流程有助于识别不同经理处理入职方式的差异。它可以突出效率极高的经理,或那些可能造成瓶颈的经理,从而为有针对性的培训和流程改进提供机会。这对于“招聘经理 task 效率”仪表板至关重要。
为何重要
它支持按关键利益相关者进行绩效分析,揭示依赖经理的任务中的瓶颈和不一致性。
获取方式
此信息是 Workday 中与新员工关联的职位或职位申请 data 的一部分。
示例
约翰·史密斯Jane DoePeter Jones
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正式入职日期
OfficialStartDate
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新员工正式入职的第一天。 | ||
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描述
该属性是入职流程中的关键日期,也是 IT 配置和设备交付等许多入职前活动的截止日期。它标志着从待入职者到正式员工的转变。 此日期对于计算准备就绪 KPI 至关重要。通过将关键配置活动的完成时间与“正式入职日期”进行对比,组织可以衡量“首日就绪率”。这有助于确保新员工从第一天起就拥有高效工作所需的一切,这是影响他们初始体验的关键因素。
为何重要
它是入职前任务的关键截止日期,用于衡量“首日就绪率”这一 KPI。
获取方式
这是 Workday 雇佣或待入职数据中的标准字段,通常称为“雇佣日期”。
示例
2024-06-012024-06-152024-07-01
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起始系统
SystemInitiatingActivity
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启动特定活动的系统或用户类型,用于区分自动化步骤与手动步骤。 | ||
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描述
该属性指示活动是由 Workday 系统自动触发,还是由用户(如 HR 伙伴或招聘经理)手动执行。例如,“System”可能表示自动化 workflow 步骤,而“HR Specialist”则表示手动步骤。 此信息对于识别自动化机会极具价值。通过分析手动活动的频率和时长(如“手动活动分析”仪表板所示),组织可以将最耗时的手动步骤作为未来自动化努力的目标,从而提高效率并减少错误。
为何重要
它有助于区分自动化和手动活动,这是识别自动化机会和衡量流程效率的关键。
获取方式
这通常可以从 Workday 业务流程历史记录中与 event 关联的用户或参与者推断出来。系统生成的 event 具有独特的用户标识。
示例
系统HR 专员招聘经理
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部门
Department
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新员工加入的部门或业务单位。 | ||
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描述
该属性指定新员工所属的组织单位,如“销售”、“工程”或“财务”。部门惯例往往会导致入职流程出现显著差异。 这是一个用于对比分析的关键维度。它允许过滤流程图以查看特定部门的流程,比较部门间的 cycle time,并识别高效单位的最佳实践。它直接支持“各部门入职变体”仪表板。
为何重要
它是进行基准测试、识别整个组织内流程变体和最佳实践的主要维度。
获取方式
这是 Workday 中新员工职位和管理组织信息的一部分。
示例
技术销售与市场人力资源财务
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Recruiter
Recruiter
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管理该新员工招聘流程的招聘人员姓名。 | ||
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描述
该属性识别在入职流程之前负责候选人的招聘人员。招聘人员在入职初期可能需要处理交接 task。 虽然对于入职后流程来说次要一些,但按招聘人员进行分析有时可以发现招聘与入职衔接处的问题。它可以帮助识别某些招聘人员推荐的候选人是否在入职过渡时更顺畅。
为何重要
它将入职流程与之前的招聘阶段相连,有助于分析交接环节以及整个人才获取生命周期。
获取方式
这通常存储在 Workday Recruiting 的职位申请或候选人档案中。
示例
David MillerSarah WilsonChris Green
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地点
Location
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新员工所在的办公地点或地区。 | ||
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描述
该属性指示新员工所在的城市、国家或办公室。由于法律要求、办公室物流或区域政策的不同,入职流程可能因地域而异。 “办公地点”为分析提供了地理维度。它可用于比较不同站点的入职效率,识别特定区域的瓶颈,并确保符合当地法规。这对于全球性组织尤为重要。
为何重要
它支持地理维度分析,以比较不同办事处或国家的入职流程,并识别区域差异。
获取方式
这在 Workday 的职位或职位申请 data 中指定。
示例
美国纽约英国伦敦新加坡
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整体周期时间
OverallCycleTime
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入职 case 的总持续时间,从第一个活动到最后一个活动。 | ||
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描述
这是一个 case 级指标,计算方式为入职 case 中第一个 event 与最后一个 event 之间的时间差。它代表新员工在入职流程中花费的总时间。 该属性直接衡量“整体入职周期时间”KPI,是流程效率的主要指标。它用于高层仪表板,以追踪随时间变化的绩效,并对比不同部门、地区或招聘经理之间的效率。
为何重要
这是一个关键绩效指标,用于衡量整个入职流程的端到端效率。
获取方式
这是在 data 转换期间在 case 级别计算的,方法是用每个 OnboardingCase 的最大 timestamp 减去最小 timestamp。
示例
35天48 天29 天
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新员工姓名
NewHireName
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正在参加入职流程的新员工全名。 | ||
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描述
该属性包含新员工的姓名。虽然为了避免隐私问题通常不用于统计分析,但对于运营支持和 case 管理非常有用。 在仪表板(如“新员工入职状态概览”)中,显示姓名可让经理和 HR 人员快速识别与 case 关联的特定个人。这使得 data 对于需要查找和管理个人入职流程的用户来说更易读且更具可操作性。
为何重要
它为每个 Case 提供了易于阅读的标识符,便于运营监控和直接干预。
获取方式
这是 Workday 中“待入职者”或“员工”对象上的标准字段。
示例
爱丽丝·约翰逊陈若博 (Robert Chen)Maria Garcia
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是否按时
IsOnTime
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一个布尔值标志,用于指示合规性相关活动是否在截止日期前完成。 | ||
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描述
该计算属性将 task 的完成 timestamp (EventTime) 与其“合规截止日期”进行对比。如果 task 在截止日期或之前完成,则设为 true,否则为 false。 该标志简化了合规监控和 KPI 计算。它允许轻松过滤和汇总,以确定“强制性 task 完成率”和“文档合规率”。它能让人一目了然地看清合规期限是否得到满足。
为何重要
它提供了一个清晰、二元化的合规绩效指标,简化了对有期限要求任务的分析和监控。
获取方式
这是在 data 转换期间通过比较相关活动的 EventTime 与 ComplianceDueDate 计算得出的。
示例
truefalse
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是否返工
IsRework
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一个布尔值标志,用于指示某个活动或活动序列是否代表返工或更正。 | ||
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描述
该计算属性标记重复执行 task 或出现修正循环的情况,例如重新启动“HR 档案已创建”步骤。它通常通过识别同一 case 内重复活动的模式来得出。 “IsRework”标志对于质量分析至关重要。它允许量化返工循环,帮助计算“HR 档案返工率”KPI。识别并衡量返工有助于发现流程薄弱点、data 质量问题和培训需求。
为何重要
它通过显式标记重复工作来量化流程低效和质量问题,有助于集中精力进行改进。
获取方式
这是在 data 转换期间通过定义和检测 event log 中特定的返工模式(例如:活动 A -> 活动 B -> 活动 A)得出的。
示例
truefalse
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活动时长
ActivityDuration
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完成单项活动所需的时间,从开始到结束计算。 | ||
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描述
这是一个计算指标,代表活动的处理时间。它是 event 的 EndTime 与 StartTime 之间的差值。 该指标对于详细的绩效分析至关重要。它有助于区分主动处理 task 的时间(处理时间)和等待 task 开始的时间(等待时间)。这能更准确地识别哪些特定活动耗时过长。
为何重要
它分离出了活动的实际工作时间,有助于将效率低下的任务与排队延迟区分开来。
获取方式
这是在 data 转换期间通过从活动的结束 timestamp 中减去开始 timestamp 计算得出的。
示例
2小时3天15 minutes
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结束时间
EndTime
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指示活动完全完成的 timestamp,与开始时间有所区别。 | ||
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描述
StartTime (EventTime) 标记活动的开始或记录时间,而 EndTime 标记其完成时间。对于具有持续时间的活动,同时拥有这两个 timestamp 对于精确衡量绩效至关重要。 该属性允许直接计算单个活动的处理时间,并将其与活动之间的等待时间区分开来。这有助于确定延迟是由于 task 本身耗时较长,还是由于 task 开始前的等待时间过长。
为何重要
它能够准确计算活动的“处理时间”(区别于“等待时间”),从而进行更精确的瓶颈分析。
获取方式
某些 Workday 业务流程步骤可能有独立的开始和结束 timestamp。如果没有,则可能需要推断,或者与开始时间相同。
示例
2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T15:00:10Z2023-11-01T10:15:00Z
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职位名称
JobTitle
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新员工所担任职位的正式职称。 | ||
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描述
该属性指定新员工的职位,如“软件工程师”、“销售总监”或“会计师”。职称可能会影响入职流程中的特定步骤或要求。 按“职称”或职级分析可以揭示不同角色的不同入职模式。例如,高管入职与初级职位相比可能有额外的步骤。这为过滤和比较流程变体提供了另一个有价值的维度。
为何重要
它允许根据职位角色或资历分析流程差异,这些角色可能具有不同的入职要求。
获取方式
此信息是 Workday 中与新员工关联的职位 data 的一部分。
示例
高级软件工程师财务分析师市场协调员
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雇佣类型
EmploymentType
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新员工的就业分类,如全职、兼职或合约工。 | ||
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描述
该属性根据雇佣安排对新员工进行分类。不同类型的员工可能会遵循具有不同要求的入职路径。 按“雇佣类型”分析流程有助于确保每种类型的入职者都能获得合适的入职体验。例如,合约工的入职流程可能是全职员工的简化版,仅侧重于必要的系统访问和合规项。
为何重要
它允许分析全职、兼职和临时员工的不同入职路径,因为这些群体通常有不同的需求。
获取方式
这是 Workday 中“待入职者”或“员工”对象上的标准字段,用于分类员工与公司的关系。
示例
全职兼职合同工实习生
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员工入职活动
| 活动 | 描述 | ||
|---|---|---|---|
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HR 档案已创建
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此活动标志着在 HCM 系统中正式创建员工记录,使其从候选人转变为待入职者或正式员工。在 Workday 中,这是“雇佣 (Hire)”业务流程的最后一步。 | ||
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为何重要
这是一个基础里程碑,正式在系统中建立员工身份,从而开启薪资、福利和其他核心 HR 职能。它是大多数配置活动的前提。
获取方式
这通过 Workday event logs 中“雇佣 (Hire)”业务流程的完成 timestamp 显式捕获。
捕获
捕获“入职 (Hire)”业务流程的成功完成事件。
事件类型
explicit
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IT 账号开通已完成
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该里程碑确认已为新员工成功创建所有必要的 IT 账号和访问权限。当 IT 团队在 Workday 中完成指派的配置 task 时,会捕获此 event。 | ||
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为何重要
确保 IT 账号在入职日期前就绪,对于良好的入职体验和即时生产力至关重要。这一里程碑有助于衡量“入职首日就绪率”。
获取方式
在入职业务流程中,当 IT 部门完成特定的“待办 (To Do)”步骤(如“确认账号创建”)时,系统会记录该 event。
捕获
捕获之前启动的 IT 配置任务的完成事件。
事件类型
explicit
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员工已入职
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此活动代表新员工正式入职的第一天。这并非一个显性的 event,而是与员工档案关联的关键日期属性。 | ||
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为何重要
这是合规和流程分析的关键日期。它允许通过将配置完成日期与此入职日期进行对比来衡量“首日就绪度”。
获取方式
这源自 Workday 中员工档案里的“雇佣日期”或“入职日期”字段。它是雇佣记录的核心属性。
捕获
使用员工记录中的“雇佣日期”属性作为此 event 的 timestamp。
事件类型
calculated
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已完成 30 天入职面谈
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代表新员工与经理之间预定沟通的完成,通常发生在入职 30 天左右。这通常在经理完成 Workday 中相应的“待办 (To Do)”task 时捕获。 | ||
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为何重要
这是初始入职流程中一项关键的收尾活动,重点在于员工参与度和留存率。它可作为衡量整体入职 cycle time 的可靠终点。
获取方式
当招聘经理完成入职业务流程中指派的“30 天沟通”task 或类似项目时,记录该 event。
捕获
从业务流程历史记录中捕获“经理面谈”或“30 天入职面谈”任务的完成时间戳。
事件类型
explicit
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已接受 Offer
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此活动标志着入职 case 的正式开始,由候选人接受录用函触发。在 Workday 中,这通常记为招聘业务流程中“录用 (Make Offer)”或“录用函 (Offer)”步骤的完成,随后启动入职 workflow。 | ||
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为何重要
这是端到端入职流程的主要启动 event。从此时点开始分析,可以全面了解新员工入职路径和整体 cycle time。
获取方式
当 Workday 中“职位申请”业务流程的录用阶段完成时,会记录此 event。该步骤的完成 timestamp 即为活动 timestamp。
捕获
捕获招聘业务流程中“录用通知 (Offer)”步骤的完成事件。
事件类型
explicit
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背调已完成
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标志着候选人背景调查流程的结束。这是一个关键里程碑,通常在收到供应商结果并在 Workday 的候选人档案中更新后记录。 | ||
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为何重要
这是一个关键的合规里程碑。背景调查完成的延迟可能会推迟正式入职日期并影响资源规划。
获取方式
当用户(如招聘人员或 HR 伙伴)完成 Workday 入职业务流程中的“审核背景调查”步骤时,通常会记录此 event。
捕获
捕获业务流程中“审核背景调查”或类似步骤的完成时间戳。
事件类型
explicit
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IT 账号开通已启动
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标志着 IT 流程的开始,用于创建必要的系统账号(如邮箱、网络访问权限和应用登录权限)。这通常在 HR 档案创建后,通过集成或通知 task 自动触发。 | ||
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为何重要
此活动对于确保新员工入职第一天就能投入工作至关重要。追踪其启动情况有助于分析和优化 IT 交付流程的效率。
获取方式
可能记录为 Workday 入职业务流程中分配给 IT 部门的特定“待办 (To Do)”步骤,或者根据发送至 IT 服务管理系统的集成 event 自动推断。
捕获
捕获诸如“创建用户账号”或“配置 IT 服务”等任务的启动或完成时间戳。
事件类型
explicit
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入职已取消
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此活动代表在员工入职日期前终止入职流程,例如候选人撤回接受。在 Workday 中,这通过对雇佣业务流程执行“撤销 (Rescind)”或“取消 (Cancel)”操作来捕获。 | ||
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为何重要
这代表了一条重要的异常路径。分析取消的频率和时机可以洞察有关录用条件、薪酬或入职体验方面的问题。
获取方式
当授权用户对雇佣或入职流程执行“撤销 (Rescind)”或“取消 (Cancel)”操作时,业务流程历史记录中会记录此显性 event。
捕获
捕获“撤销入职”或“取消业务流程”操作的执行事件。
事件类型
explicit
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已发起背景调查
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代表请求对候选人进行背景调查的时间点。这通常是 Workday 入职业务流程中的一个自动或手动步骤,并与第三方供应商集成。 | ||
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为何重要
追踪此启动点对于衡量背景调查流程的时长至关重要,而背景调查是一个常见的瓶颈。它有助于识别启动关键合规 task 时的延迟。
获取方式
记录为 Workday 入职业务流程中一个独立步骤的完成。业务流程的 event log 将显示该特定 task 开始或结束的时间。
捕获
捕获“启动背景调查”业务流程步骤的完成事件。
事件类型
explicit
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已指派强制性培训
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指示已为新员工分配了所需的合规或基于职位的培训。这通常是 Workday Learning 中由入职流程完成触发的自动化事件。 | ||
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为何重要
这标志着新员工学习和合规路径的开始。追踪从指派到完成的时间是衡量“平均强制性培训时间”KPI 的关键。
获取方式
此 event 可源自 Workday Learning 模块日志,该日志记录了何时为员工启动学习计划或注册。
捕获
从 Workday Learning 数据源中捕获必修课程的注册或分配时间戳。
事件类型
explicit
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强制性培训已完成
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此活动标志着新员工完成了所有分配的强制性培训模块。当最后一门必修课程在 Workday Learning 中被标记为完成时,该 event 就会被捕获。 | ||
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为何重要
这是一个关键的合规里程碑。分析完成率和耗时有助于确保组织符合监管要求,并确保员工得到适当培训。
获取方式
数据源自 Workday Learning。新员工最后一门必修培训课程的完成 timestamp 即为 event 时间。
捕获
识别新员工必修培训计划中所有课程的完成时间戳。
事件类型
explicit
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设备已订购
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代表为新员工提交物理设备(如笔记本电脑或电话)申请的时间点。这通常是入职 workflow 中分配给招聘经理或 IT 的一项 task。 | ||
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为何重要
设备订购延迟是导致新员工在入职首日无法就绪的主要原因。此活动有助于查明硬件采购和交付过程中的瓶颈。
获取方式
提取自 Workday 入职业务流程中“订购设备”等“待办事项”或清单项目的完成时间戳。
捕获
在业务流程历史记录中查找“订购笔记本电脑”或“申请设备”任务的完成事件。
事件类型
explicit
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设备已送达
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此活动确认新员工的物理设备已送达其指定的办公地点。这通常是由 IT、招聘经理或行政人员完成的手动确认步骤。 | ||
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为何重要
此 event 是首日就绪情况的关键指标。追踪此项有助于确保新员工拥有开始工作所需的物理工具,避免延误。
获取方式
提取自 Workday 入职工作流中“确认设备送达”等“待办事项”或清单项目的完成情况。
捕获
在业务流程历史记录中查找“设备送达确认”任务的完成事件。
事件类型
explicit
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雇佣前文档已发送
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此活动发生在将入职文档(如 I-9、税务表格和政策确认书)发送给新员工时。在 Workday 中,当“入职 (Onboarding)”业务流程步骤触发文档生成和交付时,会记录此活动。 | ||
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为何重要
这标志着新员工行政 task 的开始。分析从此时点到文档完成的时间,有助于衡量新员工参与度和行政效率。
获取方式
在新员工入职 workflow 中,当执行“生成文档”或类似 task 时,业务流程历史记录中会记入该 event。
捕获
捕获为待入职员工启动“员工导引 (Onboarding)”步骤(包括发送文档)的时间戳。
事件类型
explicit
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雇佣前文档已完成
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代表新员工成功完成并提交所有必要的入职前表格和文档的时刻。这在 Workday 中作为新员工完成分配的“待办 (To Do)”或“收件箱 (Inbox)”task 被追踪。 | ||
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为何重要
完成文书工作是创建最终员工档案并确保合规的关键前提。此处的延迟会直接影响薪资设置和 IT 配置等下游活动。
获取方式
提取自新员工 Workday 收件箱中“入职”任务的完成时间戳。最后一个必填文档任务的完成即代表此事件。
捕获
识别分配给待入职员工 Workday 账号的一系列入职文书任务的完成事件。
事件类型
explicit
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