Uw Credit Management & Collections Data Template

Dit attribute beschrijft een enkele step in de invoice lifecycle, zoals 'Invoice Generated', 'Dunning Procedure Initiated' of 'Payment Received'. Elke activity vertegenwoordigt een distinct event dat de case vooruit beweegt.

Het analyseren van de sequence en frequency van activities is de core van process mining. Het helpt de daadwerkelijke process flow te onthullen, bottlenecks te identificeren waar cases vastlopen, rework loops te detecteren waar activities worden herhaald, en het daadwerkelijke process te vergelijken met het designed of ideal process. De Activity Name is fundamenteel voor het bouwen van process maps en het berekenen van transition times tussen steps.

Dit attribute definieert de steps in de process map, waardoor de visualization en analysis van de invoice lifecycle van start tot finish mogelijk is.

Dit is een conceptual field afgeleid van verschillende business events binnen Oracle Fusion Financials, vaak geconstrueerd door transaction statuses, event dates of specifieke actions te mappen van modules zoals Receivables (AR) en Advanced Collections.

De Invoice Number is de centrale key die alle events en activities met betrekking tot een enkele receivable verbindt, van de aanmaak tot de uiteindelijke settlement of write-off. Het maakt een complete, end-to-end view van de invoice lifecycle mogelijk.

In process mining analysis wordt dit attribute gebruikt om de journey van elke invoice te reconstrueren. Door alle gerelateerde activities onder één Invoice Number te groeperen, kunnen analisten process flows visualiseren, common en deviant paths identificeren en cycle times meten voor het hele process of specifieke stages, zoals dispute resolution of payment posting.

Dit is de essential Case ID die alle gerelateerde process steps verbindt, waardoor de reconstruction en analysis van elke invoice's journey van issuance tot closure mogelijk is.

Deze identifier is meestal te vinden in de tabel RA_CUSTOMER_TRX_ALL als TRX_NUMBER binnen Oracle Fusion Financials.

De Event Time, of timestamp, registreert het exacte moment dat een activity plaatsvond. Het is essentieel voor het chronologisch ordenen van events om een accurate process flow op te bouwen. Zonder accurate timestamps kan de sequence of events niet correct worden bepaald.

In analysis wordt dit attribute gebruikt om durations en cycle times tussen activities te berekenen, wat critical is voor performance measurement. Het wordt bijvoorbeeld gebruikt om KPIs zoals Dispute Resolution Cycle Time of Invoice Payment Cycle Time te berekenen. Het maakt ook de analysis van process performance trends over verschillende time periods mogelijk.

Deze timestamp is essentieel voor het ordenen van events, het berekenen van cycle times en durations, en het analyseren van process performance over tijd.

Afgeleid van verschillende datumvelden in Oracle Fusion Financials-tabellen, zoals TRX_DATE in RA_CUSTOMER_TRX_ALL voor factuurcreatie of de creatiedatum van een collection action.

Dit attribute identificeert de source application waar de event data werd vastgelegd. In een complex IT landscape kunnen meerdere systems betrokken zijn bij een enkele end-to-end process.

Het specificeren van het source system is belangrijk voor data governance, troubleshooting en het begrijpen van de context van de data. Het helpt events van verschillende systems te differentiëren als ze worden gecombineerd tot een enkele process view, waardoor data lineage duidelijk wordt.

Biedt duidelijkheid over de data origin, wat cruciaal is voor data validation, governance en het begrijpen van de technological context van het process.

Dit is doorgaans een static value die wordt toegevoegd tijdens data extraction om de origin van de records te identificeren.

Dit attribute markeert de datum en tijd van de meest recente data extraction. Het is een metadata field dat geen deel uitmaakt van het business process zelf maar cruciaal is voor het begrijpen van de freshness van de data die wordt geanalyseerd.

Analysts gebruiken deze timestamp om te bevestigen dat zij werken met up-to-date information en om de cutoff point voor de data te begrijpen. Het is essentieel voor data governance en voor het beheren van user expectations over data currency in dashboards en reports.

Geeft de actualiteit van de data aan, waardoor analisten en stakeholders op de hoogte zijn van de tijdigheid en relevantie van de data.

Deze value wordt gegenereerd en gestempeld op elke record tijdens het data extraction and loading (ETL) process.

Dunning Level geeft de intensiteit van de incassoherinnering aan, die doorgaans in de loop van de tijd escaleert. Bijvoorbeeld, Level 1 kan een vriendelijke e-mailherinnering zijn, terwijl Level 3 een formele brief of een telefoongesprek kan zijn.

Het analyseren van het proces per Dunning Level helpt de effectiviteit van de aanmaningsstrategie te beoordelen. Het Dunning Effectiveness Dashboard gebruikt deze attribute om conversiepercentages van elke dunning step naar betaling te visualiseren. Dit stelt de business in staat om te bepalen welke dunning actions het meest effectief zijn en om de timing en inhoud van herinneringen te optimaliseren om incasso's te maximaliseren.

Trackt de escalation stage van collection efforts, wat critical is voor het evaluating van de effectiveness van de dunning strategy.

Deze data wordt beheerd binnen de Oracle Advanced Collections module. Het kan worden gevonden in tables gerelateerd aan dunning history, zoals IEX_DUNNINGS.

De Invoice Amount vertegenwoordigt de totale waarde van de goederen of services die aan de customer zijn gefactureerd. Dit is een critical financial attribute voor het begrijpen van de monetaire impact van het process.

In analysis wordt Invoice Amount gebruikt om collection efforts te prioriteren, met een focus op high-value overdue invoices. Het wordt ook gebruikt om payment behaviors te analyseren op basis van transaction value en om de financial impact van write-offs te berekenen. Dashboards zoals de Invoice Write-Off Rate Analysis zijn afhankelijk van deze value om de omvang van financial losses te beoordelen.

Biedt financiële context aan het process, waardoor prioritization van high-value invoices en analysis van de monetaire impact van process inefficiencies mogelijk is.

Deze informatie kan worden afgeleid uit de tabel AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, waarin het openstaande bedrag voor een factuur wordt opgeslagen.

Dit attribute identificeert de specifieke employee of automated system user die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een activity, zoals het goedkeuren van een credit limit, het boeken van een payment of het oplossen van een dispute.

Het analyseren van activities per user is essentieel voor het begrijpen van workload distribution, individuele performance en compliance. Voor automated activities helpt het de involvement van system processes te tracken. Het kan ook worden gebruikt om training needs of potentiële fraudulent activity te identificeren door user behavior te monitoren.

Wijs proces-activiteiten toe aan specifieke individuen of geautomatiseerde systemen, wat prestatie tracking, werklast analyse en auditing mogelijk maakt.

Afkomstig uit de kolommen 'CREATED_BY' of 'LAST_UPDATED_BY' in diverse transactie- en historietabellen binnen Oracle Fusion Financials.

De Collector is de persoon of het team dat verantwoordelijk is voor het beheren van de collection activities voor een achterstallige invoice. Deze assignment is een key step in de collections workflow.

Dit attribute is cruciaal voor performance management en resource allocation binnen de collections department. Door outcomes per collector te analyseren, kunnen managers de collector effectiveness beoordelen, training needs identificeren en workloads in balans brengen. Het Collector Assignment Effectiveness dashboard is direct afhankelijk van dit attribute om success rates en cycle times te vergelijken tussen verschillende collectors.

Maakt prestatieanalyse van individuele incasseerders of teams mogelijk, wat helpt bij het optimaliseren van resource allocatie en het verbeteren van de algehele incasso-efficiëntie.

Deze informatie is meestal opgeslagen in de module Oracle Advanced Collections, vaak in tabellen zoals IEX_CASES_ALL_B of gerelateerde toewijzingstabellen.

De Customer Number koppelt een invoice aan een specifieke customer account. Dit maakt segmentation en analysis van het krediet- en incassoproces mogelijk op basis van customer attributes.

Door de Customer Number op te nemen, kunnen analisten onderzoeken of bepaalde customers consistent te laat betalen, meer disputes opwerpen of meer collection efforts vereisen. Deze information is van vitaal belang voor het creëren van customer-specifieke collection strategies, het aanpassen van credit terms en het identificeren van high-risk customer segments. Het ondersteunt direct analyses zoals de Invoice Write-Off Rate Analysis by Customer Segment.

Maakt segmentatie van het proces per klant mogelijk, wat helpt bij het identificeren van patronen, risico's en kansen voor op maat gemaakte incassostrategieën.

Meestal te vinden in de tabel RA_CUSTOMER_TRX_ALL als BILL_TO_CUSTOMER_ID, wat een koppeling vormt met HZ_CUST_ACCOUNTS.

Customer Segment is een categorische attribute die klanten groepeert op basis van gedeelde kenmerken. Segmenten kunnen worden gedefinieerd door factoren zoals 'Strategic', 'SMB', 'Enterprise', of per branche zoals 'Manufacturing' of 'Retail'.

Deze attribute is krachtig voor comparative analysis. Het stelt analisten in staat om procesprestaties te vergelijken tussen verschillende segmenten om bijvoorbeeld te zien of één segment een hoger percentage geschillen of een langere betalingscyclus heeft. Dit inzicht helpt bij het afstemmen van kredietbeleid en incassostrategieën op de specifieke behoeften en risico's van elk segment, ter ondersteuning van dashboards zoals de Invoice Write-Off Rate Analysis.

Maakt krachtige comparative analysis mogelijk, en toont hoe procesprestaties en risico's variëren tussen verschillende klantgroepen.

Vaak beheerd in customer master data (HZ_CUST_ACCOUNTS of gerelateerde tables) of afgeleid van customer attributes zoals revenue of industry.

De Due Date is een critical date attribute dat contractueel is overeengekomen voor payment. Het is de baseline waartegen de tijdigheid van payment wordt gemeten.

Dit attribute is fundamenteel voor het identificeren van overdue invoices en het berekenen van het aantal dagen dat een invoice te laat is. Het is de primary input voor het bepalen wanneer dunning procedures moeten worden geïnitieerd en wordt gebruikt bij het berekenen van KPIs zoals Days Sales Outstanding (DSO). Het is ook essentieel voor het creëren van aging reports die outstanding debt classificeren.

Dient als de basis voor het bepalen of een factuur achterstallig is, triggert incasso-activiteiten en maakt aging analysis mogelijk.

Beschikbaar in de AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL tabel als DUE_DATE.

In grote organisaties zijn operaties vaak verdeeld in meerdere business units. Deze attribute identificeert welke business unit is gekoppeld aan de factuur.

Het analyseren van het proces per Business Unit maakt vergelijking van prestaties tussen verschillende delen van de organisatie mogelijk. Het kan inconsistenties in de toepassing van krediet- en incassobeleid benadrukken en onthullen welke business units effectiever zijn in het beheren van hun debiteuren. Dit helpt bij het delen van best practices en het standaardiseren van processen waar nodig.

Maakt prestatievergelijking tussen verschillende organisatie-eenheden mogelijk, wat helpt bij het identificeren van best practices en verbeterpunten.

Beschikbaar in de RA_CUSTOMER_TRX_ALL tabel via het ORG_ID field, dat koppelt aan de organisatiestructuur.

Payment Terms definiëren de voorwaarden waaronder een customer wordt geacht te betalen, bijvoorbeeld 'Net 30' of 'Net 60'. Deze terms worden gebruikt om de invoice due date te berekenen.

Het analyseren van payment performance per payment term kan interessante patronen aan het licht brengen. Zo kunnen customers met kortere terms vaker te laat betalen. Deze information kan worden gebruikt om credit policies te herzien en te optimaliseren en om customers te segmenteren voor verschillende collection strategies. Het biedt waardevolle context voor het begrijpen waarom bepaalde invoices achterstallig worden.

Biedt context over het overeengekomen payment schedule, waardoor analysis van payment behavior over verschillende credit terms mogelijk is.

Dit is opgeslagen in de tabel RA_TERMS en gekoppeld aan de factuurtransactie.

Processing time meet de actieve werktijd voor een specifieke task, exclusief wachttijd of inactiviteit. Het wordt berekend als het verschil tussen de End Time en Start Time van een activity.

Deze metric is van onschatbare waarde voor performance analysis, aangezien het helpt onderscheid te maken tussen tijd besteed aan actief werken aan een case en tijd besteed aan wachten tot er iets anders gebeurt. Het kan bijvoorbeeld inefficiënties in de 'Dispute Resolution' activity zelf benadrukken, los van de tijd dat het geschil wachtte op toewijzing. Dit ondersteunt dashboards zoals Collections Workflow Efficiency.

Meet de werkelijke duur van activiteiten, en helpt inefficiënties binnen specifieke taken te identificeren in plaats van alleen de tijd ertussenin.

Dit is een calculated metric, afgeleid door de StartTime van de EndTime af te trekken (EndTime - StartTime).

Deze calculated metric kwantificeert hoe laat een unpaid invoice is. Het wordt berekend als het verschil tussen de current date (voor open invoices) of de payment date (voor closed invoices) en de due date.

Days Overdue is een critical measure voor aging analysis en het prioriteren van collection efforts. Het is de primary metric in het Overdue Invoice Aging & Status dashboard, waar invoices worden gegroepeerd in aging buckets (bijv. 1-30 dagen, 31-60 dagen). Dit helpt het collections team zich te focussen op de oudste en hoogste-risk debts.

Kwantificeert de omvang van betalingsvertragingen, dienend als een core metric voor het prioriteren van incasso's en het uitvoeren van aging analysis.

Dit is een calculated field. De logic is: CurrentDate - DueDate voor open invoices, of PaymentDate - DueDate voor closed invoices.

Tijdens incasso-activiteiten kan een klant zich ertoe verbinden een betaling te doen op een toekomstige datum. Deze 'Promise to Pay Date' wordt geregistreerd om deze verbintenis te volgen.

Deze attribute is belangrijk voor het beheren van incassoworkflows en het evalueren van de betrouwbaarheid van klantverbintenissen. Door de Promise to Pay Date te vergelijken met de daadwerkelijke Payment Received date, kunnen incasseerders de succesratio van deze beloften beoordelen. Het helpt bij het nauwkeuriger voorspellen van de cashflow en bij het beslissen wanneer incassoinspanningen moeten worden geëscaleerd als een belofte wordt gebroken.

Trackt customer payment commitments, wat helpt bij het forecasten van cash inflows en het managen van de effectiveness van collection negotiations.

Opgeslagen in de Oracle Advanced Collections-module, waarschijnlijk in tabellen zoals IEX_PROMISES_T.

Voor activities die een duidelijke start en einde hebben, legt deze attribute de voltooiingstijd vast. Hoewel veel events in process mining direct zijn, kunnen sommige, zoals 'Dispute Investigation', een bepaalde tijdsperiode beslaan.

Een aparte End Time maakt een nauwkeurige berekening van de activiteitsverwerkingstijden mogelijk. Dit is nauwkeuriger dan het afleiden van de duur uit de starttijd van de volgende activiteit, vooral wanneer er sprake is van inactieve perioden. Het is cruciaal voor het analyseren van resourcebenutting en het identificeren van welke specifieke stappen de meeste tijd in beslag nemen binnen het proces.

Maakt nauwkeurige berekening mogelijk van de duur van specifieke activiteiten, wat dieper inzicht biedt in knelpunten en resourcebenutting.

Dit is vaak een conceptual attribute. Het kan afkomstig zijn van een 'last updated' timestamp of een specifieke 'close date' field in de source tables die overeenkomen met de activity.

Invoice Status geeft een momentopname van de huidige positie van de factuur in het proces. Veelvoorkomende statussen zijn 'Open', 'Paid', 'Disputed', 'Past Due' of 'Written Off'. Deze attribute biedt een high-level overzicht van de status van debiteuren.

In process mining is deze attribute nuttig voor het filteren van cases om zich te richten op specifieke populaties, zoals alle openstaande achterstallige facturen. Het is een belangrijke dimensie in het Overdue Invoice Aging & Status dashboard, en biedt directe zichtbaarheid van de huidige status van de factuurportfolio en helpt bij het prioriteren van incasso-activiteiten.

Biedt een snel overzicht van de huidige status van een invoice, wat gemakkelijk filtering en prioritization van collection efforts mogelijk maakt.

Meestal beschikbaar in de tabel AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL in een veld genaamd STATUS.

Dit attribute specificeert de currency van de invoice, zoals USD, EUR of GBP. In multinational organizations worden invoices vaak in verschillende currencies uitgegeven.

Het analyseren van data met meerdere currencies vereist zorgvuldige handling. Dit attribute maakt filtering van de process view per currency mogelijk of het toepassen van de juiste exchange rates voor geconsolideerde financial reporting. Het zorgt ervoor dat monetary values correct worden geïnterpreteerd en dat comparisons of amounts worden gemaakt op like-for-like basis.

Essentieel voor het correct interpreteren van financiële data in een multi-currency omgeving en het waarborgen van nauwkeurige financiële analyse.

Typically found in the RA_CUSTOMER_TRX_ALL table as INVOICE_CURRENCY_CODE.

Dit is een derived flag dat invoices identificeert die het bedrijf als oninbaar heeft beschouwd en heeft verwijderd uit zijn active receivables. Dit is doorgaans het final, en ongewenste, outcome voor een invoice.

Dit attribute is essentieel voor het berekenen van de Invoice Write-Off Rate KPI en voor het geassocieerde analysis dashboard. Het stelt analysts in staat om de population of failed collections te isoleren om common characteristics te identificeren, zoals customer segment of invoice value, die geassocieerd kunnen worden met een higher risk of write-off. Deze insight wordt gebruikt om credit policies en collection strategies te verbeteren.

Identificeert duidelijk gevallen van incassofalen, wat essentieel is voor het analyseren van hoofdoorzaken van oninbare vorderingen en het berekenen van afschrijvingspercentages.

Dit is een calculated field, afgeleid door te controleren of een 'Invoice Written Off' activity bestaat voor de case of als de invoice status 'Written Off' is.

Dit is een derived attribute dat een eenvoudige true of false indication geeft van de overdue status van een invoice. Het wordt doorgaans berekend door de current date (of de payment date) te vergelijken met de due date van de invoice.

Deze flag is extremely useful voor filtering en segmentation in analysis. Het stelt analysts in staat om snel de population van overdue invoices te isoleren om hun process paths, de effectiveness van collection activities en andere characteristics te bestuderen. Het vereenvoudigt de creation van dashboards en KPIs gericht op het beheren van overdue debt, zoals het Overdue Invoice Aging & Status dashboard.

Biedt een eenvoudige, duidelijke flag voor het identificeren en analyseren van alle achterstallige invoices, wat de primaire focus is van het collections process.

Dit is een berekend veld. De logica is: IF CurrentDate > DueDate AND Status != 'Paid' THEN True ELSE False.

De Credit Limit Amount is de totale credit exposure die een bedrijf bereid is te hebben met een specifieke customer. Dit wordt bepaald tijdens het credit review process.

Dit attribute is essentieel voor het Credit Limit Decision Impact dashboard. Door de goedgekeurde credit limit te correleren met daaropvolgend payment behavior en write-offs, kan het bedrijf de effectiveness van zijn credit risk policies beoordelen. Analysis kan aan het licht brengen of te hoge credit limits bijdragen aan hogere rates van bad debt, wat helpt bij het verfijnen van het credit approval process.

Cruciaal voor het beoordelen van de effectiviteit van kredietrisicobeleid door de goedgekeurde kredietlimiet te correleren met betalingsuitkomsten en afschrijvingen.

Dit wordt beheerd in Oracle Credit Management en is doorgaans opgeslagen in tabellen die gerelateerd zijn aan kredietprofielen van klanten, zoals HZ_CUST_PROFILE_AMTS.

Wanneer een customer een invoice betwist, geven ze doorgaans een reason op, zoals 'Incorrect Pricing', 'Damaged Goods' of 'Duplicate Invoice'. Dit attribute legt die reason vast.

Het analyseren van dispute reasons is key voor root cause analysis. Het helpt recurring problems te identificeren in upstream processes zoals order management of billing die leiden tot payment delays. Door de frequency van verschillende dispute reasons te categoriseren en te tracken, kan een business gerichte actions ondernemen om deze root causes te fixen, wat het goal van het verkorten van de Dispute Resolution Cycle Time ondersteunt.

Helpt de hoofdoorzaken van factuurgeschillen te identificeren, waardoor proactieve verbeteringen aan upstream processen mogelijk worden om toekomstige geschillen te voorkomen.

Deze informatie wordt doorgaans vastgelegd in de modules Oracle Advanced Collections of Oracle Channel Revenue Management wanneer geschillenbeheer is geformaliseerd. De data bevindt zich mogelijk in tabellen zoals AR_DISPUTE_HISTORY.