Uw Record to Report - Journaalpost Data Template

SAP ECC
Uw Record to Report - Journaalpost Data Template

Uw Record to Report - Journaalpost Data Template

Deze template biedt een duidelijke routekaart voor het verzamelen van de benodigde data om uw Record to Report - Journaalpost proces te analyseren en optimaliseren. Het beschrijft de essentiële attributes die u moet verzamelen, de kritieke activiteiten die u moet volgen, en praktische richtlijnen voor het extraheren van deze informatie uit SAP ECC. Door deze template te volgen, verzekert u een robuuste dataset voor het opsporen van inefficiënties en het verbeteren van uw financiële rapportage.
  • Aanbevolen attributen voor uitgebreide analyse
  • Belangrijke journaalpostactiviteiten om te volgen
  • Praktische richtlijnen voor data-extractie voor SAP ECC
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Record to Report - Journaalpost Attributes

Dit zijn de aanbevolen data fields om op te nemen in uw event log voor uitgebreide analyse van uw Record to Report - Journaalpost-proces binnen SAP ECC.
5 Verplicht 6 Aanbevolen 8 Optioneel
Naam Omschrijving
Activiteitsnaam
ActivityName
De naam van de bedrijfsactiviteit of event die op een specifiek punt in het journaalpostproces plaatsvond.
Omschrijving

De Activity Name beschrijft een specifieke stap in de journal entry lifecycle, zoals 'Journaalpost Aangemaakt', 'Journaalpost Goedgekeurd' of 'Journaalpost Geboekt'. Dit attribute is typisch afgeleid van meerdere bronnen in SAP, waaronder transactiecodes (TCODE), wijzigingsdocument logs (tabellen CDHDR en CDPOS) en documentstatusvelden.

Activiteiten analyseren is de kern van Process Mining. Het maakt de visualisatie van process maps, berekening van overgangstijden tussen stappen en identificatie van herwerkingslussen (bijv. 'Journaalpost Afgewezen' gevolgd door 'Journaalpost Gecorrigeerd') mogelijk. Deze data is fundamenteel voor dashboards gerelateerd aan cyclusduren, herwerkingspercentages en procesvarianten.

Het belang

Het definieert de stappen in de processmap, waardoor het mogelijk is om de journal entry workflow te visualiseren, analyseren en optimaliseren.

Vindplaats

Afgeleid uit verschillende bronnen, waaronder transactiecodes in BKPF (TCODE), documentstatus en workflow logs in tabellen zoals SWW_WI2OBJ, of change documents in CDHDR en CDPOS.

Voorbeelden
Journaalpost aangemaaktJournaalpost GoedgekeurdJournaalpost AfgewezenJournaalpost Geboekt
Journaalpost ID
JournalEntryId
De unieke identifier voor een financieel boekhoudkundig document, een combinatie van bedrijfscode, documentnummer en fiscaal jaar.
Omschrijving

De Journal Entry ID is de primaire case identifier voor het volgen van de lifecycle van een journaalpost. Het is een samengestelde sleutel, typisch gevormd door het concateneren van de Company Code (BUKRS), Document Number (BELNR) en Fiscal Year (GJAHR) om uniciteit over het gehele SAP-systeem te waarborgen.

Bij procesanalyse koppelt deze ID alle gerelateerde activiteiten, zoals aanmaak, parkeren, indiening, goedkeuring, afwijzing en boeking. Door deze identifier te traceren, kunnen we de end-to-end reis van elke journaalpost construeren, cyclusduren meten en procesafwijkingen of knelpunten voor specifieke posten identificeren.

Het belang

Dit is de essentiële sleutel voor het volgen van een journaalpost van aanmaak tot definitieve boeking, waardoor end-to-end procesanalyse en variantvergelijking mogelijk is.

Vindplaats

Dit is een afgeleid attribute, typisch een concatenatie van velden uit de BKPF-tabel: Company Code (BUKRS), Document Number (BELNR) en Fiscal Year (GJAHR).

Voorbeelden
1000-1000000123-20232000-1900000456-20231000-1800000789-2024
Tijdstip Gebeurtenis
EventTime
De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of event plaatsvond voor de journaalpost.
Omschrijving

Event Time biedt de exacte datum en tijd voor elke activiteit in het Journal Entry proces. Deze data is cruciaal voor het berekenen van alle tijdsgebaseerde metrics, zoals cycle times, verwerkingsduren en vertragingen tussen stappen. De bron van deze timestamp varieert afhankelijk van de activiteit; het kan de aanmaakdatum/tijd van het document zijn (CPUDT/CPUTM) of change timestamps uit logs (CDHDR-UDATE/UTIME).

In analyse wordt Event Time gebruikt om events chronologisch te ordenen, wat de basis vormt van de process map. Het is essentieel voor het berekenen van alle KPI's gerelateerd aan tijd, zoals Average Journal Entry Cycle Time, Average Approval Time, en Time from Approval to Posting.

Het belang

Deze timestamp vormt de basis voor alle tijdgerelateerde analyses, waardoor de berekening van doorlooptijden, duren en knelpunten mogelijk wordt.

Vindplaats

Afkomstig uit diverse velden afhankelijk van de activiteit, voornamelijk creatie timestamp (CPUDT, CPUTM) uit BKPF of wijzigingsdocument timestamps (UDATE, UTIME) uit CDHDR.

Voorbeelden
2023-10-26T09:00:00Z2023-10-26T14:30:15Z2023-10-27T11:05:00Z
Bronsysteem
SourceSystem
Het systeem waaruit de procesdata is geëxtraheerd.
Omschrijving

Dit attribute identificeert de herkomst van de data, wat in dit geval de specifieke SAP ECC instance is. Het is typisch een statische waarde die wordt toegevoegd tijdens het data-extractieproces.

Hoewel eenvoudig, is dit attribute belangrijk in omgevingen met meerdere ERP's of databronnen. Het zorgt ervoor dat data lineage duidelijk is en maakt filteren of segmenteren van analyse per bronsysteem mogelijk.

Het belang

Biedt duidelijke data lineage en is essentieel voor het bijhouden van datakwaliteit, vooral in omgevingen met meerdere bronsystemen.

Vindplaats

Dit is typisch een statische waarde die wordt toegevoegd tijdens het data transformatieproces, en identificeert de specifieke SAP ECC instance (bijv. 'ECC_PROD_100').

Voorbeelden
SAP ECC EHP8ECC_FIN_PRODSAP_ERP_60
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor het laatst is geëxtraheerd of vernieuwd uit het bronsysteem.
Omschrijving

Dit attribute registreert de datum en tijd van de meest recente data pull uit SAP ECC. Het is een metadata veld dat cruciaal is voor het begrijpen van de actualiteit en currency van de geanalyseerde data.

In elk Process Mining dashboard of analyse is het kennen van de laatste update tijd essentieel voor gebruikers om de data te vertrouwen en geïnformeerde beslissingen te nemen. Het helpt de vraag te beantwoorden: 'Hoe up-to-date is deze informatie?'.

Het belang

Informeert gebruikers over de actualiteit van de data, zodat zij het tijdsbestek van de analyse begrijpen en de resultaten kunnen vertrouwen.

Vindplaats

Dit is een metadata veld gegenereerd en opgeslagen door de data-extractietool of ETL-proces op het moment van data refresh.

Voorbeelden
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z2024-05-22T04:00:00Z
Bedrijfscode
CompanyCode
De organisatorische eenheid die een onafhankelijke juridische entiteit vertegenwoordigt waarvoor financiële overzichten worden opgesteld.
Omschrijving

De Company Code is een fundamentele organisatorische eenheid in SAP Financials. Het vertegenwoordigt een juridisch onafhankelijke onderneming en is een sleutelveld in de journal entry documentheader.

Dit attribute is essentieel voor het segmenteren van procesanalyse per juridische entiteit. Het maakt het mogelijk om procesprestaties, compliance-percentages en KPI-resultaten te vergelijken tussen verschillende delen van het bedrijf. Het kan bijvoorbeeld helpen identificeren of goedkeuringsvertragingen of hoge herroepingspercentages specifiek zijn voor bepaalde company codes.

Het belang

Maakt het mogelijk om procesprestaties te filteren en te vergelijken tussen verschillende juridische entiteiten of business units binnen de organisatie.

Vindplaats

Gevonden in de documentheader-tabel BKPF, veld BUKRS.

Voorbeelden
10002000US01DE01
Boekingsdatum
PostingDate
De datum waarop de transactie in het grootboek wordt vastgelegd, wat de financiële periode beïnvloedt.
Omschrijving

De Boekingsdatum bepaalt de fiscale periode waarin de journaalpost wordt verwerkt. Het is een cruciaal datumveld vanuit financieel en compliance-perspectief, aangezien het moet aansluiten bij de afsluitingsschema's en regelgeving van de boekhoudperiode.

In Process Mining wordt deze datum gebruikt om compliance te monitoren. Het 'Compliance Adherence Monitoring' dashboard en de 'Compliance Conformance Rate' KPI gebruiken dit attribute om te controleren of posten binnen de juiste periode worden geboekt. Het kan ook worden gebruikt om trends in het volume van journaalposten over tijd te analyseren.

Het belang

Cruciaal voor financiële rapportage en compliance-analyse, om ervoor te zorgen dat entries in de juiste boekhoudperiode worden geboekt.

Vindplaats

Gevonden in de documentheader-tabel BKPF, veld BUDAT.

Voorbeelden
2023-10-312023-11-302024-01-15
Documenttype
DocumentType
Een classificatie voor boekhoudkundige documenten die bepaalt hoe ze worden verwerkt en opgeslagen.
Omschrijving

De Document Type onderscheidt verschillende soorten zakelijke transacties, zoals een grootboekpost (SA), leveranciersfactuur (KR) of activa-boeking (AA). Het wordt gedefinieerd tijdens de systeemconfiguratie en toegewezen aan elke journaalpost.

Dit is een cruciaal attribute voor analyse, omdat het de segmentatie van het proces per aard van de transactie mogelijk maakt. Het 'Journal Entry Throughput by Type' dashboard en de 'Average Cycle Time by Journal Entry Type' KPI zijn direct afhankelijk van dit veld. Het helpt te ontdekken of bepaalde typen posten gevoeliger zijn voor vertragingen, herwerk of herroepingen.

Het belang

Maakt segmentatie van analyse op transactietype mogelijk, wat helpt bij het identificeren of procesproblemen specifiek zijn voor bepaalde typen Journal Entries.

Vindplaats

Gevonden in de documentheader-tabel BKPF, veld BLART.

Voorbeelden
SAKRREAA
Gebruiker
User
De SAP user ID van de persoon die de journaalpost heeft aangemaakt of gewijzigd.
Omschrijving

Dit attribute legt de SAP username vast die verantwoordelijk is voor een bepaalde activiteit, zoals het aanmaken, parkeren of boeken van een document. Het is direct afkomstig uit de documentheader of wijzigingslogtabellen.

Het analyseren van het User attribute is cruciaal voor het begrijpen van team- en individuele prestaties. Het ondersteunt het User Productivity dashboard door activiteitsvolumes en verwerkingstijden per gebruiker te volgen. Het helpt ook te identificeren wie betrokken is bij herwerkingslussen, herroepingen of compliance-afwijkingen, waardoor gerichte training of procesverbeteringen mogelijk zijn.

Het belang

Identificeert de gebruiker die verantwoordelijk is voor elke activiteit, wat analyse van gebruikersprestaties, werkdrukverdeling en herwerkpatronen mogelijk maakt.

Vindplaats

Doorgaans uit de BKPF-tabel (veld USNAM voor aanmaker) of de CDHDR-tabel (veld USERNAME voor wijziger).

Voorbeelden
ABROWNCJONESDSMITH
Is gestorneerd
IsReversed
Een booleanse vlag die aangeeft of de Journal Entry is teruggedraaid.
Omschrijving

Deze flag identificeert journaalposten die vervolgens zijn herroepen door een ander boekhoudkundig document. In SAP is een herroepen document gekoppeld aan het herroepingsdocument, wat een duidelijk audit trail biedt.

Dit attribute is fundamenteel voor het 'Journal Entry Reversal Analysis' dashboard en de 'Journal Entry Reversal Rate' KPI. Het maakt het mogelijk om herroepen posten te isoleren om de grondoorzaken te onderzoeken, zoals data-invoerfouten of onjuiste boekhoudkundige verwerkingen, met als doel de frequentie van herroepingen te verminderen.

Het belang

Ondersteunt direct reversal analysis door entries te markeren die later ongedaan zijn gemaakt, wat helpt bij het identificeren van root causes van fouten en het verbeteren van de data integrity.

Vindplaats

Afgeleid van het Reversal Document number veld (STBLG) in de BKPF-tabel. Als STBLG niet leeg is, is de flag true.

Voorbeelden
truefalse
Transactiecode
TransactionCode
De SAP-transactiecode gebruikt om de journaalpost aan te maken of te verwerken.
Omschrijving

De Transactiecode (T-Code) is een unieke identifier voor een specifieke functie of programma in SAP. Voor journaalposten geeft het aan hoe de post is aangemaakt, bijvoorbeeld handmatig (FB01, F-02), via parkeren (FV50), of via een geautomatiseerde interface.

Dit attribute is van onschatbare waarde voor het 'Manual Activity Optimization' dashboard. Door de T-Code te analyseren, kunnen we onderscheid maken tussen handmatige en geautomatiseerde activiteiten, identificeren welke handmatige processen het meest tijdrovend zijn, en kansen voor automatisering opsporen om handmatige inspanning te verminderen en efficiëntie te verbeteren.

Het belang

Helpt onderscheid te maken tussen handmatige en geautomatiseerde processen en identificeert kansen voor automatisering en processtandaardisatie.

Vindplaats

Gevonden in de documentheader-tabel BKPF, veld TCODE.

Voorbeelden
FB01F-02FV50FBD1
Annuleringsreden
ReversalReason
Een code die de reden aangeeft waarom een Journal Entry werd teruggedraaid.
Omschrijving

Wanneer een document wordt geannuleerd, stelt SAP de gebruiker in staat een redencode op te geven. Deze code biedt gestructureerde informatie over waarom de annulering noodzakelijk was, bijvoorbeeld een onjuiste boekingsdatum of een data-invoerfout.

Dit attribute is een belangrijke input voor het 'Journaalpost Annuleringsanalyse' dashboard. Door de meest voorkomende annuleringsredenen te analyseren, kunnen organisaties systemische problemen in hun processen of trainingslacunes identificeren, en gerichte acties ondernemen om toekomstige fouten te voorkomen en de annuleringsfrequentie te verlagen.

Het belang

Biedt direct inzicht in waarom herroepingen plaatsvinden, en maakt gerichte grondoorzaakanalyse mogelijk om toekomstige fouten te verminderen.

Vindplaats

Gevonden in de documentheader-tabel BKPF, veld STGRD.

Voorbeelden
010205
Doorlooptijd
CycleTime
De totale verstreken tijd vanaf de aanmaak van de eerste journaalpostactiviteit tot de uiteindelijke boekingsactiviteit.
Omschrijving

Cycle Time is een key performance indicator die de end-to-end duur van het Journal Entry proces meet. Het wordt berekend door het verschil te nemen tussen de timestamp van de uiteindelijke boekingsevent en de initiële aanmaakevent voor een enkele Journal Entry.

Deze berekende metric is de primaire maatstaf op het 'Journal Entry End-to-End Cycle Time' dashboard en de 'Average Journal Entry Cycle Time' KPI. Het biedt een high-level overzicht van de algehele procesefficiëntie en wordt gebruikt om de impact van verbeteringsinitiatieven over tijd te volgen.

Het belang

Meet de algehele end-to-end efficiëntie van het proces, en biedt een belangrijke metric voor het identificeren van knelpunten en het volgen van verbeteringen.

Vindplaats

Berekend door de timestamp van de eerste event af te trekken van de timestamp van de laatste event voor elke case (JournalEntryId).

Voorbeelden
P2DT3H15MPT8H30MP5D
Goedkeuringstijd
ApprovalTime
De verstreken tijd vanaf het moment dat een journaalpost ter goedkeuring wordt ingediend totdat deze wordt goedgekeurd of afgewezen.
Omschrijving

Deze metriek meet de duur van het goedkeuringssubproces, dat vaak aanzienlijk bijdraagt aan de totale doorlooptijd. Het wordt berekend als het tijdsverschil tussen de activiteit 'Journaalpost Ingediend' en de corresponderende activiteit 'Journaalpost Goedgekeurd' of 'Journaalpost Afgewezen'.

De goedkeuringstijd is de kernmetriek voor het 'Prestatie Journaalpost Goedkeuring' dashboard en de KPI 'Gemiddelde Goedkeuringstijd Journaalpost'. Het analyseren van deze duur helpt knelpunten in de goedkeuringsworkflow te identificeren, de prestaties van goedkeurders te meten en proceswijzigingen te onderbouwen, zoals het aanpassen van goedkeuringsdrempels.

Het belang

Kwantificeert de duur van de goedkeuringsfase, en helpt vertragingen in de beoordelings- en goedkeuringsworkflow op te sporen en aan te pakken.

Vindplaats

Berekend door de timestamp van de 'Journal Entry Submitted' event af te trekken van de 'Journal Entry Approved' of 'Journal Entry Rejected' event.

Voorbeelden
P1DT2HPT4H15MP3D
Is Geparkeerd
IsParked
Een booleanse vlag die aangeeft of de Journal Entry als een geparkeerd document is opgeslagen voordat deze werd geboekt.
Omschrijving

Het parkeren van een document stelt een gebruiker in staat een onvolledige journaalpost op te slaan zonder dat dit financiële saldi beïnvloedt. Het kan dan worden voltooid of beoordeeld door een andere gebruiker voordat het wordt geboekt. Deze flag identificeert posten die een parkeerstap hebben doorlopen.

Het analyseren van dit attribute helpt het gebruik van de parkeerfunctie te begrijpen. Het kan onthullen of parkeren wordt gebruikt als een informele beoordelingsstap, wat mogelijk vertragingen veroorzaakt. Het ondersteunt de analyse van de end-to-end cyclusduur, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen posten die direct worden geboekt en posten die eerst worden geparkeerd.

Het belang

Identificeert invoer die gebruikmaakt van de parkeerfunctie, wat een bron van vertraging kan zijn of een indicator van een informeel beoordelingsproces.

Vindplaats

Afgeleid van het documentstatusveld (BSTAT) in tabel BKPF. Een 'V' geeft een geparkeerd document aan.

Voorbeelden
truefalse
Is herstelwerk
IsRework
Een booleanse vlag die aangeeft of een Journal Entry een rework-loop heeft ondergaan, zoals afgekeurd en vervolgens gecorrigeerd worden.
Omschrijving

Deze flag identificeert cases die zijn afgeweken van het 'happy path' en corrigerende actie vereisten. Het is typisch ingesteld op 'true' als een reeks activiteiten zoals 'Journaalpost Afgewezen' gevolgd door 'Journaalpost Gecorrigeerd' wordt waargenomen voor een bepaalde journaalpost.

Dit attribute is essentieel voor het berekenen van de 'Journal Entry Rework Rate' KPI en voor analyse op het 'Rework and Rejection Rate' dashboard. Het helpt de mate van inefficiëntie in het proces te kwantificeren en biedt een basis voor het onderzoeken van de grondoorzaken van herwerk, zoals onduidelijke vereisten of onvoldoende documentatie.

Het belang

Markeert entries die correctie vereisten, waardoor de kwantificering van rework en analyse van de root causes mogelijk wordt om de first-time-right rates te verbeteren.

Vindplaats

Dit is een berekend attribute, afgeleid door de sequentie van activiteiten voor een case te analyseren. Een herwerkingslus wordt geïdentificeerd als een afwijzings- of correctieactiviteit optreedt.

Voorbeelden
truefalse
Kostenplaats
CostCenter
Een organisatorische eenheid binnen een `controlling area` die een locatie vertegenwoordigt waar kosten worden gemaakt.
Omschrijving

Het Cost Center is een belangrijk master data element uit de Controlling (CO) module, vaak toegewezen op het journal entry regelitemniveau. Het wordt gebruikt om kosten te volgen voor een specifieke afdeling, functie of locatie.

Het opnemen van Cost Center maakt een meer gedetailleerde analyse van het journal entry-proces mogelijk. Het kan helpen bepalen of bepaalde afdelingen meer herwerk genereren, langere cyclusduren hebben of verantwoordelijk zijn voor een hoger volume aan handmatige posten. Dit maakt een afdelingsgericht beeld van de procesefficiëntie mogelijk.

Het belang

Maakt analyse van process performance per afdeling of functioneel gebied mogelijk, wat helpt bij het identificeren van gelokaliseerde inefficiënties.

Vindplaats

Gevonden in de documentregelitem-tabel BSEG, veld KOSTL.

Voorbeelden
4100CC_FINANCE_US10010101
Totaal Documentbedrag
TotalDocumentAmount
De totale waarde van de journaalpost in de documentvaluta.
Omschrijving

Dit attribute vertegenwoordigt de totale financiële waarde van de journaalpost. Het wordt typisch berekend door de absolute waarden van alle debet- of creditregelitems die bij het document horen, op te tellen.

Het analyseren van het proces per financiële waarde kan belangrijke patronen onthullen. Hoge-waarde posten kunnen bijvoorbeeld een ander, strenger goedkeuringspad volgen. Dit attribute kan worden gebruikt om de analyse te filteren of te segmenteren om te zien of cyclusduren, afwijzingspercentages of goedkeuringsvertragingen correleren met het bedrag van de post.

Het belang

Maakt financiële impactanalyse mogelijk, zoals het correleren van verwerkingstijden of afwijzingspercentages met de monetaire waarde van Journal Entries.

Vindplaats

Dit is een berekend veld, afgeleid door het bedragveld (WRBTR of DMBTR) van alle regelitems in de BSEG-tabel te aggregeren voor een bepaalde journaalpost.

Voorbeelden
1500.0025000.75125.50
Valutacode
CurrencyKey
De valutacode voor de bedragen die in de journaalpost zijn vastgelegd.
Omschrijving

Dit attribute specificeert de valuta van de journaalpost, zoals USD, EUR of JPY. Het biedt context voor alle financiële bedragen die bij het document horen.

Hoewel niet altijd een primaire analysedimensie, is het cruciaal voor het correct interpreteren van monetaire waarden. Het kan ook worden gebruikt om analyse te segmenteren in wereldwijde organisaties om te zien of processen verschillen voor posten in buitenlandse versus lokale valuta.

Het belang

Biedt de nodige context voor alle monetaire waarden, en zorgt voor accurate financiële analyse en interpretatie.

Vindplaats

Gevonden in de documentheader-tabel BKPF, veld WAERS.

Voorbeelden
USDEURGBPJPY
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Record to Report - Journaalpostactiviteiten

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen om vast te leggen in uw event log voor accurate procesontdekking en optimalisatie van journaalposten.
5 Aanbevolen 9 Optioneel
Activiteit Omschrijving
Journaalpost Geboekt
Dit is de centrale activiteit waar de journaalpost officieel wordt vastgelegd in het grootboek, wat financiële overzichten beïnvloedt. Dit event wordt expliciet vastgelegd wanneer de documentstatus op 'geboekt' wordt gezet en een boekingsdatum wordt toegewezen.
Het belang

Dit is de belangrijkste mijlpaal, wat de succesvolle verwerking van een journaalpost betekent. De end-to-end cyclusduur wordt vaak tot dit punt gemeten, en het is een belangrijk event voor financiële afsluitingsanalyse.

Vindplaats

Geïdentificeerd wanneer een document in de BKPF-tabel een boekingsdatum (BKPF-BUDAT) heeft. Voor geparkeerde documenten komt dit overeen met het moment dat de status BKPF-BSTAT verandert van 'V' naar leeg. De timestamp van de boeking is de invoerdatum BKPF-CPUDT.

Vastleggen

Identificeer wanneer BKPF-BSTAT verandert van 'V' naar leeg, of voor directe boekingen, de creatiegebeurtenis.

Gebeurtenistype explicit
Journaalpost Geparkeerd
Deze activiteit markeert de initiële aanmaak van een journaalpost in een voorlopige staat, voordat deze officieel in het grootboek wordt geboekt. Dit wordt expliciet vastgelegd in SAP wanneer een gebruiker een document opslaat met behulp van een parkeertransactie, waarbij de documentstatus op 'geparkeerd' wordt gezet.
Het belang

Dit is een kritisch start event voor processen die beoordeling en goedkeuring omvatten. Het analyseren van de tijd tussen parkeren en boeken helpt vertragingen in de pre-boekings- en goedkeuringsfasen te identificeren.

Vindplaats

Dit event wordt geïdentificeerd vanuit de documentheader-tabel BKPF. Een document wordt als geparkeerd beschouwd wanneer het wordt aangemaakt met een status BKPF-BSTAT = 'V'. De event timestamp is de aanmaakdatum en -tijd, BKPF-CPUDT en BKPF-CPUTM.

Vastleggen

Identificeer documentcreatie in BKPF waar BKPF-BSTAT 'V' is.

Gebeurtenistype explicit
Journaalpost Goedgekeurd
Deze activiteit markeert de definitieve goedkeuring van een journaalpost binnen een workflow, waardoor deze in aanmerking komt voor boeking. Dit event wordt vastgelegd vanuit de workflow log wanneer de definitieve 'vrijgave'- of 'goedkeurings'-stap is voltooid.
Het belang

Dit is een belangrijke mijlpaal die het goedkeuringsproces afsluit. De duur tot aan deze activiteit is een kritische KPI voor goedkeuringsefficiëntie, en de tijd van dit event tot boeking meet de post-goedkeuringsvertraging.

Vindplaats

Afgeleid uit de voltooiing timestamp van de definitieve goedkeuringsstap in het SAP Business Workflow log. Dit is de laatste goedkeuringsactie voordat het document wordt geboekt of klaargemaakt voor boeking.

Vastleggen

Identificeer voltooiing van de definitieve 'vrijgave'- of 'goedkeurings'-stap in workflow logs.

Gebeurtenistype inferred
Journaalpost Herroeping Verwerkt
Deze activiteit markeert de herroeping van een eerder geboekte journaalpost. Een herroeping is een nieuw boekhoudkundig document dat de oorspronkelijke post ongedaan maakt.
Het belang

Dit is een kritisch event voor het meten van datakwaliteit en procesnauwkeurigheid. Een hoog percentage herroepingen wijst op systemische problemen in de initiële data-invoer- of goedkeuringsfasen, en elke herroeping vertegenwoordigt herwerk.

Vindplaats

Dit event wordt geïdentificeerd in de header van het originele document (BKPF-tabel). Wanneer een document wordt herroepen, vult SAP het herroepingsdocumentnummer (BKPF-STBLG) en de herroepingsreden (BKPF-STGRD) in. De event timestamp is de boekingsdatum van het nieuwe herroepingsdocument.

Vastleggen

Identificeer wanneer BKPF-STBLG wordt ingevuld op het originele document; de timestamp is de boekingsdatum van het herroepingsdocument.

Gebeurtenistype explicit
Journaalpost Ingediend
Deze activiteit betekent dat een geparkeerde journaalpost is afgerond door de aanmaker en nu klaar is voor beoordeling en goedkeuring. Het wordt typisch vastgelegd door de initiatie van een SAP Business Workflow-taak geassocieerd met het geparkeerde document.
Het belang

Dit markeert de overdracht van de aanmaker naar de goedkeurder, waarmee de klok start voor goedkeuringscyclusduur KPI's. Het is een belangrijke mijlpaal voor het meten van de efficiëntie van de goedkeuringsworkflow.

Vindplaats

Afgeleid uit de starttijd van de goedkeurings-workflow instance die gekoppeld is aan het financiële documentobject. Dit vereist het analyseren van workflow logtabellen zoals SWW_WI2OBJ om de workflow te vinden die is gestart voor de specifieke bedrijfscode, documentnummer en fiscaal jaar.

Vastleggen

Identificeer workflow startevenement voor het geparkeerde documentobject.

Gebeurtenistype inferred
Cross-Company Boeking Geïdentificeerd
Een berekende activiteit die een Journal Entry markeert die meer dan één `Company Code` beïnvloedt. Dit wordt bepaald door de regelitems van een enkel financieel document te analyseren.
Het belang

Cross-company transacties kunnen complexere verwerkings- en goedkeuringsvereisten hebben. Het identificeren ervan maakt een afzonderlijke analyse van hun cycle times en procespaden mogelijk om unieke bottlenecks te vinden.

Vindplaats

Berekend door de line item tabel BSEG te onderzoeken voor een gegeven documentnummer (BELNR). Als de line items meer dan één afzonderlijke company code (BSEG-BUKRS) bevatten, is de entry een cross-company boeking.

Vastleggen

Controleer of er meerdere unieke waarden van BSEG-BUKRS bestaan voor een enkele BKPF-BELNR.

Gebeurtenistype calculated
Documentatie Bijgevoegd
Deze activiteit vertegenwoordigt het bijvoegen van ondersteunende documenten, zoals facturen of spreadsheets, door een gebruiker aan de journaalpost. Dit event wordt niet expliciet gelogd als een standaard boekhoudkundig event en wordt typisch afgeleid door te controleren op de aanmaak van attachments gekoppeld aan het boekhoudkundige documentobject.
Het belang

Het volgen van deze activiteit helpt de compliance te verifiëren met beleid dat documentatie vereist. Vertragingen bij het bijvoegen van documenten kunnen een hoofdoorzaak zijn voor langdurige goedkeuringscycli.

Vindplaats

Dit is moeilijk betrouwbaar vast te leggen als een timestamped event. Het kan potentieel worden afgeleid door de Generic Object Services (GOS) attachment tabellen, zoals SOOD, te analyseren en de aanmaak timestamp van de attachment te koppelen aan de journal entry object key.

Vastleggen

Afleiden uit creatie timestamp van gekoppelde objecten in GOS-tabellen (bijv. SOOD).

Gebeurtenistype inferred
Geparkeerde Journaalpost Verwijderd
Vertegenwoordigt het verwijderen van een geparkeerde journaalpost die nooit is geboekt. Dit kan gebeuren na een afwijzing of als de post per ongeluk is aangemaakt.
Het belang

Deze activiteit markeert een onsuccesvol einde van het proces. Analyseren waarom geparkeerde documenten worden verwijderd, kan problemen aan het licht brengen zoals dubbele posten of procesmisverstanden.

Vindplaats

Dit event wordt vastgelegd wanneer de status van een geparkeerd document in de BKPF-tabel wordt gewijzigd. Het statusveld BKPF-BSTAT wordt bijgewerkt naar 'Z' (Geparkeerd document verwijderd). De wijziging timestamp kan worden gevonden in de documentwijzigingslogs (CDHDR).

Vastleggen

Identificeer wanneer BKPF-BSTAT wordt bijgewerkt naar 'Z'.

Gebeurtenistype explicit
Handmatige Invoer Geïdentificeerd
Deze activiteit identificeert of een journaalpost is aangemaakt via een handmatige online transactie versus een geautomatiseerde interface of batchproces. Dit is geen gebruikersactie, maar een berekend attribute van de post, afgeleid uit systeemdata.
Het belang

Het onderscheid maken tussen handmatige en geautomatiseerde entries is cruciaal voor gerichte procesverbetering. Handmatige processen zijn vaak de focus voor standaardisatie- en automatiseringsinitiatieven.

Vindplaats

Dit wordt berekend door velden in de documentheader-tabel BKPF te analyseren. Transactiecodes (BKPF-TCODE) zoals 'FB01', 'FB50' of 'FV50' duiden op handmatige invoer, terwijl andere T-codes of specifieke batch input namen (BKPF-AWKEY) automatisering suggereren.

Vastleggen

Afleiden uit BKPF-TCODE of andere source system indicatoren in de document header.

Gebeurtenistype calculated
Journaalpost aangemaakt
Vertegenwoordigt de aanmaak van een journaalpost die direct wordt geboekt, zonder een voorafgaande parkeerstap. Dit wordt vastgelegd wanneer een document in SAP wordt aangemaakt met behulp van een directe boekingstransactie.
Het belang

Deze activiteit dient als een alternatief startpunt voor eenvoudigere journaalpostprocessen die geen goedkeuringsworkflow vereisen. Het helpt onderscheid te maken tussen eenvoudige, directe boekingen en complexere, geparkeerde posten.

Vindplaats

Dit event komt overeen met documentaanmaak in de BKPF-tabel waar de documentstatus BKPF-BSTAT leeg is (geboekt). De event timestamp is de aanmaakdatum, BKPF-CPUDT. Voor deze documenten vinden 'Aangemaakt' en 'Geboekt' events gelijktijdig plaats.

Vastleggen

Identificeer documentcreatie in BKPF waar BKPF-BSTAT leeg is.

Gebeurtenistype explicit
Journaalpost Afgewezen
Deze activiteit betekent de definitieve afwijzing van een journaalpost, waarna deze niet meer zal worden geboekt. Dit is typisch een terminale status in een goedkeuringsworkflow, wat leidt tot de uiteindelijke verwijdering van het geparkeerde document.
Het belang

Het bijhouden van afwijzingen is cruciaal voor kwaliteitsmanagement. Het analyseren van de redenen en frequentie van afwijzingen helpt de 'first-time-right' ratio van journaalposten te verbeteren.

Vindplaats

Dit is een uitkomst vastgelegd vanuit het SAP Business Workflow log, en vertegenwoordigt een definitieve 'afwijzings'-gebruikersbeslissing die het proces beëindigt. Het geparkeerde document kan vervolgens worden verwijderd.

Vastleggen

Identificeer de definitieve 'afwijzings'-status in het workflow log voor het document.

Gebeurtenistype inferred
Journaalpost Gecorrigeerd
Deze activiteit geeft aan dat de oorspronkelijke aanmaker een geparkeerde journaalpost heeft gewijzigd nadat deze teruggestuurd was voor wijzigingen. Het wordt afgeleid door wijzigingen aan het document te detecteren na een 'Wijzigingen Aangevraagd'-event.
Het belang

Het bijhouden van correcties helpt de inspanningen voor herbewerking te kwantificeren. De tijd tussen een wijzigingsverzoek en de correctie benadrukt vertragingen bij het oplossen van problemen met ingediende boekingsaanvragen.

Vindplaats

Afgeleid door analysedocumentlogboeken (tabellen CDHDR en CDPOS) voor het geparkeerde document. Een wijziging die is vastgelegd na een afwijzingsgebeurtenis in de workflow, duidt erop dat een correctie is uitgevoerd. De timestamp komt uit de CDHDR-tabel.

Vastleggen

Identificeer logboekverandering in CDHDR/CDPOS na een afwijzingsgebeurtenis.

Gebeurtenistype inferred
Journaalpost Regelitem Afgeboekt
Deze activiteit vertegenwoordigt de afstemming van een open-posten beheerd G/L-rekeningregelitem, zoals een bankafstemmingsrekening. Het vindt plaats wanneer een regelitem wordt gematcht met een ander, waardoor het wordt afgesloten.
Het belang

Voor processen zoals bankafstemming is de tijd om items af te boeken een cruciale KPI. Deze activiteit helpt de efficiëntie van afstemming en maandafsluitingsprocedures te analyseren.

Vindplaats

Dit event wordt vastgelegd vanuit de regelitemtabel BSEG. Wanneer een regelitem wordt afgeboekt, worden de afboekingsdatum (BSEG-AUGDT) en het afboekingsdocument (BSEG-AUGBL) velden ingevuld. De timestamp van het event is de afboekingsdatum.

Vastleggen

Identificeer wanneer de afboekingsdatum (BSEG-AUGDT) wordt ingevuld voor een regelitem.

Gebeurtenistype explicit
Wijzigingen Journaalpost Aangevraagd
Vertegenwoordigt een punt in de workflow waar een goedkeurder de journaalpost heeft beoordeeld en teruggestuurd naar de aanmaker voor correctie. Dit event wordt vastgelegd vanuit workflow logs die een 'afwijzings'- of 'terugstuur'-gebruikersbeslissing aangeven.
Het belang

Deze activiteit is essentieel voor het identificeren van herwerkingslussen, die een primaire bron zijn van inefficiëntie en procesafwijking. Hoge frequentie van dit event wijst op problemen met de invoerkwaliteit of onduidelijke vereisten.

Vindplaats

Dit event wordt afgeleid uit de timestamp van een specifieke gebruikersbeslissingsstap in het SAP Business Workflow log die overeenkomt met een 'afwijzings'- of 'terugstuur voor correctie'-actie.

Vastleggen

Identificeer 'afwijzings'- of 'herwerkings'-beslissing timestamp in workflow logs.

Gebeurtenistype inferred
Aanbevolen Optioneel

Extractie Guides

Zo haal je je data uit SAP ECC