Dönüşüm/Rol: İş Gücü Verimliliği

İş Gücü Verimliliği Süreç İyileştirme

Giriş

İş gücü verimliliği profesyonelleri, şirketlerde çalışan performansını, katılımı ve iş akışını optimize etmekte önemli rol oynar. Bu ekipler; iş akışlarını sadeleştirir, verimsizlikleri azaltır ve verimli bir çalışma ortamı oluşturur. Pek çok girişime rağmen şirketler, yüksek verimlilik, maliyet kontrolü ve çalışan memnuniyetinde zorluk yaşayabiliyor. Buna çözüm olarak, lider şirketler dünya genelinde; Process Mining, süreç tasarımı ve simülasyon teknikleri ile süreç iyileştirme projeleri uygulamıştır.

Sorun Tanımı

İş gücü verimliliği ekipleri, şirketlerde şu ortak sorunlarla karşılaştı:

• Verimsiz İş Akışları: Eksik süreçler ve tekrar eden işler, verimliliği azalttı ve çalışanlarda memnuniyetsizlik yarattı.
• Yüksek Operasyonel Maliyetler: Süreçlerdeki verimsizlik ve kaynakların iyi kullanılamaması maliyetleri yükseltti.
• Çalışan Bağlılığı Sorunu: Akıcı süreçler ve net iletişim kanalları olmayınca, çalışan bağlılığı ve memnuniyeti azaldı.
• Az Süreç Görünürlüğü: İş gücü süreçlerinin yeterince şeffaf olmaması, karar alma ve geliştirmeyi zorlaştırdı.

Yöntem

Süreç iyileştirme çalışmaları, iş gücü verimliliği ekiplerince, aşağıdaki aşamalardan oluşan sistemli bir metodolojiyle yürütüldü:

1. Process Mining:

• Görev yönetimi, iletişim ve performans takibi gibi süreçler, process mining araçlarıyla analiz edildi.
• HRMS, proje yönetimi araçları ve operasyonel kayıtlar üzerinden veri toplanarak mevcut süreçler haritalandı.
• Kritik akışlardaki tıkanıklıklar, sapmalar ve verimsizlikler belirlendi.

2. Süreç Tasarımı:

• İyileştirme alanlarını görmek için paydaşlar ve çalışanlarla atölyeler yapıldı.
• İş akışlarını kolaylaştırmak, manuel adımları azaltmak ve verimliliği artırmak için süreçler yeniden tasarlandı.
• En iyi sektör uygulamaları ve uyumluluk gereksinimleriyle uyumlu standart süreç modelleri oluşturuldu.

3. Süreç Simülasyonu:

• Yeni süreçler gelişmiş yazılımlarla simüle edilerek performans tahminleri yapıldı ve olası problemler belirlendi.
• Farklı senaryolar denenerek önerilen değişikliklerin; iş tamamlama süresi, maliyetler ve çalışan memnuniyeti gibi başlıca KPI’lara etkisi ölçüldü.
• Simülasyon verilerine göre süreç modelleri güncellendi, en iyi verimlilik sağlandı.

Sonuçlar

İş gücü verimliliği ekiplerinin yürüttüğü süreç iyileştirmeleri, şirketlere büyük faydalar sağladı:

• İş Akışında Verimlilik Artışı: Sadeleştirilen iş akışları ve azaltılan tekrarlar, genel iş gücü verimliliğini %35 yükseltti.
• Düşen Operasyonel Maliyetler: Optimize süreçler ve kaynak yönetimi ile operasyonel maliyetlerde %25 azalma görüldü.
• Güçlenen Çalışan Bağlılığı: Daha açık süreçler ve gelişen iletişim, çalışan bağlılığı ve memnuniyetini %30 artırdı.
• Arttırılan Süreç Görünürlüğü: Process mining araçları ile süreçler gerçek zamanlı görüldü; karar alma ve iyileştirme kolaylaştı.
• Ekstra Verimlilik: ‘Optimize’ iş akışları manuel işleri %40 azalttı; daha fazla kaynak stratejik projelere yönlendirildi.

Process mining, süreç tasarım ve simülasyon uygulamalarıyla iş gücü verimliliğinde operasyonel iyileşme, maliyet avantajı ve çalışan memnuniyeti sağlandı. Bu örnek, iş süreç yönetimi yaklaşımlarının iş gücü fonksiyonlarında dönüşüm ve şirket performansında yarattığı farkı vurgular.