Trasformazione/Ruolo: Produttività del Personale

Caso d’uso: Miglioramento dei Processi nella Produttività del Personale

Introduzione

I professionisti della produttività del personale svolgono un ruolo essenziale nell’ottimizzare le performance dei dipendenti, il coinvolgimento e l’efficienza complessiva nelle organizzazioni. Si concentrano sul semplificare i flussi di lavoro, ridurre le inefficienze e promuovere un ambiente di lavoro produttivo. Nonostante vari iniziative, molte organizzazioni affrontano sfide nel mantenere alti livelli di produttività, gestire i costi e garantire la soddisfazione dei dipendenti. Per affrontare queste problematiche, aziende leader a livello globale hanno intrapreso progetti di miglioramento dei processi utilizzando tecniche di Process Mining, process design e simulazione dei processi.

Dichiarazione del Problema

I professionisti della produttività hanno incontrato diverse sfide comuni nelle organizzazioni:

• Flussi di lavoro inefficienti: Processi inefficaci e attività ridondanti hanno portato a una diminuzione della produttività e frustrazione tra dipendenti.
• Costi operativi elevati: Inefficienze nei flussi di lavoro e nell’allocazione delle risorse hanno comportato spese operative elevate.
• Problemi di coinvolgimento dei dipendenti: La mancanza di processi semplificati e canali di comunicazione chiari ha avuto un impatto negativo sul coinvolgimento e la soddisfazione dei dipendenti.
• Visibilità limitata dei processi: Una visibilità inadeguata nei processi del personale ha ostacolato il processo decisionale efficace e l’ottimizzazione.

Metodologia

Le iniziative di miglioramento dei processi hanno seguito una metodologia strutturata in più organizzazioni, guidata dai loro team di produttività e composta dai seguenti passaggi:

1. Process Mining:

• Utilizzati tool di Process Mining per analizzare vari processi legati al personale come gestione dei task, comunicazione e monitoraggio delle performance.
• Raccolti dati dai sistemi HRMS, tool di gestione dei progetti e registri operativi per mappare i processi attuali.
• Identificati colli di bottiglia, deviazioni e inefficienze nei flussi di lavoro critici.

2. Process Design:

• Condotti workshop con stakeholder chiave e dipendenti per raccogliere insight e identificare le aree comuni di miglioramento.
• Ridefiniti i processi per semplificare i flussi di lavoro, ridurre le interventi manuali e ottimizzare l’efficienza.
• Sviluppati modelli di processo standardizzati che incorporano le best practice dell’industria e i requisiti di conformità.

3. Process Simulation:

• Simulati i processi ridefiniti usando software avanzati per prevedere i risultati delle performance e identificare potenziali problemi.
• Testati vari scenari per valutare l’impatto delle modifiche proposte su KPI come tempo di completamento dei task, costi operativi e soddisfazione dei dipendenti.
• Raffinati i modelli di processo in base ai risultati delle simulazioni per assicurare efficienza e efficacia ottimali.

Risultato

L’implementazione delle iniziative di miglioramento dei processi guidate dai team di produttività del personale ha portato a benefici significativi:

• Maggiore efficienza dei flussi di lavoro: Flussi di lavoro semplificati e riduzione delle attività ridondanti hanno aumentato la produttività del personale del 35%.
• Riduzione dei costi operativi: Processi ottimizzati e migliore allocazione delle risorse hanno determinato una riduzione del 25% dei costi operativi.
• Maggiore coinvolgimento dei dipendenti: Processi più chiari e canali di comunicazione migliorati hanno portato a un aumento del 30% nel coinvolgimento e nella soddisfazione dei dipendenti.
• Migliore visibilità dei processi: Gli strumenti di Process Mining hanno fornito approfondimenti in tempo reale sui processi del personale, facilitando un processo decisionale migliore e miglioramento continuo.
• Efficienza migliorata: Flussi di lavoro ottimizzati hanno ridotto gli sforzi manuali del 40%, liberando risorse per iniziative strategiche e migliorando l’efficienza generale del personale.

Sfruttando Process Mining, process design e simulazione dei processi, i professionisti della produttività del personale hanno trasformato con successo le loro operazioni, raggiungendo significative efficienze operative, risparmio sui costi e migliorata soddisfazione dei dipendenti. Questo caso d’uso evidenzia il potenziale trasformativo delle tecniche di gestione dei processi aziendali nell’ottimizzare le funzioni di produttività del personale e supportare le performance complessive dell’organizzazione.