Methoden zur Prozessverbesserung: Die Liste für 2026

Warum Prozessverbesserung so wichtig ist

Jedes Unternehmen besteht aus Prozessen. Und in jedem Prozess verstecken sich irgendwo Verschwendung, Verzögerungen, Doppelarbeit oder unnötige Komplexität.

Prozessverbesserung bedeutet, diese Probleme zu finden und zu beheben. Das klingt einfach, doch die Fülle an Techniken und Methoden kann verwirrend sein. Es gibt unzählige Frameworks, Zertifizierungen und Fachbegriffe, die das Thema oft komplizierter machen, als es sein müsste.

Dieser Leitfaden bringt Klarheit. Wir stellen alle wichtigen Methoden vor, erklären deren Nutzen und helfen Ihnen bei der Entscheidung, welcher Ansatz für Sie sinnvoll ist. Egal, ob Sie einen digitalen Betrieb optimieren oder als Teamleiter Übergabeverzögerungen reduzieren wollen – hier finden Sie die passende Lösung.

Wissen Sie bereits, was Process Mining ist? Springen Sie direkt zur vollständigen Liste oder erfahren Sie mehr über Process Mining und Prozesssimulation.

So lesen Sie diese Liste

Jede unten aufgeführte Technik beinhaltet:

• Die Kernidee – Was die Technik im Kern ausmacht, einfach erklärt
• Schlüsselkonzepte – Die wesentlichen Bausteine
• Ideal für – Wo diese Technik den größten Nutzen bringt
• Vorsicht – Typische Stolperfallen und Grenzen

Manche dieser Techniken überschneiden sich. Lean Six Sigma ist ein Hybrid aus Lean und Six Sigma. Kaizen ist ein Prinzip, das in mehreren Methoden vorkommt. Der Deming-Zyklus (PDCA) ist sowohl ein eigenständiges Tool als auch Teil größerer Frameworks. Das ist normal. Wählen Sie aus, was in Ihren Kontext passt, und kombinieren Sie die Ansätze nach Bedarf.

Die klassischen Methoden

Diese Frameworks bewähren sich seit Jahrzehnten. Sie sind bestens dokumentiert, weit verbreitet und bilden das Fundament der modernen Prozessoptimierung.

2. Six Sigma (DMAIC)

Six Sigma ist eine datengesteuerte Methodik, die darauf abzielt, Prozessabweichungen und Fehler auf ein Minimum zu reduzieren. Sie wurde in den 1980er Jahren bei Motorola entwickelt. Der Name bezieht sich auf das statistische Ziel, nicht mehr als 3,4 Fehler pro eine Million Fehlermöglichkeiten zuzulassen.

Das DMAIC-Framework

Six Sigma nutzt einen strukturierten Ansatz in fünf Phasen:

Für neue Prozesse nutzt Six Sigma oft DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, Verify).

Ideal für: Organisationen mit messbaren Qualitätsproblemen und Hochlauf-Prozessen, bei denen schon kleine Fehlerquoten massiv ins Gewicht fallen.

Vorsicht: Six Sigma erfordert hohe Datenqualität und statistische Expertise. Die Zertifizierungen (Green Belt, Black Belt) können zum Selbstzweck werden. Für kleine Verbesserungen oft zu formell.

Wie DMAIC mit Process Mining funktioniert, lesen Sie in unserem Strategischen Leitfaden.

4. Total Quality Management (TQM)

Total Quality Management ist eine Managementphilosophie, die Qualität in jedem Teil der Organisation verankert. Es handelt sich nicht um ein einzelnes Werkzeug, sondern um einen umfassenden Ansatz für langfristigen Erfolg durch Kundenzufriedenheit.

TQM-Prinzipien

• Kundenfokus – Qualität wird vom Kunden definiert, nicht nur intern
• Einbindung aller Mitarbeiter – Jeder trägt zur Qualitätsverbesserung bei
• Prozesszentriert – Optimierung zielt auf Abläufe, nicht nur Ergebnisse
• Faktenbasierte Entscheidungen – Daten statt Intuition nutzen
• Ständige Verbesserung – Qualität ist eine Reise, kein Ziel
• Systematischer Ansatz – Integriertes Managementsystem für alle Elemente

Ideal für: Unternehmen, die eine ganzheitliche Qualitätskultur suchen. Besonders effektiv in regulierten Branchen (Pharma, Automotive), wo Fehler schwere Folgen haben.

Vorsicht: TQM ist sehr breit gefasst und kann sich vage anfühlen. Es braucht langfristiges Engagement der Führung. Ohne kulturellen Wandel bleibt es oft wirkungslos.

6. Lean Six Sigma

Lean Six Sigma kombiniert den Fokus von Lean Manufacturing auf Verschwendungseliminierung mit dem Fokus von Six Sigma auf Fehlerreduzierung. Die Idee: Man benötigt sowohl Geschwindigkeit (Lean) als auch Qualität (Six Sigma), um exzellente Prozesse zu erzielen.

Wie sie sich ergänzen

Ideal für: Organisationen, die bereits eine Methode probiert haben und ein vollständigeres Toolkit suchen. Verbreitet in Produktion, Gesundheitswesen und Finanzen.

Vorsicht: Die Qualität von Zertifizierungsprogrammen schwankt stark. Die Methodik kann bürokratisch werden, wenn der Fokus mehr auf der Disziplin als auf den Ergebnissen liegt. Bleiben Sie pragmatisch.

8. 5-Why-Methode

Die 5-Why-Methode ist eine Technik zur Ursachenanalyse. Wenn ein Problem auftritt, fragen Sie mindestens fünfmal nach dem „Warum“, um die Symptome Schicht für Schicht abzutragen und zur eigentlichen Wurzel des Problems vorzudringen.

Beispiel

Die eigentliche Ursache ist nicht die verspätete Lieferung, sondern ein „Single Point of Failure“ im Genehmigungsprozess. Die Lösung ist die Benennung von Vertretungen, nicht mehr Druck auf den Versand.

Ideal für: Schnelle Problemlösung, Vorfallanalyse, Team-Retrospektiven. Einfach genug, um sie ohne Training sofort anzuwenden.

Vorsicht: Bei komplexen Problemen mit vielen Ursachen können die „5 Whys“ in die Irre führen. Man übersieht leicht andere Kausalketten. Kombinieren Sie die Methode in solchen Fällen mit strukturierten Analyse-Tools wie Process Mining.

Moderne und datenbasierte Techniken

Diese Ansätze stützen sich stark auf Daten, Technologie und Systemdenken. Sie sind besonders relevant für digitale Organisationen und datengetriebene Geschäftsmodelle.

10. Theory of Constraints (TOC)

Die Theory of Constraints (Engpasstheorie), entwickelt von Eliyahu Goldratt, besagt, dass jedes System mindestens eine Beschränkung (einen Bottleneck) hat, die die Gesamtleistung begrenzt. Anstatt alles gleichzeitig verbessern zu wollen, konzentriert sich dieser Ansatz unnachgiebig auf diesen einen Engpass.

Die fünf Fokussierungsschritte

1. Identifizieren – Den Engpass finden, der den Durchsatz begrenzt
2. Ausnutzen – Das Maximum aus dem Engpass herausholen, ohne neue Ressourcen
3. Unterordnen – Alle anderen Aktivitäten auf den Engpass ausrichten
4. Erhöhen – Falls nötig, Kapazitäten am Engpass erweitern
5. Wiederholen – Sobald der Engpass wandert, den nächsten suchen

Warum es funktioniert

TOC liefert schnell Ergebnisse, weil sie die gesamte Energie auf den Punkt konzentriert, der am meisten zählt. Statt Ressourcen auf fünfzig Baustellen zu verteilen, beheben Sie das eine Problem, das das gesamte System bremst.

Ideal für: Produktion, Projektmanagement und Supply Chains. Überall dort, wo Durchsatz entscheidend ist.

Vorsicht: TOC kann bei komplexen Prozessen mit vielen wechselnden Abhängigkeiten zu stark vereinfachen. Die Identifikation des echten Engpasses ist oft nicht trivial. Process Mining hilft hier, Verzögerungen präzise in den Daten sichtbar zu machen.

12. Process Mining

Process Mining ist eine datenbasierte Technik, die reale Geschäftsprozesse aus Event Log-Daten in IT-Systemen rekonstruiert. Anstatt Mitarbeiter zu interviewen, wie ein Prozess abläuft (und eine idealisierte Version zu erhalten), zeigt Process Mining den tatsächlichen Fluss mit allen Varianten, Ausnahmen, Fehlerschleifen und Verzögerungen.

Was Process Mining leistet

• Process Discovery – Erstellt automatisch Prozess-Maps aus Echtdaten
• Conformance Checking – Vergleicht den realen mit dem geplanten Prozess
• Performance-Analyse – Identifiziert Bottlenecks, Verzögerungen und Ineffizienzen
• Ursachenanalyse – Findet heraus, warum Abweichungen entstehen
• Dauerhaftes Monitoring – Überwacht die Leistung über die Zeit hinweg

Warum es alles verändert

Viele Techniken haben eine Schwäche: Sie verlassen sich auf die menschliche Wahrnehmung. Workshops und Interviews liefern oft lückenhafte Bilder. Process Mining beseitigt diese Voreingenommenheit, indem es direkt an die Daten geht.

Ideal für: Alle Unternehmen mit digitalen Prozessen. Wenn Ihre Arbeit durch IT-Systeme (ERP, CRM, Tickets) läuft, kann Process Mining sie analysieren. Besonders stark für Purchase-to-Pay oder Order-to-Cash.

Vorsicht: Process Mining braucht strukturierte Daten (Case ID, Aktivität, Zeitstempel). Die Datenaufbereitung kann anfangs Aufwand bedeuten, liefert danach aber kontinuierlich Erkenntnisse.

Mehr erfahren: Was ist Process Mining? | Prozessanalyse-Guide | Best Practices

14. Prozessmodellierung (BPMN)

Business Process Model and Notation (BPMN) ist der internationale Standard für die Prozessmodellierung. Sie bietet eine grafische Sprache, um Prozesse so zu dokumentieren, dass sie für Fachabteilungen verständlich und für die technische Umsetzung präzise genug sind.

Warum Modellierung für die Verbesserung wichtig ist

• Gemeinsames Verständnis – Ein BPMN-Diagramm gibt allen das gleiche Bild vom Prozess
• Gap-Analyse – Ist-Zustand (As-Is) und Soll-Zustand (To-Be) direkt vergleichen
• Standardisierung – Modelle sind die Basis für SOPs und Schulungen
• Automatisierungs-Design – BPMN-Modelle steuern Workflows und Prozess-Engines

Modellierung allein ist noch keine Verbesserung, aber ein kritischer Wegbereiter. Man kann nicht verbessern, was man nicht klar beschreiben kann.

Ideal für: Die Dokumentation von Ist- und Soll-Zuständen. Die Erstellung von Arbeitsanweisungen und die Kommunikation von Änderungen an Stakeholder.

Vorsicht: Prozessmodelle veralten schnell, wenn sie nicht gepflegt werden. Der Zweck ist ein besserer Prozess, nicht das perfekte Diagramm. Tools, die Modellierung mit Process Mining verbinden, halten die Modelle näher an der Realität.

Die richtige Technik wählen

Bei fünfzehn Techniken fällt die Wahl oft schwer. Es kommt ganz auf Ihre spezifische Situation an.

Der beste Ansatz für die meisten digitalen Unternehmen? Starten Sie mit Process Mining, um zu verstehen, was wirklich passiert, und wenden Sie dann basierend auf den Daten die passende Optimierungstechnik an. So investieren Sie Ihre Mühe dort, wo sie wirklich zählt.

Mit Fakten statt Annahmen starten

Die meisten Versuche zur Prozessverbesserung scheitern, weil sie auf Annahmen statt auf Beweisen basieren. Teams verbringen Wochen in Workshops, um Prozesse aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren und über Probleme zu spekulieren.

Process Mining überspringt diesen mühsamen Schritt.

Mit ProcessMind verbinden Sie sich mit Ihren bestehenden Systemen und sehen innerhalb weniger Minuten den tatsächlichen Prozess: jede Variante, jeden Bottleneck, jede Verzögerung. Von dort aus können Sie genau die Technik anwenden, die zur Situation passt – sei es Lean, Six Sigma, PDCA oder etwas ganz anderes. Sie starten auf Basis von Fakten, nicht von Meinungen.

Und wenn Sie eine Änderung testen möchten, bevor Sie sie ausrollen, lässt Sie die Simulations-Engine von ProcessMind die Auswirkungen vorab modellieren. Kein Raten. Kein Hoffen. Einfach Daten.

Bereit, Ihre Prozesse so zu sehen, wie sie wirklich ablaufen? Starten Sie Ihre kostenlose Testphase mit ProcessMind und bringen Sie datengetriebene Verbesserungen in Ihr Unternehmen.

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