Su Plantilla de Datos para el Proceso De la Compra al Pago - Procesamiento de Facturas

SAP S/4HANA
Su Plantilla de Datos para el Proceso De la Compra al Pago - Procesamiento de Facturas

Su Plantilla de Datos para el Proceso De la Compra al Pago - Procesamiento de Facturas

Esta template de datos está diseñada para guiarle en la configuración de su análisis de procesamiento de facturas de Purchase to Pay. Describe los atributos de datos esenciales a recopilar, las actividades clave a rastrear y proporciona una valiosa guía de extracción. Utilice esta template para asegurar un proceso de preparación de datos fluido y eficaz para sus iniciativas de Process Mining.
  • Atributos recomendados para recopilar
  • Actividades clave para el seguimiento
  • Guía de Extracción para SAP S/4HANA
¿Nuevo en registros de eventos? Aprenda cómo crear un registro de eventos para Process Mining.

Purchase to Pay - Atributos de Procesamiento de Facturas

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en su event log para un análisis integral del procesamiento de facturas de Purchase to Pay.
3 Requerido 8 Recomendado 11 Opcional
Nombre Descripción
Número de Factura
InvoiceNumber
El identificador único para el documento de factura del proveedor, que sirve como identificador principal del case para el proceso.
Descripción

El Número de Factura es el identificador único asignado a cada factura de proveedor dentro de SAP S/4HANA. Vincula todas las actividades relacionadas, como la creación, el "estacionamiento", la aprobación y el pago, en una única instancia de proceso cohesiva.

En Process Mining, este atributo es fundamental para rastrear el recorrido de principio a fin de cada factura. Permite la reconstrucción de todo el flujo del proceso, desde la recepción hasta el pago final, posibilitando el análisis de los tiempos de ciclo, bottlenecks y variaciones del proceso a nivel de factura individual.

Por qué es importante

Es la clave esencial para conectar todos los eventos relacionados, permitiendo un seguimiento completo del ciclo de vida de una factura a través del sistema.

Dónde obtener

Este es el Número de Documento Contable, que se encuentra en la tabla BKPF, campo BELNR.

Ejemplos
190000000119000000451900000132
Hora del Evento
EventTime
La fecha y hora precisas en que ocurrió la actividad.
Descripción

Event Time es la marca de tiempo que registra exactamente cuándo ocurrió una actividad específica. Estos datos son esenciales para calcular duraciones, tiempos de ciclo y tiempos de espera entre diferentes pasos del proceso.

En el análisis de process mining, las marcas de tiempo precisas se utilizan para medir KPIs de rendimiento como 'Tiempo Promedio del Ciclo de Facturación' y 'Tiempo del Ciclo de Aprobación de Facturas'. Al analizar el tiempo transcurrido entre actividades, las organizaciones pueden identificar cuellos de botella donde las facturas se retrasan y detectar oportunidades para acelerar el proceso.

Por qué es importante

Este timestamp es la base para todo análisis basado en el tiempo, incluyendo el monitoreo de rendimiento, la identificación de bottlenecks y el seguimiento de SLA.

Dónde obtener

Típicamente obtenido de las tablas de documentos de cambio CDHDR (Cabecera) y CDPOS (Item), utilizando los campos UDATE y UTIME. Para algunos events, puede provenir de fechas de creación o entrada en tablas como BKPF (CPUDT, CPUTM).

Ejemplos
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-18T14:05:21Z2023-05-02T09:00:00Z
Nombre de la Actividad
ActivityName
El nombre de la actividad o event de negocio que ocurrió en un punto específico en el tiempo para una factura.
Descripción

El Activity Name describe un paso específico o un cambio de estado dentro del ciclo de vida del procesamiento de facturas. Ejemplos incluyen 'Factura Creada', 'Factura Enviada para Aprobación', 'Bloqueo de Pago Establecido' y 'Pago Ejecutado'.

Este atributo es crucial para construir el mapa de procesos, que representa visualmente el flujo de actividades. Analizar la secuencia, frecuencia y duración entre estas actividades ayuda a identificar bottlenecks, ciclos de retrabajo y variaciones de proceso no conformes. Forma la columna vertebral de cualquier análisis de Process Mining.

Por qué es importante

Define los pasos del proceso, lo que permite la visualización de mapas de procesos y el análisis de los flujos y variaciones del proceso.

Dónde obtener

Derivado de una combinación de códigos de transacción SAP (SY-TCODE), estados de objetos de documentos de cambio (CDHDR/CDPOS) y valores de campos específicos que indican cambios de estado.

Ejemplos
Factura AparcadaFactura AprobadaPago Ejecutado
`Número de Proveedor`
VendorNumber
El identificador único del proveedor que presentó la factura.
Descripción

El Número de Proveedor identifica al proveedor o acreedor asociado con la factura. Vincula la transacción de la factura con los datos maestros del proveedor.

Este atributo es crítico para el análisis centrado en el proveedor, como evaluar el 'Rendimiento de Pagos a Proveedores' o identificar proveedores que frecuentemente envían facturas problemáticas que conducen a excepciones o bloqueos de pago. Ayuda en la gestión de las relaciones con los proveedores y en la evaluación de la fiabilidad del proveedor.

Por qué es importante

Permite el análisis del rendimiento del proceso por proveedor, ayudando a identificar patrones, gestionar relaciones y evaluar problemas relacionados con los proveedores.

Dónde obtener

Típicamente encontrado en la tabla de segmento de documento contable BSEG, campo LIFNR.

Ejemplos
100345700012V9832
Fecha de Vencimiento de Pago
PaymentDueDate
La fecha límite en la que la factura debe ser pagada para evitar que esté vencida.
Descripción

La Fecha de Vencimiento de Pago es la fecha calculada en la que vence el pago al proveedor, basándose en la fecha de la factura y las condiciones de pago acordadas. Sirve como una fecha límite crítica en el proceso.

Este atributo es esencial para el KPI 'Tasa de Pagos a Tiempo' y el dashboard de 'Rendimiento de Pagos a Proveedores'. Al comparar la fecha de pago real con la fecha de vencimiento, una empresa puede medir su capacidad para cumplir con las obligaciones de pago, lo que afecta las relaciones con los proveedores y la reputación financiera.

Por qué es importante

Es el principal punto de referencia para medir el rendimiento de los pagos a tiempo, lo cual es crucial para mantener buenas relaciones con los proveedores y evitar cargos por pagos atrasados.

Dónde obtener

Esta fecha a menudo está directamente disponible en la partida individual del proveedor en la tabla BSEG, campo ZFBDT (Fecha base para el cálculo de la fecha de vencimiento). La fecha de vencimiento neta se calcula a partir de esta fecha base y las condiciones de pago.

Ejemplos
2023-05-302023-06-152023-07-01
Importe de Factura
AmountInCompanyCodeCurrency
El importe bruto total de la factura en la moneda local de la sociedad.
Descripción

Este atributo representa el valor total de la factura. Es una métrica clave para comprender el impacto financiero y la escala de la operación de procesamiento de facturas.

Analizar los importes de las facturas ayuda a priorizar las facturas de alto valor para un procesamiento más rápido, identificar tendencias en el gasto y correlacionar problemas del proceso con el valor financiero. Por ejemplo, se puede utilizar para investigar si las facturas de alto valor tienen más probabilidades de ser bloqueadas o de tener tiempos de aprobación más largos.

Por qué es importante

Proporciona contexto financiero al proceso, permitiendo análisis basados en valor monetario, como identificar si las facturas de alto valor se procesan de manera diferente.

Dónde obtener

Este valor se deriva típicamente de la suma de las partidas individuales relevantes en la tabla BSEG, campo WRBTR (Importe en moneda local).

Ejemplos
1500.75125000.00850.20
Motivo de bloqueo de pago
PaymentBlockReason
Un código que indica el motivo por el cual una factura está bloqueada para su pago.
Descripción

Cuando una factura está bloqueada para el pago, este atributo proporciona el motivo específico del bloqueo, como 'Discrepancia de Cantidad' o 'Discrepancia de Precio'. Estos motivos se configuran en SAP para estandarizar el manejo de excepciones.

Este atributo es crucial para el dashboard 'Ocurrencia y Duración de Bloqueos de Pago'. Analizar la frecuencia de diferentes motivos de bloqueo ayuda a identificar las causas raíz de los retrasos en los pagos, como problemas con proveedores específicos, materiales o procesos internos, lo que permite acciones correctivas dirigidas.

Por qué es importante

Proporciona la causa raíz específica de los bloqueos de pago, lo que permite un análisis dirigido para reducir los retrasos y mejorar el procesamiento "a la primera".

Dónde obtener

Situado en la partida de proveedor en la tabla BSEG, campo ZLSPR (Clave de Bloqueo de Pago).

Ejemplos
RIA
Nombre de Usuario
UserName
El ID de usuario de SAP de la persona o el sistema que realizó la actividad.
Descripción

Este atributo identifica al usuario que ejecutó una transacción específica o creó un documento. Puede ser el ID de usuario de un individuo o un ID de sistema para trabajos por lotes automatizados.

Analizar por usuario ayuda a comprender la distribución de la carga de trabajo, identificar necesidades de capacitación y detectar comportamientos de usuario inusuales. Por ejemplo, puede destacar qué usuarios manejan frecuentemente excepciones o qué facturas se procesan automáticamente (por ejemplo, el usuario 'BATCHUSER'), lo cual es clave para calcular el KPI 'Tasa de Automatización de Facturas'.

Por qué es importante

Atribuye las actividades del proceso a usuarios o cuentas de sistema específicos, lo que permite el análisis de la carga de trabajo, la comparación del rendimiento y la detección de la automatización.

Dónde obtener

Obtenido de campos como BKPF-USNAM (Registrado por) o CDHDR-USERNAME (Modificado por).

Ejemplos
SMITHJMUELLERTWF-BATCH
Orden de Compra
PurchasingDocument
El número de orden de compra al que está relacionada la factura.
Descripción

El Número de Documento de Compra vincula la factura del proveedor con la orden de compra (PO) original. Este enlace es fundamental para el proceso de conciliación de tres vías, que verifica la factura contra la PO y la entrada de mercancías.

Analizar por este atributo ayuda a comprender los problemas relacionados con las facturas respaldadas por PO frente a las no respaldadas por PO. Es clave para investigar las discrepancias de conciliación y comprender la eficiencia de la parte de adquisición del proceso.

Por qué es importante

Vincula la factura al proceso de adquisiciones, lo cual es esencial para analizar las discrepancias de conciliación y el cumplimiento de las órdenes de compra.

Dónde obtener

Esta información se encuentra típicamente en la tabla de segmento de documento BSEG, campo EBELN (Número de Documento de Compra).

Ejemplos
450000123445000056784500009012
Sociedad
CompanyCode
La unidad organizativa que representa una empresa legalmente independiente para la cual se crean estados financieros.
Descripción

El Código de Sociedad es una unidad organizativa fundamental en SAP Finanzas. Cada factura se asigna a un código de sociedad específico, que determina la entidad legal responsable de la transacción.

En Process Mining, filtrar o comparar por Código de Sociedad es esencial para analizar el rendimiento de los procesos en diferentes unidades de negocio, entidades legales o países. Ayuda a identificar diferencias regionales en eficiencia, cumplimiento y niveles de automatización, apoyando iniciativas de mejora dirigidas.

Por qué es importante

Permite segmentar y comparar el rendimiento del procesamiento de facturas entre diferentes entidades legales o ubicaciones geográficas dentro de la organización.

Dónde obtener

Este es un campo estándar en la tabla de cabecera de documento BKPF, campo BUKRS.

Ejemplos
1000US01DE01
Tipo de Documento
DocumentType
Un código que clasifica diferentes tipos de documentos contables, como facturas de proveedor o abonos.
Descripción

El Document Type se utiliza en SAP para distinguir entre diferentes transacciones comerciales. Por ejemplo, 'KR' representa típicamente una factura de proveedor estándar, mientras que 'KG' podría ser una nota de crédito de proveedor.

Analizar por tipo de documento permite segmentar el proceso para comprender cómo se manejan los diferentes tipos de transacciones. Por ejemplo, el proceso para una nota de crédito puede ser significativamente diferente al de una factura estándar. Esta segmentación proporciona insights de proceso más precisos y relevantes.

Por qué es importante

Ayuda a diferenciar entre varios tipos de transacciones financieras, como facturas estándar y notas de crédito, que a menudo siguen diferentes rutas de proceso.

Dónde obtener

Se encuentra en la tabla de cabecera de documento BKPF, campo BLART.

Ejemplos
KRREKG
¿Es Retrabajo?
IsRework
Un indicador que señala si una factura ha pasado por actividades de reproceso, como una aprobación rechazada o un bloqueo de pago eliminado.
Descripción

Este atributo marca las facturas que han experimentado uno o más ciclos de retrabajo. El retrabajo se identifica por secuencias específicas de actividades, por ejemplo, 'Factura Aprobada' después de 'Factura Rechazada', o 'Bloqueo de Pago Eliminado' después de 'Bloqueo de Pago Establecido'.

Este atributo simplifica el cálculo del KPI 'Tasa de Retrabajo de Facturas'. Permite a los analistas aislar e investigar fácilmente los cases con retrabajo para comprender las causas raíz de la ineficiencia y el esfuerzo manual repetido.

Por qué es importante

Identifica flujos de proceso ineficientes donde el trabajo debe repetirse, ayudando a cuantificar el desperdicio y a señalar las causas raíz de las excepciones del proceso.

Dónde obtener

Calculado basándose en la secuencia de actividades en el registro de eventos. Por ejemplo, si 'Factura Rechazada' ocurre en el seguimiento de una factura, este indicador se establecería como verdadero.

Ejemplos
truefalse
¿Se pagó a tiempo?
IsPaidOnTime
Un indicador que es verdadero si la factura se pagó en o antes de su fecha de vencimiento.
Descripción

Este atributo booleano es el resultado de comparar la fecha de pago real (el timestamp de la actividad 'Pago Ejecutado') con la 'Fecha de Vencimiento de Pago'. Proporciona un resultado claro y binario para el estado de pago de cada factura.

Este es el cálculo central para el KPI 'Tasa de Pagos a Tiempo'. Permite un filtrado y análisis sencillos para comprender las características de los pagos atrasados, como proveedores comunes, códigos de sociedad o importes de factura asociados con los retrasos.

Por qué es importante

Mide directamente el cumplimiento de las condiciones de pago, lo cual es un KPI crítico para la gestión de relaciones con proveedores y operaciones financieras.

Dónde obtener

Calculado comparando el EventTime de la actividad 'Pago Ejecutado' con el atributo PaymentDueDate. (Fecha de Pago <= PaymentDueDate).

Ejemplos
truefalse
`Timestamp` de Extracción
ExtractionTimestamp
La fecha y hora en que los datos fueron extraídos del sistema de origen.
Descripción

Este atributo registra el timestamp del event de extracción de datos. Refleja la frescura de los datos que se analizan en la herramienta de Process Mining.

En el análisis, esto se utiliza para comprender la actualidad de los insights generados. Es crítico para los dashboards de monitoreo operativo asegurar que las decisiones se basen en información actualizada y para gestionar eficazmente los ciclos de actualización de datos.

Por qué es importante

Indica la frescura de los datos, asegurando que el análisis y los informes se basen en la información más actualizada disponible.

Dónde obtener

Este no es un campo de SAP. Se genera y añade por la herramienta de extracción de datos o el proceso ETL en el momento de la extracción de datos.

Ejemplos
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z2023-10-29T02:00:00Z
Automatizado
IsAutomated
Un indicador que señala si una actividad fue realizada por un usuario de sistema automatizado.
Descripción

Este atributo booleano es verdadero si el usuario asociado a una actividad es una cuenta de sistema o de lote conocida, como 'WF-BATCH' o 'SAP_SYSTEM'. Ayuda a distinguir entre pasos de proceso manuales y automatizados.

Este atributo es esencial para calcular el KPI 'Tasa de Automatización de Facturas'. Al analizar qué partes del proceso están automatizadas, las organizaciones pueden medir el éxito de sus iniciativas de automatización e identificar nuevas oportunidades para reducir el esfuerzo manual y mejorar la eficiencia.

Por qué es importante

Distingue entre actividades manuales y actividades impulsadas por el sistema, lo cual es fundamental para medir las tasas de automatización e identificar oportunidades para una mayor automatización.

Dónde obtener

Derivado del atributo UserName. Se crea un mapeo o regla para clasificar IDs de usuario específicos como 'automatizados'.

Ejemplos
truefalse
Condiciones de Pago
PaymentTerms
El código que define las condiciones de pago acordadas con el proveedor, como fechas de vencimiento y períodos de descuento.
Descripción

Las Condiciones de Pago definen las reglas para pagar una factura, incluyendo cualquier descuento disponible por pronto pago. Por ejemplo, 'Z030' podría significar 'Pagadero a 30 días netos'.

Este atributo es esencial para la planificación financiera y la optimización del capital de trabajo. En Process Mining, se utiliza para calcular la 'Fecha de Vencimiento de Pago' y para determinar la elegibilidad para descuentos por pronto pago, apoyando directamente el KPI de 'Tasa de Captura de Descuentos por Pronto Pago'.

Por qué es importante

Define las reglas para las fechas de vencimiento de pago y los descuentos, impactando directamente en los KPIs de pago a tiempo y la gestión del capital de trabajo.

Dónde obtener

Se encuentra en la partida de proveedor en la tabla BSEG, campo ZTERM (Clave de Condiciones de Pago).

Ejemplos
0001Z030NT60
Fecha de Factura
InvoiceDate
La fecha en que el proveedor emitió el documento de factura.
Descripción

La Fecha de Factura, también conocida como fecha de documento, es la fecha proporcionada por el proveedor en la factura. Se utiliza como punto de partida para calcular la fecha de vencimiento de pago basándose en las condiciones de pago acordadas.

En el análisis, esta fecha es fundamental para los cálculos financieros, como la determinación del envejecimiento de las facturas y la elegibilidad para descuentos por pronto pago. Es una entrada clave para el KPI 'Tasa de Captura de Descuentos por Pronto Pago'.

Por qué es importante

Sirve como base para calcular las condiciones y fechas de vencimiento de pago, lo cual es esencial para gestionar el capital de trabajo y capturar descuentos.

Dónde obtener

Se encuentra en la tabla de cabecera de documento BKPF, campo BLDAT (Fecha de Documento).

Ejemplos
2023-04-122023-05-152023-06-20
ID del Sistema de Origen
SourceSystemId
El identificador del sistema SAP S/4HANA de origen desde el que se extrajeron los datos.
Descripción

Este atributo especifica el sistema de origen, por ejemplo, 'S4H_PROD' o 'ERP_EU'. Es particularmente importante en entornos con múltiples instancias de ERP o una mezcla de sistemas heredados y modernos.

Para el análisis, permite comparar el rendimiento del proceso en diferentes sistemas o regiones. Asegura la procedencia de los datos y es crucial para la gobernanza de datos y la resolución de problemas cuando los datos de múltiples fuentes se combinan en una plataforma central de Process Mining.

Por qué es importante

Proporciona contexto sobre el origen de los datos, lo cual es esencial para la gobernanza de datos y para comparar procesos entre diferentes sistemas o ubicaciones de la empresa.

Dónde obtener

Este valor se deriva típicamente del ID de sistema SAP (sy-sysid) durante la extracción de datos o se configura como un valor estático en el pipeline ETL.

Ejemplos
S4PS4H_PROD_100ECC_EU
Motivo de Reversión
ReversalReason
Un código que indica el motivo por el cual se anuló un documento de factura.
Descripción

Si una factura se contabiliza incorrectamente, a menudo se anula. El código de Motivo de Anulación explica por qué se tomó esta acción, por ejemplo, 'Fecha de contabilización incorrecta' o 'Error de entrada de datos'.

Analizar los motivos de anulación ayuda a identificar patrones de errores en el proceso de contabilización de facturas. Esta información puede utilizarse para mejorar la capacitación, reforzar los controles del sistema o abordar problemas recurrentes que conllevan a retrabajos financieros y gastos administrativos.

Por qué es importante

Explica por qué se anularon las facturas, proporcionando una visión directa de las fuentes de error y el retrabajo en el proceso de contabilización.

Dónde obtener

Se encuentra en la cabecera del documento original en la tabla BKPF, campo STGRD (Motivo de anulación).

Ejemplos
010205
Número de Documento de Compensación
ClearingDocumentNumber
El número de documento que compensa la factura, típicamente representando el documento de pago.
Descripción

El Número de Documento de Compensación vincula un item de factura abierta con la transacción que lo compensa, que casi siempre es el documento de pago. Esto confirma que la factura ha sido pagada.

Este atributo es el enlace definitivo entre una factura y su pago. Se utiliza para identificar la actividad 'Pago Ejecutado' y su timestamp correspondiente, lo cual es esencial para calcular el tiempo de ciclo de principio a fin y la tasa de pago a tiempo.

Por qué es importante

Confirma que una factura ha sido pagada y la vincula a la transacción de pago específica, lo cual es crítico para el tiempo de ciclo y el análisis del rendimiento del pago.

Dónde obtener

Se encuentra en la tabla de segmento de documento BSEG, campo AUGBL (Número de Documento de Compensación).

Ejemplos
150000000115000000231500000088
Recuento de Ciclos de Aprobación
ApprovalCycleCount
Un recuento de cuántas veces se envió una factura para aprobación.
Descripción

Esta métrica cuenta el número de veces que la actividad 'Factura Enviada para Aprobación' ocurre para una sola factura. Un conteo mayor a uno indica que la factura fue rechazada o devuelta al menos una vez, requiriendo un nuevo ciclo de aprobación.

Este atributo apoya directamente el KPI 'Tasa de Aprobación en Primera Instancia'. Al analizar las facturas con altos conteos de ciclos de aprobación, las organizaciones pueden identificar las razones de las aprobaciones fallidas, como información insuficiente o codificación incorrecta, y tomar medidas para mejorar el proceso.

Por qué es importante

Cuantifica el retrabajo dentro del subproceso de aprobación, ayudando a medir la tasa de aprobación "a la primera" e identificar las razones de los rechazos de aprobación.

Dónde obtener

Calculado contando las ocurrencias de la actividad 'Factura Enviada para Aprobación' para cada InvoiceNumber único.

Ejemplos
123
Tiempo de Procesamiento de Facturas
InvoiceProcessingTime
El tiempo total transcurrido desde la primera actividad hasta la última actividad de una factura.
Descripción

Esta métrica calcula la duración total del procesamiento de una sola factura, típicamente desde la creación o recepción de la factura hasta el pago final. Proporciona un resumen a nivel de case del tiempo de ciclo de principio a fin.

Este atributo calculado es la base para el KPI 'Tiempo Promedio de Ciclo de Factura' y el dashboard 'Tiempo de Ciclo de Factura de Principio a Fin'. Permite una rápida identificación de los cases de mayor duración y el análisis de los factores que contribuyen a tiempos de procesamiento extendidos.

Por qué es importante

Mide la eficiencia de principio a fin del proceso para cada factura, destacando los casos con duraciones excepcionalmente largas que requieren investigación.

Dónde obtener

Calculado tomando la diferencia entre la marca de tiempo del último evento y el primer evento para cada InvoiceNumber único.

Ejemplos
10 días 4 horas25 días 1 hora5 días 8 horas
Requerido Recomendado Opcional

Purchase to Pay - Actividades de Procesamiento de Facturas

Estos son los pasos clave del proceso y los hitos a capturar en su registro de eventos para un descubrimiento preciso de procesos.
5 Recomendado 8 Opcional
Actividad Descripción
Documento de Factura Creado
Este es el primer event, que marca la creación de un documento de factura en SAP. Puede capturarse cuando un usuario guarda un nuevo documento de factura, que podría estar en un estado estacionado o pre-contabilizado.
Por qué es importante

Esta actividad marca el inicio del ciclo de vida del procesamiento de facturas. Analizar el tiempo desde este event hasta otros es crucial para medir el tiempo de entrega general del procesamiento.

Dónde obtener

Este event se captura a partir de la fecha y hora de creación (CPUDT, CPUTM) en la tabla de cabecera del documento, típicamente BKPF o RBKP para facturas de logística. El código de transacción (BKPF-TCODE) como FB60, MIRO o MIR7 indica el método de creación.

Capturar

Utilice el timestamp de creación de BKPF-CPUDT y BKPF-CPUTM para el documento de factura.

Tipo de evento explicit
Factura Aprobada
Esta actividad significa que la factura ha sido aprobada por la autoridad designada. Esto se captura cuando el workflow de aprobación concluye con éxito o se establece un indicador de liberación.
Por qué es importante

Este es un hito crítico que desbloquea la factura para el pago. Los retrasos en las aprobaciones son un bottleneck común, y el seguimiento de esta actividad ayuda a identificar aprobadores o pasos del proceso lentos.

Dónde obtener

Esto puede inferirse del paso final de liberación en un workflow de SAP o rastreando cambios en los campos de estado de liberación en tablas asociadas con la factura o su documento de compra.

Capturar

Inferir de eventos de finalización de workflow o cambios en el campo de estado de liberación de un documento.

Tipo de evento inferred
Factura Contabilizada
Este es un event financiero clave donde la factura estacionada o aprobada se contabiliza formalmente en el Libro Mayor. Esta acción reconoce la responsabilidad hacia el proveedor.
Por qué es importante

La contabilización es un hito importante que separa la entrada de datos y la aprobación de la fase de liquidación financiera. El tiempo desde la creación hasta la contabilización de la factura es una medida clave de la eficiencia interna del procesamiento.

Dónde obtener

Este event se identifica por la Fecha de Contabilización (BKPF-BUDAT) en la cabecera del documento. Para los documentos que se "estacionan" primero, la transición a un estado contabilizado proporciona el timestamp del event.

Capturar

Utilice la fecha de contabilización (BKPF-BUDAT) como timestamp del event.

Tipo de evento explicit
Factura Revertida
Una actividad que representa la anulación de un documento de factura previamente contabilizado. Este es un evento final para una factura incorrecta, que a menudo se vuelve a introducir correctamente.
Por qué es importante

Las reversiones indican errores críticos que no fueron detectados en etapas anteriores del proceso. Rastrear su frecuencia y causas raíz es esencial para la mejora del proceso y la reducción de imprecisiones financieras.

Dónde obtener

Una anulación se identifica cuando se crea un documento de anulación. La cabecera del documento original (BKPF) contendrá el número de documento de anulación (BKPF-STBLG) y viceversa. La fecha de contabilización del documento de anulación es el tiempo del evento.

Capturar

Identifique documentos que tengan un valor en el campo BKPF-STBLG y utilice la fecha de contabilización del documento de anulación.

Tipo de evento explicit
Pago Ejecutado
Esta es la actividad final en el proceso estándar, donde se realiza el pago y la factura es compensada. Esto significa que los fondos han sido desembolsados al proveedor.
Por qué es importante

Esto marca el final del ciclo de vida de la factura P2P. Es esencial para calcular el tiempo de ciclo total de principio a fin y para medir el rendimiento del pago a tiempo frente a la fecha de vencimiento.

Dónde obtener

Este event se captura a partir de la información del documento de compensación en la partida individual del proveedor. La Fecha de Compensación (BSEG-AUGDT) y el Documento de Compensación (BSEG-AUGBL) indican que se ha realizado el pago.

Capturar

Utilice la fecha de compensación (BSEG-AUGDT) de la partida individual del proveedor compensada.

Tipo de evento explicit
Bloqueo de Pago Eliminado
Representa la resolución de un problema, donde se elimina un bloqueo de pago previamente establecido. Esto hace que la factura sea elegible para el pago nuevamente.
Por qué es importante

El tiempo entre la activación y la eliminación de un bloqueo representa el tiempo de resolución de una excepción de proceso. Acortar esta duración es clave para mejorar la eficiencia y las relaciones con los proveedores.

Dónde obtener

Este event se captura cuando se borra el campo Clave de Bloqueo de Pago (BSEG-ZLSPR). Este cambio se registra en las tablas CDHDR y CDPOS, proporcionando un timestamp para la eliminación.

Capturar

Identifique cuándo se borra el campo BSEG-ZLSPR a través de documentos de cambio (CDHDR/CDPOS).

Tipo de evento explicit
Bloqueo de Pago Establecido
Una actividad donde se coloca intencionalmente un bloqueo en una factura para evitar su pago. Esto se debe a menudo a discrepancias en precio o cantidad, o a un abono pendiente.
Por qué es importante

Los bloqueos de pago son una causa principal de pagos atrasados y disputas con proveedores. Analizar la frecuencia, duración y motivos de los bloqueos es crucial para mejorar las tasas de pago a tiempo.

Dónde obtener

Este event se captura rastreando los cambios en el campo Clave de Bloqueo de Pago (BSEG-ZLSPR) en la partida individual de la factura. Los logs de cambios en CDHDR y CDPOS proporcionan el timestamp y el usuario de cuando se estableció el bloqueo.

Capturar

Identifique cuándo se rellena el campo BSEG-ZLSPR a través de documentos de cambio (CDHDR/CDPOS).

Tipo de evento explicit
Datos de Factura Actualizados
Esta actividad refleja un cambio realizado en el documento de factura después de su creación inicial. Esto es común durante los ciclos de retrabajo después de un rechazo o para corregir errores.
Por qué es importante

Las actualizaciones frecuentes señalan reprocesos y posibles problemas de calidad de datos en el punto de entrada. El seguimiento de estos cambios ayuda a cuantificar el esfuerzo dedicado a las correcciones y a identificar errores comunes.

Dónde obtener

Los cambios en los campos clave se registran en las tablas de documentos de cambio de SAP, CDHDR (cabecera) y CDPOS (posición). Los eventos pueden generarse filtrando los cambios en el objeto de factura relevante.

Capturar

Extraiga eventos de cambio de las tablas CDHDR y CDPOS para el objeto de factura.

Tipo de evento explicit
Factura Aparcada
Representa una factura que ha sido introducida en el sistema pero aún no ha sido contabilizada en el libro mayor. El "estacionamiento" se utiliza para guardar facturas incompletas o para su revisión posterior antes de la contabilización.
Por qué es importante

El 'estacionamiento' (parking) de una factura indica una pausa deliberada en el proceso. Rastrear la duración y frecuencia de las facturas estacionadas ayuda a identificar las razones de los retrasos antes de que comience el ciclo formal de contabilización y aprobación.

Dónde obtener

Esto se puede identificar mediante documentos creados a través de transacciones de "estacionamiento" (por ejemplo, MIR7, FV60) o verificando campos de estado específicos en la tabla BKPF o tablas de documentos "estacionados" dedicadas como VBKPF.

Capturar

Identifique documentos creados mediante transacciones de estacionamiento o verifique el estado de un documento estacionado.

Tipo de evento explicit
Factura Enviada para Aprobación
Esta actividad marca el inicio de un workflow de aprobación formal para la factura. Esto se infiere a menudo cuando el estado de la factura cambia a 'pendiente de aprobación' o se genera un item de workflow.
Por qué es importante

Este es el punto de partida para medir el tiempo del ciclo de aprobación. Comprender cuándo comienzan las aprobaciones es esencial para identificar bottlenecks en el propio workflow de aprobación.

Dónde obtener

Esto se infiere típicamente del inicio de un Workflow de Negocio de SAP (tabla SWW_WI2OBJ) vinculado al objeto de factura (por ejemplo, BUS2081) o un cambio en un campo de estado personalizado en la cabecera del documento.

Capturar

Inferir de la creación de un elemento de workflow relacionado con el documento de factura.

Tipo de evento inferred
Factura Rechazada
Representa el rechazo de una factura durante el proceso de aprobación. Este event desencadena un retrabajo, que requiere corrección y reenvío.
Por qué es importante

Los rechazos de facturas son un indicador clave de ineficiencia de proceso y problemas de calidad de datos. El análisis de la frecuencia y los motivos de rechazo ayuda a identificar oportunidades de mejora y capacitación.

Dónde obtener

Esto se infiere de actualizaciones de estado específicas en un workflow de SAP, como un estado de 'rechazado', o de events que cancelan el workflow de aprobación actual, devolviéndolo al procesador.

Capturar

Inferir de cambios en el estado del workflow que indican rechazo.

Tipo de evento inferred
Pago Tardío Ejecutado
Este es un event calculado que ocurre cuando el pago de una factura se ejecuta después de su fecha de vencimiento calculada. Se deriva comparando dos campos de fecha.
Por qué es importante

Esta actividad apoya directamente los KPI de pago a tiempo y ayuda a identificar proveedores o unidades de negocio con pagos atrasados frecuentes, lo que puede dañar las relaciones con los proveedores y generar penalizaciones.

Dónde obtener

Esto se calcula comparando la Fecha de Compensación (BSEG-AUGDT) con la Fecha de Vencimiento Neta. La fecha de vencimiento se calcula a partir de la Fecha Base (BSEG-ZFBDT) y las condiciones de pago (BSEG-ZTERM).

Capturar

Derivar comparando BSEG-AUGDT > (BSEG-ZFBDT + días de condición de pago).

Tipo de evento calculated
Propuesta de Pago Creada
La factura es seleccionada e incluida en una propuesta de pago como parte de una ejecución de pago. Este es el primer paso en el proceso de pago automatizado.
Por qué es importante

Esta actividad indica la intención de pagar. Los retrasos entre este paso y la ejecución final del pago pueden revelar problemas con el proceso de ejecución de pagos, las aprobaciones o la comunicación bancaria.

Dónde obtener

Esto se puede encontrar en las tablas de ejecución de pagos, específicamente REGUP, que contiene los items incluidos en una propuesta de pago. La fecha de ejecución en la tabla REGUH correspondiente proporciona el timestamp.

Capturar

Identifique cuándo una factura aparece en la tabla REGUP de una ejecución de propuesta de pago.

Tipo de evento explicit
Recomendado Opcional

Guías de Extracción

Cómo obtener tus datos de SAP S/4HANA