Uw Purchase to Pay - Factuurverwerking Data Template

SAP S/4HANA
Uw Purchase to Pay - Factuurverwerking Data Template

Uw Purchase to Pay - Factuurverwerking Data Template

Dit data template is ontworpen om u te begeleiden bij het opzetten van uw analyse voor Purchase to Pay - Factuurverwerking. Het beschrijft de essentiële data-attributen die verzameld moeten worden, de belangrijkste activiteiten om te volgen en biedt waardevolle richtlijnen voor de extractie. Gebruik dit template voor een soepele en effectieve voorbereiding van uw data voor process mining projecten.
  • Aanbevolen attributen om vast te leggen
  • Belangrijkste activiteiten om te volgen
  • Extractiehandleiding voor SAP S/4HANA
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Purchase to Pay - Factuurverwerkings-attributes

Dit zijn de aanbevolen data-velden om op te nemen in uw event log voor uitgebreide purchase to pay - factuurverwerkingsanalyse.
3 Verplicht 8 Aanbevolen 11 Optioneel
Naam Omschrijving
Factuurnummer
InvoiceNumber
De unieke identificatiecode voor het factuurdocument van de leverancier, die dient als de primaire case identifier voor het proces.
Omschrijving

Het Invoice Number is de unieke identificatiecode die aan elke leveranciersfactuur binnen SAP S/4HANA wordt toegewezen. Het koppelt alle gerelateerde activiteiten, zoals aanmaak, blokkering, goedkeuring en betaling, aan één enkele, samenhangende case.

In process mining is dit attribuut fundamenteel voor het volgen van de end-to-end reis van elke factuur. Het maakt de reconstructie van de volledige procesflow mogelijk, van ontvangst tot uiteindelijke betaling, waardoor analyse van doorlooptijden, bottlenecks en procesvarianten op individueel factuurniveau mogelijk wordt.

Het belang

Het is de essentiële sleutel om alle gerelateerde events te verbinden, waardoor een volledige trace van de levenscyclus van een factuur door het systeem mogelijk wordt.

Vindplaats

Dit is het Accounting Document Number, te vinden in tabel BKPF, veld BELNR.

Voorbeelden
190000000119000000451900000132
Activiteitsnaam
ActivityName
De naam van de bedrijfsactiviteit of het `event` dat op een specifiek tijdstip voor een factuur heeft plaatsgevonden.
Omschrijving

De Activity Name beschrijft een specifieke stap of statuswijziging binnen de levenscyclus van de factuurverwerking. Voorbeelden hiervan zijn 'Invoice Document Created', 'Invoice Sent For Approval', 'Payment Block Set' en 'Payment Executed'.

Dit attribuut is cruciaal voor het opbouwen van het procesmap, die de flow van activiteiten visueel weergeeft. Door de volgorde, frequentie en duur tussen deze activiteiten te analyseren, kunt u bottlenecks, rework loops en niet-conforme procesvarianten identificeren. Het vormt de basis van elke process mining analyse.

Het belang

Het definieert de stappen in het proces, wat de visualisatie van proceskaarten en de analyse van processtromen en variaties mogelijk maakt.

Vindplaats

Afgeleid van een combinatie van SAP-transactiecodes (SY-TCODE), statussen van wijzigingsdocumentobjecten (CDHDR/CDPOS) en specifieke veldwaarden die statuswijzigingen aangeven.

Voorbeelden
Factuur geparkeerdFactuur GoedgekeurdBetaling Uitgevoerd
Tijdstip Gebeurtenis
EventTime
De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.
Omschrijving

Event Time is de timestamp die precies vastlegt wanneer een specifieke activiteit plaatsvond. Deze data is essentieel voor het berekenen van duraties, doorlooptijden en wachttijden tussen verschillende stappen in het proces.

In process mining-analyse worden accurate timestamps gebruikt om prestatie-KPI's zoals 'Gemiddelde Factuurdoorlooptijd' en 'Factuurgoedkeuringsdoorlooptijd' te meten. Door de verstreken tijd tussen activiteiten te analyseren, kunnen organisaties knelpunten opsporen waar facturen vertraagd worden en kansen identificeren voor procesversnelling.

Het belang

Deze timestamp is het fundament voor alle tijdsgebaseerde analyses, inclusief performance monitoring, bottleneck-identificatie en het volgen van SLA's.

Vindplaats

Meestal afkomstig uit de wijzigingsdocumenttabellen CDHDR (Header) en CDPOS (Item), via de velden UDATE en UTIME. Voor sommige events kan de informatie komen uit aanmaak- of invoerdata in tabellen zoals BKPF (CPUDT, CPUTM).

Voorbeelden
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-18T14:05:21Z2023-05-02T09:00:00Z
Bedrijfscode
CompanyCode
De organisatorische eenheid die een juridisch onafhankelijk bedrijf vertegenwoordigt waarvoor financiële overzichten worden opgesteld.
Omschrijving

De Company Code is een fundamentele organisatorische eenheid in SAP Finance. Elke factuur wordt toegewezen aan een specifieke Company Code, die bepaalt welke juridische entiteit verantwoordelijk is voor de transactie.

In process mining is het filteren of vergelijken op Company Code essentieel om de procesprestaties over verschillende bedrijfsonderdelen, juridische entiteiten of landen te analyseren. Het helpt bij het identificeren van regionale verschillen in efficiëntie, compliance en automatiseringsgraad, wat gerichte verbeterinitiatieven ondersteunt.

Het belang

Het maakt segmentatie en vergelijking van factuurverwerkingsprestaties mogelijk over verschillende juridische entiteiten of geografische locaties binnen de organisatie.

Vindplaats

Dit is een standaard veld in de document header tabel BKPF, veld BUKRS.

Voorbeelden
1000US01DE01
Documenttype
DocumentType
Een code die verschillende soorten boekingsdocumenten classificeert, zoals leveranciersfacturen of creditnota's.
Omschrijving

Het Documenttype wordt in SAP gebruikt om verschillende bedrijfstransacties te onderscheiden. Zo staat 'KR' doorgaans voor een standaard leveranciersfactuur, terwijl 'KG' een creditnota van een leverancier kan zijn.

Analyseren op documenttype maakt het mogelijk om het proces te segmenteren en zo te begrijpen hoe verschillende typen transacties worden afgehandeld. Het proces voor een creditnota kan bijvoorbeeld aanzienlijk verschillen van dat van een standaardfactuur. Deze segmentatie levert nauwkeurigere en relevantere procesinzichten op.

Het belang

Het helpt onderscheid te maken tussen verschillende soorten financiële transacties, zoals standaardfacturen en creditnota's, die vaak verschillende procespaden volgen.

Vindplaats

Gevonden in de documentheader-tabel BKPF, veld BLART.

Voorbeelden
KRREKG
Factuurbedrag
AmountInCompanyCodeCurrency
Het totale brutobedrag van de factuur in de lokale valuta van de bedrijfscode.
Omschrijving

Dit attribute vertegenwoordigt de totale waarde van de factuur. Het is een belangrijke metric voor het begrijpen van de financiële impact en de omvang van de factuurverwerkingsoperatie.

Het analyseren van factuurbedragen helpt bij het prioriteren van facturen met hoge waarde voor snellere verwerking, het identificeren van trends in uitgaven en het correleren van procesproblemen met financiële waarde. Het kan bijvoorbeeld worden gebruikt om te onderzoeken of facturen met hoge waarde vaker worden geblokkeerd of langere goedkeuringstijden hebben.

Het belang

Biedt financiële context aan het proces, waardoor analyse op basis van monetaire waarde mogelijk is, zoals het identificeren of facturen met hoge waarde anders worden verwerkt.

Vindplaats

Deze waarde wordt doorgaans afgeleid van de som van relevante regel items in tabel BSEG, veld WRBTR (Bedrag in lokale valuta).

Voorbeelden
1500.75125000.00850.20
Gebruikersnaam
UserName
De SAP `user ID` van de persoon of het systeem dat de activiteit heeft uitgevoerd.
Omschrijving

Dit attribute identificeert de gebruiker die een specifieke transactie heeft uitgevoerd of een document heeft aangemaakt. Het kan de user ID van een individu zijn of een systeem ID voor geautomatiseerde batch jobs.

Analyseren per gebruiker helpt bij het begrijpen van de werkverdeling, het identificeren van trainingsbehoeften en het opsporen van ongebruikelijk gebruikersgedrag. Het kan bijvoorbeeld benadrukken welke gebruikers frequent uitzonderingen afhandelen of welke facturen automatisch worden verwerkt (bijv. gebruiker 'BATCHUSER'), wat cruciaal is voor het berekenen van de KPI 'Factuurautomatiseringspercentage'.

Het belang

Het koppelt procesactiviteiten aan specifieke gebruikers- of systeemaccounts, wat workload-analyse, prestatievergelijking en automatiseringsdetectie mogelijk maakt.

Vindplaats

Afkomstig van velden zoals BKPF-USNAM (Ingevoerd door) of CDHDR-USERNAME (Gewijzigd door).

Voorbeelden
SMITHJMUELLERTWF-BATCH
Inkooporder
PurchasingDocument
Het inkooporder nummer waaraan de factuur gerelateerd is.
Omschrijving

Het Inkoopdocumentnummer koppelt de leveranciersfactuur aan de oorspronkelijke inkooporder (PO). Deze koppeling is fundamenteel voor het three-way match proces, dat de factuur controleert tegen de PO en goederenontvangst.

Analyseren op basis van dit attribute helpt problemen te begrijpen met betrekking tot PO-gesteunde versus niet-PO facturen. Het is essentieel voor het onderzoeken van afstemmingsverschillen en het begrijpen van de efficiëntie van het inkoopproces.

Het belang

Koppelt de factuur aan het inkoopproces, wat essentieel is voor het analyseren van matching-afwijkingen en PO-compliance.

Vindplaats

Deze informatie is doorgaans te vinden in de document segment tabel BSEG, veld EBELN (Inkoopdocumentnummer).

Voorbeelden
450000123445000056784500009012
Leveranciersnummer
VendorNumber
De unieke `identifier` voor de leverancier die de factuur heeft ingediend.
Omschrijving

Het Leveranciersnummer identificeert de leverancier of crediteur die aan de factuur is gekoppeld. Het koppelt de factuurtransactie aan de leveranciersstam data.

Dit attribute is cruciaal voor leveranciersgerichte analyse, zoals het evalueren van 'Leveranciersbetalingsprestaties' of het identificeren van leveranciers die frequent problematische facturen indienen die leiden tot uitzonderingen of betalingsblokkades. Het helpt bij het beheren van leveranciersrelaties en het beoordelen van de betrouwbaarheid van leveranciers.

Het belang

Maakt analyse van procesprestaties per leverancier mogelijk, en helpt patronen te identificeren, relaties te beheren en leveranciersgerelateerde problemen te beoordelen.

Vindplaats

Doorgaans te vinden in de segmenttabel voor boekhoudingsdocumenten BSEG, veld LIFNR.

Voorbeelden
100345700012V9832
Reden betalingsblokkade
PaymentBlockReason
Een code die aangeeft waarom een factuur is geblokkeerd voor betaling.
Omschrijving

Wanneer een factuur is geblokkeerd voor betaling, geeft dit attribuut de specifieke reden aan, zoals 'Quantity Discrepancy' of 'Price Mismatch'. Deze redenen zijn in SAP geconfigureerd voor een gestandaardiseerde afhandeling van uitzonderingen.

Dit attribuut is essentieel voor het dashboard 'Betalingsblokkades: Frequentie & Duur'. Het analyseren van deze redenen helpt bij het vinden van de grondoorzaak van vertragingen, zoals problemen met specifieke leveranciers of interne processen, waardoor gerichte verbeteringen mogelijk zijn.

Het belang

Biedt de specifieke hoofdoorzaak voor betalingsblokkades, waardoor gerichte analyse mogelijk is om vertragingen te verminderen en de 'first-time-right' verwerking te verbeteren.

Vindplaats

Gevonden in de leverancierspost in tabel BSEG, veld ZLSPR (Betalingsblokkadesleutel).

Voorbeelden
RIA
Uiterste betaaldatum
PaymentDueDate
De datum waarop de factuur uiterlijk betaald moet zijn om te voorkomen dat deze te laat is.
Omschrijving

De Vervaldatum van Betaling is de berekende datum waarop de betaling aan de leverancier verschuldigd is, gebaseerd op de factuurdatum en de overeengekomen betalingsvoorwaarden. Het dient als een kritieke deadline in het proces.

Dit attribute is essentieel voor de KPI 'Percentage Tijdige Betalingen' en het dashboard 'Prestaties Leveranciersbetalingen'. Door de werkelijke betalingsdatum te vergelijken met de vervaldatum, kan een bedrijf meten hoe goed het voldoet aan betalingsverplichtingen, wat de leveranciersrelaties en financiële reputatie beïnvloedt.

Het belang

Het is de primaire benchmark voor het meten van tijdige betalingsprestaties, wat cruciaal is voor het onderhouden van goede leveranciersrelaties en het vermijden van boetes voor te late betaling.

Vindplaats

Deze datum is vaak direct beschikbaar in de leveranciersregel in tabel BSEG, veld ZFBDT (basisdatum voor de berekening van de vervaldatum). De netto vervaldatum wordt berekend op basis van deze basisdatum en de betalingsvoorwaarden.

Voorbeelden
2023-05-302023-06-152023-07-01
Aantal goedkeuringscycli
ApprovalCycleCount
Een telling van hoe vaak een factuur ter goedkeuring is verzonden.
Omschrijving

Deze statistiek telt hoe vaak de activiteit 'Invoice Sent For Approval' voorkomt bij een enkele factuur. Een aantal hoger dan &eacute}én geeft aan dat de factuur ten minste &eacute}én keer is afgewezen of teruggestuurd, waardoor een nieuwe goedkeuringscyclus nodig was.

Dit attribuut ondersteunt direct de KPI 'First-Pass Approval Rate'. Door facturen met veel goedkeuringscycli te analyseren, kunnen organisaties de redenen voor mislukte goedkeuringen identificeren, zoals onvolledige informatie of onjuiste codering, en het proces verbeteren.

Het belang

Kwantificeert herwerk binnen het goedkeuringssubproces, en helpt zo de 'first-time-right' ratio te meten en redenen voor afgekeurde goedkeuringen te identificeren.

Vindplaats

Berekend door het aantal keren dat de activiteit 'Factuur Ter Goedkeuring Verzonden' voorkomt voor elk uniek InvoiceNumber te tellen.

Voorbeelden
123
Annuleringsreden
ReversalReason
Een code die de reden aangeeft waarom een factuurdocument werd geannuleerd.
Omschrijving

Als een factuur incorrect wordt geboekt, wordt deze vaak geannuleerd. De Reversal Reason-code verklaart waarom deze actie werd ondernomen, bijvoorbeeld 'Incorrecte boekingsdatum' of 'Gegevensinvoerfout'.

Het analyseren van redenen voor annulering helpt bij het identificeren van foutpatronen in het factuurboekingsproces. Dit inzicht kan worden gebruikt om training te verbeteren, systeemcontroles te versterken of terugkerende problemen aan te pakken die leiden tot financieel herstelwerk en administratieve overhead.

Het belang

Verklaart waarom facturen werden geannuleerd, wat direct inzicht geeft in de oorzaken van fouten en herstelwerk in het boekingsproces.

Vindplaats

Gevonden in de header van het originele document in tabel BKPF, veld STGRD (Reden van omkering).

Voorbeelden
010205
Betalingstermijnen
PaymentTerms
De code die de betalingsvoorwaarden definieert die met de leverancier zijn overeengekomen, zoals vervaldata en kortingsperiodes.
Omschrijving

Betalingsvoorwaarden definiëren de regels voor het betalen van een factuur, inclusief eventuele kortingen voor vroegtijdige betaling. Bijvoorbeeld, 'Z030' kan betekenen 'Betaalbaar binnen 30 dagen netto'.

Dit attribute is essentieel voor financiële planning en werkkapitaaloptimalisatie. In process mining wordt het gebruikt om de 'Vervaldatum van Betaling' te berekenen en de geschiktheid voor vroegbetalingskortingen te bepalen, ter directe ondersteuning van de KPI 'Percentage Benutte Vroegbetalingskortingen'.

Het belang

Definieert de regels voor uiterste betaaldatums en kortingen, met directe impact op tijdige betalings-KPI's en werkkapitaalbeheer.

Vindplaats

Gevonden in de leverancierspost in tabel BSEG, veld ZTERM (Betalingsconditiesleutel).

Voorbeelden
0001Z030NT60
Bronsysteem-ID
SourceSystemId
De `identifier` van het bron SAP S/4HANA systeem waaruit de `data` is geëxtraheerd.
Omschrijving

Dit attribuut specificeert het bronsysteem, bijvoorbeeld 'S4H_PROD' of 'ERP_EU'. Dit is vooral belangrijk in omgevingen met meerdere ERP-instanties of een mix van legacy- en moderne systemen.

Voor analyses maakt dit het mogelijk om procesprestaties over verschillende systemen of regio's te vergelijken. Het waarborgt de herkomst van de data en is essentieel voor data governance en troubleshooting wanneer data uit meerdere bronnen wordt gecombineerd in een centraal process mining platform.

Het belang

Het biedt context over de herkomst van de data, wat essentieel is voor data governance en voor het vergelijken van processen tussen verschillende systemen of bedrijfslocaties.

Vindplaats

Deze waarde wordt doorgaans afgeleid van de SAP-systeem-ID (sy-sysid) tijdens de data-extractie of als statische waarde geconfigureerd in de ETL-pijplijn.

Voorbeelden
S4PS4H_PROD_100ECC_EU
Extractie `Timestamp`
ExtractionTimestamp
De datum en tijd waarop de `data` uit het bronsysteem is geëxtraheerd.
Omschrijving

Dit attribuut legt de timestamp van de data-extractie vast. Het geeft aan hoe actueel de data is die in de process mining tool wordt geanalyseerd.

In de analyse wordt dit gebruikt om te bepalen hoe recent de gegenereerde inzichten zijn. Dit is cruciaal voor operationele dashboards om te waarborgen dat beslissingen gebaseerd zijn op actuele informatie en om data-verversingscycli effectief te beheren.

Het belang

Geeft de actualiteit van de data aan, en zorgt ervoor dat analyses en rapportages gebaseerd zijn op de meest actuele beschikbare informatie.

Vindplaats

Dit is geen SAP-veld. Het wordt gegenereerd en toegevoegd door de data-extractietool of het ETL-proces op het moment dat de data wordt opgehaald.

Voorbeelden
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z2023-10-29T02:00:00Z
Factuurdatum
InvoiceDate
De datum waarop de leverancier het factuurdocument heeft uitgegeven.
Omschrijving

De Factuurdatum, ook bekend als de documentdatum, is de datum die door de leverancier op de factuur wordt vermeld. Deze wordt gebruikt als uitgangspunt voor het berekenen van de uiterste betaaldatum op basis van de overeengekomen betalingsvoorwaarden.

Bij analyse is deze datum fundamenteel voor financiële berekeningen, zoals het bepalen van de ouderdom van facturen en de geschiktheid voor vroegbetalingskortingen. Het is een belangrijke input voor de KPI 'Percentage Benutte Vroegbetalingskortingen'.

Het belang

Dient als de basis voor het berekenen van betalingsvoorwaarden en vervaldata, wat essentieel is voor het beheren van werkkapitaal en het benutten van kortingen.

Vindplaats

Gevonden in de documentheader-tabel BKPF, veld BLDAT (Documentdatum).

Voorbeelden
2023-04-122023-05-152023-06-20
Factuurverwerkingstijd
InvoiceProcessingTime
De totale verstreken tijd vanaf de eerste activiteit tot de laatste activiteit voor een factuur.
Omschrijving

Deze statistiek berekent de totale duur voor de verwerking van een enkele factuur, doorgaans vanaf de aanmaak of ontvangst tot de uiteindelijke betaling. Het biedt een samenvatting van de end-to-end doorlooptijd op case-niveau.

Dit berekende attribuut vormt de basis voor de KPI 'Gemiddelde doorlooptijd factuur' en het dashboard 'End-to-End doorlooptijd factuur'. Hiermee kunnen de langstlopende cases snel worden geïdentificeerd en factoren die bijdragen aan vertragingen worden geanalyseerd.

Het belang

Meet de end-to-end efficiëntie van het proces voor elke factuur en belicht gevallen met uitzonderlijk lange doorlooptijden die nader onderzoek vereisen.

Vindplaats

Berekend door het verschil te nemen tussen de timestamp van de laatste event en de eerste event voor elk uniek InvoiceNumber.

Voorbeelden
10 dagen 4 uur25 dagen 1 uur5 dagen 8 uur
Is Geautomatiseerd
IsAutomated
Een indicator die aangeeft of een activiteit is uitgevoerd door een geautomatiseerde systeemgebruiker.
Omschrijving

Dit boolean attribute is waar als de gebruiker die aan een activiteit is gekoppeld een bekend systeem of batch account is, zoals 'WF-BATCH' of 'SAP_SYSTEM'. Het helpt onderscheid te maken tussen handmatige en geautomatiseerde processtappen.

Dit attribute is essentieel voor het berekenen van de KPI 'Factuurautomatiseringspercentage'. Door te analyseren welke delen van het proces geautomatiseerd zijn, kunnen organisaties het succes van hun automatiseringsinitiatieven meten en verdere mogelijkheden identificeren om handmatige inspanningen te verminderen en de efficiëntie te verbeteren.

Het belang

Onderscheidt handmatige en systeemgestuurde activiteiten, wat fundamenteel is voor het meten van automatiseringspercentages en het identificeren van kansen voor verdere automatisering.

Vindplaats

Afgeleid van de UserName attribute. Een mapping of regel wordt gecreëerd om specifieke gebruikers-ID's te classificeren als 'geautomatiseerd'.

Voorbeelden
truefalse
Is herstelwerk
IsRework
Een indicator die aangeeft of een factuur herstelwerkzaamheden heeft ondergaan, zoals een afgewezen goedkeuring of een verwijderde betalingsblokkade.
Omschrijving

Dit attribute markeert facturen die één of meerdere herwerk loops hebben doorlopen. Herwerk wordt geïdentificeerd door specifieke reeksen van activiteiten, bijvoorbeeld 'Factuur Goedgekeurd' volgend op 'Factuur Afgewezen', of 'Betalingsblokkade Opgeheven' na 'Betalingsblokkade Ingesteld'.

Dit attribute vereenvoudigt de berekening van de KPI 'Herwerkpercentage Facturen'. Het stelt analisten in staat om gemakkelijk cases met herwerk te isoleren en te onderzoeken om de hoofdoorzaken van inefficiëntie en herhaalde handmatige inspanningen te begrijpen.

Het belang

Identificeert inefficiënte processtromen waar werk moet worden herhaald, en helpt verspilling te kwantificeren en de grondoorzaken van procesuitzonderingen op te sporen.

Vindplaats

Berekend op basis van de sequentie van activiteiten in de event log. Als bijvoorbeeld 'Factuur Afgewezen' voorkomt in de trace voor een factuur, wordt deze indicator ingesteld op 'waar'.

Voorbeelden
truefalse
Tijdig betaald
IsPaidOnTime
Een indicator die waar is als de factuur op of vóór de uiterste betaaldatum is betaald.
Omschrijving

Dit boolean attribute is het resultaat van het vergelijken van de werkelijke betalingsdatum (de timestamp van de activiteit 'Betaling Uitgevoerd') met de 'Vervaldatum van Betaling'. Het biedt een duidelijk, binair resultaat voor de betalingsstatus van elke factuur.

Dit is de kernberekening voor de KPI 'Percentage Tijdige Betalingen'. Het maakt eenvoudig filteren en analyseren mogelijk om de kenmerken van late betalingen te begrijpen, zoals veelvoorkomende leveranciers, bedrijfscodes of factuurbedragen die geassocieerd zijn met vertragingen.

Het belang

Meet direct de naleving van betalingsvoorwaarden, wat een kritieke KPI is voor leveranciersrelatiebeheer en financiële operaties.

Vindplaats

Berekend door de EventTime van de activiteit 'Betaling Uitgevoerd' te vergelijken met de PaymentDueDate attribute. (Betaaldatum <= PaymentDueDate).

Voorbeelden
truefalse
Vereffeningsdocumentnr.
ClearingDocumentNumber
Het documentnummer dat de factuur afboekt, meestal het betalingsdocument.
Omschrijving

Het Clearingsdocumentnummer koppelt een openstaand factuuritem aan de transactie die het afboekt, wat bijna altijd het betalingsdocument is. Dit bevestigt dat de factuur is betaald.

Dit attribute is de definitieve link tussen een factuur en de betaling ervan. Het wordt gebruikt om de activiteit 'Betaling Uitgevoerd' en de bijbehorende timestamp te identificeren, wat essentieel is voor het berekenen van de end-to-end cyclusduur en het percentage tijdige betalingen.

Het belang

Bevestigt dat een factuur is betaald en koppelt deze aan de specifieke betaaltransactie, wat cruciaal is voor doorlooptijd- en betalingsprestatie-analyse.

Vindplaats

Gevonden in de documentsigmenttabel BSEG, veld AUGBL (Vereffeningsdocumentnummer).

Voorbeelden
150000000115000000231500000088
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Purchase to Pay - Factuurverwerkingsactiviteiten

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen om vast te leggen in uw event log voor accurate procesdiscovery.
5 Aanbevolen 8 Optioneel
Activiteit Omschrijving
Betaling Uitgevoerd
Dit is de laatste activiteit in het standaardproces, waarbij de betaling wordt gedaan en de factuur wordt afgeboekt. Dit betekent dat de gelden aan de leverancier zijn uitgekeerd.
Het belang

Dit markeert het einde van de levenscyclus van de P2P-factuur. Het is essentieel voor het berekenen van de totale end-to-end doorlooptijd en voor het meten van tijdige betalingsprestaties ten opzichte van de vervaldatum.

Vindplaats

Dit event wordt vastgelegd op basis van de clearingdocument-informatie op de leveranciersregel. De Clearing Date (BSEG-AUGDT) en het Clearing Document (BSEG-AUGBL) geven aan dat de betaling is uitgevoerd.

Vastleggen

Gebruik de clearingsdatum (BSEG-AUGDT) van het afgeboekte leveranciersregel item.

Gebeurtenistype explicit
Factuur geboekt
Dit is een belangrijk financieel event waarbij de geparkeerde of goedgekeurde factuur formeel in het Grootboek wordt geboekt. Hiermee wordt de schuld aan de leverancier officieel erkend.
Het belang

Boeking is een belangrijke mijlpaal die data-invoer en goedkeuring scheidt van de financiële afwikkelingsfase. De tijd van factuurcreatie tot boeking is een cruciale maatstaf voor interne verwerkingsefficiëntie.

Vindplaats

Dit event wordt geïdentificeerd door de Boekingsdatum (BKPF-BUDAT) in de documentkop. Voor documenten die eerst worden geparkeerd, vormt de overgang naar een geboekte status de timestamp voor het event.

Vastleggen

Gebruik de boekingsdatum (BKPF-BUDAT) als de event timestamp.

Gebeurtenistype explicit
Factuur gestorneerd
Een activiteit die de annulering van een eerder geboekt factuurdocument vertegenwoordigt. Dit is een afsluitende event voor een incorrecte factuur, die vervolgens vaak correct opnieuw wordt ingevoerd.
Het belang

Annuleringen duiden op kritieke fouten die niet eerder in het proces zijn opgemerkt. Het bijhouden van hun frequentie en hoofdoorzaken is essentieel voor procesverbetering en het verminderen van financiële onnauwkeurigheden.

Vindplaats

Een omkering wordt geïdentificeerd wanneer een omkerend document wordt aangemaakt. De oorspronkelijke documentheader (BKPF) zal het nummer van het omkerende document (BKPF-STBLG) bevatten en vice versa. De boekingsdatum van het omkerende document is de event time.

Vastleggen

Identificeer documenten die een waarde hebben in het veld BKPF-STBLG en gebruik de boekingsdatum van het omkerende document.

Gebeurtenistype explicit
Factuur Goedgekeurd
Deze activiteit betekent dat de factuur is goedgekeurd door de aangewezen autoriteit. Dit wordt vastgelegd wanneer de goedkeurings-`workflow` succesvol wordt afgerond of een vrijgave-indicator wordt ingesteld.
Het belang

Dit is een kritieke mijlpaal die de factuur deblokkeert voor betaling. Vertragingen bij goedkeuringen zijn een veelvoorkomend knelpunt, en het volgen van deze activiteit helpt bij het opsporen van trage fiatteurs of processtappen.

Vindplaats

Dit kan worden afgeleid uit de laatste vrijgavestap in een SAP-workflow of door wijzigingen in vrijgavestatusvelden te volgen in tabellen die horen bij de factuur of het inkoopdocument.

Vastleggen

Afleiden uit workflow-voltooiings-events of wijzigingen in het vrijgavestatusveld van een document.

Gebeurtenistype inferred
Factuurdocument aangemaakt
Dit is het eerste event, dat de aanmaak van een factuurdocument in SAP markeert. Dit kan worden vastgelegd wanneer een gebruiker een nieuw factuurdocument opslaat, wat zowel in geparkeerde als in voorlopig geboekte status kan zijn.
Het belang

Deze activiteit markeert het begin van de factuurverwerkingslevenscyclus. Het analyseren van de tijd van dit event tot andere is cruciaal voor het meten van de totale doorlooptijd van de verwerking.

Vindplaats

Dit event wordt vastgelegd vanuit de aanmaakdatum en -tijd (CPUDT, CPUTM) in de documentheader tabel, doorgaans BKPF of RBKP voor logistieke facturen. De transactiecode (BKPF-TCODE) zoals FB60, MIRO of MIR7 geeft de aanmaakmethode aan.

Vastleggen

Gebruik creation timestamp van BKPF-CPUDT en BKPF-CPUTM voor het factuurdocument.

Gebeurtenistype explicit
Betalingsblokkade Ingesteld
Een activiteit waarbij opzettelijk een blokkade op een factuur wordt geplaatst om te voorkomen dat deze wordt betaald. Dit komt vaak door verschillen in prijs of hoeveelheid, of een openstaande creditnota.
Het belang

Betalingsblokkades zijn een belangrijke oorzaak van late betalingen en geschillen met leveranciers. Het analyseren van de frequentie, duur en redenen voor blokkades is cruciaal voor het verbeteren van tijdige betalingen.

Vindplaats

Dit event wordt vastgelegd door wijzigingen in het veld Payment Block Key (BSEG-ZLSPR) in de factuurregel te volgen. De wijzigingslogs in CDHDR en CDPOS bevatten de timestamp en de gebruiker die de blokkering heeft ingesteld.

Vastleggen

Identificeer wanneer het BSEG-ZLSPR-veld wordt gevuld via wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS).

Gebeurtenistype explicit
Betalingsblokkade Verwijderd
Vertegenwoordigt de oplossing van een probleem, waarbij een eerder ingestelde betalingsblokkade wordt opgeheven. Dit maakt de factuur weer betaalbaar.
Het belang

De tijd tussen het instellen en opheffen van een blokkade vertegenwoordigt de oplossingstijd voor een procesuitzondering. Het verkorten van deze duur is cruciaal voor het verbeteren van de efficiëntie en leveranciersrelaties.

Vindplaats

Dit event wordt vastgelegd wanneer het veld Payment Block Key (BSEG-ZLSPR) wordt gewist. Deze wijziging wordt gelogd in de tabellen CDHDR en CDPOS, wat een timestamp voor de verwijdering oplevert.

Vastleggen

Identificeer wanneer het BSEG-ZLSPR-veld wordt leeggemaakt via wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS).

Gebeurtenistype explicit
Betalingsvoorstel aangemaakt
De factuur wordt geselecteerd en opgenomen in een betalingsvoorstel als onderdeel van een betalingsrun. Dit is de eerste stap in het geautomatiseerde betalingsproces.
Het belang

Deze activiteit duidt op de intentie tot betaling. Vertragingen tussen deze stap en de definitieve betalingsuitvoering kunnen problemen met het betalingsrunproces, goedkeuringen of bankcommunicatie aan het licht brengen.

Vindplaats

Dit is te vinden in de betalingsrun tabellen, specifiek REGUP, die de items bevat die zijn opgenomen in een betalingsvoorstel. De run datum in de corresponderende REGUH tabel levert de timestamp.

Vastleggen

Identificeer wanneer een factuur verschijnt in de REGUP-tabel vanuit een betalingsvoorstelrun.

Gebeurtenistype explicit
Factuur afgewezen
Vertegenwoordigt de afwijzing van een factuur tijdens het goedkeuringsproces. Dit `event` leidt tot herwerk, waarvoor correctie en herindiening nodig zijn.
Het belang

Factuurafwijzingen zijn een belangrijke indicator van procesinefficiëntie en datakwaliteitsproblemen. Het analyseren van de frequentie en redenen van afwijzing helpt bij het identificeren van verbeterkansen en trainingsbehoeften.

Vindplaats

Dit wordt afgeleid uit specifieke statusupdates in een SAP-workflow, zoals de status 'afgewezen', of uit events die de huidige goedkeuringsworkflow annuleren en terugsturen naar de verwerker.

Vastleggen

Afleiden uit workflow-statuswijzigingen die afwijzing aangeven.

Gebeurtenistype inferred
Factuur geparkeerd
Vertegenwoordigt een factuur die in het systeem is ingevoerd, maar nog niet is geboekt in het grootboek. Parking wordt gebruikt om onvolledige facturen op te slaan of voor latere controle voor boeking.
Het belang

Parking duidt op een bewuste pauze in het proces. Het bijhouden van de duur en frequentie van geparkeerde facturen helpt bij het identificeren van redenen voor vertragingen voordat de formele boeking- en goedkeuringscyclus begint.

Vindplaats

Dit kan worden geïdentificeerd aan de hand van documenten die zijn aangemaakt via parking transactions (bijv. MIR7, FV60) of door specifieke statusvelden te controleren in de BKPF tabel of speciale geparkeerde document tabellen zoals VBKPF.

Vastleggen

Identificeer documenten die zijn aangemaakt via parkeertransacties of controleer op een geparkeerde documentstatus.

Gebeurtenistype explicit
Factuur ter goedkeuring verzonden
Deze activiteit markeert de start van een formele goedkeuringsworkflow voor de factuur. Dit wordt vaak afgeleid wanneer de status van de factuur verandert naar 'wacht op goedkeuring' of wanneer er een workflow-item wordt aangemaakt.
Het belang

Dit is het startpunt voor het meten van de goedkeuringscyclusduur. Begrijpen wanneer goedkeuringen beginnen is essentieel voor het identificeren van knelpunten in de goedkeurings-workflow zelf.

Vindplaats

Dit wordt doorgaans afgeleid uit de start van een SAP Business Workflow (tabel SWW_WI2OBJ) gekoppeld aan het factuur object (bijv. BUS2081) of een wijziging in een custom status field op de document header.

Vastleggen

Afleiden uit de creatie van een workflow-item gerelateerd aan het factuurdocument.

Gebeurtenistype inferred
Factuurdata Bijgewerkt
Deze activiteit weerspiegelt een wijziging aan het factuurdocument na de initiële aanmaak. Dit komt vaak voor tijdens herwerkcycli na een afwijzing of om fouten te corrigeren.
Het belang

Frequente updates duiden op herstelwerk en potentiële datakwaliteitsproblemen bij de invoer. Het bijhouden van deze wijzigingen helpt de inspanning voor correcties te kwantificeren en veelvoorkomende fouten te identificeren.

Vindplaats

Wijzigingen in sleutelvelden worden gelogd in SAP's wijzigingsdocumenttabellen, CDHDR (header) en CDPOS (item). Events kunnen worden gegenereerd door te filteren op wijzigingen in het relevante factuurobject.

Vastleggen

Extraheer wijzigings-events uit tabellen CDHDR en CDPOS voor het factuurobject.

Gebeurtenistype explicit
Te late betaling uitgevoerd
Dit is een berekend `event` dat optreedt wanneer de betaling van een factuur wordt uitgevoerd na de berekende vervaldatum. Het wordt afgeleid door twee datumvelden te vergelijken.
Het belang

Deze activiteit ondersteunt direct KPI's voor tijdige betaling en helpt leveranciers of bedrijfseenheden te identificeren met frequente late betalingen, wat leveranciersrelaties kan schaden en tot boetes kan leiden.

Vindplaats

Dit wordt berekend door de Clearingsdatum (BSEG-AUGDT) te vergelijken met de Netto Vervaldatum. De vervaldatum zelf wordt berekend op basis van de Baseline Date (BSEG-ZFBDT) en payment terms (BSEG-ZTERM).

Vastleggen

Afleiden door BSEG-AUGDT te vergelijken met (BSEG-ZFBDT + dagen betalingstermijn).

Gebeurtenistype calculated
Aanbevolen Optioneel

Extractie Guides

Zo haal je je data uit SAP S/4HANA