Ihr Purchase-to-Pay-Bestellanforderungsdaten-Template

Dieses Attribut zeichnet die einzelnen Schritte im Lebenszyklus der Bestellanforderung auf. Beispiele sind „Bestellanforderung erstellt“, „Genehmigungsschritt genehmigt“ und „Bestellanforderung beschafft“. Jede Aktivität repräsentiert einen spezifischen Meilenstein oder eine Aktion, die bei der Bestellanforderung durchgeführt wurde. Die Analyse der Reihenfolge und Häufigkeit dieser Aktivitäten ist grundlegend für Process Mining, da sie die Visualisierung von Prozesslandkarten, die Identifizierung gängiger Pfade und die Erkennung von Abweichungen vom Standardverfahren ermöglicht.

Es definiert die Schritte in der Prozesslandkarte und ermöglicht so die Visualisierung und Analyse des Bestellanforderungsprozesses.

Dies wird typischerweise aus Event Logs, Statusänderungsprotokollen oder Audit Trails innerhalb des Coupa-Systems abgeleitet. Es kann ein Mapping von Statusfeldern oder Aktionscodes erfordern.

Die Bestellanforderungs-ID ist der zentrale Schlüssel, der alle Aktivitäten in Bezug auf eine einzelne Anforderung von Waren oder Dienstleistungen verknüpft. Jeder Bestellanforderung wird bei der Erstellung eine eindeutige ID zugewiesen, die über ihren gesamten Lebenszyklus konstant bleibt. Dies ermöglicht eine End-to-End-Verfolgung der Bestellanforderung, von ihrer initialen Erstellung und Einreichung über alle Genehmigungs- oder Ablehnungsschritte bis hin zu ihrer finalen Beschaffung und Schließung. Im Process Mining ist jeder Event Log-Eintrag an diese ID gebunden, was die Rekonstruktion der vollständigen Journey für jeden Case ermöglicht.

Dies ist die essentielle Case ID, die alle Prozessschritte verbindet und eine vollständige Analyse des Lebenszyklus der Bestellanforderung von Anfang bis Ende ermöglicht.

Dies ist ein Primärschlüsselfeld, das in Coupas Requisitions-Modul und verwandten Datenexporten gefunden wird.

Die Event Time, oder der Zeitstempel, erfasst den exakten Moment, in dem eine Aktivität für eine Bestellanforderung aufgezeichnet wurde. Diese Daten sind entscheidend für die chronologische Reihenfolge der Events, um den Prozessfluss aufzubauen. Sie bilden die Grundlage für alle zeitbasierten Analysen, einschließlich der Berechnung von Zykluszeiten, der Identifizierung von Engpässen durch Messung der Dauer zwischen Aktivitäten und des Verständnisses der Prozessleistung über verschiedene Zeiträume hinweg. Genaue und granulare Zeitstempel sind für eine aussagekräftige Prozessanalyse unerlässlich.

Dieser Timestamp ist entscheidend für die korrekte Reihenfolge von Events und die Berechnung aller dauerbasierten Metriken, wie Durchlaufzeiten und Engpässe.

Diese Information wird im Audit Trail oder in den Verlaufsaufzeichnungen für jede Bestellanforderung in Coupa erfasst, oft als Feld „created_at“ oder „updated_at“ für jede Aktion.

Dieses Attribut zeichnet Datum und Uhrzeit der letzten Datenextraktion aus Coupa auf. Es bietet Transparenz über die Aktualität der analysierten Daten. Das Wissen um die Aktualität der Daten ist entscheidend, damit Benutzer verstehen, ob die Erkenntnisse den aktuellen Betriebsstatus oder einen früheren Zeitpunkt widerspiegeln. Dies ist besonders wichtig für Dashboards, die laufende Operationen überwachen.

Informiert Benutzer über die Aktualität der Daten und stellt sicher, dass sie den Analysezeitraum verstehen und Entscheidungen auf Basis aktueller Informationen treffen.

Dieser Timestamp wird von der Datenpipeline oder dem ETL-Tool am Ende eines erfolgreichen Datenextraktionslaufs generiert und hinzugefügt.

Dieses Attribut spezifiziert das führende System, in dem die Prozessdaten ihren Ursprung hatten. Für diese Analyse wird der Wert konsistent „Coupa“ sein. Das Einbeziehen dieses Feldes ist eine Best Practice, insbesondere in Umgebungen, in denen Daten aus mehreren Systemen zusammengeführt werden könnten. Es bietet wesentlichen Kontext zur Data Lineage und hilft beim Management von Data Governance und Qualitätsregeln.

Bietet klare Data Lineage, was für die Data Governance und beim Zusammenführen von Daten aus mehreren Unternehmenssystemen entscheidend ist.

Dies ist typischerweise ein statischer Wert, der während des Datenextraktions- und Transformationsprozesses hinzugefügt wird, um den Ursprung des Datensatzes zu kennzeichnen.

Das Attribut „Abteilung“ verknüpft jede Bestellanforderung mit einer spezifischen Organisationseinheit oder Kostenstelle. Dies ist eine kritische Dimension für die vergleichende Analyse. Es ermöglicht, Dashboards und KPIs nach Abteilung zu filtern und zu segmentieren, wodurch Manager Genehmigungs-Durchlaufzeiten, Ablehnungsraten und Compliance über verschiedene Teile der Organisation hinweg vergleichen können. Dies hilft, abteilungsspezifische Probleme oder Best Practices zu identifizieren.

Ermöglicht den Vergleich von Prozess-KPIs wie Zykluszeit und Ablehnungsraten über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg, wodurch Verbesserungsbereiche hervorgehoben werden.

Dies ist ein Standardfeld im Bestellanforderungs-Objekt in Coupa, das oft mit dem Benutzerprofil des Anfragenden verknüpft oder auf den Bestellanforderungspositionen angegeben ist.

Dieses Attribut identifiziert die Person, die die Anfrage initiiert hat. Die Analyse der Daten nach Anfragendem hilft, Muster in Bezug auf spezifische Benutzer zu erkennen, wie hohe Änderungsraten oder häufige Ablehnungen, die auf einen Bedarf an zusätzlicher Schulung hindeuten können. Es wird auch verwendet, um Bestellanforderungsvolumen und Prozessverhalten für verschiedene Benutzer oder Benutzergruppen zu analysieren.

Ermöglicht die Analyse des Prozessverhaltens pro Benutzer, hilft bei der Identifizierung von Schulungsbedarfen und dem Verständnis, wie verschiedene Personen mit dem Prozess interagieren.

Verfügbar als Standardfeld am Requisition-Objekt in Coupa, oft verknüpft mit dem User-Objekt und benannt als 'requester' oder 'created_by'.

Dieses Attribut gibt den Gesamtstatus der Bestellanforderung zum Zeitpunkt der Datenextraktion oder ihr Endergebnis an. Gängige Status sind „Genehmigung ausstehend“, „Genehmigt“, „Abgelehnt“, „Zurückgezogen“ und „Geschlossen“. Dies ist eine Schlüsseldimension für Filterung und Analyse. Es wird verwendet, um Genehmigungs- und Ablehnungsraten zu berechnen, die aktuelle Arbeitslast offener Bestellanforderungen zu überwachen und die endgültige Verfügung über Anfragen zu verstehen.

Unerlässlich für das Verständnis der Bestellanforderungsergebnisse, die Berechnung von Genehmigungs- und Ablehnungsraten sowie die Überwachung des aktuellen Status laufender Bestellanforderungen.

Dies ist ein Standardfeld im Bestellanforderungs-Objekt in Coupa, oft benannt als „status“ oder „state“.

Dieses Attribut identifiziert die spezifische Person oder Genehmigungsgruppe, die einem Genehmigungsschritt zugewiesen ist. Es wird für Aktivitäten wie „Genehmigungsschritt gestartet“, „Genehmigungsschritt genehmigt“ und „Genehmigungsschritt abgelehnt“ gefüllt. Die Analyse von Daten nach Genehmigendem ist entscheidend für den Aufbau des Dashboards „Genehmigungsleistung und -auslastung“. Es hilft, individuelle Genehmigungszeiten zu messen, Engpässe zu identifizieren, die durch spezifische Genehmigende verursacht werden, und die Arbeitslastverteilung zu bewerten.

Entscheidend für die Analyse der Genehmigerleistung, den Lastenausgleich und die Identifizierung von Engpässen, die mit bestimmten Personen oder Genehmigungsgruppen zusammenhängen.

Diese Information findet sich in den Genehmigungsketten-Details, die jeder Bestellanforderung in Coupa zugeordnet sind. Es kann erforderlich sein, sie mit Benutzerdaten zu verbinden.

Dieses Attribut stellt die Gesamtkosten aller in der Bestellanforderung angeforderten Waren und Dienstleistungen dar. Der Betrag ist ein entscheidender Faktor in der Prozessanalyse, da er oft die Komplexität des Genehmigungs-Workflows beeinflusst; Bestellanforderungen mit höherem Wert erfordern typischerweise mehr Genehmigungsschritte. Die Analyse von Prozessmetriken nach Wertebereichen (z. B. <1.000 $, 1.000 $–10.000 $) kann aufzeigen, wie der Prozess Bestellanforderungen unterschiedlicher finanzieller Bedeutung handhabt.

Hilft zu analysieren, wie der Prozess für Bestellanforderungen unterschiedlicher Werte variiert, da höhere Beträge oft komplexere Genehmigungs-Workflows auslösen.

Dies ist ein Standardfeld im Header des Bestellanforderungs-Objekts in Coupa, typischerweise benannt als „total“ oder „total_amount“.

Das Attribut „Warengruppe“ bietet eine standardisierte Klassifizierung für die Positionen einer Bestellanforderung, wie „Büromaterial“, „Computerhardware“ oder „Marketing-Dienstleistungen“. Dies ermöglicht die Analyse von Einkaufsmustern und Prozessvariationen basierend auf dem, was gekauft wird. Bestimmte Warengruppen können spezielle Genehmigungsanforderungen oder Beschaffungsstrategien haben, und die Analyse des Prozesses nach Warengruppe kann dazu beitragen, die Beschaffung für verschiedene Ausgabenkategorien zu optimieren.

Hilft bei der Analyse von Ausgabenkategorien und dem Verständnis, ob das Prozessverhalten, wie z.B. Genehmigungszeiten, je nach Art der gekauften Waren oder Dienstleistungen variiert.

Dies ist ein Standardfeld in Coupa, das typischerweise auf der Ebene der Bestellanforderungsposition verfügbar ist. Es muss möglicherweise auf die Header-Ebene aggregiert werden.

Wenn ein Genehmigender eine Bestellanforderung ablehnt, gibt er oft einen Grund für die Entscheidung an. Dieses Attribut erfasst diese textliche Erklärung. Die Analyse von Ablehnungsgründen liefert direktes, qualitatives Feedback darüber, warum Bestellanforderungen scheitern. Diese Erkenntnis ist von unschätzbarem Wert für die Ursachenanalyse und hilft, häufige Probleme wie falsche Codierung, Budgetmangel oder unzureichende Begründung zu identifizieren, die dann durch Schulungen oder Prozessverbesserungen behoben werden können.

Bietet direkten Einblick in die Grundursachen von Prozessfehlern und hilft, Bereiche für Benutzerschulungen oder Prozessklarstellungen zu identifizieren.

Diese Information wird typischerweise im Kommentar- oder Notizfeld erfasst, das einer Statusänderung „Abgelehnt“ in der Genehmigungshistorie der Bestellanforderung zugeordnet ist.

Der Bestellanforderungstyp ist eine Klassifizierung, die hilft, Bestellanforderungen nach ihrem Geschäftszweck oder der Art des Kaufs zu kategorisieren. Dieses Attribut ist wertvoll für die Compliance-Analyse und um zu verstehen, wie verschiedene Arten von Anfragen den Prozess durchlaufen. Beispielsweise könnten Investitionsausgabenanfragen einem strengeren und längeren Genehmigungspfad folgen als standardmäßige operative Anfragen. Die Analyse des Prozesses nach Bestellanforderungstyp kann wertvolle Erkenntnisse für die Prozessoptimierung liefern.

Ermöglicht die Segmentierung der Analyse nach dem Geschäftszweck der Anfrage, da verschiedene Typen unterschiedliche Prozessflüsse und Richtlinien haben können.

Dies ist wahrscheinlich ein benutzerdefiniertes oder Standard-Klassifizierungsfeld im Bestellanforderungs-Objekt in Coupa.

Dieses berechnete Attribut zählt die Anzahl der einzelnen „Genehmigungsschritt genehmigt“-Aktivitäten für jede Bestellanforderung. Es hilft, die Komplexität des Genehmigungs-Workflows für jeden Case zu quantifizieren. Dies ist die Basis für den KPI „Durchschnittliche Anzahl der Genehmigungsschritte“ und ist nützlich, um Bestellanforderungen zu identifizieren, die ungewöhnlich lange oder komplexe Genehmigungspfade durchlaufen, was auf einen Bedarf an Workflow-Vereinfachung hindeuten kann.

Quantifiziert die Komplexität des Genehmigungs-Workflows für jede Bestellanforderung und hilft, übermäßig komplexe Pfade zu identifizieren, die optimiert werden müssen.

Diese Metrik wird im Process Mining Tool berechnet, indem die Vorkommen von „Genehmigungsschritt genehmigt“ für jede Case ID gezählt werden.

Nachdem eine Bestellanforderung vollständig genehmigt und beschafft wurde, wird typischerweise eine Bestellung erstellt. Dieses Attribut speichert die ID der resultierenden Bestellung. Es dient als entscheidende Verbindung zwischen dem vorgelagerten Bestellanforderungsprozess und dem nachgelagerten Bestellprozess. Es ermöglicht die Berechnung des KPI „Zeit von Bestellanforderungsgenehmigung bis PO-Erstellung“ und eine umfassendere End-to-End-Analyse des gesamten Purchase-to-Pay-Zyklus.

Verbindet die Bestellanforderung mit der nachfolgenden Bestellung, ermöglicht die Analyse der Übergabezeit und erleichtert eine umfassendere End-to-End-P2P-Sicht.

Dies ist ein Standardfeld im Bestellanforderungs-Objekt in Coupa, das nach der Erstellung der PO gefüllt wird.

Diese berechnete Metrik misst die Dauer zwischen einer Aktivität „Genehmigungsschritt gestartet“ und der entsprechenden Aktivität „Genehmigungsschritt genehmigt“ oder „Genehmigungsschritt abgelehnt“. Sie isoliert die Wartezeit in jeder einzelnen Phase der Genehmigungskette. Dies ist entscheidend für das Dashboard „Kritische Engpässe bei Genehmigungsschritten“, da es genau aufzeigt, welche Genehmigenden oder Genehmigungsphasen die signifikantesten Verzögerungen im Gesamtprozess verursachen.

Identifiziert spezifische Engpässe im Genehmigungs-Workflow, indem die Wartezeit bei jedem einzelnen Schritt gemessen wird, anstatt nur die gesamte Durchlaufzeit.

Im Process Mining Tool berechnet durch Ermittlung der Zeitdifferenz zwischen 'Genehmigungsschritt gestartet' und dem nachfolgenden abschließenden Genehmigungsereignis (Genehmigt/Abgelehnt).

Die Dringlichkeitsstufe, oft einem Prioritätsfeld zugeordnet, ermöglicht es Anfragenden, Anfragen zu kennzeichnen, die eine beschleunigte Bearbeitung erfordern. Dieses Attribut ist entscheidend für das Dashboard „Bearbeitungszeit dringender Bestellanforderungen“. Durch den Vergleich der Durchlaufzeiten von Bestellanforderungen mit hoher Dringlichkeit mit Standardanforderungen können Organisationen beurteilen, ob ihre Priorisierungsmechanismen effektiv sind und ob dringende Geschäftsanforderungen zeitnah erfüllt werden.

Ermöglicht die Analyse, ob dringende Anfragen schneller bearbeitet werden als Standardanfragen, und validiert so die Wirksamkeit von Priorisierungsrichtlinien.

Dies kann ein Standard- oder benutzerdefiniertes Feld im Bestellanforderungs-Objekt in Coupa sein. Konsultieren Sie die Coupa-Dokumentation oder Systemkonfiguration.

Dies ist eine berechnete Metrik, die die Dauer des Kern-Genehmigungsprozesses misst. Sie wird berechnet, indem die Zeitdifferenz zwischen der Aktivität „Bestellanforderung eingereicht“ und der Aktivität „Bestellanforderung genehmigt“ für jeden Case ermittelt wird. Dies ist einer der wichtigsten KPIs für diesen Prozess, da er die Effizienz des Genehmigungs-Workflows direkt quantifiziert. Er wird in mehreren Dashboards verwendet, um die Leistung zu verfolgen, Engpässe zu identifizieren und die Auswirkungen von Prozessverbesserungsinitiativen zu messen.

Dies ist ein primärer KPI zur Messung der Prozesseffizienz. Er quantifiziert die für Genehmigungen benötigte Zeit und ist entscheidend für die Identifizierung von Engpässen.

Diese Metrik wird im Process Mining Tool berechnet, indem der Timestamp von „Bestellanforderung eingereicht“ vom Timestamp von „Bestellanforderung genehmigt“ subtrahiert wird.

Dieses Attribut identifiziert die vordefinierte Abfolge von Genehmigenden, der eine Bestellanforderung folgen soll. Sie wird durch Geschäftsregeln bestimmt, oft basierend auf Faktoren wie Betrag, Abteilung und Bestellanforderungstyp. Die Analyse dieses Attributs ist zentral für das Dashboard „Compliance von Bestellanforderungsrichtlinien“. Durch den Vergleich der tatsächlichen Abfolge der Genehmigenden mit dem zugewiesenen Workflow-Pfad wird es möglich, Abweichungen zu erkennen, Konformitätsraten zu messen und unkontrollierte Ausnahmen zu identifizieren.

Ermöglicht die Compliance-Analyse, indem ein Vergleich zwischen den erwarteten und tatsächlichen Genehmigungsschritten erlaubt wird, der Prozessabweichungen hervorhebt.

Konsultieren Sie die Coupa-Dokumentation. Dies kann aus dem Namen der Genehmigungskette oder der Workflow-Regel abgeleitet werden, die für die Bestellanforderung ausgelöst wurde.

Dieses Attribut identifiziert den vorgesehenen Lieferanten für die angefragten Waren oder Dienstleistungen. Der Lieferant kann vom Anfragenden angegeben oder später während des Sourcing-Prozesses hinzugefügt werden. Die Analyse von Prozessmetriken nach Lieferant kann dazu beitragen, die Lieferantenleistung zu bewerten und festzustellen, ob Interaktionen mit bestimmten Lieferanten zu längeren Durchlaufzeiten oder anderen Prozesseffizienzen führen. Es bietet wichtigen Kontext für die Beschaffungsstrategie und das Lieferantenbeziehungsmanagement.

Ermöglicht die Analyse der Prozessleistung basierend auf dem ausgewählten Lieferanten, was Sourcing-Strategien und das Lieferantenmanagement informieren kann.

Diese Information ist im Requisition Line-Objekt in Coupa verfügbar, oft als Feld „supplier“ oder „vendor“.

Dieses Attribut gibt die Währung (z. B. USD, EUR, GBP) an, in der der Gesamtbetrag der Bestellanforderung ausgewiesen ist. Es ist ein wesentlicher Kontext für jede Finanzanalyse, insbesondere für multinationale Organisationen, die mit mehreren Währungen operieren. Es stellt sicher, dass monetäre Werte korrekt interpretiert werden und ermöglicht eine ordnungsgemäße Umrechnung und Aggregation in der Finanzberichterstattung und in Dashboards.

Bietet den notwendigen Kontext für das Attribut „Gesamtbetrag“ und gewährleistet eine präzise Finanzanalyse in Umgebungen mit mehreren Währungen.

Dies ist ein Standardfeld im Bestellanforderungs-Objekt in Coupa, üblicherweise benannt als „currency_code“ oder ähnlich.

Dieses berechnete Attribut ist ein einfaches Flag (True/False), das anzeigt, ob eine „Bestellanforderung geändert“-Aktivität für einen bestimmten Case aufgetreten ist. Es vereinfacht die Analyse und Filterung, indem es Benutzern ermöglicht, Bestellanforderungen, die Änderungen erforderten, leicht zu isolieren. Dies wird verwendet, um den KPI für die Änderungsrate von Bestellanforderungen zu berechnen und das Dashboard „Volumen der Bestellanforderungsänderungen“ zu steuern, was hilft, die Grundursachen für Nacharbeit zu identifizieren und die Ersterledigungsquote zu verbessern.

Vereinfacht die Berechnung des KPI für die Änderungsrate und ermöglicht eine einfache Segmentierung von Fällen, die Nacharbeit erforderten, im Vergleich zu denen, die dies nicht taten.

Dies wird im Process Mining Tool berechnet, indem das Vorhandensein einer Aktivität „Bestellanforderung geändert“ innerhalb des Event Log für jeden Case geprüft wird.